Hạch toán tscđ và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định hữu hình tại công ty xăng dầu quảng bình

Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của khóa luận gồm 3 phần: - Phần 1: Cơ sở lý luận về hạch toán TSCĐ trong các doanh nghiệp sản xuất - Phần 2: Thực trạng kế toán tài sản cố định tại

MỞ ĐẦU

Tài sản cố định (TSCĐ) là một nguồn lực quan trọng để tiến hành sảnxuất kinh doanh Đối với Công ty xăng dầu Quảng Bình, với đặc điểm mặthàng kinh doanh là sản phẩm dầu mỏ dễ bay hơi, dễ cháy, đòi hỏi công tác hệthống kho chứa, phương tiện vận tải, thiết bị đo lường phải thật đảm bảo Mặtkhác, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu hiện đại hóa, vitính hóa môi trường làm việc đang rất được quan tâm Vì thế, TSCĐ tại công

ty chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản, vấn đề về quản lý và sửdụng hiệu quả TSCĐ luôn là một trong những mục tiêu kế hoạch của công ty

Về lĩnh vực kế toán, kế toán TSCĐ là một phần hành quan trọng, việc hạchtoán trung thực, hợp lý hay không ảnh hưởng lớn đến thông tin trên báo cáotài chính

Với các lý do trên, em chọn đề tài: “Hạch toán TSCĐ và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định hữu hình tại Công ty xăng dầu Quảng Bình”.

Trong thời gian thực tập tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, bên cạnh tìmhiểu những đặc điểm về mặt hàng kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý,

tổ chức hệ thống kế toán, em còn đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán kế toán

và quản lý TSCĐ trên cả khía cạnh hạch toán các nghiệp vụ biến động, tríchkhấu hao, sửa chữa TSCĐ và hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty Từ đó sosánh với chế độ kế toán hiện hành để đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiệncông tác hạch toán và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty

Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của khóa luận gồm 3 phần:

- Phần 1: Cơ sở lý luận về hạch toán TSCĐ trong các doanh nghiệp sản

xuất

- Phần 2: Thực trạng kế toán tài sản cố định tại Công ty xăng dầu Quảng

Bình

- Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ và nâng

cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty xăng dầu Quảng Bình

Khóa luận của em chắc chắn còn rất nhiều thiếu sót, rất mong nhận được

sự góp ý sửa chữa của các thầy cô giáo

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN

CỐ ĐỊNH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1 Khái quát chung về TSCĐ

1.1.1.Khái niệm, đặc điểm và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ

TSCĐ là các nguồn lực kinh tế có giá trị ban đầu lớn và thời gian sửdụng dài Đặc điểm của TSCĐ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinhdoanh TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phầnvào chi phí kinh doanh TSCĐ được giữ nguyên hình thái vật chất ban đầucho đến lúc hư hỏng.Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (chuẩn mực số 03,

04 – Quyết định của Bộ trưởng Bộ tài chính số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31tháng 12 năm 2001), các tài sản được ghi nhận là TSCĐ phải thỏa mãn đồngthời tất cả bốn tiêu chuẩn sau:

- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tàisản đó;

- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy;

- Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm;

- Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành

Theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 12tháng 12 năm 2003 về ban hành Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu haoTSCĐ, tiêu chuẩn giá trị để ghi nhận TSCĐ hữu hình là từ 10 triệu đồng trởlên

1.1.2.Phân loại TSCĐ

TSCĐ có nhiều loại, nhiều thứ, có đặc điểm và yêu cầu quản lý rất khácnhau Phân loại TSCĐ là sắp xếp TSCĐ thành từng loại, từng nhóm theonhững đặc trưng nhất định như theo hình thái biểu hiện, theo quyền sở hữu,theo nguồn hình thành, theo công dụng và tình hình sử dụng… Đây là một

công việc hết sức cần thiết nhằm quản lý thống nhất TSCĐ trong doanhnghiệp, phục vụ phân tích đánh giá tình hình trang bị, sử dụng TSCĐ cũngnhư để xác định các chỉ tiêu tổng hợp liên quan đến TSCĐ

►Theo hình thái biểu hiện, toàn bộ TSCĐ trong sản xuất được chia

thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình Theo quyết định 206/2003/QĐ-BTCban hành ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Chế độquản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ:

- TSCĐ hữu hình: là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật

chất (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều

bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhấtđịnh) thỏa mãn các tiêu chuận của TSCĐ hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳkinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vậtkiến trúc, máy móc, thiết bị…

- TSCĐ vô hình: là những TSCĐ không có hình thái vật chất, thể hiện

một lượng giá trị đã được đầu tư thỏa mãn các tiêu chuẩn của TSCĐ vô hình,tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếptới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế,bản quyền tác giả…

Quyết định 206/2003/QĐ-BTC còn quy định về các chi phí phát sinh tronggiai đoạn triển khai được ghi nhận là TSCĐ vô hình tạo ra từ nội bộ doanhnghiệp nếu thỏa mãn được 7 điều kiện:

(a) Tính khả thi về mặt kỹ thuật đảm bảo cho việc hoàn thành và đưa tàisản vô hình vào sử dụng theo dự tính hoặc để bán;

(b) Doanh nghiệp dự định hoàn thành tài sản vô hình để sử dụng hoặc đểbán;

(c) Doanh nghiệp có khả năng sử dụng hoặc bán tài sản vô hình đó;

(d) Tài sản vô hình đó phải tạo ra được lợi ích kinh tế trong tương lai;

(e) Có đầy đủ các nguồn lực về mặt kỹ thuật, tài chính và các nguồn lựckhác để hoàn tất các giai đoạn triển khai, bán hoặc sử dụng tài sản vôhình đó;

(f) Có khả năng xác định một cách chắc chắn toàn bộ chi phí trong giaiđoạn triển khai để tạo ra tài sản vô hình đó;

(g) Ước tính có đủ tiêu chuẩn về thời gian sử dụng và giá trị theo quy địnhcho TSCĐ vô hình

Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phid đào tạo nhân viên, chi phíquảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, chi phí cho giaiđoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm, lợi thế thương mại khôngphải là TSCĐ vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trongthời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạtđộng

►Theo quyền sở hữu tài sản, TSCĐ được chia thành TSCĐ tự có và

TSCĐ thuê ngoài

- TSCĐ tự có: là những TSCĐ được xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo

bằng nguồn vốn chủ sở hữu (nguồn vốn tự bổ sung, do Ngân sách cấp, diđơn vị khác góp liên doanh…) hoặc bằng vốn vay Đây là những TSCĐthuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền chiếm hữu,

sử dụng và định đoạt trên cơ sở chấp hành đúng thủ tục theo quy định củaNhà nước

- TSCĐ thuê ngoaìi: là nhứng TSCĐ mà doanh nghiệp được nhượng

quyền sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định ghi trên hợp đồngthuê, đối với loại tài sản này, doanh nghiệp không có quyền định đoạt

►Theo nguồn hình thành, TSCĐ được chia theo từng loại nguồn hình

thành khác nhau như hình thành bằng nguồn vốn chủ sở hữu, bằng nguồnvốn vay…

- TSCĐ hình thành bằng nguồn vốn chủ sở hữu: thuộc loại này thường

có những TSCĐ hình thành từ việc Nhà nước cấp (đối với doanh nghiệpnhà nước), đối tác liên doanh góp vốn, mua sắm, xây dựng bằng nguồnvốn chủ sở hữu

- TSCĐ hình thành từ nguồn vốn vay: là những TSCĐ được mua sắm

bằng nguồn vốn vay Ngân hàng, từ các tổ chức tín dụng hoặc từ các đốitượng khác

►Theo mục đích và tình hình sử dụng, TSCĐ được chia thành 4 loại:

- TSCĐ dùng cho kinh doanh: là những TSCĐ được dùng cho hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp Những TSCĐ này bắt buộc phải trích khấuhao vào chi phí sản xuất – kinh doanh

- TSCĐ hành chính sự nghiệp: là những TSCĐ được Nhà nước hoặc cấp

trên cấp hoặc do doanh nghiệp mua sắm, xây dựng bằng nguồn kinh phí sựnghiệp và được sử dụng cho hoạt động hành chính sự nghiệp (đoàn thểquần chúng, tổ chức y tế, văn hóa thể thao…)

- TSCĐ dùng cho mục đích phúc lợi: là những TSCĐ được hình thành từ

quỹ phúc lợi, do doanh nghiệp quản lý và sử dụng cho các mục đích phúclợi như: Nhà văn hóa, nhà trẻ, câu lạc bộ, nhà nghỉ mát, xe ca phúc lợi…

- TSCĐ chờ xử lý: là những TSCĐ bị hư hỏng chờ thanh lý; TSCĐ không

cần dùng; TSCĐ đang tranh chấp chờ giải quyết… Những TSCĐ này cầnđược xử lý nhanh chóng để thu hồi vốn sử dụng cho việc đầu tư đổi mớiTSCĐ

1.1.3 Tính giá TSCĐ

TSCĐ phải được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại, do đó việcghi sổ phải theo dõi được cả 3 chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại và giá trị haomòn:

Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn

►Nguyên giá TSCĐ: là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra

để có được TSCĐ hữu hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạngthái sẵn sàng sử dụng Khi xác định nguyên giá TSCĐ, kế toán phải quántriệt các nguyên tắc chủ yếu:

- Thời điểm xác định nguyên giá là thời điểm đưa tài sản vào trạng tháisẵn sàng sử dụng hoặc thời điểm đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính

- Giá thực tế của TSCĐ phải được xác định dựa trên những căn cứkhách quan có thể kiểm soát được (phải có những chứng từ hợp pháp, hợplệ)

- Giá thực tế cảu TSCĐ phải đựoc xác định dựa trên các khoản chi tiêuhợp lý được dồn tích trong quá trình hình thành TSCĐ

- Các khoản chi tiêu phát sinh sau khi đưa TSCĐ vào sử dụng được tínhvào nguyên giá nếu như chúng làm tăng thêm giá trị hữu ích của TSCĐ.Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 quy định cách xác định nguyên giáTSCĐ hữu hình trong từng trường hợp như sau:

- TSCĐ hữu hình mua sắm: Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm bao

gồm giá mua trừ (-) các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá),các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chiphí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng,như: chi phí chuẩn bị mặt bằng; chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu;chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệuchạy thử); chi phí chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác

Đối với TSCĐ hữu hình hình thành do đầu tư xây dựng theo phươngthức giao thầu, nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng,các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có)

Trường hợp mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền vớiquyền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng đất phải được xác định riêngbiệt và ghi nhận là TSCĐ vô hình

Trường hợp TSCĐ hữu hình mua sắm được thanh toán theo phươngthức trả chậm, nguyên giá TSCĐ đó được phán ánh theo giá mua trả ngaytại thời điểm mua Khoản chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán vàgiá mua trả ngay được hạch toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừkhi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình (vốn hóa).Các khoản chi phí phát sinh như chi phí quản lý hành chính, chi phí sảnxuất chung, chi phí chạy thử và các chi phí khác… nếu không liên quantrực tiếp đến việc mua sắm và đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụngthì không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình Các khoản lỗ ban đầu

do máy móc không hoạt động đúng như dự tính được hạch toán vào chiphí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. 

- TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự chế: là giá thành thực tế của

TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế cộng (+) chi phí lắp đặt, chạy thử Trườnghợp doanh nghiệp dùng sản phẩm do mình sản xuất ra để chuyển thànhTSCĐ thì nguyên giá là chi phí sản xuất sản phẩm đó cộng (+) các chi phítrực tiếp liên quan đến việc đưa TSCĐ  vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.Trong các trường hợp trên, mọi khoản lãi nội bộ không được tính vàonguyên giá của các tài sản đó Các chi phí không hợp lý, như nguyên liệu,vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi phí khác sử dụng vượt quámức bình thường trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế không được tínhvào nguyên giá TSCĐ hữu hình. 

- TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi: Nguyên giá TSCĐ

hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình khôngtương tự hoặc tài sản khác được xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ hữu

hình nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi, sau khi điềuchỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về.

Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với mộtTSCĐ hữu hình tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấyquyền sở hữu một tài sản tương tự (tài sản tương tự là tài sản có công dụngtương tự, trong cùng lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương đương).Trong cả hai trường hợp không có bất kỳ khoản lãi hay lỗ nào được ghinhận trong quá trình trao đổi Nguyên giá TSCĐ nhận về được tính bằnggiá trị còn lại của TSCĐ đem trao đổi Ví dụ: Việc trao đổi các TSCĐ hữuhình tương tự như trao đổi máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, các cơ

sở dịch vụ hoặc TSCĐ hữu hình khác

- TSCĐ hữu hình tăng từ các nguồn khác:

 Nguyên giá TSCĐ hữu hình được tài trợ, được biếu tặng, được ghinhận ban đầu theo giá trị hợp lý ban đầu Trường hợp không ghi nhận theogiá trị hợp lý ban đầu thì doanh nghiệp ghi nhận theo giá trị danh nghĩacộng (+) các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng tháisẵn sàng sử dụng. 

► Giá trị hao mòn và khấu hao TSCĐ

Hao mòn TSCĐ là sự giảm dần giá trị của TSCĐ trong quá trình sử dụng

do tham gia vào quá trình kinh doanh bị cọ xát, bị ăn mòn hoặc do tiến bộ kỹthuật…

Hao mòn TSCĐ mang tính khách quan, muốn xác định giá trị hao mòn củamột TSCĐ nào đó thì cơ sở khách quan nhất là thông qua giá cả thị trường,tức là phải so sánh giá cả TSCĐ cũ với TSCĐ mới cùng loại Tuy nhiên,TSCĐ được đầu tư mua sắm là để sử dụng lâu dài cho quá trình kinh doanh,

do vậy, các doanh nghiệp khôn gthể xác định giá trị hao mòn TSCĐ theophương pháp nói trên

Khi sử dụng TSCĐ, các doanh nghiệp phải trích khấu hao TSCĐ, tức làphải tính toán và phân bổ một các có hệ thống nguyên giá của TSCĐ vào chiphí kinh doanh trong từng thời kỳ hạch toán Việc làm này giúp doanh nghiệptính đúng, trích đủ chi phí sử dụng TSCĐ và thu hồi vốn đầu tư để tái tạoTSCĐ khi chúng bị hư hỏng Về phương diện kế toán, giá trị hao mòn củaTSCĐ được tính bằng số khấu hao lũy kế đến thời điểm xác định Khi TSCĐbắt đầu đưa vào sử dụng tại doanh nghiệp thì giá trị hao mòn coi như bằngkhông (trừ trường hợp TSCĐ chuyển giao giữa các đơn vị thành viên hạchtoán phụ thuộc trong doanh nghiệp, giá trị hao mòn TSCĐ bên nhận được tínhbằng giá trị hao mòn ghi trên sổ của đơn vị giao).

TSCĐ của doanh nghiệp có nhiều thứ, nhiều loại với đặc tính hao mònkhác nhau, do đó các doanh nghiệp phải xác định phương pháp tính khấu haophù hợp với từng TSCĐ trên cơ sở tuân thủ quy định của Nhà nước

Theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính về ban hành Chế độquản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, doanh nghiệp có thể lựa chọn mộttrong ba phương pháp trích khấu hao TSCĐ phù hợp với từng loại TSCĐ củadoanh nghiệp, đó là: phương pháp khâu hao đường thẳng, phương pháp khấuhao giảm dần với hệ số điều chỉnh, phương pháp khấu hao theo sản lượng

►Giá trị còn lại của TSCĐ

Giá trị còn lại của TSCĐ là giá thực tế của TSCĐ tại một thời điểmnhất định Về phương diện kế toán, giá trị còn lại của TSCĐ được xác địnhbằng hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và giá trị hao mòn (số khấu hao lũy kếtính tới thời điểm xác định) Chính vì vậy, giá trị còn lại trên sổ kế toán mangdấu ấn chủ quan của các doanh nghiệp Do đó trong các trường hợp góp vốnliên doanh bằng TSCĐ, giải thể hoặc sáp nhập doanh nghiệp, đa dạng hoáhình thức sở hữu doanh nghiệp thì đòi hỏi phải đánh giá lại giá trị hiện còn

của TSCĐ, thực chất là xác định giá trị còn lại của TSCĐ theo mặt bằng giá

cả hiện tại

1.1.4 Yêu cầu quản lý, nhiệm vụ hạch toán TSCĐ

► Yêu cầu quản lý TSCĐ

Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ thì công tác quản lý TSCĐ phảituân thủ những nguyên tắc chủ yếu sau:

- Xác lập đối tượng ghi TSCĐ: Đối tượng ghi TSCĐ là từng tài sản có

kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liênkết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất địn mà nếuthiếu bất kỳ một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt độngđược và thỏa mãn tiêu chuẩn của TSCĐ

Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kếtvới nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau vànếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức nănghoạt động chính của nó nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏiphải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùngthỏa mãn cùng đồng thời bốn tiêu chuẩn của TSCĐ được coi là một đối tượngghi TSCĐ

- Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng: Do TSCĐ sẽtồn tại lâu dài trong doanh nghiệp nên TSCĐ phải được phân loại, thống kê,đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ

và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ

- Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo 3 chỉ tiêu giá trị là: nguyên giá, giátrị hao mòn và giá trị còn lại

- Xây dựng quy chế quản lý TSCĐ như: Xác định rõ quyền hạn, tráchnhiệm của tập thể, cá nhân trong việc bảo quản, sử dụng TSCĐ

- Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những TSCĐ đãkhấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhưnhững TSCĐ bình thường.

- Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp phải tiến hànhkiểm kê TSCĐ Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu TSCĐ đều phải lập biênbản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý

► Nhiệm vụ hạch toán TSCĐ

Để cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho công tác quản lý TSCĐ trên

cơ sở tuân thủ các yêu cầu quản lý, hạch toán TSCĐ trong các doanh nghiệpphải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép, phản ánh tổng hợp, chính xác, kịp thời số lượng, giá trịTSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vitoàn doanh nghiệp, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cungcấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc gìn giữ, bảo quản, bảodưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng doanh nghiệp

- Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sảnxuất – kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quyđịnh

- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ,tập hợp chính xác và phân bổ hợp lý chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinhdoanh

1.2 Hạch toán chi tiết TSCĐ

1.2.1 Tại phòng kế toán

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanhnghiệp thường xuyên biến động Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán cần theo dõichặt chẽ, phản ánh kịp thời mọi trường hợp biến động tăng, giảm TSCĐ

Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồnggiao nhận, trong đó gồm có đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số ủyviên để nghiệm thu và cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ lập “Biên bảngiao nhận TSCĐ” Biên bản này lập cho từng đối tượng TSCĐ Với nhữngTSCĐ cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì

có thể lập chung một biên bản Sau đó phòng kế toán phải sao cho mỗi đốitượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng Hồ sơ đó bao gồm biên bản giao nhậnTSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hóa đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ.Phòng kế toán giữ lại để làm căn cứ tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chitiết TSCĐ

Căn cứ vào hồ sơ, kế toán mở “Thẻ TSCĐ” để theo dõi chi tiết TSCĐcủa đơn vị Thẻ này được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ, trong đó phảnánh các chỉ tiêu chi tiết về TSCĐ theo dõi (các chỉ tiêu chung, nguyên giá,phụ tùng kèm theo, ghi giảm) Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toántrưởng ký xác nhận và lưu ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng Toàn

bộ thẻ TSCĐ được lập bảo quản tập trung tại hòm thẻ, trong đó chia làmnhiều ngăn để xếp thẻ theo yêu cầu phân loại TSCĐ Mỗi ngăn được dùng đểxếp thẻ của một nhóm TSCĐ, chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu tài sản.Mỗi nhóm này được lập chung một phiếu kế toán tăng, giảm hàng tháng trongnăm

Ngoài ra để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ tại nơi sử dụng nhằmquản lý tài sản đã cấp cho các bộ phận, làm căn cứ để đối chiếu khi kiểm kêtài sản, kế toán mở “Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng” Sổ này mở cho từng nơi

sử dụng, dùng cho từng năm, mỗi bộ phận sử dụng lập hai quyển, 1 lưu tạiphòng kế toán, 1 lưu tại bộ phận sử dụng tài sản giữ Mỗi loại tài sản được ghitrong một trang hoặc một số trang Sổ này còn sử dụng để theo dõi cả dụng cụnhỏ đã cấp

Để đăng ký, theo dõi và quản lý toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp từ khimua sắm, đưa vào sử dụng đến khi ghi giảm và theo dõi số khấu hao TSCĐ

đã trích, kế toán mở “Sổ TSCĐ” Sổ được đóng thành quyển, mỗi nhóm tàisản được ghi riêng một số trang hay một quyển “Sổ TSCĐ” được ghi trên cơ

sở các chứng từ tăng, giảm TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ

1.2.2 Tại bộ phận sử dụng

Tại bộ phận sử dụng, mỗi khi có TSCĐ biến động, bộ phận này phảikết hợp với kế toán TSCĐ để ghi các chỉ tiêu liên quan đến TSCĐ vào “Sổ tàisản theo đơn vị sử dụng” Căn cứ để ghi “Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng” làcác chứng từ về biến động tài sản

Biểu 1: Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng

Năm ……

Tên đơn vị (phòng ban hoặc người sử dụng)

Ghi tăng tài sản và công cụ lao động Ghi giảm tài sản và công cụ

lao động

Ghi chú

Chứng từ Tên, nhãn hiệu, quy cách

TSCĐ và công cụ lao động

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Số tiền

Chứng từ

Lý do Số

lượng

Số tiền

Người ghi sổ (Ký, họ tên)

Ngày … tháng … năm

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

1.3 Hạch toán tăng giảm TSCĐ

Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp tăng trong kỳ.

Bên Có: Nguyên giá TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp giảm trong kỳ.

Số dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có của doanh nghiệp.

TK 211 được chi tiết để theo dõi tình hình biến động của từng loạiTSCĐ hữu hình như:

- Tài khoản 212 “TSCĐ thuê tài chính”

Bên Nợ: Nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính tăng trong kỳ

Bên Có: Nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính giảm trong kỳ

7Số dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính hiện có

- Tài khoản 213 “TSCĐ vô hình”: TK này dùng để phản ánh tình hìnhbiến động TSCĐ vô hình của doanh nghiệp theo nguyên giá

Bên Nợ: Nguyên giá của TSCĐ vô hình tăng trong kỳ

Bên Có: Nguyên giá của TSCĐ vô hình giảm trong kỳ

Số dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có của doanh nghiệp.

TK này được chi tiết thành các TK cấp 2 để theo dõi tình hình biến động củatừng loại TSCĐ vô hình như:

Bên Nợ: Giá trị hao mòn của TSCĐ giảm trong kỳ

Bên Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ tăng trong kỳ

Số dư Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có trong doanh nghiệp

Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:

Các TSCĐ của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân như tăng

do mua sắm, xây dựng, cấp phát… Để hạch toán các nghiệp vụ này cần cónhững chứng từ như hóa đơn mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, quyếttoán chi phí xây dựng TSCĐ…

Các nghiệp vụ tăng TSCĐ được khái quát qua sơ đồ sau:

khấu trừ (nếu có)

Chi phí CD, lắp đặt, triển khai

TSCĐ hình thành qua XD lắp đặt, triển khai

Nhà nước cấp hoặc nhập vốn góp liên doanh

bằng TSCĐ

TSCĐ thừa không rõ nguyên nhân

Nhận lại vốn góp liên doanh bằng TSCĐ

TK 811

Sơ đổ 2 Hạch toán tổng hợp giảm TSCĐ

TK 211, 212, 213

TSCĐ của doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau, trong

đó, chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán, điều chuyển… Các chứng từ cần có

để hạch toán các nghiệp vụ này đó là biên bản thanh lý TSCĐ, hóa đơn bánTSCĐ, quyết định điều chuyển TSCĐ…

Các nghiệp vụ biến động giảm TSCĐ được khái quát theo sơ đồ sau:

1.4 Hạch toán khấu hao TSCĐ

1.4.1 Khấu hao và các phương pháp tính khấu hao TSCĐ

Trong quá trình đầu tư và sử dụng, TSCĐ bị hao mòn, thể hiện dưới haidạng: hao mòn hữu hình (là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị

cọ xát, bị ăn mòn, bị hư hỏng từng bộ phận) và hao mòn vô hình (là sự giảmgiá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kỹ thuật đã sản xuất ra những TSCĐcùng loại có nhiều tính năng với năng suất cao hơn và chi phí ít hơn) Để thuhồi lại giá trị hao mòn, người ta tiến hành trích khấu hao Việc tính khấu hao

có thể tiến hành theo nhiều phương pháp khác nhau Ở Việt Nam, chế độ tàichính hiện hành cho phép doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 3 phươngpháp sau để tiến hành khấu hao TSCĐ:

- Phương pháp khấu hao đường thẳng: TSCĐ tham gia vào hoạt động

kinh doanh được trích khấu hao đường thẳng Mức khấu hao trung bình hàngnăm cho TSCĐ được xác định theo công thức:

Mức trích khấu hao trung bình

Nguyên giá của TSCĐThời gian sử dụngĐối với những TSCĐ được mua sắm hoặc đầu tư mới thì thời gian sử dụngphải nằm trong khoảng thời gian sử dụng tối đa và tối thiểu do Nhà nước quyđịnh Tuy nhiên, để xác định số năm sử dụng dự kiến cho từng TSCĐ cụ thể,doanh nghiệp phải dựa vào những căn cứ chủ yếu sau:

(a) Tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế;

(b)Hiện trạng TSCĐ (thời gian TSCĐ đã qua sử dụng, thế hệ TSCĐ,tình trạng thực tế của tài sản…);

TSCĐ thiếu

NG

giảm

(c) Tuổi thọ kinh tế của TSCĐ: được quyết định bởi thời gian kiểm soátTSCĐ hoặc yếu tố hao mòn vô hình do sự tiến bộ kỹ thuật.

Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá TSCĐ thay đổi, doanhnghiệp phải xác định lại mức khấu hao trung bình của TSCĐ bằng cách lấygiá trị còn lại trên sổ kế toán chia (:) cho thời gian sử dụng xác định lại hoặcthời gian sử dụng còn lại (được xác định là số chênh lệch giữa thời gian sửdụng đã đăng ký trừ thời gian đã sử dụng) của TSCĐ

Mức trích khấu hao cho năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐđược xác định là hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao lũy kế đãthực hiện đến năm trước năm cuối cùng của TSCĐ đó

- Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh

TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao theophương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh phải thỏa mãn đồng thời các điềukiện sau:

+ Là TSCĐ đầu tư mới (chưa qua sử dụng);

+ Là các loại máy móc, thiết bị; dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm.Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh được ápdụng đối với các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực có công nghệ đòi hỏi phảithay đổi, phát triển nhanh

Mức khấu hao TSCĐ theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnhđược xác định theo công thức:

Tỷ lệ khấu hao

Tỷ lệ khấu hao TSCĐtheo phương pháp đường thẳng

điều chỉnh

Tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng xác định nhưsau:

Thời gian sử dụng của TSCĐ

Hệ số điều chỉnh được xác định căn cứ vào chu kỳ đổi mới của máymóc thiết bị Hệ số điều chỉnh theo thời gian thời gian sử dụng của TSCĐ quyđịnh như sau:

Thời gian sử dụng của TSCĐ Hệ số điều chỉnh (lần)

- Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm: được

áp dụng để tính khấu hao các loại máy móc, thiết bị thỏa mãn đồng thời cácđiều kiện sau:

+ Trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm;

+ Xác định được tổng số lượng, khối lượng sản phẩm sản xuất theocông suất thiết kế của TSCĐ;

+ Công suất sử dụng thực tế bình quân tháng trong năm tài chính khôngthấp hơn 50% công suất thiết kế

TSCĐ trong doanh nghiệp được trích khấu hao theo phương pháp khấuhao theo số lượng, khối lượng sản phẩm như sau:

+ Căn cứ vào hồ sơ kinh tế - kỹ thuật của TSCĐ, doanh nghiệp xácđịnh tổng số lượng, khối lượng sản phẩm sản xuất theo công suất thiết kế củaTSCĐ, gọi tắt là sản lượng theo công suất thiết kế.

+ Căn cứ tình hình thực tế sản xuất, doanh nghiệp xác định số lượng,khối lượng sản phẩm thực tế sản xuất hàng tháng, hàng năm của TSCĐ

+ Xác định mức trích khấu hao trong tháng của TSCĐ theo công thức:Mức trích khấu hao

trong tháng của

TSCĐ

=

Số lượng sảnphẩm sản xuấttrong tháng

X

Mức trích khấu haobình quân tính chomột đơn vị sản phẩm

Trong đó:

Mức trích khấu hao bình quân

tính cho một đơn vị sản phẩm =

Nguyên giá TSCĐSản lượng theo công suất thiết kếMức trích khấu hao năm của TSCĐ bằng tổng mức trích khấu hao của

12 tháng trong năm, hoặc tính theo công thức:

Mức trích khấu

hao của TSCĐ =

Số lượng sảnphẩm sản xuấttrong năm

X

Mức trích khấu hao bìnhquân tính cho một đơn

vị sản phẩmTrường hợp công suất thiết kế hoặc nguyên giá của TSCĐ thay đổi,doanh nghiệp phải xác định lại mức trích khấu hao của TSCĐ

1.4.2.Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ

Định kỳ (tháng, quý…), trích khấu hao TSCĐ và phân bổ vào chi phísản xuất kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 627 (6274 – Chi tiết theo từng phân xưởng): khấu hao TSCĐ sửdụng ở phân xưởng, bộ phận sản xuất

Nợ TK 641 (6414 – Khấu hao TSCĐ sử dụng cho tiêu thụ hàng hóa,sản phẩm, dịch vụ)

Nợ TK 642 (6424 – Khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanhnghiệp.

Có TK 214 (chi tiết tiểu khoản): tổng số khấu hao phải trích

Số khấu hao phải nộp cho ngân sách hoặc cấp trên (nếu có)

Nợ TK 411: ghi giảm nguồn vốn kinh doanh (nếu không được hoànlại), hoặc

Nợ TK 136 (1368): ghi tăng phải thu nội bộ (nếu được hoàn lại)

Có TK 336: số phải nộp cấp trênTrường hợp giảm giá trị hao mòn do nhượng bán, thanh lý, giá trị cònlại chưa khấu hao hết (chưa thu hồi) được tính vào chi phí khác Với TSCĐ đithuê tài chính, khi hết hạn thuê phải trả mà chưa trích đủ khấu hao thì giá trịcòn lại của TSCĐ thuê ngoài phải tính vào chi phí trả trước dài hạn nếu giá trịcòn lại lớn hoặc phân bổ hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ nếu giá trị cònlại nhỏ

Trường hợp cuối năm tài chính, khi doanh nghiệp xem xét lại thời giantrích khấu hao và phương pháp khấu hao, nếu có mức chênh lệch với số đãkhấu hao trong năm cần tiến hành điều chỉnh Nếu mức khấu hao cao hơnmức khấu hao đã trích, số chênh lệch tăng được ghi bổ sung vào chi phí dknhư khi trích khấu hao bình thường Ngược lại, nếu mức khấu hao phải tríchnhỏ hơn số đã trích, khoản chênh lệch giảm được ghi giảm chi phí kinh doanhbằng bút toán:

Nợ TK 214: Số chênh lệch giảm

Có TK liên quan (TK 627, 641, 642… )

1.5 Hạch toán nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ

Trong quá trình sử dụng, TSCĐ phải được bảo dưỡng hoặc sửa chữakhi chúng bị hư hòng, nhằm duy trì năng lực hoạt động bình thường củaTSCĐ Chi phí sửa chữa TSCĐ là chi phí gián tiếp cho quá trình kinh doanh

của các doanh nghiệp, vì vậy nó phải được phân bổ vào chi phí kinh doanhcủa kỳ hạch toán Tuy nhiên, cách thức phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vàochi phí kinh doanh phụ thuộc vào tính chất của từng loại hình sửa chữaTSCĐ.

1.5.1 Các loại sửa chữa TSCĐ

- Sửa chữa thường xuyên TSCĐ: là công việc sửa chữa nhỏ, có tínhchất bảo dưỡng hoặc thay thế những chi tiết, bộ phận nhỏ của TSCĐ Đặcđiểm của loại hình sửa chữa nhỏ là thời gian tiến hành sửa chữa ngắn, chi phísửa chữa chiếm một tỷ trọng nhỏ không đáng kể so với tồng chi phí kinhdoanh trong kỳ, vì vậy, chi phí sửa chữa nhỏ thường được tập hợp trực tiếovào chi phí kinh doanh của kỳ hạch toán mà nghiệp vụ sửa chữa diễn ra

- Sửa chữa lớn TSCĐ: là công việc sửa chữa có tính chất khôi phụcnăng lực hoạt động của TSCĐ, thay thế các bộ phận quan trọng của nó, thờigian diễn ra nghiệp vụ sửa chữa lớn thường kéo dài, chi phí sửa chữa chiếmmột tỷ trọng đáng kế so với chi phí kinh doanh của từng kỳ hạch toán Vì vậy,theo nguyên tắc phù hợp, chi phí sửa chữa lớn phải được phân bổ vào chi phíkinh doanh của nhiều kỳ hạch toán với nhau

Trong quan hệ với công tác kế hoạch, nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐđược chia thành 2 loại là sửa chữa TSCĐ theo kế hoạch và sửa chữa TSCĐngoài kế hoạch Sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch là sửa chữa những TSCĐ

mà doanh nghiệp đã có dự kiến từ trước, đã lập được dự toán, vì vậy, trongtrường hợp này kế toán phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinhdoanh bằng cách trích trước theo dự toán Sửa chữa TSCĐ ngoài kế hoạch làsửa chữa những TSCĐ hư hỏng nặng ngoài dự kiế của doanh nghiệp, vì vậy,chi phí sửa chữa phải phân bổ vào chi phí kinh doanh của những kỳ hạch toánsau khi nghiệp vụ sửa chữa đã hoàn thành

- Sửa chữa nâng cấp TSCĐ: là loại hình sửa chữa có tính chất tăngthêm tính năng hoạt động của TSCĐ hoặc kéo dài tuổi thọ của nó Bản chấtcủa nghiệp vụ sửa chữa nâng cấp TSCĐ là một nghiệp vụ đầu tư bổ sung choTSCĐ.

1.5.2 Phương pháp hạch toán

Tùy theo các hình thức sửa chữa TSCĐ đề cập ở trên, kế toán tiến hànhhạch toán khác nhau Chứng từ để hạch toán các nghiệp vụ này là dự toán,quyết toán chi phí sửa chữa TSCĐ, hóa đơn GTGT…

Trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến hoạtđộng sửa chữa TSCĐ được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3 Hạch toán tổng hợp sửa chữa TSCĐ

1.6 Hạch toán kiểm kê TSCĐ

Định kỳ, vào cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm

kê TSCĐ Mọi trường hợp thừa thiếu TSCĐ đều phải lập biên bản, tìmnguyên nhân và có biện pháp xử lý

 Trường hợp phát hiện thừa trong kiểm kê

Căn cứ vào nguyên nhân thừa cụ thể để ghi sổ cho phù hợp theo mộttrong các trường hợp đã nêu (nếu do để ngoài sổ sách chưa ghi sổ) NếuTSCĐ đó đang sử dụng, cần trích bổ sung khấu hao:

Nợ các TK liên quan (627, 641, 642): ghi tăng chi phí liên quan

Có TK 214: ghi tăng giá trị hao mònNếu TSCĐ thừa là do đơn vị khác thì báo cho đơn vị chủ tài sản biếu.Nếu không xác định được chủ tài sản thì báo cho cơ quan chủ quản cấp trên

và cơ quan tài chính cùng cấp để xử lý Trong thời gian chờ xử lý kế toán theodõi ở tài khoản 3381:

Nợ TK 211: nguyên giá TSCĐ thừa chờ xử lý

Có TK 214: giá trị hao mòn của TSCĐ

Có TK 3381: giá trị còn lại của TSCĐ thừa

 Trường hợp phát hiện thiếu trong kiểm kê

Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ, kế toán ghi nhận giá trị TSCĐthiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý:

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ thiếu

Nợ TK 1381: Giá trị thiếu chờ xử lý (giá trị còn lại)

Có TK 211: nguyên giá TSCĐ thiếu chờ xử lý

1.7 Chuẩn mực kế toán quốc tế về TSCĐ và mô hình hạch toán TSCĐ ở một số quốc gia trên thế giới

Nội dung hạch toán nhà xưởng, máy móc, thiết bị và TSCĐ vô hìnhđược đề cập đến trong Chuẩn mực kế toán quốc tế số 16 (IAS 16) và Chuẩn

TK 111,112,152

TK 241 Chi phí sửa chữa thường xuyên

KC chi phí

Trích trước CP

CP SCL theo KH vượt theo dự toán

Phân bổ Cp SCL vào chi phí KD Kết chuyển chi phí sửa chữa nâng cấp

Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

mực kế toán quốc tế số 38 (IAS 38) Nhìn chung, mô hình hạch toán TSCĐ ởcác quốc gia tuân thủ theo các chuẩn mực này, bên cạnh đó còn có một số nétđặc trưng riêng.

1.7.1 Về ghi nhận TSCĐ, xác định giá trị ban đầu và các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu

Theo IAS 38, một TSCĐ vô hình được ghi nhận là tài sản khi:

 Có khả năng là doanh nghiệp sẽ thu được các lợi ích kinh tế trong tương lai

từ việc sử dụng tài sản này, và

 Giá trị của tài sản có thể tính toán một cách tin cậy

Tất cả các chi phí khác liên quan đến TSCĐ vô hình được tính và báocáo kết quả hoạt động kinh doanh (ví dụ chi phí nghiên cứu, đào tạo, quảngcáo và chi phí chuẩn bị)

Lợi thế thương mại phát sinh nội bộ, nhãn hiệu hàng hóa, tên công bố,quyền ấn bản, danh sách khách hàng và các khoản có tính chất tương tựkhông được ghi nhậ là tài sản

Trong trường hợp sáp nhập doanh nghiệp, chi phí cho một TSCĐ vôhình sẽ được tính vào lợi thế thương mại

- Xác định giá trị ban đầu

Nguyên giá một khoản nhà xưởng, máy móc và thiết bị được xác định

là tất cả các chi phí trực tiếp liên quan, bao gồm giá mua và thuế đã trả Tuy

nhiên, các chi phí quản lý và chi phí chung cũng như chi phí chạy thử khôngđược tính vào.

Nguyên giá của những tài sản tự xây dựng bao gồm nguyên vật liệu,nhân công và các loại chi phí đầu vào khác

Khi tài sản được trao đổi, những tài sản tương tự như tài sản đem traođổi được ghi theo giá trị hợp lý của tài sản nhận được Các khoản mục tương

tự như tài sản đem đi trao đổi được ghi theo giá trị ghi sổ của tài sản đem đitrao đổi

Đối với TSCĐ vô hình cũng ghi nhận ban đầu theo nguyên giá cho dùtài sản đó có được từ trao đổi với bên ngoài hay phát sinh nội bộ Chi phí phátsinh sau đó cho tài sản vô hình được ghi nhận là chi phí nếu chỉ để duy trì khảnăng hoạt động theo tiêu chuẩn của tài sản đó Những chi phí này có thể đượcvốn hóa nếu doanh nghiệp có thể thu được các lợi ích kinh tế lớn hơn mứchoạt động theo tiêu chuẩn ban đầu

- Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu

Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu cho máy móc và thiết bị đượcghi nhận là một khoản chi phí phát sinh nếu các chi phí đó khôi phục tiêuchuẩn hoạt động Những chi phí này được ghi tăng nguyên giá tài sản nếu cácchi phí này làm tăng lợi ích kinh tế của tài sản so với trạng thái tiêu chuẩn banđầu của tài sản đó

1.7.2.Hạch toán một số nghiệp vụ về TSCĐ

- Hạch toán tăng giảm TSCĐ:

Mô hình hạch toán TSCĐ của kế toán Mỹ và kế toán Pháp đều thốngnhất với quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam về cách hạch toán tănggiảm TSCĐ

TSCĐ tăng có thể do mua sắm, do được biếu tặng hoặc do tự xây dựng.Khi phát sinh nghiệp vụ tăng TSCĐ, kế toán ghi:

Nợ TK Tài sản cố định

Có TK Tiền / Phải trả nhà cung cấp / Doanh thu nhận được

do được biếu tặng / Lương phải trả / Nguyên vật liệu…

TSCĐ giảm có thể do các nguyên nhân như nhượng bán, bỏ không sửdụng hoặc bán, phá bỏ, tháo dỡ các bộ phận để sử dụng cho mục đích khác…Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ giảm TSCĐ giống như quy định củachuẩn mực kế toán Việt Nam Ví dụ, khi phát sinh nghiệp vụ nhượng bánTSCĐ, kế toán hạch toán như sau:

- Phản ánh số khấu hao phải trích bổ sung tính đến thời điểm bán TSCĐ

Nợ TK Chi phí khấu hao TSCĐ

Có TK Lãi về bán TSCĐ: Nếu lãi

- Hạch toán khấu hao TSCĐ

Theo IAS, khấu hao phản ánh việc tiêu dùng các lợi ích kinh tế của mộttài sản và được ghi nhận là một khoản chi phí trừ khi nó được tính vào giá trịghi sổ của một tài sản tự xây dựng Số khấu hao phải được phân bổ một cách

có hệ thống trong suốt thời gian sử dụng tài sản kinh doanh Phương pháp khấu hao phản ánh cách thức tiêu dùng dự tính, bao gồm:phương pháp đường thẳng, theo số dư giảm dần và theo tổng đơn vị sảnphẩm Tuy nhiên, chế độ kế toán Pháp cho phép áp dụng hai phương pháp:phương pháp cố định (phương pháp đường thẳng) và phương pháp giảm dần

để tính khấu hao bất động sản Trong khi đó, kế toán Mỹ cho phép doanh

nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một trong các phương pháp khấu hao: Phươngpháp khấu hao đều theo thời gian, phương pháp khấu hao theo thời gian sửdụng máy thực tế; khấu hao theo sản lượng sản xuất, phương pháp khấu haogiảm dần Như vậy so với IAS, chế độ kế toán Mỹ còn quy định thêm mộtphương pháp tính khấu hao nữa đó là phương pháp khấu hao theo thời gian sửdụng máy thực tế Phương pháp này giả định rằng khấu hao được xác địnhdựa trên số giờ máy chạy thực tế chứ không phải khấu hao đều theo thời gian.Thời gian sử dụng TSCĐ được căn cứ vào số giờ máy chạy thực tế Côngthức xác định mức khấu hao phải trích được xác định theo công thức sau:

Khấu hao theo số giờ máy chạy:

Khấu hao giờ = Nguyên giá – Giá trị thu hồi ước tính

Tổng số giờ hoạt động ước tínhBên cạnh đó, chế độ kế toán Mỹ còn quy định về các phương phápkhấu hao theo nhóm hoặc theo đa hợp Do đặc trưng khác nhau của từngTSCĐ hoặc đặc trưng riêng của từng ngành, các doanh nghiệp thường ápdụng phương pháp khấu hao theo nhóm TSCĐ có bản chất giống nhau hoặckhấu hao kết hợp các TSCĐ có bản chất khác nhau và thời gian sử dụng khácnhau Theo phương pháp này, trước hết kế toán xác định tỷ lệ khấu hao kếthợp của TSCĐ, từ tỷ lệ này sẽ xác định được tổng số khấu hao phải trích củanăm và hơn nữa sẽ xác định được thời gian khấu hao kết hợp

Sau khi xác định được số khấu hao phải trích, kế toán định khoản:

Nợ TK Chi phí khấu hao

Có TK Hao mòn luỹ kế

PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH

2.1 Tổng quan về Công ty xăng dầu Quảng Bình

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xăng dầu Quảng Bình

Công ty Xăng dầu Quảng Bình (PETROLIMEX Quảng Bình) tiền thân

là Chi cục vật tư Quảng Vĩnh (Quảng Bình - Vĩnh Linh) được thành lập năm

1965 Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty trong giai đoạn này là tiếp nhận, bảoquản, dự trữ, cung ứng vận chuyển xăng dầu, sắt, thép, xi măng và các loạivật tư khác phục vụ sản xuất, chiến đấu trên địa bàn tỉnh và chi viện cho chiếntrường miền Nam

Năm 1989, Quảng Bình trở về địa giới hành chính của mình Trước nhucầu bức thiết về vật tư hàng hóa phục vụ cho công tác tái thiết quê hương,UBND tỉnh Quảng Bình ra quyết định số 60 QĐ/UB ngày 17/7/1989 thànhlập Công ty Vật tư tổng hợp Quảng Bình trực thuộc UBND tỉnh Quảng Bình

Ngày 5/11/1992, UBND tỉnh Quảng Bình ra quyết định số 30 QĐ/UB

về việc thành lập doanh nghiệp nhà nước: Công ty Vật tư tổng hợp QuảngBình trực thuộc Sở Thương mại và Du lịch tỉnh Quảng Bình Do đặc điểmtình hình thực tế và yêu cầu quản lý đổi mới doanh nghiệp nhà nước, từ tháng5/1995 Công ty Vật tư tổng hợp Quảng Bình được gia nhập vào Tổng Công tyXăng dầu Việt Nam Đến ngày 20/7/2000 Bộ Thương mại đã ban hành quyếtđịnh số 1029/2000/QĐ/BTM về việc đổi tên Công ty Vật tư tổng hợp QuảngBình thành tên Công ty Xăng dầu Quảng Bình thuộc Tổng Công ty Xăng dầuViệt Nam

Từ đó Công ty Xăng dầu Quảng Bình là thành viên thứ 40 của TổngCông ty Xăng dầu Việt Nam Thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, có tư cáchpháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.

Công ty có trụ sở chính đóng tại 75 Lý Thường Kiệt - Đồng Hới - Quảng Bình

Trải qua nhiều năm hoạt động, Công ty đã khẳng định được chỗ đứngcủa mình trên thị trường, trực tiếp làm tăng ngoại tệ cho địa phương, đem lạinguồn thu lớn cho ngân sách, đồng thời từng bước nâng cao đời sống vật chất

và tinh thần cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty

Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của Công ty Xăng dầu QB

Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006

70.452 39.836

75.148 39.150

78.157 37.818

Nguồn: Báo cáo tài chính các năm 2004, 2005, 2006

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Với tư cách là đơn vị thành viên, Công ty Xăng dầu Quảng Bình chịu

sự quản lý và chỉ đạo của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam theo quy địnhcủa Chính phủ và điều lệ của Tổng Công ty

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gồm: Ban giám đốc, cácphòng chức năng và các đơn vị, cửa hàng trực thuộc

Giám đốc là người lãnh đạo chung, điều hành mọi hoạt động của Công

ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Tổng giám đốc Công ty Xăngdầu Việt Nam về công việc của mình

Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc phụ trách kinh doanh, phógiám đốc phụ trách kỹ thuật công nghệ và xây dựng cơ bản, phó giám đốctrực tiếp làm giám đốc Chi nhánh vật tư tổng hợp và XNK

Có 4 phòng chức năng: Phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh,phòng kế toán tài chính và phòng quản lý kỹ thuật đầu tư

Công ty đang áp dụng mô hình tổ chức quản lý kiểu trực tuyến - chứcnăng Giám đốc là người lãnh đạo trực tuyến đối với các phòng chức năng vàcác đơn vị trực thuộc

Tùy theo tình hình thực tế, giám đốc có thể ủy quyền cho các phó giámđốc hoặc trưởng phòng chỉ đạo những công việc cụ thể đối với cấp dưới.Ngoài ra, để triển khai thực hiện tốt các chương trình công tác và mệnh lệnhcủa giám đốc, các phòng chức năng có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, đônđốc và giúp đỡ các đơn vị trực thuộc một cách thường xuyên theo quy định

CH XD NAM ĐỒNG HỚI

CHT

CH XD TUYÊN HOÁ

CHT

CH XD MINH HOÁ

GIÁM ĐỐC KHO CẢNG SÔNG GIANH GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH

XNK CỦA HÀNG GAS CHT

CHT

CH XD

Q TRẠCH

CÁC QUẦY BÁN XĂNG DẦU

Sơ đồ 4: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH

*) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

+ Phòng kinh doanh:

Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về việc chỉ đạo quản lý các mặtnghiệp vụ kinh tế, xây dựng và thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hóa Lập đơnhàng, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hóa Thông tin kịp thờichính xác theo yêu cầu của giám đốc Công ty

+ Phòng kế toán tài chính:

Tham mưu quản lý, chỉ đạo các mặt nghiệp vụ tài chính kế toán, chấphành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán, phân tích hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp

+ Phòng tổ chức hành chính:

Tham mưu giúp giám đốc quản lý chỉ đạo các mặt nghiệp vụ về hànhchính quản trị, lập kế hoạch trang cấp các dụng cụ văn phòng, phục vụ chocông tác quản lý hành chính đồng thời tổ chức cán bộ, nhân sự, lao động tiềnlương, đào tạo cán bộ, thực hiện các nghĩa vụ thi đua, khen thưởng, kỷ luậtcủa Công ty

+ Phòng quản lý kỹ thuật - đầu tư:

Tham mưu giúp giám đốc xây dựng chỉ đạo các công việc về kỹ thuật,máy móc thiết bị bơm rót xăng dầu, lập kế hoạch xây dựng mới, mở rộng, cảitiến kỹ thuật, mua sắm tài sản cố định dưới sự chỉ đạo của Tổng Công ty

+ 13 đơn vị trực thuộc bao gồm:

- 10 cửa hàng đóng trên địa bàn các huyện và thành phố Đồng Hới: Cóchức năng và nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng như: xăng dầu sáng, dầu mỡnhờn, gas và phụ kiện gas phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của kháchhàng trên toàn tỉnh

- Trạm kinh doanh gas - sản phẩm hóa dầu: Là đơn vị hạch toán theo

phương thức báo sổ và một phần hạch toán theo phương thức khoán vốn vềkinh doanh bếp gas, phụ kiện gas và nhựa đường Trạm kinh doanh gas cóchức năng nhiệm vụ tiếp nhận gas hóa lỏng từ các kho đầu mối đồng thờichiết nạp vào các loại vỏ bình để phân phối cho các cửa hàng trực thuộc Công

ty Thực hiện các dịch vụ lắp đặt bếp gas, thay gas tại nhà theo yêu cầu sửdụng của khách hàng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình

- Chi nhánh kinh doanh VTTH & XNK: Là một đơn vị hạch toán phụthuộc hoạt động trên cơ sở Công ty giao khoán vốn và trích nộp các khoảntheo quy định lên Công ty: Lãi vay, khấu hao TSCĐ, thuế vốn, thuế GTGT,lợi nhuận hàng năm Chức năng nhiệm cụ của Chi nhánh kinh doanh VTTH

& XNK là tổ chức kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng như: xi măng,sắt thép, vật liệu điện, máy móc thiết bị phụ tùng xuất khẩu mặt hàng cao sunguyên liệu… đảm bảo kinh doanh có hiệu quả Theo định kỳ Chi nhánh phảibáo cáo quyết toán toàn bộ tình hình kinh doanh lên Công ty để gộp quyếttoán toàn Công ty

- Kho cảng Xăng dầu sông Gianh: Với sức chứa 3000m3 là nơi tiếpnhận xăng dầu bằng đường thủy từ các kho đầu mối lớn để cung ứng cho nhucầu tại địa bàn tỉnh Quảng Bình và khu vực lân cận cũng như cho tái xuấtsang nước bạn Lào Đồng thời thực hiện đầy đủ các chế độ về phòng cháychữa cháy, bảo vệ kho tàng, máy móc, thiết bị an toàn lao động

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty xăng dầu Quảng Bình

► Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán thanh toán nhà cung cấp Kế toán hàng tồn khoKế toán TSCĐ và XDCB Kế toán thanh toán với người mua

Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán chi nhánh VTTH và XNK Kế toán các đơn vị trực thuộc

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Sơ đồ 5: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán thanh toán

+ Kế toán trưởng:

Phụ trách điều hành công việc chung của phòng kế toán Kế toántrưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương vềchuyên môn, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máyquản lý của đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn cóliên quan đến các bộ phận chức năng đó Có quyền ký duyệt tất cả các tài liệu

kế toán và có quyền từ chối đối với những vấn đề tài chính không phù hợp vớichế độ quy định của nhà nước

+ Kế toán tổng hợp:

Là người giúp việc cho kế toán trưởng thực hiện nhiệm vụ theo sự phâncông của kế toán trưởng trên cơ sở phê duyệt của giám đốc Tổng hợp số liệutheo yêu cầu quản lý chung của toàn Công ty, kế toán tổng hợp thực hiện ghi

sổ cái tổng hợp và lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu độtxuất của lãnh đạo Công ty

+ Kế toán thanh toán:

Tham mưu cho kế toán trưởng các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quátrình thu, chi tiền mặt như: thanh toán lương, tạm ứng, thu tiền từ khâu bánhàng hóa…

+ Kế toán hàng hóa, công nợ và thanh toán với nhà cung cấp:

Tham mưu, giúp việc cho kế toán trưởng và kế toán tổng hợp về cácnghiệp vụ liên quan đến hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp Tổ chứcnhận báo cáo hàng hóa và hướng dẫn các nghiệp vụ liên quan đến kế toánhàng hóa cho các bộ phận kế toán tại các đơn vịi trực thuộc Tham gia kiểm

kê định kỳ hoặc đột xuất kho hàng hóa

+ Kế toán vật liệu, CCDC và tiền gửi ngân hàng:

Tham mưu cho kế toán trưởng và kế toán tổng hợp về các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến vật liệu, CCDC và tiền gửi ngân hàng Thựchiện kiểm kê định kỳ và đề xuất phương án quản lý hàng tồn kho, hạch toánkịp thời khi có phiếu báo hỏng CCDC từ các bộ phận gửi lên

+ Kế toán TSCĐ, xây dựng cơ bản và phí lưu thông:

Tham mưu cho kế toán trưởng về mua mới, thanh lý TSCĐ Quản lý vànghiệm thu các công trình xây dựng cơ bản Hạch toán các nghiệp vụ kinh tếphát sinh có liên quan đến TSCĐ, xây dựng cơ bản và phí lưu thông

+ Kế toán công nợ thanh toán với người mua:

Tham mưu cho kế toán trưởng về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liênquan đến công nợ Đối chiếu và đốc thúc việc thanh toán nợ của khách hàngkhi đến hạn Đề xuất các phương án tiêu thụ nhằm thu hồi vốn nhanh nhất

+ Kế toán thuế:

Tham mưu cho kế toán trưởng về tiến trình nộp thuế của đơn vị, luônbám sát tình hình thực hiện các loại thuế, không để tồn đọng thuế quá mứccho phép Lập các báo biểu về thuế theo đúng quy định của Nhà nước vàTổng Công ty, thực hiện các chế độ báo cáo về thuế theo đúng quy định củaLuật thuế Phản ánh trực tiếp với giám đốc, kế toán trưởng về các khoản thuếcủa đơn vị mình

+ Thủ quỹ:

Là người được giám đốc ủy quyền quản lý trực tiếp toàn bộ tiền mặt,ngân phiếu, séc và các khoản tín phiếu có giá trị bằng tiền khác của doanhnghiệp Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản và thực hiện thu, chi các khoản tiềntheo đúng quy định của Nhà nước và của Tổng Công ty

+ Bộ phận kế toán Chi nhánh kinh doanh VTTH & XNK:

Thực hiện hạch toán kế toán phụ thuộc tại Chi nhánh theo quy định củaCông ty và chế độ tài chính- kế toán hiện hành Phản ánh toàn bộ các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh vàlên các báo cáo kế toán theo định kỳ (tháng, quý, năm) nộp về phòng kế toán -tài chính của Công ty Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty, giám đốcChi nhánh, kế toán trưởng Công ty về số liệu báo cáo của mình

+ Kế toán các đơn vị trực thuộc:

Tham mưu cho cửa hàng trưởng và kế toán trưởng Công ty về việc thựchiện các chế độ thanh toán, tiền lương, chi phí cho đơn vị mình theo mứckhoán đã được duyệt Lập các bảng kê, nhật ký và các báo biểu kế toán theo

sự hướng dẫn của kế toán Công ty

►Đặc điểm tổ chức sổ kế toán

Hiện nay Công ty áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ".

Trong điều kiện Công ty sử dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán, mọinghiệp vụ kinh tế phát sinh đều cập nhật vào máy vi tính Vì vậy sau khi cậpnhật đầy đủ các chứng từ kế toán, thì việc lên sổ sách và hạch toán lên nhật kýchứng từ đều bắt đầu từ chứng từ gốc, sau đó các phần hành kế toán sẽ tiếnhành đối chiếu giữa nhật ký chứng từ với sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổnghợp Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ cái, bảng kê chi tiết, bảng kê tổng hợp,bảng cân đối để lên báo cáo quyết toán

Sơ đồ 6: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi hàng ngày

Ghi hàng ngày

Đối chiếu kiểm tra

Sổ chi tiết Chứng từ gốc