Cẩm nang Sharepoint: Chapter 3: Làm việc với Sharepoint Online

Cấu trúc SharePoint Site collections, Sites, Lists, Library Bạn biết rằng có nhiều thành phần trong SharePoint, chẳng hạn như các ứng dụng, lists, sites, groups, v.v. Nhưng bạn có hình dung rõ ràng về toàn bộ kiến trúc được xây dựng và thứ bậc giữa các thành phần đó không? Chúng ta hãy nhìn vào sơ đồ sau để hiểu rõ hơn và hình dung về cấu trúc Sharpoint.

Chương 3 Làm việc với các chức năng của Sharepoint online

Cấu trúc SharePoint - Site collections, Sites, Lists, Library

Bạn biết rằng có nhiều thành phần trong SharePoint, chẳng hạnnhư các ứng dụng, lists, sites, groups, v.v Nhưng bạn có hìnhdung rõ ràng về toàn bộ

kiến trúc được xây dựng và thứ bậc giữa các thành phần đókhông?

Chúng ta hãy nhìn vào sơ đồ sau để hiểu rõ hơn và hình dung vềcấu trúc Sharpoint

Hình 3.1 mô tả cấu trúc phân cấp của các thành phần SharePointOnliner

Chúng ta có thể thấy cấu trúc được lồng nhau như thế nào

và một thành phần được bao gồm bên trong như thế nào Ví dụ:

bạn có thể có một tenant SharePoint trực tuyến và có thể cónhiều site collection trong đó, trong đó có thể có nhiều site bêndưới chúng với nhiều list khác nhau, v.v.

Hình 3.2 mô tả sơ đồ site collection đơn giản:

Cấu trúc như vậy có thể được mở rộng và thu nhỏ ở mọi cấp

độ Giống như một cơ sở dữ liệu với các bảng, sẽ luôn có một sốthành phần gốc ở cuối Trong trường hợp của chúng ta, nhữngthành phần là các mục danh sách hoặc tệp bên trong thư viện tàiliệu Dù sao đi nữa, chúng ta đừng đi đi quá sâu vào đám cỏ dại,

vì sơ đồ kỹ thuật có thể nhanh chóng trở nên phức tạp, và chúng

ta không muốn mất nhiều thời gian để phân tích chúng Hãy xácđịnh các thành phần chính của SharePoint trực tuyến và khámphá nội dung của chúng

SharePoint Online Tenant

SharePoint Online Tenant

SharePoint Online (SPO) Tenant là nơi làm việc nơi tất cả các site

và cấu hình được lưu trữ Chỉ có một tenant cho mỗi môi trườngMicrosoft 365 Khi bạn thiết lập môi trường mới, bạn sẽ được nhắcchọn tên của tenant và nó sẽ được phản ánh trong URL Ví dụ:nếu chúng ta đặt tên cho môi trường của mình là AlexTest thì URLcủa SharePoint sẽ có dạng:

https://alextest.sharepoint.com

Phần in đậm sẽ được thay đổi dựa theo tên công ty hoặc tên môitrường bạn đã chọn khi thiết lập đăng ký lần đầu với Microsoft Nócũng không thể được thay đổi hoặc đổi tên sau này Nếu chúng taquyết định thay đổi tên và đặt tên là AlexDemo, thì URL củachúng tôi sẽ là:

https://alexdemo.sharepoint.com

Lưu ý: Để cập nhật tên tenant, chúng ta cần tạo tenant mới và đặtđăng ký riêng với Microsoft (hãy nhớ rằng bạn không thể đổi tênmôi trường hoặc thay đổi URL sau khi nó được tạo) Vì vậy, điềuquan trọng là phải thiết lập mọi thứ đều ổn ngay từ lần đầu tiên.Nếu không, bạn có thể phải di chuyển tất cả nội dung của bạntrong tenant cũ sang tenant mới

Site collection

Site collection là một nhóm các site có liên quan một cách hợp lý

Bộ phận nhân sự có thể có các bộ phận khác nhau bên trong nó,chẳng hạn như Tuyển dụng, Phúc lợi, Công việc, Chính sách, v.v.Tương tự, có thể là phòng Kế toán hoặc phòng CNTT cũng vậy

Trong trường hợp này, thật hợp lý khi có một site collection riêngcho nhân sự và bất kỳ bộ phận nào khác nhằm liên kết cấu trúctốt hơn Bất cứ khi nào bạn tạo một site collection mới, bạn sẽthấy sites trong URL trước tên site collection của bạn Đó là mộtdấu hiệu rõ ràng về một site collection URL, trong trường hợpnày, sẽ trông như sau:

lý nếu tách chúng ra và có các trang riêng dành cho Tuyển dụng,Phúc lợi và các bộ phận khác Các sites có thể chứa các subsites

và không có giới hạn về mức độ bạn có thể đi sâu Vì vậy, có thể

có một cấu trúc như một site collection | site | subsite | subsite |

subsite v.v Tùy vào tư cách là quản trị viên, bạn có thể quyếtđịnh cấu trúc nào bạn muốn triển khai và cái nào sẽ hoạt động tốtnhất trong tình huống của bạn

Một lần nữa, nhìn vào URL, bạn có thể nhanh chóng hiểu mìnhđang ở cấp độ nào và bạn đang làm việc với thành phần nào Nếuchúng ta đang ở trên trang Hiring của site collection HR, nó sẽtrông như thế này:

• Single Line of Text

• Multiple Lines of Text

• Lookup (information already on this site)

• Calculated (calculation based on other columns)

• Task Outcome

• Managed Metadata

Chúng phải khá trực quan và với tư cách là chủ sở hữu nộidung, bạn có thể quyết định loại cột phù hợp để bạn lưu trữ dữliệu Ngoài ra còn có các Look up cho phép bạn lấy thông tin từcác list khác và liên kết các item giữa các list theo cách này Vuilòng tham khảo hình sau

Sau đó, từ các cột, bạn có thể tạo chế độ xem và chọn cột để hiểnthị Theo mặc định, cột mới tạo sẽ được thêm vào chế độ xemmặc định trừ khi hộp kiểm được bỏ chọn Có thể bạn không cầnphải xem tất cả các cột và dữ liệu liên quan đến item Sau đó, bạn

có thể chọn ẩn các cột không cần thiết khác để không hiển thịthông tin trên trang cho đến khi bạn nhấp vào item đó Khi đó bạn

sẽ có thể xem tất cả dữ liệu bên trong các cột

Xin lưu ý rằng có một số hạn chế với list Mặc dù SharePoint cóthể lưu trữ

lên tới 30 triệu item nhưng chế độ xem list chỉ hiển thị hơn 5.000mục, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi “The attempted operation isprohibited because it exceeds the list view threshold enforced bythe administrator” Vì vậy, bạn sẽ cần phải suy nghĩ về tạo nhiềuchế độ xem khác nhau bằng các bộ lọc để giới hạn số lượng itembạn hiển thị cho mỗi chế độ xem

Khi một list, library hoặc thư mục chứa hơn 100.000 item, bạnkhông thể hủy quyền cho phép trên danh list, library hoặc thưmục Bạn cũng không thể kế thừa lại quyền trên đó.

Cách tốt nhất luôn là giới hạn List và Library ở mức 5.000 item.Library (Thư viện)

Thư viện, dựa trên cấu trúc và logic của nó, rất giống với danhsách Bạn cũng có thể tạo các cột ở đó và điền siêu dữ liệu vàochúng và tạo các chế độ xem để hiển thị các cột bạn cần hoặc ápdụng bộ lọc cho dữ liệu bạn muốn xem Sự khác biệt chính lànhững gì chúng ta lưu trữ trong thư viện Nó được thiết kế để lưutrữ tài liệu, tập tin media hoặc bất kỳ tài liệu khác Nếu các itemdanh sách là dữ liệu dựa trên văn bản thì thư viện là dữ liệu dựatrên phương tiện truyền thông Vì vậy, nếu bạn cần lưu trữ các tàiliệu liên quan đến thông tin của chúng như Tiêu đề, Tác giả, trạngthái phê duyệt, bộ phận sở hữu, v.v., khi đó bạn cần chọn Library

để lưu trữ chúng Bạn có thể sử dụng tất cả siêu dữ liệu được liênkết với tài liệu để tạo chế độ xem và lọc những tài liệu bạn sẽ hiểnthị trong mỗi chế độ xem

Hơn nữa, trong SharePoint, bất cứ khi nào bạn tạo một site, theomặc định sẽ có thư viện Pages của Site Nó lưu trữ các Page củasites và chỉ có một library này cho mỗi site Vì vậy, bạn luôn biếtnơi tìm các Pages của bạn nếu bạn muốn cập nhật nội dung trên

đó Thư viện đó được gọi là “Pages” hoặc Site Page' (trong cácphiên bản SharePoint cũ hơn)

Các page giống như các page của website, nơi bạn có thể điềuhướng giữa chúng, xem các nội dung giữa các page cũng như

tương tác với các ứng dụng Các page có thể trình bày nhiều listhoặc library trên đó và văn bản có hình ảnh Bạn xây dựng cáctrang bằng cách sử dụng các phần của web Ngoài ra còn cónhiều loại phần web khác nhau sẵn dùng, tùy thuộc vào nội dungbạn muốn trình bày trên page Nó có thể là Text, Links, Lists andLibraries, Videos, các nút v.v Các page mặc định có sẵn là Page,Article Page, Welcome Page and Error Page Vui lòng tham khảohình sau:

Giao diện người dùng SharePoint

Có hai loại Giao diện người dùng trong SharePoint trực tuyến:

• Hiện đại (mặc định)

• Cổ điển

Giao diện cổ điển vẫn được hỗ trợ vì nó đến từ phiên bản trướccủa SharePoint và nó chủ yếu liên quan đến các page có sẵn chobạn và các phần web mà bạn có thể sử dụng để xây dựng các

trang đó Giao diện người dùng hiện đại đơn giản hơn, gọn gàng

và mạnh mẽ hơn, trong khi Giao diện người dùng cổ điển cungcấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn để tùy chỉnh và triển khai

Phần lớn tất cả các site mới trong SharePoint Online đều được xâydựng trên Giao diện người dùng hiện đại bởi vì chúng ta khôngbao giờ biết Microsoft hỗ trợ phiên bản Cổ điển trong bao lâu Hơnnữa, nếu bạn muốn sử dụng một số công nghệ mới như nhúngPowerApps trên các page, các tùy chọn như vậy chỉ được triểnkhai cho Giao diện người dùng hiện đại Vì vậy, đối với tất cả cácpage và site bạn tạo trong tương lai, bạn nên sử dụng Giao diệnngười dùng hiện đại Hơn nữa, điều đáng nói là không có cách đơngiản để chuyển đổi một trang UI Cổ điển thành Giao diện ngườidùng hiện đại và trong những trường hợp như vậy, trang cổ điểnphải được xây dựng lại theo cách thủ công từ đầu vào trang Hiệnđại Tùy chọn khác là chúng ta có thể sử dụng tập lệnhPowerShell, tuy nhiên làm như vậy không phải lúc nào nó cũngmang lại cho bạn kết quả quá chính xác

Giao diện người dùng hiện đại và cổ điển tổng thể được áp dụngcho:

• Giao diện Site Content

• Page và các phần web sẵn có

• Chế độ xem List và Library

Ngay cả khi sie của bạn được tạo trên Giao diện người dùng hiệnđại dành cho list và library, bạn luôn có thể chuyển về Giao diệnngười dùng cổ điển bằng cách nhấp vào liên kết ở góc dưới bên

trái của list hoặc library Xin lưu ý rằng tùy chọn này không có sẵncho Trang.

Có 9 điểm khác biệt chính giữa giao diện Cổ điển và Hiện đại nhưsau:

- Home pages: Trang chủ của trang Modern Team có tin tức, liênkết nhanh,

và khả năng hoạt động của site Nó cũng tự động hiển thị hoạtđộng gần đây trên trang web, chẳng hạn như các tệp được tải lên,các thay đổi được thực hiện, danh sách và thư viện được tạo, v.v

và có trải nghiệm giao diện người dùng di động đáp ứng tốt hơn.Các phần web Trải nghiệm Cổ điển là các thành phần phân đoạn,

do đó bạn có quyền kiểm soát tốt hơn đối với vị trí của các phần

tử và thực thi tập lệnh Tuy nhiên, do được phát triển trên nềntảng ASP.NET nên người dùng có trải nghiệm kết xuất chậm hơn

và có những thách thức với mã JavaScript tùy chỉnh

- Team Sites: Khi bạn tạo một site nhóm cổ điển, các phần webdành cho thông báo, lịch hoặc các liên kết sẽ tự động được thêmvào trang chủ Địa điểm hiện đại được kết nối với nhóm Microsoft

365 Không chỉ có các tính năng của trang chủ bao gồm tin tức,liên kết nhanh, hoạt động của trang và thư viện tài liệu, nó cũng

tự động hiển thị hoạt động gần đây trên trang web, chẳng hạnnhư các tệp được tải lên, những thay đổi được thực hiện, danhsách và thư viện được tạo, v.v., cung cấp trang web nhanh hơncung cấp và tùy chỉnh màu sắc

- Tích hợp công cụ M365: Hỗ trợ tích hợp với ứng dụng Microsoft

365 là sự khác biệt lớn nhất giữa các trang web cổ điển và hiện

đại Điều này đã cách mạng hóa SharePoint thành nền tảng cơ sởtoàn diện cho gia đình, cho phép

người dùng cộng tác và tạo danh sách lịch, thông báo, nhiệm vụ

và hơn thế nữa, trong khi SharePoint đảm nhiệm các quy trìnhquản lý nội dung

- Danh sách & Thư viện Tài liệu SharePoint: Là một phần khôngthể thiếu của SharePoint, phiên bản hiện đại cung cấp giao diệnngười dùng được cải thiện Không giống như cổ điển phiên bảnmới nhất cho phép bạn tải xuống nhiều tệp cùng một lúc dướidạng tệp Zip Với các tính năng như xem danh sách và cột tùychỉnh, sắp xếp và nhóm các cột, thay đổi nhanh thông tin tệp,ghim tài liệu ở trên cùng, nó cung cấp khả năng sử dụng tốt hơn

- Power Automate: Quy trình làm việc SharePoint cổ điển cónhững hạn chế yêu cầu nguồn lực nhà phát triển phong phú để tựđộng hóa quy trình Bạn có thể dễ dàng truy cập Power Automatengay từ thanh công cụ trong danh sách và thư viện, giúp ngườidùng cuối dễ dàng hơn nhiều trong việc tạo quy trình làm việcmạnh mẽ của riêng họ

- Tin tức SharePoint: Trong SharePoint Cổ điển, để tạo nguồn cấptin tức, bạn sẽ phải tùy chỉnh trang chính, thêm mã CSS và pháttriển các phần web để tạo một trang Tin tức hấp dẫn Trải nghiệmhiện đại có tính trực quan giao diện người dùng và giao diện gọngàng hơn để mang lại trải nghiệm năng động hơn Người dùng cóthể dễ dàng thêm đồ họa vào thông báo hoặc bài đăng tin tức củahọ

- Chỉnh sửa nội dòng: Trải nghiệm cổ điển, ngay cả tác vụ nhỏnhất như đổi tên một tài liệu hoặc mục sẽ chuyển hướng bạn đếnmột trang khác SharePoint Hiện đại cho phép người dùng xemcác bản cập nhật và thực hiện chỉnh sửa trong thời gian thực màkhông cần chuyển hướng.

- Tính di động: SharePoint đã đi được một chặng đường dài Ngàynay người dùng có nhu cầu truy cập dữ liệu site và tài liệu từ điệnthoại di động, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay của họ Cácpage và giao diện Sharepoint cổ điển không thân thiện với thiết bị

di động và gây ra trải nghiệm người dùng kém SharePoint hiệnđại đưa ra thiết kế đáp ứng được nhu cầu này

- Trang web và Tìm kiếm: SharePoint cổ điển cung cấp cả giaotiếp và các trang web xuất bản Trong khi đó Modern không cungcấp các trang xuất bản Các trang thông tin liên lạc củaSharepoint hiện đại dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật mà không cầnbất kỳ kinh nghiệm lập trình nào Các chức năng tìm kiếm cũngtốt hơn vì nó hiển thị các đề xuất dựa trên lịch sử của bạn khi bạnnhập và cung cấp kết quả tìm kiếm được cá nhân hóa Tìm kiếmrất mạnh mẽ đến nỗi cho phép tìm kiếm văn bản bên trong tàiliệu

Quản trị và quyền

Trong SharePoint có cấu trúc Quản trị rất linh hoạt với nhiều cấp

độ quyền Thứ nhất, môi trường Microsoft 365 được kết nối vớiActive Directory (AD) của công ty, và đó là cách người dùng trong

tổ chức có quyền truy cập vào

tất cả các ứng dụng và có thể xác thực với Microsoft Tuy nhiên,

AD không phải là tùy chọn duy nhất để lưu trữ hồ sơ người dùng.Người dùng cũng có thể được tạo trực tiếp bên trong Microsoft

365, sau đó hồ sơ sẽ được lưu trữ trong Azure AD được Microsoft

365 sử dụng như một phụ trợ

Vì vậy, bước đầu tiên, người dùng để có thể truy cập vào môitrường của bạn, cần phải có hồ sơ được tạo trong Active Directorytại chỗ của tổ chức hoặc bên trong Azure Active Directory (hoặcbên trong Microsoft 365) Tạo người dùng trong Azure AD, bạn cóthể cấp quyền truy cập cho người dùng bên ngoài tổ chức củamình và chỉ định 'tên miền thân thiện' sẽ có quyền truy cập vàomôi trường của bạn, một khi họ đăng nhập bằng thông tin đăngnhập của họ

Mức độ cấp quyền thứ hai chính là gán vai trò Admin roles chongười dùng Có rất nhiều loại vai trò Quản trị viên bên trongMicrosoft 365 Bạn có thể tìm thấy và đặt cấu hình tất cả các vaitrò đó trong User page và vai trò có thể được chỉ định trực tiếpcho người dùng

Hình 3.6 mô tả các vai trò Quản trị viên chính có sẵn trongMicrosoft 365:

Các vai trò quản trị viên chính như sau:

• Global administrator: Vai trò này sẽ cấp cho bạn quyền truy cậpvào tất cả các trung tâm quản trị bên trong Microsoft 365, thanhtoán, người dùng và tất cả các tính năng có sẵn Khuyến cáo bạnnên có từ 2-4 quản trị viên tổng, vì việc cấp cho quá nhiều ngườidùng quyền truy cập này sẽ có nguy cơ bảo mật cao Người đãđăng ký dịch vụ trực tuyến của Microsoft tự động là Quản trị viêntổng

• SharePoint administrator: Vai trò này sẽ cấp cho bạn quyền truycập vào SharePoint và OneDrive Admin Centers Bạn sẽ có thểxem tất cả site collection được tạo trong tenant và sẽ có thể tựchỉ định mình làm quản trị viên ở đó Hơn nữa, tất cả các chức

năng quản trị khác liên quan đến chính sách và cấu hình choSharePoint và OneDrive sẽ có sẵn cho bạn.

• Exchange administrator: Vai trò này sẽ cấp cho bạn quyền truycập vào Exchange Admin center và bạn sẽ có thể định cấu hìnhcác quy tắc và chính sách khác nhau liên quan đến Exchange vàhộp thư

• Security and compliance roles: Có một số vai trò khác nhautrong vai trò này sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vàoSecurity and Compliance center,

nơi bạn sẽ có thể định cấu hình các chính sách để bảo vệ chốngmất dữ liệu và các quy tắc tuân thủ sẽ áp dụng cho nội dung bêntrong tất cả các ứng dụng Microsoft 365

Như bạn có thể thấy trong Hình 3.6 trước đó, có một hộp kiểmbên cạnh mỗi

Vai trò quản trị viên Điều này có nghĩa là bạn có thể chỉ địnhnhiều vai trò Quản trị viên tại cùng một lúc và có thể được kết hợpcho những người dùng khác nhau, dựa trên nhu cầu và quyền truycập cần thiết

Cấp độ vai trò thứ ba là vai trò Site Collection Admin Vai trò nàyđược giao trực tiếp từ site và cung cấp cho người dùng quyền truycập vào tất cả các tính năng và nội dung trên site Ngay cả khi cónhững quyền duy nhất được gán cho một số nội dung, người dùng

có vai Site Collection Admin vẫn có thể xem nội dung đó Đây làmột khả năng độc đáo chỉ dành cho vai trò này

Cấp quyền thứ tư là quyền truy cập được cấp cho một site cụ thể.Thường xuyên, khi bạn tạo một site, có ba nhóm được tạo theomặc định:

• Owner group (Truy cập đầy đủ)

• Members group (Quyền truy cập đóng góp)

• Visitor group (Quyền truy cập đọc)

Bạn nhận được các cấp độ truy cập khác nhau, Full, Contribute vàRead, trong site Chúng ta cũng có quyền Design and Edit có sẵnnhưng quyền này thường được sử dụng ít thường xuyên hơn baquyền trước đó Cấp quyền New Custom có thể được tạo cho SiteCollection Admins theo từng site có thể được chỉ định cho nhómmột cách phù hợp Quản trị viên Site collection có toàn quyềnkiểm soát trên tất cả các site và subsite của site collection Hơnnữa, Quản trị viên Site collection chính nhận được email quản trịcảnh báo

Nếu cấp độ quyền tùy chỉnh mới được tạo, quản trị viên có thểchọn loại quyền hành động mà người dùng có quyền đó sẽ có thểthực hiện.

Hình 3.8 mô tả các hành động khác nhau có sẵn khi định cấu hìnhquyền tùy chỉnh mức độ:

Chúng ta hãy quay lại biểu đồ “củ hành” để thấy mối quan hệ vàthứ bậc giữa

quyền, nhóm và người dùng Hình 3.9 thể hiện mối quan hệ giữacác quyền, nhóm và người dùng: