Quy trình mua hàng hcns

Lập YCMH Duyệt YCMH Nhận, kiểm tra, vào sổ Phân công công việc Mua hàng, theo dõi thực hiện hợp đồng Lựa chọn nhà cung cấp Ký duyệt Hợp đồng Nhập kho, bàn giao BPYC Thanh lý hợp đồng Tha

QUY TRÌNH MUA HÀNG HCNS

I MỤC ĐÍCH.

Tiến hành mua vật tư nhằm đảm bảo chất lượng vật tư mua về đạt được các yêu cầu kỹ thuật tạo sản phẩm, sử dụng và dịch vụ của Công ty

Mua sắm vật tư, hàng hoá bằng bất kỳ nguồn vốn nào cũng đều phải được xác định trên

cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt, theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công

ty và phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước đã quy định

II PHẠM VI.

Quy trình này áp dụng cho việc mua thiết bị vật tư, văn phòng phẩm (gia công, vận chuyển, quảng cáo )

III ĐỊNH NGHĨA.

Nhà cung cấp: Là các đơn vị, cá nhân có khả năng và năng lực cung cấp vật tư, thiết bị, phụ tùng, nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Vật tư chính: Bao gồm thiết bị, vật tư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm

Vật tư phụ: Bao gồm nguyên, nhiên, vật liệu ít ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng gián tiếp tới

chất lượng sản phẩm

Dịch vụ: Bao gồm các sản phẩm vô hình sử dụng để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty

Các từ viết tắt:

V NỘI DUNG.

Quy trình mua hàng sẽ chia 03 trường hợp:

 Chung

 Giá trị nhỏ dưới 10 triệu đồng

 Khẩn cấp

4.1 Lưu đồ cho mua hàng hóa thông thường (Chung).

(6) Nhân viên phụ trách mua hàng

(Ghi chú: Khi duyệt, hay ký cần: ký, và ghi rõ họ tên đầy đủ)

Diễn giải lưu đồ:

4.1.1 Lập YCMH, Duyệt YCMH.

- Căn cứ vào nhu cầu mua hàng trong năm, tháng, quý của từng đơn vị trong Công ty, các đơn vị lập phiếu YCMH (theo mẫu MH-IVL-01), yêu cầu chỉ rõ:

 Tên người yêu cầu bộ phận yêu cầu đơn vị sử dụng, cá nhân sử dụng

Lập YCMH Duyệt YCMH

Nhận, kiểm tra, vào sổ Phân công công việc

Mua hàng, theo dõi thực hiện hợp đồng

Lựa chọn nhà cung cấp

Ký duyệt Hợp đồng

Nhập kho, bàn giao BPYC

Thanh lý hợp đồng

Thanh toán hợp đồng

 Người lập phiếu YCMH phải ký tên đầy đủ.

 Quy cách, chất lượng, số lượng, kiểu dáng của hàng hóa

- Với các hàng hóa đặc biệt, các đơn vị trong Công ty phải có bảng xác định yêu cầu kỹ thuật, mô tả chi tiết của hàng hóa dịch vụ và mục đích sử dụng của bộ phận đó

 Ngày duyệt YCMH, ngày yêu cầu có hàng

 Dự kiến ngân sách của YCMH

- Phiếu YCMH đã được lập cần phải có:

 Trưởng bộ phận YCMH duyệt

 Ban TGĐ, Người được ủy quyền duyệt

4.1.2 Phòng HCNS nhận, kiểm tra YCMH.

- Các bộ phận chuyển YCMH đã duyệt cho PHCNS, PHCNS có trách nhiệm kiểm tra thông tin trên YCMH đã đầy đủ để phục vụ công tác mua hàng hay chưa, nếu chưa, đề nghị bộ phận YCMH bổ sung đủ thông tin

- Quản lý hồ sơ PHCNS vào bảng theo dõi tình hình mua hàng: Nhập đầy đủ các nội dung: ngày nhận yêu cầu, ngày BPYC cần hàng, Cập nhật thường xuyên các thông tin từ quá trình mua hàng, báo cáo vào thứ 7 hàng tuần cho TP, Ban Giám Đốc

- Trên cơ sở ngày tháng nhận được YCMH và ngày yêu cầu cần hàng của bộ phận YCMH, TPHCNS sẽ phân loại YCMH gấp hay thường, giá trị lớn hay nhỏ lẻ để xác nhận lại ngày PHCNS có thể đáp ứng được hàng hóa (nếu tất cả diễn ra như bình thường) (Theo bảng phân cấp ký duyệt và thời gian cần thiết thực hiện)

4.1.3 Lựa chọn nhà cung cấp.

- Căn cứ trên phiếu YCMH và bảng xác định yêu cầu chi tiết hàng hóa của bộ phận YCMH, Phòng HCNS:

- Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí: chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán, bảo hành, dịch vụ hậu mãi, điều kiện giao hàng, các điều kiện khác

- Tìm kiếm các nhà cung cấp thông qua: mạng internet, các đối tác giới thiệu, đối tác quen biết của lãnh đạo, nhân viên tập đoàn

- Cung cấp cho các nhà cung cấp cùng thông tin, cùng yêu cầu đề nghị báo giá

- Nhận báo giá, so sánh và kiểm tra, trả giá đảm bảo giá các nhà cung cấp đưa ra là mức giá cuối cùng, tốt nhất Các báo giá phải rõ ràng, có đầy đủ thông tin nhà cung cấp, người phụ trách để có thể liên hệ

- Lập bảng so sánh (theo mẫu MH-IVL-02) các nhà cung cấp (theo số lượng nhà cung cấp tối thiểu quy định trong MH-IVL-03) Trên bảng so sánh lựa chọn, đề xuất 01 nhà cung cấp Nhân viên mua hàng sẽ đề nghị nhà cung cấp chuyển hợp đồng file mềm, chỉnh sửa các điều khoản hợp đồng đầy đủ, chặt chẽ, có lợi cho Công ty (theo hướng dẫn soạn thảo hợp đồng)

- Trình duyệt lựa chọn nhà cung cấp và hợp đồng dự thảo:

+ Người lập bảng so sánh ký ghi rõ họ tên trình trưởng phòng ký duyệt

+ Trưởng Phòng HCNS kiểm tra, liên hệ với các nhà cung cấp (nếu cần) để thỏa thuận lại

về giá, các điều kiện khác …sau đó ký duyệt lựa chọn nhà cung cấp

+ Người lập bảng so sánh chuyển bảng lựa chọn nhà cung cấp cho người được Ban TGĐ hoặc người được ủy quyền, kiểm tra, ký duyệt bảng so sánh

+ Trường hợp không duyệt nhà cung cấp, nhân viên mua hàng phải tìm kiếm nhà cung cấp khác và lập lại bảng so sánh nhà cung cấp

- Các nhà cung cấp đã được phê duyệt, Phòng HCNS lưu vào bảng danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt (theo mẫu MH-IVL- 04)

4.1.4 Ký hợp đồng.

- Căn cứ trên bảng so sánh lựa chọn nhà cung cấp, Phòng HCNS soạn thảo hợp đồng theo form mẫu hợp đồng chung mà Công ty đã duyệt, kiểm tra kỹ tất cả các điều khoản (càng chi tiết càng tốt) và có thể đưa cho bộ phận pháp lý kiểm tra lại lần cuối Sau đó chuyển trưởng phòng kiêm tra

- Nếu có bảng yêu cầu kỹ thuật chi tiết, lập phụ lục hợp đồng về chi tiết hàng hóa, chuyển cho bộ phận YCMH ký xác nhận

- Chuyển Hợp đồng và phụ lục hợp đồng lên Ban TGĐ, Người được ủy quyền kiểm tra

ký duyệt hợp đồng

- Trường hợp các mặt hàng thường xuyên mua sắm, cần thiết phải ký kết hợp đồng nguyên tắc, Phòng HCNS cùng nhà cung cấp soạn thảo hợp đồng nguyên tắc và trình Ban TGĐ, Người được ủy quyền ký duyệt

- Trường hợp cần tạm ứng, đặt cọc cho nhà cung cấp, Phòng HCNS chuẩn bị tài liệu để chuyển kế toán tạm ứng (Theo quy trình tạm ứng gồm phiếu YCMH, bảng so sánh nhà cung cấp, hợp đồng, đơn đặt hàng, giấy tạm ứng theo mẫu phòng kế toán)

- Vào bảng theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký kết: ngày giao hàng, hạn thanh toán

4.1.5 Mua hàng.

- Căn cứ vào hợp đồng đã được hai bên đồng ý, Phòng HCNS theo dõi, đốc thúc nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian, số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại

- Với các nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc, các đối tác yêu cầu Phòng HCNS lập đơn đặt hàng (theo mẫu: MH-IVL-05) thì PHCNS làm đơn đặt hàng Các phòng ban khi có nhu cầu mua các mặt hàng đã ký hợp đồng nguyên tắc vẫn làm YCMH đầy đủ chuyển cho PHCNS

- Trường hợp có sự thay đổi về thời gian cung cấp, nhân viên mua hàng phải báo cáo ngay cho trưởng Phòng HCNS và bộ phận YCMH thông báo về sự thay đổi để xác nhận: sự thay đổi này có ảnh hưởng gì đến bộ phận YCMH hay không? Có làm dừng sản xuất hay các hoạt động khác hay không? Nếu bộ phận YCMH chấp nhận, yêu cầu ký xác nhận chấp nhận thay đổi

- Trường hợp có sự thay đổi về quy cách, chủng loại hàng hóa, nhân viên mua hàng phải báo ngay cho trưởng Phòng HCNS và bộ phận YCMH thông báo về sự thay đổi để xác nhận: chấp nhận sự thay đổi hay không chấp nhận sự thay đổi Và bộ phận YCMH phải ký chấp nhận thay đổi hay không chấp nhận thay đổi

- Trường hợp chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu, Phòng HCNS liên hệ nhà cung cấp yêu cầu trả lại, hoặc đổi hàng

4.1.6 Nhập kho, chuyển bộ phận yêu cầu sử dụng.

- Khi bên bán giao hàng, Phòng HCNS cùng thủ kho, kế toán (nếu cần), bộ phận sử dụng kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa…đạt mới nhập kho Các bên cùng ký vào biên bản thanh lý, nghiệm thu sản phẩm, xác nhận đúng tình trạng hàng hóa (theo mẫu MH-IVL-06)

- Sau đó, Phòng HCNS chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp (theo quy trình thanh toán gồm: phiếu YCMH, bảng so sánh nhà cung cấp, hợp đồng, đơn đặt hàng, giấy tạm ứng (nếu có), phiếu nhập kho, biên bản thanh lý, nghiệm thu hàng hóa)

4.2 Lưu đồ mua hàng cho các hàng hóa giá trị nhỏ dưới 10 triệu.

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

1 Các Phòng, Ban lập Yêu cầu mua hàng có ký duyệt của Ban TGĐ hoặc người được ủy quyền

2 Phòng HCNS tìm kiếm 03 nhà cung cấp lập bảng so sánh

3 Trưởng phòng HCNS hoặc người được Ban Giám Đốc ủy quyền duyệt nhà cung cấp

4 Phòng HCNS tiến hành mua hàng (dặt cọc, tạm ứng nếu cần)

5 Phòng HCNS, và người YCMH, người sử dụng (nếu cần) kiểm tra hàng hóa, đạt chất lượng thì nhập kho

6 Phòng HCNS chuẩn bị hồ sơ thanh toán gồm:

- Phiếu YCMH

- Bảng so sánh nhà CC

- Hóa đơn tài chính

- Đề nghị Thanh toán đã được Trưởng bộ phận duyệt

- Phiếu nhập kho

Yêu cầu MH

Lựa chọn nhà cung cấp

Duyệt nhà cung cấp

Mua hàng

Nhập kho và bàn giao

bộ phận sử dụng Chuẩn bị hồ sơ thanh toán

4.3 Lưu đồ mua hàng trong trường hợp khẩn cấp.

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

1 Các Phòng ban lập Yêu cầu mua hàng, hoặc email, điện thoại có ký duyệt của P CTHDQT hoặc người được ủy quyền hoặc duyệt qua điện thoại, email…

2 Phòng HCNS, TC&KT tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá

3 Ban Giám Đốc hoặc người được ủy quyền duyệt báo giá nhà cung cấp, TGĐ ký duyệt Nhà cung cấp

4 Phòng HCNS tiến hành mua hàng (đặt cọc, tạm ứng nếu cần)

5 Phòng HCNS, và người YCMH, người sử dụng (nếu cần) kiểm tra hàng hóa, nếu ok nhập kho

6 NVMH hoàn thiện bổ sung giấy tờ đúng với quy trình, quy định của Công ty

7 Phòng HCNS chuẩn bị hồ sơ thanh toán gồm:

 Phiếu YCMH (hoặc email xác nhận)

 Báo giá nhà CC

 Hóa đơn tài chính

 Đề nghị TT đã được Trưởng bộ phận duyệt

 Phiếu nhập kho

Yêu cầu MH

Tìm kiếm nhanh nhà CC

Duyệt báo giá nhà cung cấp Mua hàng

Nhập kho

Hoàn thiện, bổ sung giấy tờ Chuẩn bị hồ sơ thanh toán

5 QUYẾT TOÁN MUA HÀNG

5.1 Lưu đồ quyết toán:

(1)

(2)

(3)

(4)

Phòng HCNS

TP HCNS, TP KT Phòng Kế toán

Phòng Kế toán Phòng HCNS

Đề nghị thanh toán theo mẫu chung của phòng Tài chính & Kế toán

5.2 Diễn giải lưu đồ Các bước quyết toán được thực hiện theo 5 bước dưới đây:

1 Lập đề xuất Thanh

toán

Phòng HCNS lập phiếu đề nghị thanh toán, yêu cầu phải có đủ các chứng từ chứng minh

Trong các chứng từ phải có đầy đủ chữ

ký của các thành phần liên quan.

Chứng từ cơ bản:

- Phiếu đề nghị TT

- Phiếu duyệt YCMH

- Hợp đồng MH.

- Phiếu nhập kho

- Biên bản thanh lý

- Hóa đơn tài chính

2 Bộ phận Kiểm tra

và duyệt thanh toán

TP HCNS & TP TC - KT có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ thanh toán và ký duyệt trước khi chuyển Hồ sơ thanh toán để trình TGĐ duyệt

1 Đề nghị MH

2 Giấy đề nghị MH của các đơn vị.

3 Chuyển hồ sơ

thanh toán

PHCNS chuyển hồ sơ thanh toán cho kế toán phụ trách, theo dõi đốc thúc thanh toán

4 Thanh toán Phòng kế toán theo quy trình của kế

toán

5 Lưu hồ sơ mua

hàng

Phòng HCNS có trách nhiệm lưu hồ sơ đầy đủ

Chuẩn bị bộ hồ sơ Thanh Toán Phê duyệt Phòng Kế toán

LƯU HỒ SƠ KẾ TOÁN

LƯU HỒ SƠ PHCNS