Bài giảng Quản lý dự án IT Chương 1: Giới thiệu về dự án và quản lý dự

• Ví dụ về dự án IT: – Thay mới 10 máy tính cho phòng kinh doanh – Bổ sung chức năng mới cho phần mềm kế toán của doanh nghiệp – Xây dựng hệ thống IT để nâng cao năng suất nhân viên và q

án

Mục đích của Chương

• Cung cấp một khái niệm tổng quát về:

– Dự án

– Quản lý dự án

– Quản lý dự án trong bối cảnh doanh nghiệp

– Khái niệm chu kỳ phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle – SDLC)

• Dự án IT:

– Là các dự án sử dụng phần cứng, phần mềm, mạng để tạo

ra sản phẩm, dịch vụ hay các kết quả.

• Ví dụ về dự án IT:

– Thay mới 10 máy tính cho phòng kinh doanh

– Bổ sung chức năng mới cho phần mềm kế toán của doanh nghiệp

– Xây dựng hệ thống IT để nâng cao năng suất nhân viên và quan hệ khách hàng

– Phát triển web site để quản lý cung cấp nguyên vật tư

– Phát triển một hệ thống để thảo luận và phát triển tiêu

chuẩn bảo vệ môi trường

Vì sao quản lý dự án là quan trọng?

• Quản lý dự án:

• Là một nỗ lực được thực hiện trong một đoạn thời gian

để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất

• Lý do thất bại: Quản lý dự án không tốt

– Lập kế hoạch dự án không tốt

– Không liên tục cập nhật kế hoạch

– Sự phối hợp nhóm

– Sự kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc.– …

Vì sao quản lý dự án là quan trọng?

• Quản lý dự án tốt sẽ giúp:

– Kiểm soát tốt tài nguyên vật chất, nhân lực và tài chánh – Cải thiện quan hệ với khách hàng

– Thời gian phát triển hệ thống giảm

– Chi phí thấp và cải thiện năng suất

– Chất lượng cao và độ tin cậy được cải thiện

– Lợi nhuận biên tăng lên

– Sự phối hợp nội bộ tốt

– Ảnh hưởng tích cực đến việc đạt mục tiêu chiến lược – Đạo đức nhân viên tăng lên

• Các thuộc tính của một dự án IT:

– Một mục tiêu duy nhất

– Một khung thời gian xác định

– Dự án được phát triển theo phương thức chi tiết hóa dần:

• Khởi đầu với những ý tưởng, kết thúc với sản phẩm cụ thể

• Kế hoạch ban đầu được cập nhật và chi tiết theo quá trình phát triển

dự án

– Bao gồm nhiều dạng nguồn lực khác nhau:

• Con người (IT, các phòng chức năng khác)

Vì sao quản lý dự án là quan trọng?

• Khung tri thức & kỹ năng để quản lý dự án

• Khung tri thức & kỹ năng để quản lý dự án

Quản lý thời gian

Định nghĩa và quản lý tất cả các công việc cần được thực hiện để hoàn tất dự án một cách thành công

Quản lý phạm vi dự án

Các ứng dụng trong quản lý dự án Tri thức/kỹ năng

Vì sao quản lý dự án là quan trọng?

• Khung tri thức & kỹ năng để quản lý dự án

Là một chức năng chính có ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi các tri thức, kỹ năng khác

Quản lý sự tích hợp của

dự án

• Sự khác biệt giữa kỹ thuật phần mềm (software engineering) và quản lý dự án

Chu kỳ sống của dự án

Các giai đoạn (phase) của một dự án

Triển khai thực hiện dự

án (Project executing)

Quan trắc và kiểm soát (Project monitoring &

controlling)

Kết thúc dự

án (Project closing)

Chu kỳ phát triển hệ thống

•Các dạng báo cáo điện tử ?

•Các dạng dữ liệu thông tin trên giấy?

•Các tập tin bên ngoài cần tham chiếu?

•Xử lý thông tin trong hệ thống?

Chuyển giao công nghệ Đào tạo vận hành

Bảo trì & cập nhật hệ thống

Ý tưởng/

khả thi

Kế hoạch

Phân tích

Thiết kế Mã hóa Kiểm tra

(test)

Triển khai

Bảo trì

Chu kỳ phát triển hệ thống

Ý tưởng/

khả thi

Kế hoạch

Phân tích

Thiết kế Mã hóa Kiểm tra

(test)

Triển khai

Bảo trì

Lập kế hoạch dự án (Project planning)

Khởi đầu

dự án (Project Initiating)

Kết thúc dự án (Project closing)

Triển khai thực hiện

dự án (Project executing)

Quan trắc và kiểm

soát (Project monitoring

Các quá trình trong quản lý dự án

• Quản lý dự án có thể được xem là một sự kết hợp củacác quá trình

• Quá trình là một chuỗi các hoạt động được định

hướng để đạt một kết quả cụ thể

• Các quá trình trong quản lý dự án:

– Quá trình khởi đầu (Initiating process)

– Quá trình lập kế hoạch (Planning process)

– Quá trình triển khai thực hiện (Executing process)

– Quá trình quan trắc & kiểm soát (Monitoring & Controlling process)

– Quá trình kết thúc (Closing process)

• Các quá trình này diễn ra trong từng phase của dự án

và trong toàn dự án

Phân bố thời gian giữa các phase của dự án

Chu kỳ sống của dự án

Quan hệ các lĩnh vực tri thức và các quá trình quản lý

Quan hệ các lĩnh vực tri thức và các quá trình quản lý

Chu kỳ sống của dự án

Quan hệ các lĩnh vực tri thức và các quá trình quản lý

• Bao gồm:

– Điều gì sẽ được làm?

– Khi nào sẽ kết thúc?

– Chi phí cho việc thực hiện điều đó?

– Các nguồn tài nguyên cần thiết để triển khai dự án(con người, chất lượng, trang thiết bị, các phần

mềm mua ngoài)?

– Các rủi ro của dự án? Khả năng xảy ra? Nguồn tàinguyên để ngăn ngừa và khắc phục rủi ro?

Kế hoạch triển khai dự án

• Thảo luận nhóm & lớp:

Các vai trò trong quản lý dự án

• Có ba vai trò quan trọng:

– Nhà quản lý dự án (Project Manager – PM)– Việc quản lý dự án (Project Management)– Đội dự án (Project Team)

Cấu trúc tổ chức một đơn vị IT tiêu biểu

Các vai trò trong quản lý dự án

• Nhà quản lý dự án:

– Giao tiếp với các nhóm khác kể cả khách hàng & các nhà quản lý để triển khai dự án

– Giao tiếp với các nhà kỹ thuật trong dự án

– Hỗ trợ hay trực tiếp phát triển kế hoạch dự án

– Đánh giá tính khả thi của dự án

– Quản lý một hay nhiều dự án

– Kiểm soát tiến độ dự án (phân bổ/ tái phân bổ tàinguyên dự án)

– Kiểm soát ngân sách dự án

– Kiểm soát chất lượng nội dung các công việc

Vai trò của nhà quản lý dự án

• Chịu trách nhiệm về dự án

è Phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát dự án

• Quản lý các mối quan hệ giữa các bên trong dự án

• Duy trì sự cân bằng giữa:

- Quản lý dự án

- Kỹ thuật dự án

• Chịu trách nhiệm về các rủi ro trong quá trình quản lý

dự án

Các vai trò trong quản lý dự án

Project Team

(Tổ Dự án)

Client/Beneficiary (Người hưởng thụ từ DA)

Relations Cost

Quality Time

Các kỹ năng của nhà quản lý dự án

Kỹ năng truyền đạt

Kỹ năng kỹ thuật

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng quan hệ con người và quản lý nguồn lực Kỹ năng

thương lượng

Kỹ năng tiếp thị

và ký hợp đồng với

Các vai trò trong quản lý dự án

• Đội dự án:

– Người dùng cuối: Là các chuyên viên thực hiện

các nhiệm vụ cụ thể (kế toán, tiếp thị…)

• Làm việc với chuyên viên phân tích hệ thống để thiết lập các nhu cầu của hệ thống, và ghi lại các yêu cầu này

• Tham gia kiểm tra hệ thống trong quá trình triển khai

– Các chuyên viên khác:

• Chuyên viên đảm bảo chất lượng QA

• Chuyên viên quản lý tài liệu

• Chuyên viên soạn thảo cẩm nang, tài liệu

• …

Văn phòng dự án (Project Management Office)

Sự trao đổi

truyền thông về

tài liệu, kinh

• Chức năng của PMO:

– Tập hợp, tổ chức và tích hợp dữ liệu dự án

– Xây dựng các template cho tài liệu của dự án

– Xác định và duy trì các tiêu chuẩn (standard) của các quá trình liên quan đến quản lý dự án trong doanh nghiệp

– Quản lý project portfolio (các dự án/nhóm dự án chiến lược) – Phát triển và phối hợp đào tạo về các chủ đề khác nhau của quản lý dự án

– Tiêu chuẩn hóa và khai thác lại các tiêu chuẩn tài liệu đã có để quản lý dự án

– Phát triển nghề nghiệp cho các nhà quản lý dự án của doanh nghiệp

– Cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý dự án

– Hỗ trợ nhà quản lý dự án trong việc quản lý một dự án hay nhiều dự án khác nhau

Mô hình trưởng thành của quản lý dự án

• Bài tập:

– Thảo luận nhóm hay cả lớp về các điểm sau:

• Nhà quản lý dự án IT: Các đặc điểm, năng lực quản lý