Cty phát triển hạ tầng Tân Thành

Cty phát triển hạ tầng Tân Thành

Lời mở đầu

Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cầnphải có sự tham gia của hoạt động quản lý Trong thời gianqua nhiều doanh nghiệp của Việt Nam đã và đang thựchiện các thay đổi hệ thống quản lý Với thời cơ và tháchthức mới trong hoạt động kinh doanh, việc thay đổi hệthống quản lý cho phù hợp với điều kiện cạnh tranh, với sức

ép quốc tế hoá ngày càng tăng, là một yêu cầu có tầm quantrọng chiến lợc đối với quá trình phát triển lâu dài của cácdoanh nghiệp Việt Nam Hiệu quả hệ thống quản lý tổchức đợc thể hiện cụ thể qua hiệu quả, tính hợp lý của cơcấu tổ chức, các hệ thống nhân sự, tuyển dụng, đánh giáthực hiện công việc, đào tạo…Hệ thống quản lý tiên tiến

đòi hỏi cũng phải tơng xứng với bộ máy quản lý của doanhnghiệp

Xuất phát từ điều đó bộ máy quản lý trong một tổchức ngày cũng trở nên quan trọng trong vai trò quản lý củamình Nhng bộ máy quản lý muốn hoạt động tốt thì trớchết cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp, đó làmột cơ cấu chuyên tinh, gọn nhẹ, hợp lý không có sự chồngchéo Bộ máy quản lý hoạt động tốt đòi hỏi chất lợng độingũ quản lý cũng phải ngày càng đợc năng cao Do vậy, việctuyển dụng, bố trí, đào tạo và sử dụng cán bộ phải phù hợpvới năng lực thực sự và yêu cầu của chính vị trí quản lý ấy.Việc tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể đáp ứng mụctiêu của tổ chức là một vấn đề làm đau đầu các nhà lãnh

đạo Ngày nay xu hớng chuyển giao quản lý trực tiếp trongcác doanh nghiệp FDI (doanh nghiệp có vốn đầu t trực tiếpnớc ngoài) tạo ra ảnh hởng lan toả, tích cực góp phần nângcao năng lực cán bộ và chất lợng hệ thống quản lý trong cácdoanh nghiệp Việt Nam

Thấy đợc vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức quản

lý trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên trongthời gian thực tập tại công ty xây dựng phát triển hạ tầngTân Thành, đợc sự giúp đỡ của mọi ngời trong công ty em

đã nghiên cứu tìm hiểu về cơ cấu tổ chức quản lý củacông ty để hiểu rõ đợc sự tác động của cơ cấu tổ chứcquản lý trong hoạt động của công ty, thấy đợc mặt u vàmặt còn hạn chế

chơng I khái quát chung về công ty xây dựng

phát triển hạ tầng tân thành

1 Khát quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành

Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng Tân Thành trớc

đây là hợp tác xã vận tải Tân Thành Xuất phát từ yêu cầunhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tốc độ phát triển đô thịmột cách nhanh chóng của địa phơng cũng nh các nơikhác, nhu cầu xây dựng hạ tầng cơ sở đang tăng lên, cácthành viên sáng lập hợp tác xã đã quyết định thành lập Công

ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành cùng với việc mởrộng ngành nghề kinh doanh của mình

Công ty Tân thành đợc thành lập vào ngày 19/06/1999trên cơ sở là hợp tác xã vận tải Tân Thành Trụ sở chính củacông ty đặt tại Tổ 1 – phờng Hồng Hà, thành phố Hạ Long,tỉnh Quảng Ninh Công ty Tân Thành đợc thành lập dới sựcho phép của sở kế hoạch và đầu t Quảng Ninh – phòng

đăng ký kinh doanh và quyết định của Uỷ ban nhân dântỉnh Quảng Ninh

2 Hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1 Ngành nghề kinh doanh:

 Thi công nền móng, các công trình kỹ thuật hạ tầng

đồ thị

 Thi c«ng x©y l¾p c¸c c«ng tr×nh d©n dông, c«ngnghiÖp;

2.2 Đặc điểm hoạt động Công ty

Công ty là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng.Tuy nhiên công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hạtầng kỹ thuật Công ty có 3 mảng hoạt động chính đó là:thi công các công trình hạ tầng, thi công các công trình cấpthoát nớc, kinh doanh vật t thiết bị và vận tải hàng hoá đ-ờng bộ Đối với các công trình hạ tầng thì công ty thờng đợc

đảm nhận công việc san nền, làm đờng nội bộ, đó lànhững khâu đầu tiên của một công trình xây dựng, vìvậy một yêu cầu đặt ra là những công trình mà công ty

đảm nhận phải đảm bảo đúng tiến độ Nếu không đúngtiến độ thì sẽ ảnh hởng tới các khâu sau này của côngtrình

2.3 Kết quả kinh doanh của Công ty trong thời gian vừa qua.

Qua bảng chỉ tiêu chúng ta thấy giá trị tổng sản lợng(GTTSL) của Công ty năm sau cao hơn năm trớc: năm 2002

đạt 28.300 triệu đồng bằng 116,7% so với năm 2001; năm

2003 đạt 31.124 triệu đồng bằng 109,9% so với năm 2002;năm 2004 đạt 33.676 triệu đồng bằng 108,2% so với năm

2003 Nh vậy mức tăng trởng giá trị tổng sản lợng hàng nămcủa công ty vào khoảng từ 10-15% Đây là một thành công

đáng kể đối với một công ty có tuổi đời hơn 6 năm

2.3.2 Kết quả kinh doanh

Bảng 2: Kết quả kinh doanh

5 Tỷ suất lợi nhuận theo vốn (%) 0,9 0,91 0,99

6 Tỷ suất lợi nhuận theo chi phí

2002 (tăng 2,5%); năm 2004 đạt 25.106 triệu đồng bằng108,8% so với năm 2003 (tăng 8,8%)

VÒ lîi nhuËn cña c«ng ty n¨m sau cao h¬n n¨m tríc vµ

5) Phßng Thi c«ng

Cách bố trí mỗi phòng ban riêng biệt có u điểm là tạonên tính độc lập giữa các phòng ban hạn chế những sự tác

động gây cản trở công việc do mỗi phòng đều có chứcnăng, nhiệm vụ riêng biệt công việc của từng ngời độc lậpvới nhau

1.2 Cơ cấu nhân sự bộ máy quản lý của công ty

Hầu hết các cán bộ nhân viên của công ty đều đợc

đào tạo và đợc bố trí công việc đúng chuyên môn,nghiệp vụ của họ

Tổng cộng 48 20 14 10

Theo bảng 4 tại văn phòng công ty có 20 nhân viên cótrình độ Đại học chiếm 41,67% số lao động tại văn phòngcông ty, còn lại là lao động có trình độ cao đẳng và trungcấp, có 4 lao động phổ thông Ta thấy đa số nhân viêncủa văn phòng công ty đã đợc đào tạo đáp ứng ngày càngcao của công việc, tuy nhiên trình độ cao đẳng và trungcấp vẫn chiếm tỷ lệ lớn do vậy công ty phải quan tâm hơnnữa đến việc đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ nhânviên

 Độ tuổi của nhân viên

Bảng 5: Độ tuổi của nhân viên tại văn phòng công ty

có 14 ngời chiếm 29,17% và độ tuổi trên 50 có 9 ngờichiếm 18,75% Nhìn chung độ tuổi của nhân viên công tycòn trẻ do công ty mới thành lập đợc hơn 6 năm Chính vìtuổi đời và tuổi nghề của nhân viên còn trẻ nên kinhnghiệm làm việc còn hạn chế do đó ảnh hởng đến hiệuquả công việc Những cán bộ trên 50 đợc bố trí vào một số

vị trí chủ chốt

Về giới tính hiện tại có 32 nam chiếm 66,67% tổng lao

động của văn phòng công ty và 16 lao động nữ chiếm33,33% số lao động tại văn phòng công ty Nh vậy, số lao

động nam chiếm tỷ lệ tơng đối cao so với nữ phản ánh

đặc thù của ngành xây dựng

1.3 Trang thiết bị văn phòng tại công ty

Do địa điểm đặt văn phòng của công ty có diệntích chật hẹp nên đã ảnh hởng tới việc tu sửa nâng cấptrang bị cơ sở vật chất cho văn phòng Nhân viên phải làmviệc trong điều kiện chật hẹp, bên cạnh đó các thiết bịlàm việc lại lạc hậu, điều đó ảnh hởng rất lớn đến hiệu quảcông việc của văn phòng

Hiện nay trang thiết bị văn phòng của công ty gồm:

- Máy vi tính: 12 chiếc

- Máy in: 7 chiếc

- Máy photocopy: 2 chiếc

- Máy điều hoà: 10 chiếc

- Máy điện thoại: 10 chiếc

- Máy fax: 1 chiếc

Tất cả các máy tính của công ty đều hoạt động độclập cha đợc nối mạng nội bộ dẫn đến việc trao đổi thông

tin liên kết công việc giữa các phòng ban bị hạn chế Do sốlợng máy in ít hơn máy tính cho nên có khi 2 máy tính phảidùng chung 1 máy in điều này cũng làm giảm tốc độ xử lýcông việc

Nhìn chung trang thiết bị văn phòng công ty TânThành cha đáp ứng đợc yêu cầu của sự phát triển kinh tếchung của đất nớc Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tếthì trong thời gian tới công ty cần phải đổi mới trang thiết

bị văn phòng để tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh,giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh đứng vững trên thịtrờng

1 4 Quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

1.4.1 Những quy định chung

đạo của giám đốc.

Xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác của phòng.Thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ khác do giám

đốc, các phó giám đốc giao

Chơng trình công tác, chế độ hội họp và giao ban

Chơng trình công tác của phòng đợc lập hàng năm,hàng quý và hàng tháng

Lãnh đạo phòng làm việc theo chơng trình công tác và

sự phân công, phân nhiệm do giám đốc phê duyệt

Hàng tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm, trởng phòng hoặcphó trởng phòng đợc phân công trong trờng hợp trởngphòng đi vắng tổ chức họp phòng kiểm điểm công táctuần, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc theo kế hoạchcông tác phòng theo tháng, quí 6 tháng và năm, phân côngcông việc trong phòng, đề xuất phơng hớng hoạt độngphòng…Nội dung các cuộc họp do trởng phòng quyết định

Trởng phòng hoặc phó trởng phòng đợc phân công cóthể đột xuất triệu tập họp phòng hoặc một nhóm cán bộ

trong phòng Nội dung cuộc họp do trởng phòng hoặc phótrởng phòng phân công quyết định.

Các cuộc họp phải đợc chuẩn bị kỹ và tiến hành mộtcách khoa học để đảm bảo nội dung đa ra đợc trao đổi,thảo luận một các nguyên tắc có hiệu quả

Nội dung các cuộc họp phòng đều đợc ghi lại trong sổnhật ký biên bản họp phòng

Quan hệ công tác

- Đối với các phòng khác:

Quan hệ giữa phòng với các phòng khác tại công ty thựchiện trên cơ sở hợp tác tôn trọng và bình đẳng để hoànthành tót nhiệm vụ đợc giao và mang lại hiệu quả tốt chocông ty

Trao đổi nghiệp vụ, chế độ, thể lệ

Phối hợp hỗ trợ nhau trong việc nghiên cứu chính sách,chế độ thể lệ của Nhà nớc để đề xuất, áp dụng và thựchiện các nghiệp vụ trong hoạt động của công ty

- Đối với tổ chức và cá nhân khác

Đặt các quan hệ với các tổ chức, cá nhân trên cơ sở hợptác phát triển, vì lợi ích của công ty sau khi đã đợc Giám

đốc thông qua nội dung

Cung cấp các thông tin về hoạt động của công ty trongphạm vi theo quy định và phải đợc sự chấp thuận của Giám

đốc hoặc Phó giám đốc

1.4.2 Phòng tổ chức hành chính

Chức năng:

Phòng tổ chức hành chính: là phòng chuyên môn,tham mu cho giám đốc về công tác: tổ chức sản xuất, quản

lý và sử dụng lực lợng cán bộ công nhân viên, thực hiện cácchế độ chính sách đối với ngời lao động, công tác địnhmức trả lơng sản phẩm Công tác lễ tân tiếp khách Đảmbảo các công việc về hành chính quản trị, bảo vệ và y tếcơ quan

Nhiệm vụ:

Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các chức năngcủa phòng

Soạn thảo và trình ban hành các văn bản, quy trìnhnghiệp vụ và sổ tay nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụcủa phòng.

Xây dựng kế hoạch phát triển nghiệp vụ của phòngPhối hợp, hớng dẫn các phòng chức năng của công ty,thực hiện các công việc trong phạm vi chức trách của phòng

Xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ chức triển khai thựchiện kế hoạch đào tạo cán bộ trong toàn công ty

Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai cácnhiệm vụ của phòng định kỳ; tham mu cho ban giám đốccác vấn đề liên quan đến hoạt động của phòng

Lu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt độngcủa công ty

Thực hiện các nhiệm vụ khác đợc ban lãnh đạo công tygiao phó

1.4.3 Phòng Tài vụ

Chức năng:

Phòng Tài vụ: thực hiện các chức năng tham mu choban giám đốc về công tác tài chính, các chủ trơng chínhsách về quản lý tài chính, đảm nhiệm trọng trách về hạchtoán, đảm bảo về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh

và các hoạt động khác Xây dựng các hoạt động tài chính,kiểm tra giám sát mọi hoạt động tài chính của công ty giúpgiám đốc công ty hoạch định chiến lợc hoạt động kinhdoanh trong tơng lai

Nhiệm vụ:

Soạn thảo và trình ban hành các văn bản, quy trìnhnghiệp vụ và sổ tay nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụcủa phòng

Nghiên cứu, đề xuất các phơng án ứng dụng côngnghệ tin học trong hoạt động kế toán và thanh toán trongtoàn công ty

Phối hợp với các phòng chức năng trong toàn công tythực hiện các công việc trong phạm vi chức trách của phòng

Tổ chức đánh giá lập báo cáo kết quả triển khai cácnhiệm vụ của phòng định kỳ; tham mu cho Ban giám đốccác vấn đề liên quan hoạt động của phòng

Lu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt

Phòng Kinh tế kế hoạch: là phòng chuyên môn nghiệp

vụ, có chức năng tham mu giúp giám đốc công ty tổ chức,triển khai, chỉ đạo và trịu trách nhiệm về công tác kếhoạch, vật t, thiết bị, đấu thầu

Phân tích t vấn đầu t và phân tích các hoạt động

Phối hợp với các phòng chức năng trong công ty thựchiện các công việc trong phạm vi chức trách của phòng

Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai kếhoạch của phòng định kỳ, tham mu cho Ban giám đốc cácvấn đề liên quan đến hoạt động của phòng

Thực hiện nhiệm vụ thờng trực hoạt động đầu t đểgiúp Ban lãnh đạo công ty quyết định các phơng án đầu ttrong toàn công ty

Lu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt độngcủa phòng

Thực hiện các nhiệm vụ khác đợc ban lãnh đạo công tygiao phó

1.4.5 Phòng kỹ thuật thi công

Là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế, thi công có chứcnăng giúp giám đốc công ty tổ chức triển khai các côngviệc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật trong thi công xây lắp,khảo sát thiết kế, quản lý công trình Thực hiện công tác

an toàn, bảo hộ lao động

1.4.6 Phòng quản lý thiết bị

Có chức năng quản lý, hớng dẫn thực hiện việc khaithác có hiệu quả, các thiết bị, xe máy, các dây chuyềncông nghệ Tổ chức thực hiện các công trình, quy phạm kỹthuật trong sử dụng máy móc thiết bị

1.5 Bộ máy quản lý của công ty

Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và hai phó giám

đốc Ban giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung toàn

công ty, xét duyệt, lập kế hoạch kinh doanh cho công ty,quyết định mọi hoạt động của công ty Quan tâm chăm lo

đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn côngty

Nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc công ty

Giám đốc là ngời đại diện theo pháp luật của công ty

là ngời trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh hàngngày của công ty, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về hoạt

động kinh doanh của công ty

Quyết định các vấn đề về hoạt động hàng ngày củacông ty

Thay đổi nội dung, phạm vi, thời gian hoạt động củacông ty

Liên doanh, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, mua lại, giảithể công ty

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật các chứcdanh thuộc thẩm quyền; tổ chức tuyển dụng lao động

Đại diện công ty trong quan hệ quốc tế, tố tụng, tranhchấp

Thực hiện các quyền và nghĩa vụ đợc giao một cáchtrung thực, mẫn cán vì lợi ích hợp pháp của công ty, không

đợc tiết lộ bí mật công ty

Phó giám đốc là ngời giúp việc giám đốc Phó giám

đốc là ngời giúp việc giám đốc điều hành một hoặc một

số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công củagiám đốc, chịu trách nhiệm trớc giám đốc

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ tại công ty công ty

có chức năng tham mu, giúp đỡ cho giám đốc trong việcquản lý, điều hành hoạt động của công ty và trực tiếp hoạt

động kinh doanh

2 Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý

Là một Công ty mới thành lập lại là Công ty hoạt độngtrong lĩnh vực xây dựng Hoạt động của bộ máy quản lýcủa Công ty có nhiều thuận lợi nhng cũng đối mặt với nhiềukhó khăn Với những kết quả mà Công ty đã đạt đợc trongmấy năm qua chứng tỏ sự nổ lực cố gắng của toàn thểCông ty đặc biệt là đội ngũ cán bộ quản lý Tuy nhiên vẫntồn tại một số vấn đề cần phải xem xét

Độ tuổi trung bình của các nhân viên công ty còn trẻ,các cán bộ trẻ luôn giàu lòng nhiệt tình, hăng hái đối vớicông việc, họ là ngời trực tiếp thực hiện cấc công việc, nhát

là các công việc đòi hỏi phải sử dụng máy tính, ngoại ngữ,

trong khi đó cán bộ có thâm niên công tác cao thờng bị hạnchế bởi những kỹ năng này Đây chính là thế mạnh của bộmáy quản lý trong Công ty.

Ngoài những nhân tố bên trong thì những tác độngcủa môi trờng xung quanh cũng góp phần làm cho bộ máyquản lý của Công ty hoạt động tốt Đó chính là điều kiệnlao động Hầu hết trong các doanh nghiệp Việt Nam trình

độ lao động quản lý của chúng ta cao nhng do môi trờnglàm việc không tốt cho nên đại đa số những ngời quản lýkhông thể phát huy mọi năng lực kỹ năng của mình Khắcphục nhợc điểm này Công ty Tân Thành đã cố gắng tạomột môi trờng làm việc tốt cho toàn Công ty nói chung và

bộ máy quản lý nói riêng Mỗi cán bộ quản lý đều đợc trang

bị một bộ bàn ghế riêng, 1 máy vi tính cá nhân đều đợckết nối mạng Internet cùng 1 máy điện thoại Với nhữngtrang bị này tạo điều kiện cho các cán bộ làm tốt công việccuả mình, họ cảm thấy đợc sự quan tâm của Công ty, do

đó càng cố gắng hơn

2.2 Mặt hạn chế

Bên cạnh những u điểm thì bộ máy quản lý của Công

ty còn vấp phải một số nhợc điểm thể hiện ở những mặtsau:

Là một đơn vị mới thành lập, với cán bộ đầu vào ít

nh-ng đã phải đảm nhận nh-ngay một khối lợnh-ng lớn vì vậy đòi hỏicác cán bộ quản lý phải gánh vác trọng trách lớn làm việc 1bằng 3 Nhiều vị trí quản lý trống chờ quyết định bổ