ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ CÁC ỨNG DỤNG DOCS (SOẠN THẢO, BẢNG TÍNH VÀ TRÌNH CHIẾU) CỦA GOOGLE APPS

Giới thiệu Tổng quan Google Docs Google Docs Google Documents là các ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google.. Google Docs bao gồm bộ tổ hợp các c

ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ CÁC ỨNG DỤNG DOCS

(SOẠN THẢO, BẢNG TÍNH VÀ TRÌNH CHIẾU)

CỦA GOOGLE APPS

NHÓM 2:

1 Nguyễn Ngọc Ánh

2 Nguyễn Thị Minh Châu

3 Vũ Phương Hà

4 Trần Thị Bảo Ngọc

5 Nguyễn Bảo Hân

6 Phạm Minh Tuấn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

VIỆN ĐÀO TẠO QUỐC TẾ

BÁO CÁO TÌM HIỂU VỀ CÁC ỨNG DỰNG DOCS CỦA GOOGLE APPS BAO GỒM SOẠN THẢO, BẢNG TÍNH VÀ

TRÌNH CHIẾU

1 Giới thiệu Tổng quan Google Docs

Google Docs (Google Documents) là các ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản trực

tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google.

Google Docs bao gồm bộ tổ hợp các công cụ dữ liệu văn bản và trình chiếu, bao

gồm:

 Document (Tài liệu)

 Drawing (Bản vẽ)

 Presentation (Trình chiếu)

 Spreadsheet (Bảng tính)

 Form (Biểu mẫu)

Hình 1: Google Docs

Các ứng dụng của Google Docs:

 Document: Công cụ đã được tích hợp nhiều tính năng định dạng, thay đổi kích

thước font, căn lề, cách dòng, tạo mục lục, danh sách,… tương tự Microsoft Word

 Spreadsheet: Công cụ Spreadsheet với chức năng tương tự như Spreadsheet của

OpenOffice, Excel của Microsoft Về cụ thể, nó còn được tích hợp sẵn nhiều chức năng tính toán khác như kĩ thuật, tài chính, kế toán, thống kê, phân tích,…

 Presentation: Đây đơn giản là một chương trình tạo file trình chiếu slide –

show, tương tự nhưu Microsoft Presentation

 Drawing: Công cụ này cho phép người dùng tạo biểu đồ hoặc những đường vẽ

cơ bản

 Form: Giúp bạn hoàn tất các bản mẫu sát trực tuyến chỉ với vài thao tác cơ bản.

Google Docs đã kết hợp với các tính năng của hai dịch vụ Writely và Spreadsheets thành một sản phẩm vào tháng 10 năm 2006 Sản phẩm trình chiếu, với sự hợp tác công nghệ thiết kế với Tonic Systems, được phát hành vào ngày 17 tháng 9 năm 2007.

2 Cách thức hoạt động của Google Docs

 Để sử dụng Google Docs, người dùng cần có điện thoại hoặc máy tính đăng nhập tài khoản Google cũng như kết nối` Internet

 Google Docs hoạt động dựa trên tài khoản đăng nhập Google của người dùng liên kết với máy chủ Tất cả nội dung khi soạn thảo của bạn sẽ được Google Docs tự động lưu lại

 Mỗi tài khoản sẽ được cung cấp dung lượng dự trữ và các định dạng dữ liệu sử dụng miễn phí là 15GB (bao gồm dữ liệu lưu trong Google Drive và Mail) Khi người dùng đã sử dụng hết dung lượng này, người dùng phải mua thêm dung lượng

3 Tính năng của Google Docs

- Google Docs cung cấp những tính năng cơ bản như soạn thảo văn bản, tạo bảng tính, trình chiếu như các ứng dụng Word, Excel, Power Point của Microsoft

- Bên cạnh đó, Google Docs cải tiến thêm nhiều tiện ích cho người dùng:

 Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo: Google Docs cung cấp nhiều công cụ

hỗ trợ chỉnh sửa mang lại tiện ích cao cho người dùng đặc biệt như tính năng soạn thảo văn bảng bằng giọng nói, hỗ trợ người dùng nhập tài liệu thông qua nội dung được thu âm trực tiếp giúp người dùng tối ưu hóa năng suất và thời gian làm việc

Hình 2: Cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ.

 Bổ sung và cập nhật liên tục: Người dùng có thể tạo sẵn bảng mục lục trên Google Docs với các headings chính trong văn bản để sử dụng tính năng này hiệu quả

 Tùy chọn tích hợp nhiều tiện ích trên Google Docs: Tiêu biểu là Add-ons,

khi chọn Add-ons ngay lập sẽ hiển thị kho tiện ích cho người dùng tìm kiếm tiện ích phù hợp với nhu cầu hoặc có thể tùy chọn xóa đi khi bạn cài tiện ích trên Google Chorme hay những trình duyệt khác

Hình 3: Tiện ích Add-ons trên Google Docs.

 Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi nhiều người: Tính năng hỗ trợ chia sẻ cho phép nhiều người xem và sửa đổi các tài liệu trên Google Docs thông qua nhập tên thành viên người dùng muốn xem, chỉnh sửa hay gửi link chia sẻ file

Hình 4: Cho phép chia sẻ nhiều người người và các nhóm trên Google Docs.

 Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến: Chế độ ngoại tuyến cho phép soạn thảo, chỉnh sửa và lưu tài liệu ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến

 Lưu trữ và sao lưu dữ liệu: Cho phép tự động lưu lại khi có sự thay đổi

 Xem lại lịch sử hoạt động: Cho phép người dùng xem lại lịch sửa hoạt động một cách dễ dàng

4 Ưu nhược điểm của Google Docs

Ưu điểm

 Công cụ sử dụng hoàn toàn miễn phí

 Cung cấp nhiện chức năng trực tuyến đem lại hiệu quả cao như: Nhập dữ liệu bằng giọng nói, trình chiếu slide, nhận xét trò chuyện trực tiếp trên tài liệu,…

 Cho phép người dùng tạo tài liệu trực tuyến và chia sẻ nhiều người người Những người này có quyền được xem và chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc

 Khả năng lưu tự động khi có bất khi thay đổi trên tài liệu

 Hỗ trợ cho người dùng chỉnh sửa khi ở trạng thái ngoại tuyến

 Dễ dàng quay trở lại bản tài liệu trước đó thông qua lịch sử phiên bản

 Dễ dàng chia sẻ qua email hay tải xuống và được mở bằng Microsoft Word

Nhược điểm

 Văn bản được soạn thảo trên Google Docs, khi tải về máy có thể gặp một số lỗi

về định dạng

 Có một vài trường hợp khi chèn hình vào văn bản, người dùng không thể chỉnh sửa tài liệu hoặc thậm chí không dùng được tính năng khác

 Chưa vượt trội bằng Microsoft Word về tính chuyên nghiệp

Ví dụ như Google Docs không thể đáp ứng yêu cầu như tạo hiệu ứng, bố cục, định dạng,v.v…

 Không hỗ trợ nhiều tính năng chỉnh sửa và công thức nâng cao

 Yêu cầu phải kết nối Internet

So sánh Google Docs và Microsoft Office

 Miễn phí

 Yêu cầu có mạng

 Không cần cài đặt ứng dụng trên

máy

 Nhiều tính năng chỉnh sửa và

công thức cao tiện ích hơn các

công cụ soạn thảo không có

 Có chức năng làm việc nhóm

 Đôi lúc có vài lỗi trong quá trình

hoạt động

 Tốn phí

 Không cần mạng

 Phải cài đặt sẵn bộ Ofice trên máy

 Có tính năng chỉnh sửa và công thức nâng cao

 Không có chức năng làm việc nhóm

 Hoạt động ổn định ít gặp lỗi

Bảng 1: So sánh Google Docs va Microsoft.

5 Cách sử dụng Google Docs

Cách truy cập vào Google Docs

Bước 1: Tạo tài khoản Google (đối với người chưa có), bỏ qua bước này nếu đã có tài

khoản Google

Hình 5: Giao diện tạo tài khoản Google

Bước 2: Vào Google Drive chọn danh mục nằm cạnh ảnh đại diện tài khoản Google

rồi chọn Tài liệu (Google Docs).

Hình 6: Danh mục tài khoản Google.

Bước 3: Để tạo tài liệu mới, chọn Trống sau đó giao diện tài liệu xuất hiện

Hình 7: Giao diện tài liệu.

Tại góc bên trái màn hình người dùng sẽ nhập tiêu đề và bắt đầu soạn thảo văn bản

Hình 8: Khung nhập tên của tài liệu.

Ngoài ra, có thể mở bằng cách gõ Google Docs trên thanh tìm kiếm của Google.

Cách chia sẻ tài liệu

Đối với chia sẻ bằng tài khoản google của người hoặc nhóm nhận Bước 1: Chọn tệp cần chia sẻ

Hình 9: Giao diện bắt đầu của Google Docs.

Bước 2: Nhấn Chia sẻ.

Hình 10

Bước 3: Có thể thêm email người muốn chia sẻ hoặc chia sẻ bằng link.

- Đối với chia sẻ email: Nhập email người đó vào ô Thêm người vào nhóm.

Hình 11: Khung chia sẻ với mọi người và nhóm.

Chọn Quyền chia sẻ xong chọn Gửi.

Hình 12: Các tùy chọn đối với người nhận.

Đối với chia sẻ bằng link

Chọn Thay đổi

Hình 13: Các tùy chọn đối với người nhận.

Chọn Quyền chia sẻ

Hình 14: Giao diện sau khi chọn các tùy chọn đối với người nhận.

Nhấn sao chép đường liên kết -> Xong Giờ có thể gửi link này cho người bạn muốn

truy cập tài liệu

Hình 15

6 Một số lưu ý khi làm việc trên Google Docs

 Cần đảm bảo thiết bị (laptop, máy tính, ) được kết nối mạng Internet, nội dụng

sẽ tự động lưu ngay lập tức mà không cần phải thao tác lưu như Word

 Nên kiểm tra kỹ một lần nữa trước khi hoàn tất file vì văn bản được soạn thảo trên Google Docs khi tải về có thể gặp lỗi về trình bày và định dạng

 Chú ý cài đặt quyền chỉnh sửa để đảm bảo tài liệu khi chia sẻ cho người khác không bị điều chỉnh vì công cụ cho phép nhiều người sửa cùng một lúc

7 Tài liệu tham khảo

[1] Trần Thị Thanh Thuận (2014), Tìm hiểu về Google Docs, PowerPoint slides, Đại

học sư phạm thành phố Hồ Chí Minh

[2] Khánh Khiêm (2022) Google Docs là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Docs hiệu

quả nhất Marketing Ai Truy cập 10/04/2022, < https://marketingai.vn/google-docs-la-gi/>

[3] Nguyễn Trang (2019) Một số đặc tính cơ bản của Google Docs Quản trị mạng

Truy cập 10/04/2022, < https://quantrimang.com/mot-so-dac-tinh-co-ban-cua-google-docs-82034>

[4] Support Google (2022) Truy cập 10/04/2022,

<https://support.google.com/docs/answer/7068618?hl=en&co=GENIE.Platform

%3DDesktop>

Mục lục

1 Giới thiệu Tổng quan Google Docs 2

2 Cách thức hoạt động của Google Docs 3

3 Tính năng của Google Docs 3

 Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo 3

 Bổ sung và cập nhật liên tục 4

 Tùy chọn tích hợp nhiều tiện ích trên Google Docs 4

 Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi nhiều người 5

 Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến 5

 Lưu trữ và sao lưu dữ liệu 5

 Xem lại lịch sử hoạt động 5

4 Ưu nhược điểm của Google Docs 5

Ưu điểm 5

Nhược điểm 6

So sánh Google Docs và Microsoft Office 6

5 Cách sử dụng Google Docs 6

Cách truy cập vào Google Docs 6

Bước 1 6

Bước 2 7

Bước 3 8

Cách chia sẻ tài liệu 9

Bước 1 9

Bước 2 9

Bước 3 10

6 Một số lưu ý khi làm việc trên Google Docs 12

7 Tài liệu tham khảo 12

Danh mục bảng Bảng 1: So sánh Google Docs va Microsoft 6

Danh mục hình ảnh

Hình 1: Google Docs 2

Hình 2: Cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ 4

Hình 3: Tiện ích Add-ons trên Google Docs 4

Hình 4: Cho phép chia sẻ nhiều người người và các nhóm trên Google Docs 5

Hình 5: Giao diện tạo tài khoản Google 7

Hình 6: Danh mục tài khoản Google 7

Hình 7: Giao diện tài liệu 8

Hình 8: Khung nhập tên của tài liệu 8

Hình 9: Giao diện bắt đầu của Google Docs 9

Hình 10 9

Hình 11: Khung chia sẻ với mọi người và nhóm 10

Hình 12: Các tùy chọn đối với người nhận 10

Hình 13: Các tùy chọn đối với người nhận 11

Hình 14: Giao diện sau khi chọn các tùy chọn đối với người nhận 11

Hình 15 12