Bài giảng Quản lý dự án IT Chương 7: Kiểm soát việc thực hiện dự án

Các thay đổi thường diễn ra trong dự án – Sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng – Sự thay đổi các quy chế quản lý của doanh nghiệphay quy chế quản lý của nhà nước – Sự xuất h

• Chương 7: Kiểm soát việc thực hiện dự án

Các thay đổi thường diễn ra trong dự

án

– Sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng

– Sự thay đổi các quy chế quản lý của doanh nghiệphay quy chế quản lý của nhà nước

– Sự xuất hiện của các công nghệ mới

– Sự lạc hậu của công nghệ đang sử dụng

– Sự sát nhập hay mua lại của các doanh nghiệp hay bộ phận của doanh nghiệp

– Sự nghỉ việc, thay đổi vị trí công tác của các nhânviên tham gia dự án

– Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra

– Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể cónhững hành động xử lý chúng

– Trao đổi thông tin với các nên liên quan của DA – Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kếtvào mục tiêu DA

– Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án

khác (hiện tại và tương lai)

Sự cần thiết phải kiểm sốt dự án

Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượngcông trình

Thời gian và nguồn lực đã sử dụng

Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch

– Trễ tiến độ

– Vượt chi phí

– Nguồn lực thay đổi

Những khó khăn có thể xảy ra

Sự cần thiết phải kiểm sốt dự án

BẢNG THỜI GIAN

Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99

Số giờ làm việc của các công tác được phân công theo kế hoạch

Ngày hoàn thành theo kế hoạch

Ngày hoàn thành dự báo P21 A243 Mã hóa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99

P34 B771 Soạn thảo tài liệu 20 90 1/4/99 29/3/99

Tổng số giờ 32

Số giờ làm việc của các công tác không phân công theo kế hoạch

MS công việc Mô tả Số giờ/ tuần Được đề nghị bởi

Z99 Thiết kế module X 8 Giám đốc dự án

Tổng số giờ 8

Thu thập thơng tin kiểm sốt dự án

B iểu m ẫu xác định rủi ro

Có khả năng (p > 50% ) ¨ G ần ¨ Nghiêm trọng ¨

Ít có khả năng (p < 50% ) ¨ Xa ¨ Đáng kể ¨

Không đáng kể ¨ Phát biểu rủi ro

Ảnh hưởng tiềm ẩn

Đề xuất giải quyết các rủi ro

Số hiệu dự án:

Số hiệu rủi ro:

Ngày: _

Thu thập thơng tin kiểm sốt dự án

TRỄ TIẾN ĐỘ

§ Thời tiết xấu

§ Thiết bị hư hỏng

§ Thiếu vốn

§ Khan hiếm nguyên vật liệu

§ Ước tính thời gian quá ngắn

§ Các công việc bị chểnh mảng

Lý do trễ tiến đợ dự án

VƯỢT CHI PHÍ

§ Vượt quá thời gian

§ Sử dụng nhiều nhân lực hơn

§ Sử dụng nhiều thiết bị hơn

§ Chi phí nhân lực cao hơn

§ Chi phí nguyên vật liệu cao hơn

§ Các công việc bị chểnh mảng

§ Ước lượng sai khối lượng công việc

§ Sự thay đổi thứ tự ưu tiên

§ Các yêu cầu bổ sung được thêm vào dự án

Lý do vượt chi phí dự án

NGUỒN LỰC THAY ĐỔI

NGUỒN LỰC THAY ĐỔI

§ Thiết bị hư hỏng

§ Nhân viên bị bệnh

§ Nhân viên nghỉ việc

§ Chi phí nhân lực cao hơn

§ Ước tính nguồn lực quá thấp

Lý do khơng đúng kế hoạch dự án

Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế

đạt được

Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian thực tế Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với

chi tiêu thực tế

– Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống

– Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí)

So sánh kế hoạch và thực tiễn triển khai

dự án

Kiểm soát chi phí

– Ngân sách được lập từ đầu dự án – Ngân sách kế hoạch

– Chi phí được giám sát liên tục trong quá trình triểnkhai dự án

– Ngân sách kế hoạch được đối chiếu với chi phí

thực tế để đánh giá sự khác biệt và ngân sách đượcđiều chỉnh liên tục

Kiểm sốt chi phí

Chi phí của DA

Thời gian

Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí với Microsoft Project

% hoàn thành

Thời gian

Các thay đổi thường diễn ra trong dự

án

Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc

Mỗi báo cáo gồm:

– Mô tả công việc

– Tiến độ theo thời gian

– Người chịu trách nhiệm

– Ngân sách theo thời gian

– Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu là gì?

Kiểm sốt chi phí theo truyền thống

Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án IT như sau:

Chi phí theo kế hoạch

trong tuần 2 là:

kế hoạch đến cuối

2 là:

4.000 $

Kiểm sốt chi phí theo truyền thống

Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người

ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi

ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù.

Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí mà chưa cho biết khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng như chưa cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án.

Kiểm sốt chi phí theo truyền thống

Đường cong kiểm soát tiến trình và so sánh chi phi/ giá trị

Khoảng thời gian trước tiến độ

Thời gian Ngày hiện tại

Khoản đóng góp thêm

Chi phí tích lũy thực tế

Kiểm sốt chi phí theo giá trị làm ra

– Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó

– Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là

không được sự đồng ý.

– Thông tin thường không chính xác hoặc không được

báo cáo đầy đủ – Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay

thông tin thiên lệch – Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề

còn tranh cãi – Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng

Các vấn đề thường gặp trong kiểm sốt dự án

Báo cáo trong dự án

– Là một phần rất quan trọng trong quản lý dự án– Giúp nhà quản lý dự án quản lý được dự án

– Giúp các nhà quản lý cấp cao và end users hiểu vềtiến trình triển khai dự án

– Có nhiều loại báo cáo khác nhau:

• Báo cáo tiến độ: Khối lượng công việc – Thời gian – Điều chỉnh tiến độ

• Báo cáo độ hoàn thiện/chất lượng sản phẩm/các công việc của dự án

• Báo cáo chi phí và điều chỉnh dự trù ngân sách dự án

Đo lường các thông số của dự án

Một số đo lường hoạt động của dự án

Đo lường các thông số của dự án

Một số đo lường kỹ thuật của dự án

Đo lường các thông số của dự án

Một số thang đo chất lượng kỹ thuật của dự án

Quản lý chất lượng

• Chất lượng được định nghĩa là:

– Sự hiện diện của những đặc trưng mong muốn trong hệ thống

– Sự vắng mặt của những đặc trưng không mong muốn trong hệ thống

– Mức độ hoàn thiện của các chức năng của hệ thống khi

hoạt động trong môi trường thực trong suốt thời gian sống của hệ thống

• Các đặc trưng này được quyết định bởi Trưởng Dự

Án dựa trên sự tham khảo ý kiến của:

– Khách hàng

– Người dùng cuối

– Các bên có liên quan.

Quản lý chất lượng

• Đo lường chất lượng:

– Cung cấp một số đo định lượng về mức độ hệ thống sở hữu hay thể hiện các đặc trưng chất lượng.

– Các thang đo chất lượng thông dụng:

• Các thang đo quản lý: Chi phí, chất lượng,kế hoạch

• Các thang đo quá trình: Hiệu quả, hiệu suất

• Các thang đo sản phẩm: Lỗi, tính phức tạp, sự duy tu

– Lỗi (failure) – Độ tin cậy – Độ phục hồi (Khả năng phục hồi Recovery) – Khả năng điều chỉnh (modification)

– Tính sẳn sàng – Sự duy tu

Quản lý chất lượng

• Độ hoàn chỉnh (Completeness)

• Cấu trúc thiết kế (Design structure)

• Việc xác định các hư hỏng (Detection of defects)

• Việc xác định lỗi (Detection of faults)

• Phạm vi thử nghiệm (Test coverage)

• Tính đầy đủ của thử nghiệm (Test sufficiency)

• Tài liệu hóa (Documentation)

Quản lý chất lượng

• Chỉ số chất lượng:

Quản lý chất lượng

• Đánh giá chất lượng (Technical review)

– Là một đánh giá chuyên môn về các tài liệu chínhcủa dự án

Quản lý chất lượng

• Technical Walk-through:

– Nhằm xác định và đảm bảo tính chính xác và chấtlượng của các tài liệu

– Được tiến hành trong suốt chu kỳ của dự án

– Được tiến hành một cách thân thiện, chuyên

nghiệp (khác với phương cách chính thức, trịnh

trọng của các phiên họp)

– Kết quả: Tạo ra các tài liệu không có lỗi, hiệu quả về chi phí

Cải thiện quy trình

• Điều chỉnh một quy trình hay một hệ thống để nâng cao năng suất tạo lợi thế cạnh tranh được gọi là cải thiện quy trình

– Sử dụng thẻ điểm cân bằng để cải thiện quy trình

và đảm bảo sự cân bằng giữa các góc nhìn

Cải thiện quy trình

• Mục tiêu của thẻ điểm cân bằng IT:

– Tạo sự phù hợp giữa kế hoạch IT, mục tiêu và kếhoạch kinh doanh của doanh nghiệp

– Thiết lập thang đo phù hợp để đo lường hiệu quảIT

– Tạo sự phù hợp của nhân viên với việc đạt các mụctiêu IT

– Kích thích và cải thiện thành tích về IT

– Đạt kết quả cân bằng đối với mọi nhóm có liên

quan

Cải thiện quy trình

• Thẻ điểm cân bằng cho IT đo lường 5 góc nhìn:

Cải thiện quy trình

Cải thiện quy trình

Mô hình trưởng thành năng lực (Capability Maturity Model – CMM)

Cải thiện quy trình

• Mô hình trưởng thành năng lực nguồn nhân lực

• (People - Capability Maturity Model – P - CMM)

Quản lý chất lượng

• Quản lý chất lượng của dự án:

– Bao gồm quản lý các thực hành phát triển hệ thốngtrong toàn chu kỳ dự án

– Là trách nhiệm của mọi thành viên trong dự án

– Được quản lý bởi Trưởng Dự Án

Quản lý chất lượng hệ thống :

– Là trách nhiệm chính của Trưởng Dự Án

– Được thực hiện bởi nhóm Đảm Bảo Chất Lượng(Quality Assurance Team)

Quản lý chất lượng

• Các nội dung của QA:

– Thiết lập kế hoạch QA

– Tham dự các phiên họp phát triển phần cứng, phần mềm, walk-through và đánh giá kết quả phát triển để đảm bảo đạt yêu cầu của kỹ thuật, của người dùng.

– Đo lường sản phẩm bằng các tiêu chí và quy trình chuẩn

hóa

– Đánh giá các phép thử (test plan, procedure, scenario, cases for testing)

– Đánh giá các tài liệu được tạo ra

– Các đề nghị để cải thiện chất lượng

– Báo cáo các phát hiện cho Trưởng Dự Án

– Thiết lập và thực hiện QA Checklist và các hướng dẫn

– Đánh giá chất lượng

Quản lý chất lượng

• Quy tắc Pareto: 80% lỗi chất lượng được gây

ra bởi 20% lý do.

• Xây dựng giản đồ Pareto để phân tích vấn đề chất lượng:

– Xác định tất cả các nguyên nhân cho các lỗi

– Xác định tần suất lỗi (chi phí thiệt hại) ứng vớimỗi nguyên nhân

Quản lý chất lượng

• Biểu đồ xương cá (Ishikawa’s fishbone):

– Thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố– Phân tích nguyên nhân gây ra lỗi theo phươngpháp tuyến tính

Quản lý chất lượng

Quản lý thành quả và hệ thống quản lý

– Khung nguyên tắc để đo lường thành quả và hệ thống quản lý

– Sự truyền thông tốt trong nội bộ và với bên ngoài

– Trách nhiệm cho các kết quả: Được giao và được hiểu rõ ràng

– Hệ thống đo lường thành quả phải cung cấp nền tảng cho việc ra quyết định

– Lương, thưởng và sự công nhận phải liên quan trực tiếp đến thành tích – Hệ thống đo lường thành tích nên “tích cực” – Nhận diện được điểm mạnh, yếu và định hướng để phát triển thành tích

– Kết quả và sự tiến bộ theo hướng tích cực cho các dự án/chương trình cần được thông báo rõ công khai cho mọi người