Quy trình bảo hành công trình

lưu đồ nhiệm Trách Nội dung công việc gian Thời êu cầu Y 1.Bàn giao thông tin công trình CHTCT - CHTCT bàn giao cho Trưởng phòng QLTC gồm các hồ sơ sau:  Biên bản nghiệm thu công trình

QUY TRÌNH BẢO HÀNH CÔNG TRÌNH

Mã số: CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020

Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt

Chữ ký

Họ và tên Nguyễn Xuân Tài Mai Đình Chất Trần Văn Trường

Chức vụ PP Quản lý thi công TP Quản lý thi công Tổng giám đốc

Ngày ký 20/05/2020 22/05/2020

hoặc chuyển giao phải được sự cho phép của người phê duyệt và người quản lý tài liệu.

1 Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của văn bản;

2 Nội dung trong văn bản này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT/Ban Tổng giám đốc Công ty.

TÓM TẮT SỬA ĐỔI

Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi

01 …/…/… Ban hành mới

PHÂN PHỐI

Ban Tổng Giám đốc Ban Kinh tế kế hoạch

Ban Tài chính kế toán P.Kiểm soát chi phí

Ban Kỹ thuật thi công P.Kế hoạch hợp đồng

P.Quản lý thi công P.Đầu tư

P.An toàn lao động P.Thẩm định và QLDA

P.Hành chính nhân sự Trợ lý

I MỤC ĐÍCH

- Nhằm giải quyết nhanh chóng, kịp thời những yêu cầu, phản ánh và khiếu nại của Khách hàng về các Công trình đang trong giai đoạn bảo hành

- Kiểm soát được chi phí bảo hành cho từng công trình

II PHẠM VI ÁP DỤNG

- Quy trình này được áp dụng cho tất cả các công trình bàn giao cho Chủ đầu tư đưa vào khai thác sử dụng

III.TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Nghị định về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng (số 46/2015/NĐ-CP) ban hành ngày 12/05/2015

IV ĐỊNH NGHĨA, VIẾT TẮT

CDChn Công ty cổ phần CDC Hà Nội

CHTCT Chỉ huy trưởng công trường

TP Trưởng phòng

PP Phó phòng

B.KHTC Ban Kế hoạch thi công

P.QLTC Phòng Quản lý thi công

P.KSCP Phòng Kiểm soát chi phí

NVKT Nhân viên Kỹ thuật

BPTC Biện pháp thi công

CV/NV Chuyên viên/ Nhân viên

CĐT Chủ đầu tư

TVGS Tư vấn giám sát

V NỘI DUNG

1 Lưu đồ bảo hành công trình:

Diễn giải lưu đồ:

lưu đồ nhiệm Trách Nội dung công việc gian Thời êu cầu Y

1.Bàn giao

thông tin

công

trình

CHTCT - CHTCT bàn giao cho Trưởng

phòng QLTC gồm các hồ sơ sau:

 Biên bản nghiệm thu công trình (giữa Ban chỉ huy Công trình và Chủ đầu tư);

 Bàn giao hồ sơ hoàn công;

 Biên bản bàn giao chi tiết những hạng mục cần bảo hành công trình giữa CHTCT và Trưởng phòng QLTC;

 Danh sách các nhà thầu phụ thực hiện các công việc của công trình

Sau 07 ngày từ ngày ký biên bản nghiệm thu với Chủ đầu tư

Có biên bản bàn giao thông tin công trình

2 Họp với

Chủ đầu

tư

CHTCT TP.QLTC

- Phòng QLTC, CHTCT tổ chức cuộc họp với CĐT với các nội dung sau:

 CHTCT giới thiệu phòng QLTC cho CĐT để phòng QLTC làm việc trực tiếp với CĐT trong quá trình bảo hành công trình

 Thống nhất các vấn đề liên quan đến quá trình bảo hành

Chậm nhất 01 tuần khi bàn giao công trình

Biên bản họp

3.Tiếp

nhận yêu

cầu

khách

hàng

Chuyên viên bảo hành

- Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và ghi nhận các thông tin yêu cầu của khách hàng vào phiếu xử lý yêu cầu khách hàng

Thông tin được cập nhật vào phiếu xử

lý yêu cầu khách hàng

hiện

trường

viên bảo hành hàng yêu cầu xử lý, chụp hìnhghi nhận hiện trạng.

- Chuyên viên bảo hành phụ trách đến hiện trường khảo sát khi có yêu cầu bất thường hoặc vấn đề cần xử lý có yêu cầu cao

- Ghi kết nội dung khảo sát hiện trường vào mục 01 & 02 của biểu mẫu

ngày sau khi nhận được yêu cầu

thông tin vào phiếu xử

lý yêu cầu khách hàng

5.Thống

nhất với

khách

hàng

Chuyên viên bảo hành

- Sau khi khảo sát hiện trường, chuyên viên bảo hành phụ trách bảo hành sẽ thống nhất với khách hàng các nội dung mà công ty có trách nhiệm bảo hành

Ghi thông tin vào phiếu xử

lý yêu cầu khách hàng

TP QLTC - Trường hợp chuyên viên bảo

hành không thống nhất được với khách hàng thì TP QLTC phải trực tiếp đến làm việc với khách hàng để thống nhất các nội dung bảo hành

Giám đốc Ban Kế hoạch thi công

- Hỗ trợ việc thống nhất các nội dung mà công ty có trách nhiệm bảo hành khi có yêu cầu

từ khách hàng

6.Lập kế

hoạch

thực

hiện

Chuyên viên bảo hành

TP QLTC

- Lập danh sách sửa chữa và dự trù kinh phí Thời gian thực hiện là 03 ngày

kể từ ngày kết thúc khảo sát hiện trường

Kế hoạch

dự trù kinh phí 7.Duyệt P.KSCP

kiểm tra Ban Giám đốc phê duyệt

- Phòng KSCP kiểm tra dự trù kinh phí

- Ban giám đốc phê duyệt dự trù kinh phí

8.Thực Chuyên - Chuyên viên bảo hành thực

hiện viên bảo

hành hiện công tác bảo hành tại côngtrình

9.Nghiệm

thu

Chuyên viên bảo hành

- Kiểm tra các công việc hoàn thành trước khi mời khách hàng nghiệm thu

- Nghiệm thu công việc hoàn thành với khách hàng khi kết thúc một công việc bảo hành

Phiếu xử

lý yêu cầu khách hàng được khách hàng xác nhận

10 Thanh

toán chi

phí bảo

hành và

báo cáo

Chuyên viên bảo hành lập

hồ sơ thanh toán

TP QLTC xác nhận

- Hồ sơ thanh toán gồm:

 Các hóa đơn, chứng từ giải chi mua vật tư, vật liệu

 Phiếu xử lý yêu cầu khách hàng

 Danh sách sửa chữa các lỗi bảo hành và bảng diễn giải chi phí sửa chữa bảo hành

Phải có đầy đủ

hồ sơ thanh toán

- Báo cáo tổng hợp chi phí cho

TP Quản lý thi công để theo dõi chi phí bảo hành

Khi có phát sinh sửa chữa bảo hành

- Gửi hồ sơ thanh toán cho Phòng KSCP Khi có phát sinhsửa chữa bảo

hành

11 Xem

xét hồ sơ

thanh toán

và ghi nhận

chi phí

Phòng KSCP - Kiểm tra hồ sơ thanh toán từPhòng QLTC

- Chuyển hồ sơ cho Phòng kế toán để thanh toán

thu kết thúc

bảo hành &

chuyển hồ

sơ

công trình, gửi thư về việc kết thúc bảo hành cho khách hàng kết thúc bảo hành. cầu phải có

giấy chứng nhận kết thúc bảo hành hoặc biên bản nghiệm thu kết thúc bảo hành

- Nghiệm thu kết thúc bảo hành công trình với chủ đầu tư

- Khi kết thúc quá trình bảo hành, nếu khách hàng không sử dụng giấy chứng nhận kết thúc bảo hành công trình thì phải lập biên bản nghiệm thu kết thúc bảo hành

- Chuyển giao biên bản kết thúc bảo trì cho Phòng kế toán Chậm nhất 2 ngày sau khi

bàn giao kết thúc bảo hành

13 Lưu hồ

sơ

TP QLTC - Biên bản bàn giao thông tin

công trình (giữa chỉ huy trưởng

và Phòng QLTC)

- Biên bản họp

- Phiếu đề xuất xử lý yêu cầu khách hàng

- Bảng theo dõi chi phí bảo hành

- Báo cáo tổng hợp chi phí

- Biên bản xác nhận kết thúc bảo hành công trình

- Phiếu chuyển giao hồ sơ (nếu có)

VI HỒ SƠ, BIỂU MẪU

1 Biên bản bàn giao thông tin công trình CDChn-QLTC-QT06.01-BM01

2 Biên bản họp CDChn-QLTC-QT06.01-BM02

3 Phiếu xử lý yêu cầu khách hàng CDChn-QLTC-QT06.01-BM03

4 Danh sách sửa chữa và dự trù kinh phí CDChn-QLTC-QT06.01-BM04

5 Danh sách sửa chữa và diễn giải kinh phí CDChn-QLTC-QT06.01-BM05

6 trình.Bảng báo cáo tổng hợp chi phí bảo hành công CDChn-QLTC-QT06.01-BM06

7 Biên bản xác nhận kết thúc bảo hành công trình CDChn-QLTC-QT06.01-BM07