Báo cáo thực tập tổng hợp công ty tnhh vsip nghệ an

Nhân d ị p này em xin bày tỏ lòng biết ơn tớ i Ban Giám hiệu, các Thầy/Cô đã giảng d ạy và văn phòng Quản tr ị các chương trình Cử nhân của Trườ ng Quản tr ị và Kinh doanh – ĐHQGHN cùng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 

TRƯỜNG QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH 

CAM KẾT 

Em xin cam kết rằng nội dung của bản Báo cáo thực tập này chưa được sử dụng nộpcho bất kỳ một chương trình cấp bằng cử nhân nào cũng như bất kỳ một chương trìnhđào tạo cấp bằng nào khác trong và ngoài nước. 

Báo cáo thực tập này làthành quả gặt hái được nhờ sự hướng dẫn của giáo viên phụ

lực củacá nhân em Các kết quả, phân tích, kết luận trong báo cáo này (ngoài các

 phần được trích dẫn) đềulà kết quả làm việc của cá nhân em. 

Chữ ký của học viên

Nguyễn Linh Giang 

LỜI CẢM ƠN 

Qua thờ i gian học tậ p và rèn luyện tại Trườ ng Quản tr ị và Kinh doanh (HSB)

 –  Đại học Quốc gia Hà nội, bản thân em đã tiếp thu và lĩnh hội những kiến thức chuyên môn nghiệ p vụ Vớ i kiến thức đã đượ c học k ết hợ  p vớ i quá trình thực tậ p tại Công ty TNHH VSIP Nghệ An, emđã có cơ hội đượ c vận d ụng kiến thức đã học vào công việc thực tế Tuy nhiên, do bản thân chưa được đào tạo chuyên sâu về quản tr ị  nguồn nhân lực và thực tậ p trong thờ i gian ngắn nên bản thân em cần cố gắng để tích

lũy, học hỏi để ứng d ụng nhiều hơn nữa lý thuyết vào thực tế.

Trong suốt quá trình thực tậ p, nghiên cứu và hoàn thành bài báo cáo của mình,

em đã may mắn nhận đượ c sự quan tâm, giúp đỡ  tận tình của nhiều cá nhân, tậ p thể 

trong HSB và trong đơn vị thực tậ p.

 Nhân d ị p này em xin bày tỏ lòng biết ơn tớ i Ban Giám hiệu, các Thầy/Cô đã

giảng d ạy và văn phòng Quản tr ị các chương trình Cử nhân của Trườ ng Quản tr ị và Kinh doanh –  ĐHQGHN cùng Ban Lãnh đạo Công ty TNHH VSIP Nghệ An đã luônquan tâm, giúp đỡ, hướ ng d ẫn, chỉ bảo và tạo cho em cơ hội quý báu đượ c tr ải nghiệm

 bản thân trong thờ i gian qua.

Đặc biệt, em xin đượ c bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến giảng viên hướ ng d ẫn,

thầy TS.Trương Minh Đức, và cán bộ hướ ng d ẫn, anh Đậu Phi Sơn -Trưở ng phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH VSIP Nghệ An, đã trực tiếp hướ ng d ẫn em vớ i

sự nhiệt tình, tâm huyết trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành báo cáo này.

Cuối cùng, em xin gửi lờ i chúc chân thành tớ i Quý Thầy/Cô trong Trườ ng

Quản tr ị và Kinh doanh cùng toàn thể Ban Lãnh đạo các cán bộ viên trong Công ty

Chữ ký của học viên 

Nguyễn Linh Giang 

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ  VIẾT TẮT iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH iv

DANH SÁCH BẢNG v

LỜ I MỞ  ĐẦU 1

1.  Lí do thự c tập 1

2.  Mục tiêu thực tập 1

3.  Đối tượng và phạm vi thực tập 2

4.  Bố cục bài báo cáo thực tập  2

CHƯƠNG 1:CHI TIẾT CƠ CẤU TỔ CHỨ C CỦA CÔNG TY TNHH VSIP NGHỆ AN 3

1.1.  CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN.  3

1.2.  MỐI QUAN HỆ GIỮ A CÁC PHÒNG BAN 9

1.3.  NHẬN XÉT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨ C TẠI CÔNG TY TNHH VSIP NGHỆ AN 10

CHƯƠNG 2:THỰ C TRẠNG NHÂN SỰ  TẠI CÔNG TY TNHH VSIP NGHỆ  AN 12

VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢ NG CÔNG TY  12

2.1.  THỰ C TRẠNG HIỆN NAY VỀ NHÂN SỰ   12

2.1.1.  Kết quả của công tác tuyển dụng tại Công ty  12

2.1.2.  Đặc điểm nhân sự  theo giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn tại Công ty TNHH VSIP Nghệ An  13

2.2 GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢ NG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI TNHH VSIP NGHỆ AN

CHƯƠNG 3 23

DANH SÁCH NHIỆM VỤ TRONG QUÁ TRÌNH THỰ C TẬP  23

3.1 Hỗ trợ  tuyển dụng nhân sự  mớ i thông ứ u các kênh Internet  Error! Bookmark not defined.  3.2 Kiểm kê tài sản cùng bộ phận Hành chính  Error! Bookmark not defined.  KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

PHỤ LỤC 1 27

MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRONG QUÁ TRÌNH THAM GIA THỰC TẬP  27

PHỤ LỤC 2 28

DANH MỤC CHỮ  VIẾT TẮT

STT Từ  viết

tắt

Nghĩa đầy đủ 

2 C&B Compensation and

3 Bảng 2.3 Thâm niên công tác của người lao động tại Phòng

HCNS Công ty TNHH VSIP Nghệ An 18

LỜ I MỞ  ĐẦU 

1 Lí do thự c tập

Thực hiện chương trình đào tạo cử nhân ngành Quản tr ị doanh nghiệ p và Công nghệ  khoá học 2019-2023, Trườ ng Quản tr ị và kinh doanh (HSB), Đại học quốc gia Hà

 Nội đã có thờ i gian Thực tập 1 kéo dài 56 ngày cho sinh viên Khoá 1 Đây là thờ i

gian giúp sinh viên có điều kiện tiế p xúc với môi trườ ng thực tế, so sánh sự khác biệt

giữa lí thuyết và thực tiễn công việc, đượ c học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm tại đơn

vị thực tập Hơn thế nữa, thực tậ p giúp sinh viên rèn luyện kĩ năng giao tiế p xã hội,

đồng thờ i xây d ựng các mối quan hệ với đơn vị thực tậ p, thu thậ p thông tin, d ữ liệu Cùng vớ i sự hội nhậ p và phát triển ngày càng sâu r ộng của đất nướ c và sự phát triển

nền kinh tế thế giớ i, ngành Quản tr ị doanh nghiệ p và Công nghệ cũng đang phát triển

và thể hiện vai trò quan tr ọng trong thờ i kì công nghệ 4.0.

Để giúp doanh nghiệ p quản lí nhân sự hiệu quả và phát triển đúng năng lực, bộ phận Hành chính nhân sự là một bộ phận tiên quyết không thể thiếu Không chỉ tại các doanh nghiệ p mà bất kì một tổ chức nào cũng phải phân công công việc rõ ràng, cụ 

thể và có sự liên k ết giữa các phòng ban với nhau để tối ưu hoá nguồn lực, giảm chi  phí và thờ i gian Việc sở  hữu đượ c nguồn nhân lực chất lượ ng cao sẽ đáp ứng cho nhu cầu phát triển của doanh nghiệ p.

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và tầm giá tr ị của công tác tổ chức nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp như đã nêu trên, em đã quyết định tìm hiểu về cơ cấu tổ chức

và công tác tuyển d ụng tại Công ty TNHH VSIP Nghệ An và chức năng nhiệm vụ 

của phòng Hành chính Nhân sự tại Công ty để làm bài báo cáo thực tậ p Qua thờ i gian thực tập, em đã đượ c giao một số nhiệm vụ liên quan đến các phần hành hành chính và nhân sự, qua đó có cơ hội để cọ xát thực tế,ứng d ụng kiến thức và kĩ năng

có đượ c trong quá trình học tậ p.

2 Mục tiêu thực tập

-    Nâng cao nhận thức, vai trò và tầm quan trọng đối với ngành Quản trị doanh nghiệp

và công nghệ đang theo học. 

-   Thâm nhập vào môi trường làm việc thực tế để học hỏi kinh nghiệm. 

-   Học hỏi các kĩ năng khác tại môi trường làm việc chuyên nghiệp. 

An và cơ cấu tổ chức Công ty, cũng như các hoạt động tại phòng HCNS Qua đó họchỏi và đánh giá được tầm quan trọng của công tác tổ chức, hoạch định chiến lượcnguồn nhân lực

-   Hiểu biết sâu hơn về công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH VSIP Nghệ An và côngtác tuyển dụng tại doanh nghiệp nói chung. 

3 Đối tượng và phạm vi thực tập 

-   Bộ phận thực tập: Phòng Hành chính Nhân sự 

-   Vị trí thực tập: Nhân viên tập sự Hành chính Nhân sự 

-   Thời gian thực tập: từ ngày 24/10 đến ngày 12/1 

4 Bố cục bài báo cáo thực tập 

 Ngoài phần mở đầu và tài liệu tham khảo, báo cáo thực tập được chia làm 3 chươngnhư sau:

Chương 1: Chi tiết cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH VSIP Nghệ An 

Chương 2: Thực trạng về nhân sự tại Công ty TNHH VSIP Nghệ An và giải phápnâng cao chất lượng công tác tuyển dụng 

Chương 3: Danh sách nhiệm vụ trong thời gian thực tập 

CHƯƠNG 1 CHI TIẾT CƠ CẤU TỔ CHỨ C CỦA CÔNG TY TNHH VSIP NGHỆ AN1.1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN.

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấ u t ổ  chứ c các phòng ban t ại Công ty TNHH VSIP Nghệ An

Tổng giám đốc/Phó tổng giám đốc

-   Chịu trách nhiệm về mọi mặt khả năng kinh doanh trướ c Tập đoàn VSIP và trướ c  pháp luật về hoạt động của Công ty.

-   Điều hành chung các hoạt động của Công ty theo định hướ ng của Tập đoàn. 

-   Xây d ựng k ế hoạch mục tiêu, định hướ ng hoạt động của Công ty hàng năm đạt mục tiêu k ế hoạch KPI đề ra.

-   Quyết định các phương án kinh doanh, các nguồn tài chính cho Công ty.

-   Gián tiế p quản lí nguồn nhân lực của Công ty thông qua trưở ng phòng HCNS và các

trưở ng phòng chức năng. 

-   Tr ực tiế p hoặc gián tiế p thực hiện các hoạt động đối ngoại vớ i các Bộ, Ban, Ngành

từ trung ương đến địa phương và các khách hàng tiềm năng. 

Giám đốc kĩ thuật và dịch vụ:

-   Phụ trách, quản lí vàđiều phối các phòng Phòng Xây d ựng và Phát triển, Phòng Cấ p

nướ c và xử lí nướ c thải, Phòng Cơ điện để thực hiện việc nghiên cứu thành lậ p d ự 

án và quản lí hoạt động d ự án cũng như các hạng mục d ự án.

-   Tham mưu cho BGĐ Công ty về yêu cầu kĩ thuật, cải tiến quy trình.

-   Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượ ng công trình theo tiêu chuẩn hồ sơ đã đượ c

thẩm định và phê duyệt.

Văn phòng Thư kí Ban giám đốc:

-   Sắ p xế p và quản lí lịch trình làm việc của BGĐ. 

-   Ghi chép và tổng hợ  p nội dung cuộc họp cho BGĐ. 

-   Tổng hợ  p tài liệu trình kí từ các phòng ban lên BGĐ. 

-   Thừa lệnh từ BGĐ để thông tin đến các phòng/ban một nội dung được BGĐ chỉ đạo.

-   Hỗ tr ợ  công tác đối nội, đối ngoại.

-   Biên, phiên d ịch tài liệu khi có yêu cầu.

-   Hỗ tr ợ  phụ trách quản tr ị r ủi ro, truyền thông và quy trình tiêu chuẩn ISO.

Phòng xây dự ng và Phát triển

-   Tham mưu cho BGĐ trong công việc xúc tiến và quản lí phát triển quy hoạch d ự án. 

-   Cung cấ p thông tin hoạt động quy hoạch, tiến độ xây d ựng cơ sở  hạ tầng cho các nhà

-   Quản lí cơ sở  hạ tầng trong KCN cũng như các dự án đầu tư khác tại KCN. 

-   Thực hiện việc quản lí giám sát nhà thầu xây d ựng và tr ực tiếp điều hành hoạt động thi công. 

-   Quản lí vận hành khai thác mỏ đất cho công tác san lấ p mặt bằng,… 

Phòng Cấp nướ c và xử  lí nướ c thải

-   Chuẩn bị các hồ sơ pháp lí dự án để làm việc vớ i Bộ, Ban, Ngành.

-   Chịu trách nhiệm trước BGĐ về hoạt động cấp nướ c và xử lí nướ c thải của Công ty.

-   Quản lí, giám sát vận hành, bảo dưỡ ng nhà máy xử lí nướ c thải và hệ thống cấp nướ c.

-   Phối hợ  p vớ i các phòng/ban bộ phận khác.

-   Làm việc vớ i khách hàng trong các vấn đề liên quan nêu trên.

Phòng Cơ điện:

-   Chịu trách nhiệm trước BGĐ về hoạt động hệ thống điện hạ tầng của KCN.

-   Tham gia thiết k ế, vận hành và giám sát công tác xây lắ p của điện lực địa phương và

-   Chuẩn bị hồ sơ, các thủ tục pháp lí liên quan đến đất đai và giải phóng mặt bằng.

-   Xin giấy chứng nhận quyền sử d ụng đất và quyền sở  hữu nhà cho khách hàng.

-   Kiểm soát, theo dõi hoạt động giải phòng mặt bằng.

-   Làm việc với cơ quan hành chính nhà nướ c trong quá trình thực hiện thủ tục pháp lí trong quá trình giải phòng mặt bằng.

Phòng Quản lí hợp đồng:

-   Thực hiện quy trình gọi thầu và soạn thảo hợp đồng như: chuẩn bị tài liệu gọi thầu,

k ế hoạch đấu thầu, thư chấ p thuận thầu, hợp đồng.

-   Thực hiện thủ tục thanh toán như kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc ngoài công

trườ ng, chuẩn bị  giấy tờ  thanh toán, quyết toán, phát sinh, gia hạn thực hiện hợ  p

đồng.

-   Tiến hành đàm phán và thương lượ ng các nội dung trong hợp đồng vớ i khách hàng.

-   Soạn thảo hợp đồng và giám sát kì hạn và nội dung để đảm bảo điều khoản trong hợ  p

đồng.

-   Giải quyết các thắc mắc và khiếu nại về hợp đồng khách hàng.

-   Lưu trữ hồ sơ pháp lí. 

Phòng Mua hàng

-   Theo dõi, tổng hợ  p nhu cầu thu mua hàng hoá và các nguồn lực khác.

-   Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực của bên cung cấ p hàng hoá.

-   Kiểm soát chất lượ ng hàng hoá mua vào.

-   Xử lí giấy tờ , hồ sơ  và thủ tục k ế toán liên quan đến việc mua hàng, đảm bảo quy

trình mua hàng đúng với quy định của Công ty.

Phòng An toàn, Sứ c khoẻ và Môi trườ ng

-   Thiết k ế, thực thi các hệ thống đảm bảo an toàn sức khoẻ nghề nghiệp, ngăn ngừa

các tác động tiêu cực ảnh hưởng đến sức khoẻ người lao động và môi trườ ng làm

-   Cấ p phát, giám sát sử d ụng trang thiết bị, phương tiện bảo hộ lao động cho ngườ i lao

-   Bàn giao đất thuê hoặc nhà xưở ng cho thuê cho các nhà đầu tư. 

-   Sửa chữa, bảo dưỡ ng, bảo trì các tài sản, hạ tầng trong khuôn viên KCN. 

-   Quản lí cảnh quan - tạo d ựng cảnh quan cây xanh trong KCN. 

Phòng Hành chính Nhân sự :

-   Tham mưu và hỗ tr ợ  BGĐ toàn bộ công tác tổ chức và cơ cấu nguồn nhân lực.

-   Xây d ựng k ế hoạch nhân sự và chiến lượ c thu hút nhân lực, nhân tài cho Công ty.

-   Xây d ựng nội quy, quy chế, biểu mẫu, quy trình.

-   Tính toán ngân sách liên quan đến chi phí lao động như lương thưởng, đào tạo, bảo

-   Quản lí hồ sơ nhân sự theo quy định của Công ty.

-   Quan hệ lao động, trách nhiệm xã hội.

-   Quản lí nghiệ p vụ hành chính như tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, … 

Phòng Kế toán:

-   Bộ phận giúp tổ chức bộ máy Tài chính cho Công ty Giúp BGĐ kiểm tra, kiểm soát

 bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế, tài chính theo quy định về quản lí tài chính của

 Nhà nướ c.

-   Lậ p báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ hiện hành.

-   Tính toán và xác định các khoản thuế cần nộ p.

-   Tham mưu cho BGĐ về chế độ k ế toán.

-   Theo dõi, cậ p nhật những thay đổi của chế độ k ế toán theo quy định của pháp luật.

-   Là đại diện của Công ty khi xảy ra các vấn đề về tố tụng, khiếu nại để bảo vệ quyền

lợ i và lợ i ích hợ  p pháp cho Công ty.

Phòng Chăm sóc khách hàng:

-   Duy trì khách hàng hiện tại cho Công ty Ghi nhận các ý kiến, yêu cầu mong muốn

của khách hàng về vấn đề họ đang gặ p phải và đưa ra phương án giải quyết theo quy trình của Công ty.

-   Hỗ tr ợ  các nhà đầu tư từ khi thành lậ p và hoạt động tại KCN VSIP Nghệ An.

-   Quan tâm và hỏi thăm đến khách hàng trong quá trình sử d ụng d ịch vụ và sản phẩm

của Công ty.

-   Phối hợp cùng phòng Marketing để tiế p thị, quảng bá về những chương trình, chínhsách ưu đãi của Công ty.

-   Tư vấn và cung cấ p thông tin cho khách hàng về d ự án đầu tư. 

-    Nghiên cứu và xây d ựng hệ thống thông tin mớ i nhất cho Công ty.

-   Đề xuất k ế hoạch marketing chiến lượ c cho từng khu vực được phân công như hội nghị, hội chợ  quảng bá và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 

Phòng Marketing khu đô thị 

-   Tham gia khảo sát đánh giá các đối thủ cạnh tranh, tham gia góp ý trong việc thiết

k ế k ế hoạch tiế p thị và bán hàng với các đối tác.

-   Tìm kiếm khách hàng cho các sản phẩmở  Khu đô thị như nhà biệt thự, nhà phố 

thương mại, nhà liền k ề.

1.2 MỐI QUAN HỆ GIỮ A CÁC PHÒNG BAN

Dựa trên cơ sở  chức năng nhiệm vụ các trưở ng phòng ban có trách nhiệm phân công quán triệt đến cán bộ nhân viên trong phòng.

Căn cứ vào nhiệm vụ từng giai đoạn, BGĐ giao cho trưở ng các phòng ban/bộ phận  báo cáo số liệu theo yêu cầu.

 Nhưng công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao nhưng có liên quan đến các  phòng khác thì phải chủ động làm việc vớ i các phòng ban khác có số liệu, d ữ kiện

để giải quyết công việc có hiệu quả Trong trườ ng hợ  p này các phòng ban khác phải

có trách nhiệm:

-    Những công việc theo quy định có tính định kì thì chuyển các báo cáo hoặc ý

kiến đến phòng ban chủ trì biểu mẫu thời gian đã giao hẹn.

-    Những việc sau khi đã giải quyết nhưng có liên quan đến các phòng ban khác thì phải gửi ngay các quyết định để phòng ban đó biế  t và giải quyết Trong các

trườ ng hợ  p trên là sự phối hợp thườ ng xuyên không phải qua chỉ thị hoặc điều hành của BGĐ. 

Các trưở ng phòng có trách nhiệm cung cấ p thông tin thuộc lĩnh vực phòng ban đến các thành viên thuộc quyền quản lí.

Các phòng ban duy trì thực hiện chế độ giao ban nghiệ p vụ định kì khi cần thiết, nắm

 bắt và giải quyết k ị p thờ i các công việc khi BGĐ yêu cầu phải báo cáo đầy đủ và chính xác.

1.3 NHẬN XÉT VỀ  CƠ CẤU TỔ  CHỨ C TẠI CÔNG TY TNHH VSIPNGHỆ AN

Từ năm 2015 đến nay, Công ty TNHH VSIP Nghệ An duy trì bộ máy bao gồm 1

Tổng giám đốc, 1 Phó tổng giám đốc, 1 Giám đốc kĩ thuật và d ịch vụ và các trưở ng  phòng/ban, bộ phận và tổ/đội.

Công ty sử d ụng mô hình tổ chức quản tr ị theo chức năng, mối quan hệ đượ c thiết

lậ p theo ngành d ọc và sự tương ngộ hỗ tr ợ  lẫn nhau giữa các phòng ban Các cán bộ 

và nhân viênở  các phòng ban bộ phận tuân thủ theo sự chỉ đạo của quản lí tr ực tiế p,

tạo ra sự thống nhất.

Mỗi phòng chức năng đều có người đứng đầu là Trưở ng phòng hoặc và quyền điều

hành phòng trong quá trình điều phối bộ phận của mình theo quy định của Công ty.

Các trưở ng phòng báo cáo tr ực tiếp cho BGĐ, thảo luận cùng BGĐ để đưa ra các

quyết sách vớ i sự đồng thuận cao và k ị p thờ i.

Cơ cấu tổ chức đượ c thể hiện rõ hơn trong các hoạt động thườ ng nhật qua các báo cáo từ các nhân viên cấp dướ i, tổ/đội lên đến các phòng ban, bộ phận và trưở ng các  phòng ban, bộ phận đượ c trao quyền điều hành và quyết định các vấn đề Đây là mô

hình có sự tậ p trung và chuyên môn hoá cao, mỗi bộ phận có nhiệm vụ rõ ràng, có

chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc chi tiết đến từng vị trí chức danh; được đánhgiá hàng quý, 6 tháng và hàng năm trên cơ sở  các công cụ hỗ tr ợ  đánh giá để đạt

đượ c mục tiêu đề ra.