Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho

Lời mở đầu

Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin đã và đang phát triển nh vũ bão Từ một nguồn tài nguyên tiềm năng, thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên thực sự và nó trở thành một loại hàng hoá đặc biệt Việc vận dụng nguồn tài nguyên này đã tạo nên một bớc phát triển to lớn trong lực lợng sản xuất, cơ sở hạ tầng, kinh tế xã hội, cấu trúc kinh tế, cấu trúc lao động và cách thức quản lý kinh tế xã hội Các doanh nghiệp thành công trên con đờng kinh doanh đã nhân ra vai trò rất quan trọng của hệ thống thông tin :" Hệ thống thông tin là một hệ thống trung gian quan trọng hỗ trợ thông tin tối đa giữa các hệ thống khác với nhau "

Hệ thống này giúp nhiều tổ chức, doanh nghiệp tăng lợi nhuận, mở rộng kinh doanh, giảm bớt chi phí nguồn nhân lực, tăng năng suất và hiệu quả trong việc xử

lý thông tin phức tạp Do vậy, xã hội càng phát triển thì nhu cầu sử dụng tin học càng lớn và ngợc lại sự phát triển của tin học cũng tác động trở lại, tạo điều kiện phát triển nhanh chóng hoạt động sản xuất kinh doanh

Chương I Phân tích yêu cầu

1.1 Thực trạng hiện nay của quản lý hàng tồn kho

hiện nay các công ty vừa và nhỏ vẫn duy trì phương pháp quản lý hàng tồn kho thủ công gây lãng phí thời gian,chi phí mà hiệu quả lại không cao.Vì vậy việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho là thật sự cần thiết đối với công ty.Nhưng dựa trên thực tế và phạm vi tìm hiểu của đề tài,quá trình nhập hàng vào lưu kho được kiểm tra kỹ và không có trường hợp phải trả lại hàng cho nhà cung cấp vì lý do chất lượng hàng hoặc hàng không bán được.Quá trình xuất bán,khách hàng không được trả lại hàng cho công ty sau khi đã thanh toán tiền hàng

1.2 Địa điểm khảo sát

Công ty cổ phần TM & PT GoldTech

Công ty GoldTech là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh máy tính nguyên chiếc và linh kiện

Văn phòng Công ty:

Địa chỉ: Số 106 G4 Thành Công – Hà Nội

Điện Thoại:04 292 6865

Fax: 04 556 5750

đồng bộ, laptop hay các linh kiện máy tính, thiết bị mạng, máy in, đáp ứng nhu cầu sử dụng tại gia đình hoặc tại văn phòng cho tất cả các cá nhân và doanh nghiệp…

• Sản phẩm của Gold Tech hướng đến mục tiêu: Đặc biệt với chất lượng sản phẩm tốt nhất, Giá cả hấp dẫn nhất, các dịch vụ sửa chữa, bảo hành tận nhà sẽ luôn đem đến cho khách hàng một sự yêu mến và tin tưởng mỗi khi nghĩ đến thương hiệu Gold Tech

• Sản phẩm của công ty được nhập từ các nguồn như: từ chính hãng, từ các nhà cung cấp hoặc từ 1 công ty khác Hàng sau khi nhập sẽ được lưu vào kho

1.3 Yêu cầu của chương trình

- Cuối kỳ, báo cáo, thống kê hàng hóa xuất nhập trong mỗi kỳ, lượng hàng tồn cuối kỳ mỗi kho, báo cáo xuất nhập tồn

- Giải quyết và tối ưu hóa quá trình nhập, xuất và lưu kho

- Quản lý kho tốt hơn về mặt tổng thể cũng như chi tiết

- Đưa ra các báo cáo tổng hợp và phân tích một cách tự động, nhanh chóng, kịp thời và chính xác

- Cho phép lưu trữ dữ liệu một cách nhanh nhất, an toàn nhất

Lợi ích mang lại:

- Giúp người quản lý kho xử lý công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn

- Quá trình xuất nhập hàng hóa thực hiện 1 cách nhanh chóng và thuận lợi nhất

- Giúp quản lý có cái nhìn tổng quát và nhanh chóng nhất về tình hình hàng hóa của doanh nghiệp

- Tạo điều kiện tốt hơn cho việc lưu trữ dữ liệu về hàng hóa của các kỳ một cách an toàn và bảo đảm hơn

- Tránh nhầm lẫn, sai sót, lên báo cáo dễ dàng và kịp thời

Chương II Một số vấn đề về phương pháp luận

-Hệ thống tài liệu hướng dẫn sử dụng

b Vòng đời phát triển của phần mềm

Vòng đời phát triển của phần mềm ( SDLC_System development life cycle ) là một quá trình từ khi phần mềm ra đời cho đến khi được đưa vào sử dụng và quá trình nâng cấp bảo trì phần mềm đó

Ý nghĩa của mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm :

- Đây là công những công đoạn của một quy trình thống nhất,có quan hệ mật thiết với nhau và không thể tách rời

-Trong mô hình này thì các công đoạn phía dưới chịu sự tác động của công đoạn phía trên

-Mỗi công đoạn có chức năng chuyên biệt khác nhau nhưng đều nằm trong mối quan hệ thống nhất

Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bởi mô hình thác nước như hình vẽ sau đây :

Hình 2.1 Mô hình thác nước vòng đời phát triển của phần mềm.

2.2 Các phương pháp thiết kế phần mềm

a Khái niệm module hoá :

Module là một khái niệm quan trọng trong lập trình co cấu trúc.Mỗi module được coi là một chương trình độc lập có thể gắn kết lại với nhau.Người ta dùng phương pháp module hoá để phân chia bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn,đơn giản hơn theo cấu trúc hình cây

b Phương pháp thiết kế Top Down :

Phưong pháp này gồm hai bươc như sau :

- Bước 1: Xác định vấn đề bao quát của toàn bộ bài toán

- Bước 2: Phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành những nhiệm vụ cụ thể hơn

c Phương pháp thiết kế Bottom Up :

Phương pháp này gồm hai bước như sau :

-Bước 1 :Giải quyết các vấn đề cụ thể

-Bước 2 : Phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể và gộp chúng lại từng nhóm chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính.

2.3 Quy trình trong sản xuất phần mềm :

a Xác định yêu cầu của công ty

 Mục đích : Quy trinh này nhằm xác định chính xác yêu cầu của khách hàng về phần mềm

 Dấu hiệu :

- Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu

- Lập mô hình hoạt động của hệ thống ( DFD,BFD,ERD )

 Lưu đồ :

Hình 2.2 Lưu đồ xác định yêu cầu người sử dụng

b Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

 Mục đích : Xem xét các giải pháp,soạn thảo,kí kết,theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng và thanh toán,thanh lý,nghiệm thu các hợp đồng phần mềm

 Dấu hiệu : Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm tập trung vào các dấu hiệu sau :

- Xây dựng hợp đồng phần mềm với khách hàng

Mở đầu Lập kế hoạch xác định yêu cầu

Báo cáo

Phân tích nghiệp vụ

Lập mô hình hệ thống Xác định yêu cầu của khách hàng

Quản tri viên

- Theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng.

- Thanh toán,thanh lý hợp đông phần mềm

 Lưu đồ :

Hình 2.3 Lưu đồ quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

c Quy trình phân tích thiết kế

- Thiết kế giao diện

Áp dụng lý thuyết quy trình thiết kế trong xây dựng phần mềm quản lý kho

ta có :

Mở đầu

Mở đầu

Nghiên cứu đề xuất

Xây dựng hợp đồng phần mềm

Trao đổi hợp đồng phần mềm

Thanh toán thanh lý hợp đồng Báo cáo quy trình Lập giải pháp

- Yêu cầu của phần mềm là : các chức năng mà phần mềm quản

lý kho cần có

- Kiến trúc hệ thống là : sơ đồ hình cây mô tả cấu trúc của phần mềm quản lý kho

- Thiết kế dữ liệu là : thu thập dữ liệu về hoạt động quản lý kho

và xây dựng các tệp lưu trữ dữ liệu trong cơ sỏ dữ liệu

- Thiết kế chương trình : thiết kế các module mà phần mềm quản

lý kho cần có

-Thiết kế giao diện : thiết kế màn hình để cập nhật dữ liệu và xuất các báo cáo.Phần mềm quản lý kho sử dung công cụ có sẵn của Visual Basic 6.0 để thiết kế giao diện và sử dụng Crystant Report để thiết kế báo cáo đầu ra

 Dấu hiệu :

-Thiết kế cấu trúc phần mềm

-Thiết kế kỹ thuật ( gồm có : thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục, thiết kế chương trình,thiết kế giao diện )

 Lưu đồ :

Hình 2.4 Lưu đồ quy trình thiết kế phần mềm

Không duyệt

Mở đầu

Kết thúc

Mở đầu

Lập kế hoạch lập trình

Lập trình Module

Tích hợp hệ thống

Báo cáo quy trình

Lập thư viện chung

Duyệt

Không duyệt

duyệt

d Quy trình chạy thử nghiệm chương trình

 Mục đích :

- Test hệ thống theo đặc tả yêu cầu của phần mềm

- Test nghiệm thu theo tiêu chuẩn

- Test kiểm tra theo yêu cầu của khách hàng

Kết thúc

Lập kế hoạch test

Test hệ thống

Test nghiệm thu

Báo cáo quy trình

Lập kịch bản test

Duyệt

Không duyệt

duyệt

e Quy trình triển khai và lắp đặt phần mềm

 Mục đích : - Cài đặt hệ thống cho khách hàng

- Đào tạo sử dụng cho khách hàng

- Hỗ trợ việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới  Dấu hiệu : -Cài đặt máy chủ,máy trạm

Không duyệt

Mở đầu Lập kế hoạch triển khai

Tổng hợp kết quả

2.4 Một số công cụ nghiên cứu đề tài

a Công cụ mô hình hoá Hệ thống thông tin

 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Sơ đồ chức năng kinh doanh mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng các thực thể từ cao xuống thấp.Trong đó một thực thể có thể có nhiều thực thể con

và thực thể dưới là con của thực thể đứng trên

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu,các xử lý,các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng không quan tâm đến thời điểm,nơi và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý.Sơ đồ luông dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Một số ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu :

Tên tiến trình xử lý

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu,việc xử lý,việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ đồ.

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin :

c Ngôn ngữ lập trình :

 Tổng quan về Visual Basic :

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình để phát triển các phần mềm ứng quan nghĩa là khi thiết kế chương trình người lập trình có thể nhìn thấy ngay kết quả từng thao tác và dụng.Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trưc giao diện khi chương trình thực hiện Visual Basic còn cho phép thực hiện chỉnh sửa nhanh chóng màu sắc,kích thước,hình dáng của các đối tượng

Đề tài xây dưng hệ thống thông tin quản lý kho đươc sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Phiên bản này ra đời vào năm 1998 và được kế thừa những tính năng ưu việt của những phiên bản trước đấy Đăc biệt là theo những yêu cầu đề ra phiên bản này tăng cường phương pháp giao tiếp với SQL Server Phiên bản này cũng được bổ xung thêm nhiều công cụ và điều khiển mới cho giao tiếp với cơ sở dữ liệu ,và được đánh dấu với công nghệ ADO-2.0 ( phương thức truy cập dữ liệu )

 Công cụ làm báo cáo Crystal Report :

Khi xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho, kết quả cuối cùng là các báo cáo đầu ra Công cụ Crystal Report là công cụ chuẩn, cho phép thiết kế báo cáo trên ứng dụng Visual Basic

Chương III Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

quản lý kho

3.1 Phân tích yêu cầu

Yêu cầu đặt ra đối với phần mềm

Phần mềm quản lý kho đảm bảo được những chức năng chính sau đây :

- Chức năng quản lý hàng nhập về kho :quản lý các thông tin về danh sách hàng nhập,danh mục nhá cung cấp,cập nhật chi tiết phiếu nhập kho, báo cáo hàng nhập

- Chức năng quản lý hàng xuất kho :quản lý các thông tin về danh sách hàng xuất,danh mục khách hàng,danh mục loại khách,cập nhật chi tiết phiếu xuất kho,báo cáo hàng xuất

- Chức năng quản lý tồn kho :quản lý danh mục hàng hoá,danh mục nhóm hàng,danh mục hãng sản xuất,báo cáo hàng tồn,báo cáo xuất nhập tồn

- Chức năng tìm kiếm : được tích hợp trên các danh mục để cho người dùng thuận lợi hơn khi tìm kiếm danh mục hàng hoá

Nhận hàng

Lập phiếu nhập kho

Lập phiếu giao hàng Giao hàng

Quản lý xuất hàng

Vào sổ hàng hoá

Vào sổ hàng hoá

Thống kê các mặt hàng theo yêu cầu

Quản lý tồn kho

Lập báo cáo tồn

Liệt kê danh

Lập báo cáo hàng nhập kho theo loại hàng và hãng sản xuất

b Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

phiếu đề nghị nhập, xuất hàng, hóa đơn

Quản lý kho hàng

Khách hàng

Ban Quản Lý

Nhà cung cấp

Các phân

hệ khác

Phiếu xuất hàng

Thông tin về hàng hóa, HĐBH

2.0 Quản

lý nhập kho

3.0 Quản

lý xuất kho

4.0 Quản

lý tồn kho

Ban quản lý

Các phân hệ liên quan

Các phân hệ

liên quan

Ban quản lý

Thông tin hàng hoá

Phiếu xuất,báo cáo

Báo cáo Yêu

cầu

báo cáo

Yêu cầu

Báo cáo

Báo cáo

Yêu cầu thông tin

Phiếu

đề nghị nhập kho

Báo cáo

báo cáo Yêu cầu

 Sơ đồ DFD mức 1 : Quản lý danh mục hàng

Hình 3.4 Sơ đồ DFD mức 1 quá trình quản lý danh mục hàng

1.1Nhập danh mục hàng

1.2Xắp xếp,tìm kiếm

1.3 Lập bảng giá,báo cáo

KQ tìm kiếm

Yêu cầu

Yêu cầu

Yêu cầu Báo

 Sơ đồ DFD mức 1 :Quản lý nhập kho

Phiếu đề nghị nhập kho

2.2 Nhập hàng vào kho

2.3 Lập báo cáo hàng nhập

Thông tin

về hàng nhập

Ban quản lý

Báo cáo

Yêu

cầu

Báo

cáo

 Sơ đồ DFD mức 1 :Quản lý xuất kho

Yêu cầu xuất hàng

3.2 Xuất hàng ra khỏi kho

3.3 Lập báo cáo hàng xuất

Thông tin

về hàng xuất

Ban quản lý

Báo cáo

Yêu cầu Báo

cáo

 Sơ đồ DFD mức 1 :Quá trình quản lý tồn kho

Hình 3.7 Sơ đồ DFD mức 1 :Quá trình quản lý hàng tồn kho

c Sơ đồ luồng thông tin- IFD

Ban quản lý 4.1 Kiểm tra

chất lượng,số lượng hàng trong kho

4.2 Đối chiếu với phiếu nhập,phiếu xuất 4.3 Lập báo cáo

Yêu cầu kiểm kê

Các bộ phận liên quan

Thông tin hàng hoá thực tồn và các văn bản

Yêu cầu

Yêu

cầu

Báo cáo

Báo cáo

Thông tin hàng hoá thực tồn

Thời gian Đầu vào xử lý Đầu ra

Kiểm tra,nhận hàng hoá

Lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập

Phiếu đề nghị xuất kho

Lập phiếu xuất

Kiểm tra hàng hoá

Phiếu xuất

Lên báo cáo

Thực hiện kiểm

kê hàng Lên báo cáo

Sổ kiểm hàng Lên báo cáo

Báo cáo hàng nhập kho

Báo cáo hàng xuất kho

Báo cáo hàng tồn kho

Vào chi tiết phiếu nhậpkho

Danh Sách hàng nhập

Báo cáo hàng nhập

Quản lý xuất kho

Vào chi tiết phiếu xuất kho

Danh sách hàng xuất

Báo cáo hàng xuất

Quản lý tồn kho

Danh mục loại hàng

Báo cáo hàng tồn

Báo cáo xuất nhập tồn

Danh mục hàng

Đơn đặt hàng

Hóa đơn bán hàng

Danh mục nhà cung cấp

Danh mục khách hàng

Danh mục loại khách

Danh mục hãng sx

Danh mục kho

b Thiết kế cơ sở dữ liệu

* Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra:

 Danh sách các thuộc tính trên phiếu nhập:

Chuẩn hoá 1NF Chuẩn hoá 2NF Chuẩn hoá 3NF

Phiếu nhập Phiếu nhập Phiếu nhập

Mã hàng

Mã NV Tên NV Ngày sinh Giới tính Điện thoại NV Địa chỉ

Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ CC Điện thoại CC Email CC

Chi Tiết Nhập Kho

Mã phiếu nhập

Mã hàng

Số lượng nhập Đơn giá

Danh mục hàng hoá

Mã hàng

Mã nhóm hàng Đơn vị tính

Mã hãng sản xuất Tên hãng sản xuất Tên hàng

Tên nhóm hàng

Mã kho Tên kho

Mã phiếu nhập Ngày nhập

Mã NV

Mã nhà cung cấp

Danh mục nhà C 2

Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ CC Điện thoại CC Email CC

Danh mục NV

Mã NV Tên NV Ngày sinh Giới tính Điện thoại Địa chỉ

Chi tiết nhập kho

Mã phiếu nhập

Mã hàng

Số lượng nhập Đơn giá

Danh mục nhóm

Mã nhóm hàng Tên nhóm

Danh mục hãng SX

Mã hãng SX Tên hãng SX

Kho hàng

Mã kho Tên kho

 Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu :

Chuẩn hoá 1NF Chuẩn hoá 2NF Chuẩn hoá 3NF

Phiếu xuất Phiếu xuất Phiếu xuất

Mã hãng sản xuất Tên hãng sản xuất Tên hàng

Tên nhóm hàng

Mã kho Tên kho

Mã phiếu xuất

Mã NV Tên NV Ngày sinh Giới tính Điện thoại NV Địa chỉ NV

Mã khách hàng Tên khách hàng

Mã loại KH Tên loại KH Địa chỉ KH Điện thoại KH Email KH

Mã phiếu xuất

Mã hàng

Số lượng xuất Đơn giá

Mã phiếu xuất Ngày xuất

Mã NV

Mã khách hàng

Danh mục KH

Mã KH Tên KH Địa chỉ KH Điện thoại KH Email KH

Danh mục NV

Mã NV Tên NV Ngày sinh

Danh mục hàng hoá

Mã hàng

Mã nhóm hàng

Mã hãng SX Tên hàng Đơn vị tính

Danh mục nhóm

Mã nhóm hàng Tên nhóm

Danh mục hãng SX

Mã hãng SX Tên hãng SX

Danh mục loại KH

Mã loại KH Tên loại KH

Kho hàng

Mã kho Tên kho

• Phiếu nhập:

• Phiếu xuất:

• Chi tiết phiếu nhập

 Kho hàng

• Chi tiết phiếu xuất

Tên Trường Kiểu Độ rộng Ghi chú