BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI ------SINH VIÊN: NGUYỄN TẤN HÀO MSSV:1921002153 LỚP: CLC_19DTM01 BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1 ĐỀ TÀI: “QUY TRÌNH
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KGW ATLANTIC 1.1 Khái quát về công ty
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH KGW ATLANTIC được thành lập chính thức vào năm 2010, là sự kế thừa từ tiền thân Công ty Cổ Phần An Gia Lạc và Atlas Việt Nam Công ty nhận giấy phép kinh doanh số 0309945215 từ Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh, với vốn điều lệ ban đầu là 5 tỷ đồng.
(VNĐ) do ông Trương Hữu Kiên Trung làm chủ tịch hội đồng Thành viên Kiêm Giám đốc công ty.Công ty chuyên nhận vận chuyển các loại hàng hóa xuất nhập khẩu đi các nước nhưng chỉ với quy mô nhỏ gọn Từ đó, các thành viên hội đồng quản trị đã từng bước phát triển công ty qua các chặng đường liên doanh với các tập đoàn đa quốc gia:
Vào đầu năm 2009, Công ty An Gia Lạc đã bắt đầu tiến hành việc liên doanh công ty với Tập đoàn Atlas Singapore nhằm mở rộng hệ thống đại lý cũng như thị trường hoạt động của công ty ra một tầm cỡ mới, một tầm cỡ quốc tế trên mọi phương diện vận tải Vào thời điểm đó, Công ty đã đổi tên thành Atlas Vietnam, và đây là bước đầu tiên cho sự ra đời của công ty TNHH KGW ATLANTIC sau này
Đến đầu năm 2010, KGW ATLANTIC chính thức tách ra từ Atlas và nhanh chóng khẳng định thế mạnh vận chuyển tuyến hàng đi Mỹ thông qua các hợp đồng ký với các hãng tàu lớn trên thế giới như COSCO, APL, NYK và WANHAI Với sự đồng lòng của toàn thể nhân viên, KGW ATLANTIC chuyên nhận vận chuyển hàng đi Mỹ, sở hữu đội ngũ nhân viên năng động, am hiểu sâu nghiệp vụ xuất nhập khẩu và có mối quan hệ mật thiết với các hãng vận tải, cảng hàng không, cảng biển, cùng hợp tác chặt chẽ với cơ quan Hải Quan và mạng lưới đại lý trên toàn cầu Sau hơn 6 năm hoạt động, công ty đã khẳng định vị thế trên thị trường logistics và dịch vụ xuất nhập khẩu, đặc biệt là vận chuyển hàng hóa đi Mỹ, với mức giá cực kỳ cạnh tranh trên mọi phương thức: hàng không, tàu biển, chuyển phát nhanh, đầu kéo xe tải và xe lửa.
Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp
Công ty TNHH KGW ATLANTIC vừa là đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vừa hoạt động thương mại, chuyên mua bán kinh doanh các loại thực phẩm cà phê, đồ gỗ, ván ép, đồ nội thất….Nhưng chức năng chủ yếu của Atlantic vẫn là forwarder Là một công ty giao nhận vận tải quốc tế, Atlantic có khách hàng ở hầu hết các nước trên thế giới, đặc biệt chuyên giao nhận vận chuyển hàng đi các cảng chính: Trung Quốc, Nhật , Hàn, Châu Âu và Đông Nam Á và đặc biệt là Mỹ.
Với slogan “THE WORLD CONNECTOR”, công ty TNHH KGWATLANTIC đã và đang mang đến cho khách hàng trong và ngoài nước rất nhiều dịch vụ tiện ích , nhanh gọn, phục vụ cho nhu cầu xuất nhập khẩu với giá cả rất cạnh tranh, tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều chi phí cũng như thời gian.
Công ty chuyên cung cấp và tư vấn cho khách hàng các giải pháp về vấn đề vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và hàng không.
✧ Những nhiệm vụ cụ thể của công ty:
Tuân thủ các quy định của Nhà nước, chấp hành đúng pháp luật, chính sách về quản lý kinh tế của Bộ Công Thương.
Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định, chính sách của nhà nước cũng như nội quy trong công ty về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Chấp hành đúng chế độ về lao động, lương, thưởng, thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên.
Quản lý, sử dụng tốt nguồn nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất của công ty.
Hoàn thành tốt tất cả các kế hoạch đã đề ra, thường xuyên xây dựng các chiến lược, chính sách mới nhằm tăng mức doanh thu và lợi nhuận Đáp ứng tốt mọi nhu cầu, mong muốn của khách hàng.
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty
1.4.1 Bộ máy lãnh đạo của công ty
⮚ Giám đốc – ông Trương Hữu Kiên Trung
⮚ Trưởng phòng kế toán – bà Nguyễn Thy Hoàng Uyên
⮚ Trưởng phòng Kinh Doanh – Ông Trần Minh Huy
⮚ Trưởng phòng CS – bà Nguyễn Thị Bích Tiên
⮚ Trưởng phòng OPS – Bà Nguyễn Thị Tuyết Trinh
1.4.2 Sơ đồ tổ chức của công ty
Là bộ máy quản lý của công ty, hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị sẽ quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.
Là người đồng sáng lập công ty, người này có trách nhiệm lớn nhất với mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đảm nhận vai trò tổ chức, điều hành toàn bộ các hoạt động kinh doanh cũng như dịch vụ mà công ty cung cấp.
1.4.2.3 Phòng tài chính kế toán
Phòng tài chính kế toán có chức năng chủ yếu là kiểm soát mọi chi phí và luồng tiền hoạt động kinh doanh của công ty Lập các báo cáo tài chính trình cho ban giám đốc và hội đồng quản trị trong công ty.
Tham gia lập dự báo và lập kế hoạch ngân sách cho công ty. Trả lương cho các nhân viên vào mỗi cuối tháng
Chịu trách nhiệm chính là trưởng phòng kinh doanh, lập kế hoạch và định hướng chiến lược hoạt động chung cho tất cả các
Phòng Tài chính kế toán
(bộ phận chứng từ Operations)
Hội đồng quản trị nhân viên trong phòng kinh doanh Điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động cũng như lợi nhuận, phương hướng phát triển và tăng trưởng của phòng kinh doanh trong tương lai.Lập kế hoạch hoạt động kinh doanh và trình cho giám đốc xem xét đúng thời hạn; đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của phòng kinh doanh Phát triển các nhân viên trong phòng kinh doanh hoạt động theo nhóm để mở rộng tìm kiếm khách hàng tiềm năng và thị trường mới.
1.4.2.5 Phòng Operations (OPS) c) Bộ phận giao nhận
Trực tiếp làm việc với cơ quan hữu quan( hải quan ,hàng không )để thực hiện việc giải phóng hàng nhập quốc tế theo đúng lịch trình quy định.Thông quan hàng hoá, đáp ứng kịp thời và giao hàng cho khách hàng đúng nơi quy định.
Liên hệ với các khách hàng để hoàn tất hồ sơ tạm giữ ở hải quan.
Thực hiện việc làm hàng quốc tế - chịu trách nhiệm khai báo hải quan và xuất hàng theo đúng lịch trình Gửi SI cho hãng tàu và hãng bay mỗi khi có lô hàng mới xuất thông qua dịch vụ của công ty.
Làm việc với cơ quan hữu quan ( hải quan,hàng không ,an ninh,văn hóa ,kiểm dịch ,hun trùng, ) nhằm đảm bảo hàng hóa được gửi đi theo đúng lịch trình và đầy đủ chứng từ cần thiết.
Phối hợp với phòng dịch vụ khách hàng để giải quyết các lô hàng và chứng từ còn nghi vấn.
Thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến lô hàng và tất cả các chứng từ liên quan nhằm có cơ sở lập bộ tờ khai hải quan và tiến hành khai báo hải quan chính xác Việc chuẩn bị dữ liệu đầy đủ giúp giải quyết mọi vấn đề liên quan đến lô hàng nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định hải quan Mục tiêu cuối cùng là hàng được thông quan thông suốt để vận chuyển, giao nhận và triển khai kế hoạch kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Thuê phương tiện vận chuyển để đưa hàng đến đúng nơi quy định.
Xuất trình Bill đối với hàng xuất và D.O đối với hàng nhập cho khách hàng mỗi khi có lô hàng phát sinh d) Bộ phận chứng từ
Chúng tôi hỗ trợ bộ phận giao nhận bằng cách chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ của lô hàng, làm căn cứ để lên tờ khai hải quan một cách nhanh chóng và chính xác Việc soạn thảo và tập hợp hồ sơ liên quan giúp quá trình khai báo và làm thủ tục hải quan diễn ra thuận lợi, đúng quy định tại cơ quan quản lý Đồng thời, chuẩn bị hồ sơ cần thiết cho thủ tục hải quan ngoài cảng và sân bay giúp bộ phận giao nhận làm việc tại hiện trường một cách hiệu quả nhất, đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ và tối ưu chi phí.
Nhận thông tin và các chứng từ của khách hàng và hãng tàu.Phát hành những chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng…
Nhận thông tin từ phòng dịch vụ khách hàng ,đến địa chỉ của khách hàng lấy hàng và bàn giao cho bộ phận xuất làm thủ tục xuất khẩu
Chúng tôi nhận hàng hóa và chứng từ bàn giao từ bộ phận nhập, sau đó tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng để đảm bảo thông quan nhanh chóng và tuân thủ đầy đủ quy định Cuối cùng, hàng hóa được giao về địa chỉ của khách hàng yêu cầu, đảm bảo đúng thời gian và an toàn trong quá trình vận chuyển.
1.4.2.6 Phòng chăm sóc khách hàng (Customers Service - CS)
Bộ phận chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ kiểm tra và update toàn bộ giá và lịch tàu biển cũng như máy bay để kịp thời thông báo đến phong kinh doanh những thay đổi bất ngờ của thị trường mỗi ngày, giúp cho phong kinh doanh kịp thời nắm bắt những biến đổi về giá cả và hỗ trợ cập nhật cho khách hàng của công ty những thông tin mới nhất về xuất nhập khẩu.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH KGW ATLANTIC chủ yếu nhận và triển khai các lô hàng xuất khẩu sang Mỹ, nguồn hàng được nhập từ Trung Quốc và Thái Lan Mỹ là thị trường lớn và được Việt Nam đặc biệt quan tâm Theo thống kê của Bộ Công Thương tính đến hết tháng 12/2014, Hoa Kỳ nhập khẩu nhóm mặt hàng gỗ nhiều nhất từ Việt Nam với giá trị 2,06 tỷ USD, tăng 12,2% so với cùng kỳ năm 2013; tiếp theo là thị trường EU 995 triệu USD, tăng 24%; Nhật Bản 379 triệu USD, tăng 23,4%; Đức 152 triệu USD, tăng 54,7%; Trung Quốc 141 triệu USD, giảm 13,2%.
Bảng 1.1: Doanh thu các năm theo cơ cấu dịch vụ (ĐVT: triệu đồng)
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Số tiền
Với chức năng chính là một forwarder, mảng giao nhận được xem là nòng cốt của Công ty TNHH KGW ATLANTIC Do đó, doanh thu hoạt động này chiếm tỉ trọng cao, trong khi mảng vận chuyển chỉ chiếm phần nhỏ trong tổng doanh thu đạt được Công ty TNHH KGW ATLANTIC đã và đang đầu tư sang lĩnh vực logistics, vì vậy, có thể thấy mức doanh thu vận chuyển từ 3.938,592 triệu (năm 2018) tăng lên 7.182,225 triệu (năm 2019), gần gấp đôi 2018
Doanh thu giao nhận hàng nhập tăng đều qua 3 năm Từ 5.335,613 triệu (năm 2017) lên 6.241,965 triệu (năm 2018) đến
Năm 2019, tổng doanh thu đạt 11.906,53 triệu đồng Trong khi đó, doanh thu hàng hóa xuất khẩu vẫn chiếm tỉ trọng cao nhất trong tổng cơ cấu ngành dịch vụ Cụ thể, năm 2017, xuất khẩu chiếm 39,5% tổng cơ cấu ngành dịch vụ và lên 42,1% vào năm 2018 Dù mức doanh thu từ hàng xuất khẩu có tăng ở năm 2019, tỉ trọng của ngành này lại giảm so với năm 2018, với mức giảm là 1,9 điểm phần trăm.
Bảng 1.2 : Bảng số liệu lợi nhuận ở 3 năm gần đây (ĐVT: Triệu đồng):
Lợi nhuận trước thuế của công ty qua các năm tăng đều Lợi nhuận không chênh lệch quá nhiều với doanh thu do chi phí mà công ty chi không nhiều Điều này cho thấy công ty đã sử dụng nguồn chi hợp lý không tốn kém nhiều mà mang lại lợi nhuận khá cao, và đây là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn.
Định hướng phát triển của công ty
KGW ATLANTIC đang tập trung đầu tư mạnh vào mảng giao nhận, mở rộng mạng lưới tìm kiếm khách hàng và thâm nhập các thị trường lớn để chiếm lĩnh thị phần trên cả nước và thế giới Công ty tăng cường mối quan hệ với các đại lý trên toàn cầu, đặc biệt liên kết với Mattroy Singapore, nhằm mở rộng thị phần và củng cố hệ thống phân phối toàn cầu Với đà tăng trưởng mạnh về mảng giao nhận, KGW ATLANTIC đang mở rộng quy mô và cần bổ sung nhân sự chuyên môn, gồm nhân viên giao nhận và nhân viên phòng kinh doanh, để hỗ trợ chiến lược phát triển thị trường và tăng trưởng doanh thu.
Không dừng lại ở mảng thương mại và giao nhận, công ty đang tìm kiếm cơ hội và đẩy mạnh phát triển thêm nhiều lĩnh vực khác, trong đó logistics giữ vai trò nòng cốt Dịch vụ logistics của chúng tôi bao gồm vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các giấy tờ liên quan, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu và nhận hoặc giao hàng Đồng thời, công ty còn mở rộng hoạt động kinh doanh với các loại container second-hand để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mua container về xuất khẩu và làm kho tại nước nhận.
Xây dựng nhiều chiến lược kinh doanh mới , nâng cao trình độ - năng lực của nhân viên , cải thiện cơ sở vật chất – kỹ thuật , từng bước tăng doanh thu và lợi nhuận sau thuế.
Qua nội dung Chương 1, chúng ta có cái nhìn tổng quan về công ty TNHH KGW ATLANTIC với đặc điểm hình thành và lịch sử phát triển, những thành tựu nổi bật và bộ máy quản trị; công ty đã tham gia và phát triển ở nhiều lĩnh vực nổi bật, từ vận tải, logistics đến thương mại quốc tế, tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động xuất khẩu Những nội dung này làm nền tảng để sang Chương 2, nơi tìm hiểu quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH KGW ATLANTIC, bao gồm các bước thực hiện, yêu cầu khai báo và các yếu tố tối ưu hóa quy trình.
QUY TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH KGW ATLANTIC 2.1 Thực trạng quy trình thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu kinh doanh tại Công
Thông tin về lô hàng
Người nhập khẩu: DONG-IL DEVANLAY IBC.4FL, JUNG-HUN BLDG Địa chỉ: 944-1 DAECHI-DONG, GANGNAM-GU SEOUL, KOREA 135- 283
Loại hình: XKD01 Xuất Kinh Doanh
Cảng xếp hàng: Cảng Phú Hữu / Tp.HCM
Nước nhập khẩu: KR KOREA Điều kiện giao hàng: FOB
Phương thức thanh toán: TTR Đồng tiền thanh toán: USD
Tên hàng, quy cách phẩm chất: Váy (nữ); từ vải chất liệu polyester (size 32-46)
Tổng trọng lượng hàng (Gross): 56 KGM Đơn vị tính: PCE Đơn giá ngoại tệ: 2.560
Chứng từ cần có
⮚ Hóa đơn thương mại (Invoice): giá trong hoá đơn thương mại là cơ sở để tính thuế xuất khẩu (có thể khai bổ sung thêm chi phí khác) Các thông tin như số hoá đơn, ngày phát hành hoá đơn dùng để khai báo trong tờ khai
⮚ Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): Trên packing list phải thể hiện rõ người bán đã bán ra những hàng hóa gì cho người mua, nhờ đó người mua có thể kiểm tra, đối chiếu lại để xem có giống với đơn hàng mình đã đặt hay không, thể hiện rõ tình trạng lô hàng: bao nhiêu kiện, cách thức đóng gói, trọng lượng, dung tích…
Hợp đồng mua bán (Sales Contract) là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ hải quan khi tờ khai ở luồng Vàng hoặc Đỏ, và dù tờ khai ở luồng Xanh về lý thuyết không cần xuất trình, bạn vẫn nên chuẩn bị sẵn để đối phó với chất vấn của cơ quan hải quan hoặc khi tờ khai bị chuyển sang luồng Vàng để có thể trình ngay.
Quy trình thực hiện thủ tục hải quan
2.1.3.1 Đăng nhập, truy cập vào phần mềm Ecus và thiết lập hệ thống, khởi tạo tờ khai xuất khẩu
Doanh nghiệp đăng nhập và truy cập vào phần mềm Ecus, sau đó chọn mục Hệ thống trên thanh menu của Ecus Tiếp theo, click chuột chọn vào mục Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu để xác nhận và quản lý danh sách doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong hệ thống.
→Nhập vào đầy đủ các thông số về tài khoản khai báo và nhấn nút
2.1.3.2 Thiết lập hệ thống và khởi tạo tờ khai xuất khẩu
Trước khi tiến hành khai báo, cần thiết lập đầy đủ các thông số kết nối tới hệ thống hải quan theo trình tự chuẩn: xác định địa chỉ máy chủ và cổng kết nối, cấu hình thông tin xác thực (tên đăng nhập và mật khẩu hoặc chứng thư số), chọn giao thức và chế độ hoạt động (API/Web Service ở chế độ production hoặc sandbox), và thiết lập các tham số bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập để bảo đảm kết nối ổn định, an toàn và tuân thủ quy trình khai báo hải quan.
Trong hệ thống VNACCS, các bước thiết yếu gồm: thiết lập thông số khai báo VNACCS, nhập các thông tin, ghi và kiểm tra kết nối để đảm bảo dữ liệu khai báo được cập nhật đầy đủ và có kết nối hệ thống ổn định Để khởi tạo tờ khai hải quan, chúng ta cần đăng ký mở tờ khai bằng cách vào Tờ khai hải quan và chọn Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA), từ đó tạo tờ khai xuất khẩu một cách hợp lệ cho quy trình xử lý tiếp theo.
Hình 2 1 mở tờ khai 2.1.3.3 Khai báo thông tin cho tờ khai
Doanh nghiệp tiến hành nhập dữ liệu và những thông tin cần thiết như: người xuất khẩu, người nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, tên hàng, điều kiện giao hàng…vào tờ khai hải quan điện tử tại bất cứ nơi nào có máy tính kết nối với mạng internet.Sau đây là những thông tin chung cơ bản cần khai cho một tờ khai xuất khẩu Cụ thể theo hợp đồng xuất khẩu trên:
Hình 2 2 Khai báo thông tin chung
Lưu ý, chúng ta chỉ điền vào những ô màu trắng được hiển thị trên màn hình và những mục có dấu sao đỏ nghĩa là những khoảng bắt phải nhập.
- Mã loại hình: “B11”, tên loại hình: “Xuất kinh doanh Xuất của doanh nghiệp đầu tư ” vì đây là tờ khai xuất khẩu kinh doanh.
- Cơ quan hải quan: CCT CC HQ Nhơn Trạch Đồng Nai
- Mã bộ phận xử lý tờ khai: “00”- tên mô tả: “Đội Thủ tục hàng hóa XNK”
- Thời hạn tái xuất nhập khẩu: vì doanh nghiệp sẽ không tái xuất nhập khẩu nên sẽ không điền vào.
- Mã hiệu phương tức vận chuyển: “2” - tên mô tả: “Đường biển (container)” vì doanh nghiệp xuất theo đường biển và có container.
- Ngày khai báo (dự kiến): đây chỉ là ngày dự kiến sẽ được thông quan tại chi cục hải quan.
Hình 2 3 Khai báo tên người nhập khẩu
Tiếp theo chúng ta sẽ khai báo phần thông tin người nhập khẩu phần này chúng ta có thể dựa trên hợp đồng mua bán.
- Tên: DONG-IL DEVANLAY IBC.4FL, JUNG-HUN BLDG
- Địa chỉ: 944-1 DAECHI-DONG, GANGNAM-GU SEOUL, KOREA 135-283
- Mã nước: “KR” - tên nước: “KOREA”, nếu trường hợp không biết mã nước chúng ta có thể nhập tên nước sao đó tra mã nước.
Hình 2 4 Khai báo thông tin vận đơn, chứng từ
- Số vận đơn: (đối với tờ khai xuất khi xuất sẽ chưa có số vận đơn, trước đây thì không phải điền vào số vận đơn nhưng từ năm
Năm 2017, Hải quan yêu cầu điền thông tin số vận đơn bằng cách nhập số định danh hàng hóa Nếu số định danh hàng hóa đã được đăng ký thì chọn “Chọn”; nếu chưa đăng ký thì chọn “Đăng ký” để đăng ký số định danh hàng hóa.
- Tổng trọng lượng hàng (Gross): 56 KGM
- Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến: nên lấy thông tin từ hệ thống hải quan hoặc nên hỏi hải quan hoặc search trên internet.
- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: KRSEL SEOUL
- Địa điểm xếp hàng: VNPHH CANG PHU HUU
- Phương tiện vận chuyển: căn cứ vào chứng từ vận tải
- Ngày hàng đi dự kiến: 04/01/2021 Ở mục chứng từ kèm theo vì là hàng hoá thông thường nên không cần giấy phép xuất khẩu Chỉ những hàng hoá đặc biệt như thiết bị y tế hay những hàng hoá hạn chế xuất khẩu mới cần giấy phép xuất khẩu.
Hình 2 5 Khai báo thông tin hoá đơn
- Phân loại hình thức hoá đơn: “A” (hoá đơn thương mại) - số hoá đơn DNF210168
- Ngày phát hành hoá đơn: 04/01/2021 (lưu ý ngày phát hành hoá đơn phải trước ngày thông quan)
- Phương thức thanh toán: “TTR” - điện chuyển tiền
Mã phân loại hoá đơn là công cụ xác định giá trị và cách lập hoá đơn cho từng loại hàng hoá Nếu hàng hoá phải trả tiền, chọn "A- giá hoá đơn cho hàng hoá phải trả tiền"; nếu là hàng hoá không trả tiền, ví dụ như hàng mẫu xuất đi không thu tiền hoặc hàng cứu trợ, chọn "B- giá hóa đơn cho hàng hoá không phải trả tiền" Việc phân loại đúng giúp quản lý tài chính và ghi nhận doanh thu, chi phí theo quy định kế toán và chuẩn hóa báo cáo.
- Tổng giá trị hoá đơn và Trị gí tính thuế trong một số trường hợp sẽ bằng nhau
- Mã đồng tiền của hoá đơn và mã đồng tiền của trị giá tính thuế là USD
- Mã xác định thời hạn nộp thuế: chọn “D” - doanh nghiệp sẽ nộp thuế ngay đối với thuế xuất khẩu kinh doanh (một số trường hợp nếu nộp thuế chậm phải có bảo lãnh của ngân hàng, và phải điền thêm thông tin về ngân hàng bảo lãnh ở 2 mục “Mã ngân hàng bảo lãnh”, “Năm phát hành bảo lãnh”.
Hình 2 6 Đăng ký file đính kèm
- Khi tiến hành thông quan, hải quan sẽ yêu cầu kê khai thêm thông tin chi tiết khi đó chúng ta sẽ phải đính kèm các thông tin tại mục “Thông tin đính kèm” này Để đính kèm thông tin, chọn vào
“Nghiệp vụ khác” - “Đăng ký file đính kèm (HYS)”- “Thêm file”, sau đó chọn file đính kèm mà hải quan yêu cầu.
- Ngày khởi hành vận chuyển: thường chỉ là ngày ước lượng.
- Điền thêm thông tin về hợp đồng như số hợp đồng, ngày hợp đồng.
- Thông tin về thời gian vận chuyển:
Thời gian dự kiến bắt đầu vận chuyển là thông tin bắt buộc phải khai báo và phải nằm trong khoảng thời gian đăng ký từ ngày hiện hành theo hệ thống Doanh nghiệp cần xác định ngày bắt đầu vận chuyển dự kiến cho hàng hóa và khai báo giờ bắt đầu vận chuyển dự kiến Giá trị giờ khai báo phải từ 00 đến 23 để đảm bảo tính hợp lệ và đồng bộ với hệ thống quản lý vận chuyển.
+ Ngày dự kiến kết thúc vận chuyển: ngày dự kiến kết thúc vận chuyển khai báo phải trùng hoặc sau ngày (>=) dự kiến bắt đầu vận chuyển Độ dài tối đa có thể khai báo tại mục này là 08 ký tự không dấu và được nhập theo dạng DDMMYYYY
+ Thời gian dự kiến kết thúc vận chuyển: doanh nghiệp phải khai báo giờ dự kiến kết thúc vận chuyển hàng hóa Giá trị khai báo từ 00 đến 23.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, doanh nghiệp tiến hành truyền tờ khai đến Cửa khẩu Hải quan cần làm thủ tục hải quan xuất đi Để gửi tờ khai hải quan chúng ta đăng nhập vào ô chữ ký số của công ty, nhận số tờ khai và thông tin tờ khai.
2.1.3.4 Tiếp nhận thông tin phản hồi
Sau khi doanh nghiệp truyền tờ khai lên Chi cục Hải quan thì dữ liệu sẽ tự động xử lý thông qua mạng internet và phản hồi lại cho doanh nghiệp số tiếp nhận (số tham chiếu) Nhân viên hải quan tiếp nhận được dữ liệu của doanh nghiệp thì sẽ phản hồi lại cho doanh nghiệp số tờ khai, kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan Như theo hợp đồng thì trên doanh nghiệp nhận được phản hồi như sau:
Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải quan:
Chấp nhận thông quan trên cơ sở khai báo của doanh nghiệp (doanh nghiệp nộp lệ phí trước khi thông quan) (cửa 8)
Doanh nghiệp in 02 bản tờ khai hải quan điện tử và chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ gồm Hợp đồng, Invoice và Packing List Toàn bộ hồ sơ này được mang lên lãnh đạo công ty để ký tên và đóng dấu xác nhận trước khi nộp cho cơ quan hải quan, đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ Việc thực hiện in 02 bản tờ khai hải quan điện tử và ký, đóng dấu giúp tuân thủ quy định và rút ngắn thời gian thông quan.
Hình 2 7 Tờ khai hải quan 1
Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan của Công
Việc thực hiện khai báo hải quan điện tử đã đạt được một số thành tựu quan trọng, giúp giảm thời gian thông quan, tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cho doanh nghiệp,giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc hoàn thành thủ tục hải quan Đối với công ty TNHH KGW ATLANTIC mà nói đây là một ưu điểm rất lớn, bởi vì công ty có ít nhân lực, bộ phận hải quan cũng không được nhiều nhân viên nên việc khai báo này giúp công ty xử lý được nhiều tờ khai hơn, nhanh hơn.
Công ty không phải đến trụ sở của cơ quan hải quan mà có thể khai báo hải quan tại bất kỳ địa điểm nào có máy tính kết nối mạng internet.
Công ty có thể khai báo và được cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ khai báo bất kỳ lúc nào, không phải đợi vào giờ hành chính như trước đây Công ty có thể đăng ký thực hiện thủ tục hải quan tại bất kỳ chi cục hải quan điện tử nào và được chấp nhận làm thủ tục hải quan điện tử ở các chi cục khác thay vì phải đăng ký tại chi cục hải quan điện tử như trước đây Áp dụng phương thức quản lý dựa trên kỹ thuật quản lý rủi ro để giảm đến mức thấp nhất rủi ro trong việc khai báo Thời gian thông quan đối với các lô hàng trở nên nhanh hơn, lô hàng thuộc diện miễn kiểm tra hải quan khoảng 3 giây, lô hàng phải kiểm tra hồ sơ từ 5 phút - 20 phút, đối với các lô hàng phải kiểm tra thực tế hàng hóa phụ thuộc vào thời gian kiểm hàng hóa.
Việc giảm số lượng chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan phải nộp và đẩy mạnh thông quan điện tử của hệ thống là những yếu tố then chốt góp phần hiện thực hóa mục tiêu chiến lược phát triển Việt Nam và kế hoạch cải cách, phát triển và hiện đại hóa hải quan Hệ thống thông quan điện tử không chỉ tăng cường hiệu quả quản lý, rút ngắn thời gian thông quan mà còn nâng cao tính minh bạch và thuận tiện cho doanh nghiệp, phù hợp với định hướng phát triển của hải quan Việt Nam cũng như xu hướng phát triển hải quan trên thế giới và khu vực.
Nếu khai sai, thì doanh nghiệp khó phát hiện cho đến phút cuối, bởi vì bộ phận khia báo hải quan của công ty nhân lực còn ít nên thường sẽ không kiểm tra kỹ do số lượng hồ sơ khá nhiều Nếu như trước đây, khi thực hiện khai thủ tục hải quan bằng giấy và khai báo từ xa, cán bộ hải quan sẽ trực tiếp tiếp nhận tờ khai và phân luồng cho hàng hóa Thế nên nếu phát hiện thấy những lỗi nhỏ, thì doanh nghiệp có thể sửa chữa ngay, và do đó có thể được cán bộ hải quan linh động hỗ trợ cho thông quan hàng hóa Còn bây giờ, hệ thống phân luồng tự động, người khai chỉ phát hiện ra lỗi khi đem bộ chứng từ xuống hải quan, và nếu xảy ra lỗi thì phải mất thời gian chỉnh sửa và hoàn thiện từ đầu. Đường truyền hải quan điện tử thường hay bị nghẽn mạng và truyền chậm làm cho việc khai báo hải quan bị kéo dài Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS khi cài đặt thường bị lỗi phông chữ tiếng Việt và lâu lâu lại bị lỗi phần mềm Sai sót về thủ tục và các chứng từ khai báo hải quan cũng thường xuyên xảy ra mặc dù trước khi hai báo nhân viên đã kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ nhưng vẫn không tránh được sự sai sót Tốc độ đường truyền dữ liệu thấp, truyền nhận dữ liệu điện tử vẫn xảy ra trục trặc và sự cố lỗi mạng nghẽn mạng tại các hệ thống VNACCS và ECUS hay xảy ra ảnh hưởng lớn đến tiến độ khai báo, thời gian thông quan của doanh nghiệp đôi lúc gây bức xúc cho doanh nghiệp nhất là vào các thời gian cao điểm
Việc thay thế thủ tục khai báo hải quan thủ công bằng việc khai báo hải quan điện tử gây ra nhiều sự bỡ ngỡ cho doanh nghiệp và nhân viên, đòi hỏi nhân viên khai báo phải có trình độ tin học cao, am hiểu kĩ lưỡng trong việc nhập thông tin và truyền dữ liệu Nhân viên giao nhận thường ít được tập huấn trong việc khai báo hải quan điện tử thường là sẽ tự tìm hiểu, học hỏi, tập hợp tài liệu từ đồng nghiệp, các website, sách báo, tạp chí, điều này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến nhân viên giao nhận và doanh nghiệp.
Nội dung ở chương 2 chủ yếu là tìm hiểu và làm rõ quá trình khai báo thông tin cho tờ khai hải quan điện tử tại công ty TNHH KGW ATLANTIC, qua đây em nhận thấy việc khai báo hải quan điện tử này mang lại rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên bên cạnh đó thì quá trình này vẫn còn một số mặt hạn chế của nó cần phải giải quyết để quy trình khai báo hải quan điện tử tại công ty sẽ diễn ra hoàn thiện hơn.
KIẾN NGHỊ
Một số giải pháp về quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu tại công
Chúng tôi tổ chức các khóa tập huấn và bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức cho nhân viên về thủ tục hải quan điện tử và các quy trình giao nhận xuất nhập khẩu Chương trình đào tạo tập trung vào cập nhật thủ tục hải quan điện tử, cũng như các yêu cầu và thực hành trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu để nâng cao hiệu quả làm việc và đáp ứng chuẩn mực thương mại quốc tế.
Công ty cần mạnh dạng chuyển đổi hình thức khai hải quan từ xa sang khai hải quan điện tử khi làm thủ tục hải quan nhập hàng vào Kho ngoại quan Vì với việc chuyển đổi này, công ty sẽ gặp được nhiều thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan như: thủ tục hải quan đơn giản hơn, nhanh gọn hơn và hạn chế được nhiều sai sót hơn trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu của công ty khi làm việc tại các Kho ngoại quan cần tạo các mối quan hệ thân thiết hơn, khắn khích hơn với các nhân viên trong Kho Để cho việc nhập hàng cũng như làm thủ tục được diễn ra trôi trải hơn, nhanh chóng hơn.
Hàng hóa khi xuất khẩu tại các cảng biển cần đảm bảo việc tập trung hàng, đóng hàng và giao hàng đúng thời hạn quy định.
Việc thực hiện thủ tục hải quan khi nhập hàng vào các Kho ngoại quan thì tương đối phức tạp Vì thế công ty cần cử những nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu nhiều kinh nghiệm, giao tiếp tốt, nhanh nhạy, kỹ lưỡng trong công việc để nhận trách nhiệm làm việc chính tại các Kho ngoại quan.
Chất lượng mặt hàng cà phê cần được chọn lọc kỹ trước khi vận chuyển hàng tới các Kho ngoại quan Để hạn chế tối đa trường hợp hàng bị trả về do không đạt đủ chất lượng như yêu cầu.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, công ty cần xây dựng kế hoạch phân chia công việc rõ ràng và riêng biệt, trong đó có một đội ngũ giao nhận chuyên trách hàng xuất theo điều kiện FOB và một đội ngũ giao nhận chuyên trách hàng nhập kho ngoại quan Việc phân bổ nhân sự như vậy giúp các bước logistics diễn ra thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng hơn, đồng thời tối ưu hóa quy trình vận chuyển, làm thủ tục hải quan và quản lý kho ngoại quan.
Công ty cần hỗ trợ thêm cho nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu về các chi phí ăn uống, đi lại, điện thoại Để tạo cho nhân viên có tinh thần, động lực làm việc tốt nhất, gắn bó lâu dài với công ty.
Ngoài ra, công ty cần đào tạo một đội ngũ nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu hội đủ các tố chất sau: nhanh nhạy, kỹ lưỡng, giao tiếp tốt, chịu đựng được sức ép làm việc độc lập, có tinh thần trách nhiệm cao.
Kiến nghị về quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu tại công ty
Để công ty TNHH KGW ATLANTIC có thể hoạt động thông suốt và hiệu quả, ngoài sự nỗ lực của toàn thể nhân lực còn phụ thuộc vào những chính sách và cơ chế điều hành phù hợp từ Nhà nước Việt Nam Qua kỳ thực tập tại công ty TNHH KGW ATLANTIC, em đã đề xuất một số kiến nghị nhằm tăng cường sự phối hợp giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý, cải thiện môi trường kinh doanh, tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao năng suất lao động Những kiến nghị này nhằm tạo ra sự đồng bộ giữa khu vực công và doanh nghiệp, khắc phục rào chắn pháp lý và thúc đẩy phát triển bền vững cho KGW ATLANTIC cũng như cho thị trường lao động Việt Nam.
Thủ tục hải quan là một quá trình quan trọng nó có ảnh hưởng đến cả quá trình của công ty nên chỉ cần một sai sót nhỏ cũng đủ để dẫn đến các khoản phí phát sinh không cần thiết Vì vậy công ty nên cử nhân viên kiểm soát chặt chẽ thông tin trên tờ khai trước khi khai báo Đồng thời trưởng bộ phận chứng từ cũng nên kiểm tra bộ chứng từ mở tờ khai, tránh tình trạng chuẩn bị thiếu, ảnh hướng đến tiến độ thông quan hàng hoá, mất thời gian Nhân viên chứng ừ cũng nên thường xuyên theo dõi và cập nhật các Thông tư và Nghị định mới. Đầu tiên công ty nên xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm chuyên môn vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc nhiệt tình, đoàn kết Đồng thời hỗ trợ hơn nữa cho nhân viên về chi phí xăng dầu, điện thoại cũng như nâng cao cơ sở vật chất tạo điều kiện cho nhân viên có thể làm việc thoải mái, đạt hiệu quả cao nhất Tạo điều kiện và khuyến khích cho nhân viên đi học tập, nâng cao trình độ để đáp ứng được các yêu cầu trong thời buổi kinh doanh hiện nay
Công ty chủ yếu giao dịch với các khách hàng quen thuộc nên hạn chế trong việc mở rộng thị trường, tìm kiếm đối tác mới Công ty nên mở rộng quan hệ với nhiều khách hàng mới ở các thị trường mới để gia tăng kim ngạch cho công ty Đồng thời cũng tạo điều kiện mở rộng quảng bá thương hiệu trên thương trường quốc tế.
Thủ tục hải quan là một quá trình quan trọng nó có ảnh hưởng đến cả quá trình của công ty nên chỉ cần một sai sót nhỏ cũng đủ để dẫn đến các khoản phí phát sinh không cần thiết Vì vậy công ty nên cử nhân viên kiểm soát chặt chẽ thông tin trên tờ khai trước khi khai báo Đồng thời trưởng bộ phận chứng từ cũng nên kiểm tra bộ chứng từ mở tờ khai, tránh tình trạng chuẩn bị thiếu, ảnh hướng đến tiến độ thông quan hàng hoá, mất thời gian Nhân viên chứng ừ cũng nên thường xuyên theo dõi và cập nhật các Thông tư và Nghị định mới.
Công ty TNHH KGW ATLANTIC luôn nổ lực để hoàn thiện hơn quy trình làm thủ tục hải quan điện tử của mình, tuy nhiên công ty vẫn còn một vài mặt hạn chế cần được khắc phục Bằng những trải nghiệm thực tế của mình tại công ty và áp dụng những kiến thức đã học em đề xuất ra một số kiến nghị nhằm giúp công ty hoàn thiện hơn về quy trình khai báo hải quan điện tử.
Trải qua thời gian thực tập 6 tuần tại công ty TNHH KGW ATLANTIC, tuy không nhiều nhưng đã đem lại cho em những kinh nghiệm quý báo, đáng nhớ và đầy tính khám phá, em đã học hỏi được rất nhiều kiến thức và đã phần nào làm sáng tỏ tính chất công việc mà bấy lâu em đang theo đuổi cũng như tháo gỡ được những vướng mắc, bâng khuâng trong em mà em đã gặp phải khi còn ngồi trên ghế nhà trường Qua việc tìm hiểu về quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH KGW ATLANTIC đa mang đến cho em một cái nhìn tổng quan nhất về khai báo hải quan, mức độ quan trọng của nó trong việc giao nhận hàng hoá
Bài báo cáo thực hành nghề nghiệp "Quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH KGW ATLANTIC" được xây dựng và hoàn thiện dựa trên quy trình chung của doanh nghiệp, đồng thời tổng hợp từ sự quan sát, thực hành, học hỏi và rút ra kinh nghiệm cá nhân về quy trình khai báo hải quan điện tử cho hàng xuất khẩu bằng đường biển Nội dung chính của báo cáo nêu rõ các bước khai báo hải quan điện tử, yêu cầu hồ sơ và dữ liệu, chuẩn bị chứng từ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của thông tin, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định hải quan và tối ưu thời gian thông quan tại KGW ATLANTIC Bài viết cũng đề xuất các biện pháp cải tiến và công nghệ hỗ trợ nhằm nâng cao tính chính xác, hiệu quả và năng lực chuyên môn của nhân viên trong quy trình khai báo hải quan điện tử.
Một cách tổng quan, công ty Cổ phần TNHH KGW ATLANTIC đã thực hiện tốt công tác kinh doanh và đang từng bước khẳng định mình bằng việc mở rộng mối quan hệ với các thị trường nước ngoài và đạt được hiểu quả cao Cơ cấu mặt hàng tương đối ổn định và phong phú hơn, kim ngạch và lợi nhuận ngày càng tăng cao qua các năm. Trong hoạt động kinh doanh công ty luôn đặt uy tín, năng suất, chất lượng, hiệu quả lên hàng đầu Trong đó yếu tố “uy tín” với khách hàng trong và ngoài nước luôn là mối quan tâm lớn nhất của công ty Để đạt được điều đó không chỉ một cá nhân, một phòng ban nào mà đòi hỏi sự đoàn kết, nhất trí, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa các phòng ban, đòi hỏi sự nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao của cả tập thể công ty.
Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em đã đưa ra một số giải pháp và kiến nghị đối với công ty Để nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan và đẩy mạnh hơn nữa hoạt động của công ty Tuy nhiên do thời gian thực tập còn hạn chế nên những giải pháp và kiến nghị em đưa ra còn nhiều thiếu sót Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của Quý thầy cô và các anh chị trong công ty để Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.