Đồ án tốt nghiệp hệ thống quản lý thông tin nhân viên và đào tạo

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống, chương này đưa ra phân tích của hệ thốngbao gồm phân tích nghiệp vụ, thiết kế hệ thống và thiết kế cơ sở dữ liệu Chương 4: Giới thiệu về phần cài đ

Trang 1

LỜI CẢM ƠN

Để có ngày hoàn thành đồ án tốt nghiệp này, con xin chân thành cảm ơn ba mẹ đã tạo mọi điều kiện cho con ăn học, đã động viên và nâng đỡ con trong suốt quá trình học tập tại trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Em xin cảm ơn cô giáo ThS Bùi Thị Hòa, bộ môn Công Nghệ Phần Mềm, khoa Công

Nghệ Thông Tin đã tận tình chỉ dẫn, tạo điều kiện cho em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này.

Cuối cùng, em xin cảm ơn các anh trong phòng EMS, FIS ERP đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian thực tập và làm đồ án Cảm ơn các bạn trong lớp đã trao đổi kinh nghiệm, đóng góp ý kiến giúp mình hoàn thành đồ án được như ý.

Hà nội, ngày 14 tháng 05 năm 2008

Nguyễn Ngọc Tú

Trang 2

PHIẾU GIAO NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

1 Mục đích nội dung của ĐATN

Mục đích

- Hoàn thành chương trình học tập

- Tổng hợp kiến thức của những năm học tập tại trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

- Tìm hiểu về Quản trị nguồn nhân lực

- Cài đặt các mô - đun Quản lý thông tin nhân viên và Đào tạo

Nội dung

Đồ án bao gồm 5 chương, với các nội dung cơ bản của các chương như sau:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về quản trị nguồn nhân lực

Chương 2: Vai trò và các yêu cầu đối với phần mềm quản trị nguồn nhân lực

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống

Chương 4: Giới thiệu về phần cài đặt cho phân hệ quản lý thông tin nhân viên và đào tạo.Chương 5: Kết luận và hướng phát triển

2 Các nhiệm vụ cụ thể của ĐATN

Khi tiến hành làm Đồ án tốt nghiệp này, tôi muốn làm rõ khái niệm Quản trị nguồnnhân lực là gì Tức là không chỉ nêu ra khái niệm mà còn đưa ra các thành phần cấu thànhcũng như vai trò của nó trong doanh nghiệp Tiếp theo là quá trình tìm hiểu, phân tích thiết

kế và cài đặt cho các mô – đun Quản lý thông tin nhân viên và Đào tạo

3 Lời cam đoan của sinh viên:

Tôi – Nguyễn Ngọc Tú – cam kết ĐATN là công trình nghiên cứu của bản thân tôi dưới sự hướng dẫn của Th.S Bùi Thị Hòa

Các kết quả nêu trong ĐATN là trung thực, không phải là sao chép toàn văn của bất kỳcông trình nào khác

Hà Nội, ngày tháng năm 2008

Tác giả ĐATN

Nguyễn Ngọc Tú

4 Xác nhận của giáo viên hướng dẫn về mức độ hoàn thành của ĐATN và cho phép bảovệ:

Hà Nội, ngày tháng năm 2008

Giáo viên hướng dẫn

Th.S.Bùi Thị Hòa

Trang 3

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-BẢN NHẬN XÉT ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Họ và tên sinh viên: Nguyễn Ngọc Tú Số hiệu sinh viên: 20023200 Ngành: Công nghệ thông tin Khoá: 48 Giảng viên hướng dẫn: Th.S Bùi Thị Hòa Cán bộ phản biện:

1 Nội dung thiết kế tốt nghiệp:

2 Nhận xét của cán bộ phản biện:

Ngày tháng năm 2008

Cán bộ phản biện

( Ký, ghi rõ họ và tên )

Trang 4

TÓM TẮT NỘI DUNG ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Đồ án này được bao gồm 5 chương Với mục đích như đã trình bầy ở phần trên, trong

phần đầu tôi trình bầy khái niệm, vai trò và ý nghĩa của Quản trị nguồn nhân lực cũng nhưquá trình phát triển của nó ở Việt Nam và trên thế giới Các chức năng cơ bản của Quản trịnguồn nhân lực cũng được nêu ra và đánh giá vai trò của các chức năng này

Tiếp theo, tôi trình bầy vai trò và các yêu cầu với Gải pháp QTNNL Các gải phápQTNNL được lấy làm ví dụ và có những đánh giá về các Ngân hàng và các gải pháp này.Các vai trò được trình bầy theo nghĩa các vai trò chung cũng như vai trò tại nơi khảo sátlấy thông tin cài đặt là ngân hàng VP Bank Các yêu cầu cụ thể tại ngân hàng VP Bankđược giới hạn trong 2 mô – đun sẽ cài đặt là Quản lý thông tin nhân viên và Đào tạo Nội dung tiếp theo là phần giới thiệu về các công nghệ sử dụng trong đồ án Đây làphần giới thiệu ngắn gọn về ngôn ngữ lập trình VB.NET, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL

2000 và khung lập trình ASP.NET Nội dung chính của phần này là phần phân tích thiết kế

hệ thống và thiết kế cơ sở dữ liệu Đây là các phân tích chi tiết đến gồm các biểu đồ con,

về bảo mật và chi tiết các bảng dữ liệu

Phần tiếp theo trình bầy về các nội dung đã cài đặt được Mục đích của phần này làgiới thiệu đến các form đã cài đặt và các thao tác nghiệp vụ trên các form đó Đây là phầngiúp người đọc có cái nhìn rất trực quan về giải pháp quản trị nguồn nhân lực, sự khác biệtcủa nó so với các phương pháp quản trị truyền thống

Phần kết luận nêu những vấn đề rút ra sau khi nghiên cứu đồ án và hướng phát triểncho bài toán này

Trang 5

ABSTRACT OF THESIS

This thesis consists of 5 chapters According to goals of the thesis, the first part presentthe concept, roles and meaning of Human Resource Management (HRM) and the itsdevelopment in Vietnam and in the world A number of functions of HRM are alsomentioned and appraised in this part

Next, I present the roles and the requirements of HRM solution Some solutions aretaken as examples to evaluate HRM solution and the supplier The roles are noted not only

in general but also in requirement of VP Bank The detail requirements are limited in twomodules: Employee Information Management and Training

The next content introduces technologies which are used in the thesis They includeVB.NET programming language, SQL 2000 database management system and ASP.NETprogramming frame The main content of this part is analysis and design of system anddatabase design They are detailed to subdiagram and database tables

The installation system is presented in the continuing part The goals of this part areintroducing forms and manipulating on them Readers can have a visual look about HRMsolution, the differences of it in comparing to traditional managements

The conclusive part presents conclusions after researching this theme and developmentdirections of it

Trang 6

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

PHIẾU GIAO NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 2

BẢN NHẬN XÉT ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 3

TÓM TẮT NỘI DUNG ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 4

ABSTRACT OF THESIS 5

MỤC LỤC 6

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 10

DANH MỤC HÌNH MINH HỌA 11

LỜI NÓI ĐẦU 13

CHƯƠNG 1 14

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ 14

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 14

1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa của Quản trị nguồn nhân lực 14

2 Quá trình phát triển của quản trị nguồn nhân lực 15

2.1 QTNNL trên thế giới 15

2.2 QTNNL ở Việt Nam 16

3 Các chức năng cơ bản và vai trò của QTNNL 18

CHƯƠNG 2 22

VAI TRÒ VÀ CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI 22

PHẦN MỀM QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC 22

1 Vai trò của phần mềm quản lý nhân lực 22

2 Yêu cầu của phần mềm QTNNL cho ngân hàng VPBank 25

2.1 Yêu cầu của quản lý thông tin nhân viên 26

2.1.1 Danh sách nhân viên 27

2.1.2 Thông tin cơ bản của nhân viên 27

2.1.3 Thông tin về người thân 28

2.1.4 Thông tin về hồ sơ gốc 28

2.1.5 Thông tin về chứng chỉ 29

2.1.6 Thông tin về bằng cấp 29

2.1.7 Quá trình thuyên chuyển/thăng tiến 30

2.1.8 Khen thưởng 31

2.1.9 Kỷ luật 31

2.1.10 Quá trình công tác 31

2.1.11 Thông tin về lương 32

2.1.12 Thông tin nghỉ 32

2.1.13 Thông tin đi nước ngoài 33

2.1.14 Quản lý thôi việc 33

2.1.15 Hợp đồng 33

2.1.16 Gia hạn hợp đồng 34

2.1.17 Tạm ngưng hợp đồng 34

2.2 Yêu cầu của quản lý Đào tạo 34

2.2.1 DM lĩnh vực đào tạo 35

2.2.2 Chuyên môn đào tạo 35

2.2.3 DM hình thức đào tạo 35

2.2.4 DM trung tâm đào tạo 35

2.2.5 Kế hoạch đào tạo 36

2.2.6 Lập danh sách học viên có nhu cầu đào tạo với từng khóa học 36

Trang 7

2.2.7 Khóa đào tạo 37

2.2.8 Lập danh sách học viên cho khóa học 38

2.2.9 Đánh giá khóa học 39

2.2.10 Kết quả đào tạo 39

CHƯƠNG 3 41

TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ 41

VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 41

1 Tổng quan về công nghệ 41

2 Phân cấp chức năng của hệ thống 42

3 Phân tích quy trình nghiệp vụ 44

3.1 Quy trình quản lý thông tin nhân viên 44

3.2 Quy trình Đào tạo 46

4 Phân tích thiết và kế hệ thống 49

4.1 Phân tích hệ thống 49

4.2 Thiết kế hệ thống 50

4.2.1 Users Services layer 51

4.2.2 Business Logic layer 51

4.2.3 Data Access layer 52

5 Thiết kế cơ sở dữ liệu 53

5.1 Mô đun quản lý thông tin nhân viên 53

5.1.1 Lược đồ dữ liệu 53

5.1.2 Mô tả chi tiết các bảng dữ liệu 54

5.1.2.1 CO_Employees (Nhân viên ) 54

5.1.2.2 HR_LIEmployeeStatus (Trạng thái nhân viên ) 55

5.1.2.3 HR_Relative (Người thân) 55

5.1.2.4 HR_OriginFile (Hồ sơ gốc của nhân viên) 56

5.1.2.5 HR_Contract (Hợp đồng) 56

5.1.2.6 HR_Disploma (Bằng cấp ) 56

5.1.2.7 HR_Certificate (Chứng chỉ ) 58

5.1.2.8 HR_Reward (Khen thưởng ) 58

5.1.2.9 HR_Discipline (Kỷ luật ) 59

5.1.2.10 HR_CheckPoint (Đánh giá ) 60

5.1.2.11 HR_Secondment (Thuyển chuyển/Thăng tiến/Bổ nhiệm/Miễn nhiệm) 60 5.1.2.12 HR_GoAbroad (Đi nước ngoài ) 61

5.1.2.13 HR_TaskProcess (Quá trình công tác ) 61

5.1.2.14 HR_LevelProcess (Hàm cấp trong quá trình công tác ) 62

5.1.2.15 HR_TaskProcessSkill (Kỹ năng trong quá trình công tác ) 62

5.1.2.16 HR_QuitJob (Thôi việc/ Thanh lý hợp đồng ) 62

5.2 Mô đun Đào tạo 63

5.2.1 Lược đồ dữ liệu 63

5.2.2 Mô tả chi tiết các bảng dữ liệu 64

5.2.2.1 HR_PlanForm (Kế hoạch đào tạo) 64

5.2.2.2 HR_PlanFormField (Môn đào tạo trong kế hoạch) 65

5.2.2.3 HR_LIFormDomainCourse (Các lĩnh vực đào tạo của kế hoạch) 65

5.2.2.4 HR_FormCourse (Khoá học) 65

5.2.2.5 HR_FormField (Các môn trong khoá học) 67

5.2.2.6 HR_Trainer (Giáo viên của khoá học) 67

5.2.2.7 HR_Trainee (Học viên) 67

5.2.2.8 HR_ResultTrainee (Kết quả môn thi của học viên) 67

5.2.2.9 HR_LITeacher (Danh sách Giáo viên ) 67

5.2.2.10 HR_LIField (Danh sách các môn ) 69

Trang 8

6 Bảo mật của hệ thống 69

6.1 Các phương pháp thẩm định 70

6.2 Cấp phép (Authorization) 73

CHƯƠNG 4 75

GIỚI THIỆU VỀ PHẦN CÀI ĐẶT CHO CÁC PHÂN HỆ 75

QUẢN LÝ THÔNG TIN NHÂN VIÊN VÀ ĐÀO TẠO 75

1 Quản lý thông tin nhân viên 75

1.1 Thông tin nhân viên 75

1.1.1 Mục đích 75

1.1.2 Giao diện 76

1.1.3 Quá trình chức năng 76

1.2 Danh sách nhân viên 77

1.3 Người thân 77

1.4 Hồ sơ gốc 78

1.5 Hợp đồng 79

1.6 Khen thưởng 82

1.7 Kỷ luật 83

1.8 Đánh giá 84

1.9 Thuyên chuyển 85

1.10 Đi nước ngoài 87

1.10.2 Mục đích 87

1.11 Quá trình công tác 88

1.11.1 Mục đích 88

Trang 9

1.12 Kỹ năng 89

1.12.1 Mục đích 89

1.13 Thôi việc 90

1.13.1 Mục đích 90

1.14 Các chức năng khác 92

2 Đào tạo 92

2.1 Kế hoạch đào tạo (Khoá học Kế hoạch) 92

2.2 Thông tin Kế hoạch đào tạo (Khoá học kế hoạch) 93

2.2.3 Quy trình chức năng 94

2.3 Khoá học (Thực hiện) 97

2.4 Thông tin Khoá học 100

2.4.1 Mục đích 100

2.5 Danh sách học viên 102

2.5.1 Mục đích 102

2.6 Kết quả khoá học (Chứng chỉ nhân viên) 104

2.6.2 Mục đích 105

2.7 Danh sách bằng cấp nhân viên 105

2.7.1 Mục đích 105

2.8 Thông tin bằng cấp nhân viên 107

2.8.1 Mục đích 107

2.9 Chứng chỉ 111

2.9.2 Mục đích 112

CHƯƠNG 5 115

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 115

TÀI LIỆU THAM KHẢO 116

Trang 10

iHRM Hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực

VP Bank Ngân hàng thương mại cổ phần ngoài quốc doanh

Trang 11

DANH MỤC HÌNH MINH HỌA

Hình1: Các yếu tố thành phần chức năng của QTNNL 19

Hình2: Cơ cấu tổ chức và chức năng hoạt động của phòng quản trị nguồn nhân lực 20

Hình3: Quản trị nguồn nhân lực và các yếu tố môi trường 21

Hình4: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 43

Hình5: Quy trình quản lý thông tin nhân viên 45

Hình6: Quy trình đào tạo 47

Hình7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 49

Hình8: Biểu đồ mức dưới đỉnh của mô đun Quản lý thông tin nhân viên 50

Hình9: Biểu đồ mức đỉnh của mô đun Đào tạo 50

Hình10: Users Services layer 51

Hình11: Business Logic Layer 52

Hình12: Data Access Layer 52

Hình13: Lược đồ dữ liệu của mô đun quản lý thông tin nhân viên 53

Hình14: Lược đồ dữ liệu của mô đun đào tạo 63

Hình15: Tiến trình thẩm định Windows 72

Hình16: Màn hình giao diện thông tin nhân viên 76

Hình17: Màn hình giao diện danh sách nhân viên 77

Hình18: Màn hình giao diện người thân 78

Hình19: Màn hình giao diện hồ sơ gốc 79

Hình20: Màn hình giao diện hợp đồng 80

Hình21: Màn hình giao diện danh sách hợp đồng 81

Hình22: Màn hình giao diện khen thưởng 82

Hình23: Màn hình giao diện kỷ luật 83

Hình24: Màn hình giao diện đánh giá 84

Hình25: Màn hình giao diện thuyên chuyển và thăng tiến 86

Hình26: Màn hình giao diện đi nước ngoài 87

Hình27: Màn hình giao diện quá trình công tác 89

Hình28: Màn hình giao diện các kỹ năng 90

Hình29: Màn hình giao diện thôi việc 91

Hình30: Màn hình giao diện danh sách kể hoạch đào tạo 92

Hình31: Màn hình giao diện Kế hoạch đào tạo 94

Hình32: Màn hình giao diện kế hoạch khóa học có thông tin 95

Hình33: Màn hình giao diện các môn đào tạo 95

Hình34: Màn hình giao diện danh sách học viên có nhu cầu đào tạo 96

Hình35: Màn hình giao diện chọn học viên cho khóa học 97

Hình36: Màn hình giao diện danh sách khóa học 98

Hình37: Màn hình giao diện thông tin khóa học 99

Hình38: Màn hình giao diện đánh giá khóa học 99

Hình39: Màn hình giao diện thông tin khóa học khi thêm mới 100

Hình40: Màn hình giao diện thông tin khóa học 101

Hình41: Màn hình giao diện môn đào tạo cho khóa học 101

Hình42: Màn hình giao diện danh sách học viên trong khoá học 103

Hình43: Màn hình giao diện xóa học viên của khóa học 104

Hình44: Màn hình giao diện cập nhật kết quả cho học viên 105

Hình45: Màn hình giao diện bằng cấp 106

Hình46: Màn hình giao diện bằng cấp của nhân viên 107

Hình47: Màn hình giao diện thêm bằng cấp cho nhân viên 108

Trang 12

Hình48: Màn hình giao diện thêm chi phí theo năm 109

Hình49: Màn hình giao diện Liên kết từ danh sách đến các thông tin của bằng cấp 109

Hình50: Màn hình giao diện bằng cấp của nhân viên 110

Hình51: Màn hình giao diện danh sách bằng cấp sửa đổi 110

Hình52: Màn hình giao diện danh sách bằng cấp sửa đổi 111

Hình53: Màn hình giao diện chứng chỉ 112

Hình54: Màn hình giao diện chứng chỉ của nhân viên 113

Hình55: Màn hình giao diện các loại danh sách chứng chỉ 113

Hình56: Các liên kết đến các thông tin khác 114

Trang 13

LỜI NÓI ĐẦU

Làm thế nào để quản trị nhân lực có hiệu quả là vấn đề khó khăn và thử tháchlớn đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế chuyển đổi Sự biến động mạnh mẽtrong môi trường kinh doanh, tính chất khốc liệt của cạnh tranh và yêu cầu phải đápứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên trong nền kinh tế thị trường đã và đangtạo ra sức ép lớn, đòi hỏi các quản trị gia Việt Nam phải có các quan điểm mới, lĩnhhội được những phương pháp mới và nắm vững những kỹ năng mới về quản trị conngười

Nhằm làm một cái gì đó mang tính chất “làm thật” và có được sự tổng hợp kiếnthức cho những năm học tập tại trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, nhất là trongquá trình học tại khoa Công Nghệ Thông Tin, tôi đã chọn nghiên cứu về bài toánQTNNL không những bởi đây là chủ đề đang có sự phát triển mạnh mẽ và ngàycàng được đề cao mà còn bởi đây là bài toán mà tôi rất có hứng thú khi tìm hiểu về

nó Khi bắt đầu tìm hiểu về bài toán này, tôi đã ngày càng nhận thấy đây là bài toánlớn và rất khó để nghiên cứu đầy đủ trong một khoảng thời gian ngắn, tuy nhiên, tôi

đã học tập được rất nhiều từ những cuốn sách viết về đề tài này cũng như nhữngtháng thực tập tại FIS

Trong nội dung của đồ án này, tôi trình bày một cách tổng quan về quản trịnguồn nhân lực và phần cài đặt cho hai mô đun là Quản lý thông tin nhân viên vàĐào tạo Tôi đã lựa chọn hai mô – đun này như là hai thành phần cốt lõi củaQTNNL, hơn thế nữa khi cài đặt tôi cũng gặp ít khó khăn mang tính nghiệp vụ quản

lý hơn các mô – đun khác Đồ án bao gồm 5 chương như sau:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về quản trị nguồn nhân lực, chương này trình bàycác khái niệm cơ bản về QTNNL cũng như quá trình phát triển của nó tại Việt Nam

và trên thế giới Phần giới thiệu này nhằm mục đích nêu đề tài của đồ án và chuẩn

bị cơ sở lý thuyết về QTNNL cho các phần tiếp theo

Chương 2: Vai trò và các yêu cầu đối với phần mềm quản trị nguồn nhân lực,chương này trình bày vai trò của phần mềm này trong quản lý doanh nghiệp và cácyêu cầu cụ thể đối với phần mềm tại ngân hàng VPBank Mục đích của chương này

là nói về giải pháp QTNNL đã được triển khai thành công ở nhiều doanh nghiệp.Các yêu cầu cụ thể tại VP Bank là những yêu cầu thực tế để có cái nhìn trực quan

và để chuẩn bị cho phân tích, thiết kế cũng như cài đặt hai mô – đun đã đề ra

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống, chương này đưa ra phân tích của hệ thốngbao gồm phân tích nghiệp vụ, thiết kế hệ thống và thiết kế cơ sở dữ liệu

Chương 4: Giới thiệu về phần cài đặt cho phân hệ quản lý thông tin nhân viên vàđào tạo, chương này đưa ra các quá trình tác nghiệp với hệ thống đã được cài đặt.Các giới thiệu này như là minh họa cho các thao tác nghiệp vụ khi làm việc với hai

mô – đun đã cài đặt

Chương 5: Kết luận, chương này đưa ra các kết luận và hướng phát triển cho bàitoán quản trị nguồn nhân lực

Nguyễn Ngọc Tú

Trang 14

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa của Quản trị nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân cóvai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định Nguồnnhân lực khác với các nguồn lực của doanh nghiệp do chính bản chất của conngười Nhân viên có các năng lực, đặc điểm khác nhau, có tiềm năng phát triển, cókhả năng hình thành các nhóm hội, các tổ chức công đoàn để đảm bảo quyền lợi của

họ, có thể đánh giá và đặt câu hỏi với hoạt động của các quản trị gia, hành vi của họ

có thể thay đổi phụ thuộc vào chính bản thân họ hoặc tác động của môi trường xungquanh Do đó, quản trị nguồn nhân lực khó khăn và phức tạp hơn nhiều so với quảntrị các yếu tố khác của quá trình sản xuất kinh doanh

Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các

tổ chức ở tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản:

- Sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả nhằm tăng năng suất lao động và nângcao tính hiệu quả của tổ chức

- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viênđược phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiềunhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp

Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho nhà quản trị đạt được mục đích,kết quả thông qua người khác Một quản trị gia có thể lập kế hoạch hoàn chỉnh, xâydựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra hiện đại, chính xác….nhưng nhàquản trị vẫn có thể thất bại nếu không biết tuyển đúng người cho đúng việc, khôngbiết cách khuyến khích nhân viên làm việc Để quản trị có hiệu quả, nhà quản trịcần biết cách làm việc và hòa hợp với người khác, biết cách lôi kéo người khác làmtheo mình Nhiều khi nhà quản trị có thể mạnh trong lĩnh vực khoa học kỹ thuậtnhưng lại không được đào tạo hoàn chỉnh trong cách lãnh đạo nhân viên Họ điềukhiển giỏi và giành nhiều thời gian làm việc với các máy móc, trang bị kỹ thuật hơnlàm việc với con người Thực tế cho thấy, một nhà lãnh đạo giỏi cần phải giànhnhiều thời gian nghiên cứu giải quyết các vấn đề nhân sự hơn các vấn đề khác.Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho nhà quản trị học được cách giao dịchvới người khác, biết tìm ra ngôn ngữ chung và biết nhạy cảm với nhu cầu của nhânviên, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được các sai lầm trongtuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết phối hợp thực hiện mục tiêu của tổ chức và mụctiêu của cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức và dần dần có thể đưa chiến lượccon người trở thành một bộ phận hữu cơ trong chiến lược kinh doanh của doanhnghiệp Như vậy, về mặt kinh tế, quản trị nguồn nhân lực (QTNNL) giúp doanhnghiệp khai thác các khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động và lợi thểcạnh tranh của doanh nghiệp về nguồn nhân lực Về mặt xã hôi, QTNNL thể hiện

Trang 15

quan niệm rất nhân bản về quyển lợi của người lao động, đề cao vị thế và giá trị củangười lao động, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức,doanh nghiệp và người lao động, góp phần giảm bớt mâu thuẫn tư bản – lao độngtrong các doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của QTNNL tăng mạnh trên toàn thế giới trong mấy thập kỷgần đây khi cả trình độ năng lực của nhân viên lẫn trang bị kỹ thuật ngày càng đượcnâng cao; khi công việc ngày càng phức tạp, đa dạng và yêu cầu của công việc ngàycàng tăng; khi hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối đầu với sự cạnh tranh ngàycàng gay gắt trên thị trường; phải vật lộn với các suy thoái kinh tế và đáp ứng nhucầu ngày càng tăng của nhân viên Đặc biệt, trong nền kinh tế chuyển đổi, nơi màcác sản phẩm đã được hoạch định, mọi người đã quen với việc xếp hàng khi muasắm, các nhà quản lý không hề có ý tưởng về việc quản trị kinh doanh, kết quả là họkhông có khả năng ra quyết định, không có khả năng để chấp nhận rủi may, làmviệc đơn thuần như một nhân viên hành chính, vấn đề áp dụng và phát triểnQTNNL được coi như một trong những điểm mấu chốt của cải cách quản lý

Việt Nam không phải là một trường hợp ngoại lệ Quá trình chuyển đổi sangnền kinh tế thị trường đã bộc lộ nhiều yếu kém trong quản lý kinh tế Điều này đượccoi là một trong những nguyên nhân quan trọng nhất cản trở kinh tế phát triển.Thêm vào đó, Việt Nam còn phải đối đầu với các vấn đề gay gắt của một nước sauchiến tranh và một nền kinh tế kém phát triển Đất nước lâm vào tình trạng thiếuthốn đủ thứ, ngoại trừ lao động không có trình độ lành nghề Trong khi vấn đề nàychưa kịp giải quyết xong, vấn đề khác đã xuất hiện Cuộc cạnh tranh khốc liệt vì tồntại và phát triển trong hòa bình còn thách thức và quyết liệt hơn nhiều so với cuộcđấu tranh của hai thế lực quân sự hùng hậu trên thế giới Đổi mới quản lý kinh tếnói chung, QTNNL nói riêng thực sự là nguồn tiềm năng to lớn thúc đẩy kinh tếphát triển và nâng cao đời sống cho nhân dân

Tuy nhiên, khái niệm và thực tiễn áp dụng quản trị nguồn nhân lực không giốngnhau ở các quốc gia khác nhau Trong một nền kinh tế chuyển đổi như ở Việt Nam,nơi mà trình độ công nghệ, kỹ thuật còn ở mức độ thấp, kinh tế chưa ổn định và nhànước chủ trương “quá trình phát triển phải thực hiện bằng con người và vì conngười”, thì QTNNL là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng vềthu hút, đào tạo - phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kếtquả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên

2 Quá trình phát triển của quản trị nguồn nhân lực

1.1 QTNNL trên thế giới

Khởi đầu của vấn đề quản trị con người trong các tổ chức là quản trị nhân sự(personel management) với việc chú trọng đơn thuần lên các vấn đề quản trị hànhchính nhân viên Phòng nhân sự thường có vai trò mờ nhạt và nhân viên của phòngthường có năng lực yếu hơn, được trả lương thấp hơn nhân viên của các phòng bankhác trong doanh nghiệp Phòng nhân sự thường chỉ thụ động giải quyết các vấn đềmang tính chất hành chính, sự vụ theo các quy định của doanh nghiệp hoặc theo yêucầu của các lãnh đạo trực tuyến Trong thế kỷ này, quản trị con người trong phạm vicủa các tổ chức, doanh nghiệp đã áp dụng ba cách tiếp cận chủ yếu: quản trị trên cơ

sở khoa học, quản trị theo các mối quan hệ của con người và quản trị nguồn nhânlực Tuy nhiên, hiện nay, hai cách tiếp cận đầu là quản trị theo khoa học và quản trị

Trang 16

theo các mối quan hệ con người đều đã phai nhạt, ngày nay chỉ còn cách tiếp cậnQTNNL là được sử dụng rộng rãi.

Từ những năm 1970, vấn đề cạnh tranh gay gắt trên thị trường với sự chuyểnđổi từ quá trình sản xuất công nghiệp theo lối cổ truyền thống sang quá trình sảnxuất công nghệ kỹ thuật hiện đại, những biến đổi trong cơ cấu nghề nghiệp, việclàm và nhu cầu ngày càng cao của nhân viên đã tạo ra cách tiếp cận mới về quản trịcon người trong các tổ chức, doanh nghiệp Vấn đề quản trị con người trong một tổchức, doanh nghiệp không còn đơn thuần chỉ là vấn đề quản trị hành chính nhânviên Tầm quan trọng của việc phối hợp các chính sách và thực tiễn quản trị nhân sựđược nhấn mạnh Vấn đề quản trị con người là của tất cả các quản trị gia, không cònđơn thuần là việc của phòng nhân sự hay tổ chức cán bộ như trước đây Việc cầnthiết phải đặt đúng con người cho đúng việc là phương tiện quan trọng nhằm phốihợp thực tiễn quản trị con người với mục tiêu phát triển của tổ chức Thuật ngữQTNNL dần thay thế cho quản trị nhân sự, với quan điểm chủ đạo: con ngườikhông còn đơn thuần là một yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh mà còn là mộtnguồn tài sản quý báu của tổ chức, doanh nghiệp Các doanh nghiệp chuyển từ tìnhtrạng “tiết kiệm chi phí lao động để giảm giá thành” sang “đầu tư vào nguồn nhânlực để có lợi thế cạnh tranh cao hơn, có lợi nhuận cao hơn và có hiệu quả cao hơn”

Từ quan điểm này, QTNNL được phát triển trên cơ sở của các nguyên tắc chủ yếusau:

- Nhân viên cần được đầu tư thỏa đáng để phát triển các năng lực riêng nhằmthỏa mãn các nhu cầu cá nhân, đồng thời tạo ra năng suất lao động, hiệu quảlàm việc cao và đóng góp tốt nhất cho tổ chức

- Các chính sách, chương trình và thực tiễn quản trị cần được thiết lập và thựchiện sao cho có thể thỏa mãn các nhu cầu vật chất lẫn tinh thần của nhânviên

- Môi trường làm việc cần được thiết lập sao cho có thể kích thích nhân viênphát triển và sử dụng tối đa các kỹ năng của mình

- Các chức năng nhân sự cần được thực hiện phối hợp và là một bộ phận quantrọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Cách tiếp cận QTNNL đòi hỏi cán bộ phòng QTNNL phải có hiểu biết tốt vềtâm lý, xã hội, nghiên cứu hành vi, tổ chức, luật pháp và các nguyên tắc kinhdoanh Vai trò của phòng QTNNL tăng lên rõ rệt và trở thành một trong nhữngphòng có tầm quan trọng nhất trong doanh nghiệp

1.2 QTNNL ở Việt Nam

Ở Việt Nam, trong thời kỳ kế hoạch hóa tập trung, việc nghiên cứu, đào tạo vấn

đề quản lý con người trong doanh nghiệp được thực hiện trong các môn: tổ chức laođộng theo khoa học, định mức lao động và tiền lương Đây là các bộ môn khoa họcđược phát triển nhằm vận dụng phương pháp QTNNL vào điều kiện của các xínghiệp xã hội chủ nghĩa Khi đó, khu vực tư nhân không có điều kiện phát triển, còntrong khu vực quốc doanh, toàn bộ các chính sách nhân sự đều được thực hiệnthống nhất theo các quy định và theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước Mặc dù có sựkhác biệt lớn về lịch sử phát triển và kinh tế, thực tế quản trị nhân sự của Việt Namtrong thời kỳ kế hoạch hóa tập trung cũng tương tự như thực tiễn quản trị nhân sự ởcác nước Đông Âu, Liên Xô cũ và Trung Quốc Hệ thống xã hội chủ nghĩa trải quanhiều thập kỷ đã tạo ra một hình thức quản trị nhân sự riêng, đặc trưng cho nền văn

Trang 17

hóa xã hội chủ nghĩa Những thành phần chính của quản trị nhân sự như chế độtuyển dụng, đào tạo và phát triển, lương thưởng, thăng chức, quan hệ lao động…đều

là các chính sách chung của nhà nước và hầu như không liên quan gì đến thực tiễnhoạt động trong từng doanh nghiệp cụ thể Chế độ tuyển dụng suốt đời cùng với cácchính sách phúc lợi xã hội khác như nhà ở của nhà nước, y tế công cộng, giáo dụcmiễn phí…đã mang lại sự an toàn xã hội lớn cho mọi người dân, đặc biệt là các cán

bộ viên chức nhà nước Những chính sách này của nhà nước được thực hiện theonguyên tắc xã hội chủ nghĩa “mọi người lao động đều có quyền được làm việc, cóquyền có nhà ở” Đào tạo và phát triển được thực hiện như một quyền lợi đươngnhiên của người lao động, đặc biệt cho cán bộ công nhân viên chức nhà nước nhằmphát triển nguồn nhân lực cho xã hội, không được coi là đầu tư cá nhân Hệ thốngtiền lương mang tính bình quân và dựa vào thâm niên, thể hiện sâu sắc triết lý “cùnglàm, cùng hưởng” và “công bằng xã hội” Các cơ quan, xí nghiệp quan tâm sâu sắcđến đới sống nhân viên của mình và trên nhiều phương diện, được coi như là ngôinhà chung cho tất cả mọi cán bộ, công nhân viên Công nhân là chủ nhân của xínghiệp, quan hệ lao động bình đẳng thân thiết, ý thức tập thể được nhấn mạnh vàđược đánh giá cao

Hình thức xã hội chủ nghĩa trong quản trị nhân sự thể hiện tính ưu việt của chế

độ xã hội chủ nghĩa so với chế độ thực dân, phong kiến Trong giai đoạn đầu, nókhơi dậy trong người lao động lòng nhiệt tình cách mạng và tự nguyện làm việc chomột tương lai xã hội chủ nghĩa tươi sáng Do đó, năng suất lao động và sản phẩmcông nghiệp tăng nhanh chóng Cùng với số lượng lớn hàng viện trợ của nướcngoài, nó đã góp phần nhanh chóng nâng cao mức sống của nhân dân miền Bắc.Tuy nhiên, hình thức quản trị nguồn nhân sự này đã tồn tại sự cứng nhắc trong mộtthời gian quá dài khi môi trường kinh tế xã hội đã có nhiều thay đổi cơ bản Do đó,

nó đã bị mất đi tính ưu việt ban đầu và dần trở nên không có khả năng kích thíchngười lao động tại nơi làm việc Đây chính là một trong những nguyên nhân quantrọng làm cho năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh thấp kém, các doanhnghiệp nhà nước dần trở thành gánh nặng của ngân sách nhà nước Nhà nước phảiđộng viên tất cả các nguồn lực ít ỏi của mình để đạt được mức độ an toàn và phúclợi xã hội cao cho mọi người dân và bù lỗ cho hoạt động của các doanh nghiệp nhànước “Lời giả, lỗ thật” và “lương bao nhiêu, làm bấy nhiêu” là những thuật ngữthường được sử dụng để chỉ thực tiễn sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệpquốc doanh và ý thức kỷ luật thấp của nhiều cán bộ nhân viên nhà nước trong giaiđoạn cuối của nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung

Trong quá trình chuyển đổi kinh tế, các yếu tố mới của nền kinh tế thị trườngdần dần thay thế cho các nguyên tắc, thủ tục quản lý cũ Sự can thiệp của nhà nướcvào trong hoạt động của các doanh nghiệp giảm dần, một phương thức quản lý mới

và một môi trường mới cho quản trị con người trong các doanh nghiệp được hìnhthành Nhiều biến đổi lớn xuất phát từ nhu cầu kinh tế đã được thực hiện trong quảntrị nhân sự Sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường trong thực tiễn quản trị nhân

sự ở Việt Nam là quá trình chuyển đổi từ chế độ tuyển dụng lao động suốt đời sangchế độ lao động hợp đồng, từ hình thức đào tạo phát triển như một quyền lợi đươngnhiên của con người nhằm phát triển nguồn nhân lực sang hướng đầu tư cá nhân; từ

hệ thống lương bình quân và theo thâm niên do nhà nước hoạch định và chi trả sang

Trang 18

hệ thống trả công do doanh nghiệp chịu trách nhiệm; từ việc can thiệp sâu và kiểmtra nghiêm ngặt của nhà nước đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệpsang việc nâng cao quyền hạn trách nhiệm của giám đốc và quyền tự chủ của xínghiệp Tóm lại, quá trình chuyển đổi trong thực tiễn quản trị nhân sự ở Việt Nam

là quá trình chuyển từ hình thức xã hội chủ nghĩa của quản trị nhân sự như cácchính sách xã hội của nhà nước ở tầm vĩ mô sang các chính sách và hoạt động củadoanh nghiệp đối với nguồn nhân lực của mình Khác biệt về thực tiễn quản trị nhân

sự trong các doanh nghiệp quốc doanh và cán bộ công nhân viên chức nhà nước đãchuyển dần từ trạng thái thụ động, dựa dẫm vào nhà nước sang trạng thái năngđộng, tích cực, dựa vào chính bản thân mình Sự tiến bộ của quản trị nhân sự đượccoi là một trong những nguyên nhân quan trọng thúc đẩy các doanh nghiệp hoạtđộng có hiệu quả hơn

3 Các chức năng cơ bản và vai trò của QTNNL

Hoạt động QTNNL liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, nghĩa vụ

và trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhânviên Trong thực tiễn, những hoạt động này rất đa dạng, phong phú và rất khác biệttùy theo các đặc điểm về cơ cấu tổ chức, công nghệ kỹ thuật, nhân lực, tài chính,trình độ phát triển ở các tổ chức Hầu hết các tổ chức đều phải thực hiện các hoạtđộng cơ bản như: xác định nhu cầu của nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng, bố trínhân viên, đào tạo, khen thưởng kỷ luật nhân viên, trả công… Tuy nhiên có thểphân chia hoạt động của QTNNL theo ba nhóm chức năng chủ yếu là:

- Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực

- Nhóm chức năng đào tạo, phát triển

- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực

Trang 19

Thu hút nhân lực

Đào tạo,

phát triển

nhân lực

Duy trì nguồn nhân lực

Mục tiêu QTNNL

Các yếu tố thành phần chức năng

Hình1: Các yếu tố thành phần chức năng của QTNNL

Ở đây tôi không đi sâu trình bày chi tiết về các chức năng này mà chỉ nêu chúngnhư là các chức năng đã được phân nhóm của QTNNL

Mục đích cơ bản của phòng QTNNL là bảo đảm cho nguồn nhân lực của doanhnghiệp được quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất Tuy nhiên, trong thực tiễn, bộphận chuyên trách về QTNNL có thể có nhiều tên gọi, phải thực hiện các chức năngkhác nhau và có vai trò rất khác biệt trong các doanh nghiệp Thông thường, vai tròcủa phòng QTNNL được thể hiện rõ trong các lĩnh vực sau:

- Thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách nguồn nhân lực: cán bộphòng nguồn nhân lực đề xuất hoặc cùng với các lãnh đạo trực tuyến soạnthảo ra các chính sách, thủ tục cần thiết liên quan đến các vấn đề QTNNLtrong tổ chức Các chính sách này nên được viết thành văn bản, phát cho tất

cả các quản trị gia và cán bộ phòng QTNNL, đồng thời, thông báo cho cán

bộ nhân viên biết Các chính sách nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp thểhiện tính đặc thù cho doanh nghiệp và rất khác nhau, phụ thuộc vào ngànhhoạt động, quy mô, đặc điểm, tính chất của doanh nghiệp, trình độ, năng lựccủa cán bộ lãnh đạo

- Thực hiện hoặc phối hợp cùng các lãnh đạo thực tuyến hoặc các phòng bankhác thực hiện các chức năng, hoạt động QTNNL trong doanh nghiệp: cáchoạt động QTNNL trong doanh nghiệp rất đa dạng, như hoạch định nguồnnhân lực, phân tích công việc, mô tả công việc, phỏng vấn, đào tạo, tiềnlương, khen thưởng kỷ luật…

- Cố vấn cho lãnh đạo trực tuyến về các kỹ năng QTNNL: vấn đề quản trị conngười trở nên rất phức tạp trong mấy thập kỷ gần đây Cán bộ phòng

Trang 20

QTNNL thường phải giúp các lãnh đạo giải quyết các vấn đề trong QTNNLcủa tổ chức

- Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chính sách và thủ tục về nguồn nhânlực

Trưởng

phòng sản

xuất

Trưởng phòng nguồn nhân lực

Trưởng phòng sản xuất

- Đào tạo và huấn luyện nhân viên

- Bồi dưỡng

và nâng cao trình độ cho lãnh đạo và cán bộ chuyên môn

Đào tạo và phát triển

- Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên

- Quản trị nguồn lương, thưởng, phúc lợi

- Khen thưởng, kỷ luật

Trả công lao động

- Ký kết, thỏa ước lao động

- Giải quyết khiếu tố

- An toàn lao động

- Y tế, căn tin

- Giao tế

Quan hệ lao động

- Văn thư

- Lưu trữ hồ

sơ, tài liệu

Văn thư, hành chính Giám đốc

Hình2: Cơ cấu tổ chức và chức năng hoạt động của phòng quản trịnguồn nhân lực

Trang 21

Cơ chế tổ chức

Văn hóa tổ

chức

Quản trị Nguồn nhân lực

Mục tiêu của doanh nghiệp

Chính trị, luật

pháp

Kinh tế, xã hội

Công nghệ, tự nhiênQTNNL và các yếu tố môi trường

Hình3: Quản trị nguồn nhân lực và các yếu tố môi trường

Trang 22

CHƯƠNG 2

VAI TRÒ VÀ CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

1 Vai trò của phần mềm quản lý nhân lực

Trong khoảng 10 năm trở lại đây, phần mềm quản trị nguồn nhân lực đã được

đề cập nhiều trong phát triển phần mềm ứng dụng Vấn đề xây dựng phần mềmQTNNL ngày càng được nghiên cứu, xây dựng, phát triển hoàn thiện, đáp ứng đượcyêu cầu của các doanh nghiệp Khi mà vấn đề QTNNL ngày càng được thống nhất

về phương thức quản lý thì các phần mềm ứng dụng cho nó ngày càng trở lên phổbiến Các Ngân hàng lớn đều thấy sự cần thiết của phần mềm QTNNL

Có rất nhiều công ty cung cấp phần mềm QTNNL, các công ty này thường làcác công ty cung cấp các giải pháp chung cho doanh nghiệp, trong đó có vấn đềQTNNL Các công ty cung cấp phần mềm QTNNL nổi tiếng như Oracle, Kenexa,SAP, EcoLogic Systems, Perfect Software, Infor Global Solutions, eCornell,Workday hay phần mềm QTNNL mã nguồn mở OrangeHRM

Trường đại học Khoa học và Y tế Oregon (Oregon Health & Science University– OHSU) đang sử dụng phần mềm iRecruitment của hãng Oracle trong việc tuyểndụng nhân sự Nhờ vậy, thời gian tuyển dụng rút ngắn được hai tuần lễ so với trướcđây, và chi phí cũng giảm ít nhất là 1.500 đô-la Mỹ cho một việc làm

iRecruitment là một phần trong bộ sản phẩm Hệ thống quản lý nguồn nhân lực(E-Business Human Resources Management System) Phần mềm này giúp nhà quản

lý đưa ra những yêu cầu cho một nhân viên mới và xử lý các đơn xin việc Nó đảmtrách hầu hết các công việc hành chính tiêu tốn nhiều thời gian và giấy mực này, từviệc chuyển những mẫu ghi các tiêu chuẩn đòi hỏi tới các nhà quản lý ở từng bộphận đến việc đăng tải các tiêu chuẩn đó trên trang Web

Các phần mềm HRM

OHSU gần đây cũng đã bổ sung mô-đun Manager Self Service để ghi nhận

những thay đổi về tình trạng của nhân viên như những lần thăng chức, số ngàynghỉ và mô-đun Employee Self Service để quản lý các khoản tiền phúc lợi củanhân viên Joe Tonn, Giám đốc bộ phận dịch vụ thông tin về nhân sự của OHSU, hyvọng những mô-đun quản lý về năng suất làm việc, lập kế hoạch kế thừa(succession planning) và đào tạo sẽ được đưa thêm vào hệ thống trong vòng hai

năm tới “Chúng tôi muốn làm sao để buổi sáng đưa ra một bản tiêu chuẩn công

việc thì đến chiều sẽ có được những ứng viên đủ điều kiện”, ông nói

Các tổ chức có quy mô lớn và vừa như OHSU ngày càng chuyển sang sử dụngcác phần mềm HRM để có thể tự động hóa các quy trình quản lý nguồn nhân lựcnhư lập hồ sơ và theo dõi quá trình hoạt động của nhân viên, đào tạo, chấm công,tính lương, thuế thu nhập cá nhân và thưởng… Những ứng dụng HRM có thể nằmtrong những phần mềm riêng rẽ hoặc được tích hợp trong một gói sản phẩm tùytheo nhu cầu của đơn vị sử dụng Các công ty như Oracle, Kronos, Kenexa và

Trang 23

Lawson Software đang phát triển những công nghệ giúp họ tạo ra những bộ sảnphẩm HRM bao gồm nhiều tính năng hơn

Công ty nghiên cứu thị trường AMR Research ở Boston (Mỹ) dự báo doanh sốcủa thị trường phần mềm HRM sẽ lên đến sáu tỷ đô-la vào năm 2010, tương đươngvới mức tăng trưởng hằng năm là 10%

Nhà phân tích Albert Pang của công ty nghiên cứu thị trường IDC nhận địnhrằng sự tăng trưởng này là do lực lượng lao động bị giảm sút vì thế hệ những ngườisinh ra trong thời kỳ bùng nổ dân số của thế giới (bắt đầu từ khi thế chiến thứ haichấm dứt vào năm 1945) đang chuẩn bị về hưu “Các công ty cần tự động hóa hệthống của họ tốt hơn nữa để nhận ra những nhân viên nào mà họ muốn giữ lại vàchuẩn bị một con đường sự nghiệp cho các nhân viên đó”, ông nói

Các công cụ HRM sẽ tự động thực hiện các công việc hành chính và cung cấpcho nhà quản lý những phân tích giúp họ đưa ra những quyết định mang tính chiếnlược

Các ứng dụng HRM có thể xử lý các công việc sau:

Thuê mướn nhân công: Công ty sản xuất thiết bị giải trí điện tử Sony ComputerEntertainment sử dụng phần mềm tuyển dụng nhân sự của WorkforceLogic Inc để

tự động hóa quy trình thuê nhân viên hợp đồng Sally Buchanan, Giám đốc về nhân

sự của công ty, cho biết phần mềm này đặc biệt hữu ích trong việc tuyển dụngnhững nhân viên hợp đồng hay biên chế “Người phụ trách tuyển dụng sẽ phải trảlời một loạt câu hỏi của phần mềm Sau đó, chương trình sẽ phân tích và cho biết vịtrí đó thích hợp nhất với nhân viên hợp đồng hay biên chế”, ông nói

Theo dõi năng suất và sự thăng chức: Quản lý năng suất làm việc, phát triểnnghề nghiệp và lập kế hoạch kế thừa là những chức năng có thể được tự động hóabằng các ứng dụng HRM Tập đoàn Tyco International (Mỹ) đang sử dụng phầnmềm CareerTracker của hãng Kenexa Phần mềm này có thể theo dõi và vẽ sơ đồnăng suất của nhân viên dựa trên hệ thống phân loại và các tiêu chuẩn của Kenexa

Với cơ sở dữ liệu ghi nhận những thành tích và khả năng chuyên môn của nhânviên, Tyco có thể đánh giá được nhân viên nào phù hợp nhất với công việc họ đangcần tuyển dụng cũng như chương trình đào tạo cần thiết cho các nhân viên đó.Shaun Zitting, Giám đốc bộ phận phát triển tổ chức của tập đoàn, nói : “Chúng tôi

có thể đánh giá được các nhân viên và mức độ phù hợp với công việc của họ.” Theo nhà phân tích Christa Degnan Manning của công ty AMR Research, hầuhết các nhà lãnh đạo tổ chức đều thích có một công cụ giúp họ đánh giá và khenthưởng nhân viên theo những tiêu chuẩn hoàn toàn khách quan “Nó mang tính khoahọc, cho phép bạn không chỉ nhận ra những nhân viên có năng suất cao mà còn biếtđược lý do khiến họ trở thành người làm việc xuất sắc” bà nhận xét

Nhà quản lý có thể kết hợp các đặc điểm quan trọng với từng công việc cụ thể

để phân tích những nét tiêu biểu của các nhân viên được coi là thành đạt trong nghềnghiệp của họ Bản thân nhân viên cũng có thể sử dụng những dữ liệu này để đánhgiá con đường sự nghiệp nào là phù hợp nhất đối với mình

Việc phát triển nghề nghiệp và lập kế hoạch kế thừa cũng trở nên quan trọnghơn khi thế hệ sinh ra sau thế chiến thứ hai về hưu và các tổ chức phải kiếm những

Trang 24

người có năng lực để thay thế họ Ngoài ra, việc quản lý các khoản phụ cấp cũnggiúp các tổ chức tạo ra những chương trình khuyến khích nhân viên, đưa chi phíphụ cấp vào các mục tiêu hoàn thành công việc, và phân tích tổng chi phí tiền lương Lập thời biểu làm việc: Phân chia thời gian làm việc hợp lý cho một số lượnglớn nhân viên ở nhiều khâu và nhiều văn phòng khác nhau là một công tác rất khó.Tuy nhiên, nhờ sử dụng phần mềm lập thời biểu của hãng Kronos, hệ thống bệnhviện Banner Health với hơn 27.000 chuyên viên y tế làm việc ở nhiều cơ sở khácnhau trên bảy tiểu bang ở Mỹ đã thực hiện công việc này một cách dễ dàng TheoKathy Schultz, Giám đốc công nghệ thông tin của Banner Health, việc tổng hợp mọi

dữ liệu về giờ giấc làm việc của tất cả các nhân viên là rất quan trọng vì nó giúp bàđưa ra được một thời biểu phù hợp nhất

Đào tạo: Tại tập đoàn dược Novartis, các chuyên viên kinh doanh, nghiên cứu

và phát triển cần phải tham dự nhiều khóa học khác nhau để nắm bắt những xuhướng công nghệ và cập nhật thông tin về những sản phẩm mới nhất John Talanca,trưởng phòng đào tạo của Novartis, cho biết quản lý việc đăng ký của các học viêncủa 550 khóa học trên mạng và trên lớp sẽ là một công việc nặng nề, tiêu tốn nhiềuthời gian nếu như chỉ sử dụng những quy trình dựa trên bảng tính Excel hay trêngiấy như trước đây Nhờ sử dụng bộ phần mềm Learning Suite của Saba Software

Inc., khối lượng công việc hành chính này giảm được phân nửa “Nó cho phép

những người phụ trách việc đăng ký làm việc hữu hiệu hơn và có thể đảm trách thêm các công việc khác”, ông nói

Phân tích và dự báo: Các ứng dụng HRM thường chứa nhiều loại dữ liệu vềnhân viên, từ tiền lương, thưởng cho đến kinh nghiệm, trình độ và năng suất Nhữngcông cụ phân tích có thể giúp nhà quản lý nhân sự khai thác những dữ liệu để đưa racác quyết định mang tính chiến lược Ví dụ như, họ có thể theo dõi năng suất dựatrên những tiêu chuẩn của công ty, dự báo những kỹ năng cần thiết cho các dự ántrong tương lai, phân tích sự gia tăng tiền lương theo khu vực địa lý hoặc theochuyên môn, hay tiên đoán những xu hướng về chi phí trợ cấp và những chọn lựatrợ cấp của nhân viên

Nhưng đối với nhiều công ty lớn, vấn đề này vẫn còn khá nan giải Ví dụ như, ởtập đoàn dược Novartis, bộ phận đào tạo và bộ phận nhân sự tách rời nhau và sửdụng những phần mềm quản lý khác nhau nên kế hoạch học tập và học bạ của mộtnhân viên lại không xuất hiện ở trong bản ghi năng suất của họ

Trong khi đó, các cơ sở của tập đoàn Tyco ở 72 quốc gia trên thế giới sử dụngđến 25 ứng dụng quản lý nguồn nhân lực và nhiều hệ thống trả lương khác nhau Dovậy, tập đoàn và nhà cung cấp phần mềm Kenexa đã phải hợp tác với nhau để tạothêm một bản đăng ký thống nhất để nhân viên tự nhập dữ liệu của chính họ vào hệthống Nhờ đó mà Tyco đã phân công 300 nhân viên vào các vị trí mới một cách

Trang 25

nhanh chóng và dễ dàng “Chúng tôi có thể xem xét những tài năng hiện có và điều

động họ đến những bộ phận kinh doanh thích hợp”, Zitting nói.

Các tổ chức lớn như Tyco đang ngày càng xem nhân viên như là một tài sản mà

họ cần phải có, phải đào tạo và phải phân bổ một cách có chiến lược Chính vì vậy

những phần mềm HRM thường được gọi là “Human Capital Management” (HCM

-Quản lý vốn con người), với ngụ ý rằng nhân viên là một sự đầu tư cần phải được

sử dụng theo cách tốt nhất

“Các nhà quản lý muốn thấy những người mà họ tuyển dụng đang làm việc như

thế nào,” Manning nói “Đó là tài sản nhân lực giúp tổ chức đạt được những mục tiêu kinh doanh như tăng doanh số, lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng.”

EcoLogic Systems là công ty cung cấp phần mềm QTNNL với lịch sử hơn 10năm phát triển Là công ty bao gồm nhiều chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực pháttriển phần mềm cũng như QTNNL Các phần mềm được cung cấp có khả năng hiệudụng cao và dễ sử dụng Công ty đã cung cấp và tư vấn cho hơn 500 công ty, trườngđại học và các tổ chức xã hội, khách hàng có thể chỉ cần mua một module cần thiếtcho doanh nghiệp hay tổ chức của mình

Perfect Software là công ty được thành lập năm 1984, cung cấp các phần mềmQTNNL và tiền lương Công ty đã cung cấp giải pháp này cho hơn 600 công ty vàvẫn hỗ trợ các khách hàng này vì vấn đề quản lý có thể thay đổi phụ thuộc vào cácchính sách nhà nước và các giai đoạn phát triển của nền kinh tế

Infor Global Solutions là công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp hỗtrợ doanh nghiệp Công ty có hơn 9,00 công nhân, có văn phòng tại hơn 100 quốcgia, hơn 70,000 khách hàng trên toàn thế giới

OrangeHRM là phần mềm QTNNL mã nguồn mở cho các doanh nghiệp vừa vànhỏ, được phát triển từ năm 2005 và được sự tham gia của nhiều chuyên gia và lậptrình viên trên thế giới

4 Yêu cầu của phần mềm QTNNL cho ngân hàng VPBank

Trong phần này tôi xin trình bày các yêu cầu cụ thể của các phần Quản lý thôngtin nhân viên và Đào tạo trong hệ thống QTNNL của ngân hàng VPBank Trướchết, hệ thống QTNNL bao gồm các vấn đề:

- Quản lý thông tin nhân viên

- Quản lý bảo hiểm

- Quản lý chấm công

- Quản lý tuyển dụng

- Quản lý đào tạo

- Quản lý thăm dò ý kiến nhân viên

Trong các vấn đề trên, quản lý thông tin nhân viên và đào tạo sẽ là hai vấn đềđược tìm hiểu yêu cầu cụ thể trong mục này Đây là hai thành phần cốt lõi củaQTNNL , muốn quản lý và khai thác nguồn lực con người của doanh nghiệp thì cầnphải quản lý để nắm bắt được tiềm năng hiện tại của doanh nghiệp Khi cần khaithác nguồn lực thì phải dựa vào đánh giá nguồn nhân lực hiện tại đến từng phòngban Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp cần thúc đẩy chiến lược kinh doanh nào đó thìQTNNL cần phải đánh giá xem cần phải nâng cao trình độ chuyên môn của bộ phận

Trang 26

nhân viên nào và trên lĩnh vực gì để đáp ứng được các yêu cầu mới Như thế, quản

lý thông tin nhân viên và đào tạo là 2 thành phần cốt lõi trong chiến lược nguồnnhân lực của doanh nghiệp, trong phần tiếp theo, tôi xinh trình bầy các yêu cầu cụthể của 2 module này tại ngân hàng ngoài quốc doanh VP Bank

1.3 Yêu cầu của quản lý thông tin nhân viên

Quản lý thông tin nhân viên, như tên gọi của nó, sẽ bao gồm công việc quản lýtất cả các thông tin của từng nhân viên, các thông tin cần quản lý bao gồm:

- Hồ sơ nhân viên

Trang 27

1.3.1 Danh sách nhân viên

Trong ngân hàng cũng như các doanh nghiệp khác, các cán bộ công nhânviên chức của ngân hàng đều được xem là nhân viên Danh sách nhân viên cóthể được áp dụng rộng, tuy nhiên, với ngân hàng VPBank, tôi quan niệm nhânviên không bao gồm công nhân vì trong ngân hàng không có đối tượng này

Có thể liệt kê thành phần nhân sự của ngân hàng từ tổng giám đốc, đến phógiám đốc, các trưởng phòng, các nhân viên tại các bộ phận như nhân sự thẻ,…

Mô tả yêu cầu:

- Liệt kê danh sách nhân viên theo các tiêu chí tìm kiếm khác nhau

- Đối tượng sử dụng: Cán bộ nhân sự, là các cán bộ trong phòng quản

lý nhân sự của ngân hàng

- Các thông tin cơ bản: Dùng để làm tiêu chí tìm kiếm thông tin

o Tiêu chí tìm kiếm: cho phép chọn các tiêu chí khác nhau trongphần thông tin nhân viên (Chức danh, chức vụ, chuyên môn, điệnthoại địa chỉ, email v )

o Điều kiện tìm kiếm: liệt kê các phép so sánh, tìm kiếm

o Thông tin1.3.2 Thông tin cơ bản của nhân viên

Thông tin cơ bản của nhân viên là các thông tin cá nhân của từng nhânviên, được nhập ngân hàng lưu trữ nhằm mục đích quản lý các nhân viên này

- Các thông tin cơ bản của nhân viên được nhập vào hệ thống khi cónhân viên mới gia nhập vào làm việc cho Ngân hàng

- Mã nhân viên sẽ có 2 cách phát sinh:

o Do người dùng tự nhập vào

o Hoặc do hệ thống sinh tự động theo mã tự tăng

- Thông tin cần quản lý:

Trang 28

o Ngày vào Ngân hàng

o Trạng thái: (Nhân viên, Thôi việc)

o Là Đảng viên, Quân đội, Con liệt sỹ, Thương binh, Đoàn viên,Giáo viên

o Ghi chú: Cho phép đính kèm file

1.3.3 Thông tin về người thân

- Quản lý mối quan hệ của nhân viên với người thân trong gia đìnhhay những nhân viên khác Và là thông tin để liên lạc trong nhữngtrường hợp khẩn cấp

o Họ tên người quan hệ

o Số Chứng minh nhân dân

- Các thông tin về hồ sơ gốc của nhân viên khi vào Ngân hàng

o Tên hồ sơ

Trang 29

o Số bản

o Tình trạng

o Ghi chú1.3.5 Thông tin về chứng chỉ

- Lưu trữ thông tin chứng chỉ của nhân viên

o Loại hình đào tạo: bắt buộc, ngoài kế hoạch, theo kế hoạch

o Lĩnh vực đào tạo: chọn từ danh mục

o Nơi đào tạo: trong Ngân hàng, ngoài Ngân hàng, nước ngoài

o Đơn vị đào tạo: Chọn từ danh mục

o Kinh phí đào tạo

o Loại hình đào tạo

o Nơi đào tạo1.3.6 Thông tin về bằng cấp

Trang 30

- Lưu trữ thông tin về các chứng chỉ của nhân viên.

o Thông tin về Chi phí từng năm

 Thông tin lưu trữ trên lưới

o Trình độ

o Chuyên môn

o Xếp loại1.3.7 Quá trình thuyên chuyển/thăng tiến

- Giúp theo dõi quá trình thuyên chuyển thăng tiến của nhân viên.Cập nhật thông tin về quá trình làm việc liên tục của nhân viên tạiNgân hàng

Trang 31

- Giúp theo dõi các hình thức khen thưởng của nhân viên Theo dõitheo suốt quá trình diễn biến nếu có của nhân viên trong thời gianlàm tại Ngân hàng

- Giúp theo dõi các hình thức kỷ luật của nhân viên Theo dõi theosuốt quá trình diễn biến nếu có của nhân viên trong thời gian làm tạiNgân hàng

Trang 32

o Lý do

o Bậc lương

o Ghi chú1.3.10 Quá trình công tác

- Cập nhật, quản lý và theo dõi quá trình công tác của CBNV từ trướckhi về Ngân hàng và trong giai đoạn làm việc tại Ngân hàng

- Liên kết với phân hệ tính lương để hiển thị thông tin về lương củamỗi nhân viên

o Lương cơ bản

o Ngạch

o Bậc1.3.12 Thông tin nghỉ

- Cập nhật, quản lý và theo dõi thời gian nghỉ của cán bộ nhân viên

o Mã nhân viên

o Số ngày nghỉ

Trang 33

- Cập nhật, quản lý và theo dõi thời gian đi nước ngoài của nhân viên

- Cập nhật, quản lý và theo dõi thôi việc, thanh lý hợp đồng của cán

Trang 34

o Tình trạng bảo hiểm xã hội

o Tình trạng bảo hiểm y tế

o Ghi chú1.3.15 Hợp đồng

- Cập nhật, quản lý và theo dõi HĐLĐ của CBNV kể từ sau khi kếtthúc giai đoạn ứng viên đến khi thôi việc.User sẽ có thể xem đượcthông tin chức danh và mức lương hiện tại nhân viên

- Mục đích hiện thị danh sách nhân viên đã hết hạn hợp đồng dựa vàocác điều kiện lọc

- Cho phép gia hạn, tạo mới hợp đồng lao động cho cán bộ nhân viên.1.3.17 Tạm ngưng hợp đồng

Cho phép tạm ngưng hợp đồng lao động của cán bộ nhân viên

1.4 Yêu cầu của quản lý Đào tạo

Các yêu cầu đào tạo của ngân hàng có nhiều dạng khác nhau Khi ngân hàngcần đào tạo nhân viên của mình để đáp ứng các yêu cầu mới Khi có chiến lược kinhdoanh mới được lãnh đạo đề ra, thì cần phải đào tạo một số lượng nhân viên để đápứng các công việc thực hiện các chiến lược đó

Quá trình đào tạo áp dụng cho công tác quản lý đào tạo cho các nhân viên trongngân hàng và có các yêu cầu cụ thể như sau:

Trang 35

1.4.1 DM lĩnh vực đào tạo

Mục đích:

- Thiết lập danh mục lĩnh vực đào tạo

- Vd: Core program, functionalprogram, strategic program

- Core program: Kế toán – tài chánh, kỹ năng giao tiếp, …

- Functional program: Quản lý nguồn nhân lực, dịch vụ khách hàng…

- Strategic program: Quản lý chất lượng, An toàn lao động…

Các thông tin:

- Tên môn đào tạo

- Lĩnh vực đào tạo: DM đào tạo

- Ghi chú

1.4.3 DM hình thức đào tạo

Mục đích:

- Thiết lập các danh mục hình thức đào tạo

Vd: Đào tạo chuyên ty, đào tạo tại chức, đào tạo ngắn hạn, đào tạo chínhquy, …

Trang 36

1.4.5 Kế hoạch đào tạo

- Các khóa đào tạo đã được duyệt sẽ được ghi nhận vào chương trình

- User sẽ chọn các khoá đào tạo từ danh mục đào tạo, khai báo cácthông tin về số lượng người sẽ tham gia khóa học, thời gian dự kiến,hình thức đào tạo, …

- Loại hình đào tạo: DM các loại hình đào tạo

- Hình thức đào tạo: DM hình thức đào tạo

- Nơi đào tạo: DM nơi đào tạo

- Thời gian đào tạo: Trong/Ngoài giờ hành chính

- Tiêu chuẩn đào tạo: Gõ text

Trang 37

- Tác nhân: Nhân viên phòng quản lý đào tạo

Mô tả:

- Lập một danh sách học viên có nhu cầu đào tạo:

1 Học viên tự đăng ký và được sự phê duyệt của cán bộ có thẩmquyền

2 Tổng hợp nhân viên có nhu cầu đào tạo từ Mođul đánh giá

- Thiết lập 1 khóa đào tạo mới

7 Loại hình đào tạo: DM các loại hình đào tạo

8 Hình thức đào tạo: DM hình thức đào tạo

Trang 38

9 Nơi đào tạo: DM nơi đào tạo

10 Lĩnh vực đào tạo

11 Thời lượng: Bao nhiêu ngày Giờ

12 Kinh phí đào tạo

13 Kinh phí tổ chức đào tạo

14 Kinh phí/người

15 Tổng kinh phí

16 Số người tham gia

17 Đơn vị đào tạo

18 Tiêu chí đào tạo: Gõ Text

- Phân bổ kinh phí trên từng học viên

Trang 39

o Đánh giá khóa học của học viên

o Đánh giá khóa học của giảng viên

o Kết quả chung1.4.10 Kết quả đào tạo

- Kết quả ghi nhận cụ thể cho từng môn học theo khóa học

- Kết quả của khóa học dựa trên kết quả của các môn học: “Đạt” nếutất cả các môn đều đạt và ngược lại

- Các thông tin:

o Mã khoá đào tạo

Tiêu đề	Đồ Án Tốt Nghiệp Hệ Thống Quản Lý Thông Tin Nhân Viên Và Đào Tạo
Tác giả	Nguyễn Ngọc Tú
Người hướng dẫn	Th.S. Bùi Thị Hòa
Trường học	Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	đồ án tốt nghiệp
Năm xuất bản	2008
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	118
Dung lượng	1,81 MB