Quản lý và thực thi hệ thống VBQLNN trong GDĐT

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn được VB hóa do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được NN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ

Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

của Chính phủ về công tác văn thư.

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của

Chính phủ về quản lý, sử dụng con dấu.

3 Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh (2011),

Tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính trong nhà trường.

4 Học viện Hành chính (2009), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và

ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.

5 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008.

6 Luật Lưu trữ 2011…

Là quyết định

quản lý để truyền đạt

các mệnh lệnh hoặc

thông tin cần thiết

đến đối tượng quản

Văn bản quản lý nhà nước là

những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được VB hóa) do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và

được NN đảm bản thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ NN

hoặc giữa cơ quan NN với các

tổ chức và công dân.

1.2 Vai trò, ý nghĩa của VBQLNN

1 Đảm bảo thông tin cho hoạt động QLNN

2 Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý; thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan QLNN

3 Là căn cứ pháp lý để các khách thể thực hiện các quyết định của cơ quan QLNN

4 Là phương tiện để kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy QLNN

5 Là công cụ xây dựng hệ thống PL

VBQPPL là VB do cơ quan NN ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành VBQPPL hoặc trong Luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND , trong

đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được NN bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các QHXH

VB do cơ quan NN ban hành hoặc phối hợp ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành VBQPPL hoặc trong Luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND thì không phải là VBQPPL

Văn bản quy phạm pháp luật

Là loại VB được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính, được dùng làm phương tiện giao tiếp và truyền đạt thông tin trong lĩnh vực hành chính của các cơ quan và trong

giao tiếp của công dân có liên quan đến lĩnh vực hành chính.

VBHC gồm các VB cá biệt và

VBHC thông thường

Văn bản hành chính

- VB cá biệt là những VB do các

cơ quan NN có thẩm quyền ban

hành, nhằm cụ thể hóa các QPPL

hoặc áp dụng các QPPL cho một

hay một số đối tượng cụ thể, trong

một khoảng thời gian nhất định.

- Một số loại VB cá biệt: Quyết

định bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ,

công chức; Quyết định khen thưởng

(kỷ luật) cán bộ, công chức; Quyết

định điều động công tác…

Văn bản cá biệt

VBHC thông thường là

những VB mang tính thông tin

giao dịch, trao đổi, triển khai

giải quyết, điều hành công việc

theo chức năng, nhiệm vụ trên

cơ sở và nhằm thực thi các

VBQPPL, VB áp dụng PL

VBHC thông thường được sử

dụng rộng rãi trong các cơ

quan, tổ chức

Văn bản hành chính

thông thường

Là VB mang tính chất

đặc thù do cơ quan NN

để quản lý lĩnh vực

chuyên môn nhất định

được NN ủy quyền như:

kế hoạch, thống kê, tài

chính, y tế, giáo dục – đào

tạo, văn hóa, ngoại giao,

tư pháp, quốc phòng…

Văn bản chuyên môn

Là sự tác động, điều chỉnh thường xuyên của Nhà nước bằng quyền lực nhà nước đối với toàn bộ hoạt động giáo dục của quốc gia nhằm định hướng, thiết lập trật tự của hoạt động giáo dục, hướng đến mục tiêu và yêu cầu của

sự phát triển nguồn nhân lực quốc gia.

- Chủ thể QLNN về giáo dục là Nhà nước với hệ thống các cơ quan mà chủ yếu là Chính phủ và hệ thống các cơ quan QLNN về giáo dục ở TW và địa phương.

- Đối tượng QLNN về giáo dục là hệ thống các cơ sở giáo dục và những người tham gia vào quá trình giáo dục.

QLNN về giáo dục

Điều 14 Luật Giáo dục 2005 quy định:

Nhà nước thống nhất quản lý

hệ thống giáo dục quốc dân về

mục tiêu, chương trình, nội

dung, kế hoạch giáo dục, tiêu

chuẩn nhà giáo, quy chế thi cử,

hệ thống văn bằng, chứng chỉ;

tập trung quản lý chất lượng

giáo dục, thực hiện phân công,

phân cấp quản lý giáo dục, tăng

cường quyền tự chủ, tự chịu

trách nhiệm của cơ sở giáo dục.

Nội dung QLNN về giáo dục (Điều 99 Luật Giáo dục)

1 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch,

kế hoạch, chính sách phát triển giáo dục;

2 Ban hành và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục; ban hành điều lệ nhà trường; ban hành quy định về tổ chức và hoạt động của cơ sở giáo dục khác;

3 Quy định mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục; tiêu chuẩn nhà giáo; tiêu chuẩn cơ sở vật chất và thiết bị trường học; việc biên soạn, xuất bản, in và phát hành sách giáo khoa, giáo trình; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ;

Nội dung QLNN về giáo dục (tiếp)

4 Tổ chức, quản lý việc bảo đảm chất lượng giáo dục và kiểm định chất lượng giáo dục;

5 Thực hiện công tác thống kê, thông tin về tổ chức và hoạt động giáo dục;

6 Tổ chức bộ máy quản lý giáo dục;

7 Tổ chức, chỉ đạo việc đào tạo, bồi dưỡng, quản

lý nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục;

8 Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp giáo dục;

Nội dung QLNN về giáo dục (tiếp)

9 Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ trong lĩnh vực giáo dục;

10 Tổ chức, quản lý công tác hợp tác quốc tế về giáo dục;

11 Quy định việc tặng danh hiệu vinh dự cho người có nhiều công lao đối với sự nghiệp giáo dục;

12 Thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật

về giáo dục; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về giáo dục.

Cơ quan QLNN về giáo dục (Điều 100 Luật Giáo dục)

1 Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về giáo dục Chính phủ trình Quốc hội trước khi quyết định những chủ trương lớn có ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ học tập của công dân trong phạm vi cả nước, những chủ trương về cải cách nội dung chương trình của một cấp học; hằng năm báo cáo Quốc hội về hoạt động giáo dục

và việc thực hiện ngân sách giáo dục

2 Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục.

Cơ quan QLNN về giáo dục (Điều 100 Luật Giáo dục)

3 Bộ, cơ quan ngang bộ phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục theo thẩm quyền

4 UBND các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện QLNN về giáo dục theo phân cấp của CP, trong đó có việc quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục; kiểm tra việc chấp hành pháp luật về giáo dục của các cơ sở giáo dục trên địa bàn; có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện về đội ngũ nhà giáo, tài chính, cơ sở vật chất, thiết bị dạy học của các trường công lập thuộc phạm vi quản lý; phát triển các loại hình trường, thực hiện xã hội hoá giáo dục; bảo đảm đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng và hiệu quả giáo dục tại địa phương.

- Văn bản của chính quyền địa phương.

- Văn bản của cơ quan QLNN về giáo dục

và đào tạo tại địa phương.

Văn bản trong nhà trường:

- Văn bản do Hiệu trưởng và bộ máy quản

lý của Trường (chính quyền) ban hành;

- Văn bản do tổ chức Đảng (tổ chức chính trị) ban hành;

- Văn bản do Công đoàn, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Đội TNTP Hồ Chí Minh… (tổ chức chính trị - xã hội) ban hành.

=> Dự thảo VB;

=> Duyệt bản thảo, sửa

chữa, bổ sung bản thảo;

Bước 1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

Bước 2 Ghi số, ngày tháng, nhân bản, đóng dấu VB

Bước 3 Đăng ký VB đi

Bước 4 Làm thủ tục, chuyển phát

và theo dõi chuyển phát VB đi

Bước 5 Lập hồ sơ, bảo quản và tổ chức sử dụng VB lưu

Tổ chức quản lý

VB đi

Tổ chức quản lý VB đến

Trình và chuyển giao VB đến

Quản lý

VB đến

Tổ chức giải quyết và theo dõi

Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu Trong trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dung như con dấu thứ nhất phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.

Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất.

Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu Cơ quan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, phải đề nghị cơ quan Công an nơi đã cấp cấp lại Việc đăng ký mẫu dấu phải nộp lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính Nghiêm cấm việc tự sửa chữa nội dung con dấu sau khi đã đăng ký Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới (K2 Đ1 NĐ 31/2009)

Quản lý, sử dụng con dấu

Trách nhiệm của cơ quan sử dụng con dấu:

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan mình.

- Trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.

- Tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu.

- Giao cho người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư và phải chịu trách nhiệm trước PL về việc giữ và đóng dấu.

Trách nhiệm của cá nhân giữ, bảo quản con dấu (Điều 25 – NĐ 110/2004/NĐ-CP)

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy

tờ của cơ quan, tổ chức;

- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy

tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

- Không được đóng dấu khống chỉ.

- Dấu được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan.

- Nhân viên văn thư tự tay đóng dấu vào các VB.

- Chỉ đóng dấu vào những VB khi

đã có chữ ký của người có thẩm quyền Không đóng dấu khống chỉ.

- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Mực in dấu của các cơ quan

“ thống nhất dùng màu đỏ” – K5 Đ6 NĐ 58/2001/NĐ-CP.

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

(Điều 2 Luật Lưu trữ)

Lập hồ sơ

Vị trí, vai trò của việc lập hồ sơ

- Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư.

- Lập hồ sơ ghi lại kết quả của toàn bộ hoạt động văn thư và hoạt động của cơ quan, tạo nguồn thông tin để nghiên cứu giải quyết công việc trước mắt và sử dụng lâu dài về sau.

- Lâp hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích nối liền công tác văn thư

và công tác lưu trữ.

Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Giúp cho mỗi cá nhân tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học, tạo điều kiện để giải quyết công việc hàng ngày nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả.

- Giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu của

cơ quan, tránh được tình trạng thất lạc, mất mát văn bản, tài liệu và tạo điều kiện bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước.

- Giúp cho việc phân loại, sắp xếp văn bản, tài liệu của

cơ quan một cách khoa học, giữ gìn được đầy đủ văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ.

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ

cơ quan (Điều 9 – Luật Lưu trữ)

1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan,

tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.

2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

Yêu cầu đối với hồ sơ được lập (Khoản 2 Điều 21 – NĐ 110/2004/NĐ-CP

- Hồ sơ được lập phải phản ánh

đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn

vị hoặc của cơ quan, tổ chức;

- Văn bản, tài liệu được thu thập

vào hồ sơ phải có sự liên quan

chặt chẽ với nhau và phản ánh

đúng trình tự diễn biến của sự việc

hay trình tự giải quyết công việc;

- Văn bản, tài liệu được thu thập

vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản

tương đối đồng đều.

Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản thống kê các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, đơn vị hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của một

hồ sơ, được xây dựng theo một chế độ đã được quy định.

- Danh mục hồ sơ là công cụ chỉ dẫn giúp cho việc phân loại văn bản, tài liệu và lập hồ sơ của cơ quan khoa học, chủ động và thuận tiện.

- Danh mục hồ sơ là căn cứ để kiểm tra công tác lập

hồ sơ của cơ quan và là căn cứ để kiểm tra việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

TÀI LIỆU

Là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết

kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định:

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Các loại tài liệu lưu trữ

- Tài liệu hành chính (chiếm số lượng lớn, nội dung

phong phú, đa dạng);

- Tài liệu đa phương diện (bằng hình ảnh, âm thanh

hoặc kết hợp);

- Tài liệu KHKT và CN (bản thiết kế, bản vẽ…);

- Tài liệu văn học, nghệ thuật (tác phẩm nghệ thuật);

- Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ;

- Tài liệu chuyên môn (hóa đơn, chứng từ…);

- Tài liệu điện tử.