Lean six sigma cho bệnh viện: Chương 8: Truy tìm vấn đề cải tiến từ dữ liệu

Các chuyên gia Lean Six Sigma thường nói về việc chọn “quả ở tầm thấp”, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu không nhìn thấy được quả ở tầm thấp. Tôi nhận thấy rằng một trong những thách thức lớn nhất mà các chuyên gia cải tiến phải đối mặt là tìm ra cách phát triển các câu chuyện cải tiến từ khối lượng dữ liệu có trong hệ thống kế toán tài chính, hồ sơ y tế điện tử và các nguồn dữ liệu khác. Trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu trông giống như Hình 8.1. Chúng hiển thị ngày tháng, bác sĩ, chẩn đoán, tuổi bệnh nhân, thời gian nằm viện (LOS), tác dụng phụ và tình trạng xuất viện. Một số bác sĩ có gặp nhiều biến chứng hơn, chi phí cao hơn hoặc thời gian nằm viện dài hơn không?

CHƯƠNG 8: CÓ DỰ ÁN CẢI TIẾN NÀO TRONG DỮ LIỆU CỦA TÔI KHÔNG?

Các chuyên gia Lean Six Sigma thường nói về việc chọn “quả

ở tầm thấp”, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu không nhìn thấy được quả ở tầm thấp Tôi nhận thấy rằng một trong những thách thức lớn nhất mà các chuyên gia cải tiến phải đối mặt là tìm ra cách phát triển các câu chuyện cải tiến từ khối lượng dữ liệu có trong

hệ thống kế toán tài chính, hồ sơ y tế điện tử và các nguồn dữ liệu khác Trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu trông giống như Hình 8.1 Chúng hiển thị ngày tháng, bác sĩ, chẩn đoán, tuổi bệnh nhân, thời gian nằm viện (LOS), tác dụng phụ và tình trạng xuất viện Một số bác sĩ có gặp nhiều biến chứng hơn, chi phí cao hơn hoặc thời gian nằm viện dài hơn không?

Những loại dữ liệu này làm tôi nhớ đến câu chuyện cười xưa

về người cha tìm thấy con gái mình đang đào bới một đống phân ngựa Khi anh ấy hỏi cô ấy đang làm gì, cô ấy trả lời: "Chắc chắn phải có một con ngựa con ở đâu đó ở đây!"

Có một con ngựa cải tiến nào trong đống dữ liệu của bạn không? Với những dữ liệu như thế này, bạn sẽ muốn thực hiện một số thao tác khai thác dữ liệu bằng Excel để tìm ra kết quả ẩn giấu Mọi dự án cải tiến trị giá hàng triệu đô la mà tôi thực hiện đều bắt đầu từ những loại dữ liệu này

KHAI THÁC DỮ LIỆU BẰNG EXCEL VÀ QI MACROS PIVOTTABLE WIZARD

Hàm PivotTable của Excel có thể đếm hoặc tính tổng số lần một từ hoặc cụm từ xuất hiện cùng với một giá trị Những gì nó có thể tóm tắt khá đáng chú ý Hầu hết mọi người không biết cách sử dụng nó Vì vậy, tôi đã tạo PivotTable Wizard trong QI Macro để làm cho bảng tổng hợp trở nên đơn giản Chỉ cần chọn tối đa bốn tiêu đề bằng chuột và phím Alt (ví dụ: Region, Entity, Admit Date,

và Denied Charges, sử dụng dữ liệu trong Hình 8.1) Sau đó chọn

QI Macros “Data Transformation—PivotTable Wizard” để tạo bảng tổng hợp (Hình 8.2)

FIGURE 8.1 Denied claims data.

Khai thác dữ liệu với Excel

Bằng cách sử dụng hàm PivotTable của Excel, thật dễ dàng phân tích những dữ liệu này để tìm ra những câu chuyện cải tiến Đây là quá trình:

FIGURE 8.2 Pivot table of denied claims.

1 Nhấp vào bất kỳ ô nào trong dữ liệu (Excel sẽ tự động chọn tất

cả các hàng và cột trong dữ liệu của bạn.)

2 Nhấp vào “Data—PivotTable” của Excel (Excel 1997–2003) hoặc “Insert PivotTable” (Excel 2007–2010), sau đó nhấp vào

“Finish” để hiển thị mẫu điền vào chỗ trống của bảng tổng hợp (Hình 8.3 )

- Bây giờ chỉ cần sử dụng chuột để kéo và thả các mục vào các trường của bảng tổng hợp Bạn muốn các khoản phí tự từ chối theo ngày? Kéo “Date” vào “Drop Row Fields Here” và kéo “Total Charge” vào “Drop Data Items Here” Sau đó sử dụng QI Macro để tạo biểu đồ XmR về các khoản phí bị từ chối (Hình 8.4)

- Bạn muốn tổng chi phí theo bệnh viện? Kéo “Entity” vào “Drop Row Fields Here” và kéo “Total Charge” vào “Drop Data Items Here” Sau đó sắp xếp kết quả theo thứ tự giảm dần bằng cách nhấp vào “Total Column” và “Data-Sort-Descending” Sau đó sử dụng QI Macro để vẽ biểu đồ Pareto (Hình 8.5)

3 Nếu bạn muốn xem dữ liệu tạo nên bất kỳ ô nào trong bảng pivot, chỉ cần nhấp đúp chuột vào ô đó Nếu bạn nhấp vào “Grand Total for Hosp2”, bạn sẽ nhận được dữ liệu trong Hình 8.6

FIGURE 8.3 Excel PivotTable template.

FIGURE 8.4 Total denied charges by day XmR chart.

FIGURE 8.5 Denied charges by hospital Pareto chart.

FIGURE 8.6 Denied charges for hospital 2.

4 Sau đó, chúng tôi có thể sử dụng bảng pivot để chỉ phân tích các mô tả, nhưng rõ ràng là việc từ chối do ngày dịch vụ trùng lặp (date of service (DOS)) chiếm tất cả các khoản phí bị từ chối

Dự án cải tiến

Tôi thường tạo biểu đồ kiểm soát và Pareto khi khai thác dữ liệu Theo quan điểm của tôi, hầu hết các câu chuyện cải tiến đều bao gồm việc sử dụng ba công cụ chính theo đúng thứ tự:

- Bảng kiểm soát

- Biểu đồ Pareto (hai cấp độ chi tiết trở lên)

- Sơ đồ Ishikawa hay xương cá (Hình 8.7)

Gợi ý: Thu hẹp sự tập trung của bạn Loại bỏ các khoản phí

bị từ chối do trùng lặp ngày dịch vụ sẽ tăng lợi nhuận và giảm bớt sự khó chịu của bệnh nhân.

FIGURE 8.7 Ishikawa diagram of denied charges.

Bạn đã nắm vấn đề chưa?

Bạn có thể chắt lọc hàng đống dữ liệu thành các số đếm và tổng đơn giản bằng cách sử dụng hàm PivotTable của Excel Từ

đó, bạn có thể vẽ nhiều biểu đồ Pareto và nhấp đúp vào các ô của bảng pivot hiển thị “nỗi đau” lớn nhất để đi sâu hơn và thực hiện phân tích bổ sung

Dữ liệu đã có sẵn—Bắt đầu tìm hiểu!

Để thành công tại Six Sigma, bạn thường phải phân tích và tóm tắt dữ liệu văn bản Hầu hết các công ty đều có nhiều dữ liệu giao dịch từ “tệp phẳng”, chẳng hạn như những dữ liệu được liệt kê bên dưới, nhưng vì dữ liệu bao gồm các từ, câu và số thô nên đôi khi họ gặp khó khăn trong việc tìm ra phải làm gì với chúng

Bảng pivot có thể

- Đếm số lần một cụm từ tồn tại trong một cột dữ liệu (ví dụ:

“complication”)

- Đếm số lần một cụm từ xuất hiện liên quan đến một cột khác (ví dụ: “bác sĩ” và “tác dụng phụ”)

- Đếm, tính tổng hoặc các số trung bình liên quan đến một cột khác (ví dụ: “tuổi trung bình của các biến chứng” hoặc “tổng chi phí cho mỗi bác sĩ”)

Vì có quá nhiều dữ liệu này và dường như rất ít người biết cách phân tích chúng nên QI Macros bao gồm các công cụ để đơn giản hóa việc phân tích các tệp văn bản phẳng như sau:

- Đếm từ chỉ cần cắt từng từ trong mỗi câu trong mỗi ô bạn đã chọn, sau đó sử dụng bảng tổng hợp để đếm số lần xuất hiện và sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần (số từ tối đa: 65.536)

- PivotTable Wizard sẽ lấy các cột dữ liệu và tạo một bảng tổng

hợp để tóm tắt dữ liệu theo cách phù hợp nhất mà nó có thể nghĩ

ra Sau nhiều năm sử dụng bảng pivot, tôi nhận ra rằng tôi đã phát triển một số quy tắc tinh thần về loại dữ liệu cần đưa vào trang, hàng, cột hoặc trường dữ liệu nào để bảng tổng hợp phân tích

(số cột tối đa: một đến bốn cột cùng một lúc Mặc dù bảng tổng hợp sẽ xử lý nhiều hơn bốn cột, tôi nhận thấy rằng bốn cột cùng một lúc là đủ để xử lý hầu hết các phân tích Khi bạn đã tạo một bảng pivot có bốn cột, bạn luôn có thể sử dụng chức năng kéo và thả bảng pivot để thêm nhiều trường hơn.)

With Word Count and the PivotTable Wizard, you can

Với Word Count và the PivotTable Wizard, bạn có thể

- Tìm những từ được sử dụng thường xuyên nhất trong cột

“MEMO”

- Đếm số lần mỗi bác sĩ gặp “biến chứng” trong quá trình sinh nở.

- Tính tổng hoặc tính trung bình chi phí cho mỗi lần sinh của bác sĩ

- Đếm số lần sinh cho mỗi chẩn đoán

Và làm điều đó một cách dễ dàng

WORD COUNT

Mục đích: Đếm tất cả các từ duy nhất trong các ô đã chọn để xác định các kiểu, xu hướng và mẫu Pareto

Rất nhiều dữ liệu thú vị được che giấu trong các nhận xét do đại diện dịch vụ đưa ra Word count phân tích các từ trong câu và đoạn văn, đồng thời sử dụng bảng pivot để đếm số lần xuất hiện của từng từ và sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần Để đếm các

từ trong lựa chọn của bạn:

1 Chọn các ô bạn muốn phân tích (trong trường hợp này là bảng

“Word Count” trong crosstab.xls)

2 Nhấp vào QI Macros “Data Transformation—Word Count”

Nhận xét ban đầu trông giống như Hình 8.8

FIGURE 8.8 Service rep comments in Excel.

FIGURE 8.9 QI Macros word count of key words and phrases.

Sau đó, Word count sẽ phân tích từng từ trong mỗi ô và tóm tắt và sắp xếp chúng bằng hàm PivotTable của Excel (Hình 8.9)

Từ những nhận xét này, nguyên nhân rất có thể khiến các khiếu nại bị từ chối được xác định là do ngày cung cấp dịch vụ (DOS) trùng lặp

PIVOTTABLE WIZARD

Bảng tổng hợp là một công cụ tuyệt vời nhưng giao diện người dùng quá khó đối với hầu hết mọi người

Tôi nhận thấy rằng rất ít người biết cách sử dụng hàm PivotTable của Excel để phân tích các loại dữ liệu này Tôi không biết tại sao,

vì đây là giao diện kéo và thả tương đối đơn giản Tôi phải tin rằng

đó là do giao diện người dùng không trực quan Đó là lý do tại sao tôi tạo PivotTable Wizard Đây là cách bạn thực hiện từng bước bằng cách sử dụng PivotTable Wizard của tôi:

Bước 1: Dữ liệu của bạn phải có tiêu đề cột!

Như bạn có thể thấy trong Hình 8.10, mỗi cột có một tiêu đề PivotTable Wizard sẽ không chạy nếu có một ô trống trong bất kỳ tiêu đề nào Một trong những sai lầm đầu tiên mà mọi người mắc phải là chèn các cột trống để làm cho tệp dễ đọc hơn và sau đó

họ thắc mắc tại sao PivotTable Wizard không hoạt động

Tránh sai sót: Không có khoảng trống trong tiêu đề cột!

Bước 2: Chọn dữ liệu

Bạn có thể chọn một đến bốn cột dữ liệu bằng chuột hoặc bạn có thể nhấp vào tối đa bốn tiêu đề cột (ví dụ: Physician, Total Charge, Date, and Adverse Events) và trình hướng dẫn sẽ tự động

mở rộng lựa chọn để bao gồm tất cả các thông tin dữ liệu trong cột

Đầu ra của PivotTable Wizard PivotTable Wizard lấy dữ

liệu bạn đã chọn và gọi hàm PivotTable của Excel để tóm tắt

chúng Dựa trên nội dung của từng cột, PivotTable Wizard của QI

Macros PivotTable sẽ tìm ra vị trí đặt từng lát dữ liệu (trang, hàng, cột hoặc trường dữ liệu, như minh họa trong Hình 8.11)

FIGURE 8.10 Delivery adverse event data.

FIGURE 8.11 Pivot table of total charges.

Dựa trên kinh nghiệm của tôi trong việc tạo bảng tổng hợp, trình hướng dẫn sẽ đặt các sự kiện bất lợi vào trường Page, ngày tháng vào trường Row, bác sĩ vào trường Column và tổng chi phí vào trường Data

Bước 3: Chọn bố cục tốt nhất cho dữ liệu của bạn

PivotTable Wizard hoạt động trên giao diện kéo và thả Tôi sử dụng

- Các trường Page dành cho các tóm tắt cấp cao hơn (ví dụ: tên cơ

sở hoặc địa điểm)

- Các trường Row cho tiêu đề thường xuyên nhất (thường là ngày tháng)

- Các trường Column cho các tiêu đề ít được sử dụng hơn (Excel chỉ có sẵn 256 cột) Nếu bạn chọn một cột có quá nhiều từ duy nhất trong các ô, bảng tổng hợp sẽ tràn ra

- Mục dữ liệu là nơi bạn kéo thả các từ hoặc số muốn đếm hoặc tóm tắt

Bạn có thể thay đổi chế độ xem dữ liệu bằng cách nhấp vào mũi tên kéo xuống bên cạnh trường Page (Hình 8.12)

Bây giờ hãy nói rằng tôi muốn phân tích các chi phí liên quan đến tác dụng phụ (việc mang thai không diễn ra như kế hoạch) Tôi chỉ cần kéo và thả “Adverse Events” vào các trường Page PivotTable Wizard cho tôi lựa chọn xem tất cả các khoản phí hoặc chỉ các khoản phí có từ khóa “complication,” “outlier,”

“readmission,”, v.v Nếu bạn nhấp đúp vào “Sum of Total Charge”

và đổi thành “Average”, bạn sẽ nhận được chi phí trung bình cho mỗi lần sinh

FIGURE 8.12 Pivot table Page field selection.

Tôi cũng có thể thay đổi lại và nhóm tất cả các khoản phí thành phí hàng tháng Cách thực hiện: Chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ ngày nào và chọn “Group” (Hình 8.13) Bảng tổng hợp

sẽ nhóm dữ liệu theo tháng (Hình 8.14)

Cảnh báo: Việc nhóm ngày tháng sẽ không hoạt động nếu thậm chí chỉ có một ô trống hoặc ô văn bản cần có ngày tháng

Bây giờ tôi chọn B4:I4 rồi giữ phím Control và chọn “B8:I8”

và chạy biểu đồ Pareto (Hình 8.15)

FIGURE 8.13 PivotTable grouping menu.

FIGURE 8.14 Grouping the pivot table by month.

FIGURE 8.15 Total charges by physician Pareto chart.

Thay đổi tiêu điểm

Nếu tôi muốn thay đổi bảng này để đếm các tác dụng phụ của bác sĩ thì sao?

Gợi ý: Thật dễ dàng bằng cách kéo và thả

1 Chỉ cần nhấp vào ngày và kéo nó ra khỏi bảng.

2 Nhấp vào “Sum of Total Charge” và kéo nó ra khỏi bảng

3 Kéo “Adverse Events” xuống trường Dữ liệu

4 Sau đó nhấp vào trường Age và kéo nó vào “Row Fields” (Hình 8.16)

Có nhiều phụ nữ trẻ bị biến chứng hơn hay chỉ có nhiều phụ

nữ trẻ sinh con hơn? Có một bác sĩ có nhiều biến chứng hơn những người khác? Chúng ta có thể chạy biểu đồ Pareto (Hình 8.17) để hiển thị các biến chứng của bác sĩ (MD6 chiếm 40% tổng

số tác dụng phụ, cao gần gấp đôi so với các đồng nghiệp của anh ta)

FIGURE 8.16 Pivot table of adverse events by physician.

FIGURE 8.17 Adverse events by physician Pareto chart.

Còn gì nữa?

Có lẽ tôi muốn đánh giá thời gian lưu trú trung bình (LOS) cho tất cả các lần sinh Chỉ cần kéo các biến cố bất lợi ra khỏi bảng và thả LOS vào rồi thay đổi thành mức trung bình (Hình 8.18) Không có nhiều chuyện xảy ra ở đây Người trẻ nhất và người lớn tuổi nhất có LOS dài hơn một chút

BẠN NẮM VẤN ĐỀ CHƯA?

Có rất nhiều thông tin ẩn giấu trong những tập tin với số liệu dày đặc này Bắt đầu sử dụng hàm PivotTable của Excel để cắt và chia nhỏ các tệp của bạn (dù lớn đến đâu) Sau đó sử dụng QI Macro để vẽ biểu đồ kết quả Bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra 4% dẫn đến 50% vấn đề và bắt đầu thực hiện những cải tiến mang tính đột phá

Như bạn có thể thấy từ những ví dụ này, bằng cách chia nhỏ

dữ liệu theo chiều ngang và chiều dọc, bạn có thể tìm thấy hai hoặc ba lĩnh vực vấn đề chính có thể hưởng lợi từ việc phân tích nguyên nhân gốc rễ

1 Lấy dữ liệu lỗi từng dòng và tạo bảng tổng hợp

2 Nếu dữ liệu được sắp xếp theo ngày, hãy vẽ biểu đồ kiểm soát

FIGURE 8.18 Pivot table of length of stay by physician.

3 Sử dụng tổng số cột và hàng trong bảng tổng hợp để vẽ biểu đồ Pareto bằng QI Macro

4 Sau đó, sử dụng thông tin này để thu hẹp sự chú ý của bạn vào một hàng và cột chính trong bảng Vẽ biểu đồ Pareto cấp thấp hơn từ những dữ liệu này

5 Sử dụng “các thanh lớn” từ biểu đồ Pareto cấp thấp hơn để tạo đặt vấn đề cho phần đầu của sơ đồ xương cá của bạn

Bắt đầu sử dụng QI Macros và Excel để cắt và chia bảng của bạn (dù lớn đến đâu) Bạn sẽ thấy dễ dàng áp dụng quy tắc 4-50 và bắt đầu thực hiện những cải tiến mang tính đột phá