Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân

Báo cáo thực tập: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU 3

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 5

I Giới thiệu chung 5

II Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 5

III Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân 6

1 Văn Phòng 7

2 Ban biên tập 8

3 Phòng kế hoạch – phát hành 9

4 Xưởng in 11

IV Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản 13

V Định hướng đề tài nghiên cứu 14

CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 16

I Tổ chức, thông tin và thông tin quản lý 16

1 Tổ chức 16

2 Thông tin 16

3 Thông tin quản lý 16

II Hệ thống thông tin 18

1 Khái niệm hệ thống thông tin 18

2 Phân loại HTTT trong tổ chức 18

III Phát triển một hệ thống thông tin 21

1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin 21

2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin 23

3 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin 24

IV Cơ sở lý luận về công cụ để phát triển hệ thống thông tin 33

1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 33

2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 (VB6) 36

3 Công cụ thiết kế báo cáo Crystal Reports 37

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO SÁCH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 39

I Khảo sát hệ thống thực tại và mô tả bài toán phân tích, thiết kê HTTT Quản lý kho sách 39

II.Phân tích, thiết kế HTTT 41

1 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD 41

2 Sơ đồ luồng thông tin IFD 42

3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 43

4 Thiết kế CSDL logic từ những thông tin đầu ra 45

5 Một số giao diện chính của chương trình 59

6 Cài đặt và khai thác hệ thống 70

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

PHẦN PHỤ LỤC 75

LỜI NÓI ĐẦU

Với sự phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin và truyền thôngthì các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và

nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh, giúp chocon người có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác Đứngtrước xu thế đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý củacác doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh là một tất yếu, nó giúp cho cácđơn vị nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu cạnhtranh trên thị trường

Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốcdân em đã nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thôngtin nói chung và hệ thống thông tin nói riêng

Xuất phát từ yêu cầu thực tế tại Nhà xuất bản, em nhận thấy cần có giảipháp để xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho việc quản lý kho sách.Theo đó, khi hệ thống được đưa vào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kêlượng sách, ấn phẩm lưu kho, nhập kho; kịp thời lên các báo cáo chính xác vềtình trạng sách xuất nhập kho và số lượng sách tồn kho tại bất cứ thời điểmnào, do đó có thể trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc

Từ thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân” Đề tài bao gồm ba chương

Chương I: Giới thiệu chung về Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân và định hướng đề tài nghiên cứu.

Chương này trình bày khái quát về Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốcdân như: lịch sủ hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và địnhhướng nghiên cứu đề tài.

Chương II: Tổng quan về hệ thống thông tin

Chương này sẽ trình bày khái quát về thông tin quản lý, quan hệ giữathông tin và quản lý một tổ chức, hệ thống thông tin quản lý, các mô hìnhbiểu diễn hệ thông thông tin, các bước phát triển của hệ thống thông tin và cơ

sở lý luận chung về công cụ để phát triển hệ thống thông tin

Chương III: Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin Quản lý kho sách Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.

Trong chương này em sẽ trình bày quy trình phân tích thiết kế hệ thốngthông tin quản lý kho sách, từ việc khảo sát hệ thống thực tại, xác định nhữngyêu cầu của hệ thống đến việc thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện, cách thức càiđặt, triển khai hệ thống

Trong thời gian thực tập tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân em đã

cố gắng tìm tòi, học hỏi những kiến thức bổ ích phục vụ cho việc thực hiện đềtài Tuy nhiên, do kiến thức và thời gian còn hạn chế nên không tránh khỏinhững thiếu sót trong quá trình phân tích thiết kế rất mong được sự đóng góp

ý kiến của các thày cô để đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của tiến sĩ Trương Văn Tú

và các cán bộ tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân để em hoàn thành chuyên đề này

CHƯƠNG I:

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

I Giới thiệu chung

Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân chính thức đi vào hoạt động từngày 27-12-2005 Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lậptheo Quyết định số 32/2005 của Bộ Văn hóa- Thông tin ngày 19-8-2005 vàquyết định 5623/QĐ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhằm đáp ứng nhu cầu sáchkinh tế và quản lý phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo trong xu hướng hộinhập và bùng nổ thông tin hiện nay

Tên gọi đầy đủ: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

Giám đốc: GS.TS Nguyễn Thành Độ

Địa chỉ 207 Giải Phóng- Hai Bà Trưng- Hà Nội

Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân là đơn vị trực thuộc trường Đại họcKinh tế Quốc dân với chức năng xuất bản, in ấn và phát hành sách, báo, tạpchí, xuất bản phẩm

II Quá trình hình thành và phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân

Tiền thân của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân là Nhà in Đạihọc kinh tế Quốc dân Ngày 24 tháng 12 năm 1961 Xưởng in của trường đượcthành lập trên cơ sở hai bộ phận: Bộ phận in Typô (trực thuộc phòng Hànhchính-Thiết bị); Bộ phận in Rônêô và đánh máy (thuộc phòng Giáo vụ) Gần

50 năm trưởng thành và phát triển, Xưởng in luôn gắn liền với sự nghiệp đàotạo của Đại học Kinh tế Tài chình- Kinh tế Kế hoạch và nay là Kinh tế Quôcdân Khi xảy ra chiến tranh phá hoại của giặc Mỹ, nhà trường phải đi sơ tán

lần thứ nhất ở Tân Yên- Hà Bắc (1965-1968), các bộ phận của Xưởng in tiếptục chia nhỏ để bám sát phục vụ nhu cầu đánh máy văn bản ấn loát của cácKhoa, Phòng, Ban trên địa bàn của nhiều xã của Tân Yên (Bắc Giang) và PhúBình (Bắc Thái) Năm 1969 từ nơi sơ tán trở về Hà Nội các bộ phận lại sátnhập lại thành Liên xưởng sản xuất gồm có: Xưởng in Typô, đánh máy và InRônêô, Xưởng giấy và đúc gang; Số cán bộ công nhân viên lên tới hàng trămngười Năm 1971, lại tách ra làm hai xưởng, xưởng in và giấy bộ phận đúcgang sát nhập vào xưởng trường thuộc tổ Kỹ thuật công nghiệp quản lý.

Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Nhà in chính thức được chuyển thành Nhàxuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

III Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

NXB Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường Đại họcKinh tế Quốc dân, có đầy đủ tư cách pháp nhân Cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý NXB được khái quát trong sơ đồ sau:

Ban Giám Đốc

Văn Phòng Ban Biên Tập Phòng Kế Hoạch Phát Hành Xưởng In

1 Văn Phòng

a Chức năng

Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính - tổ chức Thực hiệncông tác lễ tân, hành chính, văn thư, lưu trữ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, lao động hợp đồngcủa nhà xuất bản Quản lý tài chính-tài sản, kế toán, quản lý tập trung cácnguồn vốn, quỹ, kinh phí trong hoặc ngoài ngân sách của trường Nhà xuấtbản theo quy định của nhà nước

lý công việc, các văn bản hành chính kịp thời, nhanh chóng

 Tổ chức lưu trữ hồ sơ xuất bản phẩm, danh sách trích ngang cán bộtrong phạm vi nhà xuất bản quản lý, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kếtoán theo quy định nhà nước

 Xây dựng trình giám đốc phê duyệt kế hoạch về sử dụng lao động, kếhoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức; đề xuất, sắp xếp, điềuđộng, tuyển dụng lao động và cho lao động thôi việc theo chế độ; kiểmtra viêc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong cơ quan

 Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công nhân viên chức

và lao động hợp đồng: đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tổ

chức thi nâng ngạch viên chức, nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, cácchế độ bảo hiểm xã hội.

 Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo luật ngân sách nhà nước và quyđịnh hiện hành; thực hiện thu, bảo quản và chi trả các khoản tiền từ cáckhoản thu khác của nhà xuất bản và các phòng ban chức năng khác

 Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trongnhà xuất bản

 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quyđịnh pháp luật hiện hành và của trường

2 Ban biên tập

a Chức năng

 Làm tham mưu cho giám đốc, tổng biên tập về tất cả các vấn đề có liênquan tới công tác biên tập Đồng thời phối hợp với hội đồng biên tập đểthực hiên chức năng của biên tập viên đã quy định

 Là một đầu mối quản lý hoạt động khai thác bản thảo và biên tập sáchcủa nhà xuất bản

 Sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo để có các ấn phẩm đảm bảo về nộidung và hình thức nhằm quán triệt tốt đường lối, chủ trương, chínhsách giáo dục của Đảng và Nhà nước trong từng ấn phẩm

b Nhiệm vụ

 Tổ chức và phát triển đội ngũ cộng tác viên với mục đích mở rộngphạm vi khai thác bán thảo

 Sau khi nhận bản thảo từ cộng tác viên và các nguồn khác phải đăng kí

kế hoạch xuất bản với văn phòng để triển khai đăng kí kế hoạch trướckhi tổ chức biên tập xuất bản

 Tổ chức biên tập bản thảo theo đúng quy trình biên tập nhằm đảm bảođầy đủ các yêu cầu của cộng tác biên tập như hoàn chỉnh kết cấu, nộidung và hình thức bản thảo; nhận xét bản thảo và trình lên tổng biên tập

và giám đốc phê duyệt

 Thực hiện các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao năng lực của đội ngũbiên tậpviên, đặc biệt là hiểu biết về các vấn đề kinh tế

 Đề xuất các định mức về biên tập và thanh toán cho cán bộ biên tập ,thẩm định thuê ngoài phù hợp với các điều kiện hiện hành

 Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình ký kết và thực hiện cáchợp đồng của nhà xuất bản đã ký kết

 Thường xuyên tổ chức thảo luận, rút ra kinh nghiệm về những mặtđược và chưa được sau mỗi cuốn sách được xuất bản, hoàn thiện quytrình biên tập để nâng cao chất lượng sách của nhà xuất bản

 Nộp các tài liệu theo quy định vào lưu trữ tại văn phòng sau khi đãhoàn tất công tác xuất bản, in ấn, đọc kiểm tra xuất bản

3 Phòng kế hoạch – phát hành

a Chức năng

 Phòng kế hoạch- phát hành là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của nhàxuất bản, hoạt động theo tôn chỉ, mục đích của nhà xuất bản dưới sự chỉđạo của ban giám đốc, tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc về lĩnhvực sản xuất kinh doanh, quan hệ tìm khách hàng, đối tác liên kết để

duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát hành của nhàxuất bản.

 Tổ chức và tiêu thụ các loại sách (giáo trình, sách chuyên khảo, thamkhảo) của nhà xuất bản bằng các hình thức bán lẻ, bán buôn, trườnghợp đặc biệt có bán ký gửi và trao đổi

 Nhận bán ký gửi, mua bán các loại sách, văn hóa phẩm của các cánhân Đơn vị phát hành và các nhà cung cấp

 Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báocáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ

b Nhiệm vụ

 Nắm vững chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước về phát triểnkinh tế- xã hội nói chung và về công tác xuất bản nói riêng Nghiêncứu, đề xuất phương án kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trongtừng thời kỳ

 Thường xuyên đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu nắm vững thông tin vànhững biến động của thị trường để đề xuất với ban giám đốc phươnghướng giải quyết

 Liên hệ với các phòng ban trong nhà xuất bản, thông qua văn phòngtrước khi trình giám đốc và cơ quan chủ quản kí duyệt

 Làm thủ tục đăng ký kế hoạch xuất bản với cục xuất bản, sau khi đượccục xuất bản chấp nhận, lưu nộp một bản đăng ký kế hoạch xuất bản tạivăn phòng thông qua văn phòng các giấy phép xuất bản trước khi trìnhgiám đốc ký đối với các bản thảo đã hoàn tất các thủ tục xuất bản

 Đôn đốc việc nộp quản lý phí của các cộng tác viên và khách hàng liênkết

 (nhà xuất bản cấp giấy phép, các đối tác tự in và phát hành); nộp lưuchiểu sách lên cục xuất bản và thư viện quốc gia đủ và đúng theo quyđịnh.

 Xây dựng giá thành, giá bán các xuất bản phẩm, mức quản lý phí, mứctriết khấu trên cơ sở thảm khảo giá chung của nhà xuất bản hiện nay, có

sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của nhà xuất bản và trình giámđốc quyết định

 Xây dựng và mở rộng mang lưới tiêu thụ sản phẩm: đề xuất các mứcchiết khấu, định mức phát hành để khuyến khích, tăng doanh thu đốivới các đối tác liên kết và người lao động

 Nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật lao động, không để mất mát hàng hóa,gian lận trong kinh doanh; giữ bí mật kinh doanh của nội bộ cơ quannhà xuất bản

 Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ, đề xuất các kiếnnghị, giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà xuấtbản

4 Xưởng in

a Chức năng

Xưởng in nhà xuất bản là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Đại học Kinh

tế Quốc dân; thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của nhà xuấtbản và của trường theo đúng quy định của luật xuất bản; pháp luật của nhànước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên

b Nhiệm vụ

 In các loại ấn phẩm do nhà xuất bản giao Phù hợp với năng lực sảnxuất thực tế của xưởng, đảm bảo chất lượng số lượng và thời gian

 Tổ chức khai thác thêm nguồn hàng và việc làm từ các cơ quan ngoàinhà xuất bản, đăng ký nhiệm vụ tại văn phòng nhà xuất bản và tổ chứcsản xuất.

 Bảo toàn vốn để duy trì và phát triển sản xuất, góp phần nâng cao đờisống và thu nhập của nhà xuất bản

 Đề xuất các phương án đầu tư, mở rộng sản xuất và phương thức quản

lý hoạt động của xưởng in phù hợp cơ chế hoạt động của nhà xuất bản

và tuân thủ hành lang pháp lý được quy định trong luật xuất bản và cácvăn bản dưới luật

 Tổ chức triển khai kế hoạch của nhà xuất bản, lập kế hoạch vật tư-vậtliệu để triển khai các công việc được giao, dự trù thay thế sửa chữa bảodưỡng thiết bị, đảm bảo máy móc hoạt động thường xuyên

 Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của nhà xuất bản và khách hàngđúng thời gian giao hàng

 Khi cần xưởng in được phép thuê lao động để hoàn thành nhiệm vụđược giao và được hạch toán vào thành phẩm sau khi đã báo cáo vàđược sự đồng ý của ban giám đốc nhà xuất bản

 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quyđịnh pháp luật, quy chế hiện hành của trường

IV Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản

Bản thảo từ các các khoa, bộ môn hay tác giả, đầu tiên sẽ được đem đếncho phòng biên tập chế bản Tại đây, bản thảo sẽ được biện tập và chế bản.Bản thảo sau khi qua phòng kế hoạch và phát hành sẽ phải có được quyết địnhxuất bản, lúc này Ban giám đốc sẽ đưa ra quyết định xuất bản ấn phẩm đó với

số lượng là bao nhiêu, trong thời gian bao lâu Quyết định này cùng với bản

thảo sẽ được đem đến xưởng in Ấn phẩm từ xưởng in và từ các nhà xuất bảnkhác trước khi đem đi phát hành thì đều phải trải qua một quá trình kiểm tra,sau đó thông qua phòng phát hành để lên kế hoạch phát hành như thế nào.Cuối cùng sách được đem đến kho sách để lưu trữ tại kho sách Khi có nhucầu xuất bán buôn hoặc bán lẻ tại cừa hàng sácg cần thì ấn phẩm sẽ được xuất

từ kho đi

V Định hướng đề tài nghiên cứu

Qua quá trình quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB Đại họcKinh tế Quốc dân, em nhận thấy hoạt động quản lý kho và thống kê số lượngsách và các ấn phẩm trong kho sách vẫn còn là thù công hoặc đã được tin họchoá nhưng không đồng bộ Cho nên việc phản ánh số lượng sách và các ấnphẩm khác trong kho còn lại bao nhiêu, số lượng sách xuất ra trong từngngày, từng tháng, từng qúy cũng như toàn bộ nhá sách chưa phản ánh kịp thời

để lên báo cáo Điều đó dẫn đến việc lên báo cáo bị chậm trễ trong nhiều tuầnthậm chí là trong vài tháng

Hiện nay, do sự phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân nên cần

có sự thay đổi trong quy trình hoạt động của NXB Các vấn đề đặt ra hiện tại

mà NXB đang phải đối mặt như sau :

 Phải liên kết các bộ phận lại với nhau mà cụ thể là ứng dụngClient/Server trong hệ thống mạng LAN của NXB

 Chuyển đổi hoạt động bán hàng từ thủ công sang bán hàng có sử dụngcập nhật tự động Cụ thể ở đây là ứng dụng công nghệ của máy đọc mãvạch vào việc bán sách vì hiện tại nhà xuất bản đã có hệ thống in mãvạch và máy đọc mã vạch mặc dù chưa có phần mềm để sử dụng

 Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và bánbuôn Trong đó bán buôn ta có sử dụng chiết khấu thanh toán khácnhau cho từng đối tượng cụ thể.

 Quản lý kho một cách tôi ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho củaNXB Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn khođịnh kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng

và chính xác

Căn cứ vào những vấn đề hiện tại của NXB Đại học Kinh tế Quốc dânđang phải đối mặt, em nhận thấy cần có giải pháp xây dựng một hệ thốngthông tin phục vụ cho việc quản lý kho sách Theo đó, khi hệ thống được đưavào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kê lượng sách, ấn phẩm lưu kho,nhập kho; kịp thời lên các báo cáo chính xác về tình trạng sách xuất nhập kho

và số lượng sách tồn kho tại bất cứ thời điểm nào, do đó có thể trợ giúp đắclực cho việc ra quyết định của ban giám đốc

Từ thực tế hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân”

Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Nhà xuất bảnĐại học Kinh tế Quốc dân” sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại nhà xuấtbản của trường đại học Kinh tế Quốc dân Ngoài ra phần mềm còn có thể triểnkhai tại một số cửa hàng, siêu thị nhỏ đang có nhu cầu tin học hóa công tácquản lý

CHƯƠNG II:

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

I Tổ chức, thông tin và thông tin quản lý

1 Tổ chức

Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạtđược mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động Trong một tổ chức luônluôn tồn tại hai đối tượng là chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Chủ thểquản lý thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoại và từ chính đối tượngquản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, chỉ huy, bố trí cán bộ,kiểm tra, kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức Kết quả lao động củachủ thể quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lýnhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đề ra

2 Thông tin

Thông tin là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết cho đốitượng nhận tin, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các dữ liệu nhằm mục đíchnào đó Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệthống quản lý Thông tin là nền tảng của hoạt động quản lý, nếu không cóthông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực

3 Thông tin quản lý

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc

có ý định muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình Trong một tổchức thì cấp quản lý khác nhau sẽ cần những thông tin khác nhau, người quản

lý khác nhau cần những thông tin khác nhau như trong hình dưới đây:

Cấp chiến lược cần những thông tin để phục vụ cho việc ra các quyết

định nhằm xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực của tổchức

Cấp chiến thuật yêu cầu có những thông tin để ra những quyết định

nhằm cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát vàkhai thác tối ưu nguồn lực của tổ chức

Cấp tác nghiệp cung cấp các thông tin nhằm ra quyết định thực thi các

nhiệm vụ đã đề ra

II Hệ thống thông tin

Hệ thống lãnh đạo

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống tác nghiệp

Quyết định

Đầu vào

Dữ liệu

Thông tin quản lý

Quyết định

Thông tin từ nhà nước, cấp trên

Thông tin từ môi trường

Sản phẩm, dịch vụ Quyết định

1 Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Nguồn (Sources)

Thu thập (Collecting)

Xử lý và lưu trữ (Processing)

Kho dữ liệu (Storage)

Đích (Destination)

Phân phát (Deliver)

2 Phân loại HTTT trong tổ chức

2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực

hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc vớinhân viên của họ Sản phẩm của các giao dịch này là các tài liệu và các giấy

tờ thể hiện các giao dịch đó

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System):

Là những hệ thống trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạtđộng quản lý này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặclập kế hoạch chiến lược.

Hệ thống thông tin chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ

thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó

có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia

về một lĩnh vực nào đó Hệ thống này được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ

và một động cơ suy diễn

Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): hệ thống thông tin này

được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể

là khách hàng, nhà cung cấp và có thể là một tổ chức khác của những ngànhcông nghiệp…Hệ thống thông tin ISCA được sử dụng như một trợ giúp chiếnlược, nó là công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là hệ

thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Vềnguyên tắc hệ thống DSS phải cung cấp các thông tin cho phép người ra quyếtđịnh xác định chính xác tình hình mà một quyết định cần phải đưa ra Quá trình

ra quyết định thực hiện theo một quy trình từ xác định vấn đề, xây dựng vàđánh giá các phương án giải quyết đến việc lựa chọn một phương án tối ưu

Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh và sản xuất chiến lược

Hệthốngthôngtinvănphòng

Tài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

Kinh doanh và sản xuất chiến thuật

Tài chính tác

nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tácnghiệp

Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp

Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)

Ba mô hình của một hệ thống thông tin

Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) mô tả hệ thống làm gì? dữ liệu mà nó

thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữliệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô

hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Mô hình logic không quantâm đến phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữliệu được xử lý.

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) chú ý tới những khía cạnh

nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kế quảcũng như hình thức của đầu vào, đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống,những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý,các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu

Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về nhữngthời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Mô hình vật lýngoài trả lời câu hỏi “Cái gì ở đâu? Khi nào?”

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) liên quan tới những khía cạnh

vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà làcủa nhân viên kỹ thuật Những khía cạnh vật lý liên quan như: dung lượngkho lưu trữ, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho, cấutrúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình vật lý trong trả lời câuhỏi “Như thế nào?”

III Phát triển một hệ thống thông tin

1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục đích cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong một tổchức, doanh nghiệp là cung cấp cho người sử dụng trong tổ chức có đượcnhững công cụ quản lý tốt nhất, trợ giúp cho việc ra các quyết định nhanhchóng, chính xác và kịp thời Quá trình phát triển một hệ thống thông tin baogồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và

tiến hành cài đặt hệ thống Nhưng tại sao một tổ chức phải tiến hành pháttriển hệ thống thông tin? Để trả lời câu hỏi đó người ta đã đưa ra một số cácnguyên nhân cơ bản sau:

 Những vấn đề về quản lý

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

 Sự thay đổi của công nghệ

 Thay đổi sách lược chính trị

1.1 Những vấn đề về quản lý

Mục tiêu cuối cùng của việc xây dựng HTTT đó là có được khả năng cungcấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ trợ giúp tốt nhất và nhữngvấn đề về quản lý đó là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đếnviệc xây dựng HTTT mới Thực vậy, khi quy mô, phạm vi hoạt động của tổchức doanh nghiệp đạt tới một mức nào đó sẽ dẫn tới một khối lượng dữ liệucần xử lý cùng với mức độ phức tạp của bài toán quản lý sẽ trở nên không thểgiải quyết được nếu được làm một cách thủ công Đồng thời với nhu cầu của

sự mở rộng và phát triển trong tương lai đòi hỏi tổ chức, doanh nghiệp phảiđầu tư xây dựng một HTTT mới

1.2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

Các tổ chức doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường coi thươngtrường như chiến trường Các nhà quản lý để thực hiện thành công nhiệm vụcủa mình là giúp tổ chức, doanh nghiệp tồn tại và không ngừng phát triển thì

họ cũng không ngừng đòi hỏi HTTT của mình cung cấp các thông tin mộtcách chính xác nhất, đầy đủ nhất và trong thời gian ngắn nhất Đồng thời số

lượng báo cáo quản trị được yêu cầu ngày cacng tăng thêm Đây chính làđộng lực cho việc phát triển một HTTT mới.

1.3 Sự thay đổi của công nghệ

Tốc độ tính toán cũng như khả năng lưu trữ của các thiết bị máy tính ngàycàng tăng, nó nhanh chóng vượt xa năng lực tính toán và lưu trữ của các thiết

bị hiện có của tổ chức, doanh nghiệp Ngoài ra sự phát triển nhanh chóng củaphần mềm máy tính, cấu trúc dữ liệu và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đạikhông ngừng ra đời tạo ra rất nhiều thuận lợi cũng như đem đến nhiều côngnghệ mới để trợ giúp hoạt động quản lý được tiến hành chính xác và nhanhchóng

1.4 Thay đổi sách lược chính trị

Bộ máy quản lý nhà nước luôn không ngừng hoàn thiện các chính sáchpháp luật, quy tắc, chuẩn mực để làm cho quản lý được tối ưu hơn Điều nàydẫn tới sự thay đổi chuẩn mực, quy định xử lý số liệu của các HTTT Nó đòihỏi HTTT luôn không ngừng được cập nhật, thay mới để đáp ứng những thayđổi này

2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Có nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thông thông tin, tuynhiên nếu không có phương pháp phát triển hệ thống rất dễ dẫn đến nguy cơkhông đạt được mục tiêu đã định Việc phát triển một HTTT đương đối phứctạp vì nó luôn vận động trong một môi trường phức tạp Để phát triển hệthống, phân tích viên phải tiến hành phân tích nghiêm túc và nhất là có mộtphương pháp phát triển phù hợp Một phương pháp được định nghĩa là tậphợp các bước, các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ

thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được chọn để phát triển

hệ thống phải đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau:

Sử dụng mô hình: sử dụng ba mô hình của một hệ thống thông tin đó là

mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Chuyển từ cái chung đến cái riêng: thực chất là nguyên tắc đơn giản

hoá, trước hết phải hiểu các mặt khái quát trước khi xem xét chi tiết

Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic trong phân tích và chuyển

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

3 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin là một tổng thể phức tạp với sự kết hợp của nhiềuyếu tố với các ràng buộc Vì vậy, để xây dựng hệ thống thông tin đạt hiệu quảcao nhất phải tuân thủ quy trình và phương pháp phát triển một cách khoahọc Một cách tổng quát quy trình phát triển một hệ thống thông tin bao gồmbảy bước được trình bày trong hình vẽ sau:

Đánh giá yêu cầu

Phân tích chi tiết

Quy trình phát triển một hệ thống thông tin

Ở mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công việc cần giải quyết và cuốimỗi công đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay ngừngphát triển hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa trên nội dung báo cáo

mà phân tích viên hệ thống hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho người sửdụng

3.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu là bước đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình pháttriển hệ thống thông tin, kết quả của nó có ý nghĩa quyết định đến sự thànhcông của toàn bộ dự án Mục đích của giai đoạn này là tìm hiểu về hệ thốngđang tồn tại, đánh giá nhu cầu phát triển của hệ thống mới, cung cấp cho lãnhđạo những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệuquả của một dự án phát triển hệ thống Xem xét tính khả thi của dự án trêncác mặt:

 Khả thi về mặt kỹ thuật: bảo đảm rằng mọi yêu cầu về chức năng vàhình thức của hệ thống mới đều có thể tìm được giải pháp giải quyết.

 Khả thi về mặt tài chính: bảo đảm mọi nhu cầu về chi phí cho việc pháttriển hệ thống đều được đáp ứng và phù hợp với khả năng và dự trù kinhphí của tổ chức, doanh nghiệp

 Khả thi về mặt thời gian: bảo đảm thời gian dự kiến cho việc phát triển

hệ thống thông tin là hợp lý và được người dùng chấp nhận

 Khả thi về nhân lực: bảo đảm từ phía nhà sản xuất có đủ đội ngũ nhânlực cho việc xây dựng hệ thống thông tin đồng thời về phía người dùngcũng chuẩn bị được đội ngũ nhân lực cho việc khai thác sử dụng và vậnhành hệ thống

Thông thường bước đánh giá yêu cầu được thực hiện càng chi tiết vàchính xác thì các công đoạn tiếp sau sẽ đơn giản và dễ thành công hơn Đánhgiá yêu cầu gồm các công việc sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

3.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu với mục đích chính là hiểu rõ vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xácđịnh nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và

những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệthống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chitiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Đểlàm được những công việc trên giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các côngđoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống

2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu

3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp

Hồ sơ dự án

Ghi chép phỏng vấn, kết quả, khảo sát, quan sát các mẫu

Các yêu cầu HT

Mô tả về HT hiện tại và

HT mới

Mô tả về hệ thống mới

Chiến lược đề xuất cho HT mới

Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân

tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT

Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống

Người ta sử dụng các phương pháp thu thập thông tin và các công cụ môhình hoá để tiến hành phân tích chi tiết hệ thống thực tại

3.2.1 Các phương pháp thu thập thông tin

- Phỏng vấn: cho phép thu được những xử lý theo cách khác nhau với mô tả

trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số ngườinày có thể không được ghi trên văn bản tổ chức Phỏng vấn cho phép thuđược những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thểnắm bắt được khi tham khảo tài liệu

- Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh

của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, doanh nghiệp,thực trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò vànhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào ra.Thông tin trên tài liệu phản ánh được quá khứ, hiện tại và tương lai của tổchức

- Sử dụng phiếu điều tra: phương pháp này được thực hiện khi muốn thu

thập thông tin với số lượng lớn, trên phạm vi rộng Sử dụng phiếu điều tra chophép có thể lựa chọn được nhóm đối tượng cần điều tra hoặc chỉ chọn nhữngđối tượng thoả mãn điều kiện nào đó

- Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên

tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai…

3.2.2 Sử dụng các công cụ mô hình hoá

a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữtrong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

Các ký pháp sử dụng của sơ đồ IFD

Điều khiển

b Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu là công cụ mô hình hoá diễn tả dữ liệu di chuyểntrong một hệ thống thông tin bằng cách diễn tả mối kết hợp giữa các dòng dữliệu, diễn tả nơi chứa dữ liệu và diễn tả thành phần xử lý biến đổi dữ liệu

Sơ đồ DFD sử dụng bốn ký pháp cơ bản là thực thể, tiến trình, kho dữ liệu

và dòng dữ liệu

Tài liệu

3.3 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Mục đích của giai đoạn thiết kế logic là xác định tất cả các thành phầnlogic của hệ thống mới về mặt logic, xác định nội dung cơ sở dữ liệu, các hợpthức hoá sẽ được thực hiện và các dữ liệu đầu vào, cho phép loại bỏ được cácvấn đề của hệ thống thực tại và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từcác giai đoạn trước Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hoá mô hình logic

Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằngcác sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các cấu trúc dữ liệu DSD (Data StructureDiagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống.

3.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Khi mô hình logic đã được xác định và chuẩn y bởi người dùng thì bước

đề xuất một số phương án của giải pháp được thực hiện để có thể lựa chọn vàcho phép người sử dụng lựa chọn một phương án tối ưu nhất, đáp ứng tốt nhấtmọi yêu cầu của họ trong khi vẫn tôn trọng những ràng buộc của tổ chức Đểgiúp người sử dụng lựa chọn giải pháp tối ưu, nhóm phân tích viên phải đánhgiá các chi phí và lợi ích của mỗi phương án và phải có khuyến nghị cụ thể.Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phương án của giải pháp

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giảipháp

3.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựachon Đây là giai đoạn rất quan trọng vì những mô tả ở đây có ảnh hưởng trựctiếp đến công việc hành ngày của người dùng Thiết kế vật lý ngoài bao gồmhai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cae các đặctrưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật Tiếp đó là tài liệu

dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diệnvới phần tin học hoá Những công đoạn chính của giai đoạn này gồm có:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kết vật lý ngoài

3.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống là phầntin học hoá của hệ thống thông tin Kết quả của giai đoạn ngay là các tài liệunhư các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệthống Các công đoạn chính gồm:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

 Thiết kế vật lý trong

 Lập trình

 Thử nghiệm hệ thống

 Chuẩn bị tài liệu

3.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống thực hiện việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thốngmới thoả mãi được yêu cầu thực hiện việc chuyển đổi sao cho va chạm vàxung đột thấp nhất Giai đoạn này bao gồm các công việc:

 Lập kế hoạch cài đặt

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì

 Đánh giá

IV Cơ sở lý luận về công cụ để phát triển hệ thống thông tin

1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003

1.1 Giới thiệu chung

Microsoft Access 2003 là một thành phần trong chùm phần mềm ứng dụngcủa bộ Microsoft Office Professional Access 2003 là một hệ quản trị cơ sở

dữ liệu (DataBase Management System DBMS) cho phép quản lý các số liệumột cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc lại với nhau vàgiúp người sử dụng có thể thiết kế chương trình một cách tự động, tránh đượcnhững thao tác thủ công trong quá trình tính toán xử lý Phiên bảo đầu tiêncủa Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nay Access đã không ngừng đượccải tiến và đã có các phiên bản mang số hiệu 1.0; 1.1; …2.0; Access 95;Access 97; Access 2000; Access 2003; Access 2003 và phiên bản mới nhất làAccess2007

1.2 Một số ứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau vềCSDL Có thể dùng Access để phát triển sáu kiểu ứng dụng phổ biến nhất, đólà:

 Ứng dụng cá nhân

 Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ

 Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban

 Ứng dụng cho toàn công ty

 Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trênphạm vi toàn doanh nghiệp

 Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốc tế

Dùng Access làm nền cho các ứng dụng cá nhân: Có thể dùng Access

để phát triển những hệ thống quản lý dữ liệu đơn giản của cá nhân Nhiềungười đã tự động hoá hầu hết các công việc quản lý dữ liệu cá nhân cho bảnthân mình, từ quản lý tài chính, tài liệu, số điện thoại và địa chỉ đến quản lýbăng đĩa, gia phả Với những ứng dụng không mấy cầu kỳ, Access đặc biệt

dễ dùng

Ứng dụng Access cho các doanh nghiệp nhỏ: Access là một công cụ

tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý và điềuhành một doanh nghiệp nhỏ Những Wizard của Access cho phép dễ dàng vànhanh chóng xây dựng nền móng cho một ứng dụng Khả năng đưa vào ứngdụng Access những đơn vị (module) chương trình viết bằng Visual Basic giúpcán bộ lập trình tạo ra các thư viện bao gồm các thủ tục (sub) và những hàm(function) có thể sử dụng lại Khả năng bổ sung chương trình vào “phía sau”

những mẫu và báo cáo cho phép họ thiết kế được những giao diện hoạt độngtrôi chảy và ứng xử linh hoạt trước những sự kiện do người dùng gây ra Tuynhiên, quá trình sử dụng Access đã phát triển một ứng dụng chuyên biệt chomột doanh nghiệp nhỏ cũng đòi hỏi đáng kể về thời gian, tài chính, trình độchuyên nghiệp.

Ứng dụng Access ở cấp phòng ban: Access cũng rất tiện dùng để phát

triển những ứng dụng cho các phòng ban thuộc những công ty lớn Hầu hếtcác phòng ban thuộc những công ty lớn đều có đủ ngân sách để tạo ra nhữngứng dụng được thiết kế một cách hoàn hảo Hơn nữa, nhiều phòng ban còn cónhững nhân viên rất hăng say thiết kế mẫu và báo cáo Họ sẵn sàng phối hợpvới các chuyên gia phần mềm để tạo nên những ứng dụng đáp ứng một cáchtối ưu những nhu cầu thông tin của phòng ban

Ứng dụng Access cho toàn doanh nghiệp: Access dùng để tạo ra những

ứng dụng xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin trên toàn bộ phạm vi của một cơquan với quy mô vừa phải

Dùng Access như phần mềm ở tuyến trước cho các ứng dụng khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp Hoạt động ở tuyến trước,

Access đảm đương việc hiện thông tin tìm được từ máy chủ dưới dạng nhữngmẫu, báo cáo hay trang dữ liệu

Dùng Access cho những ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan hay mạng quốc tế: Nhờ những trang tiếp cận dữ liệu mà người dùng Intranet

và Internet có thể cập nhật dữ liệu qua một trình duyệt web như InternetExplorer Các trang tiếp cận dữ liệu là những tài liệu HTML bị ràng buộc trựctiếp vào một CSDL Access Ngoài các trang tiếp cận dữ liệu, Access còn chophép xuất bản các đối tượng của CSDL thành những trang HTML hay XML

Những trang động được xuất bản qua một máy chủ Web và cung cấp chongười dùng dữ liệu mới nhất lấy từ CSDL.

Microsoft Access 2003 hoạt động tốt trong môi trường của hệ điều hànhWindows với các phiên bản 2000, XP, 2003

2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 (VB6)

2.1 Giới thiệu

Visual Basic 6.0 là sản phẩm trong bộ phần mềm Visual Studio củaMicrosoft Là một ngôn ngữ lập trình đa năng sử dụng để phát triển các phầnmềm (trong phần mềm Windows hay Internet) Nó là sự kế thừa của ngôn ngữlập trình basic với những ưu điểm chính:

 Bao gồm mọi đặc điểm của ngôn ngữ basic, nên có ưu điểm là quenthuộc và dễ sử dụng

 Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn hỗ trợ lập trình viên, nhất làlập trình ứng dụng CSDL

 Là ngôn ngữ lập trình có tính trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặtchẽ ở mức độ vừa phải Rất dễ để học tập và thành thạo

Các phiên bản của Visual Basic 6.0:

Learning Edition: là phiên bản cơ bản nhất Nó cho phép viết nhiều kiểu

ứng dụng khác nhau Tuy nhiên nó thiếu một số công cụ điều khiển có trongcác phiên bản khác

Professional Edition: Được thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp Nó

chứa tất cả các tính năng hoặc công cụ trong phiên bản Learning Edition và

có bổ xung thêm thư viện các công cụ điều khiển

Enterprise Edition: Đây là phiên bản đầy đủ nhất dành cho các nhà phát

triển ứng dụng chuyên nghiệp Nó chứa các công cụ để hỗ trợ việc lập trìnhtheo nhóm

2.2 Các thành phần của một dự án phần mềm trong Visual Basic

Dự án(Project) là một sản phẩm phần mềm có thể hoạt động như một ứng

dụng độc lập trong môi trường Windows Mỗi dự án được tạo nên bởi cácthành phần:

Form (giao diện): là các màn hình giao tiếp giữa chương trình và người

sử dụng Mỗi project sẽ tương ứng với một tệp, có phần mở rộng *.frm trong

hệ thống

Report (báo cáo): là sản phẩm đầu ra của một dự án phần mềm, nó là kết

quả của quá trình xử lý dữ liệu và được tổ chức theo mẫu theo quy định Mộttệp báo cáo (crystal report) có phần mở rộng là *.rpt

Database (CSDL): là nơi chứa các dữ liệu đầu vào và đầu ra phục vụ cho

hoạt động của dự án phần mềm CSDL được tạo lập và quản trị bởi một hệquản trị cơ sở dữ liệu độc lập và được liên kết khai thác sử dụng thông quacác công cụ của Visual Basic

Module: là một thư viện các hàm hay thủ tục Nó được sử dụng để đáp

ứng nhu cầu trong việc cập nhật và xử lý của phần mềm và nó có thể được

chia sẻ hay kế thừa giữa các dự án phần mềm (tệp module trong dự án cóphần mở rộng là *.bas hoặc *.cls).

3 Công cụ thiết kế báo cáo Crystal Reports

Crystal Reports là công cụ cho phép thiết kế báo cáo và biểu đồ mộtcách nhanh chóng, chuyên nghiệp, uyển chuyển và linh hoạt Cho phép kếtnối với nhiều kiểu nguồn dữ liệu như: Access, PoxPro, SQL Server,Oracle Crystal Reports cung cấp cho người sử dụng khả năng thiết kếbáo cáo trực quan, cho phép người dùng ấn định thông số giới hạn dữ liệu

họ muốn đưa vào báo cáo mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu gốc vàlàm nổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn bạn đề ra

Các tính năng nổi bật của Crystal Reports:

- Có thể tạo ra các loại báo cáo phức tạp: Crystal Reportsđượcthiết kế để tạo ra các báo cáo từ bất kỳ nguồn dữ liệu nào như:Access, SQL Server, Oracle

- Xuất báo cáo lên Web: Crystal Reports cung cấp khả năng kếtxuất dữ liệu mềm dẻo, cho phép đưa ra báo cáo dưới nhiều địnhdạng khác nhau như: Microsoft Word, Excel, Mail lên trangWeb Tính năng kết xuất dữ liệu lên Web cho phép nhiều ngườixem, cập nhật thông tin qua trình duyệt Web

- Công cụ này cho phép tính hợp hệ thống kết xuất báo cáo ngayvào các ứng dụng quản lý dữ liệu, hỗ trợ tất cả các ngôn ngữ lậptrình thông dụng Điều này giúp rút ngắn được việc lập trình vàthời gian kết xuất báo cáo

Các thành phần của một báo cáo:

- Report Header: Hiển thị một lần ở đầu báo cáo.

- Report Footer: Hiển thị một lần ở cuối báo cáo

- Page Header: Hiển thị tại đầu mỗi trang

- Page Footer: Hiển thị tại cuối mỗi trang

- Detail: Phần chi tiết của báo cáo

CHƯƠNG III:

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO SÁCH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC

KINH TẾ QUỐC DÂN

I Khảo sát hệ thống thực tại và mô tả bài toán phân tích, thiết kê

HTTT Quản lý kho sách

Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân là đơn vị trực thuộc trường Đại họcKinh tế Quốc dân với chức năng xuất bản, in ấn và phát hành sách, báo, tạpchí, xuất bản phẩm Hiện tại nhà xuất bản tổ chức một kho chứa sảng phẩmhàng hóa gọi là SH (đồng chì Bình làm thủ kho) và Nhà sách là nơi giới thiệu

và bán sách Trong trường hợp nhà sách cần sản phẩm, hàng hóa để bánnhưng mặt hàng đó chỉ có ở trong kho thì sẽ tiến hành điều chuyển nội bộtheo đề xuất của Nhà sách Quy trình xuất nhập kho của nhà xuất bản được

mô tả như sau:

Quy trình nhập kho: Sách,xuất bản phẩm được chuyển từ các nhà cung cấp tới kho SH Lúc này, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sách, số lượng, giá … Nhà cung cấp ở đây chính là các doanh nghiệp, các đơn vị, các nhà xuất bản khác, cá nhân muốn gửi, bán sách tại Nhà xuất bản