Chương 3 Cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán (Môn Hệ thống thông tin kế toán 2)

Vũ Quốc ThôngMục tiêu và nội dung • Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán accounting interface and database • Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô

GV ThS Vũ Quốc Thông

Mục tiêu và nội dung

• Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ

sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database)

• Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình

liên kết thực thể (REA model)

• Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trường máy tính

• Trình bày ảnh hưởng của CNTT đến CSDL kế toán

• Giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán

• Mô hình liên kết thực thể

• Xử lý dữ liệu kế toán trong môi trường máy

• Ảnh hưởng của CNTT đến CSDL kế toán

2

CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TỐN

(CSDL)

3

Tổ chức dữ liệu trong CSDL

 Cơ sở dữ liệu: Tất cả các dữ liệu (DL) được lưu trữ

và được sữ dụng bởi doanh nghiệp tạo thành

CSDL của doanh nghiệp.

 Tổ chức DL logic

 Tay:

 Máy:

5

Ví dụ tổ chức logic tập tin dữ liệu

Tập tin khách hàng

301 ABC Co Box 5 1,000 400

555 XYZ Co Box 9 6,000 2,000

• Tình huống: Ngày 2/1/20X1, công ty ký hợp đồng số 01 bán

chịu cho khách hàng A 300 kg hàng hóa CC, với số tiền 10

triệu đồng Ngày 4/1/20X1, công ty thực hiện hợp đồng và đã

phát hành hóa đơn số 35 gửi đến khách hàng A

Theo dõi hợp đồng

 Ghi chép dữ liệu nhiều

lần

 Lưu trữ trùng lắp, Có thể

dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu

 Không chia sẻ dữ liệu

 Ghi chép một lần

 Lưu trữ không trùng lắp, không dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu

 Chia sẻ dữ liệu

Khác nhau cơ bản là do phương pháp tổ chức các tập

tin trong cơ sở dữ liệu và cách ghi trên các sổ giấy

So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy

Chương trình ứng dụng 1Chương trình ứng dụng 2

Chương trình ứng dụng n

Người sử dụng

…

10

Hệ quản trị CSDL

CSDL Kế Tốn

Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu

 Hệ quản trị CSDL: là một phần mềm quản lý DL

với các chức năng:

 Tổ chức dữ liệu: Định nghĩa DL; Tạo cấu trúc DL

 Quản trị dữ liệu:

Thay đổi dữ liệu (cập nhật, thêm, bỏ mẫu tin; thay

đổi cấu trúc DL)

Truy vấn dữ liệu, tạo thông tin, báo cáo theo yêu

cầu người sử dụng

Giao diện kế tốn (Accounting Interface) - hoạt động

được bởi sự hỗ trợ của ba thành phần tương tác với cơ sở

dữ liệu bên trong:

-Form/Mẫu nhập liệu (Forms): nhập dữ liệu kế tốn.

-Câu lệnh truy vấn (Queries): tìm kiếm và truy xuất dữ

liệu kế tốn từ CSDL.

- Định dạng báo cáo (Reports): trình bày thơng tin được

kết xuất (kết quả) từ câu lệnh truy vấn.

Giao diện kế tốn

Bài tập thảo luận 1

Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các form/mẫu nhập liệu

- Đối tượng sử dụng thông tin bên trong tổ chức

- Đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài tổ chức

- Đối tượng cơ quan pháp quyền của Nhà nước

Định dạng báo cáo

Bài tập thảo luận 2

Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các định dạng báo cáo

21

Câu lệnh truy vấn

22

Bài tập thảo luận 3

Hệ quản trị CSDL xử lý câu lệnh truy vấn này như thế nào?

1 Các Bảng (Tables) nào được tiếp cận?

2 Các Trường (Fields) nào truy xuất dữ liệu?

3 Tiêu chí tìm kiếm dữ liệu trong trường hợp này là gì?

SELECT Customer No, Company Name, Sales Order No, Date

FROM Customer, Sales Order

WHERE Customer No = “3099”;

MƠ HÌNH LIÊN KẾT

THỰC THỂ

23

MƠ HÌNH REA

MInh họïa cách tổ chức dữ liệu theo cấu

trúc quan hệ - mô hình liên kết thực thể

Thu tiền

Thủ quỹ Khách hàng

Người bán Hàng tồn kho

Tiền

Bán hàng

Nguồn lực Sự kiện Đối tượng tham gia

Mô hình bao gồm 02 nội dung:

Thực thể (tập thực thể) trong CSDL

Mối quan hệ giữa các thực thể (tập thực thể) trong

CSDL về mặt logic

25

Mô hình liên kết thực thể

 Các loại thuộc tính của thực thể

 Thuộc tính nhận biết

Để phân biệt: phải là duy nhất

Còn gọi là khoá chính

 Thuộc tính mô tả Các

mô tả về thực thể

 Thuộc tính liên kết

Thể hiện mối liên kết giữa các thực thể

Còn gọi là khoá liên kết (khoá ngoại)

 Thực thể là một đối

tượng, một sự kiện cụ thể

cần ghi nhận DL trong hệ

thống Có thể có 03 loại:

 Nguồn lực (Resources)Là

tài sản có giá trị kinh tế với

DN, thuộc sở hữu DN và

được DN sử dụng

 Sự kiện (Events) Là những

hoạt động mà DN muốn

thu thập thông tin cho việc

lập kế hoạch và kiểm soát

 Đối tượng tham gia vào sự

kiện (Agents)

26

Ví dụ tổ chức dữ liệu kiểu quan hệ

Liên kết giữa các thực thể

• KHÁCH HÀNG ( Mã KH, tên, phải thu)

• ĐẶT HÀNG (Số ĐH, mã KH, ng ĐH, ng GH)

• CHI TIẾT ĐẶT HÀNG (Số ĐH, mã hàng, ĐG

bán, số lượng)

• HÀNG HÓA (Mã hàng, tên, ĐV tính, ĐG, SL

tồn, giá trị tồn)

Các khái niệm lưu trữ dữ liệu

bits (0, 1) Một Byte = 8 Bits

*

29

Bài tập thảo luận 4

• Sinh viên được giao nhiệm vụ thiết kế phân

hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán

lẻ Hãy nhận biết các bảng (tables) mà bạn

nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan

hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng.

Nhận dạng các trường (fields) quan trọng

của từng bảng dữ liệu, các khóa chính

(primary keys) và khóa ngoại (foreign keys)

để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu.

30

Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế toán máy

Bài tập thảo luận 5

Thảo luận về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Yêu cầu sinh viên:

1 Liệt kê các thành phần của cơ sở dữ liệu: Bảng

(Tables), Trường (Fields); Khóa chính (Primary

Key); Khóa ngoại (Foreign Key)?

2 Nhận xét về các mối liên hệ (Relationships) giữa

các Bảng (Tables) dữ liệu?

Tham khảo tập tin: Accounting Database.mdb

34

Thu thập dữ liệu

 Phương pháp thu thập dữ liệu:

 Bằng ghi nhớ, truyền miệng trực tiếp

 Chứng từ

 Nguồn dữ liệu tự động: Thiết bị POS

 Nội dung thu thập thường các nội dung cơ bản

 Nội dung cơ bản hoạt động

 Nguồn lực bị ảnh hưởng

 Người tham gia trong hoạt động

 Các nội dung chi tiết tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể lưu

trữ phục vụ lập báo cáo cho người sử dụng

 Dữ liệu thu thập được chuyển vào lưu trữ để xử lý

Xử lý dữ liệu

 Có các kiểu xử lý cơ bản:

 Cập nhật dữ liệu (updating): cập

nhật giá trị mới vào tập tin chính

 Thay đổi dữ liệu (changing): thay

đổi giá trị những thuộc tính mô tả

Ví dụ: thay đổi điạ chỉ khách hàng;

giới hạn bán chịu …

 Thêm mới dữ liệu (adding): thêm

một mẩu tin mới Ví dụ khai báo

thêm một khách hàng

 Bỏ dữ liệu (deleting): ví dụ bỏ một

mẫu tin về khách hàng do họ

không còn giao dịch với doanh

 Có các phương pháp xử lý

 Xử lý theo lô

 Xử lý theo thời gian thực

37

Phương pháp xử lý dữ liệu trên

môi trường máy

Có 02 phương pháp xử lý dữ liệu:

 Xử lý theo lô:

 Batch Processing

 On-line Batch Processing

 Xử lý ngay theo thời gian thực : On-line

/ Real-time Processing

38

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý theo lô -Batch Processing

Nhập lô chứng từSắp xếp tập tin

Lưu DL trongtập tin tạm

•Xử lý tất cả các lô

•Cập nhật tập tin chính

•In báo cáo

=

•TT chính

Tập hợp

các

chứng từ

thành lô

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý theo lô On-line Batch Processing

Xử lý tập tin tạmCập nhật tập tin chính

• In báo cáo

•TT chính

=

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý ngay theo thời gian thực

On- line Real time Processing

Nhập nghiệp vụ

ngay khi xẩy ra

Xử lý dữ liệu ngay khi xẩy raCập nhật tập tin chính

•In báo cáo

•TT chính

 Phân tán, không chia xẻ

 Theo từng đối tượng KT

đầy đủ số PS, số dư

 Mâu thuẫn DL, khó thay

đổi phát triển H/T

PS theo nghiệp vụ

 Không mâu thuẫn DL

2 Thông tin cung cấp

Tay

 Thông tin tài chính

 Chậm, có thể mâu thuẫn

thông tin

 Báo cáo do người lưu trữ,

xử lý DL lập theo mẫu

định sẵn

Máy

 Thông tin tài chính &

phi tài chính (hoạt động)

 Nhanh chóng, Không bị mâu thuẫn DL

 Báo cáo có thể do chính người sử dụng lập nếu được phép truy cập DL không cần theo mẫu định sẵn

Ảnh hưởng CNTT đến CSDL kế toán

3 Thao tác

Tay

 Cần sử dụng nhật ký

chung và nhật ký

đặc biệt

 Có thể khai báo đối

tượng ngay khi ghi

chép, lưu trữ DL phát

sinh mới cho đối tượng

Máy

 Chỉ cần lưu trữ ban đầu DL nghiệp vụ, (Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt )

 Cần khai báo đối tượng trước khi nhập liệu, lưu trữ DL phát sinh cho đối tượng

Ảnh hưởng CNTT đến CSDL kế toán

 Nguồn số liệu

 Kiểm soát hoạt động hệ

thống kế toán

 Bảng cân đối tài

khoản, bảng kê chi

- Cách xử lý TK khơng theo kế tốn thủ cơng … Hệ

thống sử dụng TK “trung gian” để kiểm sốt nghiệp vụ;

ví dụ: mua hàng – nhập hàng và nhận hĩa đơn riêng

biệt.

- Cách thức ghi nhận hạch tốn, đơi khi khơng giữ khái

niệm “tập hợp”; ví dụ: trong kế tốn chi phí sản xuất,

Bài tập thảo luận 6

• Xây dựng mô hình liên kết thực thể của

doanh nghiệp Costic – doanh nghiệp

thương mại, buôn bán các loại hàng hóa

• Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ

sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database)

• Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình

liên kết thực thể (REA model)

• Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trường máy tính

• Trình bày ảnh hưởng của CNTT đến CSDL kế toán