Bài giảng Quản lý dự án IT Chương 5: Kiểm soát dự án

NỘI DUNG Sự cần thiết của việc kiểm soát dự án Quy trình kiểm soát dự án Kiểm soát chi phí dự án theo phương pháp truyền thống và giá trị làm ra... SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

NỘI DUNG

Sự cần thiết của việc kiểm soát dự án

Quy trình kiểm soát dự án

Kiểm soát chi phí dự án theo phương pháp truyền thống và giá trị làm ra

THẢO LUẬN

Anh/ Chị hãy chia sẻ những kinh nghiệm để cho thấy sự cần thiết của việc kiểm soát dự án?

SỰ CẦN THIẾT

CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra

Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể có

những hành động xử lý chúng

Trao đổi thông tin với các nên liên quan của DA Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu DA

Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án khác (hiện tại và tương lai)

% hoàn thành

Thời gian

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT VÀ

Kết thúc dự án

Thực hiện hành động hiệu chỉnh

Công bố kế hoạch

CHÚNG TA KIỂM SOÁT CHO AI?

Chúng ta kiểm soát cho ai?

 Cơ quan thực hiện (chủ dự án)

 UBND và các bộ phận chức năng liên quan

 Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong Chính phủ

 Các nhà tài trợ

 Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp

 Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương,

Họ cần biết điều gì? Và vì mục đích gì? Và thường xuyên như thế nào?

Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát

THU THẬP THÔNG TIN

Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công trình

Thời gian và nguồn lực đã sử dụng

Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch

 Trễ tiến độ

 Vượt chi phí

 Nguồn lực thay đổi

Những khó khăn có thể xảy ra

BẢNG THỜI GIAN

Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99

Số giờ làm việc của các công tác được phân công theo kế hoạch

Ngày hoàn thành theo kế hoạch

Ngày hoàn thành dự báo P21 A243 Mã hóa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soạn thảo tài liệu 20 90 1/4/99 29/3/99

Tổng số giờ 32

Số giờ làm việc của các công tác không phân công theo kế hoạch

MS công việc Mô tả Số giờ/ tuần Được đề nghị bởi Z99 Thiết kế module X 8 Giám đốc dự án

Tổng số giờ 8

THU THẬP THÔNG TIN

THU THẬP THÔNG TIN

Biểu mẫu xác định rủi ro

Có khả năng (p > 50%)  Gần  Nghiêm trọng 

Ít có khả năng (p < 50%)  Xa  Đáng kể 

Không đáng kể  Phát biểu rủi ro

Ảnh hưởng tiềm ẩn

Đề xuất giải quyết các rủi ro

Số hiệu dự án:

Số hiệu rủi ro:

Ngày: _

LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH

TRỄ TIẾN ĐỘ

 Thời tiết xấu

LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH

VƯỢT CHI PHÍ

 Vượt quá thời gian

LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH

NGUỒN LỰC THAY ĐỔI

 Thiết bị hư hỏng

SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU

Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra

với thực tế đạt được

Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian

thực tế

Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo

dự trù với chi tiêu thực tế

 Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống

 Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gianvà chi phí)

THẢO LUẬN

Anh/ chị được phân công nhiệm vụ xây dựng hệ thống kiểm soát cho dự án (đã nêu ở phần trước) Hãy thảo luận các khía cạnh sau đây:

 Thông số nào nên được dùng để đo lường kết quả?

 Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho viêc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án?

 Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án?

 Dữ liệu nên được phân tích như thế nào?

 Các kết quả được báo cáo như thế nào?

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Đánh giá dự án là quá trình nhận định về dự án một

cách hệ thống và khách quan:

 Việc thực hiện dự án trên tổng thể

 Tính hiệu quả và tính hợp lý liên tục của chiến lược và

thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt và dài hạn

 Những ảnh hưởng và tính bền vững trong tương lai của kết quả dự án

 Đánh giá dự án luôn luôn bao gồm cả việc rút ra những bài học và kinh nghiệm cần thiết

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Kiểm soát

Đánh giá c.kỳ, báo cáo c kỳ Đánh giá tiếp theo

2 - 5 - 10 năm sau

- Thời gian biểu DA

- Nhân sự và tổ chức

- Kỹ thuật/ hậu cần

- Giámsát/ kiểm tra

- Các hoạt động và kết quả

- ĐG tiến độ và việc thực hiện

- Giải quyết vấn đề

- Bài học rút ra

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Tại sao cần đánh giá DA (giữa và cuối DA)

 Để có 1 cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng nhằm

đưa ra những quyết định quan trọng có tính chiến lược về DA

 Để có sự đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện DA

 Để thêm vào những kinh nghiệm của DA tương tự nhằm cho phép các đề nghị có thể có trên một diện rộng hơn

 Để đánh giá hiệu quả của Ban QLDA và hệ thống kiểm soát dự án

 Để có những bài học trao đổi

So với kiểm soát, việc đánh giá DA được thực hiện không

thường xuyên bằng nhưng toàn diện hơn, và thông thường có sự tham gia của các chuyên gia bên ngoài

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Khung đánh giá cơ bản

 Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án

 Mục tiêu DA có còn phù hợp không?

 Các giả định trong thiết kế DA còn đúng hay không?

 Việc thực hiện dự án

 Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? ảnh hưởng của dự án?

 Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không?

 Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí?

 Khả năng bền vững của dự án

 Tính hiệu quả của hệ thống giám sát DA đang thực hiện

 Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án

 Những bài học kinh nghiệm

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc

Mỗi báo cáo gồm:

 Mô tả công việc

 Tiến độ theo thời gian

 Người chịu trách nhiệm

 Ngân sách theo thời gian

 Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu là gì?

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN

TRUYỀN THỐNG

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN

TRUYỀN THỐNG

Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng như sau:

Chi phí theo kế hoạch

trong tuần 2 là:

kế hoạch đến cuối

2 là:

4.000 $

Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù

Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí mà chưa cho biết khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng như chưa cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN

TRUYỀN THỐNG

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

THEO GIÁ TRỊ LÀM RA

Khoản đóng góp thêm

Chi phí tích lũy thực tế

Một Cty ký hợp đồng làm 1000 m đường có tổng

chi phí hoạch định là 200.000 USD Theo kế

hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày và chi phí đơn vị là 200 USD/1m Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m và thực chi là 100.000 USD Hãy đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại cuối

ngày 18

Cho biết giá trị hợp đồng là 230.000 USD Theo

Anh/Chị, sau khi kiểm tra, Cty có nên tiếp tục thực hiện hợp đồng hay không?

TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN

CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH THÀNH

QUẢ

Schedule): Giá trị công việc theo kế hoạch

BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính

theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực

hiện một công việc cụ thể ở một thời điểm cho

trước

BCWS = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (%

công việc được hoạch định cho đến thời điểm

xem xét)

CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH THÀNH

QUẢ

phí thực tế của công việc đã làm

ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị

tiền đã thực chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một

thời đoạn

Performed): Chi phí dự toán của công việc đã làm

thực tế đã làm cho đến thời điểm xem xét)

ƯỚC TÍNH GIÁ TRỊ LÀM RA

TRONG THỰC TẾ

Sử dụng phán xét chủ quan

Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án

Chú ý: Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ lệ

% các công việc nhỏ liên quan đến chi phí Tuy nhiên, đạt được

thỏa thuận này giữa khách hàng và các nhà thầu trước khi ký hợp đồng là tương đối dễ dàng

CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ SAI LỆCH

SAI LỆCH VỀ TIẾN ĐỘ – SV:

SV = BCWP – BCWS (SV < 0  Chậm tiến độ)

Lưu ý: Tất cả các giá trị đều được quy thành tiền

SAI LỆCH VỀ CHI PHÍ – CV:

(CV < 0  Vượt chi phí)

CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ SAI

LỆCH

SAI LỆCH KẾ TOÁN – AV

 AV > 0  Dự chi lớn hơn thực chi

 AV = 0  Dự chi đúng bằng thực chi

 AV < 0  Dự chi nhỏ hơn thực chi

SAI LỆCH THỜI GIAN – TV

TV = SD – BCSP

 TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch

 SD (Status Date): Ngày xem xét

 BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): giá trị tại đó BCWS = BCWP

CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN

SPI = BCWP/BCWS (chỉ số tiến độ)

CPI = BCWP/ACWP (chỉ số chi phí)

Tuần 3 (0.79,0.79)

Tuần 4 (0.82,0.83) Tuần 2

(0.88, 0.82) Tuần 1 (0.85, 0.78) 0,75

0,80 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05 1,10

0,75 0,80 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05 1,10

Tổng hợp chỉ số SPI và CPI

Dự án gặp vấn đề về tiến độ và chi phí

Dự án gặp vấn đề về tiến độ

Dự án gặp vấn đề về chi phí

Dự án tiến triển tốt về tiến độ và chi phí

CPI

BCWP

BCWS

Thời gian chậm trễ dự kiến

Thời gian hoàn thành hiệu chỉnh

Ước tính chi phí hiệu chỉnh

Chi phí vượt quá

Thời điểm báo cáo

AV CV SV

TV

BIỂU ĐỒ GIÁ TRỊ LÀM RA

SD

BCWS BCWP ACWP

BCAC

DỰ BÁO THỰC HIỆN

CHI PHÍ TƯƠNG LAI

FCTC (Dự báo chi phí cần thiết để hoàn thành phần còn lại của dự

án) = (BCAC - BCWP)/ CPI

BCAC: Dự chi tại thời điểm hoàn thành DA

FCAC (Dự báo tổng chi phí cần thiết để hoàn thành dự án) = ACWP + FCTC

THẢO LUẬN

Công tác

A B C D E F G

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Tuần Ngày báo cáo

Theo kế hoạch, các công việc thực hiện trong tháng đầu tiên như sau:

Một dự án có sơ đồ thanh ngang như sau:

Kết quả thực hiện trong 4 tuần đầu được ghi nhận như sau:

Khối lượng công việc được thực hiện đến cuối tuần 4:

Công tác Chi phí thực tế % công việc đã thực hiện

CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP

TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó

Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là không được sự đồng ý

Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ

Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch

Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi

Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không