Thực tập tốt nghiệp - quản lý khách sạn - đề tài - Ứng dụng công nghệ thông tin HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Trước đây khi máy tính chư a được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản

lý các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phương pháp thủ công Hệ thốngquản lý khách sạn lúc này cũng được thực hiện theo phương pháp thủ công và lưutrữ thông tin về phòng cũng như khách hàng trên sổ sách điều đó đã gây ra nhiều bấttiện cho người quản lý và nhiều khio cũng khách hàng không tránh khỏi nhầm lẫn, vì

số lượng khách hàng thuê phòng ngày càng đông sẽ tạo ra một khối lượng cơ sở dữliệu khổng lồ Việc ứng dụng máy tính vào trong quản lý nói chung quản lý kháchsạn nói riêng sẽ làm giảm bớt thời gian cho người quản lý đồng thời sẽ thu được độchính xác cao Nhờ đó sự ứng dụng CNTT vào hệ thống quản lý đã làm thoả mãnyêu cầu của những khách hàng khó tính

Việc xử lý dữ liệu nhanh hơn,lưu trữ dữ liệu lâu dài hơn gấp nhiều lần so với việcthực hiện thủ công bằng tay

2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý khách sạn

Hệ thống quản lý khách sạn đảm nhiệm chức năng phục vụ khách hàng thật chuđáo chính xác Khi khách hàng có nhu cầu thì khách sạn cho phếp đăng ký phòng

khách hàng đã đăng ký và khi khách hàng đến thuê phòng thì nhân viên chỉ cần tracứu lại các thông tin đã lưu từ trước ra Khách hàng có thể đăng ký nhận phòng trựctiếp tại khách sạn và đăng ký các dịch vụ mình sử dụng.

Hệ thống còn cho phép người quản lý của khách sạn tìm kiếm các thông tin

về khách hàng khi ccần thiết, sửa đổi các danh mục như phòng,dịch vụ, hệ thốnggiúp cho việc của khách hàng với khách sạn được chính xác hơn bằng chức năngthanh toán, ngoài ra còn chop phép thống kê khách hàng đến khách sạn theo tháng,theo quý để đánh giá được tình hình thực tế của khách sạn

3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn

Trước một khối lượng công việc phải cần xử lý khi khách hàng đăng ký trướcthông qua điện thoại hoặc mail thì nhân viên phải có thông tin về những phòng trốngtrong khách sạn và kiểm tra khi khách hàng đã quá hạn trả phòng thì in thông báogửi tới khách hàng Vì vậy việc quản lý theo phương pháp thủ công đòi hỏi cần phải

có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và công sức, điều đó sẽ không thể đáp ứng đượccho một khách sạn có tầm cỡ với số lượng khách hàng ngày càng đông

Từ những nhược điểm trên cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá việcquản lý khách sạn để nhân viên có thể thực hiện chính xác mọi công việc nhất làtrong thanh toán

Khi khảo sát thực tế về hệ thống quản lý khách sạn cũ còn đang tồn tại nhiều ởnước ta chúng em đã phân tích những khó khăn và những hạn chế của hệ thống cũđang phải đối mặt khi nền kinh tế của nước ta ngày càng phát triển, đồng thời đề raphương pháp giải quyết cho hệ thống mới và sẽ được phân tích cụ thể trong phầnsau

4 Những yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới

Cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế, công tác tổ chức quản lýcũng phải được đầu tư và phat triển để có thể đáp ứng tốt được nhu cầu ngày càng

chúng ta có thể tiết kiệm được thời gian và nhân lực cũng như chi phí cho việc thựchiện một dự án.

Trước tiên chúng ta phải xây dựng chương trình có thể phục vụ được đầy đủnhu cầu của khách hàng khi đăng ký thuê phòng, giảm bớt được hạn chế củ hệ thống

cũ Hệ thống mới làm sao phải giảm tối đa nhân lực làm việc ở bộ phận quản lý, tiếtkiệm được thời gian trong tra cứu thông tin về khách hàng Chương trình phải tổchức hợp lý để nhân viên quản lý có thể sử dụng dễ dàng Hệ thống quản lý mới phảikhắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ Hệ thống mới phải có khả năngphát hiện lỗi nhanh và xữ lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi cập nhật

để tra cứu dễ dàng hơn

Từ sự phân tích những yêu cầu đặt ra với hệ thống mới thì chúng em đưa racác chức năng cơ bản của hệ thống quản lý khách sạn như sau

• Cập nhật yêu cầu của khách

2.Tra cứu thông tin :

• Huỷ bỏ đặt trước

• Tra cứu khách quá hạn

• Tra cứu khách đang thuê

• Tra cứu khách đã thuê

3 Thanh toán :

• Thanh toán tiền phòng

• Thanh toán tiền dịch vụ

• Lập hoá đơn

4 Thống kê :

• Thống kê khách hàng

• Thống kê dịch vụ sử dụng

1) Cập nhật :

Chức năng này phục vụ cho việc cập nhật khách đến đăng ký và thuê phòng trongkhách sạn tiện lợi nhanh chóng , chính xác hơn Khi khách hàng đến đăng ký thìnhân viên không càn phải tra cứu phòng trống trong sổ sách mà chương trình đã cậpnhật tất cả các phòng trống đưa ra khách chỉ cần chọn loại và kiểu phòng để đăng ký.Điều này thực hiện nhanh hơn rất nhiều so với làm thủ công

Ngoài ra trong chức năng này còn cho phép nhân viên cập nhật các thông tin vềphòng và dịch vụ như khi khách sạn mở rộng thêm phòng hoặc thêm một số loạihình dịch vụ…Khi khách hàng có yêu cầu thay đổi phòng và dịch vụ thì nhân viên

có thể cập nhật sự thay đỏi đó vào cơ sở dữ liệu

2) Tra cứu thông tin :

Chức năng này để nhân viên có thể tra cứu các thông tin về khách hàng đãđăng ký thuê phòng mà quá thời gian đăng ký đến mà chưa đến thì có thể huỷ đăng

ký này Cho phép tra cứu thông tin về khách hàng quá hạn trả phòng sau đó in thôngbáo gửi đến tận tay khách hàng Nhân viên có thể tra cứu những thông tin cần thiếtcủa khách hàng đang thuê hoặc khi có khách quen của khách sạn đến đăng ký thìnhân viên không cần nhập thông tin mới vào mà chỉ cần tra cứu thông tin khách đãthuê xem có khách hàng đó không nếu có chỉ cần đưa toàn bộ thông tin này sangbảng đăng ký Điều này không những giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm khônggian lưu trữ khách hàng

3) Thanh toán:

Khi khách hàng yêu cầu trả phòng thì nhân viên chỉ việc lấy thông tin vềkhách hàng, phòng và dịch vụ mà khách hàng đó đã sử dụng ra thanh toán sau đó in

ra hoá đơn thanh toán cho khách hàng , nhân viên không phải thực hiện tính toán thủcông mà còn thu được kết quả chính xác trong thời gian ngắn.

4) Thống kê :

Chức năng này không thể thiếu trong một hệ thống quản lý nào cả nhất làtrong công việc kinh doanh.Để tiện cho việc nắm tình hình hiện tại của khách sạn,kiểm tra công việc kinh doanh tiến triển theo chiều hướng nào Chức năng này chonhân viên thống kê khách hàng đã đến khách sạn và thống kê dịch vụ khách hàng đã

sử dụng Kết quả thống kê theo tháng, theo quý, theo năm đưa ra những khách hàng

đã thuê , tính tỉ lệ giữa khách trong nước và khách nước ngoài, đưa ra loại hình dịch

vụ được nhiều khách hàng sử dụng nhất

Chức năng này được cung cấp để đáp ứng nhu cầu theo dõi hoạt động của khách sạn Thông tin tổng hợp được từ thống kê được cung cấp cho ban quản lý và nhân viên khách sạn, nhằm phân tích và đánh giá hoạt động của khách sạn.

III Mô hình tổng thể của hệ thống.

3.

Thanh toán

5.

Thống kê

1.1) Phân tích chức năng cập nhật:

1.2) Phân rã chức năng tra cứu thông tin

1 Cập nhật

1.3 Cập nhật phòng

1.4 Cậpnhật dịchvụ

1.5Cậpnhật yêucầu củakhách

2 Tra cứu thông tin

2.1

Huỷ bỏ

đặt trước

2.4Tra cứukhách đãthuê

2.2Tra cứukháchquá hạn

2.3Tra cứukháchđang thuê

1.2.1 ĐK

trực tiếp

1.2.2 Đã

ĐK trước

1.3) Phân rã chức năng thanh toán

1.4) Phân rã chức năng thống kê

3 Thanh toán

3.1 Thanh toán tiền phòng

3.2 Thanh toán tiền dịch vụ

3.3 Lập hoá

đơn

4 Thống kê

4.1 Thống kê khách hàng

4.2 Thống kê dịch vụ sử

2 Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD)

Diễn tả 1 tập hợp các chức năng xử lý thông tin của hệ thống theo tiếntrình.Nó diễn tả cả mức chứ năng và dữ liệu

Một cách cụ thể hơn BLD thể hiện các yếu tố sau:

• Chỉ rõ các chức năng cần thực hiện để đạt được mục tiêu cần đề ra

• Chỉ rõ thông tin chuyển giao của các chức năng

3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh(Context Data Flow Diagram)

Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như mộtchức năng chính Tại mức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng.Các tácnhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thốngđược xác định

Trả phòng

Hoá đơn

Khách hàng : là đối tượng có quan hệ với hệ thống quản lý khách sạn Khi khách

hàng đến đăng ký thuê phòng thì đưa yêu cầu và hệ thống sẽ trả lời yêu cầu củakhách hàng, có thể yêu cầu đó được chấp nhận nếu khách sạn còn phòng trống đểđáp ứng hoặc sẽ bị từ chối nếu khách sạn hết phòng trống Khách hàng đến thuêphòng thì hệ thống sẽ đưa ra số phòng cho khách hàng và ghi thông tin của kháchvào bảng khách thuê Khi khách hàng yêu cầu thanh toán phòng thì hệ thống sẽ rahoá đơn thanh toán và lưu lại thông tin của khách hàng

Ban giám đốc: Có quyền cập nhật, thay đổi thông tin cần thiết của hệ thống như

thay đổi dịch vụ, thêm phòng, ghi nhận yêu cầu của khách hàng …

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(Top Level Data Flow Diagram)

4 Thanh

toỏn

2 Tra cứu thông tin

Yêu cầu

Báo cáo

Dịch vụ sử dụng

CTHD

Tác nhân ngoài:

• Khách hàng

• Ban giám đốc

Biểu đồ có các kho dữ liệu sau:

Đặt phòng: Chứa thông tin khách hàng đặt trước

Khách thuê: Chứa thông tin khách hàng thuê phòng trong khách sạn

DM phòng: Chứa thông tin phòng như loại phòng, giá phòng, trạng thái phòng…

LH dịch vụ: Thông tin các dịch vụ có trong khách sạn

Dịch vụ sử dụng: Chứa thông tin các dịch vụ khách hàng đã sử dụng

CTHD: Chứa thông tin giá phòng, giá dịch vụ khách vừa thanh toán

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(Leveling Data Flow Diagram)

Ngoài ra chức năng này cho phép nhân viên trong khách sạn sửa đổi các thông tin

về phòng hay dịch vụ như thêm, xoá hoặc đáp ứng nhu cầu thay đổi dịch vụ hayphòng đã đăng ký

trước

1.2 Cập nhật khách thuê

1.1 Cập nhật

yêu cầu của

khách

1.1 Cập nhật dịch vụ

1.3 Cập nhật phòng

* Phân rã chức năng 2 : Tra cứu thông tin

Ban giám đốc

2.2 Tra cứu khách quá hạn

Giải thích:

Để có thể tiện cho việc huỷ các khách hàng đã đặt trước nhưng không đến thuêthì nhân viên khách sạn có thể kiểm tra trong kho đặt phòng và huỷ thông tin vềnhững đó theo khoảng thời gian nhất định chức năng tra cứu sẽ hỗ trợ việc làm đó.Chức năng này cũng làm giảm bớt thời gian cho nhân viên trong việc tra cứu cácthông tin về khách quá hạn thuê phòng, khách hàng đang thuê, khách hàng đã thuê

* Phân rã chức năng 3: Thanh toán

DM phòng

Khách hàng

3.1 Thanh toán tiền phòng

3.2 Thanh toán tiền dịch vụ

Giải thích:

Khi khách hàng yêu cầu trả phòng thì hệ thống quản lý sẽ thanh toán tiền phòng

và thanh toán tiền dịch vụ nếu khách hàng có sử dụng dịch vụ trong khách sạn.Sau

đó in hoá đơn thanh toán cho khách hàng

* Phân rã chức năng thống kê :

4.2 Thống kê dịch vụ sử dụng

Khách thuê

Khách thuê Yêu cầu thống kê

Danh sách

Danh sách

Yêu cầu thống kê

CTHD

Giải thích:

Khi giám đốc khách sạn yêu cầu đưa ra một danh sách thống kê khách hàng đếnkhách sạn hay dịch vụ khách hàng đã sử dụng theo tháng, theo quý thì hệ thống hỗtrợ chức năng thống kê giúp nhân viên giảm thời gian mà thu được thông tin chínhxác

3 Phân tích hệ thống về dữ liệu

Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lược đồ dữ liệuhay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD)

Để thực hiện mục đích trên ta có thể dùng mô hình thực thể liên kết

Mô hình thực thể liên kết : Là khuôn dạng hỗ trợ chúng ta trong quá trìnhnhận thức và biểu diễn các dữ liệu trong hệ thống thông tin Hơn thế nữa mô hìnhthực thể liên kết cho ta cấu trúc của hệ thống Bằng cách xác định các thực thể , mốiliên kết giữa chúng và các thuộc tính Ngoài ra bản thân mô hình dữ liệu là một tưliệu trao đổi giữa phân tích viên hệ thống với người sử dụng

Để xây dựng biểu đồ BCD, trước tiên ta phải thu thập thông tin theo ba yếu tố

cơ bản:

Kiểu thực thể (Entities Type)

Kiểu liên kết (Entities Relationship)

a) Thực thể KhachThue: Lưu các thông tin về khách hàng khi họ đến đăng ký ở

trong khách sạn Thực thể này gồm các thuộc tính sau:

• SoPhong: Lưu số phòng khách hàng đã thuê

• MaKH: Mỗi khách hàng có một mã riêng để phấn biệt, khách sạn sẽ lưu mãkhách hàng

• HoTenKH: Lưu tên khách hàng thuê phòng trong khách sạn

• Diachi: Lưu địa chỉ của khách hàng

• SoCMND: Lưu số chứng minh nhân dan của khách hàng đăng ký thuê

• DienThoai:Lưu ssố điện thoại của khách hàng đăng ký thuê để khi cần cóviệc gì còn liên hệ

• NgayDen: Ngày khách hàng đến ở

• NgayDi: Ngày khách hàng đi

b) Thực thể DMPhong: Lưu các thông tin liên quan đến phòng, gồm các thuộc tính

sau:

• Sophong: Chỉ số phòng

• Lphong: Phân loại phòng trong khách sạn thành các mức khác nhau

• Kieuphong: Trong khách sạn có nhiều kiểu phòng để đáp ứng yêu cầu củatừng khách hàng

• Trangthai: Xác định trạng thái phòng để người quản lý kiểm tra xem phòng đã

có khách hàng thuê hay đặt trước hoặc còn trống

• TonTai: Xác định xem phòng này có tồn tại hay không có nghĩa là khách sạn

có thể không dùng một số phòng cho thuê mà để làm việc khác

c)Thực thể LHDichvu: Lưu thông tin về các dịch vụ có trong khách sạn để khách

hàng có thể yêu cầu dịch vụ cần thiết Gồm các thuộc tính sau:

• MaDV: Mỗi loại dịch vụ có một mã riêng

• TenDV: Tên của dịch vụ

d) Thực thể NSD: Lưu tên đăng nhập và mã của nhân viên những người có quyền

thay đổi cập nhật các thông tin về phòng, dịch vụ Gồm các thuộc tính sau:

• Admin: Tên đăng nhập

• Password: Mã đăng nhập hệ thống

e) Thực thể DatPhong: Lưu thông tin về khách hàng đã đặt phòng trước Gồm các

thuộc tính sau:

• HoTenKH: Lưu họ tên khách hàng

• DiaChi: Lưu địa chỉ của khách hàng

• Dienthoai:Lưu số điện thoại nếu có của khách hàng để có gì khách sạn cònliên hệ

• Email: Lưu địa chgỉ thư điện tử của khách hàng nếu khách hàng đăng ký đặttrước qua email

• NgayDat: Là ngày khách hàng đặt phòng

• NgayDen: là ngày khách hàng sẽ đến ở trong khách sạn

• TienCuoc: Số tiềm khách hàng có thể đặt trước để biết rằng khách hàng chắcchắn đến, số tiền này sẽ trả lại cho khách hàng khi khách hàng thanh toán tiền phòng

g) Thực thể CTHD: Lưu thông tin về khách hàng và phòng khi đã thanh toán.

Gồm các thuộc tính sau:

• Sophieu: Lưu số phiếu thanh toán

• Sophong: Tên phòng khách hàng thuê

• MaKH: Lưu mã khách hàng

• TienCươc: tiền cược của khách hàng nếu có

• Tienphong: Số tiền thuê phòng

• TienDV: Tiền khách hàng sử dụng dịch vụ

• MucUudai: Mức ưu đãi của khách hàng nếu có.

• TongTien:Tổng tiền khách hàng thuê phòng và sử dụng dịch vụ

• NgatTT: Ngày mà khách hàng trả phòng

THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I.TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU

* Các khái niệm cơ bản

a) Khái niệm về cơ sở sữ liệu:

Cơ sở dữ lệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức có cấu trúc , được lưu trữ trênnhững thiết bị trữ tin thoả mãn một cách đồng thời và có chọn lọc cho nhiều ngườidùng và cho những mục đích khác nhau

- Kiến trúc một CSDL gồm 3 thành phần cơ bản :

+ Thực thể: là đối tượng có trong thực tế mà chúng ta cần mô tả các đặc trưngcủa nó, đối tượng có thể là cụ thể hoặc trừu tượng

+ Thuộc tính: là các dữ liệu thể hiện các đặc trưng của thực thể

+ Ràng buộc: là các mối quan hệ Logic của thực thể

b) Khái niệm về liên kết và kiểu liên kết :

+ ) Liên kết : là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánhmột sự ràng buộc trong quản lý

+ ) Kiểu liên kết: là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Giữa các kiểu liênkết có thể tồn tại nhiều mồi liên kết xác định một tên duy nhất

c) Mô hình cơ sở dữ liệu

+ Mô hình dữ liệu mạng

+ Mô hình phân cấp

+ Mô hình dữ liệu quan hệ

d ) Cơ sở dữ liệu quan hệ :