Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 4 ĐH Công nghiệp TP.HCM

Qui trình quản lý phạm vi Khởi động: Bắt đầu một DA hoặc chuyển tiếp sang giao đoạn tiếp theo  Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định v

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ

CHƯƠNG 4:

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM

1

Quản lý phạm vi

2

Quản lý phạm vi

3

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?

4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4 Kiểm tra và kiếm soát phạm vi

4

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?

4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án

4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown

4.4 Kiểm tra và kiếm sát phạm vi

5

Phạm vi là gì?

Phạm vi (scope) là một danh sách tất cả những gì

mà DA phải làm DA phải có một phạm vi rõ ràng, nếu không DA sẽ không bao giờ kết thúc

Các kết quả chuyển giao (Deliverables): là những kết quả của DA sẽ chuyển giao: Phần cứng, Phần mềm (mua hoặc làm), bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương hướng chuyển giao

6

Qui trình quản lý phạm vi

 Khởi động: Bắt đầu một DA hoặc chuyển tiếp sang giao

đoạn tiếp theo

 Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung

cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai

 Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của

DA thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn

 Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi

DA

 Điều khiển thay đổi phạm vi: những thay đổi của phạm vi

DA

7

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?

4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án

4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4 Kiểm tra và kiếm soát phạm vi

8

4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi

Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp

nền tảng về phạm vi DA Tuyên bố phạm vi (scope

statement) gồm:

Kiểm chứng về DA (Project Justification)

Mô tả ngắn về sản phẩm của DA

Tổng kết về tất cả các sản phẩm trung gian của

DA

Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công

của DA

9

Tôn chỉ / Nội quy dự án

10

Tôn chỉ dự án (tt)

11

Phát biểu về phạm vi

12

Phát biểu về phạm vi (tt)

13

Xác định phạm vi

Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được

Xác định đúng phạm vi

Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí, nguồn lực

Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều khiển DA

Giúp truyền đạt rõ rãng các trách nhiệm của mỗi công việc

14

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?

4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án

4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown

4.4 Kiểm tra và kiếm soát phạm vi

Định nghĩa (Work Breakdown Structure - WBS)

WBS làmột danh sách chi tiết những gì cần làm

để hoàn thành một dự án

Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các bước để hoàn thành dự án

Tham gia xây dựng WBS: người quản lí dự án, khách hàng, thành viêntổ, người tài trợ dự án

17

Vai trò của WBS

WBS làcơ sở để ước lượng chi phí Từ WBS sẽ

có 1bức tranh chung về kinh phí dự án

WBS làcơ sở để xác định trách nhiệm giữa các

cá nhân

WBS làcơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự

án

18

Kiểu định dạng WBS

Kiểu định dạng WBS: Chart

Có 2kiểu định dạng WBS:

 Chart

 Outline

0.0 Retail Web Site

1.0 Project Management

2.0 Requirements Gathering

3.0 Analysis & Design

4.0 Site Software Development

4.1 HTML Design and Creation

4.2 Backend Software

4.2.1 Database Implementation

4.2.2 Middleware Development

4.2.3 Security Subsystems

4.2.4 Catalog Engine

4.2.5 Transaction Processing

4.3 Graphics and Interface

4.4 Content Creation

5.0 Testing and Production

Các kỹ thuật xây dựng WBS

Top-Down

Bottom-Up

Analogy

Rolling Wave

1stpass: go 1-3 levels deep

Gather (thu thập) more requirements or data

Add more detail later

Post-its on a wall

20

Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)

Top-down

Start at highest level

Systematically develop increasing

level of detail

Best if

The problem is well understood

Technology and methodology are not new

This is similar to an earlier project or problem

But is also applied in majority (phần

lớn) of situations (hoàn cảnh)

21

Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)

Bottom-up

Start at lowest level tasks

Aggregate (gộp lại) into summaries (tóm tắt) and higher levels

Cons

Time consuming (tốn nhiều thời gian)

Needs more requirements complete

Pros

Detailed

22

Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)

Analogy

Base WBS upon that of a “similar”

project

Use a template

Analogy also can be estimation basis

Pros

Based on past actual experience

Cons

Needs comparable project

Các tính chất của WBS

Cóchiều hướng trên xuống

Vd:Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn

Chú ý: Quanhệ giữa mô tả công việc và mô

tả sản phẩm

Sản phẩm: danh từ

đầu vào,

đầu ra,

động tác xử lý

Các tính chất của WBS (tt)

Côngviệc:

 Động từ

 Mô tả một quá trình hoạt động, xử lý

WBS cóthể được phân thành nhiều mức Không

phải tất cả "nhánh" của WBS đều cần chi tiết

cùngsố mức Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu

và báo cáo tómtắt thông tin tại từng mức đó

WBSviết "cái gì", chứ không viết "như thế nào";

Trìnhtự của từng công việc là không quan trọng

Chỉ xác định trình tự trong giai đoạn lập lịch trình

26

Nguồn thông tin để XD WBS

Tàiliệu:

Tàiliệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án, báo cáo nghiêncứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi

Tàiliệu không liên quan tới dự án: cho các thông tinphụ trợ Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,

Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án

27

Cấu trúc chi tiết WBS

WBS baogồm hai thành phần chính

Breakdown Structure - PBS)

Danh sách côngviệc - DSCV (Task Breakdown

Structure - TBS)

28

Danh sách sản phẩm

Mô tả theo trình tự từ trên xuống

Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp của sản phẩm Nói chung, sản phẩm càng phức tạp thì số các mức càng lớn hơn.

Sản phẩm toàn bộ và từng sản phẩm con được mô tả bằng danh từ.

Sản phẩm con C

Sản phẩm

Sản phẩm

con A

Sản phẩm con B

Sản phẩm

con B.1

Sản phẩm con B.2

Danh sách sản phẩm (tt)

Xácđịnh các công việc cần thực hiện

DSCVđược chia thành nhiều mức và mô tả

từ trên xuống dưới

DSCV cóthể được chia thành các mức khác nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản phẩm con

Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ (hànhđộng) và một bổ ngữ

Danh sỏch cụng việc (tt)

Xỏc định B-1 Đầu ra

Xỏc định

Xử lớ 1

Xỏc định

Xử lớ 2

Xỏc định

Xử lớ 3

Xỏc định B-1

Đầu vào

Xỏc định B-1

Xử lớ

31

Xõy dựng WBS

Cỏcmục tiờu dự ỏn

thành cỏc phần cú

việc chuyển giao

Các mục tiêu

dự ỏn

Sản phẩm bàn giao

Xác định các kết quả bàn giao

Thể hiện việc chuyển giao một phần hữu ích của mục tiêu d ự ỏn

32

Xõy dựng WBS (tt)

Cỏc cụngviệc cần đạt được cỏc kết quả bàn giao mốc

đó được xỏc định trong WBS

Mục tiêu

dự ỏn

kế hoạch cụng việc

định nghĩa kế hoạch

Sản phẩm bàn giao

Xác định kết quả bàn giao

Kết hợp cả 2 danh sỏch

duynhất Mó số xỏc định vị trớ, hay mức của phần tử trong WBS

Lưu ý:

Nửa trờn của WBS bao gồm cỏc mụ tả sản phẩm

Nửa dưới của WBS bao gồm cỏc mụ tả cụng việc (để ra được sản phẩm)

35

Kết hợp cả hai danh sỏch (tt)

Vớ dụ WBS chi tiết

Sản phẩm (0.0)

Sản phẩm con A (1.0) Sản phẩm con B (2.0) Sản phẩm con C (3.0)

Sản phẩm con B.1 (2.1) Sản phẩm con B.2 (2.2)

Mụ tả

Xử lớ 1 (2.1.2.1)

Mụ tả

Xử lớ 2 (2.1.2.2)

Mụ tả

Xử lớ 3 (2.1.2.3)

Mụ tả B-1 Đầu vào, Xử lớ (2.1.2), Đầu ra

36

Cỏc cỏch biểu diễn WBS

Biểu diễn theo sản phẩm

Biểu diễn theo trỡnh tự

Biểu diễn theo trỏch nhiệm

Biểu diễn theo sản phẩm

Bàn ăn 1.1

Nhà mới 0.0

Phòng bếp

1.0

Phòng khách 2.0

Ánh sáng 2.1

Phòng ngủ 3.0

Tủ bếp 1.2 Trang trí

2.2 Salon 2.3

37

Biểu diễn theo giai đoạn

Ghép sắt 1.1

Nhà mới 0.0

Móng bê tông 1.0

Tầng 1 2.0

Xây gạch 2.1.1 Trát 2.1.2

Tường 2.1

Tầng 2 3.0

Đổ móng 1.2

Cửa 2.2 Trần 2.3

38

Biểu diễn theo trách nhiệm

Cửa

1.1

Nhà mới 0.0

Đồ gỗ

1.0

Nề 2.0

Xây gạch

2.1.1 Trát 2.1.2

Tường 2.1

Điện 3.0

Cầu thang

1.2

Trần 2.2

Bể nước 2.3

Làm thế nào để xây dựng WBS

Tách các giaiđoạn thành từng sản phẩm

Tách cácsản phẩm thành từng công việc

Các côngviệc nhỏ dễ dàng ước tính và quản

lýhơn từng giai đoạn lớn

Các côngviệc cần:

Thường không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việc

Thường không nhiều hơn 70 người/giờ làm việc

Thường không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn

41

Các nội dung cần thiết cho WBS

Định hướng kết quả bàn giao

Tráchnhiệm của một cá nhân

Cóthời hạn đối với việc bắt đầu và kết thúc

Đơn vị công việc có thể quản lý được

Dễ hiểu

Cóthể đo lường được

42

Các bước xây dựng WBS

 Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện 1 nơi trong WBS

 Tàiliệu kèm theo để đảm bảo phạm vi

 Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các côngviệc dưới nó

 WBSphải nhất quán với cách thực hiện công việc

 Các thành viên nhóm DAphải tham gia xây dựng WBS

 Mỗi WBS nên có tài liệu đi kèm để đảm bảo phạm vi

 WBSphải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thayđổi

Đánh giá một WBS tốt

Mọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức thấp nhất

Mọi ô của WBS được đánh số duy nhất

Mọi ô của Danh sách sản phẩm được thể hiện bằng

danhtừ (và tính từ)

Mọi ô của Danh sách công việc được thể hiện bằng

động từ và bổ ngữ

Mọi công việc trong WBS, đều được xác định đầy

đủ

Đã được phản hồi và chấp thuận từ mọi người liên

đới đến WBS

Kiểm soát phiên bản của WBS

Nguyêntắc: không bao giờ nên vứt bỏ các phiênbản trước, để còn biết được những rắc rối nảy sinh do sự thay đổi

Đôi khi có thể quyết định trở lại kế hoạch gốc của mình

Cần ghi ngày tháng cho từng phiên bản đánh

số hiệu phiên bản

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?

4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án

4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown

4.4 Kiểm tra và kiểm soát phạm vi

45

Kiểm tra và kiểm soát phạm vi

Các yếu tố quy định phạm vi

Mở rộng phạm vi

Kiểm soát thay đổi

Thay đổi kế hoạch

Giảm thiểu mở rộng phạm vi

46

Các yếu tố quy định phạm vi

Quy định phạm vi là tài liệu dự án xác

định công việc tính đến hay không tính

đến trong dự án và gồm các yếu tố sau:

Xácđịnh giả định kỹ thuật và nghiệp vụ

Định nghĩa ràng buộc về tổ chức

Xácđịnh sản phẩm, thời gian, kinh phí

Các nhântố rủi ro

Cácchỉ tiêu hoàn tất

47

Mở rộng phạm vi

Mở rộng phạm vi là sự mở rộng phạm vi của dự án do những thay đổi không được phê duyệt hay quản lý, làm ảnh hưởng đến chi phí, chất lượng, và/hoặc thời gian của dự án

Các dự án IT rất dễ bị thay đổi phạm vi.

Ví dụ:

48

Kiểm soỏt thay đổi

Kiểm soỏt thay đổi là một kỹ thuật dựng

để đảm bảo rằng những thay đổi đó được

quản lý.

Tại sao dự ỏn thất bại? 2 trong số những

lý do thụng thường nhất đối với sự thất

bại của dự ỏn:

Khụngnhận ra sự thay đổi và sự kiện, và

Khụngquản lý hiệu quả những vấn đề này

49

Về nguyờn tắc

khuyến khớch đối với cỏc tài liệu về sự kiện hay cỏc thayđổi đề xuất khi họ nờu ra

Phản hồi, hành động, tuyờn truyền nhanh chúng để giảm rủi ro

Cỏc thành viờn của nhúm cần hiểu quy trỡnh quản lý sự thay đổi và sự kiện

Theo dừi toàndiện được yờu cầu đối với việc kiểm soỏt và truyền thụng

Baogồm tất cả cỏc khoản mục hiện tại và đó hoàn thiện

50

Cỏc tỏc nhõn gõy ra thay đổi

 Khỏch hàng

 Cỏc cơ quan/đơn vị liờn quan

 Tổ dự ỏn

 Người tài trợ

 v.v

51

Cỏc nguồn tạo thay đổi

Kiểm tra

• đơn vị

• module

• tớch hợp

• Chấp thuận

Lập trỡnh viờn làm mịn chương trỡnh

các nguồn

cụ thể của dự án

rà xét kiểm soát chất lợng chuyển đổi

Các quyết định

về chính sách

và nghiệp vụ

các tổ chức bên ngoài

Xuất hiện nhà cung cấp phần mềm mới

Các đánh giá

khác nhau của ngời sử dụng

Các yêu cầu mới và đa

ra những khám phá

Luật pháp

52

Định nghĩa thay đổi của dự ỏn:

Bất cứ hoạt động nào sau đõy thay đổi:

Phạm vi

Kết quả bàn giao

Kiến trỳc cơ bản

Chi phớ

Lịch trỡnh

53

Phõn loại thay đổi (3 loại)

Thay đổi quan trọng:

Thay đổi nhỏ:

Thay đổi mang tớnh sửa chữa/sửa lỗi:

54

Thay đổi quan trọng (lớn)

Lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và

những gì được xem là quan trọng cho dự án

Làm thayđổi cơ bản kết quả của dự án

Nhà tàitrợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây ra bởi

người tài trợ)

Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần

mềm (gây ra bởi khách hàng)

55

Thay đổi nhỏ

Không làm thayđổi kết quả chung cuộc của

dự án, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành côngcủa dự án

Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía chủ nhà - khách hàng)

Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài modulelập báo cáo (khách hàng đề nghị)

56

Thay đổi về sửa chữa/ sửa lỗi

Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ

phải bổ sung hoặc khắc phục

Dự án xây nhà: Quên chưa đi dây điện thoại ngầm

trongtường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện nổi

(do PMhoặc tổ dự án đề nghị)

Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch

huấn luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do

khách hàng pháthiện ra)

57

Khác nhau giữa rủi ro và thay đổi

Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phòng,lường trước

Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi trong tài liệu, thống nhất, cam kết

Kiểm soát thay đổi là: phát hiện, phân tích, đánh giá và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêucầu chất lượng

58

Xem xét tác động của thay đổi

Ảnh hưởng tới công việc, thời gian

Ảnh hưởng tới kinh phí

Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm

việc => phản ứng tiêu cực

Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự

án

59

Xét xem thay đổi ưu tiên

Lập danh sách những thay đổi

Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp, không cần phải thay đổi

Từ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền,

60

Thủ tục kiểm soát thay đổi

Ghi yêu cầu thay đổi

Phân tích yêu cầu thay

đổi

phân tích tác

động

Làm rõ yêu cầu thay đổi

Lập lịch biểu thực hiện

thực hiện

Viết rõ lí do từ chối

Thông báo cho người yêu

cầu thay đổi

Nhất trí?

61

Nhật ký thay đổi

Ngày tháng

Mô tả thay đổi

Phân tích tác động

Mức

ưu tiên Người khởi đầu

Người chịu trách nhiệm

Đồng ý?

Ngày hiệu lực

[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8]

Quản lý thay đổi & sự kiện

Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử

dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện?

Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo

cáo hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần

của chu kỳ kiểm soát dự án?

Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với

các khoản mục chưa được giải quyết?

Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi

hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình?

63

Quản lý thay đổi và sự kiện (tt)

Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ yếu trong phạm vi kiểm soát dự án

Hệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể đóng vai trò chủ đạo trong việc truyền thông

dự án

Một hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính

64

Tổng kết

Quản lý phạm vi dự án là gì?

 Phạm vi?

 Các sản phẩm bàn giao

Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án

Tạo cấu trúc Work Breakdown

 Các phương pháp xây dựng WBS

 Các kiểu WBS

 Các bước xây dựng WBS

 Đánh giá WBS

Kiểm tra và kiểm soát phạm vi

 Thay đổi, nhận diện thay đổi, phân loại thay đổi

 Quản lý thay đổi

65