Thu thập thông tin

THU THẬP THÔNG TIN

Hình thức; vấn đáp

Giáo viên: Vân Khánh

Email:BAITAPQLTT@gmail.com

Sđt:0912343558

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THU THẬP THÔNG TIN

1.1 thông tin và thu thập thông tin

1.1.1 khái niệm

1.1.1.1 thông tin

Theo từ điển Cambridge thong tin là sự thật về một tình huống một người hay sự kiện nào đó

Theo dictionary.com: thông tin là kiến thức được truyền đạt hoặc được tiếp nhận , liên quan đến 1 thực thể or hoàn cảnh cụ thể nào đó Tt có thể được tích lũy thông qua học tập giao tiếp nghiên cứu hướng dẫn

Theo businessdictionary.com: tt là dữ liệu cụ thể chính xác kịp thời đc tổ chức một cách có mục đích (cấp bậc truy cập 1 cách khác nhau) đc trình bày trong bối cảnh mang lại ý nghĩa và mức độ phù hợp.(hình thức nội dung công cụ lưu trữ phù hợp) làm tăng sự hiểu biết của con người tt có giá trị khi nó ảnh hưởng đến hành vi quyết định or kết quả.Một phần tt đc coi là vô giá trị nếu mọi thứ ko thay đổi sau khi thông tin đc tiếp nhận Tóm lại có thể hiểu khái niệm tt có các đặc điểm như:

-có nguồn phát và đích tiếp nhận

- đc thể hiện với nhiều hình thức đa dạng phong phú

- tt chỉ có giá trị khi đc truyền đi, đc phổ biến làm thay đổi nhận thức or hoạt động của cá nhân tổ chức

1.1.1.2 Nguồn thông tin: là nơi sản sinh or chứa các thông tin cần thiết với người sử dụng Nguồn tt đc xây dựng dựa trên các phương tiện luu trữ trong đó

tt đc ghi lại để cung cấp cho người dung Có thể hiểu nguồn tt là một bộ sưu tập

tt đc thể hiện dưới dạng in ấn or các tài liệu điện tử các định dạng khác nhau

Nguồn tt đc chia lm 2 loại:

Nguồn ttc1 là nơi cc tt chính xác và sát thực về vấn đề nghiên cứu hơn có đđ phân tán rời rạc thuộc sở hữu của các tổ chức cá nhân ở các lĩnh vực khác nhau và đôi khi khó tiếp cận.(phòng ban )

Vd nhà xuất bản ,tác giả ,trường đại học ,nghiên cứu, viện nghiên cứu

Nguồn ttc2 (nơi tập trung tt)thường đc các thư viện và trung tâm tt xây dựng dưới dạng các cơ sở dưc liệu có cấu trúc các tài liệu có tổ chức dễ dàng truy cập, hưỡng dẫn or chỉ bảo tới nd chi tiết của các tài liệu chính.(người thu thập tt)

1.1.1.3tttt là hđ tập hợp tt hteo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề nội dung lien quan đến lĩnh vực nhất định Quá trình tttt bao gồm: xđ nhu cầu

tt ,tìm kiếm nguồn tt, thực hiện lưu trữ tt, theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đặt ra

Trong hđ nghiên cứ và khảo sát là quá trình tập hợp và đo lường tt

1 cách có hệ thông về các biến đc quan tâm( khảo sát nhu cầu khách hang khảo sát trình độ cán bộ nhận viên trong doanh nghiệp)

Trong cơ quan tt thư viện tttt quyết định hướng hoạt động và có vai trò quan trọng trong qua trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của tổ chức

Trong lv quản lý nhà nươc tt đc tt là cơ sở đê cơ quan chủ quản đc đưa ra những chiến lược quyết định chính sách phát triền cũng như nhận đc tt phản hồi về tính phù hợp quyết định đó

Trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp tttt giúp lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp vớ xu thế phát triền giảm bớt chi phí cải thiện hiệu xuất ,đạt đc lợi thế cạnh tranh 1.1.2 phân loại tt

1.1.2.1 theo hình thức lưu trữ

Tài liệu số

Tài liệu giấy

1.1.2.2Theo nội dung tt

-Tt chính trị kt

+ đặc điểm hình thức: văn bản chỉ đạo tài liệu thống kê

+tổ chức cc các cơ quan thuộc chính phủ cơ quan quản lý nhà nước

+Đt sd doanh nghiệp

-Tt khoa học tự nhiên và công nghệ

+ là công trình nghiên cứu thực nghiệm nghiên cứu khoa học thuộc về tự nhiên và công nghệ

+hình thức kết quả nghiên cứu bài báo bài tham luận hội thảo luận án đề tài tổ chức cc các viện nghiên cứu nhà khoa học trường đại học

+đt sd nhà nghiên cứ nhà khoa học doanh nghiệp(bí mật kinh doanh)

 Liên quan đến sản xuất kinh doanh

-Tt xã hội

+các tác phẩm văn học nhạc phim điện ảnh

+nd phụ vụ giải trí nâng cao kiến thức trình độ thẩm mỹ

+ tổ chức cc cá nhân 1 nhóm tác giả

+đtsd đông đảo quần chúng tầng lớp nhân dân

-Tt xã hội

+ nội dug chính: quan điểm nhận xét cá nhân

+hình thức đa dạng pp

+tổ chức cc cá nhân

+đặc điểm chính tính xác ko cao nd ko đc kiểm soát cập nhật nhanh +Đtsd đông đảo nhân dân

1.1.2.3Theo tần suất xuất bản

-1 lần tài liệu dạng sách tiểu thuyết (nội dung tóm gọn trong1 kỳ xuất bản)

Nhiều kỳ báo tạp chí

-Định kỳ xuất bản:báo ngày, tháng,năm, quý

1.1.2.4 theo mức độ xử lý tt

-ttc1 hay còn gọi là tt chính là những công bố nghiên cứu hoặc mô tả về ứng dụng mới or các phát hiện mới về một chủ đề, ý tưởng cũ, tạo thành những tt mới nhất

Vd:bài hội thảo, giáo trình, tài liệu tham khảo, tiểu thuyết, truyện ngắn

-ttc2 còn gọi là tt thứ cấp, theo tiêu chuẩn VN

Vd bản thư mục cơ sở dữ liệu do đơn vị tt cc

Người xử lý tt tóm gọn tài liệu c1 sản xuất tl c2

Người dung tin quan tâm tài liệu c1

1.1.2.5 theo phạm vi phổ biến tt

-Thông tin công bố là all các sách báo tạp chí đc in ấn và phát hành dưới dạng điện tử, dc đánh chỉ số, đc phát hành bởi cơ quan có thẩm quyền, đc phân phối trên các kênh( bán ra thị trường, điện tử) chính thức 1 cách rộng rãi

Mục tiêu phổ biến vs toàn xã hội, đc bán phát hành miễn phí.( tờ rơi, tt luật,nghị định thông tư, hướng dẫn phi hành , thông báo đc cơ quan có thẩm quyền ban hành)

-Tt ko công bố Tt ko xuất bản tt xám nguồn đặc biệt ko đc bán trên thị trường, chiến lc phát triển kt xh của chính phủ báo cáo điều tra khảo sát thuộc các cơ quan nhà nc tài nguyên mtruong dân số, luận văn luận án nghiên cứu về các lĩnh vực báo cáo kh thuộc hội nghị hội thảo tt nội sinh thuộc sở hữu tổ chức doanh nghiệp hồ sơ sp, kết quả nghiên cứu sx kinh doanh bản điều tra thị trường

Đặc điểm có giá trị khoa học cao là bí mật thương nghiệp mà tổ chức kinh doanh giữ kín nên khó thu thập và tiếp cận

1,1,2.6 theo mđ ý nghĩa của tt

-Tt mang tc chỉ đạo là những tl vb tt mang tính định hướng như chỉ thị nghị quyết văn kiện của đảng các tác phẩm kinh điển của lãnh tụ các chủ trương đg lối chính sách pt kt vh gd của đất nước

Đối vs từng bộ ngành tổ chức doanh nghiệp thì tl mang tc chỉ đạo thường là các

vb luật nghị định thông tư hướng dẫn thi hành liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể

-Tt phục vụ giảng dạy học tập là những tt chứa đựng kiến thức khoa học cơ bản phục vụ cho mđ giảng dạy học tập sgk giáo trình tài liệu chuyên ngành thường

đc in tài liệu dạng sách

Tt phục sx kinh doanh gồm có là những tt thuộc sở hữu tổ chức cá nhân sang chế phát minh sở hữu cn ( thương mại và nội bộ )các tiêu chuẩn định mức hướng dẫn sản xuất quy trình vận hành ( thương mại)

phạm vi áp dung thường áp dụng nội bộ và đôi khi sp mang tính thương mại đc trao đổi mua bán trên thị trường, đc định giá bởi chủ sở hữu cũng như giá trị kinh doanh trong tưởng lai của tt.( nhượng quyền thương hiệu)

tt tiêu chuẩn định mức(tcđm)là loại tl qđ các ngtac quy trình chỉ tiêu đối vs từng

hđ (ISO 9001-2015:chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng )hay từng sp cụ thể ( thực phẩm chức năng, )

tiêu chuẩn đc thiết lập dưới dạng các quy trình hướng dẫn để sd chung nhằm đạt trật tự tối ưu trong những đkiện nhất định việc áp dụng các tiêu chuần nhằm tạo thuận lợi cho vc trao đổi tt thống nhất dẫn tới sx thúc đẩy thương mại toàn cầu tt tiêu chuẩn đc chia thành nhiều cấp như tiêu chuẩn quốc gia tiêu chuẩn khu vực tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn ngành tiêu chuẩn cơ sở

tcđm ở đây có quy mô áp dụng lớn khác với tiêu chuẩn định mức tt phục vụ sx kinh doanh nằm trong kinh doanh chỉ trong nội bộ, báo cáo cơ quan thuế

- Tt tra cứu là dạng tt đc sd để tìm kiếm các số liệu thuật ngữ sự kiện công thức từ điển bách khoa toàn thư sổ điểm là dạng tt ko thể thiếu trong các

tổ chức đặc biệt là trung tâm nghiên cứu thư viện chuyên ngành

1.1.2.7 theo nguồn tt

- Tt ngoại sinh là tt thu thập từ nguồn bên ngoài tổ chức( luật nghị định chỉ đạo,

ta cứu niêm giám bách khoa thư, kham khảo sách chuyên ngành)

- Tt nội sinh là tt hình thành trong quá trình hđ khoa học sx kinh doanh nghiên cứu của các tổ chức doanh nghiệp phản ánh đầy đủ và có hệ thống về thành tựu tiềm lực cx như hướng phát triển của các đơn vị

chia lm 3 loại

Tt pá kq hđ:+ luận án luận văn giáo trình đề cương bài giảng - trường đại học viện nghiên cứu

+ Hồ sơ dự án kq điều tra thi trường báo cáo hđ sx kinh doanh – doanh nghiệp

Tt p á nghiên cứu báo cáo :nc kh kỷ yếu hội nghị hội thảo báo cáo thí nghiệm báo cáo dự án thử nghiệm- viện nghiên cứu , phòng thí nghiệm nói chung

Kết quả thử sp mới

Tt pá tiềm lực hđ: có thể có các tl về cơ cấu mô hình tổ chức ,quy mô hđ,csvc, báo cáo nguồn lực tài chính tt định hướng phát triển,

Hàng may mặc tt nội sinh: bản vẽ thiết kế , thông số về số đo, nguyên vật liệu, kích cỡ size nguyên phụ liệu

Xd bản vẽ danh sách khách hàng nguyên liệu cho mỗi công trình

Doanh nghiệm cc dư liệu thị trường (bản điều tra nhu cầu khách hang, thống kê

sd tt , truy cập web, thị trường) giám đốc doanh nghiệp, danh sách khách hàng, địa chỉ tt , thông kê loại hình dv khác nhau

1.2 vai trò của tttt

1.2.1 tạo lập tt theo định hướng của tổ chức

Tc tttt phục vụ nội bộ chiếm phần lớn trong xh là cơ quan doanh nghiệp trong all các lĩnh vực cơ cấu tổ chức tuân theo quy định nhà nước với các yêu cầu về chứng từ vb báo cáo thông kê liên quan đến quản lý hành chính

Tt hành chính quản trị :chứng từ văn bản báo cáo thông kê

Tt tài chính kế toán: hóa đơn mua bán, báo cáo tài chính, báo cáo thu nhập doanh nghiệp

Tt kd sx: hô sơ dự ấn hợp đồng kinh nghiệm đàm phán tiêu chuẩn định mức

Đk kiên quyết xd tổ chức tt căn cứ vào gì trong 1 doanh nghiệp 1 tổ chức: căn

cứ cơ cấu tổ chức lĩnh vực chuyên môn, loại hình hđ đk cơ sở hạ tầng để mt cuối cung là timg kiếm lựa chọn thu thập hiệu quả nhất đúng mục tiêu ít chi phí nhất

- Tổ chức cc dv tt thư viện và trung tâm tt : hđ dưới dự quản lý của 1 cơ qusn rchur quản nguồn lực tt xd dựa trên chức năng nghiệm vụ của thư viện và tttt đối tượng người dung ftin đc quy định sẵn

- Vd thư viện cc đt đông đảo người dân trong cộng đồng nguồn lực tt phong ohus đa dạng về hình thức nd bao quát mang tính phổ cập khoa học thường thức năng cao dân chí

- Thư viện chuyên ngành nhà nghiên cứu nhà khoa học nltt chuyên sâu về lĩnh vực tri thức csvc hiện đại

- Trường đại học hs sv gv ncs nd xoay quanh lĩnh vực đào tạo của nhà trường csvc hiện đại

doanh nghiệp cc dv truyền thông tìm kiếm tổng hơp dv tt cho khách hang, tùy từng lv cụ thể Tùy vào khách hang, tùy thuộc lượng tt khách khàng yêu cầu

công việc các btv chịu trách tìm kiếm lựa chọn biên tập tt theo các tiêu chí do khách hàng cc

chữa bài 1

mô hình cơ cấu doanh nghiệp tổ chức

Ban giám đốc: giám đốc, phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc sản xuất kỹ thuật, phó giám đốc nhân sự,

Phòng kinh doanh: trưởng phòng, bộ phận mua hàng, bộ phận bán hàng,

Phòng tài chính/kế toán/tài vụ; kế toán bán hàng mua hàng tiền lương

Phòng nhân sự/tổ chức bhxh chế độ, quản lý nhân sự đào tạo nhân sự nói chung, công văn đi đến

Phòng sản xuất: trưởng bộ phận, quản đốc, công nhân sx, người lđ nói chung Kiểm nghiệm ktra sau sản xuât,bộ phận phát triển sản phẩm, đóng gói

1.2.2 thúc đẩy quá trình tự học của thành viên trong tổ chức

- Đối vs người thu thập tt

Tự học bằng cách: vc thường xuyên thực hiện tra cứu tìm kiếm tìm hiểu tt trong

tổ chức giúp người thu thập có thêm kinh nghiệm kỹ năng từ đó tìm và xác định nhu cầu nhanh hơn chính xác hơn

- Đvs thành viên tổ chức: các thành viên có thêm tt dữ liệu trong quá trình

lm vc rút ngắn time công sức nâng cao hiểu biết về các vấn đề từ đó đạt hiệu suất lao động cao hơn

- Đvs người dùng tin trong các trttt: vc thu thập tt chính xác có chất lượng phù hợp với người dùng cùng với hệ thống lưu trữ và phổ biến tt 1 cách khoa học dễ sử dụng là công cụ quan trọng thúc đẩy quá trình học tập và nghiên cứu của người dùng

Ví dụ khi tìm kiếm tt theo 1 chủ đề người dùng tin tiếp cận 1 danh sánh chủ đè

có liên quan dựa vào đóa sử dụng thuật ngữ để mở rộng hoặc thu hẹp dữ liệu 1.2.3 định hướng hành vi tt của người dùng

1.2.5 tính đa dạng

Tt đc lựa chọn cần có sự đa dạng về nội dung cx như hình thức thể hiện, nhằm đáp ứng đc các đặc diểm khác nhau về dộ tuổi trình độ, kỹ nawmg tt khả năng

sd thiết bị truy cập tt

Ví dụ

- nhóm đối tượng bạn học là thiếu nhi( hình thức đa đạng nhiều màu sắc tranh ảnh thu hút, loại hình truyện tranh,sinh động- nội dung dễ hiểu-khả năng tra cứu thấp-phân loại theo mã màu, dễ lấy ra cất vào, kỹ năng tt ko nhiều, khả năng sử dụng thiết bị thấp

- Nhóm đt bn đọc lag nv văn phòng(trình độ đại học trở lên, kỹ năng tt tốt , truy cập tìm kiếm tốt-hình thức tt thường là bản mềm- nd tt liên quan đến truyên ngành đg lm vc tài liệu chuyên mon, tham khảo;sv

thường là bản mềm, nv thường là bản cứng: hợp đồng; thiết bị mt phần mềm tra cứu liên thư viện, tra cứu cơ sở dữ liệu, hệ thống máy tìm tin

- Nhóm đt bạn đọc là lãnh đạo quản lý(hình thức bản tổng kết báo cáp đanh giá kết quả khảo sát , kq nghiên cứu- nội dung cô đọng ngắn gọn đúng mục tiêu; bao quát nói chung, trình độ kỹ năng tt hiểu biết nhận định vấn

đề nhạy bén bao quát vấn đề nhanh

- Nv xây dựng kỹ năng tìm kiếm thấp, trình độ đại học ít , loại hình tài liệu

là bản giấy,( khả năng kinh tế,nhu cầu của người dùng tin, cơ sở hạ tầng,

1.4 phương thức thu thập tt

1.4.1 phương thức phải trả tiền

1.4.1.1 mua tt tài liệu

Đv tổ chức là doanh nghiệp ko phục vụ tt

Dđ nhu cầu: tl liên quan trực tiếp đến ngành nghề, văn pháp quy quy định nhà

nc về ngành nghề,

Về số lượng thường ít 1 vài bản

Về nội dung liên quan trực tiếp đến chuyên ngành hoạt động, quy định về nghĩa

vu đvs nhà nc

Hình thức mua bán tt phổ biến giữa các doanh nghiệp thường liên quan đế vc chuyển nhượng lk các mô hình kinh doanh như nhựơng quyền thương hiệu, bán công thức, sang chế, phát minh đã đc cấp quyền bảo hộ, quyền tác giả.( phụ vu trực tiếp cho kinh doanh kiếm tiền)

Đv tổ chức là doanh nghiệp phục vụ tt

Dđ nhu cầu tùy thuộc loại hình thư việc phục vụ đt

Số lượng nhiều thư viện công cộng 2-3 bản, thưa viện chuyên ngành 100băn

Về nội dung chuyên ngành đào tạo nghiên cứu, thường thức phổ thông

Ví dụ thư vện công cộng tên tl nhiều đa dạng chủng loại nd lq đến khoa học thường thức

Thư viện chuyên ngành phụ thuộc vào chuyên ngành phục vụ

Thư viện đại học số lượng bản nhiều phục vụ nhu cầu của sinh viên

Ưu điểm

Chủ động trong tttt

Nhược đ:

Đvs thư viện và trung ttt phụ thuộc vào nguồn kinh phí đc cấp / xét duyệt Đvs các tôt chức doanh nghiệp tốn phí nhưng tt lại nhanh bị lỗi thời, đb các

tt khoa học, công nghệ

Khắc phục hạn chế kinh phí

Đvs thư viện chọn lựa dựa trên các tiêu chí nhu cầu tt, trình độ người dung khả năng kinh tế, mượn liên thư viện

Đvs doanh nghiệp tìm hiểu nắm bắt nguồn thông liên quan đến ngành nghề kinh doanh nhất

1.4.1.2 cở sở dữ liệu dùng chung

Các tổ chức gặp nhiều khó khăn trong vc thiết lập dc nguồn lực tt đầy đủ, caaph nhập vs tiềm lực kinh tế đơn lẻ, đb là đvs các tổ chức cc dv tt

Hình thức cơ sở dữ liệu dùng chung là phương án tối ưu danh cho các tổ chức, doanh nghiệp qua đó tăng cường năng lực tt, tiết kiệm chi phí, tránh bổ sung trùng lặp gây lãng phí cx như thúc đẩy quan hệ hợp tác giữa các thành viên có chung lĩnh vực

Áp dụng vs đơn vị cc tt như thư viện trttt

Vc thành lập các liên hiệp thư viện để chia sẻ các nguồn tài nguyên điện tử nhằm mục đích

Tối ưu hóa các khoản đầu tư chia sẻ các chi phí đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật

Khả năng duy trì sd cơ sở dữ liệu cao do chi phí chia sẻ thấp hiệu quả kt ứng dụng cao

Người dung tin có thể truy cập tới nhiều guồn tài liệu hơn vs chi phí thấp nhất Tạo ko gian thông nhất chi hệ thống dể cung cấp fat triển với kq cao và nâng tầm vị thế khi tham gia hội nhập trog nc và qte

Nguồn tài liệu điện tử ko đòi hỏi diện tích lưu trữ lớn

Ko tốn chi phí đảm bảo quản và lạo bỏ nguy cơ mất và thất thoát tài liệu

Có thể sd 24/7 mọi lúc mọi nơi

CHƯƠNG 2:XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH VÀ QUY TRÌNH THU THẬP TT 2.1.xây xưng cs tttt

2.1.1.1 khái niệm cs tttt

Chính sách là tập hợp cửa all các luật, quy định chính sachscoong cộng khuyến khích, ko kk or điều chỉnh vc tạo sd luu trữ truy cập truyền thông và phổ biến tt

Cs phát triển bộ sưu tập đc thiết kế để tuyên bố sứ mệnh của cơ quan tooe chức

và cí chức năng hướng dẫn vc tìm kiếm, lựu chọn, thu thập, bảo trì và lưu trữ tt tl