Tự học Lean Six Sigma trong 36 giờ: Chương 3: Phân tích

Vào thời điểm nhóm đạt đến giai đoạn Phân tích (xem Hình 3.1), đề án kinh doanh của dự án đã được phê duyệt, sự phản đối tiềm ẩn từ các bên liên quan chính đã giảm bớt, quy trình đã được lập sơ đồ và dữ liệu quy trình quan trọng đã được thu thập. Mục tiêu cuối cùng của giai đoạn này là lấy tất cả thông tin và dữ liệu được thu thập và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Giai đoạn Phân tích được chia thành ba bước:

Vào thời điểm nhóm đạt đến giai đoạn Phân tích (xem Hình3.1), đề án kinh doanh của dự án đã được phê duyệt, sự phản đốitiềm ẩn từ các bên liên quan chính đã giảm bớt, quy trình đã đượclập sơ đồ và dữ liệu quy trình quan trọng đã được thu thập Mụctiêu cuối cùng của giai đoạn này là lấy tất cả thông tin và dữ liệuđược thu thập và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề Giaiđoạn Phân tích được chia thành ba bước:

Bước 9: Đánh giá cơ bản về khả năng hiện tại của quy trình – quytrình của chúng ta tốt như thế nào?

Bước 10: Xác định các mục tiêu hiệu suất cho quy trình – chúng tacần đạt được hiệu quả như thế nào?

Bước 11: Xác định các nguồn biến đổi—các nguyên nhân chínhgây ra vấn đề là gì

Các công cụ mà chúng ta sẽ sử dụng trong giai đoạn Phântích sẽ phần lớn được điều khiển bởi các mục tiêu của dự án củachúng ta Nếu trọng tâm là cải thiện thời gian chu kỳ, loại bỏ hàngtồn kho hoặc tiêu chuẩn hóa một quy trình, nhóm sẽ dựa nhiều

hơn vào các công cụ và nguyên tắc Lean để phân tích Nếu trọngtâm là cải thiện chất lượng dịch vụ, xác định mức giá tối ưu hoặcgiảm tổn thất thì các công cụ phân tích của Six Sigma sẽ phù hợphơn Loại dự án sẽ thúc đẩy việc sử dụng các công cụ.

Các sản phẩm chính được bàn giao trong giai đoạn này là:

• Xác định kiểu phân phối dữ liệu: bình thường hoặc không bìnhthường

• Khả năng của quy trình: điểm z và DPMO

• Thiết lập mục tiêu cải tiến hoặc mục tiêu hiệu suất

• Xác định độ ổn định, hình dạng, trọng tâm tâm và độ lan rộngcủa quá trình

• Xác định một số X quan trọng có ảnh hưởng đến dự án Y

• Xác định nên sử dụng công cụ Lean nào để xác định các điểmnghẽn trong quy trình

• Đề xuất cho giai đoạn Cải thiện

BƯỚC 9: CƠ BẢN NĂNG LỰC HIỆN TẠI CỦA QUY TRÌNH

Trước khi chúng ta có thể điều tra và xác định nguyên nhân cốt lõicủa vấn đề, cần phải xác định khả năng của quy trình ở trạng tháihiện tại Điều này chủ yếu được thực hiện để cung cấp bằngchứng có thể định lượng rằng khi các thay đổi được thực hiện(trong giai đoạn Cải thiện), kết quả sẽ khả quan Nếu chúng tôikhông biết quy trình đang hoạt động như thế nào so với mong đợicủa khách hàng thì làm cách nào chúng tôi có thể chứng minhrằng những thay đổi được thực hiện đã cải thiện quy trình đó?

Khái niệm khả năng là việc đo lường cách một quá trình thựchiện liên quan đến một tập hợp các yêu cầu Nếu thời gian chu

trình xử lý của chúng tôi để hoàn tất khoản vay là 10 ngày, nhưngkhách hàng mong đợi khoản vay đó trong vòng 7 ngày, thì quytrình này có khả năng như thế nào? Số liệu có thể giúp chúng taxác định khả năng—tức là xác định hiệu suất của quy trình củachúng ta so với nhu cầu và mong muốn của khách hàng—là điểm

z Điểm z còn được gọi là điểm sigma; cái tên Six Sigma bắtnguồn từ điều này Điểm sigma càng cao thì khả năng thực hiệnquy trình của chúng tôi càng cao

Cách bắt đầu xây dựng cơ sở cho một quy trình

Việc tạo cơ sở hoặc hiểu rõ hiệu suất của một quy trình đượcthực hiện bằng cách sử dụng trực quan hóa cho dữ liệu quy trìnhđược thu thập và sau đó tiến hành phân tích thống kê

Đo lường khả năng của quy trình—Phương pháp trực quan hóa

Có một số công cụ có sẵn để hiển thị trực quan hóa của mộtquy trình:

nó cung cấp sự trình bày bằng hình ảnh về các xu hướng và sựbất thường trong quy trình Những bất thường và xu hướng khôngmong đợi trong dữ liệu cần được điều tra và giải quyết trước khiphân tích sâu hơn Phần mềm thống kê được sử dụng để phân tích

dữ liệu vốn đã giả định rằng dữ liệu được hiểu rõ và chính xác Nóitóm lại, kết quả thu được từ phân tích số chỉ tốt như dữ liệu Lợiích bổ sung của biểu đồ và/hoặc biểu diễn dữ liệu bằng hình ảnh

là chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ và truyền đạt cácphát hiện với người đứng đầu và các bên liên quan chính

Histogram

Histogram cung cấp thông tin về hình dạng, xu hướng trọngtâm và tính biến thiên của một quá trình Nó thường được sử dụng

để xác định xem:

1 Quy trình đúng mục tiêu và đáp ứng yêu cầu của khách hàng

2 Sự thay đổi trong một quy trình là bình thường hoặc liệu cóđiều gì đó khiến quy trình thay đổi theo cách bất thường haykhông

Những lợi ích chính của histogram là:

1 Nó hiển thị sự biến thiên của một quy trình

2 Nó chuyển đổi một tập hợp dữ liệu hoặc nhóm phép đo không

có tổ chức thành một bức tranh mạch lạc

Hình 3.2 thể hiện histogram về thời gian hoàn tất khoản vay

1 Khoảng thời gian đóng khoản vay (22 đến 45 ngày) có đượcchấp nhận không?

2 Thời gian phản hồi trung bình là 33 ngày có được chấp nhậnkhông?

3 Dường như có hai điểm bất thường tiềm ẩn trong dữ liệu: cáckhoản vay được đóng trong vòng chưa đầy 25 ngày và các khoảnvay được đóng sau 40 ngày Có thể cần phải điều tra thêm đểđảm bảo rằng dữ liệu được thu thập đúng cách Nếu dữ liệu củachúng tôi đáng tin cậy, chúng tôi cần xác định lý do tại sao haitrường hợp ngoại lệ này lại xảy ra

Run chart

Run chart được sử dụng để theo dõi hiệu suất của một quy trìnhtheo thời gian và hiển thị xu hướng về hiệu suất của quy trình đó.Chúng giúp tập trung sự chú ý vào những thay đổi trong quá trìnhnày

Lợi ích của run chart là:

1 Chúng giúp thiết lập mức cơ bản về hiệu suất làm điểm khởiđầu để cải tiến

2 Chúng phát hiện ra những thay đổi trong quy trình

3 Chúng cho phép bạn suy nghĩ về những nguyên nhân có thểtạo ra xu hướng

4 Sau giai đoạn Cải thiện, chúng có thể giúp bạn so sánh hiệusuất lịch sử của một quy trình với quy trình đã được cải tiến

Figure 3.3 shows a run chart for the daily count of errors on newaccount opening forms

Hình 3.3 hiển thị run chart về số lượng lỗi hàng ngày trên cácbiểu mẫu mở tài khoản mới.

Dưới đây là cách diễn giải biểu đồ: Trong 6 ngày đầu tiên,tổng số lỗi là khoảng 32; Tuy nhiên, dường như có sự thay đổi quytrình vào khoảng ngày thứ mười lăm và số lỗi bắt đầu tăng đềuđặn Sự thay đổi trong quá trình này cần được điều tra Để tiếptục, chúng ta cần xác định nguyên nhân cốt lõi của sự thay đổi vàliệu toàn bộ tập dữ liệu có nên được sử dụng để phân tích số haykhông Nếu một thay đổi gây ra sự thay đổi về hiệu suất đượcthực hiện vào ngày thứ 20, chúng ta có nên đưa dữ liệu trướcngày đó vào để phân tích không? Hay chúng ta nên tách dữ liệu

ra vì chúng ta đang xem xét hai phiên bản khác nhau của cùngmột quy trình? Câu trả lời cho những câu hỏi này giúp nhóm xácđịnh cách tiến hành phân tích số

lý do.

Dưới đây là cách diễn giải biểu đồ: Biểu đồ hình hộp giúp mô

tả quá trình sử dụng sáu điểm dữ liệu khác nhau:

1 Giá trị tối thiểu quan sát được

2 Giá trị tối đa quan sát được

3 Phần vị thứ hai mươi lăm

4 Trung vị (phân vị thứ năm mươi)

5 Phần vị thứ bảy mươi lăm

6 Số ngoại lai

Độ dài của hộp, được xác định bởi khoảng cách giữa phầntrăm thứ 25 và 75 của tập dữ liệu, cho biết mức độ biến thiênhoặc dàn trải trong quá trình (kích thước của hộp càng nhỏ thì độbiến thiên càng ít) Đường ngang bên trong hộp hiển thị trung vịhoặc điểm giữa trong tập dữ liệu (đường đó càng gần giá trị mongmuốn thì càng tốt) Hình 3.5 thể hiện chi tiết cấu trúc của hộp.

Khi so sánh thời gian chu kỳ của bốn khu vực, chúng ta có thể nóikhu vực nào đang hoạt động tốt nhất? San Francisco; chiều dàicủa hộp của nó so với các hộp khác là nhỏ nhất (lượng biến thiênthấp nhất) và nó có mức trung vị thấp thứ hai (New York có mứctrung vị thời gian chu kỳ thấp nhất, nhưng lượng biến thể lớnhơn) Nếu quy ra con số, thời gian phản hồi thông thường của vănphòng San Francisco là 26 ngày

Pareto Analysis

Phân tích Pareto được sử dụng để tách một số nguyên nhânquan trọng (X) khỏi nhiều nguyên nhân tầm thường bằng cách sosánh tần suất xuất hiện Người lãnh đạo dự án có thể sử dụngcông cụ này để giúp họ lựa chọn các lĩnh vực cần tập trung

Hình 3.6 thể hiện biểu đồ Pareto về phản hồi của kháchhàng Một ngân hàng đã thực hiện một cuộc khảo sát để hiểu rõhơn lý do tại sao người xin vay không chọn ngân hàng này làmngười cho vay chính.

Dưới đây là cách diễn giải biểu đồ: Dựa trên ý kiến của kháchhàng (VOC), ba lý do hàng đầu khiến khách hàng không chọnngân hàng là giá cả, thời gian giao hàng và tốc độ thực hiện tổngthể Dựa trên hàng có nhãn “đếm”, giá được khách hàng ghi lại 45lần, thời gian giao hàng 36 lần và tốc độ 25 lần Hàng có nhãnCum% tính toán hiệu ứng phần trăm tích lũy—nếu chúng ta giảiquyết ba lý do hàng đầu thì 82% khiếu nại sẽ được giải quyết

Đo lường khả năng quy trình—Phương pháp số

Mục tiêu của bước này là tính toán điểm z, còn được gọi làđiểm sigma Điểm z là sự thể hiện thống kê về năng lực Nó làthước đo khả năng của một quy trình trong việc đáp ứng mong đợi

của khách hàng: bằng cách so sánh sự thay đổi trong quy trìnhvới mức độ chấp nhận của khách hàng, chúng ta có thể xác địnhđược năng lực Ví dụ: chúng tôi biết rằng khách hàng của ngânhàng mong muốn nhận được sổ séc trong vòng 30 ngày kể từngày mở tài khoản Bất kỳ sổ séc nào nhận được sau 30 ngày đềuđược coi là sai sót hoặc không thể chấp nhận được Thời gian chu

kỳ trung bình của quy trình là 26 ngày với độ lệch chuẩn là 4 ngày(xem Hình 3.7) Quá trình này có khả năng như thế nào? Điểm zgiúp liên hệ giá trị trung bình và độ lệch chuẩn với mong đợi củakhách hàng, dẫn đến thước đo năng lực

Tại sao tính điểm z?

Điểm z tạo ra thước đo tiêu chuẩn để đo lường khả năng củaquy trình Điều này cho phép so sánh các quy trình trong toàn tổchức Để chứng minh trường hợp này, quy trình nào trong Bảng

3.1 hoạt động tốt hơn: mở tài khoản với thời gian chu kỳ trungbình là 30 phút ± 5 phút hay quy trình thanh toán với độ chínhxác 95% ± 1%?

Thật khó để so sánh các quá trình được đo lường khác nhau.Tuy nhiên, điểm z có thể được tính cho từng quy trình này, tạo ramột nền tảng tiêu chuẩn để so sánh

Tính điểm Z

Tính toán bằng số về khả năng của quy trình phụ thuộc vàohai yếu tố: hình dạng phân bố và loại dữ liệu Hình dạng của phânphối xác định xem dữ liệu được phân phối bình thường hay phânphối có hình dạng khác Kiểu dữ liệu xác định xem dữ liệu đượcthu thập là liên tục hay rời rạc

Sự khác biệt giữa dữ liệu liên tục và rời rạc là gì? Theo địnhnghĩa, với dữ liệu liên tục, có vô số giá trị có thể có Hơn nữa, dữliệu luôn có thể được chia thành các giá trị nhỏ hơn Ví dụ như sốtiền yêu cầu, thời gian chu kỳ và số tiền cho vay Trong khi đó, dữliệu rời rạc có giá trị hữu hạn Ví dụ như đạt/không đạt, tốt/xấu vàphần trăm bị từ chối

Việc thu thập dữ liệu liên tục cho các dự án Lean Six Sigmaluôn được khuyến khích Dữ liệu liên tục cung cấp hai loại thông

tin về quá trình: tần suất và cường độ Nếu chúng tôi thu thập dữliệu rời rạc về thời gian của chu kỳ mở tài khoản mới, chúng tôi sẽchỉ biết tài khoản được mở đúng giờ hay muộn Đối với nhữngtrường hợp mở muộn, chúng tôi sẽ không biết là bao nhiêu và do

đó, chúng tôi sẽ không thể thảo luận về mức độ nghiêm trọng củatác động

Làm cách nào để biết liệu tôi có dữ liệu quy trình bìnhthường hay không? Các tập dữ liệu thông thường, khi được vẽ, códạng đường cong hình chuông Tuy nhiên, cách dễ nhất để tiếnhành kiểm tra tính quy chuẩn là sử dụng gói phần mềm thống kê.Công cụ thường được sử dụng nhất cho các dự án Lean Six Sigma

là Minitab Kiểm tra tính bình thường sẽ giúp xác định xem việcphân phối dữ liệu có bình thường hay không Hình 3.8 cho thấycác phân bố khác nhau trông như thế nào

Thông thường, các quy trình dựa trên giao dịch không đượcphân phối bình thường mà bị sai lệch hoặc kéo dài Dữ liệu về thờigian của chu trình xử lý thường có đuôi dài—chúng tôi có các tàikhoản được mở sớm hơn dự kiến hoặc muộn hơn nhiều so với dựkiến Các khiếu nại do chủ sở hữu gửi thường có hình dạng lệchtùy thuộc vào loại khiếu nại Việc phân phối dữ liệu quy trình củabạn ảnh hưởng trực tiếp đến loại phân tích bạn có thể sử dụng

Z Score for Normal Continuous Data

The following is the mathematical equation for calculating the zscore:

Điểm Z cho dữ liệu liên tục phân phối bình thường

Sau đây là phương trình toán học để tính điểm z:

Dưới đây là một ví dụ để chứng minh cách sử dụng và giảithích phương trình Nhóm Lean Six Sigma đã thu thập dữ liệu vềthời gian chu kỳ trong một tháng cho các yêu cầu chuyển khoảnngân hàng Kỳ vọng của khách hàng là hoàn tất chuyển khoảnngân hàng trong vòng 5 ngày kể từ ngày yêu cầu Thời gian chu

kỳ trung bình của ngân hàng đối với chuyển khoản ngân hàng là 3ngày với độ lệch chuẩn là 1,5 ngày (Lưu ý: giá trị trung bình và

độ lệch chuẩn có thể được tính bằng hàm Excel hoặc phần mềmthống kê.)

Sử dụng Bảng 3.2, nhóm xác định rằng sigma quy trình(điểm z) là 1,3 tương ứng với 570.000 lỗi trên một triệu cơ hội.Hoặc sử dụng cột yieald thì xác suất nhận khách hàng nhận đượcyêu cầu chuyển khoản trong thời gian khách mong muốn là 43%

Điểm Z cho dữ liệu rời rạc và không bình thường

Nếu đầu ra của quá trình hoặc dữ liệu được thu thập là rờirạc thì phải tính số lỗi trên một triệu cơ hội (defects per millionopportunities-DPMO) Số DPMO có thể được chuyển đổi thànhđiểm z bằng Bảng 3.2

*Độ lệch chuẩn là thước đo độ biến thiên Giá trị của độ lệchchuẩn càng lớn thì độ biến thiên của quá trình càng lớn Độ lệchchuẩn thấp cho thấy rằng các điểm dữ liệu được thu thập từ quytrình đều có giá trị rất gần với giá trị trung bình, điều này cho thấymức độ biến thiên của quy trình thấp.

Để tính toán DPMO, cần có ba thông tin: số lượng đơn vịđược kiểm tra hoặc đánh giá, số cơ hội xảy ra lỗi trên mỗi đơn vị

và số lượng lỗi

Đơn vị là bất cứ thứ gì cần được kiểm tra hoặc xem xét đểđảm bảo rằng nó đáp ứng các thông số kỹ thuật của khách hàng

—ví dụ: một ứng dụng, một khiếu nại hoặc một cuộc gọi đến

Cơ hội là đặc điểm hoặc yêu cầu đang được kiểm tra Nếuthiếu hoặc không chính xác, điều đó sẽ dẫn đến sự không hài lòngcủa khách hàng—ví dụ: các trường hoặc câu hỏi trong đơn xin vayvốn hoặc các loại hình ảnh được yêu cầu từ chụp CT

Lỗi là bất kỳ điều gì khiến khách hàng không hài lòng—ví dụ:trường dữ liệu bị thiếu trên một ứng dụng

Dưới đây là một ví dụ để chứng minh cách sử dụng và giảithích phương trình Trọng tâm của dự án Lean Six Sigma là cảithiện độ chính xác khi mở tài khoản Thước đo là tính đầy đủ củaứng dụng Mỗi ứng dụng có 21 trường bắt buộc (cơ hội) Bạn địnhnghĩa bất kỳ trường bắt buộc nào chưa được hoàn thành là lỗi Để

có được dữ liệu cơ bản, bạn thu thập mẫu gồm 200 ứng dụng (đơn

vị) Sau khi xem xét từng ứng dụng, bạn đếm được tổng cộng 30lỗi.

Sử dụng bảng chuyển đổi (Bảng 3.2), DPMO là 7.143 tương đươngvới điểm z là 3,95

Nhưng tất cả điều này có nghĩa là gì?

Điểm z là 2 hoặc 3,8 hoặc 6 là gì? Ý nghĩa truyền tải của các con

số này là gì?

Nếu một quy trình có điểm z là 2, điều này có nghĩa là bạnđang xem quy trình hai sigma Và điểm sigma hoặc z luôn có thểđược dịch sang số DPMO (có bao nhiêu lỗi mà một quy trình cóthể gặp phải trong một triệu cơ hội) Trong thực tế, điểm z càngcao thì khả năng của quy trình càng cao: nó có ít khả năng gây ralỗi hơn và do đó ít gây ra sự không hài lòng của khách hàng hơn.Vào thời điểm một quy trình đạt đến điểm z là 6, hay còn gọi làquy trình 6 sigma, nó chỉ tạo ra 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội

Theo thuật ngữ thống kê, điểm z bằng 3 cho thấy ba đơn vị

độ lệch chuẩn có thể phù hợp giữa hiệu suất trung bình của mộtquy trình (μ) và kỳ vọng của khách hàng (mức thông số kỹ thuật) và kỳ vọng của khách hàng (mức thông số kỹ thuậttrên hoặc upper specification level (USL)) Độ lệch chuẩn (σ) là) làthước đo độ biến thiên Quá trình càng ít biến đổi thì quá trìnhcàng ổn định và do đó giá trị độ lệch chuẩn của nó càng nhỏ Nóicách khác, hình dạng đường cong hình chuông của các quá trình

có độ lệch chuẩn thấp là rất chặt chẽ và hẹp (xem Hình 3.9)

Giá trị độ lệch chuẩn càng nhỏ thì càng có thể lắp đượcnhiều đơn vị giữa giá trị trung bình và giới hạn quy định Vì vậy,càng có nhiều đơn vị biến thiên mà chúng ta có thể khớp giữa giátrị trung bình và giới hạn thông số kỹ thuật thì quy trình càng cókhả năng hơn (xem Hình 3.10).

Tóm tắt Bước 9: Xây dựng cơ sở về năng lực hiện tại của quy trình

Sản phẩm chính của Bước 9 là cơ sở về khả năng hiện tại củaquy trình cần cải tiến Nhóm cần có khả năng trả lời câu hỏi “Quytrình của chúng tôi tốt đến mức nào?” Để đưa ra câu trả lời, trướctiên người lãnh đạo dự án phải hiểu rõ hơn về dữ liệu quy trình đã

được thu thập: Có xu hướng nào trong dữ liệu không? Liệu quátrình này có trải qua một sự thay đổi? Nếu vậy, lý do có được biếtkhông? Khu vực này có hoạt động tốt hơn khu vực khác không?Khi quy trình đã được hiểu rõ hơn, điểm năng lực được gọi là điểm

z cần được tính cho quy trình

STEP 10: DEFINE THE PERFORMANCE OBJECTIVE FOR THEPROCESS

Defining the performance objective (see Figure 3.11) helpsanswer the question, “How good do we need to be?” While a goal

or target for the project was stated in the Define phase, at thispoint it can be further refined The combination of the followingelements (see Figure 3.12) can help us with goal refinement:

BƯỚC 10: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU HIỆU SUẤT CHO QUY TRÌNH

Xác định mục tiêu hiệu quả hoạt động (xem Hình 3.11) giúptrả lời câu hỏi “Chúng ta cần trở nên giỏi đến mức nào?” Mặc dùmục tiêu hoặc mục tiêu của dự án đã được nêu trong giai đoạnXác định nhưng tại thời điểm này, nó có thể được hoàn thiện hơnnữa Sự kết hợp của các yếu tố sau (xem Hình 3.12) có thể giúpchúng ta sàng lọc mục tiêu

Figure 3.12 Benchmarking

• Đánh giá quy trình tốt nhất

• Hiểu quyền lợi của quy trình

• Tìm hiểu khả năng xử lý hiện tại

Quyền được hưởng quy trình có thể được hiểu bằng cáchphân tích hiệu suất lịch sử của một quy trình Quyền lợi biểu thịkhả năng tốt nhất mà quy trình có thể thực hiện trong điều kiện

hạn chế của ngày nay, cho dù đó là hạn chế về công nghệ, vốnnhân lực hay quy định Ví dụ: nếu mục tiêu của dự án là giảm thờigian chu kỳ quy trình, thì dữ liệu quy trình trong vài tháng có thểđược biểu thị bằng biểu đồ xu hướng Biểu đồ này có thể giúp xácđịnh liệu có thời điểm nào mà quy trình hoạt động tốt hơn nhữngthời điểm khác hay không Đối với ví dụ được cung cấp trong Hình3.13, giữa tuần tài chính 8 và 14, thời gian chu trình quy trìnhluôn thấp hơn thời gian trung bình là 10 ngày Khoảng thời giannày có thể được coi là mức quyền được hưởng cho quy trình—mứctốt nhất mà quy trình có thể thực hiện mà không cần bất kỳkhoản đầu tư hoặc thay đổi đáng kể nào.

Sử dụng tiêu chuẩn tốt nhất kết hợp với quyền được hưởngquy trình có thể giúp tinh chỉnh thêm mục tiêu Lợi ích chính củaviệc đo điểm chuẩn là nó cung cấp một nền tảng cho phép nhóm

so sánh các hoạt động nội bộ của quy trình với các hoạt động củacác quy trình có hiệu suất vượt trội Việc đánh giá quy trình tốt

nhất có thể được thực hiện nội bộ hoặc bên ngoài Việc xác địnhmột khu vực chức năng hoặc đơn vị kinh doanh nội bộ của công tyđang hoạt động tốt khiến cho việc đánh giá điểm chuẩn trở thànhmột nhiệm vụ tương đối dễ dàng

• Dữ liệu có thể được thu thập và chia sẻ dễ dàng

• Công nghệ và chính sách phải tương tự nhau

• Có một nền văn hóa doanh nghiệp chung

Ngoài ra, việc so sánh đối thủ cạnh tranh hoặc các công tytrong các ngành tương tự có đặc điểm hoạt động tương tự có tiềmnăng phát hiện cao và có thể dẫn đến tư duy vượt trội

Sự kết hợp giữa năng lực cơ bản với việc so sánh điểm chuẩnvà/hoặc xác định quyền được hưởng quy trình có thể giúp tinhchỉnh mục tiêu của dự án—nó có thể đảm bảo rằng mục tiêu cóthể đạt được Cuối cùng, bất kể cách tiếp cận mà nhóm đã thựchiện để xác định mục tiêu của dự án là gì, một điều vẫn khôngđổi: khách hàng phải nhận ra sự cải tiến

BƯỚC 11: XÁC ĐỊNH NGUỒN BIẾN THIÊN

Cho đến thời điểm này, có rất ít sự khác biệt giữa phươngpháp Lean và Six Sigma Tuy nhiên, trong bước này, việc lựa chọncông cụ sẽ phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của dự án (xem Hình3.14) Nếu dự án tập trung vào tiêu chuẩn hóa, ổn định quy trình(có điểm z <1) hoặc giảm thời gian chu trình, thì các công cụ Lean

sẽ tập trung nhiều hơn Mặt khác, nếu điểm z của quy trình >3 vàcần có dữ liệu để tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề thì cáccông cụ Six Sigma sẽ phù hợp hơn (xem Hình 3.15)