Đây là bản báo cáo thực tập ngành nghề (không phải báo cáo thực tập cuối khóa) ngành Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Sài Gòn, nơi thực tập là Tổng Công ty Becamex IDC Thực tập ngành nghề là một nội dung quan trong trong chương trình đào tạo danh cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Sài Gòn. “Học luôn đi đôi với hành,lí luận phải gắn liền với thực tiễn” Là một nhiệm vụ quan trọng đối với tất cả mọi ngành nghề, giúp cho sinh viên được làm quen với công việc chuyên môn, tạo tiền đề vững vàng, tự tin hơn khi ra trường có nhiều kỹ năng tìm việc. Đối với nghề văn phòng hay các ngành đào tạo khác của trường. Thực tập là một công việc thiết thực, không những giúp cho sinh viên được hòa mình vào thực tế, được kiểm nghiệm kiến thức đã học bằng thực tiễn, rút ra những kinh nghiệm cho bản thân mà còn hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp, văn hoá ứng xử nơi công sở của một cán bộ văn phòng trong tương lai. Công tác Quản trị Văn phòng là lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức......
Trang 1THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2020
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ
Tổng công ty Đầu tư và Phát triển công
nghiệp – CTCP (Becamex IDC)
Trang 2NIÊN KHÓA: 2017-2021
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ
Tổng công ty Đầu tư và Phát triển công
nghiệp – CTCP (Becamex IDC)
Trang 4TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
1 Nội dung báo cáo thực tập ngành nghề
1.1 Kết quả theo yêu cầu thực tập:
1.2 Khả năng quan sát, tổng hợp từ thực tế
1.3 Khả năng vận dụng, kỹ năng thực hành:
1.4 Tính khả thi, sáng tạo của các đề xuất/giải pháp:
2 Hình thức và kỹ năng trình bày báo cáo thực tập ngành nghề
3 Điểm đạt: Điểm số Điểmchữ:
…………,ngày….tháng….năm……
Giảng viên hướng dẫn
( Ký và ghi rõ họ tên)
Trang 5MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
LỜI CÁM ƠN 2
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ BECAMEX IDC 3
1.1.Quá trình hình thành và phát triển: 3
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ: 3
1.1.2 Cơ cấu tổ chức: 3
1.1.3 Kết quả hoạt động và định hướng phát triển của BECAMEX IDC: 4
1.2 Trung tâm lưu trữ thuộc Trung tâm chuyển đổi số - Tổng công ty đầu tư và phát triển Công nghiệp – CTCP (Becamex IDC) 5
1.2.1 Chức năng 5
1.2.2 Nhiệm vụ 5
1.2.3 Cơ cấu tổ chức: 5
Chương 2: CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 6
2.1 Báo cáo tóm tắt quá trình nghiên cứu, khảo sát về các nghiệp vụ văn phòng trong cơ quan/DN 6
2.1.1: Hệ thống quy chế, quy định hoạt động của Trung tâm lưu trữ Công ty Becamex: 6
2.1.2: Soạn thảo văn bản: 9
2.1.3 Nghiệp vụ văn thư: 12
2.1.4: Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp trong cơ quan/DN: 17
2.2 Kết quả thực hành của sinh viên 21
2.2.1 Xây dựng một số quy định, quy chế hoạt động của văn phòng 21
2.2.2 Soạn thảo văn bản hành chính, văn bản khác 29
Chương 3: KIẾN NGHỊ/ĐỀ XUÁT 34
3.1 Đánh giá chung 34
3.1.1 Ưu điểm 34
3.1.2 Nhược điểm 34
3.2 Một số kiến nghị đề xuất 35
KẾT LUẬN 36
DANH SÁCH PHỤ LỤC 38
TÀI LIỆU THAM KHẢO 39
Trang 6LỜI NÓI ĐẦU
Thực tập ngành nghề là một nội dung quan trong trong chương trình đào tạodanh cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Sài Gòn “Học luôn
đi đôi với hành,lí luận phải gắn liền với thực tiễn” Là một nhiệm vụ quan trọng đối vớitất cả mọi ngành nghề, giúp cho sinh viên được làm quen với công việc chuyên môn,tạo tiền đề vững vàng, tự tin hơn khi ra trường có nhiều kỹ năng tìm việc Đối vớinghề văn phòng hay các ngành đào tạo khác của trường Thực tập là một công việcthiết thực, không những giúp cho sinh viên được hòa mình vào thực tế, được kiểmnghiệm kiến thức đã học bằng thực tiễn, rút ra những kinh nghiệm cho bản thân màcòn hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp, văn hoá ứng xử nơi công sở củamột cán bộ văn phòng trong tương lai
Công tác Quản trị Văn phòng là lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quantrọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung và các doanhnghiệp nói riêng Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là công tác không thể thiếu, vì nó
có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc của từng cơ quan,đơn vị, tổ chức
Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóađất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước chú trọngtriển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu lực Từ đóviệc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học” nhấnmạnh hơn là công tác hành chính văn phòng nói chung và ngành Quản trị Văn phòngnói riêng trong những năm gần đây đã và đang được nâng cao trong công tác giảngdạy nhằm tạo ra một đội ngũ những sinh viên có đủ năng lực và trình độ để có thể đápứng được những yêu cầu cấp thiết của công việc hiện nay
Nhận thức được tầm quan trọng của Công tác văn phòng trong doanh nghiệp,Công ty Đầu tư & Phát triển Công nghiệp - CTCP Becamex IDC đã không ngừng đầu
tư và chiêu mộ những nhân sự giỏi trên toàn quốc Để có sự chuẩn bị tốt nhất, tranhthủ các lợi thế hiện có, nắm bắt cơ hội mới, đại diện lãnh đạo Công ty Becamex IDCtiếp tục tìm kiếm và đào tạo đội ngũ nhân sự, đặc biệt là nhân sự làm việc tại Vănphòng nhằm đáp ứng kịp thời các yêu cầu của thời đại mới
Để hoàn thiện công tác văn phòng, Tổng công ty Becamex IDC đã thuê Công tyTNHH Tư vấn Nghiệp vụ Văn phòng Lưu trữ Hoàng Phát thực hiện chỉnh lý và số hóatoàn bộ tài liệu của công ty Đồng thời tư vấn, hoàn thiện về nghiệp vụ văn phòng choTổng công ty Becamex IDC Chính vì vậy, trong quá trình thực tập tại Tổng Công tyĐầu tư và Phát triển Công nghiệp (CTCP) – Becamex IDC em đã được thực tập cácnghiệp vụ văn phòng dưới sự hướng dẫn nghiệp vụ của các anh chị nhân viên Công tyTNHH Tư vấn Nghiệp vụ Văn phòng Lưu trữ Hoàng Phát
Trang 7LỜI CÁM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới quý thầy cô Khoa Thư viện – Văn phòng đãtận tụy truyền đạt những kiến thức cho em trong thời gian qua để em có thể hoàn thànhquá trình thực tập này
Qua thời gian thực tập ngành nghề tại Tổng Công ty Đầu tư & Phát triển Côngnghiệp - CTCP (Becamex IDC), dưới sự hướng dẫn nghiệp vụ bởi Công ty TNHHDịch vụ Tư vấn Nghiệp vụ Văn phòng Lưu trữ Hoàng Phát, em xin gửi lời cảm ơn tớiQúy Công ty Becamex IDC và cô Cao Hoàng Nga – Giám đốc Công ty Hoàng Phát,Ths Hoàng Thị Phương Thúy – Người chịu trách nhiệm quản trị và hướng dẫn chi tiếtnghiệp vụ - Công ty Hoàng Phát, anh Nguyễn Thành Nhân, chị Nguyễn Kim Lan vàtoàn thế cô chú cán bộ, anh chị nhân viên đã tạo điều kiện và giúp đỡ em rất nhiệt tìnhtrong suốt thời gian thực tập Ngoài ra cho em cảm ơn tất cả các bạn cùng kiến tập đãgiúp đỡ và chia sẻ công việc cùng em trong thời gian qua
Và bài cáo này sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự tạo điều kiện từ phíaBan giám hiệu Trường Đại học Sài Gòn và sự giúp đỡ của ThS Lê Hùng Điệp – Giảngviên hướng dẫn, thầy đã tận tâm giúp đỡ và dành nhiệt huyết để truyền đạt kiến thứcgiúp em hoàn thành tốt khóa thực tập này
Trong thời gian 5 tuần (18/05/2020-20/06/2020) thực tập tại Công ty Đầu tư &Phát triển Công nghiệp - CTCP Becamex IDC, tuy không dài nhưng đây là khoảngthời gian quý giá nhất để em có cơ hội tổng hợp và hệ thống hóa lại những kiến thức
đã học, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn Tuy chỉ có 5tuần thực tập, nhưng qua quá trình thực tập, em đã được mở rộng tầm nhìn và tiếp thurất nhiều kiến thức thực tế Từ đó em nhận thấy, việc cọ sát thực tế là vô cùng quantrọng – giúp sinh viên xây dựng nền tảng lý thuyết trên sách vở vững chắc hơn, tự rènluyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp
vụ, từ đó nhận thiết rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn phòng
Vì đây là lần đầu tiên em tập làm một nhân viên văn phòng, nhân viên văn thư,lưu trữ nên còn nhiều bỡ ngỡ và với thời gian thực tập còn hạn hẹp (thời gian thực tập
5 tuần), vốn kiến thức còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bản báo cáo này khôngtránh khỏi những hạn chế, sai sót Vì vậy em kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảocủa quý thầy, cô để bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn nữa
Cuối cùng em kính chúc Quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sựnghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị làm việc tại Công ty có thậtnhiều may mắn và năng lượng
Một lần nữa, Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 8Phòng Sản xuất Kinh doanh
Phòng Kinh tế
Kỹ thuật Phòng Đầu
tư
Phòng Tiếp thị
Phòng Đất đai
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
KIỂM SOÁT VIÊN
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ BECAMEX IDC
- Đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp
- Đầu tư, kinh doanh các khu dân cư và khu đô thị, dịch vụ nhà ở công nhân
- Kinh doanh bất động sản
- Hoạt động tài chính, ngân hàng và thị trường chứng khoán
- Sản xuất và kinh doanh dược phẩm, mỹ phẩm và vật tư y tế
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông
- Thực hiện, kinh doanh các dự án đầu tư xây dựng theo phương thức BOT (xâydựng - kinh doanh - chuyển giao)
- Khai thác đá và các loại khoáng sản khác
- Sản xuất và chế biến nguyên liệu cho ngành công nghiệp cao su, vật liệu xâydựng
- Kinh doanh thương mại, dịch vụ xuất nhập khẩu
- Đầu tư tài chính vào các doanh nghiệp trong và ngoài nước
- Hoạt động trong các lĩnh vực y tế, giáo dục
1.1.2 Cơ cấu tổ chức:
Trang 91.1.3 Kết quả hoạt động và định hướng phát triển của BECAMEX IDC:
Thành tựu đạt được:
Với bề dày hoạt động hơn 40 năm, từ một công ty Thương nghiệp tổnghợp với chức năng hoạt động đơn giản, đến nay Becamex IDC đã trở thành mộttập đoàn kinh tế đa ngành nghề Sự phát triển của Becamex IDC gắn liền với sựđổi mới kinh tế tỉnh Bình Dương trong hầu hết các lĩnh vực kinh tế - xã hội, đặcbiệt Becamex IDC đã lấy việc phát triển hạ tầng công nghiệp, giao thông và đô thịlàm đòn bẩy cho sự phát triển các ngành kinh tế khác và đã mang lại những thànhcông lớn Một số thành tựu đáng chú ý mà công ty Becamex IDC đã đạt đượcnhư:
Phát triển hạ tầng công nghiệp: Becamex IDC đã xây dựng thành công các khu
công nghiệp lớn mang tầm cỡ quốc gia đạt tiêu chuẩn cao và một số cụm côngnghiệp Tất cả các khu công nghiệp đều đạt diện tích thu hút đầu tư trên 95% vớitổng vốn đầu tư khoảng 6,3 tỷ USD, góp phần giải quyết việc làm cho hơn150.000 lao động Đặc biệt, mô hình công viên công nghiệp góp phần phát triểncông nghiệp bền vững đã tạo nên môi trường đầu tư thuận lợi và là nơi an cư lạcnghiệp của người lao động từ các địa phương khác đến
Phát triển hạ tầng giao thông: Với các dự án BOT như Quốc lộ 13, đường cao
tốc Mỹ Phước – Tân Vạn nhằm nối kết các trục lộ trong tỉnh và cũng là những conđường huyết mạch, làm đòn bẩy phát triển kinh tế và lưu thông hàng hóa giữaBình Dương với toàn vùng trọng điểm kinh tế phía nam và khu vực tây nguyên.Việc phát triển hạ tầng giao thông với những dự án quan trọng này không nhữnggóp phần to lớn cho việc ổn định môi trường thu hút đầu tư mà còn mang đến diệnmạo mới của tỉnh, đưa Bình Dương trở thành thành phố loại 1 theo định hướngquy hoạch đến năm 2020
Phát triển đô thị: Những dự án có quy mô lớn, hiện đại đã và đang được xây
dựng như:
Becamex City Center: với diện tích 2 ha, là một khu đô thị kiểu mẫu và hiện đại
đầu tiên của Bình Dương với đầy đủ các tiện nghi: phố thương mại, căn hộ caocấp, văn phòng trung tâm thương mại, khách sạn, nhà hàng, siêu thị… là nềntảng cho sự phát triển đô thị của Thủ Dầu Một văn minh, hiện đại, xứng tầm vớivai trò trung tâm kinh tế - chính trị - xã hội của thành phố mới Bình Dương, đôthị loại 1 vào năm 2015
Dự án Ecolakes tại Mỹ Phước: là dự án liên doanh giữa công ty Becamex IDC vàSetia – tập đoàn bất động sản hàng đầu của Malaysia Đây là khu đô thị hiện đại,được quy hoạch gắn liền và hòa quyện với thiên nhiên, một mô hình tiêu biểu vớinhững tiêu chuẩn vượt trội của cuộc sống mới
Thành phố mới Bình Dương: được xây dựng trên diện tích 1.007 ha tại Khu liênhợp Công nghiệp – Dịch vụ và Đô thị Bình Dương sẽ là một đô thị văn minh,hiện đại , một quận trung tâm của thành phố mới Bình Dương trực thuộc TrungƯơng theo quy hoạch đến 2020 Nơi đây cũng đã được Tỉnh Ủy, UBND, HĐNDtỉnh thống nhất chọn làm trung tâm hành chính tập trung của tỉnh với quy môphục vụ cho khoảng 125.000 người định cư lâu dài và hơn 400.000 người thườngxuyên đến làm việc
Phát triển y tế, giáo dục:
Bệnh viện đa khoa Mỹ Phước : diện tích 2 ha, quy mô 500 giường ( giai đoạn I)
Trang 10Bệnh viện đa khoa Quốc tế Miền Đông: được xây dựng trên diện tích 12,76 ha,quy mô 1.000 giường.
Trường đại học quốc tế Miền Đông: được xây dựng trên diện tích 26 ha, quy môđào tạo 24.000 sinh viên
Định hướng phát triển:
Với những thành tựu đạt được từ quá trình hoạt động hơn 40 năm qua,Becamex IDC mong muốn tiếp tục khẳng định thương hiệu của mình với phương
châm "Liên tục đổi mới để phát triển" Mục tiêu của Tổng công ty là phát triển đa
ngành nghề, lấy phát triển cơ sở hạ tầng công nghiệp – giao thông – đô thị làm chủđạo, tạo động lực để thúc đẩy các ngành nghề khác
1.2 Trung tâm lưu trữ thuộc Trung tâm chuyển đổi số - Tổng công ty đầu tư và phát triển Công nghiệp – CTCP (Becamex IDC)
1.2.1 Chức năng.
Có chức năng về lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu của các công ty thành viên,công ty liên kết, các phòng, ban, trung tâm, đơn vị trực thuộc và các cán bộ, nhân viênthuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ theo quy định của pháp luật
1.2.2 Nhiệm vụ.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu củaTổng công ty
- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng hồ sơ
+ Hướng dẫn cán bộ, nhân viên các phòng ban, đơn vị trực thuộc Tổng công ty lập
hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp về Trung tâm lưu trữ
+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp về Trung tâm lưu trữ
+ Phân loại, chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu và đưa vào lưu trữ
+ Tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu đúng qui trình, đảm bảo sử dụng lâu dài + Phục vụ công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu khi có yêu cầu
+ Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo qui định
+ Phân loại hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử theo qui định
PHÓ GIÁM ĐỐC
NHÂN SỰ PHỤ TRÁCH CHUYÊN MÔN -NGHIỆP VỤ NHÂN SỰ PHỤ TRÁCH CHUYÊN MÔN -NGHIỆP VỤ
Trang 11CHƯƠNG 2 CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
2.1 Báo cáo tóm tắt quá trình nghiên cứu, khảo sát về các nghiệp vụ văn phòng trong cơ quan/DN
2.1.1: Hệ thống quy chế, quy định hoạt động của Trung tâm lưu trữ Công ty Becamex:
Hiện nay hệ thống quy phạm nội bộ của doanh nghiệp thường bao gồm Quychế, Quy định và Quy trình được chính doanh nghiệp ban hành Việc ban hành hệthống quy phạm này có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý và điều hành doanhnghiệp
Mỗi cơ quan, tổ chức hay công ty doanh nghiệp nào cũng cần có một quy chếriêng thể hiện những nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ công tác,… để đảm bảo tính
kỷ luật, nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu hoạt động của tổ chức đó
Quy định của TTLT của công ty:
Trung tâm lưu trữ của Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp-CTCPkhông có con dấu riêng, không có tư cách pháp nhân, đặt tại Trường ĐH Quốc tế MiềnĐông Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Hòa Phú, Thành phố mới Bình Dương
Với quy mô lớn, hoạt động lĩnh vực xây dựng nên Công ty có khối lượng vănbản, tài liệu nhiều, đa dạng nên công tác lưu trữ cũng phức tạp Vì thế Quy chế tổ chức
và hoạt động của Trung Tâm Lưu Trữ Becamex ban hành năm 2019 được xây dựngtuân thủ theo đúng các quy định của các văn bản pháp luật nhà nước hiện hành và cácvăn bản liên quan:
Luật lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ;
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Luật Lưu trữ
Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưutrữ chuyên dụng
Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý vănbản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựngQuy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
Thông tư số 09/2014/TT-BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
và hoạt động dịch vụ lưu trữ;
Các nội dung cơ bản:
Để tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động lưu trữ phát triển, đáp ứng yêu cầu của côngcuộc đổi mới đất nước TTLT đã đưa ra các nội dung quy chế tổ chức và hoạt động với
7 chương và 19 điều lệ như sau:
- Chương I, II và III Quy định về những vấn đề chung như: Đối tượng, phạm vi
áp dụng Đặc điêm, chức năng và các nguyên tắc TCQL Quy định rõ về cơ cấu
tổ chức, nhân sự và những hướng dẫn quản lý sử dụng TTLT tại phòng làm việc
Trang 12hành chính, kho bảo quản tài liệu, cách bố trí giá đẻ tài liệu, bảo quản và đảmbào tài liệu, bảo đảm an toàn trong kho LT.
- Quy chế TC còn đưa ra việc tổ chức hoạt động và khai thác sử dụng tài liệunhư: Quy trình thu thập tài liệu, Quy trình quản lý tài liệu tại Trung tâm Lưutrữ; Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ; Trách nhiệm củaTrung tâm Lưu trữ; Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng tài liệu lưu trữ; Cáchành vi bị nghiêm cấm;Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ ở Chương IV
- Các chương cuối cùng thể hiện Trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức trong việcnộp lưu tài liệu vào TTLT: Trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức thuộc nguồnnộp lưu; Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ, Việc Tổ chức thực hiện và cácĐiều khoản thi hành
Nhằm tạo sự thống nhất và không phát sinh bất cập trong quá trình lưu trữ, sửdụng tài liệu Quy định này được áp dụng cho tất cả các công ty thành viên, công tyliên kết, các phòng, ban, trung tâm, đơn vị trực thuộc và các cá nhân có liên quan khithực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củaTổng Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp-CTCP về tổ chức quản lý và hoạtđộng của Trung tâm Lưu trữ thuộc Tổng Công ty
Về Quy trình công tác lưu trữ tại Trung tâm LT
Quy trình của công tác được thể hiện qua Điều 10, Điều 11, Điều 12 bao gồm :
Việc thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động vàThời hạn giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ của các công ty thành viên,công ty liên kết, các phòng, ban, trung tâm, đơn vị trực thuộc và các cá nhânđược thực hiện theo quy định của chương 2 Luật Lưu trữ 01/2011/QH và cácquy định hiện hành của Nhà nước.”
Quy trình quản lý tài liệu:
- Xử lý tài liệu trước khi nhập phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sựchính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê; trước khi đưa vào bảo quảntrong kho, tài liệu phải được xếp trong các hộp
- Xếp tài liệu lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp theo nguyên tắc xếp
từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá
- Lập sơ đồ trong kho thể hiện rõ vị trí bảo quản
- Kiểm tra định kỳ tài liệu trong kho hàng năm
Về quy định xây dựng kho LT:
Khi lượng giấy tờ, hồ sơ tài liệu phát sinh ngày càng nhiều, kéo theo công việccủa người làm Văn thư Lưu trữ càng vất vả hơn
Về mọi mặt từ vị trí kho, bố trí giá để tài liệu, trang thiết bị bảo quản, dụng cụ
đo nhiệt độ - độ ẩm, máy điều hòa không khí, quạt thông gió, nồng độ khử độc, Chế độthông gió đến các thiết bị quan trọng như phòng chống cháy, nổ, dụng cụ làm vệ sinh
và các điều kiện môi trường trong kho như Ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm và cách bảoquản tài liệu trong kho được quy định chuẩn xác, khoa học, chuyên môn hóa theoThông tư số 09/2007/TT-BNV nhằm tạo điều kiện lưu giữ tài liệu lâu dài, phục vụcông tác tra cứu sử dụng về sau
Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu được quy định chặt chẽ, yêu cầu nghiêm ngặtđối với Cán bộ, nhân viên đến khai thác tài liệu tại Trung Lưu trữ nhằm đảm bảo antoàn, bí mật, tránh việc mất cắp và thất lạc tài liệu lưu trữ Theo đó, Cán bộ, nhânviên:
Trang 13 Phải đeo thẻ nhân viên; trường hợp đặc biệt phải có văn bản đề nghị mượn tàiliệu có xác nhận của lãnh đạo đơn vị hoặc được sự cho phép của Tổng Công ty,
là cá nhân được ủy quyền đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy ủyquyền và được đơn vị có thẩm quyền xác nhận
Khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu,chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu, thẻ nhân viên và phải được Lãnh đạocông ty hoặc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ đồng ý
Đối với Người ngoài công ty nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải cógiấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo Công
ty hoặc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ đồng ý
Nhận xét:
- Ưu điểm: Trong quá trình thực tập, ưu điểm lớn nhất của việc áp dụng các quy
chế tại trung tâm lưu trữ là việc đầu tư rất lớn vào chế độ kho tàng, bảo quản tài liệuđầy chuyên môn theo đúng quy định TTLT có kho lưu trữ riêng được bố trí ở tầngtrệt với diện tích không quá 200m2, trang bị hệ thống giá compax di động bảo quản tàiliệu các công trình, dự án xây dựng và các tài liệu hành chính thích hợp đối với mộtcông ty xây dựng có số lượng tài liệu lớn như Becamex Thực hiện đúng công tác vềPCCC, thiết bị phòng chống cháy tự động được bố trí đầy đủ để bảo đảm an toàn tuyệtđối cho tài liệu TT đã cho xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ ngày càngmột hoàn thiện, để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốtnhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai
Việc thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành luôn được thực hiệntheo quy định giúp công tác tìm kiếm khai thác tài liệu thông tin nhanh chóng, kịpthời, chính xác
Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ và đủ các tiêuchuẩn theo quy định của pháp luật Đối với một số nhân sự chưa đủ chuyên mônvẫn đang được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phùhợp với công việc và chủ yếu được giao các nhiệm vụ hỗ trợ đến khi nắm vững chuyênmôn
Hầu hết các loại tài liệu được bảo quan rất kỹ lưỡng và bảo mật Đa phần việc khai thác và sử dụng tài liệu được mọi người nhận thức và tuân thủ theo Điều 17 và điều 18 của Quy chế TC và hoạt động qua đó có thể cung cấp tài liệu phục vụ công táclãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để nghiên cứu, tham khảo đề ra các quyết định quản lý, xây dựng kế hoạch công tác,…; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, cung cấp nguồn tư liệu chính xác
- Nhược điểm:
Qua khảo sát cho thấy, một số vấn đề cần quan tâm như:
Quy chế tổ chức và hoạt động của TTLT vẫn chưa thể hiện rõ hình thức xử phạtđối với những hành vi bị cấm theo điều 15 Các hành vi nghiêm cấm khi sử dụng tàiliệu tại TT
Hiện tại vẫn chưa có biểu mẫu cũng như quy trình thu thập, bổ sung và giaonộp tài liệu dẫn đến việc thu thập, bổ sung tài liệu chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khigiao nộp còn bó gói, chưa được thành lập hồ sơ
Trang 14Thực tế thấy được rằng, một số cán bộ trong quá trình tìm kiếm tài liệu ở giaiđoạn chỉnh lý còn nhầm lẫn, xáo trộn thứ tự tài liệu Sự phối hợp giữa các nhân viênchỉnh lý trong công tác lưu trữ còn chưa thống nhất
2.1.2: Soạn thảo văn bản:
“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu,hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức,
kỹ thuật theo quy định
Quy định về soạn thảo văn bản:
Với lĩnh vực hoạt động là đầu tư và xây dựng cho nên tài liệu công ty hìnhthành mang tính chất chuyên môn đặc thù cao Phần lớn tài liệu của các phòng ban sảnsinh ra đều do cán bộ chuyên môn của từng phòng ban đó soạn thảo, đánh máy hoặckết hợp với nhau trong quá trình giải quyết công việc dựa trên quy chế của từng phòngban
Hệ thống VB được hình thành chủ yếu trong hoạt động quản lý của BCM là VB
áp dụng qui phạm pháp luật và VB hành chính thông thường Gồm các thể loại vănbản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thôngthường không có tên loại gồm: Quyết định, quy định, thông báo, báo cáo, biên bản, tờtrình, công văn, Điều lệ, Quy chế, Quy định, Kế hoạch, Chương trình, Báo cáo,Thông báo, Tờ trình, Đề án, Phương án, Hướng dẫn, Biên bản, Hợp đồng, Công điện,Công văn hành chính, Giấy chứng nhận, Giấy giới thiệu, Giấy công tác, Giấy nghĩphép, Giấy mời, Giấy ủy quyền, Phiếu gửi
Tất cả văn bản mà công ty ban hành đều được thực hiện theo các văn bản quyđịnh của Nhà nước Số lượng VB do cơ quan ban hành nhiều hay ít là tùy thuộc vàotình hình công việc của từng năm đa số các VB được ban hành có bố cục hợp lý,tương đối chặt chẽ về nội dung
Để thống nhất trong công tác soạn thảo và ban hành VB, cơ quan luôn bám sáttheo các quy định về việc ban hành và quản lý VB hành chính như:
Hiến pháp nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2014
Luật doanh nghiệp số 68/2015/QH13
Điều lệ hoạt động của công ty
Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác văn thư
Thông tư số: 01/2020/TT-BNV ngày 15/06/2020 hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính
Thể thức trình bày văn bản:
Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản đã được thực hiện theo đúngpháp luật, chấp hành nghiêm nghị định, đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức có 9yếu tố thành phần thể thức bắt buộc cụ thể như:
1 Quốc hiệu
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 Số, ký hiệu văn bản
4 Địa danh và ngày tháng, năm ban hành văn bản
5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
6 Nội dung văn bản
7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 Dấu của cơ quan, tổ chức
Trang 159 Nơi nhận.
Ngoài ra còn có 7 yếu tố thể thức bổ sung bao gồm:
1 Dấu chỉ mức độ mật
2 Dấu chỉ mức độ khẩn
3 Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến
4 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số Fa trang thông tinđiện tử
5 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
6 Chỉ dẫn phụ lục kèm theo
7 Đánh số trang
Các bước soạn thảo văn bản:
Kỹ thuật trình bày văn bản theo quy trình được áp dụng vào việc soạn thảo văn bảnnhằm thống nhất việc soạn thảo theo đúng quy định Một số văn bản hành chính đơngiản như công văn, biên bản, có quy trình xây dựng và ban hành rất đơn giản, nhiềutrường hợp có thể bỏ qua các bước để tiến hành soạn thảo
Theo qui định của cơ quan thì quy trình soạn thảo VB phải tuân thủ theo các bướcsau:
Bước 1: Thu thập, xử lý thông tin cần thiết có liên quan đến VB cần soạn thảo:
Thông tin mà các trợ lý thường xuyên thu thập là những thông tin trên VB (thông tin
thẩm quyền, pháp luật, thực tiễn…)
Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo: Trước khi soạn thảo VB, người viết
bắt đầu bằng việc xây dựng đề cương Đề cương VB thể hiện rõ bố cục của VB vàkhái quát được những ý tưởng định đưa vào các phần, chương, mục của VB Nội dungbản thảo phải bám sát theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cấp trên
Bước 3: Chuyển bản dự thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiến đóng góp.Bước 4: Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo
Bước 5: Trình duyệt bản thảo: Bản thảo phải được trình cho Thủ trưởng phụ tráchmặt công tác được đề cập trong bản thảo xem xét thông qua nội dung Người duyệtbản thảo phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ khẩn, độ mật và phạm vi phổbiến của VB
Bước 6: Đánh máy bản thảo (trường hợp bản thảo được viết tay) và kiểm tra chỉnh
sửa lần cuối: Nhân viên đánh máy trước khi đánh máy VB phải đăng ký vào “Sổ đăng
ký chế bản và nhân bản” để quản lý và theo dõi
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CHẾ BẢN, NHÂN BẢN
và đơn
vị giao
Số lượng bản
Số lượng tờ
Độ mật Người chế
bản
Người đối chiếu Trả lại cán bộ Ghi chú
Ngày trả
Ký nhận
Trang 16Bước 7: Trình ký văn bản.
VB trình ký phải hoàn chỉnh về nội dung, thể thức và đã được Thủ trưởng đơn
vị (hoặc người soạn thảo) ký nháy đảm bảo độ chính xác nội dung
Cơ quan soạn thảo không được trình VB trực tiếp cho chỉ huy, mà phải qua vănthư Bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức, sau đó trình Trưởng BanQLHC xem xét nội dung, thủ tục (các giấy tờ liên quan đến VB) và thẩm quyền ký đểquyết định trình VB cho Thủ trưởng phụ trách ký ban hành
Việc ký duyệt VB phải thực hiện theo đúng thẩm quyền đã được qui định tạiQuy chế phân công nhiệm vụ
Trường hợp những VB mà các đơn vị được quyền ký thừa lệnh thì vẫn thựchiện theo đúng thủ tục trên Theo qui định thì Bộ phận Văn thư được quyền khôngđóng dấu và trả lại những VB trình bày sai thể thức cho đơn vị soạn thảo
Bước 8: Đăng ký văn bản: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng cho văn bản
Bước 9: Nhân bản, đóng dấu và làm thủ tục chuyển giao văn bản theo “nơinhận”
Kỹ thuật trình bày văn bản theo quy trình được áp dụng vào việc soạn thảo văn bảnnhằm thống nhất việc soạn thảo theo đúng quy định
Một số văn bản hành chính đơn giản như công văn, biên bản, có quy trình xây dựng
và ban hành rất đơn giản, nhiều trường hợp có thể bỏ qua các bước để tiến hành soạnthảo
Thực trạng công tác soạn thảo văn bản ở Công ty (Đính kèm phụ lục 04) :
Trong thời gian qua các phòng ban trong công ty đã làm tốt công tác này, cácvăn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất lạc văn bản,phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Công ty
Việc soạn thảo văn bản có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau,nhưng tại Công ty công việc này đều được thực hiện chủ yếu bằng ứng dụng trên máytính Chính vì vậy có thể tránh được những lỗi sai trong quá trình soạn thảo văn bản,giúp công việc hoàn thiện kịp tiến độ, đạt hiệu quả cao hơn
Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo vănbản của các phòng ban vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau:
Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản:
Văn bản được soạn thảo cũng đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng
và ban hành văn bản Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanhmột vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh Điều nàycũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo
Vẫn còn tình trạng diễn đạt nội dung VB không đảm bảo tính logic, trình bày VBdài dòng nhưng lượng thông tin ít, lập luận không chặt chẽ, dùng từ ngữ không chuẩn(sử dụng văn nói hoặc những từ ngữ khách sáo, ví dụ: Được quí cơ quan cho phép; rấtmong được sự hỗ trợ của quí cơ quan…)
Trang 17Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa đượctiến hành thường xuyên Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những saisót trong các văn bản đã được ban hành làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiệnvăn bản.
Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
Lỗi sai chủ yếu là ở mục số, ký hiệu, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bảncòn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai vềthể thức, như có những văn bản thiếu dòng kẻ ngang, nét liền dưới tên cơ quan, tổchức ban hành văn bản, dưới dạng tên loại và trích yếu nội dung văn bản Chữ “nơinhận” của một số văn bản không đúng cỡ chữ 12 - 13 Đối với công văn, cụm từ “Kínhgửi” còn in đậm, gạch chân Với quyết định, trước mỗi căn cứ vẫn còn gạch đầu dòng(-), từ “Điều” được trình bày bằng chữ in thường,
Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản:
Công tác soạn thảo văn bản phụ thuộc vào nhiệm vụ của từng ban ngành Do đó,
sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sửdụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tựtiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng…
Nguyên nhân của những hạn chế:
Một số ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản chưa tuân thủ theo đúng quy định,
kỹ thuật soạn thảo văn bản còn chưa thành thạo, đặc biệt là việc sử dụng bộ phần mềmOffice giữa các phiên bản như 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 còn nhiều lúng túng, việccập nhật văn bản còn chậm
Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạtthông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bịtìm kiếm văn bản còn thiếu
Những văn bản được ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớnnhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không
có hiệu lực do có tính quản lý còn hơi lõng lẻo
Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính cũngcòn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ làm cho văn bản hạn chế tính khả thi
Việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa
2.1.3 Nghiệp vụ văn thư:
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắtđầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL đến) đến khigiải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếpnhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác vănthư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan,
tổ chức
Trang 18Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơquan, văn phòng Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên, góp phần khôngnhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng không thế thiếu được trong hoạt độngcủa tất cả các cơ quan tổ chức dù lớn hay nhỏ dưới sự quản lý của Văn phòng với mụcđích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đápứng nhu cầu thực tế của Cquan/DN
Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần chúngnhân dân và giữa các cơ quan với nhau Công tác Văn thư góp phần nâng cao chấtlượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của Văn bản
Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt xích quan trọng.làm tốt công tác Văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng,chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật
Nghiệp vụ văn thư tại công ty trước đây được thực hiện theo Nghị định110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 nhưng thời điểm hiện tại, cán bộ văn thư đã nắm bắtkịp thời, nhanh chóng và tuân thủ thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về côngtác văn thư thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP (có hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 03năm 2020)
Các nội dung cơ bản:
Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức giải quyết Văn bản đi, văn bản đến, vănbản nội bộ, tổ chức và sử dụng, quản lý con dấu và công tác lập hồ sơ
Về Quản lý VB đến, đi:
Qua tìm hiểu về nghiệp vụ văn thư cũng như tiếp cận công việc nhận thấy đượccông ty đã áp dụng hình thưc tổ chức Văn thư tập trung, hình thức này có nhiều phùhợp với đặc thù hoạt động
Tất cả công văn giấy tờ lấy danh nghĩa của Công ty gửi cho các đơn vị có liênquan (kể cả giấy giới thiệu, giấy công tác), phải tập trung về Bộ phận VTLT để kiểmtra, trình ký, đăng ký (số, ký hiệu và ngày tháng VB) và đóng dấu phát hành, tuân thủqui tắc “nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật” Việc đăng ký VB được tính theonăm (từ ngày 01/01 đến ngày 30 hoặc 31/12)
Việc bố trí nơi làm việc và mua sắm trang thiết bị cho văn thư rất được chútrọng Phòng làm việc được bố trí ngay đại sảnh gần lối ra vào và lối đi lên
xuống cầu thang, nên dễ tìm kiếm và thuận lợi cho khách hàng đến liên hệ công
tác Những trang thiết bị phục vụ công tác văn thư như giá, tủ, kệ, bàn ghế,
điện thoại, máy in được mua sắm tương đối đầy đủ và sắp xếp khá hợp lý
VB đi:
Căn cứ theo mục 1 chương III của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Tất cả các loạivăn bản đi bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản Hành chính ,văn bảnChuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) đều
do cơ quan tổ chức phát hành và được soạn thảo và quản lý theo đúng quy trình củapháp luật, Nhà nước
Để đảm bảo tổ chức, thực hiện ,chuyển giao văn bản đi được hiệu quả và giữ bímật văn bản,Văn phòng công ty đã theo dõi ,đôn đốc việc thực hiện cac nhiệm vụ theođúng quy trình nghiệp vụ Tất cả các văn sau khi có ý kiến giải quyết đều phải lưu lạivăn thư một bản và được đăng ký vào sổ.Nếu cán bộ văn thư không làm đúng theonhững quy trình đó mà để xảy ra bất kì sai xót nào như: lộ bí mật văn bản,văn bản bị
Trang 19thất lạc….thì người cán bộ văn thư đó sẽ bị hình thức kỷ luật rất nặng, bởi đây là công
ty mang tính chất tư nhân nếu công tác văn thư không được chú trọng thực sự sẽ gây ranhững thiệt hại to lớn
Quy trình quản lý văn bản đi:
1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
2 Đăng ký văn bản vào sổ, ghi số ngày tháng, đóng dấu
3 Lưu văn bản
4 Làm thủ tục để gửi văn bản đi
Lượng văn bản đi hàng ngày được bộ phận văn thư đăng ký vào sổ văn bản đitheo từng mục dành riêng cho từng thể loại như quyết định, công văn, báo cáo, thôngbáo Sau khi in ấn xong văn thư đóng dấu vào chữ ký của người có thẩm quyền theođúng quy định của Nhà nước
Cán bộ văn thư không đóng dấu phát hành các loại văn bản theo quy định củapháp luật như: văn bản không đúng thể thức, văn bản khống chỉ, văn bản chưa có nộidung cụ thể, văn bản ký không đúng thẩm quyền
Tất cả VB đi của cơ quan đều được lưu 02 bản 01 bản chính (bản có chữ kýtươi của Thủ trưởng và đã đóng dấu) được lưu lại tại Bộ phận Văn thư và 01 bản đượclưu tại bộ phận soạn thảo Những bản lưu tại văn thư luôn được sắp xếp theo tên loạinhằm phục vụ nhu cầu tra cứu khi cần thiết
VB phát hành của cơ quan đều được lưu 02 bản 01 bản chính (có chữ ký trựctiếp) tại phòng văn thư và gửi văn bản theo nơi gửi, nơi nhận Cuối tháng được cán bộvăn thư sắp xếp theo số thứ tự và thời gian của văn bản để kiểm tra sự sai sót thất lạc
để xử lý kịp thời, đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ dễ dàng tìm kiếm khi cóyêu cầu
Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì được lưu riêng theo chế độ bảomật của cơ quan, Nhà nước Cán bộ văn thư phát hành bỏ văn bản vào bì, viết bì vàkiểm tra lần cuối số ghi ngoài bì với số văn bản, nơi nhận để tránh sai sót và dán bì
Ưu điểm:
Việc đăng kí văn bản đi bằng sổ là các Văn bản được đăng ký vào sổ chínhxác , đủ thể thức và được quản lý đúng quy định Hệ thống sổ sách để đăng ký VB điđược thống nhất theo mẫu
Tất cả các văn bản đi tương đối được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngaytrong ngày
Cán bộ Văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ, sử dụng triệt để thời gian vàocông tác văn thư
Trang 20Tất cả văn bản (kể cả văn bản mật), gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác và các đơn thư do các cá nhân gửiđến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến
Quy trình quản lý văn bản đến:
Theo qui định của cơ quan, tất cả các VB đến trước khi xử lý, đều phải đượcđăng ký quản lý tại Bộ phận văn thư (kể cả các VB do cán bộ của cơ quan nhận trựctiếp) Công tác tổ chức quản lý VB đến được cơ quan thực hiện theo trình tự sau: Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộtrong cơ quan trực tiếp gửi đến văn thư sẽ kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì…đối với văn bản mang bí mật Nhà nước văn thư kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằmphát hiện những sai sót, hư hỏng trước khi nhận và ký nhận
Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến (trừ những VB mật)
Khi bóc bì tránh làm rách VB, không làm mất “số, ký hiệu VB và dấu bưuđiện” trên phong bì; kiểm tra số lượng VB trong bì; đối chiếu các yếu tố thông tin “số,
ký hiệu” được thể hiện trên VB và phong bì (nếu có dấu hiệu không trùng hợp thì phảithông báo với nơi gửi công văn để kịp thời giải quyết)
Dấu đến được đóng lên góc phía trên, bên trái ngay dưới phần số, ký hiệu ởtrang đầu VB đến, nếu VB có phần trích yếu thì đóng dấu phía dưới phần trích yếu nộidung Việc đóng dấu đến để xác định VB đến ngày nào, có kịp thời hay không và làcăn cứ để truy cứu trách nhiệm về việc chuyển giao VB
“Đến” Và tất cả công văn đến phải đính kèm “Phiếu giải quyết công văn”
Trình công văn đến: Khi kết thúc công việc đăng ký, văn thư có trách nhiệm xin
ý kiến của Trưởng phòng QLHC để phân phối sau đó sẽ trình cho người có thẩmquyền giải quyết
Chuyển giao công văn đến: Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết của nhân viênvăn thư tiếp tục chuyển giao VB đến cho các đơn vị có trách nhiệm giải quyết.Thủ tục chuyển giao cũng được thực hiện chặt chẽ như chuyển giao công văn đi(đăng ký vào sổ chuyển giao, yêu cầu người nhận công văn ký nhận vào sổ,những VB khẩn, mật thì nhanh chóng chuyển trực tiếp cho thủ trưởng đơn vị cótrách nhiệm giải quyết), nhằm đảm bảo việc theo dõi, đôn đốc quá trình giảiquyết VB đến
Trang 21Việc quản lý công văn đi đến được giao cho bộ phận văn thư quản lý tập trungthống nhất từ mọi nguồn khác nhau: Từ Chính phủ, Bộ ngành Trung ương, các tổ chứctrong và ngoài nước, các Sở, Ban ngành trong tỉnh, các đoàn thể, doanh nghiệp, cánhân được gửi đến Trung tâm bằng nhiều hình thức khác nhau như trực tiếp đưa đến
bộ phận văn thư, gửi bằng đường bưu điện, hoặc đi họp cũng đều chuyển đến bộ phậnvăn thư để tiếp nhận, đăng ký vào sổ
Đánh giá:
Những năm gần đây công tác quản lý văn bản đến ở Trung tâm có rất nhiều tiến
bộ và dần dần đi vào nề nếp, Trung tâm đã quan tâm trang bị các phương tiện máy vitính và các phần mềm ứng dụng giúp cho những người làm công tác văn thư khôngphải làm các công việc thủ công như trước
Việc tổ chức quản lý và giải quyết công văn đến tại văn thư được thực hiện tốtnên gần như không xảy ra sai sót, công văn được giải quyết kịp thời, đảm bảo chấtlượng công việc Tuy nhiên, vẫn còn một số văn bản chưa cập nhật đầy đủ thông tin khiđăng ký vào sổ
Quản lý con dấu
Con dấu là thành phần thể thức thể hiện giá trị pháp lý của văn bản và vị tí của
cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước
Công tác quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo quy định tại Nghị định số99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng condấu tại điều 32 và điều 33
Con dấu là thành phần quan trọng, không thể thiếu, khẳng định giá trị pháp lýcủa văn bản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý vàhiệu lực thi hành có thể xem là biểu tượng thể hiện vị trí cơ quan trong hệ thống bộmáy nhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mìnhthực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác
Ở Công ty Cổ Phần Đầu Tư PT BCM hiện nay có các loại con dấu sau:
- Dấu cơ quan
- Dấu chức danh
- Dấu họ tên
- Dấu Công đoàn
- Dấu đến
- Dấu chỉ mức độ
- Dấu của các phòng, xí nghiệp
Công tác quản lý và sử dụng con dấu là nhiệm vụ của nhân viên văn thư phụtrách công tác bảo mật Mỗi con Dấu đều được cán bộ Văn thư của công ty bảo quản
và sử dụng đúng mục đích Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ Con dấu phải đượctreo trên giá, cất vào tủ có khoá cẩn thận
Bên cạnh những kết quả đạt được công tác văn thư, Có thể thấy rằng Công tácquản lý con dấu được khai thác và phát huy được tầm quan trọng vốn có nhằm thựchiện giá trị pháp lý của Công ty
Tuy nhiên, Công tác vệ sinh dấu còn chưa được vệ sinh thường xuyên nên dấu
bị bẩn, khi đóng dấu thường hay bị nhoè, mờ Đôi khi văn thư đã đóng dấu trùm lênhết cả chữ ký hoặc dấu đóng còn bị lệch, xét về mặt hình thức thì văn bản thiếu tính
Trang 22Lập hồ sơ:
Điều 28, 29 chương IV của NĐ 30/2020/NĐ-CP thì công tác lập HS và nộp HS
vào LTCQ là trách nhiệm bắt buộc đối với mọi cán bộ, nhân viên và là khâu quantrọng cuối cùng của công tác Văn thư, là mắt xích gắn liền công tác văn thư với côngtác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ
Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết côngviệc thành từng vấn đề sự việc hoặc theo những đặc trưng chung, đồng thời sắp xếpbiên mục theo một phương pháp khoa học Lập hồ sơ tốt sẽ nâng cao năng suất chấtlượng công tác của cán bộ trong cơ quan, giúp cơ quan quản lý văn bản được chặt chẽ
và tạo thuận lợi cho CTLT
Quán triệt các qui định của trên, hàng năm cơ quan luôn xây dựng kế hoạchhướng dẫn cán bộ, nhân viên tiến hành lập HS công việc Tuy nhiên, hiện nay công táclập HS chưa được thực hiện nghiệm túc Hiện nay, ở Trung tâm vẫn đang tiến hànhchỉnh lý tài liệu mà các năm trước lưu trữ cơ quan đã nộp lưu nhưng do chưa lập hồ sơhoàn chỉnh, đây là một khó khăn cho công tác lưu trữ Tình trạng tài liệu rời lẽ, phântán, bị thất lạc vẫn còn xảy ra, nhưng những năm gần đây được sự quan tâm của cáccấp lãnh đạo nên công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ có nhiều tiến bộ rõ rệt,các bộ phận, chuyên viên, đơn vị đã lập được hồ sơ mà mình trực tiếp theo dõi phụtrách
Mặc dù đã qui định nhưng đây chỉ là nội dung công việc tồn tại trên giấy tờ,chưa đôn đốc triển khai thực hiện và tổ chức mở các lớp tập huấn hướng dẫn cụ thể vềcông tác LHS cho cán bộ, nhân viên Chưa xây dựng được danh mục HS để làm căn
cứ cho các đơn vị tổ chức thực hiện thống nhất
Ý thức trách nhiệm của cán bộ còn hạn chế, tư tưởng xem công việc lập HS lànhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ vẫn còn tồn tại phổ biến
Được sự quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra kịp thời của BGĐ công tácvăn phòng và văn thư của BCM những năm qua cơ bản đã dần đi vào nề nếp và cónhiều tiến bộ công văn, giấy tờ được chuyển phát nhanh chóng, đảm bảo tính chínhxác về thẩm quyền và an toàn bí mật, góp phần đảm bảo cho việc thực hiện thành côngnhiệm vụ của Tổng công ty và các CQ khác có liên quan
2.1.4: Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp trong cơ quan/DN:
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,… Từ đó, nhằm gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được
Tổ chức hội nghị hội thảo là hoạt động thường xuyên của mỗi công ty, doanhnghiệp Tùy thuộc vào mục đích tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo mà bạn sẽ có cáchlên ý tưởng, tổ chức chương trình khác nhau
Quy định về tổ chức hội nghị, sự kiện:
Phần lớn các sự kiện được tổ chức bởi đơn vị trực thuộc Becamex IDC là BECAMEX ISC EVENT - ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP kếthợp với Công Ty TNHH MTV Khách Sạn Becamex, cung cấp các dịch vụ hội nghịchuyên nghiệp, ẩm thực đa dạng, yến tiệc tinh hoa và đám cưới lãng mạn BecamexIDC cũng đầu tư xây dựng công ty đầu tư dịch vụ bảo vệ BECAMEX MIỀN ĐÔNG
và Trung tâm Hội nghị – Sự kiện Lucky Square, Becamex Hospitality phát triển hai