báo cáo thực hành kế toán :

báo cáo thực hành kế toán : "Tổ chức bộ máy kế toán và công tác tổ chức hạch toán công ty thương mại dược phẩm, Đào Gia"

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay chúng ta đang được sống trong thế kỉ 21, thế kỉ của công nghiệphoá, hiện đại hoá Quá trình đổi mới cơ chế kinh tế từ kế hoạch hoá tập trungbao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xãhội chủ nghĩa là động lực thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhậpvới các nước trong khu vực và thế giới nhất là sự kiện Việt Nam gia nhậpWTO Ngành kế toán cũng đã góp phần to lớn vào công cuộc xây dựng và pháttriển của đất nước Kế toán có vai trò quan trọng đối với sự điều hành của bangiám đốc, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng doanh nghiệp, lànguồn thông số tin cậy để Nhà nước quản lý nền kinh tế vĩ mô

Nhận thức được vấn đề nêu trên, sau thời gian thực tập tại Công ty TNHHThương mại Dược phẩm Đào Gia, được sự tận tình giúp đỡ của những anh chị

phòng Tài chính - kế toán kết hợp với những kiến thức đó học ở trường em xin

trình bày giai đoạn 1 của quá trình khảo sát tại Công ty TNHH Thương mạiDược phẩm Đào Gia như sau:

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Báo cáo tổng hợp được chia thành 3 phần:

Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế, kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đào Gia

Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và công tác hạch toán kế toán tại công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đào Gia

Phần 3: Một số nhận xét, đánh giá khái quát về công tác hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đào Gia.

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc công ty TNHH Thương mại

Dược phẩm Đào Gia và tất cả các thầy cô giáo khoa Kinh tế - kỹ thuật đã

hướng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập, giúp em hoànthành tốt bài báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ, KỸ THUẬT VÀ

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM ĐÀO GIA

1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đào Gia

Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đào Gia (C«ng ty) l loà lo ại công

ty TNHH do ba thành viên góp vốn, hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tưcách pháp nhân, có tài khoản mở tại ngân hàng Công thương Ninh Bình và cócon dấu riêng Công ty có tiền thân là Nhà thuốc Thanh Bình được thành lập vàongày 01/8/2006 do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Ninh Bình cấp giấy phép đăng kýkinh doanh số 0902000333 Công ty có các đặc trưng cơ bản sau:

1.Tên công ty bằng tiếng Việt:Công ty TNHH Thương mại Dược phẩmĐào Gia

2 Tên công ty viết tắt:Đao Gia Pharma Co., Ltd

3 Tên công ty viết tắt bằng tiếng nước ngoài: ĐaoGia PharmaceutialTrade Company Limited

4.Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 18 đường Tô Vĩnh Diện, phố Tân Văn,phường Tân Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình

5 Số điện thoại: 0303 888 111 Fax: 0303 888 168

6.Vốn điều lệ: 15.000.000.000 đ ( Mười lăm tỷ đồng chẵn)

Phầnvốn góp(%)

Số chứng minhnhân dân

1 Đào Ngọc Quang

Phường Tân Thành, Thànhphố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình

10.000 66,66 164476607

2 Đào Ngọc Vinh

Phường TânThành, Thànhphố NinhBình, tỉnhNinh Bình

2.500 16,67 164131856

3 Trần Thị Huân

Phường NamThành, Thànhphố NinhBình, tỉnhNinh Bình

2.500 16,67 162021190

9 Người đại diện theo pháp luật của công ty

Chức danh: Giám đốc

Họ và tên: Đào Ngọc Quang ( Nam)

Sinh ngày: 18/3/1977 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam

Số chứng minh nhân dân: 164176607

Ngày cấp: 27/9/2001 Nơi cấp: Công an Ninh Bình

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Phường Tân Thành, Thành phố Ninh Bình,Tỉnh Ninh Bình

Chố ở hiện tại: Số nhà 18, Đường Tô Vĩnh Diện, Phường Tân Thành, Thành phốNinh Bình, Tỉnh Ninh Bình

Có thể nói rằng sau 6 năm hoạt động với sự lãnh đạo sáng suốt của banGiám đốc và sự hăng say lao động của toàn thể đội ngũ nhân viên, Công ty đãngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường về cung cấp các sản phẩmthuốc và các dụng cụ thiết bị ngành y tế Đây là một sự phát triển vượt bậc củaCông ty

Hiện nay, quy mô hoạt động của Công ty ngày càng được mở rộng với rấtnhiều các khách hàng ở tất cả các xã, huyện, thị xã và thành phố như các trungtâm y tế, các nhà thuốc bán lẻ, các phòng khám tư nhân, … và các bệnh viện.Các mặt hàng thuốc của Công ty cũng ngày một đa dạng với nhiều nhà cungcấp, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của thị trường Hệ thống máy móc và phương tiệnvận chuyển hàng hóa đa dạng, hiện đại và đặc biệt là đội ngũ nhân viên có nănglực với 5 nhân viên trình độ trung cấp, 15 nhân viên trình độ cao đẳng, 10 nhânviên trình độ đại học Các năm qua Công ty luôn đạt được kết quả cao trong việckinh doanh, tạo động lực thúc đẩy mạnh mẽ cho toàn thể nhân viên trong Công

ty Để có được thành công này, ban Giám đốc đã đề ra các chiến lược kinhdoanh tối ưu nhất, phù hợp cho doanh nghiệp mình Vì vậy, uy tín của Công tyngày được nâng cao, có nhiều khách hàng biết đến, tạo chỗ đứng vững chắc choCông ty trên thị trường kinh tế nói chung và thị trường thuốc Tân dược nóiriêng

Trong các năm tiếp theo, Công ty sẽ tăng cường mở rộng thị trường tiêuthụ, đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ, trang bị máy móc, phương tiện, phần

mềm hiện đại, tìm hiểu thị trường, tăng vòng quay của vốn…để đạt được kếhoạch đã đề ra.

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và các định hướng phát triển

- Thường xuyên chăm lo đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, thực hiệncác chế độ khen thưởng và kỷ luật công bằng có hiệu quả

1.2.1.2 Định hướng phát triển

- Mở rộng thị trường tiệu thụ sản phẩm, tìm kiếm thêm các khách hàng và nhàcung cấp uy tín

- Đa dạng về chủng loại và số lượng các mặt hàng

- Tuyển dụng thêm các trình dược viên, các cộng tác viên để đẩy mạnh công táctiêu thụ sản phẩm

- Mua sắm thêm các phương tiện vận chuyển hàng hóa, xây thêm nhà kho, trang

bị phần mềm kế toán hiện đại

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

1.2.2.1 Sản phẩm

Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0902000333 ngày 01/8/2006 do Sở kếhoạch và đầu tư tỉnh Ninh Bình cấp, ngành nghề kinh doanh chính của Công tybao gồm:

STT Tên ngành Mã số

1 Bán buôn dược phẩm và dụng cụ y tế 46492

2 Đại lý ( mua bán, ký gửi hàng hóa ) 46101

3 Hoạt động sản xuất phim video 59112

4 Bán buôn đồ điên gia dụng 46495

5 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử 46520

6 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ

1.2.2 Quy trình luân chuyển hàng hóa

Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đào Gia là loại hình doanh nghiệpthương mại công việc kinh doanh là mua vào và bán ra các hàng hóa Công ty ápdụng đồng thời cả hai phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ

Sơ đồ 1.1 Quy trình luân chuyển hàng hóa bán buôn

(Bán buôn qua kho)

(Bán buôn vận chuyển thẳng)

- Bán buôn qua kho: mua hàng về nhập kho, khi khách hàng có nhu cầu vế hàngthì xuất hàng bán bằng việc giao hàng theo thời gian và địa điểm đã thỏa thuậntức là có khâu dự trữ hàng hóa

- Bán buôn vận chuyển thẳng: nghĩa là hàng được giao bán và không về nhậpkho

- Bàn lẻ: nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng

1.2.2.3 Thị trường và khách hàng

Do đặc thù là cung cấp các mặt hàng thuốc Tân dược nên theo quy định của Sở

y tế tỉnh thì Công ty chỉ được phép kinh doanh trong địa bàn tỉnh Ninh Bình.Tuy nhiên xã hội ngày càng phát triển, thu nhập của người dân ngày càng cao

theo đó vấn đề sức khỏe đang được quan tâm hàng đầu, vì vậy mà việc kinhdoanh thuốc Tân dược của các công ty và các nhà thuốc luôn đạt kết quả tốt.Nắm bắt được nhu cầu cần thiết của thị trường, Công ty đã tìm kiếm được rấtnhiều các khách hàng trong toàn tỉnh gồm các nhà thuốc, các trung tâm y tế ở tất

cả các xã, huyện, các bệnh viện huyện và bệnh viện trên địa bàn thành phố nhưbệnh viện đa khoa tỉnh, bệnh viện mắt, bệnh viện lao, bệnh viện điều dưỡng Bên cạnh việc mở rộng số lượng các khách hàng, Công ty cũng quan tâmđến các đối tác là các nhà cung cấp có uy tín, thương hiệu trên thị trường nhưCông ty cổ phần Sao Thái Dương, Công ty cổ phần Traphaco, Công ty PhúHưng

Với phương châm “ Vì sức khỏe của cộng đồng”, Công ty luôn nỗ lực hết mìnhđáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường và của con người góp phần tích cực vàoviệc tăng phúc lợi xã hội nói chung và lợi nhuận của Công ty nói riêng

1.3 Đặc điểm và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đào Gia có bộ máy quản lý gọnnhẹ, hợp lý với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Nhân sự được sắpxếp phù hợp với trình độ và chuyên môn của mỗi người, trách nhiệm của cácnhân viên được đặt lên hàng đầu sao cho kết quả kinh doanh đạt hiệu quả tốiưu.Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau:

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đào Gia

Bộ phận bán hàng

Bộ phận kho quỹ

- Phó Giám đốc: tham mưu cho Giám đốc về việc lập, tổ chức, thực hiện vàkiểm tra các kế hoạch kinh doanh Ngoài ra Phó Giám đốc luôn quan tâm và chỉđạo sát xao công việc của các phòng ban cấp dưới.

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ quản lý toàn diện về mặt tài chính, thu nhập,hàng tháng lập báo cáo cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến tình hình tàichính cho ban Giám đốc Tổ chức hợp lý công tác hạch toán các phần hành.Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách của Nhà nước về quản lý tài chính,tránh lãng phí, vi phạm kỹ thuật tài chính

- Phòng kinh doanh: Tìm kiếm thị trường tiêu thụ, lên kế hoạch mua sắm hànghóa, trang thiết bị, triển khai các chiến lược kinh doanh hiệu quả nhằm thu hútkhách hàng

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh

(Bảng chứ)Sơ đồ 1.3 Bảng cân đối kế toán của Công ty 3 năm gần

2 Lợi nhuận sau thuế

chưa phân phối

so với năm 2009 Như vậy quy mô vốn của Công ty đã tăng lên cùng với tốc độtăng vốn chủ sở hữu, năm 2009 tăng 102.079.051 đ tương ứng tăng 5,06% vànăm 2010 tăng 99.816.973 đ tương ứng tăng 4,9% so với năm 2008 Việc tăngvốn chủ sở hữu chủ yếu là do tăng vốn đầu tư của Công ty Tuy nhiên tốc độtăng nợ phải trả cũng khá cao, cụ thể năm 2010 nợ phải trả tăng 1.114.100.565 đtương ứng tăng 114,48% so với năm 2009 là do vay dài hạn của Công ty tăng700.000.000 đ Có thể thấy Công ty đang mở rộng quy mô kinh doanh, biết cách

sử dụng đồng vốn có hiệu quả, cải thiện tình hình tài chính

Sơ đồ 1.4 Mức độ độc lập tài chính của Công ty

( lần)

Năm 2009( lần)

Năm 2010( lần)

ổn định / TSDH )

Phân tích:

Năm 2008, hệ số tự tài trợ là 0,67 (lần) chứng tỏ trong một đồng tổngnguồn vốn thì có 0,67 đồng vốn chủ sở hữu Năm 2009 hệ số này đạt 0,68 lầncao hơn năm 2008 là 0,01 lần Năm 2010 hệ số này lại giảm 0,15 lần so vớinăm 2009 là do khoản vay dài hạn của Công ty tăng thêm 700.000.000 đ nhưngnhìn chung hệ số tự tài trợ của Công ty là tương đối cao cho thấy Công ty độclập về mặt tài chính

Năm 2008, hệ số tài trợ TSDH cao hơn rất nhiều so với năm 2009 và

2010 đạt 9,66 lần chứng tỏ Công ty đầu tư nhiều vào TSDH trong tổng vốn chủ

sỡ hữu Năm 2010, hệ số tài trợ từ nguồn vốn ổn định tăng hơn so với năm 2009

là 1,24 lần do vốn chủ sở hữu đã tăng vì có thêm vốn vay dài hạn là 700.000.000đ

Sơ đồ 1.5 Bảng đánh giá khả năng thanh toán của Công ty

Sơ đồ 1.6 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế cũng có sự biến động, năm 2009 tuy doanh thuthuần có giảm so với năm 2008 nhưng lợi nhuận sau thuế lại tăng 2.032.403 đtương ứng tăng 12,87% điều này cho thấy Công ty đã tiết kiệm được chi phítrong quá trình hoạt động kinh doanh Năm 2010 doanh thu thuần có tăng so vớinăm 2009 nhưng lợi nhuận sau thuế lại giảm đi 5.191.963 đ, có thể do sự khắcnghiệt của thị trường kinh doanh Công ty cần có điều chỉnh các phương án kinhdoanh hiệu quả hơn trong năm tới.

Sơ đồ 1.7 Bảng đánh giá khái quát tỷ suất sinh lời của Công ty

(%)

Năm 2009 (%)

Năm 2010 (%)

1 1 Tỷ suất sinh lời của

Chỉ tiêu tỷ suất sinh lời của vốn cho biết trong một kỳ kinh doanh, doanhnghiệp bỏ ra 100 đồng vốn đầu tư thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận Năm

2010 chỉ tiêu này đạt 1,09 cao hơn năm 2009 và năm 2008 tức là Công ty bỏ ra

100 đồn vốn đầu tư nhưng đã thu được 1,09% đồng lợi nhuận cho thấy năm

2010 Công ty làm ăn có lãi hơn 2 năm trước Đây là dấu hiệu tốt cho việc tănglợi nhuận các năm tiếp theo

Chỉ tiêu tỷ suất sinh lời của vốn chủ sở hữu cho biết trong một kỳ kinhdoanh, doanh nghiệp bỏ ra 100 đồng vốn chủ sở hữu thì thu được bao nhiêuđồng lợi nhuận sau thuế Năm 2009, chỉ tiêu này đạt 0,84% tức là trong 100đồng vốn chủ sỡ hữu Công ty có được 0,84 đồng lợi nhuận sau thuế, cao hơnnăm 2008 và năm 2010 Năm 2010, chỉ tiêu này chỉ đạt 0,59%, Công ty cần xemxét để đưa ra phương án mới sao cho vốn chủ sở hữu được sử dụng đạt hiệu quảtối đa

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM ĐÀO GIA

Để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của mình, Công ty TNHHThương mại Dược phẩm Đào Gia đã tổ chức bộ máy kế toán như sau:

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng: phụ trách chung về kế toán, tổ chức công tác kế toán của toàn

công ty, chế độ kế toán áp dụng, hình thức sổ, hệ thống chứng từ, tài khoản,cách luân chuyển chứng từ, cách tính lập bảng báo cáo kế toán, theo dõi chung

về tình hình tài chính của công ty, hướng dẫn và giám sát hoạt động thu, chi theođịnh mức

- Kế toán tổng hợp: tính toán và tổng hợp toàn bộ hoạt động tài chính của công

ty, dựa trên các chứng từ gốc mà các bộ phận kế toán khác chuyển đến theo yêucầu của công tác tài chính kế toán

- Kế toán TSCĐ, tiền lương và các khoản trích theo lương: theo dõi tình hìnhtăng giảm TSCĐ, tính khấu hao, chấm công, theo dõi các khoản tạm ứng, thanhtoán tiền lương và các chế độ cho người lao động

Kế toánthanh toáncông nợ

Kế toánbán hàngvàXĐKQKD

Kế toán trưởng

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay: theo dõi phản ánh chính xác,đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ liên quan đến số tiền hiện có, sự biến động tănggiảm của các loại tiền dựa trên chứng từ như: phiếu thu-chi, giấy báo nợ, giấybáo có, biên lai thu v.v.

- Kế toán thanh toán công nợ: theo dõi tình hình biến động của các khoản thu

nợ, thanh toán nợ đối với các chủ thể kinh tế

- Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: có nhiệm vụ ghi hóa đơnmột cách chính xác, phản ánh doanh số hàng bán ra, tập hợp chi phí, doanh thu

để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ

2.2 Tổ chức hạch toán kế toán nói chung

Chế độ kế toán: Công ty thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo

QĐ số 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và cácthông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của Bộ tài chính

Hình thức ghi sổ kế toán: hiện nay Công ty sử dụng hình thức ghi sổ kế toán

Sổ kế toán chi tiết

Chứng từ chi sổ

Sổ cái tài khoản

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Quan hệ đối chiếu

Trình tự ghi sổ:

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toánlập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng kýchứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái Các chứng từ kếtoán khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kếtoán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng ừ ghi sổ, tính raTổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoảntrên Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh

(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợpchi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính

Niên độ kế toán: Công ty thực hiện niên độ kế toán tính theo năm dương lịch,

bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

Đơn vị tiền tệ sử dụng: Công ty thực hiện ghi sổ và lập báo cáo bằng Việt Nam

đồng

Phần mềm kế toán: Để phù hợp với việc ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh Công ty sử dụng phần mềm kế toán …… 2010

Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Để đảm bảo theo dõi và cung cấp thông tin

về hàng tồn kho một cách kịp thời, chính xác, Công ty hạch toán hàng tồn khotheo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết hàng tồn kho theophương pháp thẻ song song, hàng hóa xuất được tính theo phương pháp giá bìnhquân gia quyền

Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty thực hiện khấu hao TSCĐ theo phương

pháp khấu hao đường thẳng

Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT

theo phương pháp khấu trừ

Hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách Công ty sử dụng:

Công ty sử dụng chứng từ theo đúng nội dung phương pháp lập, ký chứng

từ theo quy định của luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày31/05/2004 Các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán vàcác quy định này đều được áp dụng theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày20/03/2006

1 Lao động tiền lương

 Bảng châm công ( 01a – LĐTL )

 Bảng thanh toán tiền lương ( 02 – LĐTL )

 Bảng thanh toán tiền thưởng ( 03 – LĐTL )

 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương ( 10 – LĐTL )

 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ( 11 – LĐTL )

2 Hàng tồn kho

 Phiếu nhập kho ( 01 – VT )

 Phiếu xuất kho ( 02 – VT )

 Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa ( 05 – VT )

 Bảng kê mua hàng ( 06 – VT )

3 Bán hàng

 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi ( 01 – BH )

 Hóa đơn giá trị gia tăng

 Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

 Bảng thanh toán tiền mua hàng

4 Tiền tệ