Tự học MIcrosoft Excel 2003

Tự học MIcrosoft Excel 2003

Bảng tính điện tử Microsoft Excel

Mục lục

Mục lục 2

Phần 1 Sử dụng ứng dụng 5

1 Những bước đầu tiên với bảng tính 5

1.1 Mở (hoặc đóng) một bảng tính 6

1.2 Mở một hoặc nhiều bảng tính 6

1.3 Tạo một bảng tính mới (theo mẫu mặc định) 7

1.4 Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa 7

1.5 Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác 9

1.6 Ghi bảng tính theo kiểu dạng Text, HTML, tệp định dạng mẫu,… 9

1.7 Chuyển trạng thái làm việc giữa các tờ bảng tính 11

1.8 Sử dụng các chức năng trợ giúp sẵn có 11

1.9 Đóng một bảng tính 15

2 Điều chỉnh khung nhìn 16

2.1 Sử dụng công cụ phóng đại 16

2.2 Hiển thị hoặc giấu các thanh công cụ có sẵn 16

2.3 Cố định, không cố định các tiêu đề hàng/cột 16

2.4 Thay đổi những cấu hình chính trong ứng dụng 17

Phần 2 Các ô 18

3 Chèn dữ liệu 18

3.1 Nhập số, ngày, kí tự trong một ô 18

4 Chọn các ô 18

4.1 Chọn một ô, các ô lân cận, các ô không lân cận, toàn bộ bảng tính 18

4.2 Chọn một hàng, dãy các hàng lân cận, dãy các hàng không lân cận 20

4.3 Chọn một cột, dãy các cột lân cận, dãy các cột không lân cận 20

5 Các hàng và các cột 21

5.1 Chèn một hàng trong bảng tính 21

5.2 Xoá các hàng, các cột trong bảng tính 21

5.3 Thay đổi độ rộng của cột và độ cao của hàng 21

6 Soạn thảo dữ liệu 23

6.1 Chèn thêm nội dung vào ô, thay thế nội dung đã tồn tại trong ô 23

6.2 Sử dụng các lệnh undo và redo 23

7 Sao chép, di chuyển, xoá 24

7.1 Sao chép nội dung của một ô, dãy các ô 24

7.2 Di chuyển nội dung dãy các ô, toàn bộ các hàng, các cột trong một bảng tính, giữa các bảng tính, giữa các bảng tính đang mở 25

7.3 Xoá các nội dung của ô 27

7.4 Dùng công cụ tự động điền nội dung 27

8 Tìm kiếm và thay thế 28

8.1 Sử dụng lệnh tìm kiếm để tìm nội dung trong một bảng tính 28

8.2 Sử dụng lệnh thay thế nội dung trong một bảng tính 28

8.3 Sắp xếp dữ liệu kiểu số/kiểu kí tự theo trật tự tùy chọn 28

Phần 3 Các bảng tính 30

9 Cách trình bày các bảng tính 30

9.1 Chèn một bảng tính mới 30

9.2 Đổi tên một bảng tính 30

9.3 Xoá một bảng tính 31

9.4 Sao chép tờ bảng tính 31

9.5 Di chuyển một bảng tính trong một dãy các bảng tính hoặc giữa các bảng tính đang mở 33 Phần 4 Công thức và hàm 36

10 Các công thức số học 36

10.1 Tạo các công thức sử dụng ô tham chiếu và các thuật toán số học (cộng, trừ, nhân, chia) 36 10.2 Nhận biết và hiểu các lỗi thường gặp khi sử dụng các công thức 37

11 Ô mẫu 38

11.1 Hiểu và sử dụng ô mẫu tuyệt đối, cố định và tương đối 38

11.2 Làm việc với các hàm 40

11.3 Tạo các công thức dùng hàm logic IF 45

Phần 5 Định dạng 48

12 Các số/Các ngày 48

12.1 Định dạng các ô để hiển thị các số cụ thể của các khoảng thập phân, để hiển thị các số có/không có dấu phảy để chỉ thị hàng nghìn 48

12.2 Định dạng các ô để hiển thị ngày 49

12.3 Định dạng các ô để hiển thị ký hiệu tiền tệ 49

12.4 Định dạng các ô để hiển thị các số dưới dạng % 50

13 Định dạng nội dung 50

13.1 Thay đổi kích cỡ chữ, loại chữ 50

13.2 Dùng định dạng đối với các nội dung của ô như chữ đậm, chữ nghiêng, gạch chân, gạch chân hai gạch 51

13.3 Thay đổi màu nội dung và màu nền của các ô 52

13.4 Sao chép định dạng từ một ô/dãy các ô sang ô/dãy các ô khác 53

13.5 Để bao phủ nội dung trong một ô 53

14 Các hiệu ứng căn chỉnh biên 54

14.1 Căn chỉnh nội dung trong một dãy các ô, trái, giữa, phải, trên, dưới 54

14.2 Lập tiêu đề trên một dãy ô 54

14.3 Điều chỉnh định hướng nội dung của ô 55

14.4 Thêm các hiệu ứng biên vào một ô, hay dãy các ô 55

Phần 6 Đồ thị/Đồ hoạ 58

15 Sử dụng đồ thị/đồ hoạ 58

15.1 Tạo các loại đồ thị/đồ hoạ khác nhau từ dữ liệu trong tờ bảng tính: đồ thị dạng cột, dạng thanh, dạng đường, dạng bánh (pie) 58

15.2 Thêm một tiêu đề hoặc nhãn vào một đồ thị/đồ hoạ Tháo bỏ một tiêu đề hoặc một nhãn khỏi đồ thị/đồ hoạ 60

15.3 Thay đổi màu nền trong đồ thị/đồ hoạ 61

15.4 Thay đổi các màu cột, thanh, đường, trong đồ thị/đồ hoạ 61

15.5 Thay đổi loại đồ thị/đồ hoạ 62

15.6 Sao chép, di chuyển đồ thị/đồ hoạ trong bảng tính, giữa các bảng tính đang mở 63

15.7 Đặt lại kích thước, xoá đồ thị/đồ hoạ 64

Phần 7 Chuẩn bị xuất kết quả 65

16 Đặt cấu hình cho bảng tính 65

16.1 Thay đổi lề của bảng tính: trên, dưới, phải, trái 65

16.2 Thay đổi chiều của tờ bảng tính: dọc, ngang 65

16.3 Thay đổi kích thước trang để vừa với các nội dung của bảng tính trong một trang, hay một số trang nhất định 66

16.4 Thêm, sửa đổi kí tự trong phần header và footers của một tờ bảng tính 66

16.5 Chèn các trường: thông tin về số trang, ngày, giờ, tên tệp tin, tên bảng tính vào các header 67 17 Chuẩn bị nội dung in 68

17.1 Hiểu rõ vai trò quan trọng trong việc kiểm tra bảng tính 68

17.2 Xem trước trang in 68

17.3 Bật, tắt sự hiển thị lưới, hiển thị các tiêu đề cột, hàng in ấn 69

17.4 Tạo các hàng tiêu đề tự động trên mỗi trang in 69

18 In ấn 69

18.1 In một ô từ một sổ bảng tính, toàn bộ sổ bảng tính, các bản sao của sổ bảng tính, toàn bộ bảng tính, đồ thị được chọn 69

19 Sắp xếp dữ liệu 72

19.1 Sắp xếp cả bảng tính theo một cột: 72

19.2 Sắp xếp cả bảng tính theo tối đa ba cột: 72

19.3 Sắp xếp một vùng dữ liệu thuộc bảng tính 73

19.4 Trật tự sắp xếp mặc định 73

20 Lọc dữ liệu 74

20.1 Sử dụng chức năng lọc tự động 74

20.2 Lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện: 76

20.3 Xoá bỏ lọc dữ liệu đã thiết lập: 76

20.4 Một số hàm cơ bản 76

20.5 Hàm SUM: 76 20.6 Hàm AVERAGE: 76

20.7 Hàm COUNT: 77

20.8 Hàm MAX, MIN: 77

20.9 Hàm IF: 77 20.10 Hàm RANK: 77

20.11 Hàm VLOOKUP: 78

20.12 Hàm SUMIF: 79

20.13 Hàm COUNTIF: 80

Một tờ bảng tính gồm nhiều hàng và cột Theo mặc định, mỗi sổ bảng tính trong Excel gồm 3

tờ bảng tính được xác định bởi các thẻ hiển thị dọc phía dưới màn hình Tờ bảng tính thứ nhất

được gọi là Sheet1, tiếp theo là Sheet2… Như vậy, mỗi khi tạo một sổ bảng tính mới bạn sẽ

tạo ra 3 tờ bảng tính trắng Bạn có thể tăng hoặc giảm số tờ bảng tính trong một sổ bảng tính

Hình: 3 tờ bảng tính có tên Sheet1, Sheet2, Sheet3

1.1 Mở (hoặc đóng) một bảng tính

Khởi động Excel từ nút Start của Windows

• Nhấn chuột vào nút Start làm xuất hiện thanh thực đơn, sau đó di chuyển con trỏ chuột vào mục Programs, sau đó chọn Microsoft Office để mở Microsoft Office Excel

Hình Khởi động chương trình MS Excel

• Từ thực đơn của lệnh File, chọn lệnh Open

• Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ

• Di chuyển chuột đến tệp tin mà bạn muốn mở, sau đó nhấn đúp chuột vào tên tệp tin để

mở

• Nếu cần thay đổi thư mục khác, ta có thể sử dụng chức năng Up one level để di

chuyển lên thư mục mức cao hoặc nhấn chuột vào mũi tên trong trường Look in

Để chọn và mở nhiều tệp bảng tính cùng lúc

• Nhấn chuột vào biểu tượng Open sẽ xuất hiện hộp thoại Nhấn chuột vào tệp tin đầu tiên của khối mà bạn muốn chọn, giữ phím Ctrl sau đó nhấn chuột vào các tệp tin khác mà bạn muốn chọn Khi giải phóng phím Ctrl, các tệp tin được chọn vẫn sáng

1.3 Tạo một bảng tính mới (theo mẫu mặc định)

• Để ghi lưu bảng tính, nhấn chuột vào biểu tượng Save Nhập tên của bảng tính vào

hộp File Name, chọn thư mục sẽ chứa tệp tin, sau đó nhấn nút Save để ghi

Để ghi tệp tin vào đĩa mềm

• Nhấn chuột chọn lệnh File / Save As Một hộp thoại xuất hiện như minh hoạ

• Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống phía bên phải của trường Save in sẽ làm xuất hiện một

thực đơn như minh hoạ

• Chọn biểu tượng 3 1/2 Floppy (A:)

• Nhập tên cho bảng tính sau đó nhấn chuột vào nút Save

1.5 Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác

Để ghi một bảng tính (sử dụng tên khác)

• Nhấn chuột vào File, chọn lệnh Save As Ta có thể chọn một thư mục khác để ghi tệp tin

vào

• Nhập tên tệp tin mới trong ô File Name Chọn Save

1.6 Ghi bảng tính theo kiểu dạng Text, HTML, tệp định dạng

mẫu,…

Để ghi tệp tin với kiểu tệp tin khác Excel, ví dụ Lotus 123

• Nhấn chuột vào File để làm xuất hiện thanh thực đơn, nhấn chuột vào lệnh Save As Nếu cần bạn có thể chọn thư mục khác trong trường Look in Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở góc phải hộp Save as type: và chọn kiểu tệp tin mà bạn muốn ghi, như HTML,

RTF…Nhập tên tệp tin Nhấn chuột vào nút Save để ghi tệp tin với kiểu mong muốn

Để ghi một bảng tính phù hợp với các phiên bản Excel cũ

• Nhấn chuột vào File để làm xuất hiện thanh thực đơn Chọn lệnh Save As Chọn thư mục chứa tệp tin từ hộp danh sách Look in Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở góc phải của hộp Save as type: và chọn kiểu tệp tin mà bạn muốn ghi, ví dụ: ở đây chúng ta chọn

Microsoft Excel 5.0/95 Nhập tên tệp tin Nhấn chuột vào nút Save để ghi

Để ghi bảng tính Excel dưới dạng Text

• Nhấn chuột vào File để làm xuất hiện thanh thực đơn Chọn lệnh Save As Chọn thư mục chứa tệp tin từ hộp danh sách Look in Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở bên phải của hộp Save as type: và chọn kiểu Text mong muốn, ví dụ: Text (Tab delimited) Nhấn chuột vào nút Save để ghi

Các bảng tính mẫu (templates) là gì?

• Thông thường, khi làm việc với các bảng tính, chúng ta muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính Mỗi khi tạo một bảng tính mới, chúng ta có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng một mẫu bảng tính đã có sẵn Mẫu bảng tính này được gọi là

template Các mẫu được lưu trữ với phần mở rộng là XLT và khi chúng được sử dụng để

tạo ra bảng tính mới, một bản sao của bảng gốc được tạo ra Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên Để tạo mẫu bảng tính, trước tiên cần định dạng một tờ bảng tính mới có tất cả các thành phần mà bạn muốn và sau đó ghi lại dưới dạng tệp tin

.XLT

Để ghi một sổ bảng tính như một tệp tin mẫu

• Bạn có thể ghi sổ bảng tính giống như một tệp tin mẫu Excel bằng cách chọn Template từ phần Save as type của hộp thoại Save

Để sử dụng một mẫu

• Từ thanh thực đơn File, chọn New để hiển thị hộp thoại New

• Chọn mẫu mà bạn muốn Chú ý rằng bạn thường nhìn thấy rất nhiều thẻ trên hộp thoại

này, ví dụ như General và Spreadsheet Solutions Nếu bạn muốn dùng mẫu mặc định, chọn Workbook từ thẻ General

• Chọn OK để mở một bản sao của mẫu, cụ thể là một Workbook

Để ghi một tệp tin với một kiểu phù hợp để có thể đưa lên trang Web

• Nhấn chuột vào File để làm xuất hiện thanh thực đơn, chọn lệnh Save As Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở bên phải của hộp Save as type, và chọn kiểu tập tin mà bạn muốn ghi, cụ thể là WebPage(.htm:*.html)

• Nhập tên tệp tin Nhấn chuột vào nút Save để ghi tệp tin với kieu tệp tin mong muốn Một

số thông tin định dạng nguyên bản có thể bị mất trong khi xử lý

1.7 Chuyển trạng thái làm việc giữa các tờ bảng tính

Để chuyển giữa các tờ bảng tính khác nhau trong cùng một sổ bảng tính

• Nhấn chuột vào phần tên của tờ bảng tính mong muốn, được hiển thị dọc phía dưới màn hình của bạn, như minh hoạ

Để chuyển giữa các sổ bảng tính đang mở khác nhau (sử dụng thanh trạng thái các cửa sổ)

• Nhấn chuột vào biểu tượng sổ bảng tính mong muốn, được hiển thị trong thanh trạng thái các cửa sổ, đặt dọc phía dưới màn hình của bạn, như minh hoạ

Để chuyển giữa các sổ bảng tính đang mở khác nhau (sử dụng thanh thực đơn của Window)

• Trong cửa sổ chương trình Excel, nhấn chuột vào lệnh Window, bạn sẽ thấy xuất hiện danh sách các sổ bảng tính như minh hoạ (trong trường hợp này là Book1 và Book2)

1.8 Sử dụng các chức năng trợ giúp sẵn có

Người trợ giúp là gì?

• Theo mặc định, người bạn nhỏ bé thân thiện này sẽ quan sát những gì bạn làm và đưa ra những lời khuyên để làm sao bạn có thể làm việc hiệu quả hơn

Để hiển thị Người trợ giúp

• Nhấn chọn thực đơn Help-> Show the Office Assistant

Hiển thị những lời khuyên thông qua Người trợ giúp

• Người trợ giúp văn phòng sẽ hiển thị một bóng đèn sáng, như minh hoạ Nếu bạn nhấn vào Người trợ giúp với đèn được hiển thị thì bạn sẽ nhìn thấy một lời khuyên được đưa ra

Để che giấu Người trợ giúp

• Nhấn chuột phải vào Người trợ giúp văn phòng, chọn lệnh Hide trong hộp lệnh của màn

hình nền

Sử dụng trợ giúp ‘what is this’ trong hộp thoại

• Trong nhiều hộp thoại, bạn sẽ nhìn thấy biểu tượng dấu hỏi chấm ở góc trên bên phải của

hộp thoại Ví dụ, nếu bạn nhấn chuột vào Format sẽ làm xuất hiện thanh thực đơn và sau khi chọn lệnh Cells, nó sẽ hiển thị hộp thoại định dạng các ô Nếu chúng ta muốn biết ý nghĩa của các chức năng trong Category, bạn nhấn chuột vào biểu tượng dấu hỏi chấm, và khi nhấn chuột vào vùng Category, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện, như minh hoạ, để giải

thích chức năng của công cụ mà bạn vừa nhấn chuột vào

Hộp thoại Microsoft Excel Help

• Nhấn chuột vào nút Help để hiển thị hộp thoại

• Có 3 thẻ mà bạn có thể chọn: Contents, Answer Wizard và Index

Trợ giúp Microsoft Excel-Thẻ Content

• Chọn thẻ Contents trong hộp thoại Microsoft Excel Help hiển thị như sau:

• Góc trên, bên trái của hộp thoại liệt kê các chủ đề Nhấn chuột vào bất kì kí hiệu + nào

cũng sẽ mở rộng các tuỳ chọn sẵn có Nhấn chuột vào một chủ đề ở phần bên trái sẽ hiển thị thông tin ở phần bên phải của hộp thoại

Trợ giúp Microsoft Excel-Thẻ Answer Wizard

• Chọn thẻ Answer Wizard trong hộp thoại Microsoft Excel Help hiển thị như sau:

• Đánh một câu hỏi và nhấn chuột vào nút Search Ví dụ: chúng ta hỏi về cách đặt lề của

trang

• Nhấn chuột vào nút Search sẽ hiển thị các thông tin như sau:

• Nhấn chuột vào liên kết ‘Set page Margins’, sẽ hiển thị trợ giúp sau:

Trợ giúp Microsoft Excel-Thẻ Index

• Chọn thẻ Index trong hộp thoại Microsoft Excel Help hiển thị cửa sổ sau:

• Cuộn danh sách xuống phía dưới và việc chọn mục sẽ hiển thị trợ giúp mong muốn bên

phải Hoặc bạn có thể nhập một từ khoá và nhấn chuột vào nút Search

About Microsoft Excel

• Nhấn chuột vào tuỳ chọn này trong thanh thực đơn của Help sẽ hiển thị hộp thoại dưới

đây Màn hình sẽ hiển thị loại thông cáo chính xác của ứng dụng và hiển thị số đăng kí sản phẩm của bạn (không có minh hoạ vì các lý do bảo mật)

1.9 Đóng một bảng tính

Để đóng một bảng tính

• Từ thanh thực đơn của lệnh File, chọn lệnh Close Bạn sẽ được hỏi là có muốn ghi bất kì

sự thay đổi nào mà bạn đã làm trong tệp tin không Chọn Yes để ghi, hoặc No để bỏ qua mọi sự thay đổi Nếu bạn ghi vào một tệp tin mới, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện Trong ô

File name, nhập tên tệp tin và nhấn chuột vào nút Save

2 Điều chỉnh khung nhìn

2.1 Sử dụng công cụ phóng đại

Để tăng độ lớn khung nhìn

• Sử dụng biểu tượng Zoom trong thanh công cụ của Excel

2.2 Hiển thị hoặc giấu các thanh công cụ có sẵn

Để hiển thị hoặc giấu một thanh công cụ

• Để hiển thị một thanh công cụ, chọn lệnh Toolbars từ thực đơn View để hiển thị thực đơn thả xuống từ Toolbars Một danh sách các thanh công cụ được hiển thị

• Chọn thanh công cụ mà bạn muốn hiển thị bằng cách nhấn chuột vào nó

Để huỷ việc cố định các ô

• Từ thanh thực đơn của Window, chọn Remove Split

2.4 Thay đổi những cấu hình chính trong ứng dụng

Để thay đổi các cấu hình chính

• Nhấn chuột vào Tools để hiển thị thanh thực đơn và chọn lệnh Options để hiển thị một hộp thoại Nhấn chuột vào thẻ General

Để đặt tên người sử dụng:

• Nhập tên của bạn vào ô User Name trong hộp thoại

Để đặt thư mục mặc định:

• Nhập đường dẫn tới thư mục mà bạn muốn đặt làm thư mục mặc định trong ô Default file

location của hộp thoại Thư mục mặc định này cũng xuất hiện trong các hộp thoại mở và ghi của Excel

Phần 2 Các ô

3 Chèn dữ liệu

3.1 Nhập số, ngày, kí tự trong một ô

Để nhập các số

• Chọn ô mà bạn muốn nhập số và gõ các kí tự dưới dạng số vào ô đó Nếu bạn muốn tạo số

âm, hãy đánh dấu - vào trước nó hoặc trước phần ngoặc đơn (số được đóng trong ngoặc đơn)

• Để chỉ thị phần thập phân, bạn dùng dấu

• Các số được xếp bên phải theo mặc định Nếu bạn muốn nhập một số hoặc công thức dưới

dạng text, đánh một dấu tĩnh lược (‘) trước nó

Để nhập ngày/giờ

• Chọn ô mà bạn muốn nhập ngày/giờ, sau đó đánh ngày/giờ vào

• Ngày được tách biệt bởi các dấu (- hoặc /)

• Nhập ngày hiện tại, ấn tổ hợp phím Ctrl+; nhập giờ hiện tại, ấn tổ hợp phím Ctrl+:

Để nhập kí tự vào một ô

• Nhấn chuột vào ô và bắt đầu đánh kí tự mà bạn muốn xuất hiện trong ô đó Nhớ rằng, để

di chuyển sang ô tiếp theo sử dụng phím Tab Để di chuyển xuống một ô nhấn phím

Để chọn dãy các ô bằng cách kéo di chuột

• Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dãy các ô

• Giữ chuột trái, sau đó kéo sang các ô mà bạn muốn chọn

Để chọn dãy các ô lân cận ( tạo thành một khối chữ nhật)

• Nhấn chuột vào ô đầu tiên của khối chữ nhật

• Giữ phím Shift

• Di chuyển xuống ô mà bạn muốn đánh dấu ở góc phải phía dưới của khối chữ nhật

• Nhấn chuột vào ô cuối cùng của khối mong muốn

• Nhấn chuột phải lên phần tên của một tờ bảng tính để hiển thị hộp lệnh

• Chọn Select all Sheet

4.2 Chọn một hàng, dãy các hàng lân cận, dãy các hàng không lân

• Đánh dấu chuột vào tiêu đề của các hàng khác mà bạn muốn chọn

• Nhấn chuột vào hàng cuối cùng mà bạn muốn chọn

• Giải phóng phím Shift

Để chọn dãy các hàng không lân cận

• Nhấn chuột vào số tiêu đề đầu tiên của hàng mà bạn muốn chọn

• Giữ phím Ctrl

• Đánh dấu chuột vào tiêu đề của các hàng khác mà bạn muốn chọn

• Nhấn chuột vào số các hàng tiếp theo mà bạn muốn chọn

• Giải phóng phím Ctrl Các hàng được chọn sẽ còn lại như minh hoạ

4.3 Chọn một cột, dãy các cột lân cận, dãy các cột không lân cận

• Đánh dấu chuột vào tiêu đề của các cột khác mà bạn muốn chọn

• Nhấn chuột vào cột cuối cùng mà bạn muốn chọn

• Giải phóng phím Shift

Để chọn một dãy các cột không lân cận

• Nhấn chuột vào chữ tiêu đề đầu tiên của cột mà bạn muốn chọn

• Giữ phím Ctrl

• Đánh dấu chuột vào tiêu đề của các cột khác mà bạn muốn chọn

• Nhấn chuột vào chữ tiêu đề các cột tiếp theo mà bạn muốn chọn

• Giải phóng phím Ctrl Các cột được chọn sẽ còn lại như minh hoạ

5 Các hàng và các cột

5.1 Chèn một hàng trong bảng tính

Để chèn một hàng trong một bảng tính

• Chọn hàng sẽ được di chuyển xuống khi hàng mới được chèn trên nó

• Để chọn nhiều hơn một hàng thì kéo di chuột dọc theo các tiêu đề hàng

• Nhấn chuột phải theo các hàng được chọn để hiển thị hộp lệnh Chọn Insert Hoặc nhấn

chọn thực đơn Insert ->Row

Để chèn một cột trong bảng tính

• Chọn cột sẽ di chuyển sang phải khi cột mới được chèn vào

• Để chọn nhiều hơn một cột, kéo con trỏ chuột dọc theo các tiêu đề cột

• Nhấn chuột phải theo các cột được chọn để hiển thị một thực đơn Chọn Insert Hoặc

nhấn chọn thực đơn Insert ->Columns

5.2 Xoá các hàng, các cột trong bảng tính

Để xoá một hàng hoặc một cột

• Chọn các hàng hoặc các cột mà bạn muốn xoá

• Nhấn chuột phải vào hàng hoặc cột đã chọn và chọn Delete trong hộp lệnh Hoặc nhấn

chọn thực đơn Edit -> Delete

5.3 Thay đổi độ rộng của cột và độ cao của hàng

Để thay đổi độ rộng của một cột hay một nhóm cột được chọn

• Di chuyển con trỏ chuột di chuyển vào đường giao tiêu đề của cột được chọn với một cột khác, kết quả là con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng

• Nhấn phím chuột và kéo sang phía trái để giảm kích thước cột hoặc sang phía phải để tăng kích thước cột

Chú ý: Nếu bạn nhập ký tự mà làm mở rộng kích thước cột, nó sẽ tràn sang cột tiếp theo

hay ô không chứa dữ liệu bên cạnh Nếu ô đó chứa dữ liệu, việc ghi vào sẽ bị chặt bớt tại cạnh của ô không chứa dữ liệu Mặc dù toàn bộ việc ghi vào không xuất hiện nhưng nó sẽ

không bị ảnh hưởng Nếu bạn nhập một số mà bị mở rộng cột, các dấu ### sẽ xuất hiện

trong ô để bạn biết cột không đủ rộng, khi đó bạn phải tăng độ rộng của cột

Để đặt độ rộng cột thay đổi phù hợp với dữ liệu một cách tự động

• Tìm ra đường giao tiêu đề phía bên phải của cột được chọn

• Nhấn đúp chuột vào đường giao để làm cho cột thay đổi vừa với dữ liệu nhập vào Cột sẽ được mở rộng theo dữ liệu nhập vào

Để thay đổi độ rộng của nhiều cột một cách tự động

• Chọn nhiều cột và thao tác thay đổi độ rộng cột như đã làm với một cột Nháy đúp chuột vào viền bên phải tiêu đề của cột trong bất kì các cột nào đang sáng Độ rộng của các cột

sẽ thay đổi phù hợp với sự nhập vào lớn nhất

Để đặt độ rộng cột mặc định

• Từ thanh thực đơn của lệnh Format, chọn Column standard width để hiển thị hộp thoại

Standard width Nhập độ rộng mới cho các cột, sau đó nhấn nút OK

Để thay đổi độ rộng của một hàng hay một nhóm hàng được chọn

• Di chuyển con trỏ chuột di chuyển vào đường giao tiêu đề của hàng được chọn với một hàng khác bất kỳ

• Nhấn phím chuột và kéo lên trên để giảm kích thước hàng hoặc kéo xuống dưới để tăng kích thước hàng

Để thay đổi độ cao của hàng

• Chọn các hàng mà bạn muốn thay đổi Từ thanh thực đơn của lệnh Format, chọn Row và chọn Height từ thực đơn Format Row Nhập giá trị bạn muốn (từ 0 đến 409) trong hộp

Row Height Nhấn nút OK để kết thúc

Để thay đổi chiều cao của hàng một cách tự động phù hợp với dữ liệu

• Chọn các hàng mà bạn muốn thay đổi

• Từ thanh thực đơn của lệnh Format, chọn Row và chọn Autofit từ thực đơn Format

Row

6 Soạn thảo dữ liệu

6.1 Chèn thêm nội dung vào ô, thay thế nội dung đã tồn tại trong

ô

Để thêm các nội dung vào ô, hoặc để thay đổi các nội dung đã tồn tại trong một ô

• Nhấn chuột vào ô có chứa dữ liệu mà bạn muốn thay đổi Trong ví dụ minh hoạ, chúng ta

nhấn chuột vào ô A2 chứa các kí tự Accounts for 2002

• Để thay đổi dữ liệu trong ô được chọn có 2 cách để làm:

Cách 1: Nhấn chuột vào phần nội dung xuất hiện trên thanh soạn thảo và sửa lại nội dung

Nhấn phím Enter để kết thúc hoặc nhấn nút Cancel để trở lại trạng thái cũ không sửa đổi

Cách 2: Nhấn đúp vào ô ( hoặc nhấn phím F2) có nội dung dữ liệu mà bạn muốn soạn

thảo, và sau đó soạn thảo dữ liệu trực tiếp trong ô đó Nhấn phím Enter để kết thúc hoặc nhấn nút Cancel để trở lại trạng thái cũ không sửa đổi

Để thay thế nội dung đã tồn tại trong ô

• Nhấn chọn ô mà bạn muốn thay thế Nhập vào dữ liệu mới, tự động nội dung mới thay thế cái cũ Nhấn phím Enter để kết thúc hoặc nhấn nút Cancel để trở lại trạng thái cũ không sửa đổi

6.2 Sử dụng các lệnh undo và redo

Để undo một lệnh

• Nhấn chuột vào biểu tượng Undo trên thanh công cụ

Hoặc chọn Undo từ thanh thực đơn của lệnh Edit

Hoặc ấn Ctrl+Z

Để Redo một lệnh

• Nhấn vào biểu tượng Redo trên thanh công cụ

7 Sao chép, di chuyển, xoá

7.1 Sao chép nội dung của một ô, dãy các ô

Để sao chép nội dung từ ô này đến ô khác trong bảng tính

• Chọn ô (hoặc dãy các ô) mà bạn muốn sao chép

• Nhấn Ctrl+C (hoặc chọn thực đơn lệnh Edit-> Copy, hoặc nhấn nút Copy trên thanh lệnh)

để sao chép nội dung được chọn vào Windows clipboard

• Nhấn chuột chọn ô mà bạn muốn đặt nội dung sao chép

• Nhấn Ctrl+V (hoặc chọn thực đơn lệnh Edit-> Paste, hoặc nhấn nút Paste trên thanh lệnh)

để dán nội dung vào ô

Để sao chép một hàng hoặc một cột trong một tờ bảng tính

• Chọn hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép

• Nhấn Ctrl+C để sao chép dãy được chọn vào Windows clipboard

• Chọn hàng hoặc cột mà bạn muốn dán nội dung đã được sao chép

• Nhấn Ctrl+V để dán nội dung

Để sao chép dãy ô giữa các bảng tính

• Chọn ô (hay dãy ô) mà bạn muốn sao chép

• Nhấn Ctrl+C để sao chép dãy ô được chọn vào Windows clipboard

• Mở bảng tính mà bạn muốn đặt nội dung sao chép Nhấn chuột tại ô mà bạn muốn dán nội dung đã sao chép

• Nhấn Ctrl+V để dán nội dung

Sao chép một hàng hay một cột giữa các bảng tính

• Chọn hàng hay cột mà bạn muốn sao chép

• Nhấn Ctrl+C để sao chép dãy được chọn vào Windows clipboard

• Nhấn chuột vào tên của tờ bảng tính (ở phía dưới màn hình Excel) mà bạn muốn sao chép đến,

• Chọn hàng hay cột mà bạn muốn dán dữ liệu vào

• Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép

Sao chép dãy các ô giữa hai tờ bảng tính khác sổ

• Chọn ô (hay dãy các ô) mà bạn muốn sao chép

• Nhấn Ctrl+C để sao chép dãy được chọn vào Windows clipboard

• Chuyển sang (hoặc đã mở hoặc tạo mới) một sổ bảng tính thứ hai

• Nhấn chuột vào thẻ bảng tính để chọn bảng tính mong muốn trong sổ bảng tính thứ 2

• Nhấn chuột vào thẻ bảng tính (ở phía dưới màn hình Excel) của bảng tính mà bạn muốn sao chép đến

• Nhấn chuột vào vị trí mà bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép vào

• Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép

Để sao chép một hàng/cột từ một bảng tính trong một sổ bảng tính sang bảng tính trong một sổ bảng tính khác

• Chọn hàng hay cột mà bạn muốn sao chép

• Nhấn Ctrl+C để sao chép dãy được chọn vào Windowns Clipboard

• Chuyển sang (hoặc đã mở hoặc tạo mới) một sổ bảng tính thứ hai

• Nhấn chuột vào thẻ bảng tính để chọn bảng tính mong muốn trong sổ bảng tính thứ 2

• Nhấn chuột vào thẻ bảng tính (ở phía dưới màn hình Excel) của bảng tính mà bạn muốn sao chép tới

• Chọn hàng hay cột mà bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép vào

• Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép

7.2 Di chuyển nội dung dãy các ô, toàn bộ các hàng, các cột trong

một bảng tính, giữa các bảng tính, giữa các bảng tính đang

mở

Để di chuyển dãy các ô trong một bảng tính

• Chọn ô (hay dãy các ô) mà bạn muốn di chuyển

• Nhấn Ctrl+X để di chuyển dãy được chọn vào Windows clipboard

• Nhấn chuột vào vị trí mà bạn muốn dán dữ liệu đã được sao chép

• Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã được sao chép

Để di chuyển một hàng hoặc một cột trong tờ bảng tính

• Chọn hàng hoặc cột mà bạn muốn di chuyển

• Nhấn Ctrl+X để sao chép dãy được chọn vào Windows clipboard

• Chọn hàng hoặc cột mà bạn muốn dán dữ liệu đã được sao chép vào

• Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép

Để di chuyển dãy các ô giữa các bảng tính

• Chọn ô (hay dãy các ô) mà bạn muốn di chuyển

• Nhấn Ctrl+X để di chuyển dãy được chọn vào Windows clipboard

• Nhấn chuột vào thẻ bảng tính (ở phía dưới màn hình), của bảng tính mà bạn muốn sao chép tới Nhấn chuột vào vị trí mà bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép vào

• Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép

Để di chuyển một hàng hay một cột giữa các bảng tính

• Chọn hàng hay cột mà bạn muốn sao chép

• Nhấn Ctrl+C để di chuyển dãy được chọn vào Windows clipboard

• Nhấn chuột vào thẻ bảng tính (ở phía dưới màn hình Excel của bạn), của bảng tính mà bạn muốn di chuyển tới

• Chọn hàng hay cột mà bạn muốn dán dữ liệu vào

• Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép

Để di chuyển dãy các ô của trên một tờ bảng tính sang sổ bảng tính khác

• Chọn ô (hay dãy các ô) mà bạn muốn di chuyển

• Nhấn Ctrl+X để di chuyển dãy được chọn vào Windows clipboard

• Chuyển sang (hoặc đã mở hoặc tạo mới) một sổ bảng tính thứ hai

• Nhấn chuột chọn tờ bảng tính mong muốn trong sổ bảng tính thứ 2

• Nhấn chuột vào tờ bảng tính (ở phía dưới màn hình Excel ) mà bạn muốn sao chép tới

• Nhấn chuột vào vị trí mà bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép

• Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép

Để di chuyển một hàng/cột từ một bảng tính trong một sổ bảng tính sang bảng tính trong một sổ bảng tính khác

• Chọn hàng hay cột mà bạn muốn di chuyển

• Nhấn Ctrl+X để di chuyển dãy được chọn vào Windows clipboard

• Chuyển sang (hoặc đã mở hoặc tạo mới) một sổ bảng tính thứ hai

• Nhấn chuột vào thẻ bảng tính để chọn bảng tính mong muốn trong sổ bảng tính thứ 2

• Nhấn chuột vào thẻ bảng tính (ở phía dưới màn hình Excel của bạn) của bảng tính mà bạn muốn sao chép tới

• Chọn hàng hay cột mà bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép vào

• Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép

7.3 Xoá các nội dung của ô

Để xoá các nội dung của một ô hoặc một dãy

• Chọn ô hay dãy mà bạn muốn xóa Nhấn phím Delete Nếu bạn xoá các giá trị của các ô,

mà đang được sử dụng dưới dạng công thức, các công thức sẽ bị lỗi

7.4 Dùng công cụ tự động điền nội dung

Để sử dụng công cụ tự động điền đầy

• Nhập giá trị ban đầu của một chuỗi mà bạn muốn tạo ra

• Nhập giá trị thứ hai trong ô tiếp theo

• Di chuyển con trỏ chuột tới dấu vuông đen ở phía dưới, bên phải của vùng được chọn Khi con trỏ chuột di qua vùng này, nó sẽ thay đổi hình dạng, từ dấu thập trắng lớn sang dấu thập đen nhỏ

• Giữ nguyên chuột và kéo đến nơi mà bạn muốn mở rộng dãy

• Khi bạn giải phóng nút chuột dãy sẽ được điền đầy với các giá trị tăng dần Tự động điền được dùng cho các chuỗi số, các ngày của tuần, hay các tháng của năm

Trước khi sử dụng Autofill Sau khi sử dụng Autofill

Để biết các chức năng nào có sẵn trong Autofill

• Nhấn chuột vào Tools để làm xuất hiện thanh thực đơn và chọn lệnh Options Từ hộp thoại chọn thẻ Custom List Bạn sẽ nhìn thấy một loạt các danh sách như hình minh họa

dưới đây

8 Tìm kiếm và thay thế

8.1 Sử dụng lệnh tìm kiếm để tìm nội dung trong một bảng tính

Để tìm ký tự trong một bảng tính

• Đặt con trỏ chuột vào nơi mà bạn muốn bắt đầu tìm kiếm

• Chọn lệnh Find từ thanh thực đơn của Edit, hoặc nhấn Ctrl+F để hiển thị hộp thoại Find

• Đánh ký tự mà bạn muốn tìm vào ô Find what

• Nhấn chuột vào nút Find next để tìm sự xuất hiện tiếp theo của kí tự mà bạn đang tìm

kiếm

8.2 Sử dụng lệnh thay thế nội dung trong một bảng tính

Để tìm và thay thế ký tự trong một bảng tính

• Đặt con trỏ vào nơi mà bạn muốn bắt đầu tìm kiếm

• Chọn lệnh Replace từ thanh thực đơn của Edit, hoặc nhấn Ctrl+H để hiển thị hộp thoại

Replace

• Đánh ký tự mà bạn muốn tìm và thay thế vào ô Find what, chiều dài kí tự lớn nhất là 255

• Đánh kí tự thay thế vào ô Replace with Chọn theo các bước sau:

- Find next: tìm sự xuất hiện tiếp theo của kí tự

- Replace: thay thế chuỗi kí tự này

- Replace All: sẽ thay thế tất cả sự xuất hiện của kí tự trong phần Find what bằng các kí tự trong phần Replace With

• Chọn Cancel để dừng việc tìm kiếm hoặc đóng hộp thoại

8.3 Sắp xếp dữ liệu kiểu số/kiểu kí tự theo trật tự tùy chọn

Để sắp xếp một danh sách sử dụng biểu tượng Sort

• Trong dữ liệu của bạn, nhấn chuột vào cột mà bạn muốn sắp xếp, sau đó nhấn chuột vào

biểu tượng Sort Ascending hoặc biểu tượng Sort Descending

Phần 3 Các bảng tính

9 Cách trình bày các bảng tính

9.1 Chèn một bảng tính mới

Để chèn một trang bảng tính

• Nhấn chuột phải vào bảng tính mà bạn muốn chèn một bảng tính mới trước nó Trong

trường hợp này chúng ta chọn hai bảng tính Từ hộp lệnh của màn hình, chọn lệnh Insert,

như minh hoạ

• Bạn sẽ nhìn thấy một hộp thoại được hiển thị, nhấn chuột vào nút OK

• Kết quả được minh hoạ như dưới đây, bảng tính thứ tư đã được chèn vào trước bảng tính thứ hai

Hoặc nhấn chọn thực đơn Insert -> Worksheet

9.2 Đổi tên một bảng tính

Để đổi tên một trang bảng tính

• Nhấn chuột phải vào phần tên Trong hộp lệnh , chọn lệnh Rename

• Sau đó bạn có thể đánh đè lên tên đã có sẵn từ trước của trang bảng tính

• Trong trường hợp này, tên bảng tính là Dave đã được sử dụng

• Nhấn chọn tên tờ bảng tính của sổ bảng tính mà bạn muốn sao chép

• Nhấn chuột phải vào tờ bảng tính và chọn lệnh Move or Copy

• Một hộp thoại được hiển thị

• Chọn mục Move to end

• Nhấn chuột vào Creat a copy.

• Nhấn chuột vào nút OK Kết quả như hình minh hoạ như dưới đây

Để sao chép một tờ bảng tính (cách nhanh)

• Chọn tên trang bảng tính muốn sao chép

• Giữ phím Ctrl

• Kéo phần tên của trang bảng tính đến vị trí mong muốn

• Thả phím chuột, kết quả là một bản sao của trang bảng tính xuất hiện

Để sao chép một tờ bảng tính từ sổ này sang sổ khác

• Chắc rằng bạn có hai tệp tin sổ bảng tính đang mở Cái thứ nhất chứa một tờ bảng tính mà bạn muốn sao chép sang sổ bảng tính thứ hai

• Trong sổ bảng tính thứ nhất, chọn tên bảng tính mà bạn muốn sao chép

• Nhấn chuột phải vào thẻ bảng tính và chọn lệnh Move or Copy

h

• Một hộp thoại xuất hiện Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống bên phải của trường To book của hộp thoại Chọn tên của sổ bảng tính thứ hai (Book2, như trong ví dụ minh hoạ)

• Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống bên phải của trường Before Sheet của hộp thoại Chọn

bảng tính mà bạn muốn chèn bản sao vào phía trước

• Nhấn chuột vào Creat a copy

• Nhấn chuột vào nút OK Ví dụ được minh hoạ dưới đây (trong ví dụ này chúng tôi chọn

• Nhấn chuột phải vào thẻ bảng tính, và chọn lệnh Move or Copy

• Một hộp thoại sẽ xuất hiện Sử dụng trường Before Sheet của hộp thoại, để quyết định di chuyển bảng tính đến nơi nào Chắc rằng Create a copy không được chọn

• Nhấn chuột vào nút OK Một ví dụ minh hoạ ở phía dưới Trong ví dụ này, Sheet1 được

di chuyển đến trước Sheet3

Để di chuyển một tờ bảng tính trong sổ bảng tính (cách nhanh)

• Chọn thẻ bảng tính của bảng tính mà bạn muốn di chuyển

• Kéo thẻ bảng tính, về phía phải hoặc phía trái tới vị trí mong muốn Khi bạn nhìn thấy một mũi tên nhỏ chỉ xuống, nó chỉ thị bảng tính đó sẽ được di chuyển, khi bạn giải phóng chuột

• Giải phóng chuột và bảng tính sẽ được di chuyển tới vị trí mong muốn

Để di chuyển một tờ bảng tính tới một sổ bảng tính khác

• Chắc rằng bạn có hai tệp tin sổ bảng tính đang mở Cái thứ nhất chứa một bảng tính mà bạn muốn di chuyển đến sổ bảng tính thứ hai

• Trong sổ bảng tính thứ nhất, chọn thẻ bảng tính của bảng tính mà bạn muốn di chuyển

• Nhấn chuột phải vào thẻ bảng tính, và chọn lệnh Move or Copy

• Một hộp thoại xuất hiện Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của trường To book của hộp thoại Chọn tên của sổ bảng tính thứ hai (Book2, như ví dụ minh hoạ)

• Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của trường Before Sheet của hộp thoại Chọn bảng tính

mà bạn muốn chèn bản sao lên trước

• Chắc rằng chức năng Create a copy không được chọn

• Nhấn chuột vào nút OK Một ví dụ được minh hoạ như dưới đây (trong ví dụ này chúng

ta chèn bản sao trước Sheet3)

Phần 4 Công thức và hàm

10 Các công thức số học

10.1 Tạo các công thức sử dụng ô tham chiếu và các thuật toán số

học (cộng, trừ, nhân, chia)

Để nhập công thức vào ô trong bảng tính

• Đặt con trỏ vào ô mà công thức sẽ xuất hiện

• Nhập dấu bằng (=)

• Nhập biểu thức mà sẽ tạo ra kết quả bạn muốn Nó có thể bao gồm các toán hạng, các giá

trị, các biến, và các kí hiệu mà biểu diễn các thủ tục toán như A5+E5

• Bạn có thể đặt công thức hiển thị trong thanh công thức Formula ở trên màn hình bằng

cách đặt con trỏ vào ô

• Nếu xuất hiện lỗi trong công thức, thông báo lỗi sẽ hiển thị và được bắt đầu với dấu #

Chú ý: Nếu bạn không thể tìm thấy nguyên nhân lỗi trong hàm, bạn có thể sử dụng Paste Function để gỡ rối cho nó Làm sáng ô có vấn đề và nhấn chuột vào biểu tượng Paste Function trên thanh công thức hay thanh công cụ

Để nhập mẫu một ô hoặc một dãy các ô bằng con trỏ chuột

• Nhập công thức tại vị trí con trỏ của ô hay dãy các ô (làm mẫu), ví dụ để nhập công thức

=E2+E5, chỉ nhập dấu bằng (=)

• Di chuyển con trỏ của tới ô mẫu đầu tiên dùng các phím mũi tên Công thức sẽ bám theo

sự di chuyển và nhập địa chỉ hiện tại vào công thức

• Nhấn Enter để hoàn thành công thức khi bạn đến được ô bạn muốn

Trình tự tính các toán tử trong Excel

• Các toán tử của Microsoft Excel được thực hiện theo thứ tự sau:

Các hàm AND, OR, NOT

Các thông báo lỗi công thức thường gặp

• Khi viết công thức, rất dễ tạo ra các lỗi: liệt kê dưới đây là một số thông báo lỗi thường gặp

#### Các nội dung của một ô không thể được hiển thị đúng do cột quá hẹp

#REF! chỉ thị rằng ô mẫu không có giá trị Điều này thường xuất hiện khi bạn xoá các ô

mà có chứa công thức

#NAME? Excel không nhận biết được các kí tự có chứa trong công thức

Trợ giúp trực tuyến với các thông báo lỗi công thức

• Bạn có thể sử dụng trợ giúp trực tuyến để nhận được các thông tin nhiều hơn về lỗi trong

các công thức và ý nghĩa của các thông báo lỗi Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft

Excel Help Khi người trợ giúp văn phòng xuất hiện, nhập từ error, sau đó nháy chuột

vào nút Search Chọn “Troubleshoot formula and error values”

• Sau đó bạn sẽ nhìn thấy hiển thị sau Từ màn hình này bạn có thể nhận được những thông tin chi tiết về mỗi loại thông báo lỗi

11 Ô mẫu

11.1 Hiểu và sử dụng ô mẫu tuyệt đối, cố định và tương đối

Địa chỉ tương đối là gì ?

• Theo mặc định Excel sử dụng địa chỉ tương đối Điều này có nghĩa là khi bạn sử dụng một công thức các thành phần trong công thức là tương đối Điều này có nghĩa là gì? Xét ví dụ sau:

Tỷ giá VAT (thuế giá trị gia tăng) được chứa trong ô E1

Trong ô B6 là giá của máy in laze, trong trường hợp này là 500

Trong ô C6 là công thức =B6*E1%

Trong ô D6 là công thức =B6+C6

Nếu chúng ta sử dụng các kỹ thuật kéo và thả để làm sáng các ô C6 và D6 và mở rộng

công thức xuống phía dưới, chúng ta mong nó làm việc tốt nhưng nó lại không

• Để thử điều này bằng cách nhấn chuột vào ô C6 và trong khi giữ phím Ctrl, nhấn chuột vào ô D6 Giải phóng phím Ctrl và hai ô sẽ được chọn

• Di chuyển con trỏ chuột, cụ thể là chấm đen vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của dãy lựa chọn

• Giữ chuột và kéo xuống hai hàng, sau đó giải phóng chuột

Những gì mà bạn nhìn thấy như sau Nếu bạn nhìn vào các ô C7 và C8 nơi mà không tính

VAT!

Nhấn chuột vào ô C7 sẽ cho chúng ta đầu mối tại sao nó lại không hoạt động Nó chứa một công thức như sau: = B7*E2%

Nghĩa là thay vì nhận tỷ giá VAT từ ô E1, công thức lại đang trỏ đến E2 (trắng)

Điều này minh hoạ cho mẫu tương đối: mẫu đang dùng X (cụ thể là phải - trái) và Y (cụ thể là trên - dưới), và sẽ luôn luôn trỏ đến nội dung của một ô riêng biệt

Địa chỉ tuyệt đối là gì?

• Theo các ví dụ trước, các mẫu tương đối đã được dùng, chúng ta có thể sửa chữa vấn đề bằng cách sử dụng địa chỉ tuyệt đối Nhớ rằng chúng ta có số %VAT trong một ô, và khi điều này được làm mẫu trong phạm vi tương đối khi kéo và thả góc công thức, sau đó công thức không được thực hiện nữa Chúng ta sẽ lại bắt đầu như sau:

Tỷ giá VAT được chứa trong ô E1

Trong ô B1 là gía của 1 máy in Laze, trong trường hợp này là 500 bảng

Trong ô C6 là công thức = B6*$E$1%

Trong ô D6 là công thức = B6+C6

Nếu chúng ta đã sử dụng các kỹ thuật kéo và thả để các ô C6 và D6 sáng và mở rộng các

công thức xuống trang dưới, chúng ta có thể mong nó làm việc tốt và nó đã làm việc tốt

• Để thử điều này nhấn chuột vào các ô C6 và trong khi giữ phím Ctrl nhấn chuột vào ô D6 Giải phóng phím Ctrl và hai ô sẽ được chọn

• Di chuyển con trỏ chuột để tạo thành chấm đen vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của dãy được chọn

• Giữ chuột và kéo xuống hai hàng sau đó giải phóng chuột

Khi bạn có thể nhìn thấy địa chỉ tuyệt đối, bạn tách cả hai phần của địa chỉ ô bởi một ký hiệu $

Trong khi nhập công thức vào bảng tính bạn có thể sử dụng phím F4 để biến đổi nhanh chóng một mẫu ô tương đối thành tuyệt đối, ví dụ: chọn 1 ô và đánh =B4 sau đó ấn phím

F4, Exel sẽ chèn các ký hiệu $ cho bạn

11.2 Làm việc với các hàm

Hàm là gì?

• Một hàm cho phép bạn tính kết quả như tổng các số, hoặc tìm trung bình của một dãy số…

Các hàm thường gặp

• Các hàm thường được sử dụng bao gồm:

AVERAGE: xác định giá trị trung bình của các ô được chọn

COUNT: đếm các đối số trong danh sách

MAX: trả lại số cực đại của danh sách các đối số

MIN: trả lại số cực tiểu của danh sách các đối số

ROUND: làm tròn các số thập phân

SUM: cộng nội dung của các ô được chọn

• Các hàm thường sử dụng nằm trong hộp Paste Function được hiển thị dưới đây:

Để sử dụng hàm SUM

• Chọn ô mà bạn muốn chứa công thức cộng Thường dưới dạng một cột hay một hàng các

số

• Nhấn chuột vào biểu tượng AutoSum trên thanh công cụ Excel sẽ tạo ra một công thức

cộng đối với dãy mà bạn muốn cộng

• Nếu dãy đúng, nhấn Enter Trong ví dụ được biểu diễn, nhấn chuột vào biểu tượng

AutoSum như sau=SUM(F3:F6) Điều này có nghĩa là các số trong dãy từ F3 đến F6 sẽ

được cộng lại với nhau

Nếu Excel không cộng đúng dãy thì bạn hãy chọn lại dãy mà bạn muốn cộng sau đó nhấn

Enter