QUY TRÌNH PROCEDURE MANUAL Document No BMTD/01 Revision No 00 TUYỂN DỤNG RECRUITMENT Effectivity Date 01/6/2017 Page No 1 of 12 PM Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN 1 Lịch sử sửa đổi, bổ sung –[.]
Trang 11 Lịch sử sửa đổi, bổ sung – Revision History
2 Phê duyệt - Approval Authorities
Prepared
by
Nguyen Thi Thanh Xuân
Reviewed
by
Approved
by
Lần sửa
đổi
Revision
No
Mô tả
Description
Ngày hiệu lực
Effectivity Date
00 Soạn mới
New version
Trang 2PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN
Trang 33 Mục đích – Purposes
• Đảm bảo đảm việc thu hút & tuyển chọn được những ứng viên phù hợp (về công việc & văn hóa) & sẽ đóng góp vào sự thành công của Công ty
Cổ phần (sau đây gọi tắt là HP)
Ensure attracting & selecting suitable candidates (in term of work and culture) and contribute to the success of Hong Phat company
• Đảm bảo công tác tuyển dụng của Công ty HP được thực hiện một cách hiệu quả, đúng đắn, tuân thủ pháp luật về lao động, nâng cao hình ảnh của Công ty và đảm bảo tính công bằng, minh bạch với các ứng viên
Ensure the recruitment of HP will be implemented efficiently, properly and complied with labor laws, improve the image of the company and ensure fairness and transparency for candidates.
4 Phạm vi - Scopes
• Chính sách này áp dụng cho các ứng viên là người lao động (quốc tịch Việt Nam hoặc nước ngoài) bên ngoài Công ty
This policy applies to applicants who are labors (Vietnamese or foreign nationality) outside the company
5 Thuật ngữ và Viết tắt - Terms & Abbreviations
TỪ VIẾT TẮT
ABBREVIATIONS
GIẢI THÍCH
EXPLAIN
Human Resource
Employee
Labor Contract
Trang 4PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN
6 Quy trình – Procedure
BƯỚC
STEP
NGƯỜI PHỤ TRÁCH
PERSON IN CHARGE
LƯU ĐỒ
FLOW CHART
BIỂU MẪU
FORMS
1 NV Tuyển dụng
Recruiter
Cấp quản lý
Supervisor/Manager
HR-FM-01
2 NV Tuyển dụng
Recruiter
HR-FM-02 HR-FM-03
3 NV Tuyển dụng
Recruiter
Cấp quản lý
Supervisor/Manager
No
4 NV Tuyển dụng
Recruiter
Cấp quản lý
Supervisor/Manager
HR-FM-04
5 Phòng Nhân sự
HR Department
Phòng ban
Departments
HR-FM-05 HR-FM-06 HR-FM-07
Tìm nguồn ứng viên
Search candidates
Kiểm tra năng lực (tùy chọn)
Ability Test (optional)
Nhân sự/Phòng ban phỏng vấn
Interview with HR/Manager
Thư mời nhận việc, thông báo nhân viên mới, Quyết định tuyển dụng
Selection
Thủ tục Nhận việc
Offer Confirmation
Thử việc và theo dõi
Probation and Follow
Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ
các cấp QL
Có phê duyệt của cấp trên trên
Identify vacancy
Không đạt
và thông báo
Trang 56 NV Tuyển dụng
Recruiter
Nhân viên nhận
việc
New Employee
HR-FM-08 HR-FM-09 HR-FM-10
7 Nhân viên nhận
việc
New Employee
Phòng ban
Departments
HR-FM-10
8 Nhân viên nhận
việc
New Employee
Phòng ban
Departments
Kết quả công viêc của Tuyển dụng
7 Cách thực hiện - Explanation
Trách nhiệm
Responsibility
Diễn giải
Explanation
Bước 1: Xác định vị trí tuyển dụng
Step 1: Identify vacancy
NV Tuyển dụng
Recruiter
• Việc tuyển dụng được tiến hành dựa trên kế hoạch nhân lực, cơ cấu tổ chức đã được phê duyệt bởi ban Giám Đốc cho mỗi năm hoặc mỗi lần tuyển dụng
The recruitment is implemented based on annual approved manpower planning and organizational structure by BOD’s approval
• Trường hợp có phát sinh nhu cầu tuyển dụng nằm ngoài kế hoạch nhân lực đã được duyệt, Bộ phận phải giải trình và được sự chấp thuận của Ban Giám Đốc
In case any rising recruitment needs are not included in approved manpower plan, department is
Trang 6PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN
required to make explanation and get approval from Board of Director.
Bước 2: Tìm nguồn ứng viên
Step 2: Search candidates
NV Tuyển dụng
viên phù hợp và hiệu quả nhất từ cơ sở dữ liệu ứng viên, đăng tuyển trên các phương tiện thông tin đại chúng, thông qua dịch vụ tuyển dụng, nhân viên giới thiệu
External source of candidates: use appropriate candidate sources and effective database of candidates, job postings on mass media, through recruitment service and candidate recommendation from staff.
Bước 3: Kiểm tra năng lực - Phỏng vấn
Step 3: Ability Test
NV Tuyển dụng
Recruiter
Cấp quản lý
Supervisor/Manager
• Đối với các vị trí công việc từ nhân viên các phòng ban trở lên, sau khi sàng lọc các hồ sơ tìm việc, Phòng Nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra năng lực tổng quát của các ứng viên (nếu cần)
For jobs of Level or below, after screening resumes,
HR department will check the overall ability of candidates (if necessary)
• Nếu công việc đòi hỏi thực hiện bài kiểm tra năng lực chuyên môn, phòng Nhân sự sẽ phối hợp với Quản lý thực hiện bài kiểm tra chuyên môn cho ứng viên
If the job requires professional competency test, HR department will coordinate with Functional Manager
to implement professional competency test for candidates.
Bước 4: Phỏng vấn
Step 4: Interview
Trang 7NV Tuyển dụng
Recruiter
Cấp quản lý
Supervisor/Manager
Nhân sự phỏng vấn – Interview with HR
• Phòng Nhân sự tiến hành phỏng vấn các ứng viên
đã thành công trong phần kiểm tra năng lực
HR department interviews candidates who pass the competency tests.
• Trưởng phòng Nhân Sự sẽ phỏng vấn ứng viên cho các vị trí từ Nhân viên văn phòng trở lên
HR Manager will interview candidates for the position of Level office or above
Quản lý phỏng vấn - Interview Management
• Đối với mỗi vị trí tuyển dụng, phòng Nhân sự sẽ giới thiệu từ 2 đến 4 ứng viên cho Quản lý, Giám Đốc bộ phận phỏng vấn
For each vacancy, Recruiter will present from 2 to 4 potential candidates to Line Manager, Head of Function for interviewing.
• Giám Đốc sẽ phỏng vấn ứng viên cho các vị trí từ TBP trở lên
Director will interview candidates for positions from TBP or more prior to the hiring decision
Nhân sự sẽ đánh giá được cái bên ngoài, thái độ,
kỹ năng, bề nổi, sự phù hợp
Bước 5: Quyết định tuyển dụng
Step 5: Recruitment Decision
Phòng Nhân sự
HR Department
Phòng ban
Departments
• Quyết định tuyển dụng các ứng viên thành công do phòng Nhân sự và Quản lý đề nghị, được phê duyệt bởi Giám Đốc, Trưởng phòng Nhân Sự và một cấp cao hơn của Quản lý
The decision to recruit successful candidates is made by HR and management level proposal, and approved by the HR Manager and a higher level of management.
• Thủ tục kiểm tra thông tin tham khảo ứng viên phải được hoàn tất trước khi ra quyết định tuyển dụng
Trang 8PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN
đối với vị trí từ Trưởng phòng trở lên
Procedures for reference check must be completed before making decision for hiring.
• Phòng Nhân sự sẽ đề nghị mức lương theo chính sách lương thưởng của Công ty, thỏa thuận và soạn thảo thư mời nhận việc cho các ứng viên thành công
Human Resources Department will propose salary
to comply with the policy of Company, consistent with department heads, deal and draft the Offer Letter for the successful candidates
Bước 6: Nhận việc
Step 6: Job Offer Acceptance
NV Tuyển dụng
Recruiter
Nhân viên nhận
việc
New Employee
• Nhân viên mới phải cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của Công ty trong ngày nhận việc đầu tiên
New employees must provide a full range of necessary documents as required by the Company within the first joining day.
• Quản lý, phòng Nhân sự và các phòng ban liên quan (Hành Chính, Công Nghệ Thông Tin, Cung Ứng Vật Tư, Kế Toán, …) sẽ phối hợp để chuẩn
bị các công cụ làm việc cần thiết cho nhân viên mới Chỗ ngồi, VPP, sổ bút, contact…
Line Manager/Head of Department, HR Department and related Departments (Administration, IT, Supplies, Accounting, etc.) will collaborate to prepare the facilities for new staff.
Bước 7: Thử việc và đánh giá thử việc
Step 7: Probation & Probation evaluation
Nhân viên nhận
việc
New Employee
Thời gian thử việc tùy theo từng vị trí:
• Khi hết thời gian thử việc, Quản lý tiến hành đánh giá kết quả thử việc và gửi kết quả cho phòng Nhân
sự thực hiện các thủ tục cần thiết tiếp theo
Trang 9Phòng ban
Departments
At the end of the probation period, Line Manager/Head of Department will evaluate and send the results to the HR Department to proceed next procedure.
• Kết quả thử việc do Quản lý trực tiếp đề nghị và được phê duyệt bởi một cấp cao hơn của Quản
lý
The results will be suggested by direct Line Manager/Head of Department and approved by a higher level of Line Manager/Head of Department
Nhân sự hỗ trợ nhắc nhở đánh giá thử việc
Bước 9: Chính thức tuyển dụng
Step 9: Official Recruitment
Nhân viên nhận
việc
New Employee
Phòng ban
Departments
• Nhân viên thành công sau thời gian thử việc sẽ được Công ty chính thức tuyển dụng và thực hiện các thủ tục về chính sách cho nhân viên chính thức
Successful candidate after probation period will be officially recruited.
Loại hợp đồng được ký kết theo chính sách của công ty như sau:
Types of contracts signed under the company's policy are as follows:
Cấp bậc
Level
Hợp đồng Lần 1
1st Contract
Hợp đồng Lần 2
2nd Contract
Hợp đồng Lần 3
3rd Contract
Trang 10PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN
Ngoài ra có các loại hợp đồng mùa vụ, partime tùy theo nhu cầu của công ty
8 Thẩm quyền quyết định – Decision Authority
Công việc
Task
Cấp bậc
Level
Phòng Nhân sự
HR Department
Bộ phận
Function
Giá
m Đốc
CE
O
Giám sát/NV Nhân sự
HR Supervis or/Execu tive
Trưởn
g phòng Nhân
Sự
HR Manag
er
Quản
lý trực tiếp
Line Manag
er
Giám Đốc bộ phận Director/
Head of Dept
Phê duyệt kế
hoạch nhân lực
hàng năm và yêu
cầu tuyển dụng
phát sinh
annual manpower
recruitment
requirements
arise
Tất cả các Bậc
All Level thuộc phòng
Phỏng vấn ứng
viên
Interview
x Quyết định tuyển
dụng
Các vị trí
thuộc khối
hành
chính văn
phòng
HĐLĐ 1 tháng
1 month Contract
HĐLĐ 1 năm
1 year Contract
HĐLĐ không xác định thời hạn
Unlimited Contract
Trang 11Recruitment
Phê duyệt kết quả
thử việc
Approval the
probation results
x
Nhân viên nhân sự chỉ phỏng vấn các vị trí cùng cấp trở xuống, đối với vị trí cao hơn thì phải được sự phê duyệt của BGĐ
9 Các trường hợp đặc biệt – Special Cases
• Tuyển dụng người thân (những người có quan hệ trong cùng gia đình): bao gồm: cha mẹ, cha mẹ chồng/vợ, chồng/vợ, anh chị em, anh chị
em chồng/vợ, Cô, Dì, Cậu, Chú, Bác chỉ được ứng tuyển vào làm việc tại Công ty nếu không làm cùng một bộ phận hoặc báo cáo cho nhau Tất cả các trường hợp tuyển dụng người thân phải được Ban Giám Đốc chấp thuận và phải được kê khai trong sơ yếu lý lịch theo mẫu công ty quy định
Recruit relatives: employees’ relatives, including: blood or adopted children, biological parents, adopted parents, parents in law, husband/wife, brother/sister, brother/sister in law, and indirect relatives (aunt, uncle) of these people can be recruited in company if not working at the same department nor reporting each other All recruitments involving family members or relatives have to be approved by General Management and recorded in Personal information sheet.
• Tuyển dụng nhân viên của nhà cung cấp: trước khi quyết định tuyển dụng nhân viên của nhà cung cấp, quản lý trực tiếp phải kiểm tra hợp đồng với nhà cung cấp và chỉ tiến hành các bước tuyển dụng nếu không có quy định ràng buộc
Recruit employees from suppliers: before deciding to recruit employee
from suppliers, Line Manager must check the Contract with Supplier and taking steps to recruit without binding regulations.
• Tuyển dụng nhân viên cũ: việc tuyển dụng lại nhân viên cũ của Công ty phải được Giám Đốc và Trưởng phòng Nhân Sự phê duyệt
Recruit former employees: recruiting former employees of the Company
Trang 12PM: Recruitment Policy NGUYỄN THỊ THANH XUÂN
has to comply with the company's recruitment policy & ensure to check previous working period at the company In case of rank 3 and higher, candidates need to be approved by CEO and HR Manager.
• Ưu tiên tuyển dụng người Việt Nam Ngoại trừ trường hợp không tìm được người Việt Nam đáp ứng yêu cầu thì mới xem xét tuyển dụng người dự tuyển nước ngoài, và phải được sự phê duyệt của Giám Đốc
Priority to recruit Vietnamese In case there are no Vietnamese cand idates that meet requirements, then consider to recruit expatriate, and must be approved by CEO
• Trách nhiệm cung cấp thông tin: Các trường hợp cung cấp thông tin không chính xác sẽ phải chấp hành các hình thức kỷ luật của công ty & theo quy định của pháp luật
Responsible for providing information: Anyone that provides false information will have to abide the disciplines of company & as described by law
10 Biểu mẫu – Forms
10.3 Đề xuất ứng viên – Recommended Letter HR-FM-03
10.7 Hợp đồng thử việc – Probation Contract HR-FM-07 10.8 Điều kiện làm việc – Working Condition HR-FM-08
10.10 Danh mục hồ sơ nhân viên – Check List HR-FM-10 10.11 Sơ yếu lý lịch – Company Profile (Có thể thay bằng sơ yếu lý lịch theo
10.12 Đánh giá thử việc – Probation Evaluation HR-FM-12 10.13 Hợp đồng chính thức -
Hệ thống biểu mẫu này sẽ thay đổi theo nhu cầu thực tế