BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHUYÊN ĐỀ 07: CHUYÊN ĐỀ MUA HÀNG Phần 1: Quy trình mua hàng

Trưởng bộ phận tương đương với các Section Leader sẽ tổng hợp các yêu cầu này và xem xét nó dựa trên các tiêu chí cơ bản sau: - Mức độ cần thiết - Mục đích sử dụng - Số lượng yêu cầu Sa

Nhiệm vụ: “Xây dựng, áp dụng và chứng nhận hệ thống quản lý cho mô hình thí

điểm theo tiêu chuẩn quốc tế ISO/TS 16949 và 5 công cụ chính”

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG

CHUYÊN ĐỀ 07: CHUYÊN ĐỀ MUA HÀNG

Phần 1: Quy trình mua hàng

Nhóm chuyên gia hướng dẫn: Tôn Việt Dũng – Trưởng nhóm

Nguyễn Thị Phương Thảo – Thành viên

Cán bộ theo dõi thực hiện đề tài: Tống Thị Thùy Dương

MÃ SỐ TÀI LIỆU: QA-24

NGÀY HIỆU LỰC: 01-Aug-2016

LẦN SỬA ĐỔI: 00

I YÊU CẦU CHUNG

1 Mục đích

Mục đích của thủ tục này là thiết lập một hệ thống nhất quán trong việc xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và đánh giá năng lực nhà cung cấp nhằm mua được hàng hóa/dịch vụ phù hợp với các yêu cầu của công ty

2 Định nghĩa

Quy trình quản lý mua hàng là cách thức, phương pháp thực hiện quá trình mua hàng

từ khâu ban đầu: đặt hàng đến khâu cuối cùng: nhập hàng và thanh toán

3 Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho tất cả các yêu cầu mua hàng

II NỘI DUNG THỰC HIỆN

1 Mua hàng vật tư phụ

1.1 Yêu cầu mua hàng

Tuỳ theo yêu cầu của công việc, các thành viên của mỗi bộ phận sẽ đề xuất yêu cầu mua hàng của mình lên tổ trưởng hoặc trưởng bộ phận Trưởng bộ phận (tương đương với các Section Leader) sẽ tổng hợp các yêu cầu này và xem xét nó dựa trên các tiêu chí

cơ bản sau:

- Mức độ cần thiết

- Mục đích sử dụng

- Số lượng yêu cầu

Sau đó, người được chỉ định thực hiện sẽ điền đầy đủ thông tin theo đúng qui định vào “PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG” (QA-24-01), trưởng bộ phận hoặc cấp cao hơn

sẽ kí và chuyển cho Trưởng phòng hoặc cấp cao hơn ký duyệt Riêng đối với những vật

tư có nhu cầu sử dụng thường xuyên, các bộ phận phải đưa kế hoạch đặt hàng và dự báo

về số lượng trong vòng 3 tháng tiếp theo để thuận tiện cho việc quản lý

Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước công ty về tính đúng đắn, cần thiết của đề nghị mua hàng này và giải trình với các bên liên quan khi ký duyệt qua các cấp

Đề nghị mua hàng này được chuyển trước cho bộ phận Mua hàng vào ngày cuối

tháng để xác nhận các thông tin hàng hoá, giá cả thực tế và đưa ra ngày nhận hàng dự kiến

Trong trường hợp không đủ thông tin để đặt hàng bộ phận Mua hàng sẽ trả lại bên yêu cầu mua hàng để cung cấp đủ thông tin yêu cầu hoặc đưa mục hàng đó khỏi yêu cầu mua hàng

Nếu mọi thông tin phù hợp, đầy đủ sẽ xác nhận trên đề nghị và chuyển trả bên đề nghị để chuyển lần lượt lên các cấp trên trực tiếp của mỗi bộ phận từ Manager trở lên để

ký duyệt

Quyền kí duyệt: chỉ có cấp trưởng phòng (Manager) trở lên được ký duyệt trên Phiếu yêu cầu mua hàng

Đề nghị mua hàng hợp lệ sau đó được chuyển đến bộ phận mua bán triển khai các bước tiếp theo: lấy báo giá, đặt hàng, nhập kho và chuyển cho bộ phận Kế toán để thanh toán

1.2 Thủ tục đặt mua hàng

1.2.1 Báo giá

Trên cơ sở đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm từ 2 đến 4 nhà cung cấp để hỏi giá tuỳ theo tính chất của hàng hoá hỏi giá Trong từng trường hợp cụ thể, do tính chất hàng đặc thù riêng biệt có thể sử dụng 1 báo giá nhưng phải giải trình

lý do trên báo giá trước khi ký duyệt Trừ những hàng hoá đặc biệt, thời gian lấy báo giá chỉ trong khoảng từ 01 - 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị hợp lệ

Bộ phận mua bán sẽ thoả thuận giá cả, điều kiện thanh toán, cùng các điều kiện khác

có lợi nhất cho Công ty Sau đó so sánh trên các tiêu chí cơ bản như: Giá cả, chất lượng hàng, thời hạn giao hàng, bảo hành, điều kiện thanh toán, dịch vụ sau bán hàng, tiềm năng của nhà cung ứng,… sau đó tuỳ từng mục đích, yêu cầu cụ thể của mỗi loại vật tư được yêu cầu sẽ chọn ra nhà cung cấp tốt nhất Riêng thời hạn giao hàng sơ bộ phải được tính toán trước để thông báo với Bộ phận yêu cầu mua hàng để đưa ra lịch giao hàng cụ thể phù hợp với nhu cầu sản xuất

1.2.2 Duyệt báo giá

Bộ phận mua bán sẽ xác nhận trên báo giá đã chọn dựa theo các điều như: Tên hàng

có phù hợp với đề nghị, các thông số kỹ thuật, giá cả, điều kiện thanh toán có phù hợp với qui định của công ty Sau đó, bộ phận Mua bán sẽ trình Ban lãnh đạo công ty để chọn ra bao giá tốt nhất theo tiêu chí đưa ra để tiến hành làm Đơn đặt hàng

Đối với các mặt hàng tiêu hao thường xuyên, báo giá sẽ được duyệt một lần và sử dụng cho nhiều lần đặt hàng sau đó Cho đến khi có sự điều chỉnh giá thông qua thỏa thuận giữa bên Bán và bên Mua

Lưu ý đối với các vật tư phụ mua nhập khẩu cần phải có tồn kho 3 tháng

1.2.3 Đặt hàng

Bộ phận mua bán sẽ lập “Đơn Đặt Hàng” dựa trên báo giá đã được duyệt Các chi

tiết của Đơn đặt hàng phải được điền đầy đủ, rõ ràng theo mẫu biểu số (QA-24-02) Đơn đặt hàng phải được Giám đốc hoặc Tổng giám đốc ký xác nhận trước khi gửi cho Nhà cung cấp bằng Fax hoặc gửi bản scan qua Email

1.2.4 Thời gian và tiến độ giao hàng

Thời gian giao hàng được tính từ ngày của đơn đặt hàng cộng với “thời gian cần thiết” để sản xuất cung ứng đủ hàng trong đơn đặt hàng “Thời gian cần thiết” này sẽ được thoả thuận và chi tiết trên báo giá và phải được thông báo đến Bộ phận yêu cầu đặt hàng

Phương pháp quản lý đơn hàng: Tiến độ giao hàng phải được cập nhật vào file “Theo dõi tiến độ đặt hàng” QA-24-03 hoặc trên hệ thống ERP và các Bộ phận liên quan có thể truy cập trực tiếp để theo dõi ngày hàng về để bố trí kế hoạch sản xuất phù hợp

1.2.5 Nhận hàng

Bộ phận mua hàng lập thông báo hàng đến theo mẫu biểu số QA-24-04 gửi tới bộ phận kho, bộ phận kiểm tra hàng nhập,bộ phận yêu cầu mua hàng

Bộ phận kho phải kiểm tra hàng về mặt số lượng căn cứ trên: Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng và Hóa đơn thương mại Sau đó ký xác nhận trên giấy giao nhận hàng của Nhà cung cấp và nhập kho

Bộ phận kiểm tra hàng nhập( IQC) phối hợp với bộ phận sử dụng hàng kiểm tra nghiệm thu chất lượng hàng nhập và thông báo kết quả tới các bộ phận liên quan theo

biểu mẫu Báo cáo kiểm tra hàng nhập

Trong trường hợp hàng không đạt yêu cầu sẽ tiến hành tiếp bước số 5

1.2.6 Khiếu nại, bồi hoàn

Khi nhận hàng, phát hiện lỗi không đáp ứng được yêu cầu, bộ phận mua hàng sẽ làm phiếu trả lại hàng cho nhà cung cấp sau đó tiến hành điều tra lỗi

Trường hợp nhà cung cấp làm sai so với yêu cầu đưa ra, khi đó, bên cung cấp sẽ phải sửa lại toàn bộ hàng đến khi đạt yêu cầu và phải chịu toàn bộ chi phí sửa chữa, trong thời gian giới hạn của bộ phận mua bán xét theo tình hình thực tế

Trường hợp thông tin Công ty đưa ra bị sai, dẫn đến sai sót của Nhà cung cấp, khi đó công ty sẽ xem xét tình hình để tự khắc phục Trong trường hợp không khắc phục được,

sẽ gửi lại ngay nhà cung cấp mang về tiến hành sửa chữa, giao mới Bộ phận yêu cầu đặt hàng khi đó, sẽ tiến hành làm các thủ tục yêu cầu sửa hàng, yêu cầu giao mới Bộ phận mua bán tiến hành xác nhận lại tiến độ giao hàng mới và báo các bộ phận liên quan

1.2.7 Thủ tục thanh toán

Bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra thông tin trên đơn đặt hàng, hoá đơn thương mại, giấy giao nhận hàng, phiếu nhập kho Sau đó, tập hợp chứng từ và chuyển Bộ phận kế toán hạch toán

Thời hạn thanh toán sẽ luôn ấn định vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng nhận hàng, căn cứ trên hóa đơn tài chính hợp lệ Nhưng trong từng trường hợp cụ thể (như: độ khan hiếm của hàng hoá, tính độc quyền của hàng hoá và do tính chất đặc thù của nhà cung cấp) mà điều kiện này có thể thay đổi

2 Mua nguyên, vật liệu chính

Mục này áp dụng cho hàng nguyên vật liệu và linh kiện mua trong nước, nước ngoài phục vụ nhu cầu sản xuất thường xuyên của công ty Các nhà cung ứng thường ổn định,

ít thay đổi về chủng loại và giá cả

2.1 Đơn đặt hàng

Căn cứ vào vào kế hoạch giao hàng và Dự báo bán hàng của bộ phận kinh doanh , căn cứ vào tồn kho thực tế, căn cứ vào tồn kho an toàn của nguyên liệu, bộ phận Quản

lý sản xuất lập nhu cầu đặt hàng vào ngày 30 hàng tháng

Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm gửi đơn hàng và các giấy tờ liên quan cho Nhà cung cấp

Lưu đơn đặt hàng theo file riêng cho từng khách hàng

2.2 Xác nhận kế hoạch giao hàng

Trong vòng 1 tuần kể từ khi gửi đơn hàng, bộ phận Mua hàng có trách nhiệm liên lạc với Nhà cung cấp để xác nhận kế hoạch giao hàng Thông tin tiến độ giao hàng cho bộ phận sử dụng

Trong trường hợp kế hoạch giao hàng của Nhà cung cấp muộn hơn so với thời hạn yêu cầu Hai bộ phận sẽ xác định kế hoạch tốt nhất mà Nhà cung cấp có thể đáp ứng, đối chiếu với tình trang tồn kho, kế hoạch sản xuất Đối với hàng nước ngoài sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về hình thức vận chuyển: đường biển, đường bộ, đường hàng không… Và yêu cầu Nhà cung cấp chịu phần chi phí vận chuyển phát sinh ngoài kế hoạch

2.3 Nhận hàng

Đối với Nhà cung cấp nước ngoài: trước ngày nhận hàng đã xác nhận trước đó, yêu cầu bên nhà cung ứng cung cấp chứng từ nhận hàng kịp thời để làm thủ tục khai báo Hải quan để nhận hàng

Bộ phận mua hàng tiến hành làm thủ tục khai báo Hải quan để nhận hàng, lên kế hoạch vận chuyển về kho công ty

Lưu phiếu nhận hàng cùng hồ sơ nhập khẩu

Đối với Nhà cung cấp trong nước: nhập hàng theo kế hoạch giao nhận hàng đã được xác nhận giữa các bên

2.4 Kiểm tra hàng nhập

Khi nhập hàng về kho, bộ phận mua hàng phải lập thông báo hàng đến theo biểu mẫu QA-24-04 báo cho bộ phận kho để nhập hàng và QC tiến hành kiểm tra chất lượng theo các qui định của “Quy trình kiểm tra chất lượng”;

Nếu hàng hóa không đạt yêu cầu chất lượng, bộ phận QC sẽ lập Báo cáo hàng lỗi, bộ phận mua hàng tiến hành thực hiện các thủ tục khiếu nại và yêu cầu bồi thường, giao hàng bù theo các thỏa thuận với nhà cung cấp

3 Đặt thuê gia công

Mục này áp dụng cho thuê gia công bên ngoài khuôn mẫu, đồ gá phục vụ sản xuất và bán thành phẩm Các nhà cung ứng thường ổn định

3.1 Đề nghị thuê dịch vụ

Căn cứ vào khả năng và kế hoạch sản xuất, bộ phận sản xuất lập đề nghị thuê dịch vụ theo biểu mẫu QA-24-05 Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước công ty về tính đúng đắn, cần thiết của đề nghị thuê ngoài này và giải trình với các bên liên quan khi ký duyệt qua các cấp kèm theo các tài liệu kỹ thuật cần thiết

Đề nghị mua hàng hợp lệ sau đó được chuyển đến bộ phận mua bán triển khai các bước tiếp theo: lấy báo giá, đặt hàng, nhập kho và chuyển cho bộ phận Kế toán để thanh toán tương tự như mục 1.2, 1.3

3.2 Kiểm tra hàng nhập

Khi nhập hàng về kho, bộ phận mua hàng phải lập thông báo hàng đến theo biểu mẫu QA-24-04 báo cho bộ phận kho để nhập hàng và bộ phận đề nghị và bộ phận QC tiến hành kiểm tra chất lượng theo các qui định của “Quy trình kiểm tra chất lượng”;

Nếu hàng hóa không đạt yêu cầu chất lượng, bộ phận QC sẽ lập Báo cáo hàng lỗi,

bộ phận mua hàng tiến hành thực hiện các thủ tục khiếu nại và yêu cầu bồi thường, giao hàng bù theo các thỏa thuận với nhà cung cấp

III TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Quy trình nhập, xuất, lưu kho, bảo quản sản phẩm: QA-32

2 Quy trình kiểm tra chất lượng: QA-13

IV Hồ sơ cần lưu trữ

liệu/ hồ sơ Nơi lưu Người

quản lý

V BẢNG LÝ LỊCH, BỔ SUNG TÀI LIỆU

1 Ngày ban hành lần đầu: 01/01/2016

2 Sửa đổi bổ sung tài liệu

CHUYÊN ĐỀ 07: CHUYÊN ĐỀ MUA HÀNG Phần 2: Quy trình đánh giá nhà cung cấp

Nhóm chuyên gia hướng dẫn: Tôn Việt Dũng – Trưởng nhóm

Nguyễn Thị Phương Thảo – Hỗ trợ

Cán bộ theo dõi thực hiện đề tài: Kỹ sư Đồng Minh Quý

MÃ SỐ TÀI LIỆU: QA-26

NGÀY HIỆU LỰC: 01-Aug-2016

LẦN SỬA ĐỔI: 00

I

YÊU CẦU CHUNG

1 Mục đích

Quy trình này được thiết lập để qui định phương pháp đánh giá lựa chọn nhà cung cấp mới cung ứng các nguyên liệu, linh kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của công ty

2 Định Nghĩa

Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp là hình thức kiểm định khả năng, năng lực đáp ứng

và tình hình thực tế của nhà cung cấp, có liên quan đến các vấn đề: S (an toàn); Q (chất lượng); C (giá cả); D (giao hàng);

3 Phạm vi áp dụng

Áp dụng đối với Nhà cung cấp nguyên liệu chính và Nhà cung cấp gia công ủy thác: đúc, gia công, xử lý bề mặt sản phẩm, xi mạ trong phạm vi nước Việt Nam

II NỘI DUNG THỰC HIỆN

1 Nhà cung cấp nguyên liệu

Đây là các nhà cung cấp chuyên cung cấp nguyên liệu hợp kim nhôm và hợp kim kẽm trực tiếp cấu thành sản phẩm và chất lượng sản phẩm Các nhà cung cấp loại này bao gồm trong nước và ngoài nước

2 Các Nhà cung cấp gia công ủy thác

Đây là các nhà cung cấp chuyên cung cấp các dịch vụ xử lý để hoàn thiện chất lượng

và sự cấu thành của linh kiện sản xuất: đúc, gia công cơ khí, xử lý bề mặt, xi mạ

3 Phương pháp lựa chọn Nhà cung cấp mới

Việc lựa chọn nhà cung cấp mới phải đảm bảo theo quy định sau:

STT Phân loại Nhà cung

cấp

Phương pháp lựa chọn Người lựa chọn Hồ sơ lựa chọn

1

Cung cấp nguyên

xuyên

4 Đánh giá, lựa chọn Nhà cung cấp mới

4.1 Lập kế hoạch đánh giá

Khi nhận được yêu cầu báo giá cho các dự án mới, bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, yêu cầu của từng mặt hàng và có trách nhiệm tìm kiếm Nhà cung cấp

có khả năng đáp ứng

Tùy theo hàng hóa/dịch vụ yêu cầu, bộ phận mua hàng lập kế hoạch đánh giá lựa chọn Nhà cung cấp và thông báo cho các bộ phận liên quan theo biểu mẫu

Bộ phận mua hàng có trách nhiệm thông báo chương trình đánh giá bao gồm: nội dung đánh giá và thời gian đánh giá cho người tham gia đánh giá, cho Nhà cung cấp 2 tuần trước khi đánh giá theo biểu mẫu QA-26-01

4.2 Đánh giá tại cơ sở Nhà cung cấp

Nhóm đánh giá phải tiến hành kiểm tra toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng, môi trường của Nhà cung cấp

4.2.1 Khi đánh giá, nhóm đánh giá phải tập trung kiểm tra các nội dung:

- Trình độ công nghệ

- Năng lực kỹ thuật

- Năng lực quản lý

- Tính ổn định

- Hệ thống tài liệu, hồ sơ

- Cơ chế đảm bảo chất lượng

4.2.2 Trong trường hợp có thể, nhóm đánh giá cần thu thập các bằng chứng để củng cố

cho kết quả đánh giá như chúng chỉ ISO, kết quả phân tích nguyên liệu…

4.2.3 Báo cáo đánh giá

Trưởng nhóm đánh giá có trách nhiệm tổng hợp thông tin và lập báo cáo đánh giá Nhà cung cấp theo biểu mẫu quy định QA-26-01

4.2.4 Trong trường hợp không có Nhà cung cấp nào đáp ứng yêu cầu, nhóm đánh giá

có thể đề xuất phê duyệt Nhà cung cấp với các điều kiện kèm theo

4.2.5 Phê duyệt đánh giá

4.2.6 Báo cáo đánh giá và các bằng chứng liên quan sẽ được chuyển cho Ban giám đốc

phê duyệt theo biểu mẫu QA-26-02; QA-26-03

4.2.7 Dựa trên kết quả phê duyệt của Giám đốc, bộ phận mua hàng có trách nhiệm lập

“Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt” theo biểu mẫu QA-26-04 và quản lý

hồ sơ lựa chọn liên quan

III TÀI LIỆU THAM KHẢO

(Không có)

IV HỒ SƠ LƯU GIỮ

liệu/ hồ sơ Nơi lưu Người

quản lý

V BẢNG LÝ LỊCH BAN HÀNH, BỔ SUNG, SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1 Ngày ban hành lần đầu: 01 tháng 01 năm 2016

2 Sửa đổi bổ sung tài liệu

Ngày sửa

đổi Lần sửa đổi

đổi Trước khi sửa đổi Sau khi sửa đổi