Chủ đề phân tích mô hình 5s và lean six sigma trong hoạt dộng logistics và liên hệ thực tế

Six Sigma là một hệ phương pháp sử dụng các công cụ và khái niệm thống kê để xác định các biến thể và khiếm khuyết trong một quy trình nhằm giúp cho các tổ chức cải thiện và nâng cao qu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

(Khoa Kinh tế và kinh doanh quốc tế)

- -

BÀI TẬP THUYẾT TRÌNH NHÓM LỚN

Môn học: Logistics Lớp học phần: INE 3056 5

Chủ đề:

Phân tích mô hình 5s và Lean Six Sigma trong hoạt dộng logistics và liên hệ thực tế

Nhóm 1 Lớp: QH-2020-E KTQT CLC 3 Thành viên nhóm Mã sinh viên

Nguyễn Thị Quỳnh Anh 20050760

Bùi Nguyễn Huyền My 20050886

Giảng viên hướng dẫn: Phạm Thị Phượng

Hà Nội – Tháng 6/2023

Mục lục

1 Khái niệm Lean Six Sigma và giải thích tiêu chuẩn 5S 1

1.1 Khái niệm Lean Six Sigma 1

1.2 Tiêu chuẩn 5S 2

2 Ứng dụng của mô hình 5S trong Logistics 2

3 Cách áp dụng Lean Six Sigma trong Logistics 4

4 Những lợi ích của việc ứng dụng mô hình 5S và Lean six sigma trong Logistics 5

5 Case study 6

5.1 Samsung Electronics 6

5.2 Quản lý dự trữ theo mô hình 5S của Vinamilk 9

1 Khái niệm Lean Six Sigma và giải thích tiêu chuẩn 5S

1.1 Khái niệm Lean Six Sigma

Lean Six Sigma là sự kết hợp giữa công cụ Six Sigma với triết lý sản xuất tinh gọn

“Lean” trong tiếng anh có nghĩa là sự tinh gọn, mạch lạc Lean Logistics là một phương pháp sản xuất tinh gọn hiệu quả để giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa Với sự kết hợp của việc sử dụng công nghệ và các kỹ thuật quản lý thông minh, Lean Logistics giúp tăng cường sự linh hoạt, tính hiệu quả và giảm chi phí cho các doanh nghiệp

Six Sigma được khởi xướng và phát triển bởi Motorola vào năm 1985 Six Sigma (hay cách viết khác là 6-Sigma) là khái niệm về mô hình quản lý chặt chẽ các quá trình sản xuất và hoạt động Tuy nhiên 10 năm sau, khi Jack Welch sử dụng nó để áp dụng triệt để vào chiến lược kinh doanh của ông tại General Electric (GE) thì hệ thống này mới trở nên nổi tiếng và dần phổ biến Six Sigma là một hệ phương pháp sử dụng các công cụ và khái niệm thống kê để xác định các biến thể và khiếm khuyết trong một quy trình nhằm giúp cho các tổ chức cải thiện và nâng cao quy trình kinh doanh

Về cơ bản, Six Sigma không phải là một kiểu hệ thống quản lý, đo lường chất lượng sản phẩm như tiêu chuẩn ISO 9001 Mấu chốt của phương pháp này nằm ở chỗ định hướng tư duy cho các doanh nghiệp mà theo đó đó các doanh nghiệp cần đầu tư để cải thiện quy trình giúp ngăn ngừa lỗi xảy ra từ cốt lõi doanh nghiệp thay vì dành nguồn lực cho việc xử lý các sản phẩm lỗi ở đầu ra Một quy trình đạt được tiêu chuẩn của Six Sigma là một quy trình tạo ra không hơn 3,4 lỗi trên 1.000.000 sản phẩm

Hình 1: Bảng chuyển đổi Sigma (Nguồn: lssthayer.com)

Như vậy, Lean Six Sigma là một phương pháp quản lý tập trung nhằm tìm cách cải thiện hiệu suất bằng cách loại bỏ sự lãng phí tài nguyên và các khiếm khuyết Nói một cách đơn giản, Lean Six Sigma cho rằng bất kỳ việc sử dụng tài nguyên nào mà không tạo ra giá trị cho khách hàng đều được coi là lãng phí và cần phải được loại bỏ Lean Six Sigma và Six Sigma là hai chiến lược đều có thể giúp các công ty thực hiện những cải tiến đáng kể về chất lượng và hiệu quả của quy trình Tuy nhiên, Six Sigma tập trung vào việc giảm các lỗi và khiếm khuyết của quy trình để cải thiện sản lượng và chất lượng, trong khi Lean Six Sigma tập trung vào việc giảm thiểu hoặc loại

bỏ việc sử dụng lãng phí tài nguyên và các lỗi để cải thiện quy trình làm việc và tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng

1.2 Tiêu chuẩn 5S

Tiêu chuẩn 5S được sử dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động kinh doanh, quản lý Đặc biệt, áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng vật tư giúp tối ưu hoá được thời gian đặt hàng, hoàn thiện mô hình quản lý kho dành cho các shop bán lẻ, nhà xưởng và các doanh nghiệp

Tiêu chuẩn 5S bắt nguồn từ hãng Toyota của Nhật Bản và được viết tắt bởi 5 từ: Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng)

• Seri (sàng lọc): Phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng

• Seiton (sắp xếp): Tiến hành sắp xếp các sản phẩm một cách khoa học, hợp lý theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại

• Seiso (sạch sẽ): Không gian kho thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp với các vật dụng được bảo dưỡng thường xuyên và sắp xếp gọn gàng

• Seiketsu (săn sóc): Luôn luôn kiểm tra, duy trì tiêu chuẩn 3S ở trên

• Shitsuke (sẵn sàng): Rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong doanh nghiệp thực hiện 5S

2 Ứng dụng của mô hình 5S trong Logistics

Mô hình 5S được ứng dụng nhiều trong logistic đặc biệt là hoạt động quản lý kho,

dự trữ:

Sàng lọc

Phương pháp 5S bắt đầu từ việc “sàng lọc” Tiêu chuẩn này có nghĩa xem xét, phân loại, sau đó loại bỏ những vật dụng hư hỏng, chưa dùng đến hoặc không cần thiết ra khỏi kho hàng, chỉ để lại những máy móc, công cụ thiết bị thường được sử dụng Đồng thời, những loại hàng hóa nào có tần suất vận chuyển cao hoặc sắp hết hạn dùng cũng cần được ưu tiên đặt ra ngoài để thuận tiện cho việc xếp dỡ và vận chuyển

Sắp xếp

Đây là bước hợp lý hóa trong quy tắc 5S Thông qua việc sử dụng những công cụ như bảng hiệu, giấy ghi chú và dán nhãn, các loại mặt hàng sẽ được sắp xếp logic, rõ ràng, hợp lý, dễ dàng lấy ra và trả lại, tiết kiệm thời gian quản lý đồng thời tối ưu hóa diện tích và thể tích

Bên cạnh đó, việc bố trí khoa học các lối đi trong nhà kho cũng mang lại lợi ích to lớn.Nếu chúng ta lưu trữ các mặt hàng trong kho có sắp xếp và kế hoạch, thì bất kì khi nào ta cũng có thể tìm, kiểm tra và lấy chúng ra một cách dễ dàng

Sạch sẽ

Là thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp các mặt hàng trong kho gọn gàng, hợp lý Ngoài ra, chúng ta cũng cần giữ gìn vệ sinh chung, làm sạch máy móc và các trang thiết

bị phục vụ cho công việc, thường xuyên bảo dưỡng kiểm tra tình trạng làm việc của chúng để chắc chắn công suất hoạt động luôn ở mức cao nhất Điều này không chỉ giúp kéo dài tuổi thọ của các vật dụng mà còn tạo ra một môi trường làm việc đảm bảo tính

mỹ quan và thân thiện với môi trường, người sử dụng

Săn sóc

Đây là bước chuẩn hóa và duy trì của phương pháp 5S Đó là luôn chắc chắn cho

3 bước trên hoạt động một cách hiệu quả, năng suất, nghiêm túc và thống nhất

Sự nhất quán trong việc thực hiện hệ thống là chìa khóa để cải thiện hiệu quả Nhân viên luôn cần một hướng dẫn công việc ghi lại các nguyên tắc và tiêu chuẩn để đạt được năng suất cao nhất, các buổi đào tạo thường xuyên không chỉ giúp người lao động giải quyết công việc thường xuyên mà còn biết cách xử lí trong các tình huống như hỏng thiết bị hay trường hợp khẩn cấp

Việc lập ra các danh sách những thứ cần có và những việc cần làm trong một khoảng thời gian cố định sẽ giúp mọi người chủ động hơn, ứng phó kịp thời nếu có vấn

đề xảy ra từ đó đưa ra những phương án giải quyết tối ưu nhất

Sẵn sàng

Đây là nguyên tắc không thể thiếu trong phương pháp 5S Nó đòi hỏi khả năng thích ứng với kỷ luật, thói quen tự giác, tuân thủ của tất cả nhân viên trong nhà kho, luôn đồng lòng, nghiêm túc và sẵn sàng thực hiện quy củ 4 mục tiêu trên Thường xuyên lặp lại vòng 5S định kỳ để đảm bảo kho hàng của chúng ta luôn trong tình trạng tốt nhất

và sẵn sàng hoạt động

Mở rộng của phương pháp 5S

Hiện nay mô hình 5S đã được nhiều tổ chức mở rộng với S6 , “Safety” – An toàn

và S7, “Security” – An ninh Đảm bảo tốt nhất cho môi trường làm việc của nhân viên

là trách nhiệm của mọi chủ kho hàng

3 Cách áp dụng Lean Six Sigma trong Logistics

Nhiều công ty trong ngành dịch vụ vẫn hiểu lầm rằng Lean Six Sigma chỉ dành riêng cho ngành sản xuất, tuy nhiên phương thức này vẫn có thể được áp dụng trong ngành Logistics bằng cách áp dụng các phương pháp DMAIC và DMADV trong quy trình DMAIC là một quy trình bao gồm 5 bước: Xác định (Define), Đo lường (Measure), Phân tích (Analyze), Cải thiện (Improve) và Kiểm soát (Control) DMAIC được sử dụng

để xác định và cải thiện các sự cố trong quy trình hiện có mà không rõ nguyên nhân gốc

rễ

Bước 1: Xác định (Define)

• Các yêu cầu của khách hàng

• Vấn đề mà công ty đang phải đối mặt, thông qua một báo cáo cụ thể Báo cáo bao gồm dữ liệu như: Số lượng đơn đặt hàng bị trì hoãn trong một khoảng thời gian cụ thể

và tác động đến doanh nghiệp; Số lần giao hàng sai, ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn kho và lòng trung thành của khách hàng; Các phòng ban có liên quan…

• Các khả năng tối ưu hóa quy trình hiện có

Bước 2: Đo lường (Measure)

Mục đích của giai đoạn này là đo lường, đánh giá xem quy trình logistics hiện đang hoạt động như thế nào Các số liệu thống kê và KPI của quy trình rất cần thiết để dữ liệu thu thập được đáng tin cậy và chính xác

Bước 3: Phân tích (Analyze)

Mục đích là để xác định nguyên nhân gây ra lỗi, bằng cách phân tích dữ liệu đã thu thập trước đó Giai đoạn này cần những người có kinh nghiệm lâu năm về logistics xử lý, bằng cách giám sát các yếu tố liên quan đến hoạt động logistics Các yếu tố này có thể

và không chỉ bao gồm các phương thức gửi hàng, đặt lịch gửi hàng, cách thức các đơn đặt hàng được chuẩn bị, sắp xếp và chất - dỡ hàng, cách thức giao hàng được thực hiện bởi các tài xế, thời gian giao hàng và tài liệu liên quan đến lô hàng…

Bước 4: Cải thiện (Improve)

Mục đích của giai đoạn này là thực hiện thay đổi đối với quy trình và đảm bảo rằng các lỗi được giải quyết, đưa ra các giải pháp khắc phục tận gốc các vấn đề đã được xác định, đánh giá và phân tích ở các giai đoạn trước

Bước 5: Kiểm soát (Control)

Những cải tiến được thực hiện trong giai đoạn trước được giám sát liên tục ở trong giai đoạn này để đảm bảo quy trình hoạt động trơn tru và hiệu quả Người lao động sẽ được đào tạo để thích nghi với các thay đổi mới

4 Những lợi ích của việc ứng dụng mô hình 5S và Lean six sigma trong Logistics Việc áp dụng mô hình 5S và Lean Six Sigma trong logistics mang lại nhiều lợi ích:

• Tăng hiệu quả và năng suất: Mô hình 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và có tổ chức Kết hợp với Lean Six Sigma, quy trình và quy trình làm việc được tối ưu hóa, giảm lãng phí và tăng cường năng suất Từ việc sắp xếp không gian lưu trữ và vận chuyển hàng hóa đến tối ưu hóa quy trình và loại bỏ các hoạt động không cần thiết, cả hai phương pháp này đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả và năng suất của quá trình logistics

• Giảm lãng phí: Cả mô hình 5S và Lean Six Sigma đề cao việc giảm lãng phí trong quá trình logistics Mô hình 5S giúp loại bỏ sự lãng phí thông qua việc sắp xếp, sạch sẽ và duy trì các khu vực làm việc Lean Six Sigma tiếp tục giảm thiểu các hoạt động không cần thiết, thời gian chờ đợi, di chuyển không hiệu quả và lỗi Kết hợp, cả hai phương pháp này giúp cải thiện hiệu quả và giảm thiểu lãng phí trong quá trình logistics

• Cải thiện chất lượng: Lean Six Sigma tập trung vào cải thiện chất lượng bằng cách xác định và giảm thiểu các lỗi, sai sót và không chính xác Mô hình 5S cung cấp một môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức, giúp duy trì chất lượng và tránh các sự

cố liên quan đến không gian lưu trữ và vận chuyển hàng hóa Sự kết hợp giữa hai phương pháp này tạo điều kiện cho việc cải thiện chất lượng hàng hóa và dịch vụ logistics

• Tăng sự linh hoạt và đáp ứng: Cả mô hình 5S và Lean Six Sigma đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình và loại bỏ lãng phí Kết quả là quá trình

logistics trở nên linh hoạt hơn và có khả năng đáp ứng nhanh chóng cho nhu cầu thay đổi của khách hàng Từ việc tối ưu hóa thời gian vận chuyển và xử lý hàng hóa đến tăng cường khả năng quản lý và giám sát quy trình, cả hai phương pháp này đóng góp vào sự linh hoạt và đáp ứng của logistics

• Tăng sự an toàn và sự hài lòng của khách hàng: Cả mô hình 5S và Lean Six Sigma đề cao việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn và tối ưu hóa chất lượng Điều này giúp giảm nguy cơ tai nạn, bảo vệ nhân viên và hàng hóa, đồng thời tạo ra một trải nghiệm tích cực cho khách hàng Sự an toàn và chất lượng là hai yếu tố quan trọng để đạt được sự hài lòng của khách hàng và xây dựng lòng tin trong hoạt động logistics

5 Case study

5.1 Samsung Electronics

Thành công của tập đoàn General Electric (GE) vào thập niên 90 đã làm nở rộ phong trào áp dụng Six Sigma ở nhiều tổ chức trên thế giới như Citigroup, Motorola, Kodak, Sony, IBM, Ford, LG,… Trong số đó, có thể kể tới Samsung là một ví dụ điển hình

• Giới thiệu về Samsung Electronics

Tập đoàn Samsung Electronics là một trong những lĩnh vực đầu tư của tập đoàn Samsung Bắt đầu hoạt động tại Seoul, Hàn Quốc vào năm 1969, sản phẩm đầu tiên của công ty được tung ra thị trường là một thiết bị thu sóng truyền hình vào năm 1971 Trong suốt 30 năm đầu tiên của sự tồn tại của mình, công ty đã tích hợp nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau để cải thiện chất lượng sản phẩm Một số trong số đó bao gồm quản lý chất lượng toàn diện, quản lý dữ liệu sản phẩm, quản lý mối quan hệ khách hàng và quản lý chuỗi cung ứng

• Vấn đề mà Samsung Electronics gặp phải

Năm 1993, Samsung SH-700 có tỷ lệ lỗi quá cao, đến 11,8% Dẫn đến việc thu hồi

và tiêu hủy toàn bộ hơn 150.000 sản phẩm, và trước mặt hơn 2.000 nhân viên nhà máy, chủ tịch Samsung lúc bấy giờ - ông Lee Kun-Hee đã cho đốt và cho máy ủi đập nát toàn

bộ số sản phẩm đó Năm 1999, Samsung Electronics một lần nữa phát hiện ra sự khác biệt lớn về chất lượng trên nhiều sản phẩm: phát hiện ra những lỗi tương tự xảy ra liên tục Những chi phí chất lượng quá cao liên quan đến các lỗi đang được báo cáo, và không

đủ thông tin thống nhất về năng suất và chất lượng

• Hành động từ phía công ty

Bill Smith, người cha đỡ đầu của phương pháp quản lý chất lượng Six Sigma từng nói: “Chất lượng sản phẩm có được là do phòng ngừa sai lỗi ngay từ đầu thông qua thiết

kế sản phẩm, kiểm soát quá trình sản xuất và có sự liên hệ giữa chất lượng cao hơn và chi phí thấp hơn.” Chính vì những ưu điểm vượt trội của siêu mô hình này, Samsung Electronics quyết định thay đổi phương châm vận hành từ việc ồ ạt sản xuất số lượng lớn sang đến tập trung vào chất lượng sản phẩm, sao cho đáp ứng được tiêu chuẩn toàn cầu Năm 1999 Samsung SDI ký kết hợp đồng trị giá 3.4 triệu USD với Six Sigma Breakthrough, Inc Cuối năm 1999 và đầu năm 2000: đào tạo quản lý của Samsung và các nhân viên sẽ chịu trách nhiệm triển khai chương trình Six Sigma mới Samsung mở rộng việc sử dụng quy trình DMAIC của Six Sigma trong sản xuất và giai đoạn thiết kế phát triển sản phẩm mới (bao gồm năm giai đoạn: Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải tiến và Kiểm soát.)

• Kết quả

Phát triển Sigma Park - một trang mạng nội bộ toàn cầu kết nối tất cả các cơ sở của Samsung Nó cung cấp tài liệu tham khảo, cơ hội để so sánh với các tiêu chuẩn và cải tiến dự án Six Sigma khi các dự án trải dài qua nhiều quốc gia

Trong vòng ba năm triển khai, số lượng nhân viên Samsung đã thành thạo đủ về phương pháp Six Sigma để đạt được trạng thái Master Black Belt, Black Belt hoặc Green Belt đã đạt hơn 15.000 người Điều này chiếm khoảng một trong ba nhân viên của Samsung Không dừng lại ở đó, đến năm 2004, gã khổng lồ xứ kim chi này còn tỏ ra hết sức tham vọng khi đặt ra mục tiêu huấn luyện đào tạo về Lean Six Sigma cho toàn bộ lực lượng lao động của họ, với khoảng 49.000 người trong 89 văn phòng nằm tại 47 quốc gia khác nhau

Hình 1: Cơ cấu tổ chức nhận sự trong việc ứng dụng Six Sigma

(Nguồn: Genk.vn)

Đến năm 2001, Samsung đã tăng cường sự triển khai Lean Six Sigma đến mức tổng số 3.290 dự án Lean Six Sigma đã được hoàn thành trong tổ chức vào cuối năm đó Việc triển khai Lean Six Sigma đã đưa đến một loạt lợi ích tài chính cho Samsung Đến năm 2002, tiết kiệm chi phí, lợi nhuận doanh số tăng và phát triển sản phẩm mới tất cả

đã tăng lên đến tổng cộng 1,5 tỷ đô la Các dự án Lean Six Sigma được thực hiện từ năm

1999 đến 2001 cũng đã dẫn đến giảm khuyết điểm một nửa Lợi nhuận ròng tăng lên tổng cộng 2,2 tỷ đô la trên tổng doanh thu 24,4 tỷ đô la Tỷ lệ nợ vốn của Samsung trở nên thấp hơn bất kỳ công ty nào hoạt động cùng cấp độ và tỷ lệ lợi nhuận hoạt động của Samsung vượt qua bất kỳ đối thủ nào của nó Khi Samsung thực hiện các thay đổi này, thế giới đang trải qua suy thoái kinh tế Mặc dù vậy, Samsung đã có thể báo cáo lợi nhuận hoạt động là 8,5% Sự tích hợp của Lean Six Sigma vào quy trình đã giúp Samsung duy trì được lợi nhuận đáng kể này

Với việc cải tổ nhờ Lean Six Sigma, Samsung đã trở thành một trong những công

ty sản xuất điện tử hàng đầu trên thế giới Thành tựu của họ đã được tạp chí Business Week công nhận, đặt Samsung vị trí số một trong những công ty hướng dẫn công nghệ tốt nhất năm 2002 Những cải tiến của Samsung cũng đã thay đổi cách nhìn về công ty trên thị trường thế giới, đưa nó từ hầu như không được biết đến ở Hoa Kỳ đến mức Hoa

Kỳ chiếm 37% tổng doanh số bán hàng của Samsung hàng năm

Hình 2: Danh sách công ty hàng đầu thế giới về hiệu quả của chuỗi cung ứng năm

2015 (Nguồn: Pacificlt.com)