Hệ thống thông tin kế toán 2 (3) pot

gửi gửi lưu Liên2:BP nhận hàng Liên3: BP mua hàng Liên1:nhà cung cấp Trưởng BP sản xuất phê duyệt, gửi phiếu yêu cầu nguyên vật liệu Nhân viên giám sát BP mua hàng Gửi phiếu yêu cầu

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

2

TÓM TẮT TÌNH HUỐNG

31

YẾU KÉM, RỦI RO, GIẢI PHÁP

33

gửi

gửi lưu

Liên2:BP nhận hàng Liên3: BP mua hàng Liên1:nhà cung cấp

Trưởng BP sản xuất

phê duyệt, gửi phiếu yêu cầu nguyên vật liệu

Nhân viên giám sát BP mua hàng

Gửi phiếu yêu cầu nguyên vật liệu

Các nhân viên BP mua hàng lập đơn đặt hàng

(3liên)

BP nhận hàng nhận nguyên vật liệu chuyển trực tiếp kho

xuất

các BP sản xuất theo yêu cầu cùng một liên đơn đặt hàng

BP mua hàng

gửi

báo cáo nhận hàng (2liên)

BP kho

BP kế toán

BP thư tín nhận hóa đơn mua hàng (2liên) gửi BP mua hàng

đối chiếu hóa đơn với đơn đặt

Thông tin về giá và điều khoản thanh toán

Số lượng Tiền chiết khấu, tính toán

lại số tiền

Ký tắt vào hóa đơn

để duyệt thanh toán

BP lập chứng từ (thuộc BP kế toán) Hạch toán

Ghi vào sổ đăng ký

(lưu theo ngày đáo hạn)

Các bộ phận liên quan:

-Bộ phận sản xuất

-Bộ phận mua hàng

-Bộ phận nhận hàng

-Bộ phận kho

-Bộ phận thư tín

-Bộ phận kế toán

Chứng từ:

Phiếu yêu cầu NVL( ? Liên),Đơn đặt hàng(3 liên),Báo cáo nhận hàng (

? Liên),Hóa đơn mua hàng( 2 liên)

BPSX BPMH BPNH BP kho BPT/Tín BPKT

PYCNVL?

PYCNVL?

Phê chuẩn

A

PYCNVL?

A

Lập đơn đặt hàng

Nhà cung cấp

ĐĐH 1 2

3

B

N

B ĐĐH2

ĐĐH2

C

C

D

C

BCNH?

BCNH? HĐMH12

HĐMH12

D

Kiểm tra, Đối chiếu 1

E HĐMH12

Hạch toán Ghi sổ ĐK Ctừ thanh toán

HĐMH1

2

D

C

BPSX BPMH BPNH BP

kho BPT/tín BPKT

Kiểm tra, Đối chiếu 1

ĐĐH2 HĐMH12

HĐMH12

Ký

E

Chú thích: PYCNVL: phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, ĐĐH: đơn đặt hàng,

BCNH: báo cáo nhận hàng, HĐMH: hóa đơn mua hàng, ĐK Ctừ: Đăng ký

chứng từ

Phiếu yều cầu

NVL được lập

và gửi đi không

rõ số liên.Không

Có liên lưu lại

Yếu

Kém

1

Phiếu YCNVL phải lập 2 liên : liên 1 lưu lại,

liên 2 gửi cho nhân viên giám sát BPMH để sau này đối chiếu,kiểm tra

Giải pháp

Khi nhận NVL không

có chứng từ để đối chiếu sẽ khó khăn trong việc kiểm tra ,đối chiếu thông tin về NVL,hàng hóa

đã đặt hàng như:số

lượng chất lượng,chủng loại,…

Rủi ro

Lập đơn đặt hàng gồm4

liên : -liên 1 lưu tại bộ phận

mua hàng -liên 2 gửi cho nhà

cung cấp -liên 3 gửi cho

bộ phận nhận hàng -liên 4 gửi cho

bộ phận kế toán.

Lập đơn đặt hàng gồm4

liên : -liên 1 lưu tại bộ phận

mua hàng -liên 2 gửi cho nhà

cung cấp -liên 3 gửi cho

bộ phận nhận hàng -liên 4 gửi cho

bộ phận kế toán.

Khi lập chứng từ theo dõi nợ phải trả, kế toán không

có đơn đặt hàng để đối

chiếu có thể dẫn đến sai sót khi tính toán, gây

ra gian lận khi nhập liệu,…

Khi lập chứng từ theo dõi nợ phải trả, kế toán không

có đơn đặt hàng để đối

chiếu có thể dẫn đến sai sót khi tính toán, gây

ra gian lận khi nhập liệu,…

Đơn đặt hàng không

lập đủ số liên:không

có liên gửi cho

BPKT.

Trình tự luân chuyển

các chứng từ không

đúng.

Đơn đặt hàng không

lập đủ số liên:không

có liên gửi cho

BPKT.

Trình tự luân chuyển

các chứng từ không

đúng.

Yếu kém 3:

Liên 2 ĐĐH khi gửi đến

bộ phận nhận hàng đồng

thời được dùng như 1

báo cáo nhận hàng

Liên 2 ĐĐH khi gửi đến

bộ phận nhận hàng đồng

thời được dùng như 1

báo cáo nhận hàng

Giải pháp

Bộ phận nhận hàng sau khi nhận hàng phải

lập báo cáo nhận hàng riêng để kiểm tra đối

chiếu 3 liên :1 liên lưu lại,1 liên gửi cho bộ

phận kho,1 liên gửi cho bộ phận kế toán

Bộ phận nhận hàng sau khi nhận hàng phải

lập báo cáo nhận hàng riêng để kiểm tra đối

chiếu 3 liên :1 liên lưu lại,1 liên gửi cho bộ

phận kho,1 liên gửi cho bộ phận kế toán

Rủi ro

Không có báo cáo nhận hàng để đối chiếu với phiếu yêu cầu mua hàng xem có nhận nguyên vật liệu đúng yêu cầu đã đặt hàng không,chất lượng có đúng không,chủng loại nguyên vật liệu có đúng không,…

Không có báo cáo nhận hàng để đối chiếu với phiếu yêu cầu mua hàng xem có nhận nguyên vật liệu đúng yêu cầu đã đặt hàng không,chất lượng có đúng không,chủng loại nguyên vật liệu có đúng không,…

Yếu kém 4:

Nguyên vật liệu

được nhập trực

tiếp vào kho mà

không qua kiểm

tra,đối chiếu

Giải pháp:

Khi nhập hàng vào kho phải kiểm

tra ,đối chiếu với phiếu yêu cầu NVL ,phải lập một báo cáo nhập kho để

dễ theo dõi

2

Rủi ro:

Nguyên vật liệu nhập kho có thể không đúng yêu cầu như: sai số

lượng ,chất lượng không đảm

bảo,không đúng chủng loại,…

3

-NVL được xuất

Theo yêu cầu của

BPSX mà không

được thủ kho ký

duyệt, đồng ý

vi phạm nguyên

tắc ký duyệt

-Không có chứng

từ để đối chiếu

NVL có thể xuất ra không đúng yêu cầu

Dễ xảy ra mất mát, thất lạc,hao hụt

(nhân viên có thể biển thủ NVL)

Thủ kho phải ký xét duyệt trước khi xuất NVL cho BPSX

BP kho nên lập phiếu xuất kho NVL BPSX nên lập phiếu yêu cầu NVL 2 liên: 1liên gửi cho BP kho, 1liên lưu lại tại BPSX

Yếu Kém 5

Rủi

kém

6

Nhân viên mua hàng đảm nhiệm quá nhiều công việc (vừa đối chiếu thông tin vừa kiểm tra,vừa ký duyệt)  vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Rủi ro

Có thể dẫn đến gian lận: nhân viên này có thể

tự chọn nhà cung cấp nhằm kê giá cao hơn giá trị thực của hàng hóa để hưởng hoa hồng,ghi nhận sai giá trị lô hàng.

Giải pháp

Phân chia công việc ra cho các nhân viên khác không cho nhân viên này kiêm nhiệm quá nhiều công việc.Mỗi nhân viên nên đảm nhận một

công việc riêng và độc lập với nhau

Yếu kém7

Bộ phận kế

toán lưu

chứng từ

theo ngày

đáo hạn.

Khi cần kiểm

tra,đối chiếu sẽ rất khó tìm lại

Rủi ro

Lưu hóa đơn theo

số thứ tự

để dễ quản lý. Giải pháp