Xây dựng và quản lý dự án trong hoạt động thông tin

BÀI TẬP NHÓM

Năm 2024

Học phần ::: Xây dựng và quản lý dự án trong

hoạt động thông tin

Mã lớp ::: TT6045 (N01)

: :

Nhóm 2

M C L C Ụ Ụ

BÀI T P NHÓMẬ 4

Câu h i 2: ỏ Trong th i đ i AI và d li u l n, các d án ngành qu n lý thông tin có ờ ạ ữ ệ ớ ự ả nên u tiên v h t ng công ngh hay d li u n i dung? Vì sao?ư ề ạ ầ ệ ữ ệ ộ 4

Câu h i 3:ỏ Ph n bi n l p lu n: “Ch nh ng t ch c l n m i c n qu n lý d án bàiả ệ ậ ậ ỉ ữ ổ ứ ớ ớ ầ ả ự b n D án nh thì làm linh ho t là đ ”ả ự ỏ ạ ủ 5

1 Phân lo i d án trong ngành qu n lý thông tinạ ự ả 6

2 Khái ni m v qu n lý d ánệ ề ả ự 8

3 M c tiêu c a qu n lý d án, ph m vi n i dung và thành ph n c a qu n lý d ụ ủ ả ự ạ ộ ầ ủ ả ự án 8

4 Vai trò c a qu n lý d án trong ngành qu n lý thông tinủ ả ự ả 10

5 Tìm hi u t ng th v d án đ u t phát tri nể ổ ể ề ự ầ ư ể 11

DANH M C TÀI LI U THAM KH OỤ Ệ Ả 16

BÀI T P NHÓM Ậ CÂU H I TÌNH HU NG Ỏ Ố

Câu h i 2: ỏ Trong th i đ i AI và d li u l n, các d án ngành qu n lý thông tin có nên ờ ạ ữ ệ ớ ự ả

u tiên v h t ng công ngh hay d li u n i dung? Vì sao?

Câu h i 3: ỏ Ph n bi n l p lu n: “Ch nh ng t ch c l n m i c n qu n lý d án bài ả ệ ậ ậ ỉ ữ ổ ứ ớ ớ ầ ả ự

b n D án nh thì làm linh ho t là đ ” ả ự ỏ ạ ủ

BÀI T P Ậ

1 Phân lo i d án trong ngành qu n lý thông tin ạ ự ả

2 Khái ni m v qu n lý d án ệ ề ả ự

3 M c tiêu c a qu n lý d án, ph m vi n i dung và thành ph n c a qu n lý d ụ ủ ả ự ạ ộ ầ ủ ả ự án

4 Vai trò c a qu n lý d án trong ngành qu n lý thông tin ủ ả ự ả

5 Tìm hi u t ng th v d án đ u t phát tri n ể ổ ể ề ự ầ ư ể

BÀI LÀM

Câu h i 2: ỏ Trong th i đ i AI và d li u l n, các d án ngành qu n lý thông tin ờ ạ ữ ệ ớ ự ả

có nên u tiên v h t ng công ngh hay d li u n i dung? Vì sao? ư ề ạ ầ ệ ữ ệ ộ

Tr l i:ả ờ

- D li u n i dung quan tr ng h n h t ng AI và Big Data ch phát huy khi có dữ ệ ộ ọ ơ ạ ầ ỉ ữ

li u chu n, phong phú.ệ ẩ

Ví d : ụ  M t b nh vi n đ u t h th ng AI hi n đ i đ ch n đoán b nh, nh ng n uộ ệ ệ ầ ư ệ ố ệ ạ ể ẩ ệ ư ế

d li u b nh án thi u chính xác ho c r i r c thì AI sẽ ch n đoán sai, gây nguyữ ệ ệ ế ặ ờ ạ ẩ

hi m cho b nh nhân.ể ệ

- H t ng có th mua, nh ng d li u thì ph i tích lũy lâu dài Công ngh có thạ ầ ể ư ữ ệ ả ệ ể nâng c p nhanh, còn d li u ph i đấ ữ ệ ả ược thu th p, chu n hóa, b o v theo th i gian.ậ ẩ ả ệ ờ

Ví d : ụ  Các sàn thương m i đi n t nh Shopee, Lazada có th thuê server r tạ ệ ử ư ể ấ nhanh, nh ng giá tr th t s n m kho d li u hành vi mua hàng c a khách – thư ị ậ ự ằ ở ữ ệ ủ ứ giúp h cá nhân hóa qu ng cáo và tăng doanh thu.ọ ả

- D li u là nguyên li u thô c a AI AI h c t d li u, n u không có d li u thì AIữ ệ ệ ủ ọ ừ ữ ệ ế ữ ệ

“vô nghĩa”

Ví d : ụ  Google d ch ho t đ ng t t vì có kho d li u ngôn ng kh ng l t hàng t tàiị ạ ộ ố ữ ệ ữ ổ ồ ừ ỷ

li u, ch không ph i ch nh máy ch m nh.ệ ứ ả ỉ ờ ủ ạ

K t lu n:ế ậ  D án qu n lý thông tin nênự ả   u tiên d li u n i dungư ữ ệ ộ  trước, đ ng th iồ ờ phát tri n h t ng công ngh phù h p đ khai thác d li u.ể ạ ầ ệ ợ ể ữ ệ

Câu h i 3: ỏ Ph n bi n l p lu n: “Ch nh ng t ch c l n m i c n qu n lý d ả ệ ậ ậ ỉ ữ ổ ứ ớ ớ ầ ả ự

án bài b n D án nh thì làm linh ho t là đ ” ả ự ỏ ạ ủ

Tr l i:ả ờ

- Qu n lý d án c n thi t m i quy mô Không qu n lý, d án d tr h n, t n chiả ự ầ ế ở ọ ả ự ễ ễ ạ ố phí, mâu thu n nhân s ẫ ự

Ví d : ụ  M t nhóm sinh viên làm đ án t t nghi p (d án nh ), n u không phân chiaộ ồ ố ệ ự ỏ ế công vi c, deadline rõ ràng thì d x y ra tình tr ng nệ ễ ả ạ ước đ n chân m i nh y, d nế ớ ả ẫ

đ n s n ph m kém ch t lế ả ẩ ấ ượng

- D án nh càng c n qu n lý đ t i u ngu n l c D án nh thự ỏ ầ ả ể ố ư ồ ự ự ỏ ường ít nhân s , ítự

ti n, nên n u làm sai/lãng phí thì h u qu càng l n.ề ế ậ ả ớ

Ví d : ụ  M t quán cà phê startup thuê m t b ng 6 tháng N u không có k ho chộ ặ ằ ế ế ạ

qu n lý chi phí, marketing, phân ca làm vi c… thì ch sau 2-3 tháng có th l n ngả ệ ỉ ể ỗ ặ

và ph i đóng c a.ả ử

- Linh ho t không thay th qu n lý Linh ho t ch là đi u ch nh trong khuôn khạ ế ả ạ ỉ ề ỉ ổ

qu n lý.ả

Ví d : ụ  M t d án phát tri n app nh cho khách hàng, v n c n timeline, chi phí,ộ ự ể ỏ ẫ ầ phân công Tuy nhiên khi khách hàng thay đ i yêu c u, nhóm có th linh ho t đi uổ ầ ể ạ ề

ch nh ch c năng – nh ng không b qua qu n lý ti n đ và ch t lỉ ứ ư ỏ ả ế ộ ấ ượng

K t lu n:ế ậ  Ngay c d án nh cũng c n qu n lý bài b n, m c đ có th đ n gi nả ự ỏ ầ ả ả ứ ộ ể ơ ả

h n nh ng v n ph i có Linh ho t ch là b sung, ch không th thay th qu n lý.ơ ư ẫ ả ạ ỉ ổ ứ ể ế ả

BÀI T P Ậ

1 Phân lo i d án trong ngành qu n lý thông tin ạ ự ả

2 Khái ni m v qu n lý d án ệ ề ả ự

3 M c tiêu c a qu n lý d án, ph m vi n i dung và thành ph n c a qu n ụ ủ ả ự ạ ộ ầ ủ ả

lý d án ự

4 Vai trò c a qu n lý d án trong ngành qu n lý thông tin ủ ả ự ả

5 Tìm hi u t ng th v d án đ u t phát tri n ể ổ ể ề ự ầ ư ể

BÀI LÀM

1 Phân lo i d án trong ngành qu n lý thông tin ạ ự ả

D án b t bu c th c hi n ự ắ ộ ự ệ

Đây là nhóm d án đự ược tri n khai nh m tuân th các quy đ nh phápể ằ ủ ị

lu t ho c đ x lý nh ng tình hu ng kh n c p, b t kh kháng Đ c tr ngậ ặ ể ử ữ ố ẩ ấ ấ ả ặ ư

c a lo i d án này là không th trì hoãn, thủ ạ ự ể ường yêu c u huy đ ng ngu nầ ộ ồ

l c t p trung trong th i gian ng n Ví d đi n hình có th k đ n vi c tri nự ậ ờ ắ ụ ể ể ể ế ệ ể khai h th ng qu n lý d li u theo Lu t An ninh m ng t i Vi t Nam, hay xâyệ ố ả ữ ệ ậ ạ ạ ệ

d ng k ho ch và h t ng khôi ph c d li u sau th m h a.ự ế ạ ạ ầ ụ ữ ệ ả ọ (Th vi n phápư ệ

lu t, 2024)ậ

Phân lo i theo m c tiêu công ngh thông tin ạ ụ ệ

Theo Teamwork, các d án CNTT có th đự ể ược chia thành:

 Phát tri n ph n m m (Software development projects)ể ầ ề : bao g m thi tồ ế

k , l p trình, ki m th và tri n khai h th ng ph n m m.ế ậ ể ử ể ệ ố ầ ề

 Nâng c p h t ng (Infrastructure projects): t p trung vào ph n c ng,ấ ạ ầ ậ ầ ứ

m ng lạ ưới, trung tâm d li u.ữ ệ

 B o m t thông tin (Cyber security projects): tăng cả ậ ường c ch b o m t,ơ ế ả ậ ngăn ng a rò r d li u.ừ ỉ ữ ệ

 D án đi n toán đám mây (Cloud projects): chuy n đ i, tri n khai ngự ệ ể ổ ể ứ

d ng và d li u lên n n t ng cloud.ụ ữ ệ ề ả

 Qu n tr d li u và phân tích (Data management & analytics projectsả ị ữ ệ ):

t ch c, l u tr , khai thác d li u nh m h tr ra quy t đ nh.ổ ứ ư ữ ữ ệ ằ ỗ ợ ế ị (teamwork, 2024)

Phân lo i theo ngu n v n ạ ồ ố

Phân lo i d án theo ngu n v n là m t trong nh ng cách đ n gi n và hi u quạ ự ồ ố ộ ữ ơ ả ệ ả

nh t D a trên ngu n cung c p ngân sách, chúng ta có th chia d án thành cácấ ự ồ ấ ể ự

lo i sau:ạ

 D án t nhân: Đự ư ược tài tr hoàn toàn ho c ch y u b i các doanh nghi p,ợ ặ ủ ế ở ệ

t ch c t nhân, các nhà đ u t cá nhân Các d án này thổ ứ ư ầ ư ự ường hướng đ nế

m c tiêu l i nhu n và đáp ng nhu c u c a th trụ ợ ậ ứ ầ ủ ị ường

 D án công: Đự ược tài tr b i các c quan chính ph c p trung ợ ở ơ ủ ở ấ ương ho cặ

đ a phị ương Các d án này thự ường ph c v m c tiêu xã h i, phát tri n kinhụ ụ ụ ộ ể

t – xã h i và thế ộ ường có tính ch t công c ng.ấ ộ

 D án h n h p: Đây là hình th c h p tác gi a các đ n v hành chính nhàự ỗ ợ ứ ợ ữ ơ ị

nước và các t ch c kinh t Ngu n v n cho d án đổ ứ ế ồ ố ự ược huy đ ng t c haiộ ừ ả phía, k t h p l i th c a c khu v c công và t ế ợ ợ ế ủ ả ự ư

D án c i ti n nh ự ả ế ỏ

Đây là nh ng d án t p trung vào vi c t i u hóa và nâng cao hi u qu ho tữ ự ậ ệ ố ư ệ ả ạ

đ ng hi n t i, thộ ệ ạ ường có m c đ r i ro th p và mang l i l i ích ng n h n rõ r t Víứ ộ ủ ấ ạ ợ ắ ạ ệ

d : áp d ng phụ ụ ương pháp Lean Six Sigma đ gi m lãng phí trong quy trình x lýể ả ử

d li u, tri n khai h th ng qu n lý ch t lữ ệ ể ệ ố ả ấ ượng theo chu n ISO, ho c gi i thi uẩ ặ ớ ệ các phiên b n s n ph m/d ch v có chi phí th p h n Các d án này có tính ch tả ả ẩ ị ụ ấ ơ ự ấ

“duy trì và c i ti n” thay vì t o ra s thay đ i căn b n.ả ế ạ ự ổ ả

D án chi n l ự ế ượ c

Nhóm d án này g n li n v i t m nhìn dài h n và m c tiêu phát tri n b nự ắ ề ớ ầ ạ ụ ể ề

v ng c a t ch c M c tiêu chính thữ ủ ổ ứ ụ ường là tăng trưởng doanh thu, m r ng thở ộ ị

ph n, ho c kh ng đ nh thầ ặ ẳ ị ương hi u Các d án chi n lệ ự ế ược có th bao g m phátể ồ tri n s n ph m/d ch v m i, áp d ng công ngh tiên ti n, ho c nghiên c u đ iể ả ẩ ị ụ ớ ụ ệ ế ặ ứ ổ

m i quy trình D a trên m c đ đ i m i, có th phân thành ba lo i nh :ớ ự ứ ộ ổ ớ ể ạ ỏ

 D án n n t ng: t o ra nh ng c i ti n căn b n và có h th ng so v i các s nự ề ả ạ ữ ả ế ả ệ ố ớ ả

ph m, d ch v hay quy trình hi n t i Chúng m ra m t th h s n ph mẩ ị ụ ệ ạ ở ộ ế ệ ả ẩ

m i, là n n t ng cho các d án c i ti n nh sau này Ví d : thi t k m t m uớ ề ả ự ả ế ỏ ụ ế ế ộ ẫ

ô tô th h m i, hay m t s n ph m b o hi m v i c u trúc hoàn toàn khácế ệ ớ ộ ả ẩ ả ể ớ ấ

bi t so v i trệ ớ ước

 D án đ t phá: áp d ng công ngh khác bi t h n so v i công ngh ph bi nự ộ ụ ệ ệ ẳ ớ ệ ổ ế

hi n t i, mang tính thay đ i l n trong ngành Ví d : vi c thay th h th ngệ ạ ổ ớ ụ ệ ế ệ ố

truy n d li u b ng cáp quang thay cho cáp đ ng, hay s ra đ i c a ô tôề ữ ệ ằ ồ ự ờ ủ hybrid k t h p xăng và đi n.ế ợ ệ

 D án nghiên c u & phát tri n (R&D): nh m t o ra công ngh hoàn toànự ứ ể ằ ạ ệ

m i ho c tìm ki m ng d ng đ t phá t công ngh hi n có Đây là nhóm r iớ ặ ế ứ ụ ộ ừ ệ ệ ủ

ro nh t nh ng cũng có kh năng đem l i l i nhu n kh ng l n u thànhấ ư ả ạ ợ ậ ổ ồ ế công Trong ngành dược ph m, có đ n 90% d án R&D th t b i, nh ng chẩ ế ự ấ ạ ư ỉ

c n m t s ít thành công cũng đ đ bù đ p chi phí kh ng l và đem l i l iầ ộ ố ủ ể ắ ổ ồ ạ ợ nhu n vậ ượt tr i.ộ

2 Khái ni m v qu n lý d án ệ ề ả ự

- Qu n lý d án là ả ự ngành khoa h cọ nghiên c u v vi c ứ ề ệ l p k ho chậ ế ạ , t ch cổ ứ

và qu n lýả , giám sát quá trình phát tri n c a d án nh m đ m b o cho dể ủ ự ằ ả ả ự

án hoàn thành đúng th i gian, trong ph m vi ngân sách đã đờ ạ ược duy t, đ mệ ả

b o ch t lả ấ ượng, đ t đạ ược m c tiêu c th c a ụ ụ ể ủ d ánự và các m c đích đ ra.ụ ề (Wikipedia, 2024)

- Qu n lý d án là vi c áp d ng các ki n th c, kỹ năng, công c và kỹ thu tả ự ệ ụ ế ứ ụ ậ vào các ho t đ ng c a d án nh m đ t đạ ộ ủ ự ằ ạ ược các m c tiêu đã đ ra ụ ề (Edition, 2013)

- Qu n lý d ánả ự  là vi c áp d ng các ki n th c, kỹ năng, công c và kỹ thu t đệ ụ ế ứ ụ ậ ể

th c hi n các ho t đ ng trong m t d án, nh m đáp ng các yêu c u, đ tự ệ ạ ộ ộ ự ằ ứ ầ ạ

được m c tiêu trong ph m vi gi i h n v th i gian, chi phí và ngu n l c.ụ ạ ớ ạ ề ờ ồ ự (Fmit, 2024)

3 M c tiêu c a qu n lý d án, ph m vi n i dung và thành ph n c a qu n ụ ủ ả ự ạ ộ ầ ủ ả

lý d án ự

* M c tiêu qu n lý d án ụ ả ự

M c tiêu chính c a qu n lý d án là đ m b o d án đụ ủ ả ự ả ả ự ược hoàn thành thành công, c th là đ t đụ ể ạ ược các m c tiêu đ ra m t cách hi u qu nh t Đ làm đụ ề ộ ệ ả ấ ể ược

đi u này, qu n lý d án c n t p trung vào 4 y u t c t lõi:ề ả ự ầ ậ ế ố ố

- Ph m vi: Hoàn thành đ y đ và chính xác các yêu c u c a d án, bao g mạ ầ ủ ầ ủ ự ồ

s n ph m, d ch v ho c k t qu mong mu n Qu n lý ph m vi bao g mả ẩ ị ụ ặ ế ả ố ả ạ ồ

vi c xác đ nh rõ ràng ph m vi d án, theo dõi ti n đ và đ m b o t t c cácệ ị ạ ự ế ộ ả ả ấ ả yêu c u đ u đầ ề ược đáp ng.ứ

- Th i gian: Hoàn thành d án đúng th i h n đã cam k t Qu n lý th i gianờ ự ờ ạ ế ả ờ bao g m vi c l p k ho ch cho d án, chia nh công vi c thành các nhi mồ ệ ậ ế ạ ự ỏ ệ ệ

v c th , ụ ụ ể ước tính th i gian c n thi t cho m i nhi m v và theo dõi ti n đờ ầ ế ỗ ệ ụ ế ộ

th c hi n.ự ệ

- Chi phí: Hoàn thành d án trong ph m vi ngân sách đã đự ạ ược phê duy t.ệ

Qu n lý chi phí bao g m vi c l p d toán chi phí cho d án, theo dõi chi tiêuả ồ ệ ậ ự ự

và ki m soát ngân sách.ể

- Ch t lấ ượng: Hoàn thành d án v i ch t lự ớ ấ ượng đáp ng các yêu c u đã đ ra.ứ ầ ề

Qu n lý ch t lả ấ ượng bao g m vi c xác đ nh các tiêu chu n ch t lồ ệ ị ẩ ấ ượng, xây

d ng quy trình ki m soát ch t lự ể ấ ượng và theo dõi ch t lấ ượng s nả

ph m/d ch v trong su t quá trình th c hi n d án.ẩ ị ụ ố ự ệ ự (Vinalink Media, n.d.)

Ph m vi qu n lý d án ạ ả ự

Ph m vi qu n lý d án (Project Scope Management) đạ ả ự ược hi u là t p h pể ậ ợ các công vi c, nhi m v và s n ph m c n th c hi n đ đ t đệ ệ ụ ả ẩ ầ ự ệ ể ạ ược m c tiêu c a dụ ủ ự

án Qu n lý ph m vi giúp xác đ nh rõ ả ạ ị nh ng gì c n làmữ ầ và nh ng gì không thu c dữ ộ ự

án, tránh tình tr ng trùng l p ho c phát sinh ngoài k ho ch.ạ ặ ặ ế ạ

Theo PMBOK Guide – PMI (2021), qu n lý ph m vi d án bao g m:ả ạ ự ồ

- Xác đ nh yêu c u: thu th p nhu c u t các bên liên quan.ị ầ ậ ầ ừ

- Xây d ng tuyên b ph m vi (Scope Statement): mô t chi ti t m c tiêu, k tự ố ạ ả ế ụ ế

qu , ràng bu c và gi đ nh c a d án.ả ộ ả ị ủ ự

- C u trúc phân rã công vi c (WBS – Work Breakdown Structure): chia nhấ ệ ỏ toàn b ph m vi d án thành các gói công vi c c th ộ ạ ự ệ ụ ể

- Ki m soát ph m vi: theo dõi, ki m soát nh ng thay đ i đ đ m b o d ánể ạ ể ữ ổ ể ả ả ự không “trượt ph m vi” (scope creep).ạ

Ví d , trong m t d án ụ ộ ự qu n lý thông tin th vi n đi n tả ư ệ ệ ử, ph m vi có th baoạ ể

g m: xây d ng c s d li u sách, tri n khai ph n m m OPAC, đào t o nhân sồ ự ơ ở ữ ệ ể ầ ề ạ ự

v n hành, nh ng lo i tr vi c mua s m thi t b h t ng m ng (n u đã có s n).ậ ư ạ ừ ệ ắ ế ị ạ ầ ạ ế ẵ (Project Management Institute , 2021)

* N i dung và thành ph n c a qu n lý d án ộ ầ ủ ả ự

Theo quan đi m c a Kerzner qu n lý d án không ch gi i h n ph m vi côngể ủ ả ự ỉ ớ ạ ở ạ

vi c mà còn bao g m nhi u thành ph n tích h p Các thành ph n chính có th kệ ồ ề ầ ợ ầ ể ể

đ n:ế

- Qu n lý tích h p (Integration Management):Đi u ph i toàn b ho t đ ngả ợ ề ố ộ ạ ộ

d án, đ m b o các m c tiêu, ngu n l c và ti n đ đự ả ả ụ ồ ự ế ộ ược th ng nh t.ố ấ

- Qu n lý ph m vi (Scope Management):Xác đ nh và ki m soát ph m vi côngả ạ ị ể ạ

vi c nh đã trình bày trên.ệ ư ở

- Qu n lý ti n đ (Time/Schedule Management):L p k ho ch, theo dõi, vàả ế ộ ậ ế ạ

ki m soát ti n đ b ng các công c nh s đ Gantt, PERT, CPM…ể ế ộ ằ ụ ư ơ ồ

- Qu n lý chi phí (Cost Management):D toán, phân b và ki m soát ngânả ự ổ ể sách d án.ự

- Qu n lý ch t lả ấ ượng (Quality Management):Đ m b o s n ph m đ u ra đápả ả ả ẩ ầ

ng các tiêu chu n kỹ thu t và yêu c u c a bên liên quan

- Qu n lý ngu n nhân l c (Human Resource Management):Phân b , đi uả ồ ự ổ ề

ph i nhân s tham gia d án, xác đ nh vai trò, trách nhi m c a t ng thànhố ự ự ị ệ ủ ừ viên

- Qu n lý truy n thông (Communication Management):T ch c h th ngả ề ổ ứ ệ ố trao đ i thông tin gi a các bên liên quan, đ m b o minh b ch và hi u qu ổ ữ ả ả ạ ệ ả

- Qu n lý r i ro (Risk Management):Nh n di n, phân tích và l p k ho chả ủ ậ ệ ậ ế ạ

ng phó r i ro trong su t vòng đ i d án

- Qu n lý mua s m (Procurement Management):Qu n lý các ho t đ ng muaả ắ ả ạ ộ

s m, thuê ngoài, h p đ ng trong ph m vi d án.ắ ợ ồ ạ ự

- Qu n lý các bên liên quan (Stakeholder Management)ả (Kerzner, 2017)

4 Vai trò c a qu n lý d án trong ngành qu n lý thông tin ủ ả ự ả

Vai trò c a qu n lý d án trong ngành qu n lý thông tin r t quan tr ng, vì nóủ ả ự ả ấ ọ

đ m b o r ng các d án liên quan đ n thu th p, l u tr , x lý và phân ph i thôngả ả ằ ự ế ậ ư ữ ử ố tin được th c hi n hi u qu , đúng ti n đ và trong ph m vi ngân sách.ự ệ ệ ả ế ộ ạ

 Qu n lý d án gi vai trò đ nh hình m c tiêu, ph m vi và tiêu chí thành côngả ự ữ ị ụ ạ cho các d án thông tin Thông qua công tác l p k ho ch và phân b ngu nự ậ ế ạ ổ ồ

l c, các d án đự ự ược tri n khai khoa h c, tránh dàn tr i và lãng phí Đ ngể ọ ả ồ

th i, qu n lý d án còn b o đ m ki m soát ph m vi, ti n đ và yêu c uờ ả ự ả ả ể ạ ế ộ ầ

người dùng, giúp h n ch tình tr ng phát sinh công vi c ngoài k ho ch vàạ ế ạ ệ ế ạ duy trì s n đ nh c a d án Vi c qu n lý mua s m, h p đ ng và nhà th uự ổ ị ủ ự ệ ả ắ ợ ồ ầ cũng góp ph n đ m b o ch t lầ ả ả ấ ượng kỹ thu t c a các h th ng, c s hậ ủ ệ ố ơ ở ạ

t ng thông tin.ầ (H i 2013)ả

 Qu n lý d án trong lĩnh v c văn hóa – thông tin đ c bi t chú tr ng đ n vi cả ự ự ặ ệ ọ ế ệ

s d ng hi u qu các ngu n l c D án thông tin thử ụ ệ ả ồ ự ự ường liên quan đ nế nhi u đ i tề ố ượng và phòng ban khác nhau, do đó vai trò c a qu n lý d án làủ ả ự thi t l p c ch ph i h p, chu n hóa d li u và quy trình nghi p v , t đóế ậ ơ ế ố ợ ẩ ữ ệ ệ ụ ừ tăng cường kh năng liên thông và tái s d ng thông tin Ngoài ra, qu n lýả ử ụ ả

d án còn h tr công tác đào t o và phát tri n năng l c đ i ngũ cán bự ỗ ợ ạ ể ự ộ ộ thông tin, giúp t ch c duy trì và nâng cao hi u qu ho t đ ng trong dàiổ ứ ệ ả ạ ộ

h n.ạ (H i & Thu , 2009)ả ỷ

 Phương pháp s d ng b ng logic (Logical Framework Approach – LFA) choử ụ ả

th y qu n lý d án có vai trò quan tr ng trong vi c đ m b o tính logic gi aấ ả ự ọ ệ ả ả ữ

m c tiêu t ng quát, m c tiêu c th , k t qu và ho t đ ng Khung logic giúpụ ổ ụ ụ ể ế ả ạ ộ

d án thông tin xác đ nh rõ ch s ki m ch ng, c ch giám sát và đánh giá,ự ị ỉ ố ể ứ ơ ế

nh đó vi c tri n khai và ki m soát ch t lờ ệ ể ể ấ ượng tr nên minh b ch và nh tở ạ ấ quán h n Đi u này đ c bi t quan tr ng đ i v i các d án thông tin v n cóơ ề ặ ệ ọ ố ớ ự ố nhi u bên liên quan và yêu c u đ u ra khó đo lề ầ ầ ường (Toàn, 1992)

 Qu n lý d án còn th hi n vai trò lãnh đ o và qu n tr con ngả ự ể ệ ở ạ ả ị ười Các dự

án thông tin đòi h i s ph i h p ch t chẽ gi a chuyên gia CNTT, cán b thỏ ự ố ợ ặ ữ ộ ư

vi n – thông tin và nhà qu n lý Nhà qu n lý d án đóng vai trò đi u ph i,ệ ả ả ự ề ố

gi i quy t xung đ t, t o s đ ng thu n và duy trì đ ng l c trong nhóm làmả ế ộ ạ ự ồ ậ ộ ự

vi c Ngoài ra, công tác qu n lý thay đ i và truy n thông n i b cũng là m tệ ả ổ ề ộ ộ ộ

ph n quan tr ng, giúp ngầ ọ ười dùng thích ng v i nh ng quy trình và hứ ớ ữ ệ

th ng m i trong môi trố ớ ường thông tin (Khang, 2012)

 Qu n lý d án có ch c năng nh n di n và ki m soát r i ro trong các d ánả ự ứ ậ ệ ể ủ ự phát tri n Đ i v i ngành thông tin, r i ro có th xu t phát t thay đ i côngể ố ớ ủ ể ấ ừ ổ