báo cáo kiến tập ngành Quản trị văn phòng tại UBND thị trấn Nếnh trường Đại học Công nghiệp Hà Nội. Báo cáo này giúp các bạn có thể tham khảo được các thông tin trong quá trình viết báo cáo kiến tập ngành Quản trị văn phòng của trường đại học công nghiệp hà nội. Báo cáo được viết theo đề cương hướng dẫn do nhà trường cung cấp.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH
CỘNG HÒA THỊ TRẤN HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU NHẬN XÉT
về CHUYÊN MÔN và QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN
Họ và tên: Trần Ngọc Dung Mã số sinh viên: 2019600702
Lớp: Quản trị văn phòng 01 Ngành: Quản trị văn phòng
Địa điểm thực tập: UBND thị trấn Nếnh, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang
Giáo viên hướng dẫn: Dương Đình Bắc
Đánh giá chung của giáo viên hướng dẫn:
Hà Nội, ngày…… tháng……năm 2022
Giáo viên hướng dẫn
(Ký và ghi rõ họ tên)
Trang 3MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN 1 2
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THỊ TRẤN NẾNH 2
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND thị trấn Nếnh 2
1.2 Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của UBND thị trấn Nếnh 3
1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của UBND thị trấn Nếnh 4
1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại UBND thị trấn Nếnh 6
PHẦN 2 7
CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ TRẤN NẾNH 7
2.1 Đặc điểm của văn phòng tại UBND thị trấn Nếnh 7
2.2 Đặc điểm nhân sự văn phòng tại UBND thị trấn Nếnh 8
2.3 Quy trình giải quyết công việc văn phòng 8
2.4 Tổ chức hội họp tại UBND thị trấn Nếnh 10
2.5 Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại UBND thị trấn Nếnh 12
2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc tại UBND thị trấn Nếnh.13 2.7 Quản lý hồ sơ tài liệu 14
2.8 Đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng 17
PHẦN 3 19
ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN 19
3.1 Đánh giá chung 19
3.2 Các đề xuất hoàn thiện 20
Trang 4KẾT LUẬN 21
TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC 23
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy của Ủy ban nhân dân thị trấn Nếnh 2
Trang 5LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh giữa các ngành nghề trở nên khốc liệt hơn baogiờ hết Mỗi ngành nghề đều có xu hướng xây dựng cho mình chiến lược để phát triểmthế mạnh so với các đối thủ cạnh tranh Ngành Quản trị văn phòng hiện nay đang được rấtnhiều người và các doanh nghiệp quan tâm tới, bởi nó đem lại sự chuyên nghiệp trongcông việc Để đào tạo ra được nguồn nhân lực có chuyên môn, khả năng giải quyết côngviệc và bản lĩnh nghề nghiệp, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội hằng năm đều tổ chứcchuyến đi thực tập, trải nghiệm công việc thực tế đối với ngành Quản trị văn phòng.Được Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tạo điều kiện và được sự cho phép của Uỷban nhân dân thị trấn Nếnh, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang, từ ngày 25 tháng 5 năm
2022 đến ngày 18 tháng 6 năm 2022, em đã được nhận thực tập tại văn phòng của UBNDthị trấn Nếnh Trong quá trình thực tập tại đây, em đã được làm quen với công việc, đượctìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Tại đây em có cơ hộiđược tiếp xúc, trải nghiệm với những công việc thực tế, áp dụng những kiến thức mình đãhọc vào công việc Hơn thế nữa, trong quá trình thực tập tại đây, em được chứng kiến cáccán bộ, công chức làm việc rất có trách nhiệm, đó sẽ là tấm gương mà em noi theo trongtương lại, môi trường làm việc đoàn kết, tác phong làm việc năng động, sáng tạo cũngchính là những gì mà em cần học hỏi Ngoài ra, khi thực tập tại đây, em không nhữngđược tiếp xúc thực tế công việc, áp dụng kiến thức đã học trên ghế nhà trường mà em cònđược trau dồi, tích lũy thêm kỹ năng về giao tiếp, giải quyết công việc, văn hóa ứng xửtrong các cơ quan Hành chính Nhà nước, những kỹ năng này sẽ bổ trợ cho sự phát triểncủa bản thân em sau này
Qua bài báo cáo về chuyến đi thực tập, trải nghiệm công việc thực tế này, em xin trânthành gửi lời cảm ơn tới tập thể cán bộ, công chức công tác tại UBND thị trấn Nếnh, anhTrần Hữu Biên đã giúp đỡ chỉ bảo tận tình, tạo cơ hội cho em được tiếp xúc công việc
Em cũng xin cảm ơn thầy hướng dẫn Dương Đình Bắc, Trường Đại học Công nghiệp HàNội đã trang bị cho em những kiến thức, giúp đỡ em, đưa ra những lời khuyên bổ íchtrong quá trình thu thập, xử lý thông tin để em có thể hoàn thành tốt kỳ thực tập và bàibáo cáo này
Do thời gian thực tập ngắn, kiến thức và khả năng của em còn hạn chế nên bài báo cáocủa em còn nhiều thiếu sót Em hy vọng rằng sẽ nhận được sự đóng góp từ các thầy cô đểbản báo cáo của em được chỉnh
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 6PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THỊ TRẤN NẾNH
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND thị trấn Nếnh
1.1.1 Giới thiệu chung về UBND thị trấn Nếnh
Tên doanh nghiệp: UBND thị trấn Nếnh
Địa chị: Thị trấn Nếnh, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang
Mã số thuế: 2400299596
Điện thoại: 0240866694
Email: nenh_vietyen@bacgiang.gov.vn
Loại hình hoạt động: Hoạt động tài chính, ngân hàng và bảo hiểm
Giám đốc UBND thị trấn Nếnh: Ông Lê Đình Yên
1.1.2 Lịch sử hình thành của UBND thị trấn Nếnh
Thị trấn Nếnh là một trong những vùng thuộc nền văn hóa Kinh Bắc cũ, quê hương củanhững làn điệu dân ca quan họ được UNESCO công nhận Hiện nay thị trấn Nếnh nằm ởphía Nam của huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang, cách trung tâm hành chính huyện khoảng
4 km về phía bắc và cách trung tâm tỉnh khoảng 12km về phía đông bắc
+ Phía đông giáp huyện Yên Dũng và các thị trấn Tăng Tiến, Vân Trung
+ Phía tây giáp thị trấn Ninh Sơn và thị trấn Quảng Minh
+ Phía nam giáp thị trấn Quang Châu
+ Phía bắc giáp thị trấn Bích Động và thị trấn Hồng Thái
- Ngày 20/2/2003, Chính phủ ban hành Nghị định 16/2003/NĐ- CP Theo đó, thành lậpthị trấn Nếnh trên cơ sở 348,58 ha diện tích đất tự nhiên của làng Yên Ninh, làng NinhKhánh và Phố Nếnh (vốn thuốc thị trấn Hoàng Ninh) và 211,97 ha diện tích đất tự nhiêncủa Làng Sen Hồ (thuộc địa phận thị trấn Quảng Minh)
- Sau khi đã đi vào ổn định về mặt địa chính, ngày 14 tháng 6 năm 2005, thị trấn Nếnh đãđăng ký mã số thuế riêng cho UBND thị trấn Nếnh để chính thức đi vào hoạt động vàđược quản lý tại Chi cục Thuế khu vực Việt Yên – Hiệp Hòa
- Ngày 21/11/2019, Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Nghị quyết số UBTVQH14 về việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp thị trấn thuộc tỉnh Bắc Giang(nghị quyết có hiệu lực từ ngày 01/01/2020) Theo đó, sáp nhập toàn bộ diện tích và dân
813/NQ-số của thị trấn Hoàng Ninh vào thị trấn Nếnh Nâng tổng diện tích đất tự nhiên của thịtrấn Nếnh lên 12,51km2 và 20.196 người
1.2 Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của UBND thị trấn Nếnh
Trang 7- UBND thị trấn do HĐND bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND thị trấn Nếnh, là cơquan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan Nhà nước cấp trên.
- UBND thị trấn Nếnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phầnđảm bảo chỉ đạo, quản lý, thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ươngđến cơ sở
- Theo quy định của nhà nước về nhiệm vụ của UBND thị trấn thì trong mỗi lĩnh vựckhác nhau UBND sẽ thực hiện những nhiệm vụ khác nhau
1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - thị trấn hội hàng năm trình Hội đồng nhân dâncùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kếhoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương
và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địaphương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trêntrong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nướctheo quy định của pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu côngích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ
sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kếtcấu hạ tầng của thị trấn, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện
1.2.3 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nuôi trồng thủy hải sản
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khíchphát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫnnông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kếhoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của phápluật;
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địaphương và tổ chức ứng dụng, tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành,nghề mới
1.2.3 Trong lĩnh vực giao thông vận tải
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong thị trấn theo phân cấp;
Trang 8- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôntheo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý viphạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và cáccông trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, thị trấn hội, văn hoá và thể dục thể thao
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trườnghọc huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá,thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức thưc hiện các chương trình y tế cơ sở, phát động tiêm phòng cho trẻ nhỏ theođịnh kỳ, hướng dẫn người dân phòng chống dịch bệnh; kế hoạch hóa gia đình; vận độngnhân dân giữ vệ sinh, tham gia phòng chống dịch bệnh;
- Có chính sách đãi ngộ, quan tâm đối với những gia đình thương binh, liệt sĩ, gia đình cócông và giúp đỡ những hộ có hoàn cảnh gia đình khó khăn;
- Quản lí bảo vệ trùng tu nghĩa trang liệt sỹ, quy hoạch nghĩa trang tại thị trấn
1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của UBND thị trấn Nếnh
1.3.1 Sơ đồ bộ máy của UBND thị trấn Nếnh
Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy của Ủy ban nhân dân thị trấn Nếnh.
(Nguồn: Phòng Văn thư – Lưu trữ UBND thị trấn Nếnh)
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận tại UBND thị trấn Nếnh
Tại UBND thị trấn Nếnh được chia làm nhiều bộ phận và mỗi bộ phận sẽ thực nhiệmnhững nhiệm vụ, chức năng và có quyền hạn khác nhau, bỗ trợ, liên kết với nhau để quản
lý các hoạt động của thị trấn, tạo nên một bộ máy thống nhất trong cơ quan
– hộ
tịch
Y tế, Giáo dục, Đào tạo
Cán
bộ
DS – KH
H GD
Quân
sự ,
An ninh
Văn phòng
- Thống kê
Kế toán - Tài chính
Phó Chủ tịch UBND (Phụ trách lĩnh vực kinh tế)
Địa chính, Nông nghiệp, XD
và MT
Khuyến nông, Thú y
Trang 9Chủ tịch UBN thị trấn Nếnh
- Hiện nay chủ tịch của UBND thị trấn Nếnh là ông Nguyễn Minh Phượng
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn là người đứng đầu Ủy ban nhân dân thị trấn và có cácnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dânthị trấn;
+ Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiếnpháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân thị trấn; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự,
an toàn thị trấn hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luậtkhác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sảncủa cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền vàlợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bànthị trấn theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngânsách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định củapháp luật;
+ Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;
+ Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụngcác biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai,dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn thị trấn hội trên địa bàn thị trấn theo quy định của phápluật;
+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện quy hoạch phát triển hạ tầng
đô thị, xây dựng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường, không gian, kiếntrúc, cảnh quan đô thị trên địa bàn thị trấn
+ Quản lý dân cư trên địa bàn thị trấn theo quy định của pháp luật
Phó Chủ tịch UBND
- Ông Đỗ Văn Luận hiện đang giữ chức Phó Chủ tịch UBND thị trấn Nếnh, phụ trách lĩnhvực kinh tế Phó chủ tịch bên lĩnh vực này sẽ tổ chức quản lý, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụcông việc khối kinh tế - tài chính của Uỷ ban nhân dân do Chủ tịch Uỷ ban nhân dânphân công và những công việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ủy nhiệm khi Chủ tịch Uỷban nhân dân đi vắng
Trang 10- Phó chủ tịch bên lĩnh vực văn hóa – thị trấn hội của Uỷ ban nhân dân thị trấn Nếnh hiệnnay là ông Nguyễn Văn Hiệu Có nhiệm vụ chuyên tổ chức quản lý, chỉ đạo thực hiệnnhiệm vụ công việc khối văn hoá - thị trấn hội, nông nghiệp của Uỷ ban nhân dân doChủ tịch Uỷ ban nhân dân phân công và những công việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ủynhiệm khi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đi vắng.
1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại UBND thị trấn Nếnh
1.4.1 Các yếu tố bên trong
- Văn hóa làm việc trong UBND: môi trường làm việc và văn hóa công sở là một trongnhững yếu tố ảnh hưởng đến các hoạt động trong công tác văn phòng như là giờ giấc, nộiquy, cách hành xử trong công việc
- Cách bày trí bên trong UBND: ánh sáng, cách trang trí, độ thông thoáng của văn phòngtưởng rằng không quan trọng nhưng thực chất nó góp phần tác động vào tâm lý của mọingười, văn phòng cần có ánh sáng thích hợp, bày trí đẹp mắt, hợp lý và có độ thôngthoáng tốt sẽ giúp tăng năng suất làm việc của mọi người trong cơ quan cũng như mọi khitới cơ quan làm việc
1.4.2 Các yếu tố bên ngoài
Hiện nay thị trấn Nếnh nằm trên vị trí có các khu công nghiệp bao quanh, phát triển vềkinh tế và thu hút nhiều người lao động từ các nơi tập trung về địa bàn thị trấn Điều đóđòi hỏi các cán bộ, công chức của UBND phải học hỏi thêm nhiều điều để bắt nhịp vớithời đại phát triển, quản lý tốt kinh tế cũng như tình hình an ninh thị trấn hội trên địa bànthị trấn
Trang 11PHẦN 2 CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ TRẤN NẾNH 2.1 Đặc điểm của văn phòng tại UBND thị trấn Nếnh
2.1.1 Nguyên tắc bố trí văn phòng
Văn phòng làm việc tại trụ sở UBND thị trấn Nếnh đề cao tính tiện ích, hiệu quả, gọngàng, phù hợp và được bố trí dựa trên 3 nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 1: Đảm bảo được sự liên kết, logic giữa các bộ phận, phòng ban
Nguyên tắc này giúp cho giữa các bộ phận, phòng ban tại trụ sở UBND thị trấn Nếnh có
sự liên kết, không gián đoạn luồng công việc, công việc được vận hành một cách tối ưunhất Người dân đến UBND làm việc cũng như là các cán bộ công chức cũng sẽ dễ dànghơn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, quản lý công việc
- Nguyên tắc 2: Đảm bảo về không gian làm việc
Một không gian làm việc thoải mái, tiện nghi, gọn gàng, tối ưu ảnh hưởng rất nhiều đếncảm xúc, tâm lý của mọi người làm việc trong cơ quan
+ Không gian làm việc của các phòng ban, nơi tiếp khách, phòng họp, lối đi chung đãđược bố trí rất cân đối và khoa học, bàn làm việc xếp ngay ngắn, gọn gàng, những nội thấttrong phòng cũng hài hòa với không gian
+ Trong văn phòng làm việc được bố trí hệ thống thông gió, quạt, điều hòa, ánh sáng phùhợp, đảm bảo điều kiện làm việc cho mọi người, tuy vậy vẫn cân đối sao cho tiết kiệm,không lãng phí ngân sách
+ Cây xanh là không thể thiếu, điều này tạo nên không gian làm việc xanh, cải thiện bầukhông khí, giảm stress cho cán bộ công chức và người dân khi tới làm việc tại UBND.+ Được bố trí mạng Internet đầy đủ, riêng biệt trong hệ thống để quá trình làm việc khônggặp tình trạng chậm trễ, gián đoạn giữa chừng
- Nguyên tắc 3: Đảm bảo nội thất phù hợp với không gian và kiến trúc
Nội thất trong UBND thị trấn Nếnh rất tiện lợi, phù hợp với những mục đích sử dụng,không phô trương, lãng phí
+ Bàn làm việc và ghế to vừa phải, thoải mái, được bố trí gần cửa sổ đến đón ánh sáng tựnhiên, thoáng khí giúp cho không gian phòng làm việc luôn thoáng đãng, giảm sự ngộtngạt, căng thẳng khi làm việc
2.1.2 Hình thức bố trí văn phòng
- UBND thị trấn Nếnh được bố trí theo đúng quy định và áp dụng đầy đủ các nguyên tắcnêu trên UBND thị trấn Nếnh có kiến trúc 3 tòa nhà 2 tầng và các phòng riêng biệt.Phòng làm việc đều được tách riêng nhưng có sự liên kết, logic theo thứ tự thủ tục nhằmvừa đảm bảo được sự an toàn riêng mà vẫn tiện lợi trong quá trình làm việc Phòng thủ
Trang 12tục hành chính một cửa được bày trí với vách ngăn kính, thân thiện, dễ làm việc, tạo sựthoải mái cho người dân tới cơ quan làm việc.
- UBND thị trấn Nếnh được bố trí 1 phòng họp rộng dãi, đầy đủ các thiết bị với bàn làmviệc chữ U, được sử dụng trong các cuộc họp của cán bộ công chức trong cơ quan Ngoài
ra UBND thị trấn Nếnh còn có 1 hội trường, có sân khấu to, băng ghế ngồi giành riêngcho các sự kiện có nhiều quan khách tới tham tham gia
2.2 Đặc điểm nhân sự văn phòng tại UBND thị trấn Nếnh
- Đội ngũ cán bộ, công chức tại UBND thị trấn Nếnh đa số đều có trình độ từ cao đẳng,đại học, trung cấp và qua các khóa học về chính trị
- Cán bộ, công chức đều là những người có năng lực làm việc thật sự, được lòng tin và sựtín nhiệm từ mọi người Không hạch sách, gây khó dễ cho người dân đến làm việc tại cơquan, luôn tạo điều kiện, hộ trợ nhất có thể để người dân có thể nhanh chóng giải quyếtcác thủ tục giấy tờ
- Tại UBND thị trấn Nếnh, các cán bộ, công chức là những người ham học hỏi, biết tiếpthu những kiến thức mới để áp dụng vào quá trình quản lý, xử lý công việc sao cho ngàycàng tối ưu Tham gia đầy đủ các đợt tập huấn, bổ sung kiến thức do UBND thị trấn tổchức cũng như là từ ban lãnh đạo địa bàn tỉnh Bắc Giang tổ chức
2.3 Quy trình giải quyết công việc văn phòng
2.3.1 Quy định về thời gian làm việc
UBND thị trấn Nếnh cũng như là bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thực hiện tiếp nhận
hồ sơ vào các ngày trong tuần theo quy định của Nhà nước, cụ thể thời gian làm việc nhưsau:
- Mùa hè: + Buổi sáng: Từ 07 giờ 30 phút - 11 giờ 00 phút
+ Buổi chiều: Từ 14 giờ 00 phút - 16 giờ 30 phút
- Mùa đông: + Buổi sáng: Từ 08 giờ 00 phút - 11 giờ 00 phút
+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút - 16 giờ 30 phút
Thời gian còn lại trong giờ hành chính để cán bộ, công chức của Bộ phận Tiếp nhận vàTrả kết quả sắp xếp hồ sơ, giải quyết công việc, giao nhận hồ sơ với các phòng chuyênmôn của UBND thành phố, quyết toán biên lai thu phí, lệ phí theo quy định
2.3.2 Quy định về cơ chế một cửa, một cửa liên thông
- Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật
- Công khai các thủ tục hành chính, mức thu phí, lệ phí, các loại giấy tờ, biểu mẫu, hồ sơ
và thời hạn giải quyết công việc theo quy định
- Việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thu phí, lệ phí của tổchức, cá nhân theo quy định được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận Tiếp nhận và Trảkết quả của UBND thị trấn
Trang 13- Đảm bảo giải quyết nhanh chóng, thường xuyên, thuận tiện cho tổ chức và cá nhân.
- Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các cán bộ, công chức, viên chức của Bộ phận Tiếpnhận và Trả kết quả trong quá trình giải quyết công việc của tổ chức và cá nhân
- Khuyến khích các cán bộ, công chức phát huy sáng kiến, cải tiến lề lối làm việc hoặc tổchức quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hợp lý nhằm rút ngắn thời gian giải quyết thủtục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và cá nhân
2.3.3 Những hành vi nghiêm cấm trong quá trình làm việc
- Các hành vi hách dịch, cửa quyền, gây phiền hà, khó khăn, nhũng nhiễu; đưa, nhận tiềnhoặc quà biếu dưới bất kỳ hình thức nào từ tổ chức và cá nhân có yêu cầu giải quyết thủtục hành chính, ngoài phí và lệ phí đã được công khai theo quy định; lợi dụng các quyđịnh chưa hợp lý về thủ tục hành chính để trục lợi
- Tiết lộ thông tin, hồ sơ tài liệu và các thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh, bí mật
cá nhân mà mình biết trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, trừ trường hợp đượcđối tượng thực hiện thủ tục hành chính đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật cho phép; sửdụng thông tin đó để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của người khác
- Tự đặt thêm thủ tục hoặc các yêu cầu, điều kiện, các loại giấy tờ ngoài quy định như:Yêu cầu Trưởng xóm xác nhận vào hồ sơ của cá nhân trước khi tiếp nhận và giải quyết hồ
sơ (trừ trường hợp có văn bản pháp luật của cơ quan có thẩm quyền quy định)
- Kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính so với quy định của pháp luật
- Có các hành vi giao tiếp, ứng xử không đúng với Quy chế văn hóa nơi công sở
- Trả lại hồ sơ không hợp lệ, không đủ điều kiện mà không nêu rõ lý do bằng văn bản
2.3.4 Các quy định đối với cán bộ, công chức và công dân
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức:
+ Làm việc đúng giờ quy định, trang phục gọn gàng, lịch sự, đeo thẻ trong giờ làmviệc. Có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp đáp ứng yêu cầu công việc, Có thái độ nghiêmtúc, tinh thần trách nhiệm trong khi giải quyết công việc của công dân, tổ chức
+ Nghiêm cấm uống rượu, bia, hút thuốc lá trong giờ làm việc
+ Hướng dẫn, tiếp nhận và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc thựchiện các thủ tục hành chính
+ Có trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ tài sản công, thực hiện tốt công tác phòng chống cháy
nổ, tắt tất cả các thiết bị điện trước khi kết thúc giờ làm việc Thực hiện tiết kiệm điện,nước, điện thoại, văn phòng phẩm
+ Giữ gìn vệ sinh chung tại nơi làm việc
+ Có quyền từ chối không tiếp nhận và giải quyết công việc đối với tổ chức, công dânkhông chấp hành nội quy, gây mất trật tự hoặc có những hành vi thiếu lịch sự, xâm phạmđến danh dự cá nhân người thi hành công vụ và cơ quan nhà nước
Trang 14- Đối với tổ chức, công dân:
+ Trang phục gọn gàng, giao tiếp có văn hóa nơi công sở
+ Không tự ý đi lại vào khu vực điều hành, tác nghiệp của cán bộ, công chức tại bộ phậnmột cửa
+ Giữ gìn vệ sinh chung
+ Đảm bảo văn minh lịch sự, chấp hành nghiêm thứ tự giải quyết các thủ tục, không gâymất trật tự nơi công sở, không mang vũ khí, đạn và chất dễ cháy nổ vào công sở, trước khiđến liên hệ làm việc với bộ phận một cửa không uống rượu, bia và các chất kích thíchkhác, giữ gìn vệ sinh chung khi giao dịch tại bộ phận một cửa
+ Thực hiện sự hướng dẫn của cán bộ, công chức tại bộ phận một cửa
+ Nếu việc giải quyết chưa thỏa đáng, công dân và tổ chức có thể gặp người phụ trách Bộphận một cửa để đề xuất, kiến nghị, hoặc gửi thư qua hòm thư góp ý
- Bước 3: Công chức tại Bộ phân một cửa chuyển hồ sơ tới các bộ phân có chuyên môn
- Bước 4: Các bộ phận có chuyên môn sau khi tiếp nhận hồ sơ thì thụ lý, giải quyết hồ sơ
và trình ký Tại đây nếu hồ sơ có vấn đề như thiếu, không đủ điều kiện cần thông báo để
bổ sung hoặc văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hẹn hoặc xảy ra lỗi trong quá trình xử lý
hồ sơ
- Bước 5: Nếu không có vấn đề, lãnh đạo UBND thị trấn sẽ phê duyệt kết quả giải quyết
hồ sơ
- Bước 6: Công chức tại Bộ phận một cửa và các bộ phận chuyên môn của UBND thị trấn
sẽ bàn giao kết quả hồ sơ,
- Bước 7: Cá nhân, tổ chức theo lịch hẹn trả kết quả đến Bộ phận một cửa để được trả kếtquả
2.4 Tổ chức hội họp tại UBND thị trấn Nếnh
Tại UBND thị trấn Nếnh, hàng tháng diễn ra rất nhiều các cuộc họp lớn nhỏ khác nhau đểthu thập, truyền đạt thông tin từ cấp trên để đảm bảo thông tin được lưu chuyển thôngsuốt, không làm ảnh hưởng tới quá trình quản lý tại cơ quan và địa phương
2.4.1 Nguyên tắc tổ chức hội họp tại UBND thị trấn Nếnh
- Các cuộc họp tại UBND thị trấn Nếnh phải đảm bảo giải quyết được công việc theođúng thẩm quyền và phạm vi được quy định
Trang 15- Họp chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành củachủ tịch UBND thị trấn trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
- Trong mỗi cuộc họp cần phải xác định rõ được mục đích, nội dung, thành phần thamgia, phân công công việc cho từng cá nhân để cuộc họp được hoàn tất
- Khi tổ chức họp cần phải sắp xếp thời gian sao cho hợp lý, đảm bảo được mọi hoạt độngkhác tại UBND vẫn diễn ra bình thường, bố trí người có thẩm quyền tiếp đón và giảiquyết các vấn đề, thủ tục hành chính của công dân
2.4.2 Phương pháp tiến hành tổ chức cuộc họp tại UBND thị trấn Nếnh
Bước 1: Xác định yêu cầu, nội dung, chủ đề cuộc họp và thành phần tham dự
Tại UBND thị trấn Nếnh, khi cần tổ chức hội họp, người được phân công chuẩn bị cầnphải xác định được cuộc họp đó hướng tới việc truyền đạt nội dung gì, mục đích nào và từ
đó xác định các thành phần tham dự của cuộc họp
Bước 2: Ấn định thời gian và địa điểm của cuộc họp
- Sau khi đã xác định được đầy đủ mục tiêu, nội dung và thành phần tham dự, người đượcphân công sẽ liên kết tới các phòng ban để sắp xếp thời gian cụ thể sao cho hợp lý, khônglàm ảnh hưởng tới hoạt động khác của Uỷ ban
- Thông thường, các cuộc họp của UBND thị trấn Nếnh sẽ được diễn ra tại không gianphòng họp riêng của cơ quan, với những cuộc họp lớn hay hội nghĩ sẽ diễn ra tại hộitrường
Bước 3: Xây dựng chương trình cụ thể cho cuộc họp
- Để cuộc họp được diễn ra một cách khoa học, xuyên suốt, đầy đủ các nội dung cầntruyền đạt thì cần phải được lên kế hoạch chương trình cụ thể, có văn bản gửi tới từng cán
bộ, công chức có liên quan để họ có thể nắm rõ được chương trình
- Trong mỗi cuộc họp cũng cần phải phân công công việc cho từng cá nhân có liên quan
để chuẩn bị nước, âm thanh, tài liệu phục vụ cho cuộc họp
Bước 4: thông báo tới các thành phần tham dự, giấy mời (nếu cần) và chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ
- Cần thông báo tới các phòng ban, bộ phận tham dự cuộc họp hoặc gửi giấy mời trướcthời gian diễn ra cuộc họp từ 2- 3 ngày hoặc đối với cuộc họp đột xuất cần thông báotrước khi cuộc họp diễn ra
- Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi,tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản và có chỉdẫn về phạm vi lưu hành, cấp độ mật Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thìngoài bản toàn văn còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung
- Thời gian gửi tài liệu họp chậm nhất là 2- 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tổ chứccuộc họp định kỳ; đối với cuộc họp đột xuất, thời gian gửi tài liệu thực hiện theo yêu cầucủa người triệu tập cuộc họp