Khởi đầu dự án• Quản lý các ý tưởng: – Các dự án IT có thể bắt nguồn từ: Sự THAY ĐỔI • Các nhu cầu quản lý mới phát sinh quản lý khách hàng, quản lý công nghệ sản xuất mới… • Các thay đổ
Trang 1• Chương 2: Khởi đầu dự án
Trang 22 Khởi đầu dự án
Triển khai thực hiện dự
án (Project executing)
Quan trắc và kiểm soát (Project monitoring &
controlling)
Kết thúc dự
án (Project closing)
Trang 32 Khởi đầu dự án
• Các lĩnh vực kiến thức và đầu ra của giai đoạn khởi đầu dự án:
Trang 42 Khởi đầu dự án
• Quản lý các ý tưởng:
– Các dự án IT có thể bắt nguồn từ: Sự THAY ĐỔI
• Các nhu cầu quản lý mới phát sinh (quản lý khách hàng, quản lý công nghệ sản xuất mới…)
• Các thay đổi của môi trường kinh doanh (quản lý tài chánh theo quy chế mới của nhà nước, quản lý thông tin thị trường…)
• Hoàn thiện hệ thống quản lý hiện tại (nâng cao tốc độ
xử lý, năng suất hệ thống, giảm thiểu thời gian truy xuất, hỗ trợ ra quyết định…)
– Mục tiêu của dự án IT là đáp ứng được các thay
đổi nêu trên
Trang 62 Khởi đầu dự án
• Xác định các mục tiêu của doanh nghiệp:
– Mục tiêu của doanh nghiệp phụ thuộc tầm nhìn, sứmạng, quy mô, sản phẩm/dịch vụ, thị phần…
– Mục tiêu của doanh nghiệp mang tính động
– Hai loại mục tiêu: Ngắn hạn và dài hạn
• VD: Mục tiêu doanh nghiệp: Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ hậu mãi dạng 24-7 cho khách hàng
Trang 72 Khởi đầu dự án
• Xác định chiến lược của doanh nghiệp:
– Phương thức doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh
doanh
– Chiến lược: Ngắn/trung và dài hạn
• Chiến lược doanh nghiệp được xây dựng từ sự phân tích SWOT và các yêu cầu phát triển
trong dài hạn của doanh nghiệp
Trang 82 Khởi đầu dự án
Hiện trạng Doanh nghiệp
Tương lai doanh nghiệp
Trang 92 Khởi đầu dự án
Phân tích SWOT
Trang 112 Khởi đầu dự án
• Có nhiều dự án có thể được lựa chọn để đáp ứng mộtmục tiêu doanh nghiệp
• Ví dụ:
• Mục tiêu doanh nghiệp:
– Nâng cao quan hệ khách hàng để phát triển doanh số
Trang 122 Khởi đầu dự án
• Lựa chọn dự án IT
Trang 132 Khởi đầu dự án
• Các nội dung được thực hiện trong giai đoạn khởi đầu:
• Xây dựng một “báo cáo nghiên cứu dự án” (business case)
• Xác định các bên có liên quan (Stakeholders)
• Xây dựng bảng project charter
• Tiến hành họp triển khai dự án (kick off meeting)
– Toàn thể thành viên có liên quan và đội dự án họp
– Đánh giá lại mục tiêu, phương án triển khai
• Lập kế hoạch cho dự án (Scope statement, WBS, Risk
identification)
– Họp đội dự án để triển khai công việc
• Lập kế hoạch quan trắc và kiểm soát dự án
• Lập kế hoạch kết thúc dự án
Trang 152 Khởi đầu dự án
• Nội dung của một báo cáo nghiên cứu dự án
– Giới thiệu/nền tảng hình thành dự án
– Mục tiêu kinh doanh
– Phát biểu hiện trạng và cơ hội/vấn đề kinh doanh– Các giả định và các giới hạn chính
– Phân tích các lựa chọn và các đề xuất
– Các yêu cầu chính của dự án
– Ước lượng ngân sách và phân tích tài chánh
– Ước lượng kế hoạch
– Rủi ro tiềm ẩn
– Phụ đính các bảng/biểu
Trang 182 Khởi đầu dự án
• Mẫu Danh sách các bên có liên quan
Trang 192 Khởi đầu dự án
• Mẫu chiến lược quản lý tiềm năng cho các bên có liên quan (thường được bảo mật)
Trang 202 Khởi đầu dự án
• Nội dung project charter:
– Ngày khởi đầu, kết thúc dự án
– Ngân sách: …đồng và cấu trúc ngân sách– Trưởng dự án
Trang 212 Khởi đầu dự án
• Các kết xuất (deliverables) của dự án:
– Là những sản phẩm được tạo ra trong quá trìnhthực hiện dự án
– Có thể là sản phẩm phụ của dự án, sản phẩm liênquan đến quá trình thực hiện dự án (tài liệu chínhthức của dự án, các kế hoạch dự án, báo cáo khởiđộng dự án, đánh giá hiện trạng hệ thống…)
• Sản phẩm của dự án:
– Là sản phẩm cuối được tạo ra từ sự kết hợp cáchợp các hoạt động của dự án và các kết xuất củadự án
– Đáp ứng mục tiêu của dự án
Trang 232 Khởi đầu dự án
• Phát biểu phạm vi dự án :
– Được xây dựng dựa trên mục tiêu, các yêu cầu củadự án
– Phát biểu này càng chi tiết và chính xác khi các
yêu cầu của dự án được phân tích chi tiết
– Đầu ra của giai đoạn này bao gồm:
• Phát biểu phạm vi của dự án
• Các tài liệu của dự án được cập nhật
Trang 242 Khởi đầu dự án
• Quản lý phạm vi của dự án:
– Bao gồm các quy trình để định nghĩa và kiểm soátcác công việc được bao gồm và không được baogồm trong dự án
Trang 252 Khởi đầu dự án
• Tập hợp các yêu cầu
– Định nghĩa và tài liệu hóa các đặc trưng, chức năng của các sản phẩm được tạo ra từ dự án và các quy trình được dùng để tạo ra các sản phẩm này
– Các đầu ra của hợp phần này bao gồm các tài liệu:
• Các yêu cầu của các bên có liên quan (stakeholders’ requirements)
• Kế hoạch quản lý các yêu cầu (requirement management plan) – Phương cách các yêu cầu được phân tích, được tài liệu hóa và được quản lý
• Ma trận truy vết các yêu cầu (requirement traceability matrix) – Danh mục các yêu cầu, các thuộc tính cho mỗi yêu cầu và trạng thái của các thuộc tính này (đã hoàn tất, đang thực hiện, bị hủy bỏ…) tại mỗi thời điểm kiểm soát dự án
Trang 26– Phục hồi sau khủng hoảng
– Sự khuếch đại hệ thống
– Tính sẳn sàng
– Độ tin cậy
Trang 272 Khởi đầu dự án
• Các yêu cầu kỹ thuật:
– Các tiêu chuẩn: ISO, IEEE.
– Hệ thống hiện tại:
• Tính khả thi của hệ thống hiện tại
• Các tài liệu của hệ thống hiện tại
• Thông số kỹ thuật của hệ thống hiện tại
– Phần cứng:
• Các phần cứng hiện có được yêu cầu sử dụng
• Các phần cứng tiềm năng được đòi hỏi phải sử dụng àCác yêu cầu tối thiểu đối với phần cứng
– Sự phục hồi sau khủng hoảng:
• Phương án giảm khả năng xảy ra rủi ro
• Giảm thiệt hại khi rủi ro xảy ra
– Sự khuếch đại hệ thống:
• Khả năng mở rộng hệ thống (ví dụ tăng số người dùng)
– Độ tin cậy: Sự chính xác, chất lượng của hệ thống
Trang 282 Khởi đầu dự án
• Tạo cấu trúc phân việc cho dự án
– Là sự phân chia các kết xuất của dự án thành cáchợp phần nhỏ hơn có thể quản lý được
– Các đầu ra của giai đoạn này bao gồm:
• Cấu trúc phân việc của dự án
• Tự điển về cấu trúc phân việc
• Nền tảng cho phạm vi của dự án
• Các tài liệu của dự án được cập nhật
Trang 292 Khởi đầu dự án
Trang 30• Thẩm định phạm vi dự án
– Là một quy trình chính thức chấp nhận các kếtxuất của dự án
– Được thực hiện bởi các bên có liên quan hay nhà tài trợ cho dự án
– Đầu ra của giai đoạn này bao gồm:
• Các kết xuất đã được chấp nhận
• Các yêu cầu thay đổi kết xuất (nếu không đạt)
Trang 312 Khởi đầu dự án
• Kiểm soát phạm vi dự án
– Kiểm soát sự thay đổi phạm vi của dự án trong
suốt quá trình thực hiện dự án
– Đầu ra của giai đoạn này bao gồm:
• Các yêu cầu thay đổi
• Đo lường thành quả của dự án
• Cập nhật các quy trình làm việc, kế hoạch dự án, tài liệu dự án
Trang 34• Quan niệm chiến lược:
– Dự án phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp?
• Theo quan niệm tài chánh:
– Doanh nghiệp có thể thực hiện dự án? (tính khả thi kỹ thuật) – Doanh nghiệp có nên thực hiện dự án? (Lợi ích – chi phí)