Hướng dẫn thực hiện 5S

Chương trình triển khai 5S tại MB • Nhận thức chung về 5S • Phương pháp và cách thức triển khai áp dụng 5S tại đơn vị • Đánh giá hoạt động 5S NỘI DUNG CHÍNH Khái niệm, đặc điểm và lợi ích của 5S Triển khai và duy trì hệ thống 5S Các vấn đề cốt lõi để duy trì 5S

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S

1

NỘI QUY LỚP HỌC

Có mặt

ĐÚNG GIỜ

Điện thoại

CHẾ ĐỘ RUNG

Không nói

CHUYỆN RIÊNG

Không ra

vào TỰ DO

Báo CB QUẢN LÝ LỚP khi vắng

1 Thực trạng luôn phải đối mặt

• Tác phong, tư thế, làm việc, vị trí các

2 Các tình huống tìm kiếm…

Thời gian tìm kiếm

= 0

Mất cả buổi mới tìm thấy

Có tìm nhưng nhưng không thấy

Không thấy

Tìm kiếm

Có thể dùng ngay Số lượng vừa đủ

Số lượng quá nhiều

Có nhưng số lượng không đủ

Có nhưng không dùng được

Hết thời gian Vội vàng đặt mua Lại tìm thấySau đó

Vội vàng đặt mua

Ta thật giỏi 

Tiếc quá, không đáp ứng được công việc 

Lại thừa rồi

Tốn tiền quá !!!

Nguy cơ?

Tiếc quá, thật lãng phí 

Nguy cơ? Tồn kho

3 Lợi ích của 5S

• Thời gian tìm kiếm đồ dùng, hồ sơ, trang thiết bị nhanh

• Không khí làm việc cởi mở, thân thiện trong văn phòng

• Môi trường làm việc thông thoáng, thoải mái, hiệu quả.

• Nâng cao khả năng quản lý, tính chuyên nghiệp

4 5S là gì

• 5S là một triết lý nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn

nắp, sạch sẽ

• 5S là một công cụ nhằm loại bỏ lãng phí

• 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện những công cụ cải

tiến liên tục (Kaizen, Lean, 6 Sigma,…)

9

Tiếng Việt Tiếng Anh

 Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết

S3 :SẠCH SẼ

 Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ

 Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi

 Dọn dẹp, làm sạch có “Ý THỨC”

 Duy trì thành quả đạt được

Các tiêu chuẩn, thói quen đó liên tục được cải tiến và nâng cao mức độ.

Liên tục thực hiện các phong trào thi đua 5S.

• Thi đua giữa các cá nhân

• Thi đua giữa các phòng/Ban/ PGD thuộc CN

Thường xuyên đánh giá kiểm tra.

• Đánh giá nội bộ 5S

• Đánh giá chéo giữa các PGD/CN…

PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

CÁC CHI NHÁNH

PHÒNG GIAO DỊCH C

Trao đổi thông tin quá trình thực hiện 5S

PHÒNG GIAO DỊCH B

PHÒNG GIAO DỊCH A

CÁC CHI

NHÁNH

 Chiều mũi tên màu xanh thể hiện việc trao đổi thông tin của phòng QLCL với các đơn vị áp dụng 5S QLCL đóng vai trò là đơn vị kiểm soát hoạt động 5S tại các đơn vị.

 Chiều mũi tên màu đỏ, thể hiện việc trao đổi thông tin của Chi nhánh với các phòng giao dịch trực thuộc trong quá trình thực hiện 5S

Các bước triển khai 5S

Bước 3 Tổng vệ sinh

Bước 4 Thực hiện 3S

1 Chuẩn bị thực hiện, Kickoff và đào tạo. 12/09/2012

2 Thực hiện 3S: Tổng vệ sinh, sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ. 12/09/2012

3 Thực hiện S4: Tiêu chuẩn hĩa 18/09/2012

4

Thực hiện S5: Đánh giá theo checklist

Cải tiến: Căn cứ vào kết quả đánh giá, yêu cầu các phịng, ban, bộ phận cải tiến cơng tác 5S

25/09/2012

Thời hạn cuối cùng gửi báo cáo nghiệm

 Hướng dẫn chụp hình, lưu trữ tư

liệu về thực hiện chương trình 5S

Các bước triển khai 5S

BƯỚC 1

Chuẩn bị thực hiện,

Kickoff và đào tạo.

Chuẩn bị thực hiện

1 Lãnh đạo Chi nhánh/PGD thấu hiểu lợi ích của 5S: Được biết về

chương trình triển khai 5S của đợt 2.

2 Rà soát lại ban 5S:

• Bổ sung thành viên nếu cần.

• Các nội dung đã thực hiện kỳ trước: cần phát huy và cần cải tiến vấn

đề gì?

• Các vấn đề về nguồn lực của ban 5S

3 Xem xét các hướng dẫn thực hiện và yêu cầu nghiệm thu của

PQLCL.

Kick off và đào tạo.

1 Tổ chức buổi kick-off chươmg trình 5S

2 Tuyên truyền quảng bá 5S với biểu ngữ, áp phích,

bản tin nội bộ tại chi nhánh

3 Tổ chức khóa đào tạo 5S cơ bản cho mọi thành viên

tham gia triển khai 5S.

Bản tin 5S

Chụp ảnh Biển đeo 5S

 Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết

 Loại bỏ những thứ không cần thiết

 Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết

Thực hiện S2

S2: SẮP XẾP (SEITON)

• Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn

• Mọi vật dụng cần có địa chỉ và được gắn nhãn theo hệ thống

• Đặt vật dụng ở vị trí dễ thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm

• Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng

• Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt cần để tách riêng với các dụng cụ được dùng phổ biến

• Dụng cụ sử dụng thướng xuyên cần sắp xếp bên cạnh người

sử dụng

PHÂN LOẠI HÀNH ĐỘNG YÊU CẦU

Phải được đặt gần điểm sử

dụng

Có thể để cách xa điểm sử

dụng một ít

Cần để tách riêng trong kho, có nhãn nhận dạng rõ

CÁCH THỰC HIỆN SẮP XẾP:

Thực hiện S2 (tiếp)

Thực hiện S2 (tiếp)

• Cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu

• Cách sắp xếp công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, ngăn tủ, cốc

chén… (tham khảo)

• Cách sắp xếp các công cụ, dụng cụ dùng chung.

• Cách sắp xếp bàn làm việc:

Thực hiện S2 (tiếp)

Thực hiện S3

S3: SẠCH SẼ (SEISO)

- Dọn dẹp, lau dọn thường

xuyên nơi làm việc.

- Phòng ngừa nguồn lây bẩn.

CÁC KHU VỰC CẦN LÀM SẠCH

1 Khu vực tủ hồ sơ tài liệu

Các loại kho hồ sơ, các giá kệ chứa đồ,

tủ đựng hồ sơ, tài liệu…

2 Thiết bị văn phòng

Các loại máy móc thiết bị văn phòng:

máy in, máy fax, máy xén giấy, máy

photo, bàn viết, ghế ngồi…

3 Khu vực xung quanh

Lối đi, cửa sổ, phòng họp, phòng vệ sinh,

Thực hiện S3 (tiếp)

Yêu cầu sau thực hiện 3S

Vẽ sơ đồ toàn bộ mặt bằng trong phạm vi 5S Phân công trách

nhiệm quản lý cho các thành viên của đơn vị theo khu vực

Thiết lập tiêu chuẩn bàn làm việc cho tất cả các bàn làm việc

của nhân viên (Tham khảo form tiêu chuẩn cơ bản )

Dán nhãn mác, gáy file, biển chỉ dẫn thích hợp, hướng dẫn sử

dụng cho các máy móc thiết bị phức tạp… Đồng bộ hóa file tài liệu, khay tài liệu, các vật phẩm văn phòng…

Góc thông tin 5S (mỗi CN sẽ thiết lập chung 1 góc 5S nhằm

(Lặp đi lặp lại 3S liên tục)

Mục tiêu của 5S

Đỉnh cao của vòng tròn là S5

Thực hiện S5

Mọi hoạt động đều cần đến yếu tố con người Nếu

hành kỷ luật thì việc thực hiện 5S theo phong trào

Coi nơi làm việc là ngôi nhà thứ hai của mình.

 Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích 5S

 Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban

 Khuyến khích thưởng cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt

 Tổ chức tham quan ở các đơn vị khác

Đánh giá nội bộ 5S

Checklist đánhgiá tại CN

Các bước triển khai 5S

BƯỚC 5

Nghiệm thu kết quả

thực hiện

Nghiệm thu kết quả với phòng QLCL

• Kết quả nghiệm thu được gửi chậm nhất vào ngày 25/09/2012

Gồm 03 nội dung chính như sau:

• Bản báo cáo theo mẫu của P.QLCL (Bản báo cáo này sẽ được lưu

trữ và đối chiếu kiểm tra lại khi P.QLCL tiến hành đánh giá).

• Tối thiểu 10 hình ảnh/1 đơn vị cho các hoạt động sau:

• Kickoff

• Tổng vệ sinh

• Trước và sau khi thực hiện 5S.

• Gửi checklist đánh giá nội bộ 5S của đơn vị gồm 2 phần:

Checklist đánh giá các phòng ban và Checklist đánh giá SGD

• Ban 5S tại chi nhánh tại các đơn vị, thường xuyên kiểm tra email để cập nhật thông tin và nhận những hướng dẫn kịp thời

1 Cam kết của Lãnh đạo

TÀI CHÍNH

NHÂN LỰC

2 Sự tham gia của tất cả

Tất cả các phòng ban, tất cả

mọi người Không có ngoại

lệ !!!

3 Cải tiến liên tục

• Cải tiến theo tinh thần liên tục

 Xây dựng văn hóa cải tiến từ những ý tưởng nhỏ nhất mang lại giá trị trong công việc

4 Quảng bá 5S như 1 sản phẩm

• Tổ chức các cuộc thi vui về 5S: sáng

kiến 5S; sáng tác thơ, truyện 5S, cuộc

5S 5S

5 Đánh giá 5S nội bộ

• Quá trình đánh giá nhằm:

- Xem xét tính hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống

- Tìm kiếm cơ hội cải tiến

SỰ TRỪNG PHẠT

6 Ghi nhận đóng góp

• Sự ghi nhận là văn hóa, là tiền đề cho sự

GẮN BÓ - TRUNG THÀNH