Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 3 (phần 1) ThS. Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông CHƯƠNG 03 – P.1 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Mục tiêu và nội dung • Trình bày khái niệm kiểm soát trong tổ chức • Giải thích cấu trúc hệ thống

KIỂM SOÁT HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

GV ThS Vũ Quốc Thông

CHƯƠNG 03 – P.1

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Mục tiêu và nội dung

• Trình bày khái niệm kiểm soát trong tổ chức

• Giải thích cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ

• Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB)

• Các thành phần của KSNB

• Các hoạt động kiểm soát

• KSNB trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

2

Vì sao phải kiểm soát?

3

Tình huống dẫn nhập

4

• Tình huống 1 Bạn đƣợc giao nhiệm vụ giữ tiền

quỹ lớp Các thành viên trong lớp đóng tiền quỹ

hàng tháng theo quy định chung Bạn đƣợc toàn

quyền thực hiện thu, chi và không cần báo cáo

Bạn sẽ minh bạch và trung thực về nguồn ngân

quỹ này?

Tình huống dẫn nhập

5

• Tình huống 2 Tập đoàn Enron là một tập đoàn

năng lƣợng hùng mạnh nhất thế giới với tổng trị giá

tài sản năm 2000 trên sổ sách kế toán lên đến 111 tỷ

đô la Mỹ

• Ngày 02.12.2001, Enron buộc phải nộp đơn xin phá

sản vì mất khả năng thanh toán Enron đã thừa nhận

khai khống lợi nhuận sau thuế liên tục trong suốt

các năm từ 1997-2000 lên đến con số 508 triệu

USD Hành vi sai phạm của Enron đã đƣợc sự tiếp

tay của công ty kiểm toán Arthur Andersen, một

trong năm công ty kiểm toán lớn nhất thế giới vào

Spark

Gian lận trong tổ chức

Vì sao gian lận xảy ra?

• Gian lận bởi cấp quản lý của tổ chức

bao gồm trình bày báo cáo tài chính không

trung thực với mục đích có lợi cho cá nhân

trên cương vị lãnh đạo

8

Gian lận trong tổ chức

9

Tầm quan trọng của kiểm soát tổ chức!

Khái niệm hệ thống KSNB

• Kiểm soát

Là một phương tiện nhằm giảm thiểu

những yếu tố gây tác động xấu tới hoạt

động của một đối tượng nào đó

Khái niệm hệ thống KSNB

11

Theo báo cáo COSO (1992), Kiểm sốt nội bộ là

một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội

đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, đƣợc

thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm

đạt đƣợc các mục tiêu sau đây:

(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính

(3) Sự tuân thủ các luật lệ và quy định

CO mmittee S ponsoring O rganizations Of The Treadway Commission

Khái niệm hệ thống KSNB

12

Kiểm soát nội bộ

Hội đồng quản trị Người quản lý

Các nhân viên

Hiệu lực, hiệu quả các hoạt động Độ tin cậy thông tin

Tuân thủ pháp luật và các quy định

QUÁ TRÌNH

BẢO ĐẢM HỢP

LÝ

Lịch sử phát triển

Bảo vệ các tài sản (1929)

Bảo vệ

tiền (1900)

Bảo đảm

số liệu kế toán chính xác (1936)

Hiệu quả hoạt động (1949) Khuyến khích

tuân thủ chính sách (1949)

KSNB về kế toán

KSNB về quản lý

The National Commission

on Fraudulent Financial Reporting

Financial Executives Institute

Institute of Management Accountants Institute of

Internal Auditors American Institute

g 1

Bộ phậ

n A

Hoạt độn

g 2

Thông tin và truyền thông

Môi trường kiểm soát

Mục tiêu Báo cáo

tài chính

Mục tiêu Tuân thủ

Phần 1 Môi trường kiểm soát

17

• Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức,

văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức

kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ

chức

• Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn

bộ phận (hay thành phần) còn lại của hệ

thống KSNB

• Nó thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu

tổ chức, giá trị đạo đức, triết lý quản lý,

19

Phần 2 Ví dụ mục tiêu – rủi ro

• Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT): xử

lý và cung cấp thông tin tài chính cho tổ

• Rủi ro đối với các mục tiêu kiểm soát việc

xử lý nêu trên là gì? Cho ví dụ

20

Phần 2 Ví dụ mục tiêu – rủi ro

• Hệ thống ghi nhận và xử lý hoạt động bán

hàng

• Mục tiêu kiểm soát của hệ thống bán hàng

– Thu đƣợc tiền sau khi đã bán chịu

– Đảm bảo xét duyệt đúng đắn đối với công nợ

phải thu khách hàng

– …

• Rủi ro đối với các mục tiêu kiểm soát của

hệ thống nêu trên là gì? Cho ví dụ

Chấp nhận rủi ro

Xác định mục tiêu hệ thống Nhận diện rủi ro Nhận diện các hậu quả tiềm tàng

Mức độ chấp nhận của nhà quản lý đối với rủi ro

Hoạt động kiểm soát là các quy trình, thủ tục,

biện pháp được thực hiện để kiểm soát các

rủi ro; nhằm giúp tổ chức và người quản lý

đạt được mục tiêu kiểm soát

22

Phần 3 Hoạt động kiểm soát

Cân đối giữa rủi ro và kiểm soát

• Cân đối giữa chi phí và lợi ích

• Cân đối giữa hoạt động kiểm soát với rủi

ro phát sinh

• Nếu các biện pháp kiểm soát quá nhiều,

gây tốn kém, cần thay đổi cơ cấu kiểm soát

và ngƣợc lại

23

cao Thấp Hậu quả của RR

Xác

xuất RR

cao

Kiểm soát không cần thiết

Kiểm soát cần thiết

Thấp

Kiểm soát tối cần thiết

Hoạt động kiểm soát

24

Phần 4 Thông tin và truyền thông

Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá

nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm Các loại

thông tin bao gồm: thông tin về tài chính, thông tin

hoạt động và thông tin tuân thủ

25

Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các

thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong

lẫn ngoài doanh nghiệp

Truyền thông giúp cho mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò

và trách nhiệm của mình liên quan đến các các

26

Các hoạt động kiểm soát

27

Các hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách,

những thủ tục nhằm đảm bảo kiểm soát

đƣợc các rủi ro

28

Các hoạt động kiểm soát

1 Phân chia trách nhiệm

2 Kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ

3 Bảo vệ tài sản và thông tin

4 Kiểm tra độc lập

5 Phân tích rà soát

1 Phân chia trách nhiệm

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

29

- Không để một cá nhân nắm tất cả các chức năng của 1

nghiệp vụ: ủy quyền, bảo quản tài sản và ghi chép, giữ

sổ sách kế toán

- Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số bước công

việc (khâu công việc) trong 1 chức năng:

- Các bước khác nhau liên quan đến thực hiện một

nghiệp vụ nên được phân chia cho các cá nhân hay

các bộ phận khác nhau VD hoạt động mua hàng

- Phân chia giữa bộ phận xử lý dữ liệu điện tử

(EDP) và bộ phận sử dụng, khai thác dữ liệu

1 Phân chia trách nhiệm

Ngăn điều chỉnh sổ, che giấu hoặc lấy cắp tài sản

Ngăn điều chỉnh sổ để che giấu nghiệp vụ không có thực được phê chuẩn hoặc được thực hiện

Ngăn việc phê

2 Kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ

31

2.1 ỦY QUYỀN và XÉT DUYỆT

- Ủy quyền là việc trao quyền cho một cá nhân hoặc

một bộ phận thực hiện nghiệp vụ, đưa ra quyết định

- Ủy quyền bằng chính sách Đưa ra chính sách

chung bao gồm các điều kiện cho phép thực hiện

- Chức năng của chứng từ: ghi nhận hoạt động – nội dung

nghiệp vụ; truyền thông; kiểm soát

- Chứng từ ghi nhận hoạt động: đảm bảo tính chính xác

- Mọi nghiệp vụ đều phải lập chứng từ

- Lập chứng từ tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

- (Form) mẫu chứng từ được thiết kế đầy đủ, đơn giản và

rõ ràng

- Chứng từ phải được đánh số liên tục

- Chứng từ phải đủ các chữ kí ủy quyền, xét duyệt

- Chứng từ phải có số tiền được ghi bằng chữ ……

- Luân chuyển chứng từ (liên chứng từ)

- Lưu trữ chứng từ

2 Kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ

33

2.3 KIỂM SOÁT SỔ SÁCH VÀ BÁO CÁO

- Chức năng của sổ sách: ghi nhận hoạt động trên cơ sở

chứng từ

- Sổ sách ghi nhận hoạt động: đảm bảo tính chính xác, đầy

đủ

- Ghi chép dựa trên chứng từ

- Thiết kế (form) mẫu đầy đủ

- Để lại dấu vết chỉnh sửa (nếu có) cho kiểm toán

- Kiểm tra, đối chiếu các sổ

- Quy trình ghi chép sổ sách (tùy theo hình thức kế toán)

- Lưu trữ, bảo quản sổ sách

- Kết xuất Báo cáo: tổng hợp số liệu từ sổ sách

- Dấu vết kiểm toán

2 Kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ

34

2.4 KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ TRÊN H/T

- Trường hợp xử lý bằng tay: Kiểm soát toàn bộ quy

trình ghi chép từ chứng từ - sổ sách – báo cáo

- Trường hợp xử lý bằng máy:

- Kiểm soát chứng từ, tập tin giống xử lý bằng tay

- Kiểm soát việc nhập liệu vào hệ thống

- Kiểm soát quá trình tính toán, tổng hợp số liệu

- Kiểm soát quá trình truyền thông kết quả xử lý

- Kiểm soát quá trình lưu trữ dữ liệu

- ……

3 Bảo vệ tài sản và thông tin

35

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ theo nguyên tắc bất

kiêm nhiệm

- Hạn chế tiếp cận tài sản

- Kiểm kê tài sản

- Kiểm soát tiếp cận dữ liệu: thiết bị lưu trữ, thiết bị xử

lý và truy cập dữ liệu

- Sử dụng các thiết bị quan sát, tính tiền POS, ghi nhận

tài sản khi sử dụng (Barcode, RFID)

4 Kiểm tra độc lập

36

- Hoạt động kiểm tra phải được thực hiện bởi người

không thực hiện nghiệp vụ để nâng cao tính khách

quan

- Kiểm tra trước khi nghiệp vụ diễn ra

- Kiểm tra sau khi nghiệp vụ diễn ra

- Phương pháp:

- Đối chiếu 02 nguồn ghi chép độc lập

- Đối chiếu thực tế và sổ sách (VD kiểm kê HTK)

- Kiểm tra toàn bộ chứng từ liên quan trong quá trình xử

lý

- Dùng dữ liệu sự kiện trước kiểm soát sự kiện sau

Mối quan hệ giữa các thành phần

của hệ thống KSNB

Hoạt động kiểm soát

Giám sát

Đánh giá rủi ro Môi trường kiểm soát

39

Phân loại

các hoạt động kiểm sốt

40

Phân loại các hoạt động kiểm soát

41

- Kiểm soát ngăn ngừa (Preventive controls):

ngăn không cho sai sót, gian lận xảy ra Ví dụ: …

- Kiểm soát phát hiện (Detective controls): nhận

biết các sai sót, gian lận đã xảy ra Ví dụ: …

- Kiểm soát sửa chữa (Corrective controls): sửa

chữa các sai sót, gian lận đã xảy ra Ví dụ: …

Cách 1 theo mục tiêu kiểm soát

Phân loại các hoạt động kiểm soát

42

- Kiểm soát chung (General controls): Đảm bảo

môi trường kiểm soát Ví dụ: các chính sách về an

ninh hệ thống; cơ sở hạ tầng về công nghệ thông

tin; kiểm soát việc lựa chọn, phát triển và duy trì

phần mềm…

- Kiểm soát ứng dụng (Application controls):

Đảm bảo kiểm soát xử lý ở cấp độ nghiệp vụ Ví

dụ: tính hợp lệ, đầy đủ của dữ liệu được nhập vào

hệ thống…

Cách 2 theo mối quan hệ giữa chính sách chung

và cụ thể

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

43

Một số điểm cần lưu ý:

- Tạo lập môi trường kiểm soát và giá trị đạo đức trong

toàn doanh nghiệp

- Người quản lý trực tiếp nhận dạng, phân tích và đánh

giá rủi ro

- Người quản lý trực tiếp thực hiện các hoạt động kiểm

soát; tăng cường các thủ tục kiểm tra, đối chiếu và

phân tích rà soát

- Chú ý thủ tục kiểm soát trực tiếp với tài sản vật chất

- Sử dụng lợi thế của máy tính

- Ứng dụng thanh toán qua ngân hàng

• Trình bày khái niệm kiểm soát trong tổ chức

• Giải thích cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ

Bài đọc:

- Các tài liệu tham khảo do GV gợi ý