Ý tưởng về SharePoint đến từ Office Server. Ứng dụng ban đầu là được xây dựng dựa trên Exchange với Digital Dashboard và một số giao diện đồ họa. Mục tiêu của nó là cung cấp một giải pháp cộng tác đơn giản nhưng hiệu quả có thể được sử dụng bởi các nhân viên công ty thường xuyên, cho đến quản lý điều hành. Gói giải pháp này có một số dạng tiện ích mở rộng của Office Server và được cung cấp các tính năng và chức năng cộng tác bổ sung so với Office thông thường. Nó bắt đầu được xây dựng từ đầu năm 2000 – 2002.
Trang 1GIỚI THIỆU SHAREPOINT ONLINE
Lịch sử SharePoint
Ý tưởng về SharePoint đến từ Office Server Ứng dụng ban đầu là được xây dựng dựa trên Exchange với Digital Dashboard và một số giao diện đồ họa Mục tiêu của nó là cung cấp một giải pháp cộng tác đơn giản nhưng hiệu quả có thể được sử dụng bởi các nhân viên công ty thường xuyên, cho đến quản lý điều hành Gói giải pháp này có một số dạng tiện ích mở rộng của Office Server và được cung cấp các tính năng và chức năng cộng tác bổ sung so với Office thông thường Nó bắt đầu được xây dựng từ đầu năm 2000 – 2002
Trong kỷ nguyên số, khi mọi tài liệu đều được lưu trữ trên máy tính cá nhân và trao đổi thường xuyên hơn qua email, có một
cơ hội mới để cung cấp một nơi tập trung, nơi tất cả tài liệu có thể được lưu trữ và tự động hóa xây dựng trên đó
Như mọi khi, hệ thống không đứng yên một chỗ và không ngừng phát triển Người dùng trên toàn cầu nhận thấy SharePoint ngày càng hữu ích và hấp dẫn hơn Microsoft mất khoảng năm năm để đưa ra các giải pháp cho các công ty và có được vị trí dẫn đầu trên thị trường doanh nghiệp
Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 và máy chủ SharePoint 2010, thực sự được sử dụng khi việc áp dụng hàng loạt bắt đầu diễn ra Cả hai phiên bản đều được cài đặt trên Windows Server OS, SQL Database, và Internet Information Services (IIS)
Trang 2chạy nền đằng sau Đồng bộ hóa người dùng và hồ sơ người dùng
đã được được lưu trữ trong Active Directory (AD) của công ty
Khi ngày càng có nhiều công ty áp dụng SharePoint, Microsoft đã đưa ra tùy chọn 'gói khác nhau' Vì vậy, dựa trên các tính năng bạn cần, quy mô công ty và ngân sách, nhiều phiên bản
có thể mua và cài đặt trong SharePoint 2010 (tại chỗ):
• SharePoint Foundation 2010 (miễn phí)
• SharePoint Server 2010 (là phiên bản mở rộng của Foundation dành cho mục đích thương mại)
• SharePoint Enterprise 2010 (phiên bản có nhiều tính năng nhất
và đắt tiền nhất)
Trang 3Những thay đổi về chức năng của người dùng cuối được thêm vào trong phiên bản 2010 của SharePoint (tại chỗ) bao gồm:
• Giao diện người dùng mới với Fluent Ribbon, sử dụng các trang wiki thay vì 'trang phần web' và cung cấp hỗ trợ đa trình duyệt
• Hồ sơ xã hội mới và các tính năng mạng xã hội ban đầu
• Cập nhật phần Quản trị trung tâm, nơi quản trị viên có thể quản
lý phần lớn cấu hình thay vì sử dụng IIS trực tiếp
• Giải pháp Sandbox và API mô hình đối tượng phía máy khách cho JavaScript, Ứng dụng Silverlight và NET
• Business Connectivity Services, Claims-based Authentication, và Windows
PowerShell hỗ trợ để thực thi lệnh và tập lệnh dễ dàng hơn với số lượng lớn
hoạt động
• SharePoint Designer (một ứng dụng máy tính để bàn để quản lý các trang, danh sách, biểu mẫu và Workflows) đã được giới thiệu trong phiên bản 2010
Trang 4Bạn có thể thấy trong hình trên giao diện đã phát triển và trở nên rõ ràng hơn trong phiên bản 2010 Hơn nữa, tất cả các tính năng bổ sung có sẵn đã làm cho nó trở thành một nền tảng thực
sự tuyệt vời và linh hoạt để phát triển và tùy chỉnh, đồng thời khách hàng còn có thể điều chỉnh nó theo nhu cầu cụ thể
Các phiên bản SharePoint được phát hành tiếp theo đã hoàn thiện và nâng cấp hơn:
• SharePoint 2013
• SharePoint 2016
• SharePoint 2019
• SharePoint Online khả dụng vào khoảng năm 2012 như một phần của
Trang 5Office 365 (ngày nay được gọi là Microsoft 365) Microsoft phát hành phiên bản kỹ thuật xem trước cho một nhóm đối tác được chọn vào đầu năm 2012 và phiên bản beta cho công chúng vào tháng 7 năm 2012 Phiên bản cuối cùng ra mắt vào tháng 10 năm
2012 Office 365 SharePoint Online đã ra mắt vào cuối tháng 2 năm 2013
Các tính năng mới cho các phiên bản cập nhật bao gồm
• Hỗ trợ kéo và thả trên nhiều trình duyệt để tải lên/thay đổi tệp
• Nút Follow/Share
• OneDrive for Business (ban đầu là SkyDrive Pro) thay thế MySites và Workspaces
• Trung tâm kiểm toán (dịch vụ có tên eDiscovery)
• Khả năng tìm kiếm được xây dựng lại và cải tiến
• Cập nhật giao diện người dùng (UI)
• Đã cập nhật phiên bản SharePoint Designer 2013
• Giới thiệu API REST mới
• Cải tiến kết hợp
• Các trang và bố cục trang hiện đại
• Site liên lạc và site mẫu
Môi trường cộng tác với các công nghệ tiên tiến được xây dựng trên SharePoint
Có khá nhiều công ty sử dụng và áp dụng SharePoint theo nhu cầu của họ trên thế giới Trên thực tế, tất cả các công ty Fortune 500 từ Hoa Kỳ và các cơ quan chính phủ đều đang sử dụng nó: E&Y, Deloitte, Qualcomm, TCS, IRS, NIH v.v
Trang 6Với SharePoint Online, Azure, các nhà phát triển và quản trị viên dịch vụ API có thể tích hợp nhiều nền tảng với nhau và xây dựng một hệ sinh thái hoạt động hoàn hảo cho công ty Ví dụ, công ty có thể định hướng sản phẩm
và cần có khả năng theo dõi các hóa đơn đến và trạng thái của chúng Tất cả
hóa đơn trong trường hợp này có thể được lưu trữ trong một số phần mềm kế toán, chẳng hạn như Quickbooks từ Intuit và sau
đó, bằng cách sử dụng Webhooks, có thể được đồng bộ hóa với Power Automate tới Dataverse trong Microsoft 365 Thông tin từ Dataverse có thể được đồng bộ hóa vào danh sách SharePoint trên trang kế toán Vì vậy, điều này sẽ cho phép kế toán viên nhanh chóng có được quyền truy cập vào dữ liệu họ cần, để tiến hành thực hiện công việc và sẽ loại bỏ nhu cầu chuyển đổi qua lại giữa nhiều hệ thống
Trên hết, các báo cáo có thể được xây dựng để hiển thị thông tin có giá trị và đồ họa thông tin và dữ liệu có thể được xuất sang định dạng PDF hoặc Excel Tất cả tùy thuộc vào trí tưởng tượng của bạn và các yêu cầu Khả năng là vô tận Chức năng cốt lõi cho xác thực, lưu trữ và điều hướng đã có sẵn nên bạn có thể giữ xây dựng trên đó Bằng cách sử dụng các tính năng và công
cụ Out of Box, rất nhiều thứ có thể được thực hiện và đạt được Đối với mọi thứ khác, các tùy chọn tùy chỉnh luôn có sẵn Chúng
ta có một chương riêng về các tùy chỉnh, bao gồm một số cơ bản
có sẵn và các tùy chọn nâng cao
Trang 7Với sự quản lý và cấu hình phù hợp từ phía quản trị viên, các công ty
ngày nay thậm chí có thể không cần bất kỳ tùy chỉnh nào để áp dụng trực tiếp vào SharePoint Có rất nhiều trình kết nối dữ liệu có sẵn Hơn nữa, nếu
những thứ được cung cấp miễn phí là chưa đủ, gói cao cấp luôn là một lựa chọn cho một khoản thanh toán bổ sung Với một khoản phụ phí, gói cao cấp sẽ bao gồm các dịch vụ tùy chỉnh trình kết nối với tất cả các tích hợp API và dữ liệu mà bạn có thể cần để phát triển và triển khai
Tại sao ngày nay phải sử dụng SharePoint trực tuyến?
Có một số lý do quan trọng khiến SharePoint là một nền tảng tuyệt vời để sử dụng ngày nay Chúng ta hãy xem xét những lý do chính, được trình bày dưới đây:
Lưu trữ và cộng tác tài liệu
Trước hết, SharePoint là một công cụ tuyệt vời để lưu trữ tài liệu Chức năng tích hợp để theo dõi phiên bản, metadata và lượng lưu trữ lớn có thể được mở rộng nếu cần thiết, biến nó thành công cụ tất cả trong một đáp ứng mọi nhu cầu quản lý tài liệu của bạn Chủ sở hữu nNội dung và quản trị viên trang web có thể định cấu hình số lượng phiên bản của mỗi tài liệu được lưu trữ Mỗi phiên bản có thể được xem xét và khôi phục trên cơ sở nhu cầu Hơn thế nữa, các tùy chọn phê duyệt và xem xét nội dung có sẵn trước khi tài liệu được được xuất bản và hiển thị cho mọi người
Trang 8Cấu hình quyền linh hoạt sẽ cho phép chủ sở hữu nội dung xác định quyền ở các cấp độ khác nhau như site, thư viện, thư mục hoặc tài liệu, nếu cần Kể từ đây, người dùng có quyền truy cập sẽ có thể xem nội dung và những người không có quyền truy cập truy cập sẽ nhận được thông báo Access Denied Nội dung cũng có thể được chia sẻ với người dùng bên ngoài và các liên kết tới tài liệu có thể được cấu hình để cung cấp các tính năng chỉ đọc, chỉnh sửa, hoặc quyền truy cập tạm thời, quyền truy cập đó
sẽ sớm hết hạn Bạn cũng có thể mời người dùng bên ngoài và quản lý ai sẽ có quyền truy cập vào tenant của bạn từ bảng quản trị
Trang 9Đồng tác giả
Có nhiều tình huống khác nhau khi bạn cần làm việc cùng với ai đó trên một tài liệu, đặc biệt là trong thế giới doanh nghiệp
Đó có thể là một đề xuất mới, báo cáo hàng quý, hoặc bất cứ điều
gì khác Trước đây, bạn sẽ thực hiện phần cập nhật của mình trong tệp, sau đó gửi nó tới người khác và họ sẽ thực hiện cập nhật Việc quay đi quay lại này sẽ tiếp tục cho đến khi
Trang 10công việc trên tài liệu được thực hiện Hoặc mọi người làm việc với bản sao tài liệu của họ và sau đó tất cả các thay đổi sẽ được hợp nhất Dù thế nào đi nữa thì quá trình này cũng là một vấn đề đau đầu và nếu càng có nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu, bạn càng đau đầu
Khi tất cả tài liệu đều có sẵn trực tuyến, bạn sẽ có nhiều cơ hội để làm việc cùng nhau với tài liệu đó Tính năng đồng tác giả trong SharePoint, OneDrive, Teams, và gần như tất cả các tài liệu văn phòng, cho phép bạn làm việc cùng với đồng nghiệp trên cùng một tài liệu cùng một lúc Tất cả người dùng sẽ có thể nhìn thấy người khác đăng nhập vào tài liệu và xem những thay đổi họ đang thực hiện trong thời gian thực
Bạn có thể thấy nhiều con trỏ được hiển thị trong văn bản và bạn có thể thấy ở phía trên bên phải góc có ai khác đang làm việc trên tài liệu với bạn Nếu liên kết được chia sẻ với người dùng bên ngoài, họ sẽ được hiển thị dưới dạng ‘; Guest Contributor”; còn không thì bạn sẽ thấy tên của người trong tổ chức của mình
Trang 11Tự động hóa
Sau khi bạn hoàn thành công việc trên tài liệu, tài liệu có thể cần được xem xét và phê duyệt Có nhiều cách để thực hiện việc
đó tự động hóa Có sẵn một tùy chọn để xem xét tài liệu được định cấu hình trực tiếp từ cấp thư viện Power Automate Flow khả dụng nếu quy trình yêu cầu thực hiện thông qua nhiều lần phê duyệt và các trạng thái khác nhau sẽ được nắm bắt Dù thế nào đi nữa, tự động hóa có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và giấy tờ bằng cách không in những tài liệu đó và nhận được chữ ký hoặc gửi một loạt email cho bất cứ ai xem xét lại tài liệu Các quy trình phê duyệt khác nhau có thể được cấu hình dựa trên loại tài liệu và vị trí của chúng Chúng tôi sẽ đề cập nhiều hơn về vấn đề này trong Chương 13, Power Automate
Lưu giữ tài liệu
Nếu tổ chức hoặc chính phủ của bạn có bất kỳ quy tắc tuân thủ nào nêu rõ rằng một số tài liệu cần được lưu giữ trong một thời gian cụ thể thì SharePoint có thể trợ giúp việc này luôn Vì phần lớn tài liệu sẽ được lưu trữ bên trong SharePoint nên nó cũng
Trang 12cung cấp một tùy chọn lưu giữ tài liệu Cấu hình sẵn có cho phép quản trị viên thiết lập các quy tắc sẽ tạo một bản sao của tài liệu hoặc sao chép nó vào một trang web chuyên dụng Hơn nữa, tài liệu sẽ tự khai báo như một bản ghi, ngăn chặn việc xóa tài liệu trái phép hoặc sửa đổi Các quy tắc khác nhau có thể được cấu hình dựa trên loại tài liệu Tài liệu có thể được lưu giữ trong các khoảng thời gian khác nhau Sau khi thời gian trôi qua, tài liệu có thể được tự động xóa hoặc lưu trữ ở nơi khác Tính năng này được gọi là Records Management và có sẵn để cấu hình từ Document Library trong chính SharePoint
Ngăn ngừa mất dữ liệu
Quản trị viên có thể thiết lập một bộ quy tắc sẽ liên tục chạy
và theo dõi tất cả tài liệu, email và trò chuyện trong nhóm và những nơi khác để đảm bảo thông tin vẫn được bảo vệ Điều này đặc biệt tiện dụng và quan trọng đối với Personal Protected Information (PPI) và Personal Identification Information (PII) Những tài liệu, email hoặc nội dung được hệ thống xác định lưu trữ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào, sẽ được gửi đến nhóm quản trị
để xem xét và thậm chí có thể bị khóa sửa đổi, chia sẻ hoặc xóa cho đến khi có quyết định
Còn nhiều điều nữa cần đề cập đến các tính năng có sẵn trong SharePoint Online giúp nơi làm việc của bạn được bảo vệ,
an toàn và hiệu quả hơn Chúng tôi sẽ đề cập đến chúng trong các chương sau Nhưng ngay cả với năm điều đã đề cập ở trên, bạn vẫn có thể thấy SharePoint là một công cụ mạnh mẽ để cộng tác và quản lý tài liệu như thế nào
Trang 13Ví dụ thực tế trên SharePoint Online
Chúng ta hãy quay lại môi trường Sand Box mà bạn đã cấu hình trước đó Đăng nhập vào https://portal.office.com bằng email
và mật khẩu bạn đã thiết lập, rồi chúng ta hãy truy cập SharePoint từ trang chủ Để làm như vậy, hãy nhấp vào các ô vuông ở góc trên bên trái và chọn SharePoint từ danh sách các ứng dụng có sẵn
Hình 2.6 trình bày cách truy cập ứng dụng SharePoint từ trang chủ M365
SharePoint sẽ mở trong tab trình duyệt mới Khi chúng ta làm việc với môi trường mới thiết lập, sẽ không có site nào có sẵn Vì vậy, chúng ta hãy tạo một cái!
Ở góc trên bên phải, bạn sẽ thấy hai tùy chọn có sẵn:
• Tạo một trang web (sẽ tạo tuyển tập trang web mới)
• Tạo bài đăng tin tức (sẽ tạo một bài báo)
Nhấp vào tùy chọn Create a site
Trang 14Nó sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ bật lên ở bên phải màn hình, cho phép bạn chọn từ hai mẫu: site nhóm hoặc site liên lạc Bạn
có thể đọc trong mô tả mục đích sử dụng của cả hai Điểm mấu chốt là:
• Team site dành cho nhóm, và một nhóm mới và nhóm O365 (chúng tôi sẽ đề cập kỹ hơn ở phần sau của cuốn sách) sẽ được tạo trong ứng dụng Teams ứng dụng Trang web sẽ được kết nối với nhóm đó Mục đích chính của nó
sẽ là làm việc với những người trong nhóm của bạn về một số tài liệu hoặc mục
• Communication site cũng tương tự nhưng sẽ phù hợp hơn với site của khoa phòng hoặc site dành cho nhiều khoa phòng cùng giao tiếp với nhau Nó có một tập hợp các quyền, điều hướng và các tính năng bổ sung khác Nó sẽ KHÔNG được kết nối với ứng dụng Teams
Hình 2.7 mô tả các mẫu trang SharePoint có sẵn khi bạn tạo một trang mới Vui lòng tham khảo hình sau:
Trang 15Xin lưu ý rằng sau khi trang web được tạo và được gắn với mẫu bạn đã chọn, chúng ta không có cách trực tiếp để thay đổi nó sau này Vì vậy, hãy lựa chọn đúng đắn ngay từ đầu
Nếu không, bạn sẽ cần phải tạo lại trang web và di chuyển lại tất cả nội dung, khi đó có thể sẽ rất mất thời gian đặc biệt khi trang web đã sử dụng trong một thời gian dài và có nhiều nội dung ở đó Ngoài ra, việc sử dụng tập lệnh PowerShell sẽ tạo thêm nhiều phức tạp
Chúng ta hãy chọn tùy chọn Communication site
Đặt tên cho trang web của bạn theo ý muốn; bạn có thể đặt bất kì tên nào Tuy nhiên trong thực tế, nếu một trang có cùng tên
đã tồn tại, SharePoint sẽ báo lỗi cho bạn và nhắc bạn tạo một trang web có tên khác hoặc thay đổi URL trang web bằng tay Điều này xảy ra vì khi bạn tạo một trang web mới, URL của nó sẽ
Trang 16được xác định dựa trên tên của nó và mỗi URL trang web phải là duy nhất Thật tốt khi lưu ý rằng nếu bạn xóa một trang web, URL
sẽ không khả dụng cho đến khi việc xóa môi trường hoàn tất, có thể mất tới 24 giờ Vui lòng tham khảo hình sau
Sau khi cung cấp tên trang web, bạn có thể chọn ngôn ngữ tạo trang web Ngôn ngữ mặc định sẽ được chọn dựa trên khu vực sống của hồ sơ người dùng mà bạn đã cấu hình
Khi trang web được tạo, bạn sẽ thấy Home page của nó Xin lưu ý cấu trúc của URL Bạn có tên miền của mình ở phần đầu tiên someName.sharepoint.com, theo sau bởi /sites/siteName cho biết rằng đây là Site Collection mới bên trong SharePoint trực tuyến Điều này có nghĩa là nó có bộ quyền và quy tắc riêng
Ở góc trên bên phải của site, bạn sẽ thấy biểu tượng bánh răng Bấm vào đó và chọn Site Contents
Hình 2.9 minh họa link Site Contents từ menu Settings
