Tin học đại cương: bảng tính và MS excel 2003

Nội dung • Khái niệm bảng tính o Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng o Mô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng tính o Liệt kê các phần mềm bảng tính o Khái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ô o Khái niệm về hằng số và biểu thức • Giới thiệu về Microsoft Excel 2003 o Cách thức tổ chức thông tin trong Excel o Mô tả địa chỉ của một ô trong excel o Mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô o Liệt kê các loại định dạng số thực hành ms- excel 2003

Bảng tính và Microsoft Excel 2003

Môn: Tin học đại cương

Lớp : C10QT 2 - PTIT

Tóm tắt bài trước

• Soạn thảo văn bản và các phần mềm hỗ trợ

• Các chức năng soạn thảo

• Bộ gõ tiếng Việt

• Microsoft Word 2003

Mục tiêu bài học

• Sau bài học này, sinh viên cần nắm được:

o Khái niệm bảng tính

o Các khái niệm chung trong bảng tính

o Sơ lược về Micrsoft Excel 2003

Nội dung

• Khái niệm bảng tính

o Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng

o Mô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng tính

o Liệt kê các phần mềm bảng tính

o Khái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ô

o Khái niệm về hằng số và biểu thức

• Giới thiệu về Microsoft Excel 2003

o Cách thức tổ chức thông tin trong Excel

o Mô tả địa chỉ của một ô trong excel

o Mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô

Cách thức tổ chức thông tin

• Thông tin sinh viên: Tên

• Thông tin điểm của sinh viên: Thể dục, Hát

Lưu trữ và xử lý thông tin dạng bảng

• Bảng là một trong những cách thức lưu trữ /mô tả thông tin thông

Bảng tính

• Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý

thông tin được trình bày dưới dạng bảng

Ứng dụng của bảng tính

• Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi:

o Các công việc văn phòng, hành chính

o Các công việc kế toán

o Công việc quản lý

o Công việc phân tích và thiết kế

Các phần mềm bảng tính

• Microsoft Excel

• Apple iWorks – Apple Numbers

• Open Office – Calc : phần mềm miễn phí

• Google docs : phần mềm trực tuyến

• …

Các khái niệm chung

• Một trang bảng tính là một tập hợp các ô, các ô này được tạo bởi

các hàng và các cột

• Dữ liệu được chứa trong các ô

• Nội dung của ô:

o Hằng số: kiểu số, kiểu chữ, kiểu ngày tháng,

…

o Kết quả của biểu thức tương ứng với ô đó: ô

1 + ô 2, …

o 1995 - Excel cho Windows 95 (version 7.0)

o 1997 - Excel 97 – trong bộ Office 97

o 1999 - Excel 2000 (version 9.0)

o 2001 - Excel 2002 (version 10.0)

o 2006 - Excel 2007 (version 12.0)

Giao diện

Địa chỉ ô hiện thời Thanh công thức

Con trỏ ô

Tab worksheet

Tổ chức thông tin trong Excel

• Thông tin trong excel được lưu thành 3 cấp:

o Workbook: Là một tệp tin excel Một workbook

có thể bao gồm nhiều Worksheet.

o Worksheet: Là một bảng gồm các ô, được tạo

• Ví dụ: Bảng lương

o Worksheet: Tháng 1, …, Tháng 12

Tạo workbook, worksheet

• Để tạo một tệp (workbook) mới:

o FileNew.

o Chọn New workbook.

• Để tạo một sheet mới:

o Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd:

Sheet1), chọn Insert, sau đó chọn Worksheet.

• Đặt tên cho trang tính:

o Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename

o Gõ tên rồi gõ Enter.

• Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê

tên sheet tới vị trí mong muốn.

Địa chỉ ô

• Ô trong một worksheet của excel được phân

biệt dựa trên địa chỉ cột và dòng

o Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …

o Các dòng trong excel được đánh số từ 0, 1, …

o Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và dòng 13

• Địa chỉ ô: <Địa chỉ dòng><Địa chỉ côt>

o Địa chỉ dòng/cột tương đối: <Tên dòng> /<Tên cột>

o Địa chỉ dòng/cột tuyệt đối: $<Tên dòng>/$<Tên cột>

o Ví dụ: A13, $A$13, A$13, $A13

Tham chiếu tương đối và tuyệt đối

• Trong Excel, nếu một công thức chứa tham

chiếu tương đối, khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự động thay đổi ô

tham chiếu tương ứng với ô copy.

o Ví dụ: C1 = A1 + B1 Khi copy ô C1 sang ô C2,

Excel sẽ tự động chuyển C2 = A2 + B2

• Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ

quyết định dùng tham chiếu tương đối hay

tuyệt đối

Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa

các loại địa chỉ

o <Tham chiếu 1>: <Tham chiếu 2>

o <Tham chiếu 1> <Tham chiếu 2>

Công thức trong Excel

Hàm số trong Excel

• Excel cung cấp rất nhiều hàm số thông dụng,

được áp dụng ở nhiều lĩnh vực như: tính toán

cơ bản, thống kê, …

• Cú pháp của hàm số trong Excel:

<Tên hàm> <(Đối số 1, …, Đối số n)>

 Tra cứu và tham

chiếu (Lookup and

 Thông tin (Information)

 Kỹ thuật

Một số hàm toán học và lượng giác

Một số hàm toán học và lượng giác

Một số hàm toán học và lượng giác

Một số hàm toán học và lượng giác

• SUMIF(miền kiểm tra, điều kiện, miền tổng)

o Tính tổng các phần tử trong miền tổng với điều

kiện phần tử tương ứng trong miền kiểm tra thoả mãn điều kiện

o Miền kiểm tra điều kiện

Một số hàm thống kê

• COUNT(X1,X2,…) hay COUNT (miền)

o Đếm số lượng giá trị số trong dãy, miền

• COUNT(A1:A5): đếm số ô có dữ liệu là số

• COUNTA (X1,X2,…) hay COUNTA(miền)

o Đếm số ô có chứa dữ liệu trong miền

• COUNTA(A1:A5): số ô chứa dữ liệu trong A1:A5

• COUNTIF (X1,X2,…, điều_kiện) hay

COUNTIF(miền, điều_kiện)

o Đếm số lượng giá trị thoả mãn điều kiện

• COUNTIF(C3:C11,">=5"): Số ô có giá trị ≥5 trong C3:C11

• COUNTIF(C3 C11,”5”): Số ô có giá trị = 5 trong C3 C11

o Cho thứ hạng của X trong miền

o thứ_tự = 0 hoặc khuyết thì sắp xếp theo chiều giảm

Ví dụ thống kê: tổng kết điểm

• LEN(text): Hàm xác định chiều dài của chuỗi text

o Text: là chuỗi ký tự

o VD: =LEN("Đại học Tây Đô") =>KQ=14

• LEFT(text, [num_chars]): Cắt bên trái chuỗi text num_chars

• MID(text, start_num, num_chars): Cắt chuỗi text bắt đầu

ở vị trí start_num num_chars ký tự.

o Text: là chuỗi ký tự cần cắt

o Start_num: vị trí bắt đầu cắt

o Num_chars: số ký tự cần cắt

o VD: =MID(“Đại học Tây Đô“,9,6) =>KQ=“Tây Đô”

=MID(“Đại học Tây Đô“,1,7) =>KQ=“Đại học”  LEFT(“Đại học Tây Đô“,7)

• TRIM(text): Cắt bỏ các khoảng trắng bên trái và bên phải của chuỗi text.

o VD: =TRIM(“ Đại học ”)  KQ=“Đại học”

Các hàm xử lý chuỗi

• FIND(find_text, within_text [, start_num]): Trả về vị trí xuất hiện chuỗi cần tìm trong chuỗi tìm, có phân biệt chữ in hoa

và chữ thường.

o Find_text: chuỗi cần tìm

o Within_text: chuỗi tìm

o Start_num: vị trí bắt đầu dò tìm

o VD: =FIND("Excel", "Microsoft Excel") =>KQ=11

=FIND("Excel", "Microsoft Excel“,3) =>KQ=11

• SEARCH(find_text, within_text [, start_num]): tương tự như

Các hàm xử lý chuỗi

o Chuyển xâu sang dữ liệu

số biểu diễn ngày tháng

o DATEVALUE("01/01/1900") = 1

o Nếu điều kiện đúng, trả về giá trị 1

o Nếu điều kiện sai, trả về giá trị 2

o Giá trị 2 có thể là một hàm IF khác

o Ví dụ:

• IF(B2>5, “Đạt yêu cầu”, “Không đạt”)

• IF(B2>=8, “Giỏi”, IF(B2<5,”Trượt”, “Đạt yêu cầu”))

Một số hàm tra cứu và tham chiếu

• VLOOKUP(trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu,

cột_lấy_dữ_liệu, kiểu_tra_cứu)

o Tra cứu giá trị của ô thuộc cột thứ cột_lấy_dữ_liệu

mà giá trị của ô thuộc cột đầu tiên có giá trị bằng trị tra cứu.

• Kiểu tra cứu quy định cách thức tra cứu:

• Vùng tra cứu phải được sắp xếp sẵn

• Nói chung, vùng tra cứu nên được sắp xếp trước

khi sử dụng vlookup để tra cứu.

• HLOOKUP(trị_tra_cứu,

bảng_tra_cứu, hàng_lấy_dữ_liệu,

kiểu_tra_cứu)

o Giống hàm VLOOKUP nhưng dữ

liệu được xử lý theo hàng

• INDEX (miền,hàng,cột)

o Tham chiếu tới ô có số thứ tự hàng

và cột trong miền được truyền vào

Chức năng tự động cập nhật

• Excel tự động phát hiện ra quy luật từ các dữ liệu/định dạng bị đánh

dấu rồi điền dữ liệu/định dạng tiếp theo theo quy luật đó

Con trỏ

Các tùy chọn

Sắp xếp và lọc dữ liệu

• Là các thao tác rất quan trọng trong việc quản lý và thống kê dữ

liệu, giúp cho việc theo dõi và trình bày dữ liệu được hiệu quả và

khoa học hơn.

• Excel cho phép người dùng sắp xếp và sàng lọc dữ liệu dựa trên

các tiêu chí cho trước

o Sắp xếp dựa trên tiêu chí tăng/giảm của giá trị trong cột

o Lọc dựa trên danh sách các đối tượng mà

người dùng muốn hiển thị

Sắp xếp

• 2 loại sắp xếp:

o Sắp xếp dựa trên dữ liệu của 1 cột

o Sắp xếp dựa trên dữ liệu của nhiều cột theo thứ tự ưu tiên

• Các bước:

o Lựa chọn vùng dữ liệu cần được sắp xếp

o Lựa chọn tiêu chí sắp xếp: tăng/giảm/thứ tự

ưu tiên

Các kiểu chuẩn Các kiểu tuỳ biến

Xem tên & lời giải thích của kiểu đồ thị

Tạo đồ thị, biểu đồ trong Excel

• Excel cung cấp công cụ Chart Wizard giúp người dùng tạo đồ thị

biểu đồ

• Người dùng có thể sử dụng phím F11 để tạo biểu đồ nhanh

• Các bước với Chard Wizard:

Xác định dữ liệu

Các đại lượng (series )

Thêm (add), bỏ bớt (remove) đại

lượng được lựa chọn

Series

Tên (name) của đại lượng

Miền dữ liệu của đại lượng

Titles – các thuộc tính tiêu đề

Các kiểu đồ thị khác nhau có thể có các thuộc tính khác nhau

Chọn vị trí đặt đồ thị

Đặt đồ thị tại một trang tính mới có tên là chart1

Đặt đồ thị tại trang tính đã có tên là sheet1

Định dạng chart area (chữ, màu,…)

Màu và mẫu tô

Phông chữ

Định dạng có điều kiện

• Excel cho phép người dùng áp dụng các định dạng dựa trên điều

kiện cho giá trị tại ô

Freeze panes

• Chức năng cho phép cố định một phần đầu của bảng tính

• Chức năng cho phép người dùng:

o Thiết lập các ràng buộc về mặt dữ liệu đầu vào

o Hiển thị thông báo cho người nhập

o Hiển thị thông báo lỗi

o Quy định hành vi khi có lỗi