3 4 đường tới hạn (critical path)

Mặt khác, nếu bạn quên đánh trứng, làm nóng chảo hoặc nấu trứng, bạn sẽ không có gì ngoài một cái chảo nguội và hai quả trứng.Có nghĩa là, ba bước trong công thức mô tả các nhiệm vụ quan

1 Tổng quan về phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM)

Phương pháp Đường dẫn tới hạn (CPM) là một kỹ thuật đơn giản nhưng mạnh mẽ để phân tích, lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án lớn, phức tạp Nó được sử dụng để xác định đường găng của dự án — chuỗi nhiệm vụ dài nhất phải hoàn thành để toàn bộ dự án hoàn thành

Ví dụ: nếu bạn đang làm bánh mì sandwich, bạn có thể có tất cả bơ, giăm bông và pho mát mà bạn cần, nhưng nếu bạn không có bánh mì, bạn không thể làm bánh mì sandwich Kết luận rằng trong dự án làm bánh mì sandwich thì không có bánh mì là điểm hạn chế của dự án

Mọi dự án, bất kể quy mô hay ngân sách của nó, đều có một số nhiệm vụ cốt lõi quan trọng đối với việc hoàn thành nó Một nhiệm vụ được định nghĩa là quan trọng nếu việc trì hoãn nó sẽ làm chậm quá trình hoàn thành toàn bộ dự án

Làm một việc đơn giản như làm món trứng rán Nếu bạn phải tạo một công thức ngắn để làm món trứng rán, nó sẽ trông giống như sau:

● Đánh tan 2 quả trứng

● Làm nóng chảo, cho bơ / dầu vào khi nóng

● Đổ trứng đã đánh tan vào và nấu trong 5 phút

Có một số công việc khác bạn cần thực hiện để tạo ra món trứng rán ngon Bạn phải nêm trứng với muối và hạt tiêu Có thể thêm một số loại rau và một ít pho mát Có lẽ bạn có thể lật mặt khác để trứng được chín hoàn toàn

Tuy nhiên, những hoạt động này ngoài ba bước cốt lõi trong công thức Ngay cả khi bạn không thực hiện chúng, bạn vẫn sẽ có một món trứng rán Không phải là một món quá ngon, nhưng dù sao cũng là một món trứng rán

Mặt khác, nếu bạn quên đánh trứng, làm nóng chảo hoặc nấu trứng, bạn sẽ không có gì ngoài một cái chảo nguội và hai quả trứng.Có nghĩa là, ba bước trong công thức mô tả các nhiệm vụ quan trọng cần thiết để làm cho dự án làm món trứng rán thành công

(Sơ đồ công việc cho món trứng rán)

Và trình tự của các bước này mô tả con đường quan trọng mà một đầu bếp mới phải thực hiện nếu muốn làm món trứng rán Tóm lại, đây là phương pháp CPM

2. Định nghĩa phương pháp đường găng (CPM)

Theo Cơ quan Quản lý Dự án của Kiến thức (PMBOK) thì Critical Path Method được định nghĩa như sau như sau:

“Critical Path Method là chuỗi các hoạt động được lên lịch để xác định thời gian của dự án.”

Một dự án thành công phải thực hiện theo lịch trình dự án và chúng phải được hoàn thành theo một thứ tự cụ thể Nếu bạn đang xây nhà, bạn không thể xây tường rồi đào móng; bạn phải làm điều đó theo một trình tự Điều quan trọng cần hiểu là CPM mô tả chuỗi nhiệm vụ dài nhất trong dự án Có nghĩa là, trong bất kỳ dự án nào, bạn sẽ có nhiều chuỗi nhiệm vụ CPM sẽ mô tả trình tự mất nhiều thời gian nhất

Ví dụ: nếu bạn đang xây một ngôi nhà, bạn sẽ có một số chuỗi nhiệm vụ như sau:

(Sơ đồ công việc xây nhà -1)

Mỗi nhiệm vụ cần một lượng thời gian và tài nguyên khác nhau Mất nhiều thời gian hơn

để xây tường và lợp mái nhà hơn là lắp đặt vòi nước và đồ đạc Bạn phải tìm ra “Critical Path (đường găng)” của dự án, bạn sẽ xem xét trình tự chiếm nhiều thời gian nhất, như sau:

(Sơ đồ công việc xây nhà -2)

Tổng thời gian cần thiết để hoàn thành trình tự dọc theo con đường quan trọng này sẽ là thời lượng tối thiểu của dự án

Bạn có thể thực hiện đồng thời một số chuỗi nhiệm vụ phụ, nhưng nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào trong chuỗi nhiệm vụ chính, thì dự án của bạn cũng sẽ bị chậm trễ

3. Thuật toán xác định Critical path (đường găng)

CPM về cơ bản là một thuật toán để ra quyết định Thuật toán này lấy thời gian bắt đầu, thời lượng và thời gian kết thúc của nhiệm vụ để tìm ra hoạt động nào "quan

trọng" đối với dự án.

Hãy xem xét một ví dụ để hiểu rõ hơn về thuật toán đường găng Giả sử bạn có một danh sách các nhiệm vụ như hình dưới đây Cột C và D liệt kê các nhiệm vụ phải hoàn thành để hoạt động bắt đầu và thời gian của hoạt động tương ứng

(Bảng công việc làm dự án ABC)

Vì mục tiêu của người quản lý dự án là hoàn thành dự án nhanh nhất có thể (tất nhiên là không ảnh hưởng đến chất lượng), chúng tôi sẽ cố gắng tìm thời gian kết thúc sớm nhất cho mỗi hoạt động

Để thực hiện việc này, hãy sắp xếp tất cả các nhiệm vụ thành một sơ đồ và ghi chú thời lượng của chúng bên cạnh ID nhiệm vụ Các mũi tên chỉ ra trình tự của các

hoạt động Chúng tôi sẽ đánh dấu thời gian “Bắt đầu sớm nhất” (Earliest Start - ES) ở bên trái của hoạt động và thời gian “Kết thúc sớm nhất” (Earliest Finish) ở

bên phải

(Sơ đồ chuỗi nhiệm vụ cho dự án ABC -1)

Đánh dấu “Thời gian bắt đầu” (Time Start - S) ở bên trái và bên phải của hoạt động đầu tiên Thông thường, đây sẽ là 0

Bây giờ hãy đánh dấu thời gian “Bắt đầu sớm nhất” (ES) của mỗi hoạt động Cũng chính là giá trị lớn nhất của hoạt động ngay trước nó, chính là giá trị của “Thời gian kết thúc sớm nhất” (EF) Ví dụ: ES (B) = EF (A) , A là hoạt động trước B Nếu hoạt động có hai hoạt động trước, hoạt động có thời gian EF muộn hơn sẽ cung cấp cho bạn ES của hoạt động Ví dụ: ES (G) = EF (F) = 80 Vì EF (F) > EF (D), dù D và F đều là hoạt động trước G

(Sơ đồ chuỗi nhiệm vụ cho dự án ABC -2)

EF của một hoạt động được cung cấp bởi Thời gian bắt đầu sớm nhất (ES) và thời lượng (t) của nó, tức là ES + t Ví dụ: ES (B) = 0 và thời gian hoàn thành công việc B là t= 10 ngày EF (B)= 0+10=10.⇒ EF (B)= 0+10=10

(Sơ đồ chuỗi nhiệm vụ cho dự án ABC -3)

Con đường dài nhất sẽ là “Critical path”

⇒ EF (B)= 0+10=10

Giá trị bên phải trong công việc cuối cùng trong chuỗi (công việc H) là thời

⇒ EF (B)= 0+10=10

gian tối thiểu để hoàn thành dự án (100 ngày)

4. Định nghĩa Float trong CPM

Trong quản lý dự án, "float" xác định khoảng thời gian mà một nhiệm vụ có thể bị trì hoãn mà không gây ra sự chậm trễ trong:

● Bất kỳ nhiệm vụ phụ thuộc nào tiếp theo - được gọi là "free float"

● Bất kỳ sự chậm trễ nào trong dự án tổng thể - được gọi là "total float"

Bất kỳ hoạt động hoặc nhiệm vụ nào mà “đường găng” không có float Nghĩa là bạn không thể trì hoãn hoạt động đó Nếu không sẽ gây trì hoãn đến dự án

Tuy nhiên trong thực tế có rất nhiều hoạt động trong dự án có thể bị trì hoãn Việc định lượng độ trễ này được gọi là “float”

Ví dụ: khi bạn đang làm món trứng rán, "Làm nóng chảo" không có “float” vì nó nằm trên đường quan trọng

Tuy nhiên, nêm gia vị cho trứng có rất nhiều “float” Bạn có thể thêm muối vào hỗn hợp trứng sống khi trứng đang nấu và ngay cả sau khi trứng đã chín

Việc tính toán “float” rất quan trọng để phân phối các nguồn lực tốt hơn Nếu một hoạt động có “float” cao, bạn có thể chuyển tài nguyên của nó sang một nhiệm vụ có mức độ

ưu tiên cao hơn

Nói chung, các hoạt động “float” cao sẽ bị hạ thấp trong danh sách ưu tiên, trong khi những hoạt động trên “đường găng” (hay còn gọi là các hoạt động ‘zero float’) sẽ được chú ý hàng đầu

5 Quy trình sử dụng phương pháp đường găng

5.1 Xác định hoạt động dựa trên WBS

Bước đầu tiên của quy trình CPM là liệt kê tất cả các hoạt động cần thiết để tạo sản phẩm phân phối ở mỗi cấp của WBS

Ví dụ: nếu bạn đang làm một chiếc bánh sandwich, bạn có thể có các hoạt động sau đây được liên kết với nó:

(Danh sách công việc để tạo ra một chiếc bánh sandwich - 1)

Danh sách các hoạt động này sẽ hình thành nền tảng của CPM, vì vậy hãy làm thật cẩn thận

5.2 Xác định tất cả yếu tố phụ thuộc

Bất kỳ dự án nào cũng có hai loại nhiệm vụ:

● Các nhiệm vụ phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác để hoàn thành

● Các nhiệm vụ độc lập với những người khác và có thể được thực hiện song song với những người khác, tức là các nhiệm vụ đồng thời

Ví dụ: nếu đang làm bánh sandwich, bạn có thể mua đồng thời bánh mì, rau, pho mát và thịt gà Bạn cũng có thể cắt nhỏ rau khi gà đang nấu Do đó, đây sẽ là những nhiệm vụ

đồng thời.

Tuy nhiên, mua bánh mì và nướng bánh mì là những công việc phụ thuộc Do đó, bạn không thể nướng bánh mì nếu bạn không mua nó

Bước tiếp theo trong quy trình CPM là thiết lập nhiệm vụ nào phụ thuộc và nhiệm vụ nào đồng thời Xem qua danh sách các hoạt động của bạn và xác định nhiệm vụ nào phụ thuộc vào từng hoạt động và theo thứ tự như thế này:

(Danh sách công việc để tạo ra một chiếc bánh sandwich - 2)

Một danh sách các nhiệm vụ phụ thuộc được gọi là chuỗi hoạt động Bạn sẽ sử dụng các trình tự này để tìm ra đường găng

5.3 Tạo sơ đồ mạng (network diagram)

Khi bạn đã xác định tất cả các nhiệm vụ chính và sự phụ thuộc của chúng, đã đến lúc tạo

sơ đồ mạng, còn được gọi là biểu đồ phân tích đường găng (critical path analysis

chart).

(Biểu đồ phân tích đường găng làm bánh sandwich - phác thảo)

5.4 Ước tính thời lượng của mỗi hoạt động

Để tính đến các khoản ước lượng thời gian, người ta thường sử dụng ba ước tính cho mỗi hoạt động:

● Tình huống tốt nhất, tức là thời lượng ngắn nhất (A)

● Kịch bản bình thường, tức là thời lượng dự kiến (B)

● Trường hợp xấu nhất, tức là thời lượng dài nhất (C)

Mức trung bình của ba trường hợp này sẽ cung cấp cho bạn ước tính hợp lý về thời lượng của mỗi hoạt động

Thời lượng hoạt động = (A + B + C) / 3

Nếu bạn đang xử lý các hoạt động mà bạn đã thực hiện nhiều lần trong quá khứ, bạn có thể sẽ biết rõ hơn về thời lượng của nó Trong trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng giá trị trung bình có trọng số, ưu tiên bổ sung cho kịch bản “bình thường” (B) theo sự tự tin của riêng bạn

Thời lượng hoạt động có trọng số = (A + 2B + C) / 4

Liệt kê thời lượng (t) của mỗi hoạt động bên cạnh tên của nó trong sơ đồ mạng

(Biểu đồ phân tích đường găng làm bánh sandwich - đã có ước lượng thời gian )

5.5 Tính toán đường găng

Theo như cách tính ES và EF đã được đề cập ở trên Ta có:

(Biểu đồ phân tích đường găng làm bánh sandwich)

5.6 Xác định Float (tùy chọn)

Float, như tôi đã đề cập trước đó, là khoảng thời gian mà một hoạt động có thể bị trì hoãn

mà không gây ra sự chậm trễ trong dự án

Tính toán “float” cho tất cả các hoạt động có thể giúp lập kế hoạch phân phối nguồn lực Nếu một hoạt động có mức “float” cao, bạn có thể chuyển nguồn lực từ nó sang một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn

Để xác định float, hãy làm theo quy trình sau:

● Tìm chuỗi hoạt động dài thứ hai trong sơ đồ mạng

● Trừ tổng thời lượng của nó với thời lượng của đường găng

● Sự khác biệt giữa hai thời lượng sẽ cung cấp cho bạn giá trị “float” cho mỗi hoạt động trong chuỗi thứ hai

● Nếu có bất kỳ hoạt động chung nào trong cả hai chuỗi, nó sẽ có giá trị thực là 0 vì

nó cũng nằm trên đường quan trọng

Bạn có thể làm điều này cho tất cả các chuỗi khác để xác định số lượng “float” cho mọi hoạt động

Ví dụ, trong sơ đồ bên dưới, các hoạt động E, F, G, H và I tạo nên đường găng Tổng thời lượng của họ là 100 giờ

Các hoạt động B, C, D và E tạo thành chuỗi dài thứ hai với tổng thời lượng là 90 giờ

(Biểu đồ phân tích đường găng làm bánh sandwich - tính float)

Sự khác biệt giữa tổng thời lượng của họ là 10 giờ Tuy nhiên, vì các hoạt động E là phổ biến và nằm trong đường găng, nó sẽ không có float

Do đó, B, C, D - là các nhiệm vụ phụ trong dãy thứ hai - sẽ có “float” là 10

6 Đánh giá phương pháp đường găng

Trong thế giới thực, bạn sẽ hiếm khi sử dụng sơ đồ mạng để lập biểu đồ cho đường găng Thay vào đó, bạn sẽ sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa các nhiệm vụ và sự phụ thuộc của chúng

Tuy nhiên, việc tạo sơ đồ mạng và ánh xạ các đường dẫn quan trọng theo cách thủ công

có thể giúp bạn hiểu khái niệm này tốt hơn

(THAM KHẢO)

d Vì sao nên trực quan hoá Critical Path bằng biểu đồ Gantt?

● Lập kế hoạch dự án và vẽ đường critical path bằng đồ họa nhằm dễ kiểm soát các công việc này để đảm bảo dự án về đích đúng kế hoạch theo mục tiêu ban đầu

● Ví dụ sử dụng sơ đồ gantt có hỗ trợ critical path để hiển thị đường này

Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa Critical Path

Cần xem xét góc độ nào gì để đảm bảo tiến độ dự án?

Sau khi đã xác định được critical path, bạn nên xem xét lại các công việc trên critical path này dưới 2 góc độ để đảm bảo chắc chắn hơn cho tiến độ dự án:

● Đánh giá lại thời gian

● Đánh giá lại nguồn lực

Nên làm gì để phát hiện ra nguy cơ trễ tiến độ bằng Critical Path?

Đặt cảnh báo ở mức độ cao hơn theo cơ cấu tổ chức dự án khi việc này có nguy cơ chậm tiến độ (chỉ số SPI)

Ví dụ: Công việc không thuộc critical path (công việc bình thường) có nguy cơ chậm thì cảnh báo đến người phụ trách, người phối hợp, quản trị dự án; …

Công việc thuộc critical path mà có nguy cơ chậm thì ngoài gửi cảnh báo như công việc bình thường khi đó sẽ gửi đến các line khác trong cơ cấu dự án như: Điều phối viên, Trưởng ban chỉ đạo, Trợ lý, Giám đốc dự án

Nếu công việc trên Critical Path đã bị trễ thì nên làm gì?

Khi 1 công việc trên critical path bị chậm, bạn cần và nhất thiết quản lý phê duyệt thay đổi (Change Request) nhằm đảm bảo mọi sự chậm trễ hoặc ảnh hưởng chậm trễ đến dự

án đều được phê duyệt

Kích hoạt Project Status Light để các bên liên quan trong cơ cấu tổ chức dự án nắm được

và tìm giải pháp có thể như bổ sung nguồn lực để đẩy nhanh tiến độ các công việc khác trên critical path

Trong trường hợp tiếp tục không cải thiện được tình hình dự án có thể được đưa sang trạng thái thành lập hội đồng đánh giá (HC) nhằm đưa ra các giải pháp và chỉ đạo để dự

án về đích kịp tiến độ