Chương 8 quản lý dự án

I ÑAËC TÍNH CUÛA MOÄT DÖÏ AÙN CHƢƠNG 8 QUẢN LÝ DỰ ÁN Thời Lƣợng 5 Tiết MỤC TIÊU Chương này cung cấp cho sinh viên một số kiến thức cơ bản về quản lý dự án đặc điểm dự án, chức năng của quản lý dự án,[.]

CHƯƠNG 8: QUẢN LÝ DỰ ÁN

Thời Lượng: 5 Tiết

MỤC TIÊU:

Chương này cung cấp cho sinh viên một số kiến thức cơ bản về quản lý dự án: đặc điểm dự

án, chức năng của quản lý dự án, nhà quản dự án, một số công cụ hoạch định và lập tiến độ

dự án và việc phân bổ nguồn lực

Sau khi học xong chương này sinh viên cần nắm được:

- Những đặc điểm cơ bản của một dự án

- Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng

- Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án

- Các chức năng của quản lý dự án

- Vai trò của nhà quản lý dự án

- Cách xây dựng sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai sớm và muộn

- Cách xây dựng sơ đồ mạng dạng AOA và AON

- Xác định các thông số trên sơ đồ mạng dạng AOA, công tác găng, thời gian dự trữ của các công tác

- Sự khác biệt giữa phương pháp CPM và PERT

- Ý nghĩa của việc cân bằng nguồn lực

NỘI DUNG:

I ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN

1.1 Khái niệm về dự án

1.2 Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ

1.3 Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng

III GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà QLDA

3.2 Các kỹ năng và phẩm chất của PM

IV CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

4.1 Biểu đồ mốc thời gian

4.2 Sơ đồ Gantt (sơ đồ thanh ngang)

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Avraham Shtub, Jonathan F Barg, Shlomo Gloaberson Project Management – Engineering,

Technology and Implementation

Eric Verzuh (1999) The Fast Forward MBA in Project Management John Wily and Sons,

Inc

Đỗ Bá Khang Lecture Note: Project Management

I ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN

1.1 Khái niệm về dự án

Có rất nhiều loại dự án khác nhau trong thực tế Nhiều người cho rằng việc xây dựng tháp Babel hay các kim tự tháp Ai cập (Kim tự tháp Cheops có thời gian xây dựng là 20 năm, cao

138 – 227 m, sử dụng 2 tỷ m3 đá xây dựng) là những “dự án” đầu tiên (thời kỳ Cổ đại)

Tuy nhiên các nhà quản lý dự án hiện đại cho rằng dự án đầu tiên đó là dự án Manhattan (thập niên 30 – 40), dự án nghiên cứu chế tạo bom nguyên tử ở Mỹ Tiếp theo đó có nhiều dự

án lớn khác được thực hiện như là vào năm 1957 vệ tinh nhân tạo đầu tiên của loài người được phóng lên quỹ đạo trái đất (do Liên xô cũ thực hiện), vào năm 1961 phi hành gia vũ trụ đầu tiên của loài người (Liên xô cũ) bay vào vũ trụ, dự án Apollo (thập niên 60 – 70) của Mỹ với mục tiêu phát triển kỹ thuật vũ trụ, chạy đua vũ trang với Liên xô cũ đề đưa con người lên mặt trang rồi đưa lại trái đất an toàn, nguồn lực để thực hiện dự án này bao gồm 20.000 tổ chức (viện nghiên cứu, trường đại học, phòng thí nghiệm, các doanh nghiệp,…), 40.000 người đã tham gia dự án này,v.v

Khi các kỹ thuật quản lý dự án được phát triển phần lớn từ các cơ quan quân sự, việc ứng dựng tổ chức dự án bắt đầu được phổ biến rộng rãi Các công ty tư nhân nhận thấy rằng tổ chức dự án cũng rất hữu ích cho các dự án nhỏ, như là việc xây dựng một nhà kho hay một căn hộ Các công ty sản xuất ôtô cũng sử dụng tổ chức dự án để phát triển những mẫu ôtô mới

Dự án là gì ? Là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được

thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực

và ngân sách

Mỗi dự án gồm các đặc điểm như sau:

a Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng Thông thường người ta cố gắng

lượng hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thể Dự án có thể được chia thành nhiều nhiệm

vụ nhỏ hơn để thực hiện và các nhiệm vụ này phải được phối hợp và kiểm soát về thời gian, trình tự thực hiện, chi phí và kết quả Hơn nữa, một dự án cũng phải được phối hợp các các dự án khác trong cùng một tổ chức

Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể Một dự án có thể được xem như là

một “quá trình” để tạo ra một sản phẩm mới, nhà máy mới, một hệ thống mới hay những kết quả cụ thể khác Cả kết quả và quá trình – dự án – đều đòi hỏi việc quản lý hiệu quả Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án

b Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định, nghĩa là có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết

thúc

Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời Tổ chức dự án mang tính chất tạm

thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới Nghĩa là mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động Một dự án thường trải qua nhiều giai đoạn khác nhau:

+ Khởi đầu dự án

+ Triển khai dự án

+ Kết thúc dự án

Cụ thể:

Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase)

+ Khái niệm (Conception):

+ Định nghĩa dự án là gì ? (Definition)

+ Thiết kế (Design)

+ Thẩm định (Approach)

+ Lựa chọn (Selection)

+ Bắt đầu triển khai (Start-up)

Triển khai (Implementation Phase)

Nhìn chung chu kỳ hoạt động của dự án xảy ra theo tiến trình chậm - nhanh – chậm

Khởi đầu Triển khai Kết thúc Chậm

Điểm bắt đầu Điểm kết thúc

Hình 9.1: Chu kỳ hoạt động của một dự án

Nỗ lực thực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau Nỗ lực ở đây được thể hiện là số giờ lao động hay nguồn lực chi tiêu trong một đơn vị thời gian (hay số lao động làm việc trong dự án) Nỗ lực thấp nhất lúc bắt đầu, khi đĩ khái niệm dự án đang được xây dựng và tiếp theo đĩ là việc lựa chọn dự án

Khi hàng rào này được vượt qua, việc gia tăng các hoạt động khi hoạch định được thực hiện

và các cơng việc thực tế của dự án được tiến hành theo kế hoạch Nỗ lực này tăng dần lên đến đỉnh và sau đĩ bắt đầu giảm dần khi dự án gần giai đoạn kết thúc và cuối cùng dừng lại khi cơng việc đánh giá hồn thành và dự án được kết thúc

Khái niệm Lựa chọn giám sát, kiểm soátHĐ, lập tiến độ, Đánh giá

và kết thúc

Hình 9.2: Nỗ lực thực hiện dự án theo thời gian

Cĩ những dự án khơng tồn tại qua giai đoạn khái niệm và định nghĩa Cĩ những dự án khi gần kết thúc sẽ chuyển sang dự án mới nên nỗ lực của dự án ở giai đoạn cuối sẽ khơng bằng khơng

Tại giai đoạn bắt đầu dự án, người ta cĩ thể dự báo với độ chắc chắn cao nếu biết được nhiều yếu tố tác động, cụ thể đĩ là làm thế nào để đáp ứng được mục tiêu về chi phí, thời gian và kết quả mong muốn Chẳng hạn trong một số trường hợp về các dự án xây dựng quen thuộc, chúng ta cĩ thể dự báo tương đối chính xác, nhưng khơng phải lúc nào cũng vậy Cĩ rất nhiều

sự khơng chắc chắn về khả năng đáp ứng các mục tiêu dự án của chúng ta Hình vẽ dưới đây thể hiện sự khơng chắc chắn được nhìn thấy ở giai đoạn bắt đầu của dự án

+ Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên rất nhiều

+ Theo thời gian tính chất bất định của chi phí sẽ tăng dần lên

Hình 9.4 thể hiện cách làm thế nào để giảm sự không chắc chắn khi dự án tiến tới giai đoạn kết thúc Từ thời điểm bắt đầu dự án, t0, dải không chắc chắn tăng lên cho đến khi nó khá rộng ở lúc cuối dự án Khi một dự án được triển khai, mức độ không chắc chắn về kết quả cuối cùng sẽ giảm bằng cách tăng một số lần dự báo ở các thời điểm t1 và t2

Hình 9.4: Các ƣớc tính chi phí dự án:

việc ƣớc tính đƣợc thực hiện tại các thời điểm t 0 , t 1 , t 2

c Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế Nguồn lực gồm: nhân lực,

nguyên vật liệu, ngân sách

Thế giới của dự án là thế giới của các mâu thuẫn Bất kỳ một dự án nào cũng tồn tại trong

một thế giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts) Các dự án mâu thuẫn với các phòng ban chức năng về nguồn tài nguyên và nhân sự Đáng nói hơn nữa là mẫu thuẫn giữa các

dự án trong một tổ chức đa dự án Các thành viên của tổ dự án thường xuyên tồn tại những mâu thuẫn về tài nguyên và về vai trò lãnh đạo để giải quyết các vấn đề của dự án

Bốn đối tác chính trong bất kỳ một dự án (khách hàng, tổ chức mẹ, tổ dự án, công chúng) xác định thành công và thất bại theo những cách khác nhau Khách hàng muốn thay đổi, tổ chức mẹ muốn lợi nhuận do vậy cố gắng giảm những thay đổi Các cá nhân làm việc trong

dự án thường đồng thời phải chịu trách nhiệm với “hai sếp”, mà các “sếp” lại thường khác nhau về sự ưu tiên và mục đích Nhà quản lý dự án không phải là nơi của những người

“nhút nhát”

Tóm lại, mâu thuẫn có thể xảy ra: + Giữa các bộ phận trong dự án

+ Giữa các dự án trong tổ chức mẹ + Giữa dự án và khách hàng

d Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thức thực

hiện dự án Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án

t0 t1 t2 Thời gian Chi phí

dự án

1.2 Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ

Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án Đôi khi về mặt

thuật ngữ, chương trình được dùng đồng nghĩa với dự án

Dự án (Project) là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được

thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một

tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện

dự án

Hình 9.5: Chương trình, dự án và nhiệm vụ 1.3 Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng

1 Có chu kỳ hoạt động rõ ràng 1 Tồn tại lâu dài, từ năm này sang năm

khác

2 Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo ngày

lịch 2 Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài

chính hàng năm)

3 Dự án có thể kết thúc đột ngột khi

không đạt mục tiêu

3 Tồn tại liên tục

4 Do tính độc đáo của dự án, công việc

không bị lặp lại 4 Thực hiện các công việc và chức năng đã biết

6 Việc dự báo thời gian hoàn thành và chi

phí gặp khó khăn

6 Tương đối đơn giản

7 Liên quan đến nhiều kỹ năng và

nguyên tắc trong nhiều tổ chức và thay

đổi theo giai đoạn dự án

7 Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng và nguyên tắc trong một tổ chức

8 Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên tục 8 Tương đối ổn định

Nhiệm vụ 1 Nhiệm vụ 2

Nhiệm vụ i

Nhiệm vụ n (Task)

Hệ thống

(System)

1.4 Các loại dự án

a Dự án hợp đồng (Contractual project): để đáp ứng cho khách hàng cụ thể hay các tổ chức

của chính phủ, có thể áp dụng trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm và dịch vụ

b Dự án nghiên cứu và phát triển (R & D Project): để phát triển một sản phẩm mới hay

thực hiện một sửa đổi lớn của sản phẩm hiện có với nỗ lực nghiên cứu được xác định rõ

c Dự án xây dựng (Contruction Project): gồm những dự án xây dựng cơ sở hạ tầng

d Dự án hệ thống thông tin (Information System Project): tạo ra việc sử dụng hoặc đưa ra

những ràng buộc về hệ thống thông tin chung hoặc những thiết bị xử lý thông tin, nhân sự

và những tài nguyên khác

e Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning Project): những nỗ lực để giảm chi

phí chính, tái cấu trúc tổ chức, hợp nhất, thu nhận hoặc loại bỏ việc mở rộng thị trường chính; dự án đào tạo

f Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)

g Dự án viện trợ phát triển / phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project): dự

án tưới tiêu

Ghi chú: trên đây chỉ là cách phân loại tương đối chứ không hoàn toàn chính xác trong mọi

trường hợp

II GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

2.1 Quản lý dự án (Project Management)

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo

(Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các

mục tiêu đã định (đó là đạt được kết quả về kỹ thuật, tài chính và thời gian)

2.2 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án

Hình 9.6: Các mục tiêu chính của dự án

Các mục tiêu chính của quản lý dự án được trình bày như hình vẽ trên với 3 mục tiêu nằm trên mỗi trục Sự thể hiện này hàm ý rằng có một “hàm” nào đó liên kết chúng lại với nhau Mặc dù các “hàm” thay đổi theo từng dự án và theo thời gian, chúng ta sẽ quan tâm tới các

Chi phí

Thời gian

Thành quả

Ngân sách cho phép Thời hạn

quy định

Yêu cầu về thành quả

Mục tiêu

mối quan hệ này hoặc sự “cân đối” chúng trong suốt chương này Các nhiệm vụ chính của nhà quản lý dự án là quản lý sự “cân đối” này

Một dự án thành công có các đặc điểm sau :

- Hoàn thành trong thời hạn quy định (Within Time)

- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)

- Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance)

- Sử dụng nguồn lực được giao một cách :

+ Hiệu quả (Effective)

+ Hữu hiệu (Efficiency)

2.3 Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management)

- Định phương hướng chiến lược

- Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động

- Phối hợp công việc ra sao?

- Ai báo cáo cho ai?

- Chỗ nào cần ra quyết định?

(Cụ thể hóa ra sơ đồ tổ chức)

c Chức năng lãnh đạo

Chức năng lãnh đạo thể hiện ở việc:

- Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên

- Chọn lựa một kênh thông tin hiệu quả

- Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức

Kết quả là nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức

d Chức năng kiểm soát

Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu

Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai

III GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER - PM)

Sự tồn tại của tính khơng chắc chắn kết hợp với những kinh nghiệm hạn chế và khĩ khăn trong khi tìm kiếm dữ liệu làm cho việc quản lý dự án phải là một sự kết hợp của nghệ thuật, khoa học và tư duy logic Một nhà quản lý dự án giỏi phải quen thuộc với một số lượng các

kỷ luật và kỹ thuật Bề rộng kiến thức đặc biệt quan trọng bởi vì hầu hết các dự án đều liên quan đến các khía cạnh về tài chính, marketing, tổ chức mà khi kết hợp lại cĩ thể đi lệch hướng với kế hoạch tốt nhất

Vai trị của nhà quản lý dự án cĩ thể bắt đầu ở những thời điểm khác nhau trong chu kỳ hoạt động của dự án Cĩ nhà quản lý dự án tham gia từ lúc bắt đầu, giúp lựa chọn dự án, hình thành tổ dự án, và thương lượng các hợp đồng Cĩ những người bắt đầu ở giai đoạn trễ hơn

và được yêu cầu điều hành kế hoạch mà họ khơng tham gia trong giai đoạn phát triển nĩ Mặc dù bắt đầu ở những thời điểm khác nhau nhưng các nhà quản lý dự án đều phải giải quyết các vấn đề cơ bản sau: tiến độ thực hiện, ngân sách, phân bổ nguồn tài nguyên, quản lý nguồn tài nguyên, mối quan hệ con người và thương lượng

Vấn đề thiết yếu và cĩ lẽ là phần cơng việc khĩ khăn nhất của nhà quản lý dự án đĩ là sự chú

ý tới tồn bộ bức tranh mà khơng được làm tổn hại đến những chi tiết quan trọng nào Nhà quản lý dự án phải cân đối các khía cạnh khác nhau trong mỗi lần quyết định

3.1 Vai trị và trách nhiệm của nhà QLDA (PM/s Role & Responsibility)

Để hiểu rõ vai trị và trách nhiệm của mìnnh, nhà quản lý dự án phải thấy được:

- Vị trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án (hình 9.7)

- Các mối tác động chính của các bên tham gia vào dự án: ban lãnh đạo của tổ chức, nhà quản lý chức năng, tổ dự án, khách hàng, nhà thầu phụ, nhà tư vấn, cơ quan chính quyền, các tổ chức khác

- Những đĩng gĩp của các đối tượng liên quan (hình 9.8)

Parent Organization (Tổ chức Mẹ)

Project Team (Tổ Dự án)

Client/Beneficiary (Người hưởng thụ từ DA)

Hình 9.7: Vị trí của nhà quản lý dự án

Từ hình 9.7, ta nhận thấy PM sống trong một thế giới đầy mâu thuẫn:

- Các dự án cạnh tranh về nguồn lực

- Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án

- Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu

- Các nhà quản lý của tổ chức “Mẹ” muốn giảm chi phí

Như vậy, nhà quản lý giỏi sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn này

Nhà quản lý dự án Định nghĩa, hoạch định, kiểm soát, điều khiển dự án, cụ thể:

- Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA

- Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý dự án và Kỹ thuật của dự án

- Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA

- Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của dự án

Tổ dự án Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ

Nhà bảo đảm Quyền lực (thẩm quyền), hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự

án Khách hàng Những yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹ

Nhà quản lý chức năng Hỗ trợ trong việc xây dựng chính sách công ty và cung cấp nguồn

lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của

dự án, cụ thể:

- Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ (How)

- Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu ? (Where)

Hình 9.8: Những đóng góp của các đối tƣợng liên quan

Trách nhiệm của nhà QLDA là phải cân đối được mối liên hệ giữa 3 yếu tố: Chi phí, Thời gian và Chất lượng

RelationsCost

QualityTime

Hình 9.9: Mối liên hệ giữa 3 yếu tố: Chi phí, Thời gian và Chất lƣợng

3.2 Các kỹ năng và phẩm chất của PM

 Các kỹ năng (Required Skills)

Hình 9.10: Các kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự án

 Phẩm chất của nhà QLDA

- Thật thà và chính trực (Honesty & Integrity)

- Khả năng ra quyết định (Decision Marking Ability)

- Hiểu biết các vấn đề về con người (Understanding of Personal Problem)

- Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility)

 Chọn lựa PM

Làm thế nào để lựa chọn một nhà quản lý dự án

- Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu

- Có sự cam kết với mục tiêu của dự án

- Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau

Những hướng dẫn chung

Nhà quản lý dự án phải có sự pha trộn các kỹ năng về kỹ thuật, quản lý, và quan hệ con người Dự án có quy mô càng lớn, thì càng đòi hỏi nhà quản lý dự án biết tổng quát hơn chuyên sâu, có đầu óc tổng hợp hơn đầu óc phân tích, và là người làm cho mọi việc dễ dàng ( sẵn sàng hợp tác) hơn là giám sát

- Biết tổng quát > chuyên sâu (Generalist > Specialist)

- Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst)

- Người làm cho mọi việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác) > Giám sát (Facilatator > Supervisor)

Kỹ năng truyền đạt

Kỹ năng kỹ thuật

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng quan

hệ con người

và quản lý nguồn lực

Kỹ năng thương lượng

Kỹ năng tiếp thị và

ký hợp đồng với khách hàng

Kỹ năng lập ngân sách

Kỹ năng quản

lý thời gian &

lập tiến độ

Tùy theo quy mô của dự án mà các tính chất này sẽ thay đổi

Hình 9.11: Chọn lựa nhà quản lý dự án theo quy mô

Các nguồn lựa chọn nhà quản lý dự án

Các nguồn chính để tìm chọn nhà quản lý dự án là từ các dự án khác, nhà quản lý sản xuất trực tiếp, nhà quản lý chức năng, và các chuyên gia chức năng Một cách lý tưởng là anh ta nên cùng cấp độ kinh nghiệm với các nhà quản lý chức năng mà anh ta sẽ phải làm việc với

họ

Quá trình lựa chọn

Việc lựa chọn một người trở thành nhà quản lý dự án nên được trình bày một cách thẳng thắn với các ứng cử viên, những người sẽ được chấp nhận hay từ chối mà không có thành kiến Anh ta có lẽ sẽ trở thành nhà quản lý không hiệu quả, nếu đây không phải là cơ hội được thăng tiến và bản chất của sự thách thức của anh ta Mọi nỗ lực nên được làm để lựa chọn một người có cơ hội thích hợp để điều khiển dự án và hoàn thành nó

Câu hỏi:

Ai là người thích hợp với quản lý dự án ?

-> Trả lời : By Training, Experience & Educational Background

-> Loại người + Industrial Engineer

+ Engineering Manager

Cho dù lý do này hay lý do khác, một điều quan trọng là nhà lãnh đạo dự án cần phải có phương tiện hiệu quả trong việc xác định và truyền đạt các công việc được lên kế hoạch và mối quan hệ giữa chúng với nhau Hệ thống kiểm soát và lập tiến độ bằng máy tính là rất cần thiết, đó là kỹ thuật mạng như CPM và PERT mà chúng ta cần phải quan tâm Các kỹ thuật hoạch định và lập tiến độ dự án sẽ được trình bày ở phần tiếp theo

IV CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

Để hoạch định và lập tiến độ dự án, chúng ta có thể sử dụng một số công cụ/ kỹ thuật phổ biến sau:

- Biểu đồ mốc thời gian

- Sơ đồ Gantt (sơ đồ thanh ngang)

- Sơ đồ mạng: CPM và PERT

Quy mô dự án

Yêu cầu

Kỹ năng chuyên môn / kỹ thuật

Kỹ năng quan hệ con người

4.1 Biểu đồ mốc thời gian

Được sử dụng để xác định các thời điểm quan trọng và các sự kiện chính trong bảng tiến độ thực hiện dự án

Biểu đồ này giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá các sự kiện và thời hạn của chúng được thể hiện trên dòng thời gian (time line) và tiến độ chung các công việc thực hiện

Hình 9.12: Biểu đồ mốc thời gian

Các thời điểm quan trọng hoặc các sự kiện chính là:

- Dự án bắt đầu

- Những phân tích về yêu cầu của dự án kết thúc

- Đánh giá thiết kế ban đầu

- Đánh giá thiết kế cuối cùng

4.2 Sơ đồ Gantt (sơ đồ thanh ngang)

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án Sơ đồ này được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L Gantt, một nhà tiên phong trong lĩnh vực quản lý khoa học

Trong sơ đồ Gantt, các công việc / công việc được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành

Ví dụ 1: Một nhà máy thép đang cố gắng tránh chi phí cho việc lắp đặt một thiết bị kiểm soát

ô nhiễm không khí Tuy nhiên để bảo vệ môi trường địa phương, các cơ quan có chức năng

đã buộc nhà máy phải lắp hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần Nhà máy đã bị cảnh báo sẽ buộc phải đóng cửa nếu thiết bị này không được lắp đặt trong thời hạn cho phép Do

đó để đảm bảo hoạt động của nhà máy, ông giám đốc muốn hệ thống này phải được lắp đặt đúng thời hạn Những công việc của dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí này được trình bày trong bảng sau:

Hình 9.13: Sơ đồ Gantt của dự án theo triển khai sớm

H

Hình 9.14: Sơ đồ Gantt của dự án theo triển khai chậm

Trên sơ đồ ta nhận thấy rằng các công việc A-C-E-G-H nằm trên đường găng (đường găng là đường dài nhất, bất cứ sự chậm trễ của các công việc trên đường găng đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án) Các công việc B-D-F không nằm trên đường găng và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án Do đó,

ta có thể sắp xếp các công việc này theo phương thức triển khai sớm hoặc triển khai chậm

 Phương thức triển khai sớm cho phép các công việc có thể bắt đầu sớm như có thể miễn

là không ảnh hưởng tới các công việc trước đó Hình 9.13 mô tả sơ đồ Gantt theo phương thức triển khai sớm

 Trong phương thức triển khai chậm, các công việc có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh

hưởng tới thời gian hoàn thành dự án (hình 9.14) Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một công việc trong hai sơ đồ (nét chấm gạch) được gọi là thời gian dự trữ

Ưu nhược điểm của sơ đồ Gantt

H

ấn định thời gian thực hiện các công việc và tối ưu hóa kế hoạch đề ra Trong quá trình quản

lý và thực hiện kế hoạch ta vẫn có thể điều chỉnh sơ đồ mạng cho sát với thực tế

Sơ đồ mạng là kỹ thuật phân tích định lượng giúp cho nhà quản lý lập kế hoạch, tiến độ thực hiện, giám sát, và kiểm soát những dự lớn và phức tạp

Các phương pháp phân tích sơ đồ mạng:

 Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method)

Phương pháp này sử dụng mô hình xác định (tất định) theo đó thời gian hoàn thành mỗi công việc là hằng số

 Phương pháp tổng quan và đánh giá dự án PERT (Project Evaluation and Review Techniques)

Phương pháp này sử dụng mô hình xác suất theo đó thời gian hoàn thành công việc được

mô tả theo dạng hàm phân phối xác suất

4.3.1 Phương pháp CPM

a Các khái niệm cơ bản

 Sự kiện là sự bắt đầu hay kết thúc của một hay một số công việc Trên sơ đồ mạng sự

kiện được biểu diễn bằng một vòng tròn có đánh số ký hiệu của sự kiện

 Công việc: Công việc là hoạt động sản xuất ở giữa hai sự kiện Công việc được biểu diễn

bằng một mũi tên nối hai sự kiện và được ký hiệu bằng các số của hai sự kiện trước và sau hoặc bằng một mẫu tự

Ý nghĩa: công việc A hay công việc ij là một hoạt động sản xuất ở giữa 2 sự kiện i và j, với thời gian thực hiện công việc A là tij

Có 3 loại công việc

- Công việc/công việc (activity): là hoạt động sản xuất cần tài nguyên (gồm nhân vật

lực) và thời gian Công việc thực được biểu diễn bằng mũi tên liền

- Công việc ảo/giả (dummy activity): dùng chỉ mối liên hệ giữa các công việc, không

đòi hỏi tài nguyên và thời gian Công việc giả được biểu diễn bằng mũi tên chấm chấm

- Công việc chờ đợi: là công việc không cần tài nguyên mà chỉ cần thời gian Công việc

chờ đợi được biểu diễn bằng mũi tên liền

 Sơ đồ mạng: là sự kết hợp của tất cả các sự kiện và các công việc để thiết lập một dự án

và thể hiện mối quan hệ giữa chúng với nhau

Sơ đồ mạng có thể trình bày theo hai dạng:

- Sơ đồ AOA (Activity On Arc network): công việc được biểu diễn bằng mũi tên, sự kiện

được biểu diễn bằng nút vòng tròn

- Sơ đồ AON (Activity On Node network): công việc được biểu diễn bằng nút vòng tròn,

sự kiện được biểu diễn bằng mũi tên