khóa luận tốt nghiệp - quản trị văn phòng - đề tài - ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ KIÊU KỴ, HUYỆN GIA LÂM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Đề tài:

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO

CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI

UBND XÃ KIÊU KỴ, HUYỆN GIA LÂM,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Cơ sở lý luận chung về công nghệ thông

tin và công tác văn thư – lưu trữ

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNNT vào công

tác VT- LT tại UBND xã Kiêu Kỵ

Mở đầu

Kết luận

Chương 1:

Cơ sở lý luận chung về công nghệ thông

tin và công tác văn thư – lưu trữ

Cơ sở pháp lý của việc thực hiện ứng dụng CNTT vào công tác

VT - LT

Chức năng, nhiệm vụ, vai trò

và ý nghĩa của việc ứng dụng CNTT vào công tác

VT - LT

Nghiệp vụ

cơ bản trong công tác

VT - LT

Chương 2:

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công

tác VT – LT tại UBND xã Kiêu Kỵ,

huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội

LT tại UBND

xã Kiêu Kỵ

3

Đánh giá chung

- Ưu điểm

- Hạn chế

- Nguyên nhân của ưu điểm

và hạn chế

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Kiêu Kỵ

Phó CT UBND phụ trách văn hóa – xã hội

Phó CT UBND phụ trách kinh tế - xây

Công chức văn hóa – xã hội

Chỉ huy trưởng quân sự

Công chức Kế toán – Ngân sách

Trưởng công an xã

CC Địa chính – xây dựng – nông nghiệp

Chủ tịch UBND xã

Thanh tra xây dựng

Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng

Đường đi của văn bản điện tử

Đường đi của văn bản giấy

Có

Không

Trưởng bộ phận chuyên môn, PCT phụ trách

Kiểm tra nội dung, thể thức,

kỹ thuật,

có bổ sung, sửa đổi

CBCCVC

cơ quan

Ý kiến chỉ đạo, có bổ sung, sửa đổi

Không

Có

Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo CBCC chuyên môn

Chuyển giao

Đăng ký, làm thủ tục phát hành

Phát hành

Ký tắt về nội dung

Khôn g

Ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ thuật

Không

Cán bộ Tư pháp /Lãnh đạo văn phòng

Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện

Có

Lưu hồ sơ

Chú

thích:

Phần mềm truyền nhận văn bản đang được thực hiện tại UBND xã Kiêu Kỵ

Quản lý văn bản đến trong môi trường mạng

Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng

Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) chuyên

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Có Không

Theo dõi giải quyết

Đường đi của văn bảnđiện tử

Giải thích

Đường đi của văn bản giấy

Quản lý hồ sơ trong môi trường mạng

Lưu đồ quản lý hồ sơ trong môi trường mạng

Hồ sơ phải nộp vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

Hồ sơ bảo quản

ý kiến đóng góp có cùng

mã hồ sơ (1)

Văn bản tài liệu khác c

ó cùng

mã hồ sơ (1)

Hồ sơ

có cùng

mã theo khung phân loại hồ sơ (2)

Hồ sơ đang giải quyết (3)

Tài liệu

loại ra khỏi

hồ sơ (4)

- Lãnh đạo UBND xã đã có sự quan tâm, đầu tư

tới việc ứng dụng CNTT vào công tác VT – LT

- UBND xã đã được UBND huyện Gia Lâm triển khai

ứng dụng phần mềm “truyền nhận văn bản” hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ VT-LT

- Tình hình thực hiện ứng dụng CNTT tại văn phòng

UBND xã Kiêu Kỵ từ năm 2010 đến nay đạt kết quả khá, tận dụng đc lợi ích của phần mềm Giảm tải nhiều bước trong khi thực hiện nghiệp vụ VT – LT so với khi chưa triển khai thực hiện phần mềm

- Văn phòng UBND xã được trang bị máy ví tính, máy in hiện đại phục vụ cho việc ứng dụng CNTT

- Vẫn tồn tại một số lỗi thể thức văn bản khi các bộ

phận chuyên môn thực hiện STVB.

- Có tình trạng tồn đọng công văn, giấy tờ trong quá

trình làm việc, thực hiện nghiệp vụ VT-LT.

- Sự phân công công tác, trách nhiệm của 2 cán bộ,

nhân viên chuyên trách công tác VT-LT chưa rõ ràng,

cụ thể dẫn tới việc xảy ra chồng chéo công việc khi

thực hiên nghiệp vụ VT-LT và công tác VP.

- Phần mềm tác nghiệp đôi lúc còn bị lỗi hệ thống, gây

ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc.

- Tuy công tác VT-LT đã được lãnh đạo UBND xã quan

tâm đến nhưng một số máy, thiết bị VP đã xuống

cấp không thể phục vụ tốt nghiệp vụ VT-LT cũng như

nghiệp vụ VP như máy photocopy, tủ lưu trữ hồ

sơ,…

Nguyên nhân

“truyền nhận văn bản” của UBND huyện Gia Lâm tại

UBND xã Kiêu Kỵ

của VT-LT và việc ứng dụng CNTT vào công tác

VT-LT tại UBND xã Kiêu Kỵ

-Song song với việc được đầu tư cơ sở vật chất, trụ sở

khang trang, sạch đẹp thì lãnh đạo UBND xã đã quan

tâm đầu tiên đến bộ phận văn phòng và trang bị đầy đủ

máy vi tính, máy in, kết nối mạng internet để phục vụ

cho công tác VT – LT và ứng dụng CNTT vào công tác này.

Ưu điểm

Bản thân các cán bộ VP của UBND xã Kiêu Kỵ đã

được đào tạo qua trường lớp về nghiệp vụ VT – LT

Nên họ đã có trình độ cơ bản về nghiệp vụ VT – LT

và thực hiện trong thực tế đúng với quy định

Nguyên nhân

Hạn chế

- Hai cán bộ, nhân viên VP UBND xã phải

kiêm nhiệm các việc khác, không tập trung cho

công việc chuyên trách về ứng dụng CNTT

vào công tác VT-LT

-Cán bộ VT-LT chưa biết cách tận dụng triệt để

chức năng mà nó mang lại để phục vụ cho

công việc.

-Việc trao đổi thông tin giữa các phòng trong

cơ quan chưa được linh hoạt gây khó khăn

trong giải quyết công việc.

Ý thức kỷ luật của một số cán bộ chưa cao

Đôi khi trong công việc cán bộ văn thư còn chưa

tự giác, còn chậm trễ với công việc do cấp trên giao

Chương 3:

Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT vào công tác

VT – LT tại UBND xã Kiêu Kỵ

Đề xuất với lãnh đạo

UBND xã Kiêu Kỵ

Đối với cán bộ, nhân viên

Tăng cường hiệu quả của việc ứng dụng CNTT vào công tác VT - LT

2 1

3

trình sử dụng Quản lý cán bộ VT-LT thực hiện ứng dụng CNTT vào

nghiệp vụ của mình

CNTT vào công tác VT-LT Các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ trực tiếp thực hiện

ứng dụng CNTT vào công tác VT-LT

Đề xuất đối với cán bộ, nhân viên

Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ

Đối với công chức, nhân viên văn phòng UBND xã

và kỹ năng thực hành

LOGO