Hoàn thiện quy trình mua hàng nội địa của công ty cp dệt gia dụng phong phú

Bản chất của quy trình mua hàng là việc đảm bảo tìm được nguồn nguyên liệu vật tư cung ứng cho quá trình sản xuất, bán hàng theo đúng kế hoạch. Nhân viên mua hàng là người trực tiêp lên kế hoạch và triển khai quy trình mua hàng (quy trình thu mua quốc tế và nội địa).

GVHD: TS Vòng Thình

HOÀN THIỆN QUY

TRÌNH MUA HÀNG NỘI ĐỊA

CÔNG TY CP DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ

BÁO CÁO CUỐI KỲ

Giới thiệu

Công ty Cổ phần

Dệt May Phong Phú

• Thành lập năm 2019.

• Cổ phần hoá từ Tổng công ty Phong Phú

• Thuộc top đầu trong mặt hàng sản xuất khăn và sản

xuất sợi chất lượng thuộc Tập đoàn dệt May Việt Nam

(Vinatex)

Công Ty CP DỆT MAY PHONG PHÚ

2

02 Thực trạng

Tình hình, Vấn đề

2.3.3 Đánh giá quy trình thu

mua

Về quy trình thủ

tục- Các nhóm NVL cần mua được phân công theo nhóm.

- Được tối ưu hoá nhờ áp dụng phần mềm ERP Rosy

- Truy xuất dữ liệu nhanh chóng và đúng quy định, minh

bạch

- Phân tích dữ liệu theo yêu cầu, phục vụ cho các báo cáo,

giám sát

Ưu Điểm

4

2.3.3 Đánh giá quy trình thu

mua Nhân lực

- Nhân viên phòng Cung ứng có hơn 18 năm kinh nghiệm

- Chuyên môn đa phần xuất phát từ ngành dệt, thiết kế thời trang,…

- Đào tạo tại các trường chính quy về chuyên môn liên quan

- Đề cao nguyên tắc mua hàng có đạo đức, chuyên môn hoá

Chính sách mua

hàng- Ưu tiên chọn nhà cung cấp truyền thống, có thâm niên

Ưu Điểm

Quy trình thủ tục

- Còn tình trạng một chủng loại hàng hoá có nhiều mã hàng (mã số vật

tư do)

- Khi nhu cầu sản xuất đang cần gấp, nếu Rosy chưa được tích duyệt đầy

đủ, thì không thể xuất PO, có thể dẫn đến trì hoãn sản xuất

Đánh giá quy trình thu mua

Nhân lực

- Còn phụ thuộc vào một số NCC cố định, chưa chủ động tìm

NCC mới

Hạn Chế

6

Chính sách mua

hàng- Chính sách tham gia trước

mua với NCC chưa đẩy mạnh

- Thiếu các hoạt động đánh

giá hiệu suất NCC định kỳ

Đánh giá quy trình

3.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng

bằng cách tuân thủ bốn chia và bốn yếu

tố

- Quy trình thu mua được xây dựng và áp dụng từ khi

công ty thành lập

- Quá trình vận hành vẫn cần được liên tục, tối ưu và

giải quyết các nhược điểm đã nêu

Căn cứ đề xuất giải

pháp

Nội dung

3.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng bằng cách tuân thủ bốn chia và bốn yếu

tốPhân chia nhiệm vụ đảm bảo sự

lưu thông, không chồng chéo

của 4 chức trách liên quan sau:

Người phê duyệt -> Ban

Sự việc, con người, thời

gian, tiêu chuẩn

“Sự việc và con người” -> đã đảm

3.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng bằng cách tuân thủ bốn chia và bốn yếu

tố

Tính khả thi Dự báo kết quả

Quy trình mua hàng

3.2 Phát triển hệ thống thông tin

mua hàng giai đoạn “Hệ thống bổ

sung tự động ARS’’

- Sự phát triển của thế hệ thứ 5 của hệ thống thông tin quản

lí

- Phần mềm ERP Rosy đang là sản phẩm của thế hệ thứ 4

- Là căn cứ để xây dựng quy trình theo hướng tự động hoá

dưới sự quản lí và giám sát của con người

Căn cứ đề xuất giải

pháp

1 2

3.2 Phát triển hệ thống thông tin

mua hàng giai đoạn “Hệ thống bổ

sung tự động ARS’’ Quy trình thực hiện

Bước 5

Công phố kết quả, triển khai

quy trình thực hiện mới khi áp

dụng ARS

Tổng thời gian dự tính cho dự án 1 3

3.2 Phát triển hệ thống thông tin mua hàng giai đoạn “Hệ thống bổ

sung tự động ARS’’ Tính khả thi

Nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới đã áp dụng mô hình

này

Toyot a

Haier Lợi ích mà ARS mang lại

1 Tiết kiệm tiền bạc, thời gian và loại

bỏ sự chậm trễ

2 Xác định và giải quyết kịp thời các

vấn đề

3 Quản lý tốt hàng tồn kho, giảm tồn trữ

quá mức, dự đoán yêu cầu sản xuất chính

4

3.2 Phát triển hệ thống thông tin

mua hàng giai đoạn “Hệ thống bổ

sung tự động ARS’’ Dự báo kết quả

Tự động hoá tham gia

3.3 Xây dựng định kì các buổi đào tạo

- Tổ chức bộ phận thu mua với

- Xây dựng và thực hiện chính sách mua hàng,

- Hướng dẫn quản lý hợp đồng, quy trình và thủ tục mua hàng

Mục tiêu

1 6

Hướng đến xây dựng đội ngũ mua hàng cấp cao làm tốt tất cả

những nhiệm vụ Công ty cần phải đưa ra những buổi đào tạo về những điều sau:

1 Tìm kiếm kỹ thuật mới

2 Tìm kiếm sản phẩm mới

3 Tìm kiếm nguồn hàng mới

4 Phân tích xu hướng giá cả

5 Phán đoán hình thái thị trường cung cấp

3.3 Xây dựng định kì các buổi đào tạo

Kế hoạch thực hiện

1

1 Nhân viên đã có nền tảng

kiến thức, kinh nghiệm chuyên

môn

2 Khả năng tiếp thu tốt nên

việc đào tạo cũng sẽ diễn ra

nhanh chóng

3 Giúp nhân viên hiểu rõ hơn

về các mặt hàng mới

3.3 Xây dựng định kì các buổi Tính khả đào tạo

thi Dự báo kết quả

Nhân viên sẽ được biết được cách nắm bắt sự thay đổi của nguyên vật liệu cũng như luân chuyển công tác giữa các vị trí

1 8

3.4 Định kỳ đánh giá mức độ hiệu quả mua

hàng của từng nhân viên cung ứng

Căn cứ đề xuất giải

pháp

Rủi ro tiềm ẩn từ bên trong doanh nghiệp

Mối quan hệ giữa người mua hàng và người phê duyệt mua hàng

Þ Lạm dụng chức vụ và quyền hạn chọn NCC

quen biết để có hoa hồng, chọn NCC không đủ

tiêu chuẩn

Þ Lượng hàng hóa không đảm bảo chất lượng

Điển hình, công ty P&G 1

9

3.4 Định kỳ đánh giá mức độ hiệu quả mua

hàng của từng nhân viên cung ứng

Nội dung

Nhân viên phòng cung ứng lập bảng

phản ánh công việc đã hoàn thành

Trưởng phòng cung ứng đánh giá kết

quả công việc của từng nhân viên

Định kỳ cuối mỗi tháng/mỗi quý/khi có nhu cầu Trưởng phòng cung ứng báo cáo tình hình thực hiện hoạt động mua hàng và so sánh với các chỉ tiêu, kế hoạch

đã định

Phòng ban kiểm soát có trách nhiệm liên hệ với cơ quan kiểm soát

của của công ty cung ứng nguyên vật liệu, phát hiện các hành vi sai

3.4 Định kỳ đánh giá mức độ hiệu quả mua

hàng của từng nhân viên cung ứng

được cho là rất khó thực hiện

Về lâu dài thì việc kiểm soát chặt

chẽ là một yếu tố quan trọng quyết

2

3.5 Bổ sung cơ chế “Tham gia trước mua” kết hợp tìm hiểu thông tin mở

Bên mua hàng giúp NCC xác định vật liệu, công nghệ, nguồn lực

Người mua hàng đề xuất các tiêu chuẩn hóa, vật liệu thay thế

Đội ngũ chuyên gia tài năng đàm phán và viết hợp đồng với nhà cung cấp

vì lợi ích chung tối đa

Bên mua hàng giúp bên sản xuất thay đổi tốc độ đổi mới công nghệ, tiết

Tính khả thi

Bằng kinh nghiệm và quan hệ trong

ngành, nhân viên mua hàng có thể

tìm hiểu các thông tin liên quan

Nhân viên mua hàng tham gia

nghiên cứu sản phẩm để nắm bắt

được thông tin về sự cạnh tranh, đổi

mới công nghệ của NCC

3.5 Bổ sung cơ chế “Tham gia trước mua” kết hợp tìm hiểu thông tin mở

rộng của NCC

Dự báo kết quả

Biết được nhu cầu thị trường, tính toán được nguyên vật liệu, chi phí sản xuất, thay đổi công nghệ.Đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường, hạn chế tình trạng ứ đọng hàng hóa

2

Thank you