Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho và bán hàng của công ty vina

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho và bán hàng của công ty vina

Lời mở đầu

Ngày nay, cùng với sự phát triển lớn mạnh của nền kinh tế thế giới , kinh

tế Việt Nam đang từng bớc hội nhập và đạt đợc những thành quả tốt đẹp Chúng

ta đang bớc những bớc đầu trên con đờng đến một nền văn minh công nghiệp hiện đại Và sự phát triển ồ ạt của công nghệ thông tin đánh dấu cho những bớc tiến đó

Xây dựng những hệ thống thông tin nhằm mục đích phục vụ cho hoạt

động kinh tế đang ngày một phổ biến và đóng vai trò vô cùng quan trọng.Các hoạt động kinh tế diễn ra với nhiều hình thái đa dạng và tơng đối phức tạp, nếu chúng chỉ đợc xử lí một cách thủ công thì hiệu quả giảm đi rất nhiều và ngời quản lí sẽ gặp nhiều khó khăn

Việc tìm thông tin quản lí các mặt hàng mã hàng, nhóm hàng,quản lí hàng bán , hàng trong kho dới dạng các sổ sách chứng từ khiến ngời quản lí rất vất vả, mất nhiều thời gian mà không hiệu quả.Chính vì vậy, các nhà tin học đã thiết kế những hệ thống kết nối các hoạt động quản lí, xử lí thông tin đợc thực hiện nhờ hệ thống máy tính chạy theo các chơng trình phần mềm đợc làm sẵn

Có thể nói, đây là những ứng dụng thiết thực và hiệu quả rất phù hợp trong thời

đại bùng nổ thông tin hiện nay, khi mà việc cập nhật thông tin nhanh chóng

đồng nghĩa với lợi ích thu đợc

Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học trong quản lí, nhóm sản xuất phần mềm chúng em quyết định lựa chọn đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lí kho và bán hàng của Công ty VINA”_Công ty chuyên cung cấp và phân phối thức ăn gia súc trên thị trờng VN Chúng em xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình hớng dẫn của PGS_TS Hàn Viết Thuận , các thày cô trong khoa đã giúp đỡ chúng em hoàn thành đề án này Vì đây là lần đầu tiên tham gia sản xuất một phần mềm có tính ứng dụng cao và cũng đã đợc đa vào thực tế cho nên chúng em không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong các thày cô

và các bạn đóng góp ý kiến để đề tài đợc hoàn thiện thêm Xin chân thành cảm

ơn

CHƯƠNG I

Công ty VINA và việc cần thiết xây dựng HTTT

quản lí kho và bán hàng

I Giới thiệu vài nét về công ty VINA

công ty vina

địa chỉ: xuân mai -hà tây

VINA là công ty chuyên phân phối và cung cấp thức ăn gia súc cho thị tr-ờng Việt Nam

Vốn cố định của VINA là 1 triệu USD Tổ chức của VINA gồm : 1 giám

đốc phụ trách chung, 1 phó giám đốc quản lý kinh doanh Bộ phận kinh doanh gồm :1 phòng kế toán, 1 phòng marketing, 1 phòng giao hàng, 1 kho hàng Tổng số công nhân và cán bộ của VINA là 20 ngời Cán bộ bộ phận hành chính hởng lơng theo hệ số lơng, thang bậc lơng do Nhà nớc quy định, nhân viên bán hàng hởng lơng theo định mức, nếu tìm đợc một khách hàng mới thì hàng tháng

đợc hởng 1% lợi nhuận từ khách hàng đó

Công ty VINA nhập và phân phối thức ăn gia súc Đối với mỗi lô hàng nhập về phải qua phòng kiểm tra chất lợng Sản phẩm đủ chất lợng sẽ đợc nhập kho, sẽ lập 2 phiếu nhập kho : 1 phiếu gửi cho phòng kế toán, 1 phiếu lu lại Sản phẩm không đủ chất lợng sẽ đợc gửi trả nhà cung cấp

Khách hàng chủ yếu của công ty là các đại lí bán sỉ và bán lẻ thức ăn gia súc Khách hàng có thể gửi đơn đặt hàng trực tiếp cho nhân viên marketing và phòng marketing sẽ gửi đơn sang phòng kế toán Phòng kế toán lập hoá đơn bán hàng gồm : 1 liên gửi sang phòng giao hàng để gửi cho khách hàng khi giao hàng, 1 liên lu lại Phòng giao hàng gửi thông báo xuống kho hàng, kho hàng sẽ xuất hàng và lập phiếu xuất kho, hàng hoá sẽ đợc giao tận tay khách hàng Nếu khách hàng thanh toán ngay sau khi nhận hàng thì sẽ đợc hởng chiết khấu 1% theo giá trị lô hàng Hoặc khách hàng có thể thanh toán sau khi đã bán hết lô hàng Tuy nhiên, khi đó khách hàng phải trả theo đúng giá trị của lô hàng mà không đợc hởng chiết khấu

II Tính cần thiết của đề tài

1.Nhợc điểm của hệ thống quản lí thủ công

_Thời gian dành cho việc lu trữ , tìm kiếm quá lớn, số các

thao tác trùng lặp nhiều

_Chi phí thời gian cho việc truy xuất CSDL nhiều nên rất khó đáp ứng nhanh nhạy của thông tin

_Kết xuất không đảm bảo độ tin cậy theo yêu cầu

_Cha tự động hoá đợc các phép tính số học dẫn đến độ chính xác không cao

_Trong trờng hợp nhiều ngời cùng làm một công việc , thông tin không nhất quán thờng xảy ra nhiều sai sót

_Thông tin có nhiều khoản mục và ghi chép không thống nhất do có sự

điều chỉnh lợng hàng nhập, hàng bán, sổ sách bị tẩy xoá nhiều dễ bị sai lệch thông tin

2.Mục đích của đề tài

Xây dựng một HTTT quản lí kho và nguyên liệu với yêu cầu thờng xuyên cập nhật và theo dõi những thay đổi hàng hoá trong kho.Cập nhật chứng từ nhập mua hàng hoá vào kho, cập nhật các hoá đơn bán hàng trong từng ngày.Cuối tháng hoặc cuối kì đa tổng hợp đa ra báo cáo hoặc tổng hợp số liệu bán ra nhập

về tính đến thời điểm đó

3.Phạm vi của đề tài

_HTTT quản lí về kho và hoạt động bán hàng của công ty

_Cập nhật thông tin nhanh chóng về hàng hoá, sửa chữa hoặc có thể loại

bỏ thông tin d thừa

_Báo cáo nhanh chóng các yêu cầu cơ bản đặt ra trong ngày trong công tác quản lí bán hàng

_Đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh mất mát dữ liệu, chơng trình dễ sử dụng

III.Các bớc xây dựng hệ quán lí kho và bán hàng

1 Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án

- Xác định đợc mục tiêu và cơ cấu đặt ra

- Xác định đợc nhân tố quyết định thành công của công việc

- Xác định phạm vi bài toán cần giải quyết

- Xác định đợc các nguồn lực đợc tổ chức hoặc đợc huy động để thực hiện

dự án

- Lựa chọn các giải pháp và công nghệ để giải quyết bài toán

2 Công cụ thực hiện

2.1 Xây dựng các mô hình phân tích

- Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)

- Biểu đồ thực thể liên kết (ERD –Entity Relationship Diagram)

- Đặc tả các quá trình ( PS – Process Specefication)

- Lợc đồ cấu trúc dữ liệu(DSS – Data Structure Scnema)

2.2 Xét về mặt logic

- Thiết kế các thành phần và các mối liên kết giữa các thành phần trong hệ thống chính là chú ý tới CSDL ,các quá trình xử lí dữ liệu, các giao diện

và biểu mẫu báo cáo

- Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

2.3 Về mặt vật lí

- Là quá trình chuyển mô hình trừu tợng thành các thiết kế kĩ thuật phù hợp với với các thiết bị và chức năng phần cứng hệ thống máy tính

- Thiết kế các thủ tục thủ công, thiết kế thông tin trớc khi đa vào máy và các phơng pháp cập nhật và sử dụng thông tin cho máy tính

- Thiết kế các chơng trình, các giao diện ngời sử dụng

- Đa vào chạy thử

3 Lập trình

- Chọn ngôn ngữ lập trình

- Chọn hệ quản trị CSDL

- Chọn môi trờng phần mềm

- Viết chơng trình theo thiết kế

Chơng II

quá trình thực hiện đề tài

I.Phân tích yêu cầu ngời sử dụng

Hiệu quả hệ thống mang lại phụ thuộc vào độ nông sâu của việc phân tích ban đầu Chính vì vậy, phân tích là công việc không thể thiếu trong quá trình xây dựng mộ hệ thống thông tin, đặc biệt hơn trong trờng hợp nó đợc xây dựng cho một hệ thống kinh tế đã đợc đa vào hoạt động

Nh chúng ta thấy, việc quản lí kho và bán hàng khi cha sử dụng máy tính , các công việc nh quản lí đơn hàng, quản lí chứng từ, quản lí hàng hoá trong kho , lu trữ thông tin về hàng hoá và khách hàng đều do con ngời dựa trên

sổ sách ghi chép lu trữ cồng kềnh và phức tạp, nên việc nhập thêm, lu trữ và tìm kiếm rất

khó và chậm chạp vì số lợng hàng hoá và các giao dịch ngày càng nhiều và phức tạp

Để tăng tính hiệu quả , giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì việc tin học hoá hệ thống quản lí kinh doanh là cần thiết

Phân tích hệ thống ở giai đoạn này, chúng ta tiến hành tìm hiểu, khảo sát

hệ thống hiện thời, phát hiện những thiếu sót và tìm biện pháp khắc phục những thiếu sót đó.Có nh vậy , mới đảm bảo hiệu quả việc tin học hoá hệ thống Đây cũng chính là một bớc quan trọng trong quy trình đầu tiên : Phân tích yêu cầu của quá trình sản xuất phần mềm Việc phân tích đợc tiến hành một cách cụ thể qua các giai đoạn nhỏ hơn

1 Lập kế hoạch :

- Nguồn lực, phạm vi khảo sát: Công Ty ViNa – tại Xuân Mai, Hà Tây

- Soạn thảo kế hoạch:

gian (ngày)

Ngời thực hiện

1 Nghiên cứu tài liệu 2 Nguyễn út Ny

2 Phỏng vấn thu thâp thông

tin

Mai Thị Thu

- Xem xét và thông qua kế hoạch:

Căn cứ vào điều kiện mà công ty yêu cầu và điều kiện tình hình thực tế của công ty, chúng tôi nhận thấy việc xây dựng HTTT Quản Lý Kho và Bán Hàng là hoàn toàn hợp lý và có tính khả thi

2.Khảo sát hệ thống:

Cử CB tới công ty khảo sát tình hình hoạt động của các bộ phận trong công ty.Vì đây là việc sản xuất phần mềm quản lí kho và bán hàng của doanh nghiệp nên việc thực hiện không thể tách rời với thực tế Sau khi xem xét, tìm hiểu, có thể khái quát tình hình hoạt động của công ty nh sau:

2.1 Hàng nhập

Hàng đợc nhập theo đơn dặt hàng, nhân viên có nhiệm vụ kiểm tra lại hoá đơn,

đối chiếu số lợng, đơn giá với số lợng, đơn giá ghi trên hoá đơn để lập và ghi vào phiếu nhập kho

Đối tợng nhập là các loại thức ăn gia súc nh: thức ăn cho heo, thức ăn cho

gà, thức ăn cho vịt

Đặt tên mã hàng theo quy định của công ty

Hoá đơn của mỗi loại hàng đợc tập hợp trong một hoá đơn.Nhập xong nhân viên tiến hành kiểm tra lại hoá đơn với lợng hàng trong kho.Công ty có các loại sổ sách để theo dõi việc nhập hàng vào kho, việc đa danh sách đã đăng

kí, phân loại theo mặt hàng, theo nhà cung cấp để phục vụ khách hàng

Dựa vào số liệu kiểm kê, số liệu yêu cầu mua của bộ phận bàn hàng, các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp đồng thời kết hợp với thông tin thị tr-ờng , bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua kiểm duyệt của ban giám

đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng

2.2 Bán hàng

Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lợt duyệt các yêu cầu của khách hàng, kiểm tra số lợng nmặt hàng mà công ty có thể bán.Có thể xảy ra các trờng hợp sau:

-Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không

có trong công ty Trờng hợp này phải từ chối khách hàng

- Công ty có đủ số lợng , quy cách nh yêu cầu: trờng hợp này phải tiếp tục thoả thuận về giá cả

- Công ty không có mặt hàng này nhng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng.Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc nhập hàng

- Công ty có đầy đủ số lợng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng nhng số lợng trong kho không còn đủ số lợng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp nốt các mặt hàng còn lại

2.3 Báo cáo tồn kho

- Tổng hợp số lợng hàng hoá trong kho đầu kì( cuối kì trớc) để tính lợng tồn đầu kì

- Lấy thông tin từ sổ xuất, nhập để tính tồn cuối kì

2.4 Báo cáo nhập

- Tổng hợp hàng hoá nhập.Lập danh sách thống kê từng loại hàng hoá đã nhập với số lợng là bao nhiêu

- Báo cáo lợng hàng còn trong kho trớc khi nhập bổ sung vào để tính số l-ợng tồn kho vào thời điểm hiện tại

a Báo cáo xuất hàng

- Lập danh sách thống kê với số lợng từng mặt hàng đã bán ra với số lợng

là bao nhiêu

- Báo cáo số lợng tồn sau khi đã xuất theo định kì

3 Phân tích nghiệp vụ

3.1 Thông tin vào

- Các thông tin về khách hàng

- Các thông tin về hàng hoá

- Các thông tin về nhà cung cấp

3.2 Thông tin đầu ra

- Báo cáo nhập , xuất và hàng tồn kho

- Báo cáo về khách hàng

- Báo cáo về công nợ

- Báo cáo tài chính

3.3 Giải pháp

Việc quản lí kho và hàng hoá của công ty bằng máy tính là hoàn toàn phù hợp Sự chính xác và tốc độ thực hiện hơn gấp nhiều lần so với thủ công Hơn nữa còn giúp chúng ta chuẩn hoá đợc các bảng biểu, báo cáo Việc thực hiện bằng máy tính có nhiều u điểm nổi trội :

- Quản lí đợc nhiều dữ liệu và dữ liệu đợc lu trữ một cách an toàn

- Tìm kiếm và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng

- Giảm đợc sức lao động thủ công

- Thông tin luôn đợc đảm bảo chính xác tuyệt đối

4 Phân tích yêu cầu ngời sử dụng

Hệ thống TT quản lí kho và bán hàng cần phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

- Tự động hoá các thao tác phép tính số học mà từ trớc đến nay làm bằng tay.Ví dụ :Tính tổng doanh thu, tính lợng tồn hàng, thành tiền của các loại hàng nhập, xuất

- Thực hiện các chức năng hỏi đáp nhanh

- Đa ra danh sách các mặt hàng khi có yêu cầu tìm kiếm

- Đa ra danh sách các nhà cung cấp khi có yêu cầu tìm kiếm

- Có khả năng bổ xung các mặt hàng , xoá bỏ các mặt hàng khi cần thiết

- Có khả năng lu trữ thông tin về các mặt hàng trong suốt thời gian tồn tại công ty

II thiết kế phần mềm

1.Thiết kế tổng thể

1.1 Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra mô hình về hệ thống thông tin vận chuyển qua các quá trình và chức năng khác nhau

1.2 Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

- Các chức năng xử lí :Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu

là biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó

Kí hiệu:

- Tác nhân bên trong : Là một ngời , một nhóm ngời ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhng có trao đổi thông tin với hệ thống

Kí hiệu:

- Luồng dữ liệu: Luồng thông tin phản ảnh một quá trình hoặc một chức năng xử lí, mũi tên chỉ hớng của luồng thông tin

Kí hiệu:

- Kho dữ liệu: Là thông tin lu trữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ liệu đợc lu trữ trong máy tính

Kí hiệu:

1.3 Sơ đồ chức năng của hệ thống

1.3 Sơ đồ ngữ cảnh

Hệ thống thông tin quản

lý kho và bán hàng

Xử lý nhập

kho

Xử lý xuất

kho

Xử lý đơn

đặt hàng

Lập phiếu thanh toán

Lập báo cáo

HTTT quản lý kho và bán hàng

Nhà cung

cấp

Lãnh đạo

1.4 Sơ Đồ DFD Mức 0

Sổ sách tồn kho Sổ sách bán hàng 1.5 Sơ đồ DFD mức 1

Nhà

cung cấp

Khách hàng

Khách hàng

2.4 lập báo

Giám đốc

1.3 lập báo cáo tồn kho

1.2 xuất kho hàng hoá

1.1

nhập

kho

hàng

hoá

nhà

cung

cấp

2.2 kiểm tra

đơn đặt hàng

1.3 lập thủ tục thanh toán

2 Thiết kế CSDL Và các thực thể:

2.1 Thiết kế CSDL và các thực thể

2.1.1 Mục tiêu thiết kế CSDL

-Đáp ứng nhu cầu về thông tin một cách kịp thời , nhất toán và kinh tế

-Loại bỏ hoặc giảm thiểu khả năng trùng lặp nội dung CSDL trong tổ chức -Cho phép nhanh chóng truy cập các thành phần thông tin cụ thể trong CSDL

mà từng phạm trù ngời dùng yêu cầu

-Duy trì tính nguyên vẹn của CSDL để nó chỉ chứa thông tin đã đợc hợp lệ hoá, kiểm soát đợc

-Ngăn cản những ngời lạ truy cập CSDL , tránh làm mất mát những thông tin có liên quan tới việc quản lí

-Chỉ cho phép những ngời có quyền mới đợc bổ sung hoặc hiệu chỉnh thông tin trong CSDL

-Dễ dàng tạo các ứng dụng nhập liệu hiệu chỉnh , hiển thị và báo cáo ,phục vụ nhu cầu ngời dùng

2.1.2 Tiến trình thiết kế CSDL

-Định dạng đối tợng mà hệ CSDL sẽ hiển thị

-Phát hiện các thành phần kết hợp giữa các đối tợng

-Thiết lập các kiểu cập nhật và giao diện tạo và sửa đổi dữ liệu trong các bảng,

kể cả các yêu cầu cần thiết về tính vẹn toàn dữ liệu

2.1.3 Xây dựng mô hình thực thể và chuẩn hoá.

Mọi thông tin trong CSDL về mặt logic đều có thể đợc giữ trong các bảng đơn giản, mỗi bảng có các cột nhất định Xác định các bảng chính để giữ thông tin về hệ thống

Biểu đồ thực thể liên kết là một mô hình thông tinvào dữ liệu trong một

hệ thống , làm nhiệm vụ mô tả quan hệ giữa các thực thể và xác định các thuộc tính của chúng

Mối liên hệ giữa các thực thể liên kết có 3 dạng quan hệ chính:

+ Quan hệ one to one

+ Quan hệ One to Many