Phần mềm quản lý ký túc xá

Lý do chọn đề tài Ký túc xá của trường CĐCN Huế về quy mô là không lớn nhưng cũng cần tin học hóa để dễ hơn trong việc quản lí, nên việc quản lý thông tin cán bộ kí túc xá KTX, quản lý

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP HUẾ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI

Quản Lý Kí Túc Xá

Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện :

Ths Sử Minh Đạt 1.Trần Quốc Biển

2.Trần Duy Khánh

3.Đặng Ngọc Cườm

Lớp: 10CDTH01 Năm học: 2012-2013

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

LỜI NÓI ĐẦU……….3

PHẦN 1 – TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Giới thiệu tổng quát về KTX trường CĐ Công nghiệp Huế 4

2.1 Cơ sở vật chất của KTX 4

2.2 Hiện trạng hoạt động 4

2.2.1 Một số quy trình quản lí 4

2.2.1.1.Quản lí sinh viên 4

2.2.1.2 Hiển thị toàn bộ danh sách 5

2.2.1.3 Xử lí sinh viên ra khỏi KTX 5

2.2.1.4 Quản lí điện 6

2.2.1.5 Quản lí nước 6

2.2.1.6 Quản lí hóa đơn……….6

2.2.1.7 Quản lí phòng 6

3 Tình hình nghiên cứu 6

4 Mục tiêu, yêu cầu, phương pháp nghiên cứu 6

PHẦN 2 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KTX 11

1 Biểu đồ phân rã chức năng 11

1.1 Mô tả chức năng lá……… 12

2 Biểu đồ mức khung cảnh 14

3.Biểu đồ mức đỉnh……… 14

4.Biểu đồ mức đưới đỉnh (DFD) 15

4.1 Biều đồ mức dưới đỉnh chức năng hệ thống 15

4.5.Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng thống kê 17

4.6.Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng trợ giúp 17

5 Lập mô hình liên kết thực thể……….…18

6 Từ điển dữ liệu……….……….….23

7 Mô hình quan hệ……….…29

PHẦN 3 - THIẾT KẾ GIAO DIỆN 30

1 Giao diện đăng nhập……… 30

2 Giao diện quản lí phòng……….….31

3 Giao diện cập nhật phòng……… 32

4 Giao diện nhập điện nước……….…… 33

5 Giao diện cập nhật sinh viên giường……….…… 34

KẾT LUẬN 35

Quản lý ký túc xá Trường Cao đẳng Công nghiệp Huế

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ theo cả chiều rộng và sâu Máy tính điện tử không còn là một thứ phương tiện quý hiếm mà đang ngày càng trở thành một công cụ làm việc và giải trí thông dụng của con người, không chỉ ở công sở mà còn ngay cả trong gia đình

Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống

Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian học tập nhóm chúng em đã sử dụng vốn

kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý ký túc xá “Trường

CĐCN Huế” Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và

làm quen với thực tế

Với sự hướng dẫn của thầy giáo em đã hoàn thành cuốn báo cáo này Tuy đã cố gắng hết sức tìm hiểu, phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống nhưng chắc rằng không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của Thầy

Em xin chân thành cảm ơn !

Qua đây cho phép em bày tỏ lòng biết ơn đến sự dạy dỗ chỉ bảo của các thầy

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1 Lý do chọn đề tài

Ký túc xá của trường CĐCN Huế về quy mô là không lớn nhưng cũng cần tin học hóa để dễ hơn trong việc quản lí, nên việc quản lý thông tin cán bộ kí túc xá (KTX), quản lý sinh viên nội trú và các phòng, quản lý thu chi tiền phòng, điện nước, tìm kiếm thông tin là rất cần thiết Ngày nay việc quản lý trên máy tính mang lại hiệu quả cao về nguồn nhân lực, kinh tế Vì vậy nếu có một chương trình quản lý ký túc sẽ giúp công việc nhanh chóng hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian cho công tác quản

lý

2 Giới thiệu tổng quát về KTX trường CĐ Công nghiệp Huế

2.1 Cơ sở vật chất của KTX

- KTX gồm có các khu nhà :

+ Khu nhà dành cho ban quản lí của KTX: trong đó các phòng ban, các tổ chức dịch

vụ nơi ở dành cho ban quản lí

+ Khu nhà dành cho sinh viên, với các phòng được trang bị khép kín và đầy đủ tiện nghi theo từng phòng

+ Nhà ăn : nơi phuc vụ nhu cầu ăn uống ngày hàng của sinh viên

+ Nhà gửi xe: sinh viên có thể gửi xetheo ngày, theo tháng

2.2 Hiện trạng hoạt động

2.2.1 Một số quy trình quản lí

2.2.1.1 Quản lí sinh viên

a) Quản lí sinh viên vào KTX

Đầu năm học trung tâm xét tuyển cho sinh viên có nhu cầu và đủ điều kiện vào KTX, đồng thời cũng xem xét việc ở lại của các sinh viên cũ đã ở KTX và có nhu cầu tiếp tục ở lại

Đối với những sinh viên đã ở KTX và có nhu cầu ở lại, ban quản lí sẽ yêu cầu sinh viên đó nộp đơn, thẻ KTX và cá giấy tờ khác nếu cần thiết cũng như phải hoàn tất các khoản chi phí phải thanh toán mà sinh viên này còn phải hoàn trả cho qua trình sinh hoạt trong KTX Sinh viên này cũng phải cung cấp đầy đủ xem có nguyện vọng khác như:thay đổi phòng ở, loại phòng hay không Sau đó thông tin này sẽ được ban quản lí

Đối với các sinh viên mới nhập học thì phải có giấy báo nhập học của trường, phải làm đơn xin vào KTX Với các thông tin cần thiết như sau: thông tin cá nhân(họ tên, quê quán, năm sinh, …) Sau đó các nguyện vọng của sinh viên sẽ được xét với tiêu chuẩn ưu tiên công việc xét duyệt cần lưu ý đến các trường hợp sinh viên là sinh viên đến từ nơi khác nhau

Thông tin sinh viên

- Tìm kiếm:

Người quả lí có thể tìm kiếm thông tin từ một sinh viên nào đó bằng cách nhập

mã số thẻ( hoặc tên , nơi sinh…) và hệ thống sẽ tìm kiếm thông tin về sinh viên này Nếu không có thì đưa ra thông báo, nếu có thì đưa ra kết quả là các thông tin liên quan đến sinh viên này

-Cập nhật:

Người quản lí có thể thay đổi thông tin của một sinh viên hay thêm một sinh viên cùng các thông tin liên quan Cán bộ quản lí cần nhập thông tin cần cập nhật và lưu lại thông tin mới trong hệ thống (đồng thời xóa bỏ thông tin cũ)

2.1.1.2 Hiển thị toàn bộ danh sách

Người dùng là cán bộ quản lí có thể xem toàn bộ danh sách sinh viên Danh sách này được sắp xếp thống kê các thông tin cần thiết cho việc quản lí

Điện nước được phụ cấp theo phòng sẽ được tính toán và đưa ra thành tiền của các phòng Thông tin này sẽ được cập nhật vào CSDL

2.1.1.3 Xử lí sinh viên ra khỏi KTX

Định kì (theo quý, theo học kì, theo năm ) KTX sẽ xét duyệt cho cá nhân, tập thể nào có nguyện vọng ra khỏi KTX Mặc khác cũng có những tập thể, cá nhân có nguyện vọng hay bị bắt buộc ra khỏi KTX đột xuất

Đối với việc xét duyệt định kì,tập thể cần có người đại diện.Việc xét duyệt theo định kì này yêu cầu có thông báo trước từ ban quản lí KTX cho toàn thể cá nhân Sau

đó cá nhân đại diện cho tập thể và cá nhân sẽ thỏa thuận với nhau về việc thanh toán cũng như hoàn thành các thủ tục khác về giấy tờ Ban quản lí sẽ xem xét và gửi thông báo cùng các hóa đơn kèm theo Sau khi sinh viên thực hiện đầy đủ yêu cầu Thu lại thẻ KTX của từng cá nhân và đưa vào danh sách rời khỏi KTX

viên hoàn tất thủ tục, nộp lại thẻ KTX, cùng các yêu cầu khác Ban quan lí sẽ lưu các trường hợp này vào danh sách riêng đối với các trường hợp rời khỏi KTX

cơ sở so sánh lượng điện năng tiêu thụ trên công tơ tổng thu được

Các thông tin liên quan đến điện sẽ được báo cáo lại với Ban quản lí KTX

cơ sở so sánh lượng nước tiêu thụ trên công tơ tổng thu được

Các thông tin liên quan đến nước sẽ được báo cáo lại với Ban quản lí KTX

dựng phầm mềm quản lí KTX cho trường CĐCN Huế Vì nó có những nét tương đồng

giống nhau( Về cơ sở vật chất, về đội ngũ quản lý )

4 Mục tiêu, yêu cầu và phương pháp nghiên cứu

* Mục tiêu

Mục tiêu được xác định hàng đầu quản lý ký túc xá nâng cao chất lượng sống cho sinh viên

 Chương trình đảm bảo được:

1 Quản lý được phòng ở trong ký túc xá

2 Quản lý sinh viên trong ký túc xá ( Danh sách sinh viên từng phòng, địa chỉ, số điện thoại liên hệ…)

3 Quản lý thu tiền ở, tiền điện nước và cấp hóa đơn

4 Quản lý nhân viên

* Yêu cầu

1 Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên trong kí túc

2 Phục vụ việc tra cứu , tìm kiếm sinh viên nhanh chóng

3 Lên được những báo cáo phục vụ quản lí (Báo cáo về tình hình sinh viên trong kí túc ,bản nhận xét lưu trú, )

* Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu là một họat động tìm kiếm, xem xét Dựa trên những số liệu, tài liệu, kiến thức,… đạt được từ các tìm hiểu trên internet…để phát hiện ra những cái

mới về bản chất sự vật, về thế giới tự nhiên và xã hội, và để sáng tạo phương pháp và phương tiện kỹ thuật mới cao hơn, giá trị hơn

Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã được

phân tích và xây dựng giải pháp

Phương pháp thu thập số liệu

 Số liệu mẫu

Thẻ nội trú:

Được lập ra để phân phát cho mỗi sinh viên khi ở trong KTX và tạo mối quan hệ ràng buộc với ban quản lý , thẻ này là căn cứ cho việc sinh viên đó là sinh viên sống trong KTX đồng thời để cho cán bộ quản lý biết được thông tin về sinh viên đó khi cần Tạo thuận lợi cho việc

quản lý

Danh sách Sinh Viên

- Có chức năng báo cáo thông tin cụ thể của từng sinh viên khi cần

Vd : mã sinh viên, tên, ngày sinh, quê quán

Danh sách nhân viên

- Có chức năng báo cáo thông tin cụ thể của từng nhân viên trong KTX

Vd : mã nhân viên, tên, ngày, điện thoại

Báo cáo thông tin nhân viên

Hóa đơn

- Được xuất ra cuối mỗi tháng để tính tiền mà mỗi phòng phải trả cho những hoạt dộng của mình ( tiền điện, tiền nước, tiền phòng)

Phiếu báo điện nước

- Báo cho sinh viên mỗi phòng về tình hình tiêu thụ điện nước của mình, và thanh toán cho ban quản lí KTX

Danh sách phòng

- Báo cáo thông tin về tình trạng mỗi phòng

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết

- Tên tài khoản

- Mật khẩu

- Quyền đăng nhập

Giao diện phần mềm

Thoát

Khi nhân viên muốn thoát khỏi chương trình thì chọn chức năng thoát để thoát khỏi phần mềm

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết

Hủy đăng nhập

Khi click vào menu chọn chức năng hủy đăng nhập

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần

phòng->Tìm kiếm

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần

phòng->Cập nhật

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết

Thông tin phòng cần nhập

Danh sách phòng

đã được cập nhật

Xem chi tiết

Kich vào Quản lý phòng -> Xem chi tiết

Tính tiền điện nước

Kich vào Quản lý phòng->click phải->chọn nhập điện nước

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết

Thông tin điện nước

Xuất kết quả tiền điện, nước

In hóa đơn

Kich vào Quản lý phòng -> click phải-> chọn danh sách hóa đơn

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần

Quản lý sinh viên

Tìm kiếm

Khi kích vào Quản lý sinh viên

->Tìm kiếm

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết

Mã sinh viên Tên sinh viên Nơi sinh

Thông tin sinh viên cần tìm

Danh sách sinh viên đã được cập nhật

Xem chi tiết

Khi kích vào Quản lý sinh viên

-> chọn sinh viên cần xem

-> Xem chi tiết

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết Tên (Mã sinh viên) cần xem Thông tin chi tiết sinh viên cần xem

Đổi phòng Khi kích vào

Quản lý sinh viên

-> Đổi phòng

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết Mã phòng cần chuyển sang

Thông tin sinh viên cần trả phòng

Loại sinh viên ra khỏi phòng

Quản lý người

dùng

Quyền Admin

Khi kích vào Quản lý người dùng

-> Quyền admin

-> Xem thông tin cá nhân

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết

Thông tin chi tiết của người đăng nhập

Trợ giúp

Hướng dẫn sử dụng

Khi kích vào Quản lý người dùng

-> Hướng dẫn

sử dụng

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết

File hướng dẫn sử dụng

Xem TT phần mềm

Khi kích vào Quản lý người dùng

-> Thông tin phần mềm

-> Danh sách phòng

Dễ nhìn, có đầy

đủ thông tin cần thiết

Danh sách các phòng

Thống kê sinh Khi kích vào Dễ nhìn, có đầy

2.Biểu đồ mức khung cảnh

3 Biểu đồ mức đỉnh

4 Biểu đồ mức dưới đỉnh( DFD)

4.1.Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng hệ thống

4.2.Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý phòng

4.3.Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lí sinh viên

4.4 Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lí người dùng

4.5 Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng thống kê

4.6 Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng trợ giúp

Từ những biểu mẫu thu thập được và những kho dữ liệu được phân tích ở trên Ta xác định được các thực thể và lập được mô hình liên kết thực thể

5 Lập mô hình liên kết thực thể

Bước 1 : Xác định các thực thể và định danh tương ứng

 Sinh viên: Mã sinh viên

 Phòng: Mã phòng

 Nhân viên: Mã nhân viên

 Hóa đơn: Mã hóa đơn

 Tiền điện: Mã công tơ điện

 Tiền nước: Mã công tơ nước

 Admin: Mã Admin

 Giường : Mã Giường

Bước 2: Xác định các thuộc tính

Sinh viên: Lớp thực thể sinh viên(SV) dùng để quản lí các thông tin về sinh

viên Lớp này bao gồm các thuộc tính sau :

 MaSV: là thuộc tính định danh chỉ mã sinh viên

 HotenSV:chỉ họ tên đầy đủ của sinh viên

 Ngaysinh: chỉ ngày tháng năm sinh của sinh viên

 SoCMND: chỉ số chứng minh thư của sinh viên

 SoDT: số điện thoại của

 Diachi: địa chỉ của sinh viên

 TrangThai: Trạng thái( lưu vết sinh viên)

Phong: Là lớp thực thể chứa các thông tin về phòng trong KTX Lớp này bao

gồm các thuộc tính sau:

 Maphong : Mã phòng ở

 Tenphong : Tên phòng ở

 Songuoitoida: Số người tối đa được ở trong 1 phòng

 Songuoihientai: Số người hiện tại được ở trong 1 phòng

 Tang: Tầng chứa phòng đó

 DienTich: Diện tích phòng

NhanVien : Là lớp thực thể chứa thông tin về nhân viên quản lí KTX Lớp này gồm các thuộc tính sau:

 MaNV: Mã nhân viên

 TenNV: Tên nhân viên

Admin : Là lớp thực thể chứa thông tin về người quản lí KTX bao gồm : quản lí

nhân viên, sinh viên… Lớp này gồm các thuộc tính sau:

 GiaDien : Mã giá công tơ điện

Tiennuoc: Là lớp thực thể chứa thông tin về tiền nước của mỗi phòng Lớp này

gồm các thuộc tính sau:

 MaNuoc: Mã công tơ nước

 Ngaylap : Ngày lập

 Chisocuoi : Chỉ số cuối

 Sokhoi : Số KiloWatt điện mà mỗi phòng đã dùng

 Thanhtien : Thành tiền

 Maphong : Mã phòng

 GiaNuoc: Mã giá công tơ nước

HoaDon: Là lớp thực thể chứa thông tin về hóa đơn tiền cần phải trả của mỗi

phòng/ tháng Lớp này gồm các thuộc tính sau:

 MaHD: Mã hóa đơn

 Ngaylap: Ngày lập

 TongTien: Tổng tiền của từng phòng tương ứng

 ThangNam: Tháng năm lập hóa đơn

 MaNV: Mã nhân viên

 Maphong: Mã phòng

Giuong: Là lớp thực thể chứa thông tin về giường của từng phòng.Lớp này

gồm các thuộc tính sau:

 MaGiuong: Mã giường

 TenGiuong: Tên giường

 TangSo: Tầng số mà giường được đặt( 2 tầng)

 MaPhong: Mã phòng chứa giường đó

 CoNguoi: Có người hay không

QLVP: Là lớp thực thể chứa thông tin về những vi phạm của sinh viên trong

thời gian ở ại KTX Lớp này gồm các thuộc tính sau:

 Noidungvipham: Nội sdung vi phạm

 NgayLap: Ngày lập

 NguoiLap: Người lập

Bước 3: : Lập mô hình thực thể liên kết (ERD)

Mô tả

MaAdmin Nvarchar(10) NOT

NULL

Mô tả

MaHD Nvarchar(10) NOT

NULL

Mô tả

MaNV Nvarchar(10) NOT

NULL

Mô tả

Maphong Nvarchar(10) NOT

NULL

Mô tả

MaSV nvarchar(10) NOT

NULL

Mô tả

MaDien nvarchar(10) NOT

NULL

Mô tả

MaNuoc nvarchar(10) NOT

NULL

Mô tả

MaGiuong nvarchar(10) NOT

NULL