OCD-Bai 4-Thu thap thong tin va phan tich-Dr Lan Anh

ODC

THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN

TÍCH VÀ BÁO CÁO

(ORGANIZATIONAL ANALYSIS)

MBA 2012

Giảng viên: Trương Thị Lan Anh

THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN

TỔ CHỨC

QUY TRÌNH thu thập thông tin và

THU THẬP THÔNG TIN

Cần xác định:

• Cách tiếp cận

• Mô hình/khung hướng dẫn

• Nhu cầu thông tin

• Phương pháp lấy thông tin

• Kiểm soát độ tin cậy

Các phương pháp thu thập thông tin

Quan sát

Phương pháp phối hợp

Khảo sát bằng bản câu hỏi

(Focus group)

Các phương pháp ít tương tác

• Quan sát (Observation)

• Bản câu hỏi (Questionnaire)

• Tài liệu thứ cấp (Document)

Các phương pháp tương tác cao

• Phỏng vấn từng cá nhân (Indepth interview)

• Phỏng vấn nhóm (Focus group)

• Hội thảo, hội nghị chuyên đề (Summit,

conferences)

Thảo luận: Ưu và nhược điểm của các

phương pháp thu thập thông tin?

Ví dụ: Khảo sát quan điểm nhân viên

• WHAT: Employee opinions about…

– Job satisfaction (i.e what are employees’ satisfiers?

Working motivations?)  Employee satisfaction index – Job dissatisfaction (i.e What are the employees’

dissatisfies? Reasons for their leaving? Exit interview) – Employee engagement, Employee involvement

– Employees’ organizational commitment

Các loại khảo sát nhân viên

• Khảo sát định lượng: để đo lường những

vấn đề/yếu tố cụ thể

– Phương pháp: questionnaires, data tracking

– Phân loại: Khảo sát thái độ (Attitude survey),

khảo sát dữ liệu cứng (hard data survey)

• Khảo sát định tính: để phát hiện những vấn

đề/yếu tố cụ thể

– Phương pháp: interviews, focus group, action

research

– Phân loại: có cấu trúc, bán cấu trúc, phi cấu trúc

• Một dự án OD: thường phải kết hợp

Employee satisfaction survey

• Communication is the key to successful survey

• Top management commitment is the most

motivation for employee involvement in the

survey

• Who conduct the survey?

– Internal consultants vs external consultants (i.e a third party)

– Total involvement and HR coordinator

• Employee satisfaction index (ESI): an indicator

of organizational performance

Company communication:

Why Attitude Survey?

“Our employees are our greatest asset, and their

expertise, passion and enthusiasm are key to performance Attitude survey is a periodical dialogue tool helping management and employees towards a common understanding of Company's vision, mission, objectives and practices

Participation from Everyone guarantees accuracy of facts

and success of improvement actions Mutual Respect helps to listening each other and driving

changes in our company

Trust at all levels bridges gaps for better relationships”

Attitude Survey: A Commitment

Phase 3:

Analysis, Reporting, Action Planning &

Test Run

Questionnaire Finalisation

Data Processing

& Analysis

Presentation to EXCO

General Communication and Department Action Planning

Survey Administration

1 Oct – 17 Nov

15 Jan 2007 Jan 2007

Action plan Follow

up 2007&2008 End

Q1-Communication: Internet, Newsletter, Company Briefing

Attitude Survey Process

XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊNH LƯỢNG

• Thống kê mô tả: mean, frequency

distributions, standard deviations, quartile,

median, mod

– Mô tả mẫu

– Mô tả đặc điểm của các yếu tố được đo lường

• Kiểm tra độ tin cậy: reliability, validity

• So sánh

• Kiểm định sự khác biệt: compare means

(t-test, ANOVA, MANOVA)

• Mối quan hệ: correlation matrix, regression, SEM

XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊNH TÍNH

• Tập trung vào WHY & HOW

• Các đặc tính cần tìm kiếm:

– Phân loại: Chủ đề (themes), xu hướng

(trends), khía cạnh (dimensions), mẫu hình

(patterns)…

– So sánh: khác biệt, đối chọi…

– Bối cảnh

• Phân tích nội dung (content analysis)

• Phân tích áp lực (force field analysis)

BÁO CÁO PHẢN HỒI

Hầu hết các báo cáo ban đầu bao gồm:

• Mô tả khảo sát, mục tiêu, các khía cạnh của vấn đề,

số lượng và loại câu hỏi, một số thông tin nhân khẩu

về những đối tượng trả lời khảo sát

• Các đồ thị hoặc bảng biểu của mỗi khía cạnh cho tất

cả nhân viên và cho các nhóm chính yếu trong tổ

BÁO CÁO PHẢN HỒI

• Nhận xét về các kết quả theo câu hỏi

• So sánh với các kết quả từ những khảo sát

cùng loại khác (trong và ngoài tổ chức)

• Trình bày mối quan hệ giữa khía cạnh mức độ hài lòng và khía cạnh mức độ quan trọng của các yếu tố được đánh giá

• Trình bày kế hoạch truyền thông các kết quả này đến nhân viên

• Các số liệu báo cáo đều phải có phần viết

nhận xét kèm theo

Đặc điểm của báo cáo phản hồi

7 Có ý nghĩa với người trong cuộc (significant)

8 So sánh, đối chiếu được (comparative)

9 Kết quả phản hồi là sự khởi đầu chứ không

• The score range for the

5 categories was then

defined for

interpretation and

analysis

• Survey: in Vietnamese and English, hardcopy and online

• Informants: 871/986 employees (response rate: 88.3%)

• Data collection: both hardcopy and online response

• Data processing: in scores (quantitative assessment) and

text (qualitative assessment)

• Data analysis: Generally company-wide, by locations,

functions

• Interpretation of score range:

1.00 – 1.80 Very bad / very low

The satisfaction picture

Satisfied Totally satisfied

Overall assessment of Satisfaction and

Commitment

Overall assessment of Satisfaction and

Overall satisfaction

Job retention Commitment

Notes:

• Company reputation,

Job security,

Workplace conditions

and Peer relations are

the most satisfied

factors

• Remuneration, Work

allowances, Prompt

rewards, and

Employee care are the

least satisfied factors

Areas of most and least satisfaction

Score Dimensions

satisfaction: > 3.6

STRUCTURE OF INFLUENCERS – OVERALL Company X

Chia sẻ kinh nghiệm làm khảo sát

Ít nhất một quá trình phải gồm 7 bước:

2 Giao tiếp: consultant – top management – HR

coordinator – employees

và phổ biến tiến trình thu BCH (lấy dữ liệu)

6 Báo cáo: Những phát hiện và hàm ý

kế hoạch hành động để cải tiến

Kế hoạch tiếp theo (Follow-up)

Nhà tư vấn OD và quản lý bộ phận cần có

buổi thảo luận mở với nhân viên về:

• Tổng quan về kết quả khảo sát

• Thảo luận về kết quả, phần nào áp dụng