Chương này gồm có những nội dung chính sau: Tổng quan, lập kế hoạch quản lý, tổ chức dự án, quản lý rủi ro, phát triển nhóm, quản lý chất lượng, lập kế hoạch làm việc chi tiết, kiểm soát và lập báo cáo dự án, quản lý vấn đề và kiểm soát thay đổi, quản lý cấu hình, hoàn tất dự án.
Trang 3Dept of SE, 2001 HUT, Falt of IT
Ph ươ ng pháp Qu n ả lý Dự án CNTT
Trang 6of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.6
T i ạ sao các dự án l i ạ th t ấ b i ạ ? hay đi u ề gì khi n ế m t ộ dự án thành công?
Trang 7Không quen thu c ộ v i ớ
ph m ạ vi và sự ph c ứ t p ạ
c a ủ dự án: 17%
thi u ế thông tin: 21%
qu n ả lý dự án không t t ố : 32%
lý do khác: 12%
T iạ sao dự án th t ấ b iạ ?
Trang 11 Đ i ộ dự án th ườ có nh ng ng ữ kỹ năng, kinh nghi m ệ ,
thái độ và kỳ v ng ọ trái ng ượ nhau c
Trang 12quản lý các vấn đề và kiểm soát sự thay dổi
dự án
Kết thúc
dự án
Trang 13of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.13
10 quy t c ắ vàng
Qu nả lý dự án thành công chính là v n ấ đề về con ng ười
nh ngư không được quên qu nả trị
Khám phá các ngu nồ hỗ trợ và ch ng ố đỡ
Sự hi n ệ di nệ có thể là d i ố trá xem xét l chị trình nẩ đ ngằ sau
Ph iả hi uể r ngằ nh ngữ con người khác nhau thì có nh ngữ cách nhìn
khác nhau
hãy đ tặ mình vào đ aị vị c a ủ họ
Thi tế l pậ kế ho ch ạ c aủ b nạ sao cho có thể ch nh ỉ s aử dễ dàng
Đ iố m tặ v iớ t ngừ sự ki n ệ như là nó đã có từ tr ước
Trang 14II. L p ậ kế ho ch ạ qu n ả lý
Qu n ả lý dự án CNTT
Trang 15 Hi uể được sự c n ầ thi tế c aủ vi cệ l pậ kế
ho chạ và các bước c aủ vi cệ l pậ kế ho ch ạ
Trang 16 Xây d ngự các ước tính ban đ uầ
Xây d ngự cơ sở hạ t ng ầ ngu nồ
môi trường làm vi cệ
Trang 17of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.17
Các vai trò và trách nhi m ệ c a ủ dự án
Ban đi u ề hành Chi n ế l ượ kinh doanh Không c Không
Ban chỉ đ o ạ đi u ề hành dự án phê chu n ẩ từ lúc b t ắ đ u ầ dự án Nhà tài trợ d/a luôn s n ẵ sàng đ u ầ vào về ph m ạ vi, từ lúc b t ắ đ u ầ d/a
hỗ trợ dự án m c ụ tiêu, l i ợ ích Giám đ c ố dự án qu n ả lý chi n ế xem xét và từ lúc b t ắ đ u ầ d/a
dự án phê chu n ẩ
Qu n ả lý dự án qu n ả lý ho t ạ đ ng ộ ch u ị trách nhi m ệ Trong th i ờ gian
dự án về k t ế quả th c ự hi n ệ dự án Nhóm tr ưở dự án ng ch u ị trách nhi m ệ hỗ trợ ng ườ i trong su t ố th i ờ gian
về nhi m ệ vụ dự án qu n ả lý dự án l p ậ
kế ho ch ạ qu n ả lý Cán bộ dự án hoàn thành nhi m ệ vụ None trong su t ố th i ờ gian
Trang 18Không đáp ứng được sự mong đợi của
nhà tài trợ và/hoặc các mục tiêu
Bị nh mầ l nẫ
Thụng tin nghốo nàn
Đáp ứng các mục tiêu củanhà tài trợ
Gây dựng lòng tin của đối tácThiết lập hướng làm việc chungBao quát được các thách thức
Trang 20 Phân lo i ạ các thông tin cụ thể liên quan đ n ế
các cam k t ế , l ch ị trình và các k t ế quả bàn giao
Ti p ế t c ụ k t ế h p ợ ch t ặ chẽ các chi ti t ế vào
kế ho ch ạ qu n ả lý
Đ t ạ đ ượ thoả thu n c ậ
Trang 21ích l i ợ c a ủ vi c ệ xác đ nh ị ph m ạ vi
Trang 27 Ướ c tính kỹ l ưỡ ng về th i ờ gian và chi phí
Quy trình đ i ố v i ớ vi c ệ qu n ả lý dự án
Trang 28 Phác th oả khung th iờ gian, ngân sách, và các k tế quả bàn
giao chủ y u ế ở m c ứ ch tấ lượng thi tế kế;
Xác đ nhị ph ongư pháp ti pế c nậ và khung th iờ gian t ngổ
quan đ iố v iớ vi cệ th cự thi dự án;
Xác đ nhị ngu nồ nhân l cự c nầ thi tế để th c ự hi nệ công vi cệ
dự án; và,
Xác đ nhị cơ sở hạ t ng ầ c nầ thi tế c aủ dự án để ki m ể soát
dự án có hi u ệ quả.
Trang 29of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.29
Đi m ể chủ y u ế để hi u ể m t ộ dự án là
l pậ ra m tộ c uấ trúc hay m tộ khuôn khổ cho t t ấ cả
Trang 32 Tác đ ngộ qua l iạ yêu c uầ đ iố v iớ dự án trướ khi thành l pc ậ
b tấ cứ uỷ ban hay h iộ đ ngồ nào
Danh sách các thành viên ti mề năng trong ban đi uề hành dự án
Trang 33Xây d ngự mô tả
công vi cệ và quy nề l iợ c aủ các
Trang 34nhóm trưởng nhóm trưởng qu nả lý nhóm nhóm trưởng
nhóm trưởng nhóm trưởng nhóm trưởng
Qu nả lý văn phòng
dự án
Trang 35 Vai trò ki mể soát dự án ph i ả luôn có trong
nhi mệ vụ ki m ể soát và qu nả trị
không c nầ thi tế ph iả có cán bộ làm vi c ệ full time
không thể đ ược th cự hi nệ b iở qu nả trị viên/giám
đ cố dự án
Trang 36giám đ cố dự án đ iạ di nệ cho nhà tài trợ dự án
ban chỉ đ o ạ giám sát ho tạ đ ngộ dự án, hỗ trợ trong vi c ệ
l pậ phương hướng để đ a ư ra quy tế đ nhị
nhóm trưởng hàng ngày qu nả lý và kiêm soát ti nế tri nể
theo kế ho ch ạ làm vi cệ chi ti tế
các thành viên nhóm hoàn thành nhi mệ vụ
Trang 39lập báo cáo theo thời gian
đưa ra các kết quả
không cần
thẩm định
giám s át thời gian
hướng dẫn lập kế hoạch
theo dõi lịch trình
dịch thuật
Trang 40 Dòng thông tin liên l cạ hi uệ quả
Tỉ lệ cán bộ so v i ớ người qu nả lý nhỏ
T iố gi nả các m cứ báo cáo, lo iạ trừ các yêu c u ầ
không c nầ thi tế
Các nhân tố thành công đ i ố v iớ m tộ cơ c u ấ tổ ch c ứ dự án m nh ạ :
Trang 42of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.42
Nh ng ữ m c ụ tiêu c a ủ ph n ầ này
Hi u ể đ ượ c sự c n ầ thi t ế c a ủ qu n ả lý r i ủ
ro trong su t ố quá trình th c ự hi n ệ dự án
Có thể th c ự hi n ệ vi c ệ phân tích và đánh
giá r i ủ ro c a ủ dự án
Có thể thi t ế l p ậ quy trình qu n ả lý r i ủ ro
hi u ệ quả
Trang 45of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.45
Đ nh ị nghĩa qu n ả lý r i ủ ro
Quy trình qu n ả lý r i ủ ro nh m ằ gi m ả t i ố
thi u ể nh ả h ưở ng c a ủ nh ng ữ sự cố không
bi t ế tr ướ c cho dự án b ng ằ cách xác đ nh ị và
đ a ư ra nh ng ữ gi i ả pháp tình hu ng ố tr ướ c khi
có nh ng ữ h u ậ quả x u ấ x y ả ra
Trang 46of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.46
Gi m ả thi u ể nh ả h ưở c a ng ủ các sự cố
không bi t ế tr ướ cho dự án c
Nâng cao xác su t ấ th c ự hi n ệ thành công dự án
T o ạ ra ý th c ứ ki m ể soát
Có đ ượ các gi i c ả pháp hi u ệ quả và k p ị th i ờ
Giá trị c a ủ qu n ả lý r i ủ ro
Trang 48ả hưởng
r iủ ro xây d ng
ự và tri nể khai kế
ho chạ qu nả
lý r iủ ro
giám sát và
c pậ nh tậ các tài li uệ r iủ ro
Trang 54 Truy n ề thông đ i ố l u ư hi u ệ quả
Các ý t ưở ng đ ượ c trao đ i ổ và tri n ể khai
Đ a ư ra các gi i ả pháp hi u ệ quả
M i ố quan hệ h p ợ tác và hỗ trợ gi a ữ các
thành viên c a ủ nhóm
Trang 59of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.59
Thoả mãn nhu c u ầ
m c ụ đích
th c ự hi n ệ
ph ươ pháp ng
Cân b ng ằ ch t ấ l ượ ng
Trang 60 Đ t ạ đ ượ c về ch t ấ l ượ ng xu t ấ phát từ b o ả
đ m ả ch t ấ l ượ ng và ki m ể soát ch t ấ l ượ ng
Đ t ạ đ ượ c ch t ấ l ượ ng phụ thu c ộ vào sự
hỗ trợ qu n ả lý
Trang 61ch tấ lượng
3. Ti nế hành các
ho tạ đ ngộ ki mể soát ch tấ lượng
4. Tri nể khai các
h atọ đ ngộ hi uệ
ch nhỉ
Trang 62 Các yêu c u ầ ch t ấ l ượ ng có thể đo l ườ ng đ ượ c
Th m ẩ đ nh ị các ph ươ ng pháp, ki m ể soát, quy trình
và s n ả ph m ẩ c a ủ dự án
Thông tin liên l c ạ
và m t ộ kế ho ch ạ có ch t ấ l ượ ng t t ố sẽ mô tả vi c ệ
làm thế nào để t t ấ cả nh ng ữ đi u ề này đ ượ c qu n ả lý
Các nhân tố qu n ả lý ch tấ lượng hi uệ quả:
Trang 64of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.64
Các m c ụ tiêu đ i ố v i ớ ph n ầ này
Gi iả thích m iố quan hệ gi a ữ Kế ho ch ạ ho tạ đ ngộ (m tộ
ph nầ c aủ kế ho ch ạ qu nả lý) và Kế ho ch ạ làm vi cệ
Nhìn vào các y uế tố cuả m t ộ kế ho ch ạ : Tài
li uệ về nhi m ệ vụ Các phụ thu c ộ Các ngu nồ l cự
Để gi i ả thích chu kỳ l p ậ kế ho ch ạ làm vi cệ
Để nh n ấ m nhạ t mầ quan tr ngọ c aủ ranh gi iớ công vi cệ
Nêu b tậ đ cặ đi mể c aủ m tộ kế ho ch ạ làm vi cệ t tố
Trang 65thường không nhỏ h n ơ 7 người/giờ làm vi c ệ
thường không nhi uề h nơ 70 người/giờ làm vi c ệ
thường không sử d ng ụ nhi uề h nơ 2 ngu nồ
thường xuyên có m tộ văn b nả nhi mệ vụ xác đ nh ị
Trang 67kế ho chạ ho tạ đ ngộ
đ nh ị nghĩa kế ho ch ạ
Các ho t ạ đ ng ộ c n ầ đ t ạ
đ ượ các k t c ế quả bàn giao m c ố đã đ ượ xác c
đ nh ị trong WBS
K tế quả bàn giao
Xác đ nh ị k t ế quả bàn giao
Trang 69of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.69
Xác đ nh ị các nhi m ệ vụ phụ thu c ộ
Không bị c nả trở do các ngu nồ trong giai đo nạ này
H iỏ “Công vi cệ gì c nầ hoàn thành trướ khi nhi mc ệ vụ
này có thể b tắ đ uầ ?”
H iỏ “Nh ngữ nhi mệ vụ gì có thể đượ th cc ự hi nệ khi công
vi cệ này k tế thúc?”
Gi mả t iố đa m tộ chu iỗ dài các nhi mệ vụ phụ thu cộ
Th cự hi nệ các nhi mệ vụ song song v iớ nhau khi có thể
Xem xét nh ngữ kho ngả cách
Xem xét sự ch ngồ chéo
Chuy nể các thông tin phụ thu cộ vào thành m tộ công cụ
l pậ kế ho chạ
Trang 71of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.71
Các ngu n ồ c a ủ dự án đ ượ cam k t c ế để đ t ạ đ ượ m c c ụ tiêu c a ủ dự án các
ngu n ồ đ ượ Qu n c ả trị viên dự án tổ ch c ứ và chỉ đ o ạ để đ t ạ đ ượ m c c ụ tiêu
c a ủ dự án trong ph m ạ vi chi phi và l ch ị trình cho phép.
Các lo i ạ ngu n ồ tiêu bi u ể bao g m ồ :
Ngu n ồ l c ự c a ủ dự án là nh ng ữ gì?
Con ngườ - là nh ngi ữ ngườ đi ượ l ac ự ch nọ cho đ iộ dự án Họ
thể hi nệ các kinh nghi mệ và kỹ năng s nẵ sàng để hoàn thành
m cụ tiêu
Thi tế bị - Thi tế bị c nầ thi tế cho dự án Nó có thế bao g mồ từ
nh ngữ thi tế bị l nớ đ nế máy tính và nh ngữ công cụ ki mể tra đ cặ
bi tệ
Văn phòng ph mẩ - là nh ngữ đồ dùng c nầ thi tế cho dự án Nó
có thể bao g mồ nh ngữ thứ từ gi yấ và bút chì đ nế đĩa m mề và các đồ v tậ khác
Tài chính - các ngu nồ tài chính là ti nề đôla và các cam k tế c nầ
thi tế để thu đượ khi c nc ầ thi tế , ngu nồ thu nh pậ c aủ dự án
Trang 731 Chia nhỏ m t ộ giai đo nạ l nớ và ph cứ t pạ (t cứ là kế ho ch ạ qu nả
lý) thành nhi uề nhi mệ vụ có thể qu n ả lý được
2 Xác đ nhị ph mạ vi và m cụ tiêu c aủ t ngừ nhi mệ vụ
3 Xác đ nhị nh ngữ ngu nồ nào c nầ để th c ự hi nệ t ngừ nhi mệ vụ
4 Xác đ nhị th iờ gian c nầ sử d ng ụ ngu nồ c aủ t ngừ nhi mệ vụ
9 Tiêu chu nẩ hoá dự án để có thể giám sát đ ược
10 Đ aư ra vi cệ b oả trì đ nơ gi nả và c pậ nh tậ các công vi cệ th cự tế
Trang 74 M tộ kế ho ch ạ làm vi cệ t tố xác đ nhị được các m cụ tiêu và
ph mạ vi c aủ lượng công vi cệ có thể qu n ả lý được
Nó xác đ nhị sự nỗ l c ự , ngu nồ và l chị trình sẽ đáp ng ứ nhu
c uầ c aủ t ngừ m cụ tiêu
Nó r tấ th cự tế và bao g m ồ ph nầ dự phòng
Nó sử d ng ụ các ngu nồ hi uệ quả và h p ợ lý
Nó thi tế l pậ m tộ tiêu chu nẩ để ki m ể tra ti nế trình công vi cệ
Nó r tấ dễ duy trì vì luôn s n ẵ có nhi uề thông tin
Trang 76of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.76
L p ậ báo cáo và ki m ể soát dự án các m c ụ tiêu
Để có thể :
Ch ngứ minh sự c nầ thi tế trong vi cệ l pậ báo cáo và ki mể
soát dự án hi uệ quả và gi iả thích các l iợ ích
Để nh nậ bi tế các phươ pháp và kỹ năng khác nhau có ng
thể đượ sử d ngc ụ cho vi cệ l pậ báo và ki mể soát dự án
Đánh giá t mầ quan tr ngọ c aủ vi cệ trình bày các thông tin
hhi nệ tr ngạ h pợ lý cho các thính giả khác nhau
Đánh giá t mầ quan tr ngọ cuả m tộ chu kỳ ki mể soát dự án
đượ xác đ nhc ị
Trang 78Hi uể sự nh ả hưởng c aủ công vi cệ tương lai
Đ aư ra nh ngữ quy tế đ nhị h pợ lý d aự trên thông tin xác th cự
Qu nả trị viên dự án, tr ưởng nhóm và thành viên nhóm
Trang 80of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.80
Dự ánGiai đo nạ
1 2 3 4 5
Chi ti t ế đ i ộ dự án
Quan sát bên ngoài
Trang 82ki mể soát khác
gi iả pháp
l pậ báo cáo
hi nệ tr ngạ
xu hướng ngu nồ
tài chính thay đ iổ
nỗ l c ự báo cáo và phân tích ti nế
trình Tái đ nhdự án ị hướng
Các b ướ c
Trang 83B/c Ban điều hànhB/c Quản trị viên dự án
B/c trưởng nhóm
B/c thành viên nhóm
kế hoạch quản lý
kế hoạch công
việc chi tiết
kế hoạch công
việc chi tiết
danh mục nhiệm vụ
kế hoạch quản lý
Trang 87 Kế ho ch ạ th c ự tế, đúng lúc d a ự trên thông tin đ ượ c
báo cáo ở m c ứ nhóm, qu n ả lý, đi u ề hành
Các ph ươ ng pháp trình bày đa d ng ạ thích h p ợ v i ớ
t ng ừ đ i ố t ượ ng và công vi c ệ đ ượ c giao
Yêu c u ầ môi tr ườ ng hỗ trợ về truy n ề thông
Trang 90
of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.90
Các thành viên tham gia dự án c n ầ được khuy nế khích đ iố
v iớ các tài li uệ về sự ki n ệ hay các thay đ iổ đề xu t ấ khi họ
Trang 91of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.91
Qu n ả lý thay đ i ổ và v n ấ đề T i ạ sao?
Hai trong số nh ng ữ lý do thông th ườ ng nh t ấ đ i ố v i ớ
sự th t ấ b i ạ c a ủ dự án:
Không nh n ậ ra sự thay đ i ổ và v n ấ đề, và
Không qu n ả lý hi u ệ quả nh ng ữ v n ấ đề này
Trang 92• nice to have
các ngu nồ cụ thể c a ủ dự án
rà xét
ki mể soát
ch tấ lượng chuy nể đ iổ
năng
Trang 96 Vi c ệ qu n ả lý v n ấ đề và thay đ i ổ là y u ế tố
chủ y u ế trong ph m ạ vi ki m ể soát dự án
Trang 98 Nh ng ữ vi c ệ thi t ế l p ậ và các nhi m ệ vụ kế
ti p ế nào c n ầ đ ượ c th c ự hi n ệ để tri n ể khai
CM đ ượ c hi u ệ quả
Các công cụ CM có thể giúp như thế nào
Trang 100of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.100
Qu n ả lý c u ấ hình
th c ự hi n ệ hai ch c ứ năng chính
Cung c p ấ vi c ệ truy c p ậ an toàn và đ n ơ gi n ả
Trang 101c p ậ nh t ậ , đã đ ượ c ki m ể tra và phát hành
Ki m ể soát thay đ i ổ cuả các k t ế quả bàn giao, đ m ả
b o ả các k t ế quả này đ ượ c l u ư theo đúng thứ tự
Cung c p ấ vi c ệ l p ậ báo cáo về hi n ệ tr ng ạ c a ủ các k t ế
quả bàn giao và nh ng ữ thay đ i ổ c a ủ chúng
Các kỹ thu t ậ và quy trình
Trang 103L yấ m cụ để c pậ
nh tậ
(2)
Các ch c ứ năng qu n ả lý c u ấ hình
Trang 107of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.107
Hoàn t t ấ dự án là vi c ệ gi i ả thể tổ
ch c ứ và môi tr ườ ng dự án theo
ph ươ ng th c ứ đã đ ượ c n ấ đ nh ị sau khi đã đ t ạ đ ượ c các m c ụ tiêu c a ủ
dự án và t t ấ cả các nhi m ệ vụ trong
kế ho ch ạ làm vi c ệ chi ti t ế đ ượ c hoàn thành.
Hoàn thi n ệ dự án
Trang 108of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.108
Nguyên t c ắ
Quy trình đ i ố v i ớ vi c ệ hoàn t t ấ dự án c n ầ
đ ượ c l p ậ kế ho ch ạ v i ớ sự chú ý vào t ng ừ chi ti t ế gi ng ố như các giai đo n ạ khác c a ủ
dự án
Vai trò và trách nhi m ệ con ng ườ i tr i ả qua
sự thay đ i ổ l n ớ vào th i ờ đi m ể cu i ố cùng
c a ủ dự án
Các kế ho ch ạ đ i ố v i ớ vi c ệ hoàn t t ấ dự án
c n ầ lên l ch ị các ho t ạ đ ng ộ yêu c u ầ c a ủ Rà xét sau th c ự hi n ệ
Trang 112m t ộ m c ụ tiêu không đ ượ c nói rõ!
C i ả ti n ế quy trình dự án có thể đ ượ c xác
đ nh ị
nó cũng ph i ả đ ượ c tri n ể khai!
Trang 113of IT
ª Dept. of SE, 2001 SEII.113
Các nhân tố thành công
Kế ho ch ạ làm vi c ệ toàn di n ệ đ ượ c xây d ng ự
Vi c ệ đánh giá quá trình tri n ể khai đ ượ c ti n ế
Trang 114 Vi cệ gi iả thể theo thứ tự cơ c u ấ dự án yêu c u ầ sự
c nẩ th nậ không kém vi cệ xây d ngự nên dự án
Rà xét sau th cự hi nệ là m tộ cơ h i ộ t tố đ iố v iớ
nghiên c uứ c aủ cá nhân cũng như tổ ch c ứ
Nh ngư
Nó ph iả được l pậ kế ho ch ạ và ti nế hành để đ m ả
b oả vi cệ t pậ trung tích c cự vào các m cụ tiêu kinh
doanh c aủ dự án và tổ ch c ứ