Giải quyết tình huống hệ thống thông tin kế toán 2 (1) docx

Phân tích tình huống ý thứ nhấtVật liệu thô được lưu trữ kỹ trong phòng có khóa, được 5 nhân viên có năng lực thay nhau giám sát và chỉ được di dời hay lấy ra khỏi phòng khi có văn bả

Company LOGO

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

2

(Thuyết trình và giải quyết tình huống 5.2)

Giáo viên hướng dẩn: Lê Thị Ngọc Phước

Danh sách nhóm thuyết trình

1.Lương Nhất Linh

3 Lê Thị Ngọc Hằng

7 Lương Ngọc Như

6 Nguyễn Thị Kim Chi

8 Nguyễn Văn Luận

5 Huỳnh Thị Chúc Linh

4 Trần Thị Ngọc Dung

2 Lý Thụy Phương Dung

10 Nguyễn Trường Giang

9 Nguyễn Thị Thu Quyền

Phân tích tình huống ( ý thứ nhất)

Vật liệu thô được lưu trữ kỹ trong phòng có khóa, được

5 nhân viên có năng lực thay nhau giám sát và chỉ được

di dời hay lấy ra khỏi phòng khi có văn bản hay lời nói từ

quản đốc phân xưởng ủy quyền.

Vật liệu xuất kho khi có

sự uỷ quyền bằng văn

bản hoặc bằng lời nói

của 1 trong các

quản đốc phân xưởng

mà không có chứng từ

ký xác nhận

•Có thể thất thoát NVL

•Dùng không đúng mục đích

•Khi xuất kho phải có chứng từ đầy đủ, ghi rõ ngày tháng năm, lý do xuất kho và phải được

sự ký duyệt của quản đốc và kế toán

Không có sự

phân chia quyền

rõ ràng giữa các

nhân viên trong

cùng bộ phận

Có thể trốn tránh trách nhiệm khi xảy

ra mất mát

•Phân quyền rõ ràng cho từng nhân viên

•Đưa ra biện pháp phòng ngừa chặt chẽ

•Phân quyền rõ ràng cho từng nhân viên

•Đưa ra biện pháp phòng ngừa chặt chẽ

Company LOGO

Công ty không áp dụng ghi nhận

hàng tồn kho theo kê khai thường

xuyên mà chỉ sử dụng hệ thống đếm hàng tồn kho vật lý được thực hiện hàng tháng dưới sự giám của nhân viên phòng cất trữ

Phân tích tình huống ( ý thứ hai )

Yếu kém

Rủi ro

Biện pháp

Không có sự theo dõi HTK theo pp kiểm kê thường xuyên

Không có sự theo dõi HTK theo pp kiểm kê thường xuyên

Việc đếm HTK không thường xuyên có thể sẽ gây nhiều tổn thất

Việc đếm HTK không thường xuyên có thể sẽ gây nhiều tổn thất

Nên áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên

Nên áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên

Hệ thống đếm HTK vật lý được thực hiện hàng tháng và được giám sát kỹ bởi các nhân viên phòng cất trữ

Hệ thống đếm HTK vật lý được thực hiện hàng tháng và được giám sát kỹ bởi các nhân viên phòng cất trữ

Không biết rõ số lượng NVL nhập, Xuất, tồn

Không biết rõ số lượng NVL nhập, Xuất, tồn

Nhân viên phòng cất trữ không nên chịu trách nhiệm về vấn đề kiểm soát mà phải có 1 nhân viên độc lập khác thực hiện công việc kiểm soát này

Nhân viên phòng cất trữ không nên chịu trách nhiệm về vấn đề kiểm soát mà phải có 1 nhân viên độc lập khác thực hiện công việc kiểm soát này

Có thể gian lận

Có thể gian lận

Phải có phiếu nhập, xuất phải có sổ kho theo dõi chi tiết, rõ ràng

Phải có phiếu nhập, xuất phải có sổ kho theo dõi chi tiết, rõ ràng

Company LOGO

Sau khi đếm hàng tồn kho nhân viên giám sát phòng cất trữ đối chiếu số lượng đã

đếm thực tế đã đặt hàng trước đó Nếu

chênh lệch sẽ lập danh sách yêu cầu

hàng gửi tới nhân viên kế toán phải trả để lập đơn đặt hàng tương ứng gửi nhà cung cấp.

Phân tích tình huống (ý thứ ba )

Yếu kém Rủi ro Biện pháp

Không sử

dụng đầy

đủ chứng

từ

Không sử

dụng đầy

đủ chứng

từ

Không thể đối chiếu số

lượng hàng đặt với lượng hàng nhận

Không thể đối chiếu số

lượng hàng đặt với lượng hàng nhận

Nên lập chứng

từ rõ ràng, đầy

đủ để có sự đối chiếu khi nhận hàng

Nên lập chứng

từ rõ ràng, đầy

đủ để có sự đối chiếu khi nhận hàng

Nên có sự phân chia rõ trách nhiệm giữa các bộ phận

Nên có sự phân chia rõ trách nhiệm giữa các bộ phận

Kế toán lập

đơn đặt hàng

gửi đến

NCC

Kế toán lập

đơn đặt hàng

gửi đến

NCC

Có thể thất thoát tiền của công ty

Có thể thất thoát tiền của công ty

Kiểm tra

hàng sau

khi đã nhập

kho

Kiểm tra

hàng sau

khi đã nhập

kho

Thừa, thiếu, sai quy cách không thể

thông báo kịp thời cho NCC

Thừa, thiếu, sai quy cách không thể

thông báo kịp thời cho NCC

Kiểm tra hàng

trước khi nhập kho

Kiểm tra hàng

trước khi nhập kho

Company LOGO

Nhân viên phòng cất trữ nhận hàng từ nhà cung cấp chuyển đến, thực hiện đếm và đối chiếu

số thực nhận với vận đơn, ký và lưu vận đơn làm căn cứ lập báo

cáo nhận hàng

Phân tích tình huống ( ý thứ tư )

Yếu kém

Rủi ro

Biện

pháp

Nhân viên phòng cất trữ tiến hành nhận hàng

Nhân viên phòng cất trữ tiến hành nhận hàng

Có thể gian lận

Có hoá đơn, chứng từ đầy đủ

Các nhân viên đồi chiếu số thực nhận với vận đơn, và lưu vận đơn tại phòng cất trữ

Không có hoá đơn xác nhận dễ thiếu sót, sai số lượng, mặt hàng

Phải có nhân viên ở bộ phận độc lập thực hiện công việc này

Kế toán không thể xác định được số tiền cần thanh toán

Vận đơn cùng hoá đơn phải chuyển đến phòng kế toán để kế toán theo dõi số tiền thanh toán

Kết luận

Công ty ABC đang gặp vấn đề về

quản lý kiểm soát lưu trữ và phân phối hàng tồn kho.

Công ty ABC không thực hiện tốt việc

ủy quyền và xét duyệt.

Phân chia trách nhiệm chưa hợp lý và

tổ chức chưa đầy đủ các chứng từ

hoạt động.

Kiến nghị

Kiểm tra tổng quát về lưu trữ hàng tồn kho thiết lập lại thông tin cho bộ phận này

Thực hiện phân quyền hợp

lý tránh mắc phải quy tắc

bất kiêm nhiệm

Thiết lập hệ thống chứng từ

phù hợp cho từng hoạt

động.

The end

Rất mong được sự đóng góp của các bạn và ý kiến của cô để bài của nhóm được hoàn thiện hơn