Báo cáo thực tập tại trung tâm lưu trữ quốc gia iii

Và sau hai tháng rỡi thực tập tại Trung tâm Lu trữ Quốc gia III, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các cô

Lời mở đầu

Nh chúng ta đã biết, tin học là ngành khoa học chuyên nghiên cứu về các vấn đề tổ chức, quản lý và xử ký thông tin bằng các công cụ tính toán hiện đại nhằm tạo ra thông tin có ích phục vụ con ngời Chính vì vậy, bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào con ngời cần xử lý thông tin thì ở đó có chỗ cho tin học phát huy tác dụng

Thấy đợc vai trò quan trọng đó của tin học thì việc nâng cao trình độ tin học đang là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi ngời Là một sinh viên thực tập, sau hai năm đợc học tập và giảng dạy tại Trờng Trung học bán công kỹ thuật tin học Hà Nội - ESTIH, em đã nắm đợc những kỹ năng, thao tác làm việc trong chơng trình Tin học văn phòng

Và sau hai tháng rỡi thực tập tại Trung tâm Lu trữ Quốc gia III, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp

đỡ tận tình của các cô, chú, anh, chị trong Trung tâm em đã hoàn thành đợt thực tập của mình một các có hiệu quả và học hỏi đợc nhiều kinh nghiệm bổ ích

Phần I

Giới thiệu về Trung tâm Lu trữ Quốc

gia III

Tên đầy đủ của cơ quan : Trung tâm Lu trữ Quốc gia III

Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính - Ba Đình - Hà Nội

Số điện thoại: 7626621

Giám đốc: Nguyễn Thị Mận

Phó giám đốc:

I.Vài nét khái quát

1.Quá trình hình thành và phát triển

Trung tâm Lu trữ Quốc gia III đợc thành lập ngày 10.6.1995 theo quyết định số 118/QĐ - TCCP của Trởng Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ

Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lu trữ Quốc gia III bao gồm:

*Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc

* 07 phòng chức năng: Thu thập và bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học và lu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin học và công

cụ tra cứu; Xởng tu bổ phục chế tài liệu

2 cơ cấu tổ chức của Trung tâm

a Giới thiệu về cơ cấu tổ chức

Nguyễn Minh Sơn Nông Thị Đẹp

Vũ Xuân Hởng

Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc

* 07 phòng chức năng: Thu thập và bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học và lu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin học và công

cụ tra cứu; Xởng tu bổ phục chế tài liệu

3 Các hoạt động chính của Trung tâm Lu trữ Quốc gia III

a.Vị trí và Chức năng:

Trung tâm Lu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn th và Lu trữ nhà nớc có chức năng su tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, t liệu lu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ơng; các nhân vật lịch

sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo qui định của pháp luật

b Nhiệm vụ và quyền hạn

* Thu tập, bổ sung tài liệu, t liệu lu trữ của các cơ quan,

tổ chức và cá nhân ở trong nớc thuộc thẩm quyền đợc giao

* Kiểm tra, đôn đốc, hớng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lu trữ Quốc gia III đúng theo quy định của Nhà nớc

* Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản

an toàn tài liệu lu trữ đã nộp vào Trung tâm

* Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lu trữ quốc gia lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lu trữ Quốc gia III

* Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lu trữ thuộc Cục Văn th và Lu trữ nhà nớc để thực hiện việc tu

bổ, phục chế và khử nấm mốc, khử trùng, khử axit đối với tài liệu lu trữ bảo quản ở Trung tâm Lu trữ Quốc gia III

* Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, t liệu lu trữ, thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lu trữ lên Cục Văn th và Lu trữ nhà nớc

* Thực hiện thông báo, giới thiệu, công bố và phục

vụ sử dụng tài liệu, t liệu lu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lu trữ Quốc gia III

* Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lu trữ Quốc gia III

* Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật t, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo đúng quy định của pháp luật và qui định phân cấp của Cục trởng Cục Văn

th và Lu trữ nhà nớc

4 Thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên trong cơ quan

Qua đợt thực tâp này, điều để lại cho em ấn tợng sâu sắc nhất là tình cảm, tinh thần làm việc hăng say hết mình của tất cả các cán bộ, nhân viên trong Trung tâm Tuy là cơ quan hành chính Nhà nớc, nhng không giống những cơ quan hành chính Nhà nớc khác bởi ở đây các nhân viên trong Trung tâm đều có tác phong làm việc rất hiện đại và khoa học Trong công việc, các cán bộ và nhân viên luôn ý thức đợc nghĩa vụ, trách nhiệm của mình, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy của cơ quan, tác phong nhanh nhẹn

và năng nổ sáng tạo trong công việc

5 Cơ sở vật chất

Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính Pentium IV đợc nối mạng, có 02 máy điều hoà, 01 quạt thông gió và một máy điện thoại đợc nối rộng ra ngoài

Phần mềm mà Trung tâm thờng sử dụng chủ yếu là

để phục vụ cho công tác lu trữ, văn phòng nh (Access, Manger, …).)

II Đơn vị đợc bố trí thực tập

1 Chức năng và hoạt động của Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.

*Xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản

lý và khai thác sử dụng tài liệu lu trữ Quốc gia hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lu trữ Quốcgia theo phầm mềm của Cục Lu trữ Nhà nớc

* Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu Văn th lu trữ và thực hiện báo cáo thống kê Nhà nớc về công tác Văn th lu trữ của Trung tâm

* Chủ trì và phối hợp với phòng Tổ chức sử dụng tài liệu xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lu trữ quốc gia

* Kiểm tra, hớng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong các đơn vị thuộc Trung tâm

* Là đầu mối mạng thông tin nội bộ Trung tâm, đảm bảo việc kết nối mạng thông tin của Trung tâm với mạng thông tin của Cục Lu trữ Nhà nớc và Văn phòng Chính phủ

* Quản lý, bảo trì các thiết bị công nghệ thông tin của Trung tâm Lu trữ Quốc gia III

phần II

Nội dung thực tập

I Nội dung công việc đợc giao

1 Nhập dữ liệu phông Phủ Thủ tớng

Công việc nhập dữ liệu phông Phủ Thủ tớng đợc nhập trong phần mềm chuyên dụng quản trị dữ liệu Access Nhằm giúp cho hoạt động quản lý, lu trữ và xử lý thông tin một cách dễ dàng hơn Mặt khác phần mềm chuyên dụng Access còn tham gia vào việc sắp xếp dữ liệu một cách hợp

lý để có thể cập nhật, bổ sung, sửa chữa, loại bỏ…) các hồ sơ, truy cập khai thác thông tin theo các yêu cầu khác nhau…)

2 Soạn thảo văn bản trong Word

Công việc soạn thảo của em là soạn thảo những văn bản hành chính thông thờng nó bao gồm: công văn, báo cáo, thông báo, tờ trình…) Văn bản bao gồm rất nhiều yếu

tố cấu thành nên nó đợc viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết font chữ, cỡ chữ đợc quy dịnh cặt chẽ nhằm bảo

đảm cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực của văn bản

3 Trực điện thoại

Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp gián tiếp, đó là một công việc hết sức quan trọng ở bất kỳ Công

ty nào Ngời nhận điện cần nhanh chóng nhấc máy khi nghe thấy chuông điện thoại, chậm nhất là sau 3 hồi chuông, lu ý nhấc máy khi chuông đang reo Bớc đầu khi

nhận điện là chào hỏi, cần chú ý xng tên cơ quan khi mới nhấc máy để tránh trờng hợp nhầm số Kết thúc việc nhận

điện là phải chào tạm biệt, hứa hẹn cảm ơn…) còn một điều nữa cũng hết sức quan trọng đó là khi trả lời điện thoại phải nói bằng một dọng dõng dạc, dễ nghe

II Đánh giá về chất lợng hiệu quả công việc đợc giao

1 Hiệu quả chất lợng công việc đợc giao

Dới sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cô, anh, chị trong Trung tâm Lu trữ Quốc gia III em đã hoàn thành tốt

đợc công việc của mình Mặc dù còn có nhiều thiếu sót song đó lại là những kinh nghiệm để em có thể sửa chữa cho tốt hơn

2 Tự đánh giá về u điểm và khuyết điểm của bản thân

a u điểm

- Thực hiện tốt nội quy của cơ quan

- Tôn trọng lễ độ với các cán bộ trong cơ quan

- Cố gắng, nhiệt tình với công việc

b Khuyết điểm

- Còn thiếu khả năng sáng tạo trong công việc.

Phần III

Chuyên đề: Viết hoa trong văn bản

I tóm tắt nội dung

1 Viết hoa đanh từ riêng chỉ tên ngời

a Đối với danh từ riêng chỉ tên ngời Việt Nam

b Đối với danh từ riêng chỉ tên ngời nớc ngoài đã

đợc phiên âm ra tiếng Việt.

2 Viết hoa đanh từ riêng chỉ Địa danh

a Đối với danh từ riêng chỉ địa danh Việt Nam.

b Đối với danh từ riêng chỉ địa danh nớc ngoài

3 Viết hoa các danh từ chỉ phơng hớng mang ý nghĩa định danh

a Đối với danh từ chỉ phơng hớng

4 Viết hoa tên riêng các cơ quan đảng, nhà nớc và tổ chức xã hội

a Tên riêng các cơ quan Trung ơng Đảng, tổ chức xã hội

b Tên riêng của các cơ quan Nhà nớc, Quốc hội

và Chính Phủ

c Tên riêng các tổ chức xã hội

d Danh từ chung dứng trớc tên riêng của ngời, địa danh đặc trng, đợc tôn kính.

a Chức danh trọng yếu của Đảng và Nhà nớc viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất.

b Chức danh Trởng (Phó) Ban, Chủ nhiệm (Phó Chủ nhiệm) Uỷ ban, Bộ trởng (Thứ trởng) các Bộ, Thủ trởng các cơ quan ngang Bộ, cáccơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch (Phó chủ tịch) UBND, HĐND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng.

c Các chức danh khác của các cơ quan Đảng và Nhà nớc

6 Viết hoa tên các hoạt động xã hội, ngày

lễ, ngày kỷ niệm

a Tên các hoạt động xã hội

b Tên các kỷ niệm, ngày lễ

II Đánh giá về sự tiếp thu chuyên đề

Phần iv

Đề tài thực tập ứng dụng Microsoft Word trong công

tác soạn thảo văn bản

I Lý do và ý nghĩa của đề tài

1 Lý do viết đề tài

Microsoft Word là 1 hệ chơng trình ứng dụng có chức năng mạnh trong soạn thảo và trình bày văn bản, đồ hoạ trong môi trờng Windows

Các thao tác sử dụng trong Microsoft Word đợc đơn giản hoá và để sử dụng nhờ các khả năng hiển thị thớc đo các lề, mép biên và tập hợp các nút biểu tợng chứa các lệnh

và các cụm lệnh trong Word

Bằng cách trình bầy gọn gàng, rõ đẹp và dễ sử dụng Word giúp cho công tác soạn thảo văn bản trong văn phòng thật dễ dàng và hữu hiệu

2 ý nghĩa của đề tài

Chơng trình Microsoft Word giúp ta soạn thảo, trang trí, trình bày…) tất cả công văn, hợp đồng, báo cáo, tạo lập bảng biểu…) một cách nhanh chóng và thuận tiện Đặc biệt hiện nay việc soạn thảo trong Word đang đợc áp dụng trong công việc hàng ngày của các ban, ngành, công ty…) nên việc hiểu và năm rõ đợc các ứng dụng của Word là một yêu cầu hết sức quan trọng

I Nội dung đề tài

1 Các thao tác bắt đầu bớc vào soạn thảo văn bản

Chọn chế độ hiển thị màn hình: Normal, Page Layout, Outline & Master Document, Full screen

-Tạo đờng viền giả bao quanh văn bản: Nháy vào View / Page Layout (Print Layout) Nháy vào Tool / Options / View đánh dấu vào Text boundaries / OK

Các yếu tố cấu thành nên văn bản

2 Các ứng dụng trong công tác soạn thảo văn bản.

a Chèn chú thích trân trang văn bản:

Đặt con trỏ vào từ cần chú thích

- Nháy vào Insert / Footnote xuất hiện hộp thoại Footnote and Endnote Nếu ta chọn vào Footnote: con trỏ chuột nhảy đến chân trang và bạn gõ nội dung của chú thích vào

b Chèn ngày giờ cho văn bản

Nháy vào Insert / Date time

Sau đó ta chọn ngày, giờ trong mục Available formats rồi OK

c Thiết lập trang dọc, trang ngang.

- Thiết lập trang nằm ngang, trang đứng: đặt con trỏ vào chữ cuối cùng của hàng cuối cùng

+ Nháy vào Insert / Break nháy vào Next Page + Vào File / Page Setup vào nhãn Page Size, nháy vào Landscape để chọn giấy ngang hoặc Portrait giấy dọc / OK

d Chia trang giấy làm 2.

mở hộp thoại Page Setup / Marginrt

- Đánh dấu chọn vào 2 pages per sheet Bấm OK

e Tách bảng ra làm các phần.

Đặt con trỏ tại vị trí cần tách bảng ra làm các phần, nháy vào Table / Split Table

f Một bảng đã tách ra làm nhiều phần muốn nhập lại.

- Đặt con trỏ vào khoảng trống của bảng bị tách ấn Delete để nhập phần tách thành 1 bảng

g Tạo hàng tiêu đề tự động cho bảng.

- Bôi đen hàng tiêu đề, nháy vào Table

- Đánh dấu chọn vào Heading Rows Repeat

h Sắp xếp tên tiếng Việt theo vần ABC trong bảng.

kẻ một cột phụ và đa tên từng ngời vào cột phụ này Bôi đen cột định sắp xếp từ A-Z, nháy vào Table / Sort / Ascending / OK

l Sắp xếp số thứ tự.

Bôi đen cột lơng định sắp xếp nháy vào Table / Sort Ascending / OK

3 Những tình huống thờng gặp khi soạn thảo văn bản

a Đánh từ nếu sau khi ấn phím cách chữ thì lại biến thành Nừu.

Nháy vào Tools / Autocorrect và huỷ dấu trong ô Replace text as you Type / OK.

b Xoá số thứ tự đếm dòng.

- File / Page Setup / Layout / Line Number

- Huỷ dấu trong Add Line Numbering, bấm OK

- Nháy vào Default để mặc định và chọn Yes

c Khi căn chỉnh lề in ra chữ của tiêu đề trên hoặc tiêu đề dới chỉ có một nửa chữ.

Tăng con số trong ô Header = 2 cm và Footer = 1,5

cm và thử in lại

d Làm vừa vặn trang.

- File / Preview, nháy vào nút Shrink to Fit / Colse

e Chữ i ở cuối biến thành chữ I in.

Toos / Autocorretct đặt con trỏ vào ô Replace gõ vào chữ i ngắn, nháy vào chữ i xuất hiện ở hàng dới, nháy vào Delete để huỷ bỏ, bấm OK

III Đánh giá kết quả của đề tài

Từ đề tài này mà công việc soạn thảo văn bản đối với

em không còn bỡ ngỡ nh trớc nữa mà nó đợc rút ngắn thời

gian soạn thảo lại, nhiều bớc làm không còn thủ công nh

tr-ớc nữa mà tự động bằng các lệnh

Phần V

Thu hoạch sau thực tập

Em đã học hỏi đợc nhiều kinh nghiệp quý giá từ cac cô, anh chị trong Trung tâm đã hớng dẫn và chỉ bảo em Đó

là cách soạn thảo nhanh và trình bày một văn bản sao cho

đẹp và đúng thể thức, là cách tạo lập và bố trí một bảng dữ liệu hay căn chỉnh dữ liệu thật cân đối trớc khi in…)

Phần VI

Kết luận Qua đây em nhân thấy rằng đợt thực tập tốt nghiệp lần này thực sự là bổ ích giúp cho học sinh thâm nhập và khảo sát đợc công việc cũng nh học hỏi thêm đợc tinh thần, trách nhiệm trong công việc Hơn thế nữa, đây cũng là dịp

để cho sinh viên trau dồi kiến thức vững vàng hơn khi bớc vào công việc sau này