Kết thúc dự án• Một dự án được xem là kết thúc thành công khi: – Tài liệu dự án đã được hệ thống lại và lưu trữ có thể cảdạng online – Đội dự án được phân bổ cho các công việc khác – Các
Trang 1Chương 9: Kết thúc dự án
Trang 2hành, bảo dưỡng, quản lý hệ thống)
– Người vận hành đã được đào tạo
– Hệ thống đã được cài đặt hoàn chỉnh
– Báo cáo hoàn tất dự án đã được viết và trình cho các cấp quản lý
Trang 3Kết thúc dự án
• Một dự án được xem là kết thúc thành công khi:
– Tài liệu dự án đã được hệ thống lại và lưu trữ (có thể cảdạng online)
– Đội dự án được phân bổ cho các công việc khác
– Các hợp đồng với các nhà cung cấp, gia công ngoài đã
được kết thúc và thanh lý
– Các tài nguyên khác của dự án được phân bổ cho các côngviệc khác
– Hệ thống quan trắc được vận hành để đo lường chất lượng
và năng suất của hệ thống mới được tạo ra
– Đội bảo trì hệ thống (thường bao gồm các thành viên củađội dự án trước đây) được hình thành và hoạt động
Trang 4– Kết thúc hợp đồng với sự tư vấn của luật sư
– Thanh lý các thiết bị
– Hoàn tất các tài liệu tài chánh, kiểm toán các chi phí và trách nhiệm tài chánh
– Chuẩn bị báo cáo cuối cùng, bao gồm các thông tin về cácbước kế tiếp phải thực hiện
– Thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (PR) về tìnhhuống của dự án
– Rút các bài học kinh nghiệm
Trang 5Kết thúc dự án
• Kết thúc một dự án giữa lúc đang triển khai:
– Các yêu cầu của dự án đã thay đổi
– Các quy định đã thay đổi
– Các công nghệ mới đã xuất hiện
– Các công nghệ đang áp dụng đã bị thay thế
– Chức năng đang thực hiện bị chuyển sang gia công ngoài
– Các thành viên của dự án không thể tiếp tục dự án (bệnh, chuyển công tác…)
– Các khó khăn liên quan đến phía khách hàng hay khó khăn nội bộ
Trang 6Kết thúc dự án
• Các bước kết thúc dự án
Trang 7• Mức độ hỗ trợ của nguồn nhân lực
• Việc sử dụng tài nguyên
• Chất lượng nguồn tài nguyên
• Tài sản thông tin
• Xu hướng tương lai
Trang 8Kết thúc dự án
• Bài học kinh nghiệm
– Mục tiêu: Phân tích và hiểu rõ điều gì đúng hay sai
Trang 9Kết thúc dự án
• Kiểm soát sự thay đổi
– Sự thay đổi là không thể tránh khỏi
– Sự thay đổi có thể là do:
• Sự phát triển các hoạt động mới làm cho hệ thống đã thiết lập không còn phù hợp
• Yêu cầu thay đổi từ người dùng cuối (các bộ phận chức năng)
– Nội dung của kiểm soát sự thay đổi:
• Nhận diện các thay đổi
• Yêu cầu những sự thay đổi
• Phân loại các thay đổi
• Tập hợp tài liệu làm nền cho các thay đổi
• Đánh giá tác động của các thay đổi
• Chấp nhận sự thay đổi
Trang 11Kết thúc dự án
Các bước của quá trình duy tu (phù hợp với các bước của SDLC)
Trang 12• Duy tu hoàn thiện
• Duy tu ngăn ngừa
Trang 13• Được chú ý thực hiện nhiều nhất vì các lỗi, sai lầm này
có thể làm hỏng các chức năng của hệ thống– Các kỹ năng chính cần có để thực hiện điều này:
• Kỹ năng chẩn đoán
• Kỹ năng kiểm tra (testing) hệ thống
• Kỹ năng tạo tài liệu cho hệ thống
Trang 14– Duy tu hoàn thiện:
• Nâng cao các chức năng của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu của người dùng để cải thiện hiệu quả của hệ thống
• Là dạng duy tu tốn nhiều thời gian nhất
• Các dạng chính:
– Bổ sung chức năng mới – Tăng tốc độ xử lý của hệ thống – Cải thiện sự duy tu hệ thống– Duy tu ngăn ngừa:
• Thực hiện duy tu nhằm ngăn các vấn đề xảy ra cho hệ thống
Trang 15Kết thúc dự án
• Chi phí duy tu:
– Từ 40% cho đến 80% ngân sách cho IT của một doanh
nghiệp
– Hệ thống càng hiện đại càng đắt tiền
àXu hướng duy tu hệ thống hiện có để giảm đầu tư
– Chi phí duy tu sẽ cao khi:
• Hệ thống phức tạp, được thiết kế kém ( lỗi càng nhiều và cần nhiều thời gian để tìm lỗi và sửa chữa lỗi)
• Có nhiều người dùng, có nhiều yêu cầu thay đổi
• Hệ thống có nhiều platform khác nhau
• Tài liệu hướng dẫn không đầy đủ, tốn thời gian để phân tích tìm hiểu và sửa chữa lỗi
• Nguồn nhân lực IT có chất lượng không cao
• Thiếu công cụ hỗ trợ (CASE tools, debuggers…)
Trang 16Kết thúc dự án
• Quản lý nhân viên duy tu:
– Ai sẽ là nhân viên duy tu?
• Nhân viên phát triển hệ thống?
– Có nhiều hiểu biết nhất về hệ thống à Làm tốt nhất công tác duy tu
• Nhân viên khác?
– Lưu giữ đội dự án cho những dự án khác – Công tác duy tu không quan trọng bằng dự án phát triển phần mềm mới
• Giải pháp: Luân chuyển nhân viên từ đội dự án sang độiduy tu và ngược lại
Trang 17Kết thúc dự án
• Đo lường hiệu quả:
– Số lần hư hỏng hệ thống
– Dạng hư hỏng: Phức tạp hay đơn giản
– Thời gian giữa hai lần hư hỏng hệ thống liên tiếp – Thời gian để phục hồi hệ thống khỏi hư hỏng
Trang 18– Là quá trình kiểm sóat sự thay đổi đối với phần
mềm được phát triển/hay mua trong tổ chức
– Bao gồm:
• Xác định các thay đổi
• Kiểm soát quá trình thay đổi
• Bảo đảm các thay đổi được cấu trúc và triển khai đúng
• Báo cáo những sự thay đổi cho các bên liên quan
Trang 19Kết thúc dự án
• Các lợi ích của SCM:
– Các thuộc tính của sản phẩm được định nghĩa
– Cấu hình sản phẩm được ghi thành tài liệu và nền tảng chonhững sự thay đổi được thiết lập
– Sản phẩm được ghi nhãn được liên hệ với các yêu cầu, việcthiết kế, và thông tin sản phẩm
– Các thay đổi được đề xuất sẽ được xác định và đánh giá
ảnh hưởng trước khi quyết định thay đổi
– Các thay đổi được quản lý theo các quy trình đã thiết lập– Thông tin cấu hình được lập từ đầu, được cập nhật liên tụcnên dễ dàng truy xuất
– Cấu hình sản phẩm thực được đối chiếu với các yêu cầu
Trang 21Kết thúc dự án
• Nội dung của bảng kiểm soát những sự thay đổi:
– Người/bộ phận yêu cầu thay đổi
– Tên của sự thay đổi
– Mô tả sự thay đổi
– Nhu cầu thay đổi
– Tính cần thiết của sự thay đổi
– Ảnh hưởng của sự thay đổi
– Ước lượng tổng chi phí/tiết kiệm
– Chữ ký của thẩm quyền