QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Mã số QT 07 Ngày ban hành 01/11/2022 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Ngày ban hành 03/7/2014 2 QUY TRÌNH MUA HÀNG[.]
Trang 2QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
Trang 3NƠI NHẬN
Phòng Đảm bảo chất lượng Phòng Kinh doanh
THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI
Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi
1
Trang 41 Mục đích
- Quy trình này thống nhất cách thức mua nguyên liệu, vật tư, hóa chất/ thiết bị sản xuất/ phụ tùng thay thế phục vụ sản xuất của Công ty
2 Phạm vi áp dụng:
- Áp dụng cho mua các nguyên liệu, vật tư/thiết bị/phụ tùng thay thế tại Phòng Kế hoạch
- Không áp dụng cho mua văn phòng phẩm
3 Định nghĩa, chữ viết tắt:
- Hàng hóa cần mua đột xuất: Là hàng hoá không nằm trong danh mục hàng hoá, dịch
vụ mua theo kế hoạch, nhưng cần thiết để thực hiện hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty và có đề nghị từ các phòng, đơn vị trong Công ty;
- Nhà cung cấp (NCC): Là tổ chức hoặc cá nhân có khả năng cung cấp hàng hóa cho
Công ty
4 Trách nhiệm và quyền hạn
Các bộ phận có liên quan của Công ty có trách nhiệm tuân thủ quy trình này
5 Nội dung
5.1 1 Lưu trình:
Trang 5Không đồng ý
Đồng ý
STT Trách nhiệm Các bước thực hiện biểu mẫu Mô tả/
1 Bộ phận/ người có
nhu cầu
Bộ phận Kế hoạch
Kênh thông tin nội bộ (Email, zalo,…) 2
TP Kế hoạch
BLĐ
3
Bộ phận Kế hoạch
5
Bộ phận Kế hoạch
6
Nhân viên kỹ thuật
7
Bộ phận Kho
5.1.2 Diễn giải
1
+ Đối với nguyên vật liệu: Bộ phận Kế
hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn
cứ vào số lượng vật tư tồn kho đến ngày
lập kế hoạch để lập kế hoạch mua vật tư,
nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản
xuất
- Khi cần mua hàng hoá đột xuất để
phục vụ sản xuất, phòng, bộ phận/ người
có nhu cầu lập Phiếu đề xuất mua hàng
gửi Bộ phận Kế hoạch kiểm tra
Bộ phận/ người có nhu cầu.
Bộ phận Kế hoạch
Kênh thông tin nội bộ (Email, Zalo,…)
3
Đề xuất mua hàng
Kiểm tra, phê duyệt
Lựa chọn nhà cung cấp
Tiến hành mua
Lưu kho Kiểm tra
Trang 62 Kiểm tra và phê duyệt:
- Trưởng phòng Kế hoạch xem xét kế
hoạch mua vật tư hoặc phiếu Đề xuất
mua hàng:
+ Nếu đồng ý thì trình Tổng Giám phê
duyệt sau đó, chuyển cho người phụ
trách của phòng lựa chọn Nhà cung cấp
+ Nếu không đồng ý thì yêu cầu Bộ
phận/ người yêu cầu kiểm tra và lập lại
Trưởng phòng Kế hoạch Ban Lãnh đạo
3 Lựa chọn nhà cung cấp:
- Việc lựa chọn NCC cần đảm bảo các
tiêu chí: hàng hoá có nguồn gốc rõ ràng,
chất lượng phù hợp với mục đích sử
dụng và có mức giá cạnh tranh nhất Đối
với NCC, có thể là cá nhân hoặc tổ chức
kinh doanh, phải có địa chỉ rõ ràng, việc
kinh doanh hoặc thực hiện nghề nghiệp
phải tuân thủ các quy định của pháp
luật
- Đối với các nhà cung cấp đã quen
thuộc thì không cần khâu đánh giá ban
đầu mà đưa vào danh sách NCC đã được
duyệt theo QF-07-03 và định kỳ 1
năm/lần phải tiến hành đánh giá lại
NCC theo QF-07-02.
- Đối với các NCC chưa có tên trong
danh sách được duyệt, sẽ phải tiến hành
đánh giá:
+ Bộ phận Kế hoạch thu thập thông tin
nhà cung cấp theo QF-07-03.
+ Yêu cầu ít nhất 3 NCC gửi báo giá cân
đối lựa chọn NCC
- Bộ phận Kế hoạch chịu toàn bộ trách
nhiệm về các thiệt hại (số lượng/ chất
Bộ phận Kế hoạch QF-07-01
QF-07-02 QF-07-03
Trang 7cho Công ty do việc lựa chọn NCC
không tuân thủ các yêu cầu nói trên
5
Tiến hành mua hàng:
Bộ phận Kế hoạch tiến hành mua hàng
hóa, vật tư, thiết bị từ NCC được phê
duyệt trong danh mục các NCC được
lựa chọn
- Phòng Kế toán có trách nhiệm làm hợp
đồng với NCC và trình Lãnh đạo Công
ty ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng
đã ký: thời gian thực hiện, số lượng,
chất lượng, chủng loại, …
Bộ phận Kế hoạch Phòng Kế toán Hợp đồng mua hàng
6 Kiểm tra:
Khi NCC giao hàng, Bộ phận Kế hoạch
phối hợp với Bộ phận Kho và Bộ phận
đảm bảo chất lượng phải kiểm tra lại về
số lượng, chất lượng, chủng loại cho
khớp với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
trước khi vận chuyển hàng về kho
Bộ phận Kho
Bộ phận Kế hoạch
Bộ phận Đảm bảo chất lượng
Bộ phận Kho nhận hàng về kho và thực
hiện theo quy định tại quy trình quản lý
kho
6 Tài liệu kèm theo
Không
7 Lưu hồ sơ
Phòng Kế
2 Phiếu thu thập thông tin và đánh giá NCC QF-07-01
3 Phiếu đánh giá lại NCC được phê duyệt QF-07-02
4 Danh sách NCC được phê duyệt QF-07-03
5