QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG

Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu đính kèm BM01/QT09 Ban Giám Đốc Công ty, Phòng Kinh Doanh Phòng Kinh Doanh Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng BM02/QT09 Tổng Giám Đốc Công ty Danh sác

QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN

NHÀ CUNG ỨNG

NGÀY BAN HÀNH : 26/11/2015

Trách

Chữ ký

Chức vụ Cán bộ chuyên trách Đại diện lãnh đạo Giám đốc

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi chú

1-MỤC ĐÍCH:

Quy trình này được soạn ra nhằm xác định trình tự các bước thực hiện mua vật tư, nguyên liệu cho các hoạt động sản xuất đảm bảo đạt chất lượng, đáp ứng được yêu cầu khách hàng và luôn phù hợp với các yêu cầu đã quy định Các thiết bị máy móc mua vào có hiệu suất năng lượng phù hợp với thực tế của công ty và các quy định của luật pháp

2-PHẠM VI ÁP DỤNG:

Áp dụng cho các hoạt động mua vật tư, nguyên liệu, thiết bị sản xuất chính phục vụ cho quá trình sản xuất tại nhà máy Giấy Xương Giang

3-TÀI LIỆU THAM KHẢO:

- TCVN ISO 9001-2008

- Tiêu chuẩn VN ISO 50001:2012

- Sổ tay chất lượng

- Sổ tay năng lượng

4-THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA:

Hàng hóa: Các loại sản phẩm ở dạng vật chất hoặc phi vật chất (nguyên vật liệu, bán

thành phẩm, thiết bị, phụ tùng ) hoặc dạng phi vật chất (dịch vụ vận chuyển, dịch vụ kiểm tra, dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn )

Vật tư chính: Là các loại nguyên vật liệu có ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm

của Công ty như nguyên liệu giấy, phụ gia các loại

Nhà cung ứng: Tổ chức hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa & dịch vụ cho Công ty Sản phẩm không phù hợp: Là những sản phẩm mua về không đúng với các yêu cầu

mua sản phẩm quy định tại hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng

Sản phẩm mua vào: Bao gồm tất cả các loại thiết bị máy móc, phụ tùng, dụng cụ,

phương tiện và nguyên, nhiên vật liệu mua về phục vụ cho nhu cầu sản xuất của Công

ty

5-NỘI DUNG:

Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu đính

kèm

(BM01/QT09)

Ban Giám Đốc Công ty,

Phòng Kinh Doanh

Phòng Kinh Doanh

Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng (BM02/QT09)

Tổng Giám Đốc Công ty Danh sách nhà cung ứng được duyệt

(BM-03/QT09)

Phòng Kinh Doanh

ứng (BM04/QT09)

Cán bộ kỹ thuật,

thủ kho công ty

Thủ kho công ty

Phòng Kinh Doanh

Có

Yêu cầu vật tư

Tìm kiếm nhà cung ứng

Lựa chọn và đánh giá nhà

cung ứng

Phê duyệt

Đàm phán ký hợp đồng

Thực hiện mua hàng

Kiểm tra

Nhập kho

Lưu trữ hồ sơ Không

5.2.1 Nhu cầu mua, cấp vật tư :

Căn cứ kế hoạch sử dụng, huy động nhân lực, vật tư, thiết bị cho thực tế sản xuất, sửa chữa, bảo trì máy móc, vận chuyển, đo đạc và các yêu cầu phát sinh khác, Lãnh đạo nhà máy lập “Đề nghị mua cấp vật tư” (BM01/QT09) trình Ban Giám Đốc, Phòng Kinh doanh, XNK cân đối, xem xét và tiến hành thực hiện mua hàng sao cho đúng tiến

độ công trình đã cam kết với khách hàng của Công ty

Khi nhận được “Đề nghị mua cấp vật tư” (BM01/QT09), căn cứ vào số lượng hàng hóa tồn kho thực tế theo báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng và thẻ kho vật tư, tình hình cung cấp của từng loại hàng hóa, thủ kho tiến hành kiểm tra lại hàng hóa có trong kho: + Nếu hàng hóa có sẵn trong kho thì tiến hành làm thủ tục cấp vật tư

+ Nếu chỉ có sẵn một phần hoặc không có trong kho thì tiến hành các bước thực hiện mua vật tư

5.2.3 Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng:

Vật tư giá trị nhỏ và không ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Ban lãnh đạo nhà máy sẽ trực tiếp cử cán bộ đi mua ngoài thị trường và kiểm tra hàng sau khi mua cũng theo các bước như trong quy trình này

Nếu những vật tư có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm (giấy krap, phụ liệu

…) và có mức tiêu thụ năng lượng lớn, Phòng Kinh doanh – XNK có trách nhiệm tiến hành tìm kiếm các nhà cung ứng (qua phương tiện thông tin đại chúng: Qua giới thiệu, hội chợ, quan hệ cá nhân, qua quảng cáo, tivi, đài, báo ) Các nhà cung ứng được lập thành danh sách sau đó căn cứ vào các tiêu chí sau để đánh giá:

+ Chất lượng hàng hóa: Ưu tiên những nhà cung ứng nào có chất lượng hàng hóa tốt

nhất, các nhà cung cấp phải xuất trình Giấy chứng nhận chất lượng của cơ quan có thẩm quyền (nếu cần) Với những nhà cung cấp có chất lượng tốt nhất được đánh giá 1 điểm, tiếp theo được 2 điểm, 3 điểm

+ Hiệu suất năng lượng của thiết bị: Ưu tiên những thiết bị, máy móc có mức tiêu thụ

năng lượng thấp mà vẫn đả bảo hiệu quả vận hành Các thiết bị nếu có gắn nhãn năng lượng được ưu tiên trước

Ninh Bình NHÀ CUNG ỨNG Ngày : 26/11/2015

Trang: 6/8

+ Giá cả: Để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh yếu tố giá cả của vật tư đóng vai

trò quan trọng Nhưng không thể vì yếu tố này mà lựa chọn những nhà cung cấp hàng hoá có chất lượng thấp Với cùng chất lượng hàng hoá, nhà cung cấp nào có giá thấp nhất sẽ được 1 điểm tiếp theo được 2 điểm, 3 điểm Tuy nhiên yếu tố giá cả được đưa

ra đánh giá còn tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán

+ Phương thức thanh toán: Để giảm bớt khó khăn về vốn luôn ưu tiên những nhà cung

cấp cho áp dụng phương thức trả chậm Trong thanh toán cho nhà cung cấp ưu tiên thanh toán qua Ngân hàng, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, nhà cung cấp có phương thức thanh toán thuận lợi nhất được 1 điểm, tiếp theo 2 điểm, 3 điểm

+ Năng lực cung cấp: Ưu tiên những nhà cung cấp có uy tín trên thị trường, đáp ứng

khả năng cung cấp ổn định lâu dài, tiến độ cung cấp hàng phù hợp với tiến độ Công ty

đề ra Phương thức giao nhận thuận lợi tại kho nhà máy Nhà cung cấp có ưu điểm nhất được 1 điểm tiếp theo 2 điểm, 3 điểm

Nhà cung ứng nào có điểm số 01 sẽ được lựa chọn, tiếp theo là điểm 02 cũng sẽ lựa chọn tuy nhiên vẫn phải xem xét, nếu được điểm 03 có thể là nhà cung ứng tiềm năng hoặc loại bỏ

Toàn bộ nội dung quá trình đánh giá lựa chọn được ghi lại theo biểu mẫu “Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng” (BM02/QT09) và do Giám Đốc Công ty phê duyệt

5.2.3 Phê duyệt danh sách nhà cung ứng:

Phòng Kinh doanh – XNK tiến hành lập danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn (BM03/QT09) trình Tổng Giám đốc phê duyệt Trong trường hợp không được sự phê duyệt (cả danh sách các nhà hoặc một nhà cung ứng trong danh sách thì tiến hành tìm kiếm và lựa chọn lại nhà cung ứng theo các bước đã nói trên)

5.2.4 Đàm phán ký hợp đồng:

Đối với các mặt hàng có giá trị lớn nói trên, Phòng Kinh Doanh - XNK tiến hành đàm phám với các nhà cung ứng thuộc danh sách đã được lựa chọn để thoả thuận về chủng loại, quy cách, số lượng vật tư cần mua, đưa ra các yêu cầu đối với nhà cung ứng về chất lượng hàng, phương thức vận chuyển, tiến độ giao hàng, thời hạn thanh toán, giá cả để đi đến thỏa thuận có thể ký kết hợp đồng

+ Nếu thỏa thuận được thì tiến hành soạn thảo hợp đồng trình Tổng Giám Đốc Công

ty ký

+ Nếu nguy cơ không đàm phán được Phòng Kinh Doanh - XNK sẽ có thông báo từ chối đối với chủ hàng đó và tìm kiếm lại nhà cung ứng mới và đánh giá như trên

5.2.5 Tiến hành mua hàng và đánh giá theo dõi:

Phòng Kinh Doanh - XNK tiến hành mua hàng từ các nhà cung ứng đã được lựa chọn, trong quá trình giao dịch các thông tin về nhà cung ứng được cán bộ kỹ thuật, thủ kho nhà máy ghi lại nếu có phát sinh vào “Sổ theo dõi phát sinh nhà cung ứng”

(BM04/QT09) (Lưu ý chỉ khi có phát sinh mới cập nhật), các tiêu chí đánh giá theo

dõi tương tự như đánh giá lựa chọn ban đầu Định kỳ sáu tháng một lần Ban lãnh đạo cùng cán bộ chuyên quản vật tư tiến hành lựa chọn lại nhà cung ứng theo các tiêu

chuẩn sau (có thể không cần phiếu đánh giá):

Tiêu chuẩn kỹ thuật hàng hóa (chất lượng sản phẩm, mức tiêu thụ năng lượng của thiết bị)

Giao hàng đúng thời hạn

Giá cả phù hợp với giá thị trường

Phòng Kinh doanh – XNK tổng hợp, xem xét và phải chỉ rõ kết luận lựa chọn tiếp hay không vào “Sổ theo dõi phát sinh nhà cung ứng” (BM04/QT09), đồng thời cập nhật lại danh sánh nhà cung ứng trình duyệt lại

5.2.6 Tiếp nhận hàng hoá, kiểm tra, nhập kho:

Khi hàng hóa đã mua về đến kho nhà máy Cán bộ kỹ thuật, thủ kho tổ chức tiếp nhận (chuẩn bị bến bãi và kho tàng)

lượng, số lượng, chủng loại của cán bộ kỹ thuật

Nhập vật tư:

Thủ kho tiến hành cân, đo, đong đếm kiểm tra đầy đủ về số lượng, quy cách và chủng loại sau đó hàng mới được phép nhập kho Thủ kho nhận hoá đơn tài chính và xác nhận khối lượng hàng hoá và căn cứ vào hóa đơn chứng từ để viết phiếu nhập kho Thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho cho xuất nhập hàng tháng và báo cáo về các ban của đơn vị để theo dõi

Xuất vật tư:

Căn cứ vào yêu cầu thực tế phục vụ sản xuất, đảm bảo các yêu cầu về số lượng đúng theo yêu cầu vật tư, phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký theo công trình

5.2.7 Lưu trữ hồ sơ:

Mọi quá trình tiến hành trong quy định này đều phải được lưu dưới dạng hồ sơ mua hàng và phải được cập nhật thường xuyên nếu có những thay đổi khách quan hay chủ quan liên quan đến quá trình mua hàng

6-LƯU HỒ SƠ:

TT Tên hồ sơ Đơn vị lưu trữ Thời gian

lưu

1 Đề nghị mua cấp vật tư Nhà máy, Phòng Kinh Doanh -

2 Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung

3 Danh sách nhà cung ứng Phòng Kinh Doanh - XNK 1 năm

4 Sổ theo dõi phát sinh nhà cung

7-PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM:

Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng BM02/QT09

Sổ theo dõi phát sinh của nhà cung ứng BM04/QT09