BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN KHOA KINH TẾ QUẢN TRỊ TIỂU LUẬN KẾT MÔN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC TÌNH HUỐNG SỐ 17 NHÓM SVTH NHÓM 9 Lớp Sáng thứ 3 GVGD ThS Lưu Hoàng Giang TP HCM, tháng 04[.]
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ
TIỂU LUẬN KẾT MÔN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC
TÌNH HUỐNG SỐ 17
NHÓM SVTH: NHÓM 9 Lớp : Sáng thứ 3
GVGD : ThS Lưu Hoàng Giang
Trang 2TP.HCM, tháng 04 năm 2021
BẢNG ĐÁNH GIÁ % THAM GIA NHÓM
2
3
4
5
6
Trang 3MỤC LỤC
PHẦN 1: TÌNH HUỐNG SỐ 17 trang 3 PHẦN 2: LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN TÌNH HUỐNG trang 4
I HOẠCH ĐỊNH trang 4
1 Khái niệm và tác dụng của hoạch định trang 4
2 Mục tiêu nền tảng của hoạch định trang 4
3 Quá trình hoạch định chiến lược trang 4
4 Hoạch định tác nghiệp trang 5
II TỔ CHỨC trang 5
1 Khái niệm và nguyên tắc xây dựng cơ cấu
tổ chức của doanh nghiệp trang 5
2 Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức trang 6
3 Xây dựng cơ cấu tổ chức trang 6
4 Sự phân quyền trang 7 PHẦN 3: GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG trang 9
Trang 4PHẦN 1: TÌNH HUỐNG SỐ 17
Ông Vân là giám đốc công ty “Thành Lợi”, là công ty chuyên sản xuất các loại động
cơ Đây là một công ty có đội ngũ kỹ sư và công nhân kỹ thuật giỏi, đồng thời công ty lại mới trang bị một số máy móc thiết bị hiện đại của nước ngoài, do vậy sản phẩm của công ty luôn đạt chất lượng cao, có uy tín với khách hàng và có một vị trí thuận lợi trên thị trường Tuy vậy, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây có những dấu hiệu xấu Trước tình hình đó, ông Vân quyết định thành lập một ban tham mưu Ban này tập hợp những chuyên gia giỏi và có nhiều kinh nghiệm của các ngành kinh tế, tài chính, quản lý, kỹ thuật và luật, nhiệm vụ của Ban tham mưu là tìm các nguyên nhân gây ra tình trạng trì trệ hiện nay Ông Vân đã chỉ định ông Thanh làm trưởng ban và uỷ nhiệm cho ông Thanh làm lãnh đạo ban tham mưu thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra Trong quá trình hoạt động, các thành viên của ban tham mưu làm việc rất thận trọng và có trách nhiệm Sau một thời gian Ban tham mưu đã hoàn thành nhiệm vụ và trình lên giám đốc một bản báo cáo chi tiết, theo đó các nguyên nhân gây
ra tình trạng trì trệ chủ yếu bắt nguồn từ những thiếu sót về quản trị của một số phòng ban và phân xưởng với những số liệu chứng minh đầy tính thuyết phục Kèm theo bản báo cáo là một kế hoạch nhằm sửa chữa những sai sót mà công ty đã mắc phải Tuy nhiên, phó giám đốc và các trưởng phòng có liên quan đều phản bác những kết luận của Ban tham mưu và cho rằng ban này đã can thiệp quá sâu vào công việc của các bộ phận Đồng thời đề nghị giám đốc hủy bỏ những kết luận của ban tham mưu
Trang 5PHẦN 2: LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN TÌNH HUỐNG
1 Khái niệm và tác dụng của hoạch định:
- Khái niệm: Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu là xác định
biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó
- Tác dụng của hoạch định có 3 lợi ích quan trọng sau:
+ Nhận diện các thời cơ kinh doanh trong tương lai
+ Dự kiến trước và tránh khỏi những nguy cơ, khó khăn
+Triển khai kịp thời các chương trình hoạt động
2 Mục tiêu nền tảng của hoạch định:
- Mỗi chức năng quản trị đều phải hướng về mục tiêu đã định của tổ chức,
nhưng chức năng hoạch định giữ vai trò chủ đạo trên tiến trình đạt mục tiêu Nói cách khác mục tiêu là nền tản của hoạch định
- Khái niệm về mục tiêu: là những mong đợi mà nhà quản trị muốn đạt được
trong tương lai cho tổ chức của mình, là phương tiện để đạt tới sứ mạng
- Vai trò của mục tiêu: mục tiêu thường là những mốc cụ thể, linh hoạt, phát
triển tường bước hướng đến mục tiêu lâu dài của tổ chức Mục tiêu là những trạng thái mong đợi có thể có và cần phải có bởi hệ thống bị quản trị tại một thời điểm hoặc sau một thời gian nhất định Vì quản trị kinh doanh hoặc phi kinh doanh được xem như vừa là cơ cấu có tính cách tĩnh vừa là quá trình hoặc tiến trình có tính cách động
- Các yêu cầu:
+ Đảm bảo tính liên tục và kế thừa
+ Phải rõ ràng bằng các chỉ tiêu định lượng là chủ yếu
+ Phải tiên tiến để thể hiện được sự phấn đấu của các thành viên
+ Xác định rõ thời gian thực hiện
+ Có tính hiện thực – đã phấn đấu thì phải đạt được
Trang 6- Quản trị bằng mục tiêu là các quản trị thành viên thông qua việc mọi thành
viên tự mình xác định mục tiêu, tự mình quản lý và thực hiện các mục tiêu
mà họ đã đề ra
3 Quá trình hoạch định chiến lược:
a Tiến trình hoạch định chiến lược:
- Bước 1: Xác định, sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức.
- Bước 2: Phân tích những đe dọa và cơ hội của môi trường.
- Bước 3: Đánh giá những điểm mạnh và những điểm yếu của tổ chức.
- Bước 4: Xây dựng các chiến lược để lựa chọn.
- Bước 5: Triển khai chiến lược.
- Bước 6: Xây dựng các kế hoạch tác nghiệp.
- Bước 7: Kiểm tra và đánh giá kết quả.
- Bước 8: Lặp lại tiến trình hoạch định.
b Những công cụ để hoạch định chiến lược trong các doanh nghiệp lớn:
- Ma trận phát triển – tham gia thị trường (Growth share Matrix).
- Những khuôn mẫu chu kỳ đời sống: (Lifecyle pattems).
- Những chiến lược tổng loại.
- Ma trận BCG mới (New BCG Matrix).
- Ma trận kết hợp điểm yếu – điểm mạnh với cơ hội – nguy cơ (SWOT).
4 Hoạch định tác nghiệp:
- Khái niệm: hoạch định tác nghiệp những hoạch định kiên quan đến việc
triển khai các chiến lược trong những tình huống cụ thể và ở nững thời gian ngắn
- Tiến trình: hoạch định tác nghiệp có thể mô tả bằng quá trình xác định kế
hoạch cho những hoạt động không lặp lại và kế hoạch thường xuyên
+ Kế hoạch chỉ sử dụng một lần: những hoạt động không có khả năng lặp lại ở tương lai
+ Kế hoach thường xuyên: những hoạt động của đơn vị được đánh giá có khả năng hoặc chắc chắn được lặp lại ở tương lai
Trang 71 Khái niệm và nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:
- Khái niệm: Tổ chức là một trong những chức năng của quản trị liên quan đến
các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu và các cấp tức là quan hệ hàng dọc để đảm bảo những hoạt động cần thiết xác lập các mối quan hệ kệ về nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó
- Mục tiêu của chức năng là tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi
khi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức
- Các nguyên tắc của tổ chức quản trị:
+ Thống nhất chỉ huy
+ Nguyên tắc hiệu quả
+ Nguyên tắc gắn liền
+ Nguyên tắc cân đối
+ Nguyên tắc linh hoạt
- Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức:
+ Bộ máy tổ chức chỉ có thể xây dựng khi tổ chức đã xác định được mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp
+ Môi trường vĩ mô và môi trường vi mô của doanh nghiệp
Công nghệ hoặc kỹ thuật sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ chính của doanh nghiệp
+ Các nguồn lực của doanh nghiệp đặc biệt là nguồn nhân lực
+ Tuân thủ nghiêm túc tiến trình của chức năng tổ chức
2 Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức:
- Tầm hạn Quản trị: là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà
một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất
- Quyền hành trong quản trị là chức năng cho phép chúng ta yêu cầu người khác
phải hành động theo chỉ đạo của mình, nguyên phân là công cụ của nhà quản trị, muốn quản trị phải có quyền
- Phân cấp quản trị chính là sự phân chia hay ủy thoát bớt quyền hành của nhà
quản trị cấp trên cho nhà quản trị cấp dưới; Mục đích của việc phân cấp chủ
Trang 8yếu là để nhằm tạo điều kiện cho xí nghiệp đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu của tình hình
3 Xây dựng cơ cấu tổ chức:
- Khái niệm: xây dựng bộ máy tổ chức hay cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ
phận, các đơn vị, trong một tổ chức thành một thể thống nhất, Với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi khi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung
- Các tiêu chuẩn để hình thành các bộ phận trong tổ chức:
+ Phân công và thành lập các đơn vị theo số lượng nhân viên, tức là tách những nhân viên làm những công việc như nhau trong xí nghiệp thành những
bộ phận
+ Phân công và thành lập đơn vị theo thời gian làm việc
+ Phân công vào thành lập đơn vị theo các chức năng hay nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, xí nghiệp
+ Phân công và thành lập đơn vị theo lãnh thổ
+ Phân công và thành lập đơn vị theo sản phẩm
+ Phân công và thành lập theo đơn vị khách hàng phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt nhau của từng loại khách hàng
- Các mô hình bộ máy tổ chức phổ biến:
+ Cấu trúc đơn giản
+ Cấu trúc chức năng
+ Cấu trúc phân ngành
+ Mô hình hỗn hợp trực tuyến chức năng
Cơ cấu tổ chức ma trận hay cơ cấu tổ chức theo dự án
+ Tổ chức theo lý thuyết Z
- Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý được tiến hành theo trình tự các nội
dung sau:
+ Trình bày rõ mục đích và mục tiêu trước mắt và lâu dài của xí nghiệp
Trang 9+ Xác định những hoạt động quan trọng cần thiết phải thực hiện để đạt được mục đích, kết quả mong muốn
+ Xếp loại những hoạt động theo chức năng để phân công cho tập thể đảm nhận
+ Hình thành mô hình tổ chức bộ máy với sự kết hợp những chức năng quan trọng nhất cấu thành được thiết kế chặt chẽ theo các phương án
+ Hoàn tất sơ đồ cơ cấu tổ chức
+ Triển khai cơ cấu tổ chức đã duyệt
- Các cấp bậc quản lý chức năng tổ chức và những chức năng cơ bản của chúng:
+ Cấp bậc I: Gồm những người quản lý hàng đầu phụ trách công tác chỉ đạo đường lối chiến lược hành chính tổng quát của toàn bộ tổ chức
+ Cấp bậc II : gồm những người quản lý trung gian đứng đầu các ngành ngành chuyên môn của tổ chức
+ Cấp bậc III: gồm những người quản lý chỉ đạo thực hiện các công việc cụ thể trong các ngành chuyên môn của tổ chức
4 Sự phân quyền:
- Khái niệm: Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành
cho mọi người để tạo ra khả năng sử dụng những quyết đoáncủa họ thông qua việc trao trả cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra các chỉ thị
- Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ
chức
- Mức độ phân quyền càng lớn khi:
+ Số lượng các quyết định được đề ra ở các cấp tổ chức thấp hơn càng nhiều + Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp trong tổ chức càng quan trọng + Càng có nhiều chức năng chịu tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp thấp hơn trong tổ chức
+ Một nhà quản trị càng ít phải kiểm tra một quyết định cùng với những người khác
- Ủy quyền là vị tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một
hoạt động nhất định
Trang 10- Mục đích chủ yếu của việc ủy quyền là làm cho việc xây dựng một tổ chức
thực hiện được
- Quá trình ủy quyền:
1 xác định các kết quả mong muốn
2 giao nhiệm vụ
3 giao quyền hạn để hoàn thành các nhiệm vụ và yêu cầu người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ
4 Kiểm tra theo dõi
- Những nguyên tắc ủy quyền:
+ Người được ủy quyền phải là cấp dưới có thể trực tiếp làm những công việc
gì đó
+Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người ủy quyền + Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và người được ủy quyền phải đảm bảo và gắn bó với nhau
+ Nội dung ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng + Ủy quyền phải tự giác không được áp đặt
+ Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc + Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền
- Nghệ thuật ủy quyền:
+Sự dễ dãi
+ Sự sẵn sàng chia sẻ
+ Chấp nhận thất bại của người khác
+Sẵn sàng tin cậy cấp dưới
+ Sự sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi
Trang 11PHẦN 3: GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
Câu 1 : Ông giám đốc Vân đã thực hiện chức năng gì trong quản trị?
Ông Vân đã thực hiện chức năng hoạch định, tổ chức,quản trị con người Và những chức năng trên được ông Vân thể hiện thông qua các việc làm và các hành động của ông Ông đã thực hiện thành công chức năng hoạch định đó là trong lúc công ty đang bị trì trệ thì ông lập kế hoạch hoạt động cụ thể như lập
ra các kế hoạch cụ thể như lập ra một ban tham mưu điều tra nguyên nhân gây nên tình trạng trì trệ của công ty,sau đó mới vực công ty trở lại như xưa tức là đưa ra biện pháp giúp công ty vượt khó Tiếp theo về chức năng tổ chức thì ông
đã xác định những việc phải làm,các bộ phận nào được thành lập (ông đã quyết định thành lập ban tham mưu),những ai sẽ làm việc đó (ông Vân đã đưa ra quyết định ban tham mưu gồm ông Thanh làm trưởng ban và những chuyên gia giỏi và có nhiều kinh nghiệm của các ngành kinh tế,tài chính,quản lý, kĩ thuật
và luật để thực hiện nhiệm vụ của mình) Cuối cùng là chức năng quản trị con người Thể hiện ở chỗ ông biết tuyển dụng nhân viên (công ty có đội ngũ và nhân viên có kĩ thuật giỏi),ngoài ra ông biết cách bố trí công việc cho nhân viên của mình 1 cách phù hợp (ông đã đề cử ông Thanh làm trưởng ban và lãnh đạo ban tham mưu thực hiện nhiệm vụ của ông đưa ra)
Trong câu 1 của tình huống trên thuộc chức năng hoạch định,tổ chức :
Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu Định hướng các chức năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Hoạch định giúp đề ra mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, cách thức Đảm bảo
tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi
Trang 12 Tổ chức là việc sắp xếp, bố trí các công việc theo vị trí và giao quyền hạn Sau đó phân phối các nguồn lực của tổ chức đó sao cho chúng góp phần một cách tích cực và có hiệu quả vào những mục tiêu chung của doanh nghiệp
Câu 2: Theo anh (chị) tại sao phó giám đốc và trưởng phòng liên quan lại phản bác kết luận của Ban tham mưu ?
Thứ nhất: có lẽ phó giám đốc và trưởng phòng liên quan đã quá tự tin vào tay nghề, khả năng, kỹ thuật của đội ngũ nhân sự và trang thiết bị
Vì ” Đây là công ty có đội ngũ kỹ sư và công nhân kỹ thuật giỏi”,” công
ty lại mới trang bị một số máy móc thiết bị hiện đại của nước ngoài”
Thứ hai: có thể sự trì trệ của công ty có liên quan đến sự thiếu sót trong công tác quản trị và quá trình quản lí nhân sự của phó giám đốc và trưởng phòng liên quan
Thứ ba: có thể phó giám đốc và trưởng phòng liên quan đã cùng nhau cấu kết, gian lận, không tôn trọng đạo đức nghề nghiệp và quản lí thiếu minh bạch Vì thế, nếu ý kiến của ban tham mưu được chấp thuận thì việc họ bị kỉ luật và mất đi chức vụ là diền chắc chắn Nên họ đã quyết liệt phản đối ý kiến của ban tham mưu
Câu 3: Nếu anh (chị) là giám đốc anh chị sẽ giải quyết tiếp tình huống này như thế nào ?
Nếu em là giám đốc thì em sẽ chưa vội ra quyết định ngay và xem xét cả 2 phía Cho phòng Giám đốc và trưởng các phòng ban có cơ hội cùng chia sẻ và tìm ra hướng giải quyết định đắn nhất Nếu chỉ là những phản bác mang tính lợi ích cá nhân thì quyết định sẽ theo nhận định của các chuyên gia Suy xét và rút
ra điểm chung làm cho việc kinh doanh trở nên trì truệ