Tiểu luận áp dụng phương pháp đường tới hạn cho dự án phát triển mẫu

Bởi vì thời gian của dự án gấp rút, để đảm bảo cho thời gian hoàn thành và linh hoạt trong sáng tạo, thiết kế mẫu với sự linh hoạt nhất, ban giám đốc đã đưa ra lựa chọn thực hiện dự án n

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày này, quản trị vận hàng chuỗi cung ứng nói chung, quản trị dự án nói riêng là công việc rất quan trọng trong kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp Nhà quản lý ngoài tầm nhìn, khả năng quản lý còn phải có khả năng lựa chọn và đưa ra phương pháp phù hợp nhất để tiến hành dự án của mình quản lý

Cùng với phương pháp sơ đồ mạng PERT, Phương pháp đường tới hạn CPM tuy ra đời từ những năm 1950, nhưng hiện nay vẫn được áp dụng một cách rộng rãi trong hoạt động hoạch định và thực hiện dự án của các doanh nghiệp trên khắp thế giới Giám đốc dự án của Công ty Cổ Phần Gốm Việt Thanh lựa chọn áp dụng phương pháp CPM vào trực tiếp dự án của doanh nghiệp và dễ dàng điều chỉnh cho phú hợp nhất với nhu cầu dự án của doanh nghiệp đưa ra, cùng tìm hiểu về dự án “phát triển mẫu Gốm mới áp dụng phương pháp đường tới hạn CPM Bài làm còn có nhiều sai sót, mong cô góp ý để hoàn thiện

Cảm ơn cô!

GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG TỚI HẠN – CRITICAL PATH METHOD

Trong những năm 1950, DuPont (Công ty Hóa Chất

hàng đầu của Mỹ) nghiên cứu phát triển rất nhiều chất liệu

mới đòi hỏi phải có các qui trình sản xuất chi tiết, và xây

dựng những thiết bị và qui trình cần thiết để sản xuất hàng loạt, việc này thúc đẩy Dupont lập và phát triển phương pháp Đường tới hạn – Critical Path Method (CPM) Phương pháp CPM giúp xác định hoạt động cần được thực hiện trong dự án và lượng thời gian mà nó cần Kỹ thuật CPM dựa trên giả định rằng thời gian thực hiện dự

án có thể được ước lượng khá chính xác và không có sai biệt

Xác định lượng thông tin thực hiện cho mỗi hoạt động trong dự án là mục tiêu chính của phương pháp này Đồng thời cũng tính toán khi nào thì một hoạt động bắt đầu được thực hiện và khi nào kết thúc, cũng như việc xem xét hoạt động này có thuộc đường tới hạn hay không Việc xác định trình tự và thời gian của từng hoạt động và đưa

ra sơ đồ mạng lưới (dạng nút) sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm soát toàn bộ

dự án với các hoạt động sớm/trễ và điều chỉnh cùng với một mức chi phí phù hợp nhất,

và hoàn thành dự án đúng với tiến độ

PHẦN I GIỚI THIỆU DỰ ÁN

1.1 Sơ lược công ty Cổ Phần Gốm Việt Thành

Tên giao dịch: Công ty Cổ Phần Gốm Việt Thành

Địa chỉ: 99 Nguyễn Ái Quốc, Hóa An, TP.Biên Hòa, Đồng Nai

Điện thoại: 0251-3954-312 Fax: 0251-3954-640

MST: 3600449709 Website: http://vietthanhpottery.com/

Công ty Cổ Phần Gốm Việt Thành được thành lập từ năm 1982, chuyên sản xuất và xuất khẩu các loại gốm sứ và các loại sản phẩm thủ công khác Gần 40 năm hình thành

và phát triển, Việt Thành hiện tại là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong ngành gốm sứ và mỹ nghệ, đưa sản phẩm Việt đi toàn thế giới

Với đa dạng các phẩm gốm, đa dạng trong mẫu mã và phong cách, chất lượng sản phẩm được khẳng định qua nhiều giải thưởng như Giải Sao Vàng cho các sản phẩm xuất sắc từ hội nghị Châu Âu Gốm Việt Thành tạo được những thị trường chính ở nhiều nơi trên thế giới, hiện tại sản phẩm của công ty đang được bán ở các thị trường chính như: Canada, Anh, Hoa Kì, Israel, Đức với số lượng sản xuất và xuất khẩu lên tới 20 container mỗi tháng

1.2 Giới thiệu dự án nghiên cứu phát triển mẫu Gốm mới

Để tham gia hội chợ triển lãm Hongkong vào tháng 10/2020, Bam giám đốc công

ty Cổ Phân Gốm Việt Thanh đã yêu cầu các phòng ban nghiên cứu và đưa ra một danh sách các sản phẩm để tham dự hội chợ triển lãm năm nay Danh sách mẫu sẽ sang Hongkong bao gồm 60% mẫu sẵn, và 40% mẫu mới hoàn toàn

Bởi vì thời gian của dự án gấp rút, để đảm bảo cho thời gian hoàn thành và linh hoạt trong sáng tạo, thiết kế mẫu với sự linh hoạt nhất, ban giám đốc đã đưa ra lựa chọn

thực hiện dự án này một cách độc lập hoàn toàn với các mục tiêu và nhiệm vụ khác của

công ty

Dự án mẫu mới sẽ được phát triển với các thành viên tham gia được điều động từ nhiều bộ phận của công ty và thành lập một đội mới Nhiệm vụ chính của dự án là nghiên cứu xu hướng tiêu dùng mới, nghiên cứu mẫu mã và phát triển danh sách các mẫu Gốm mới để bổ sung vào danh sách hàng tham dự triển lãm

Hai nhóm hàng chính mà công ty đưa ra là các mẫu Gốm sử dụng cho vườn (outdoor), nội thất trong nhà (indoor), việc phát triển này hoàn toàn dựa vào nhóm nghiên cứu và hoạch định mẫu mã mới, không sử dụng phôi mẫu hiện tại có sẵn của công ty Nhằm tại điều kiện cho dự án một cách tốt nhất, ban giám đốc Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành cho phép giám đốc dự án toàn quyền quyết định các hoạt động và chi phí cho toàn bộ dự án

Sơ đồ nhân lực của nhóm dự án được phân định như sau:

Nhóm nghiên cứu thị trường

Nhóm nghiên cứu mẫu

Nhóm giám sát sản xuất

GIÁM ĐỐC DỰ ÁN

Tất cả hàng hóa đều phải được hoàn thành và đóng gói hoàn chỉnh trước ngày 30/09/2020 để kịp vận chuyển bằng đường biển sang Hongkong và công ty làm việc 26 ngày một tháng Tuy nhiên, dự án mẫu mới cần phải hoàn thành trước đó 5 ngày, tức là ngày 25/09 để phối hợp đóng gói, sắp xếp với những mẫu hiện có (60% mẫu tham dự hội chợ)

Tổng chi phí ban giám đốc phê duyệt là: 500,000,000 VNĐ

1.3 Xác định cấu trúc phân việc – Work Breadown Structure (WBS) của dự án

Dự án phát triển mẫu được chia nhỏ với các hoạt động chính và phân việc theo 3 nhóm lớn đảm nhận để hoàn thiện dự án, cấu trúc phân việc được sử dụng để tách và chia nhỏ các hoạt động, giúp dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc kiểm soát các hoạt động này, từ đó kiểm soát tiến độ dự án một cách tốt nhất

Cấu trúc phân việc của dự án được xem là công cụ đắc lực nhất giúp cho giám đốc

dự án quản trị một cách hiệu quả nhất toàn bộ dự án Cấu trúc phân việc của dự án được xác định dựa vào những tính toán và cơ cấu ban đầu, tuy nhiên vẫn được điều chỉnh liên tục để phù hợp nhất trong suốt quá trình thực hiện dự án

Các thành viên của nhóm dự án được tập hợp, và giám đốc công việc dự án căn cứ vào mục tiêu, ngân sách và các tài nguồn lực sẵn có để xác định các công việc, giai đoạn hoàn thành và nhiệm vụ của từng thành viên theo bản cấu trúc phân việc bên dưới:

Về hiệu quả hoàn thành, dựa vào cấu trúc trên ta nhận thấy rằng, các công việc nhỏ phải được hoàn thành thì các công việc tiếp theo mới hoạt động, vì vậy, kiểm soát thời gian hoàn thành công việc nhằm giải quyết điều chỉnh các hoạt động trễ dẫn đến cải thiện và năng cao hiệu suất của dự án Thêm vào đó, khi xác định cấu trúc phân việc, giám đốc dự án còn có thể nhìn nhận và đánh giá chính xác các vấn đề trong toàn bộ quá trình mà dự án hoạt động Tất cả các vấn đề kể cả là nguồn nhân lực hay vật lực đều được phân chia và kiểm soát một cách logic và hiệu quả nhất, việc này giúp cho tiến độ

dự án luôn được điều chỉnh và cải thiện

1.4 Các mốc thời gian của dự án và chi phí cho dự án

Nhóm dự án được thành lập và chính thức các hoạt

động vào ngày 25/05/2020, để hoàn thiện mẫu và đóng

hàng gửi đi Hongkong, thì dự án phải kết thúc trước ngày

25/09/2020 Nghĩa là dự án có tối đa 18 tuần để hoàn

thành

Việc đưa ra các mốc thời gian và dự trù chi phí cho mỗi hoạt động được hiểu như là một bước quan trọng nhất của dự án Đây là động thái hoạch định các nguồn lực cho toàn bộ dự án, việc hoạch định này có thể điều chỉnh và thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án sao cho phù hợp và khả thi nhất

Ba nhóm làm việc được chia thành 9 hoạt động chính, với thời gian dự kiến và chi phí cho mỗi hoạt động như bản bên dưới:

Bảng 1.4 Các hoạt động chính, thời gian và chi phí của dự án

trước đó

Thời gian (Tuần)

Chi phí thường (Triệu)

Vì nhóm thành viên dự án được điều động từ những bộ phận của công ty Cổ Phần Gốm Việt thành để xây dựng dự án, nên tiền lương nhân viên và quản lý không trực thuộc phần chi phí của dự án, mà được bộ phận kế toán tính từ ngoài Các chi phí trên đây, là chi phí trực tiếp để tiến hành các hoạt động của dự án phát triển mẫu mới

PHẦN 2 QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG TỚI HẠN

2.1 Sơ đồ mạng lưới các hoạt động

Dựa vào các hoạt động chính và mốc thời gian ước lượng để hoàn thành các hoạt động, giám đốc dự án đưa ra sơ đồ mạng lưới các hoạt động theo biểu đồ đường Gant, theo dõi biểu đồ ta dễ dàng nhận biết được các hoạt động nào đúng tiến độ, hoạt động nào trễ, đường tới hạn của cả dự án sẽ là ở những hoạt động nào , để điều chỉnh kịp thời các phát sinh về thời gian cũng như chi phí nhằm đảm bảo tiến độ của dự án

Biểu đồ này thể hiện mối quan hệ giữa các hoạt động, và mứuc độ ưu tiên của

những hoạt động này đối với dự án, dùng ký hiệu trên Bảng 1.4 ở trên để vẽ sơ đồ mạng lưới CPM cho dự án phát triển mẫu của công ty Cổ Phần Gốm Việt Thành

2.2 Xác định đường tới hạn và các hoạt động trễ

Đường tới hạn của dự án là đường dài nhất nối các hoạt động với nhau từ khi dự

án bắt đầu đến lúc hoạt động cuối cùng được hoàn thành một cách liên tục, không có thời gian đứt quãng

Đối với dự án này, đường tới hạn được xác định là: ACDEFGI, các hoạt động liên tục về thời gian, và tổng thời gian để thực hiện dự án này là 18 tuần

Trong sơ đồ hoạt động, chúng ta cũng thấy được 2 hoạt động có thời gian trễ là B (trễ 4 tuần) và H (trễ 6 tuần), việc này đưa ra nhận thức cho giám đốc dự án và toàn bộ

Nhóm dự án vì không có hoạt động nào trễ trên đường tới hạn, vì vậy để hoàn thành

công việc đúng thời hạn, bắt buộc phải tuân thủ tất cả các mốc thời gian trên đường tới hạn của dự án

2.3 Các mốc thời gian rút ngắn và chi phí thực hiện

Là một dự án nhằm phát triển mẫu mới để tham dự hội chợ triễn lãm, nhưng để hoàn thành dự án thì phải mất 18 tuần, và 18 tuần cũng là thời gian tối đa nhóm dự án

có để thực hiện, nhận thấy rủi ro về thời gian, nên giám đốc dự án quyết định rút ngắn thời gian ở một số hoạt động của dự án

Được sự đồng ý của ban giám đốc công ty, sau khi hoạch định lại các chi phí thì nhóm dự án đưa ra được thời gian các hoạt động có thể rút ngắn và mức chi phí như sau:

Bảng 2.3 Các hoạt động chính, thời gian và chi phí rút ngắn của dự án

trước đó

Thời gian thường (Tuần)

Thời gian rút ngắn (tuần)

Chi phí thường

(Triệu VNĐ)

Chi phí rút ngắn

(Triệu VNĐ)

B Lập báo cáo đánh giá các nghiên cứu A 1 1 20 20

C Đề xuất các thay đổi mẫu mã A,B 2 1 30 60

D Phác thảo thiết kế sản phẩm C 3 3 55 55

E Hoàn thiện chi tiết các thiết kế B,C,D 1 1 20 50

F Sản xuất mẫu theo phác thảo E 5 3 70 120

2.4 Xác định thời gian hoàn thành dự án ngắn nhất với chi phí phù hợp nhất

Mong muốn của giám đốc dự án là giảm thời gian hoàn thành sao cho chi phí là hợp lý nhất, vì vậy dựa vào bảng 2.3 mà giám đốc dự án đưa ra phương án rút gọn thời gian hoàn thành dự án

Các chi phí rút gọn này được tính dựa trên thực tế công việc ở từng giai đoạn hoạt động của dự án, việc tiến hành rút gọn phải đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng, quy trình sản xuất của sản phẩm mẫu

Các hoạt động rút ngắn bắt buộc phải là các hoạt động trên đường tới hạn của dự

án, nghĩa là có thể rút gọn ở 7 hoạt động là ACDEFGI, chi phí luôn là vấn đề cốt lõi, vì vậy các hoạt động với chi phí thấp nhất sẽ được tiến hành rút ngắn trước

Bảng chi phí rút gọn dự án tính theo tuần trên mỗi hoạt động được đưa ra như bên dưới:

Bảng 2.4a Các hoạt động có thể rút ngắn và chi phí

trước đó

Thời gian tối

đa có thể rút ngắn

Chi phí rút ngắn/tuần

(Triệu VNĐ)

Giám đốc dự án tiến hành rút gọn theo quy trình ước tính như bảng 2.4b sau:

Hoạt động có chi phí rút gọn thấp nhất là F, với thời gian rút gọn tối đa là 2 tuần, vì vậy lựa chọn rút gọn hoạt động này 2 tuần thì lúc này chi phí cho dự án tăng lên 440 triệu VNĐ, với thời gian hoàn thành mới là 16 tuần

Kế đến là hoạt động C được rút gọn với thời gian tối đa là 1 tuần, lúc này tổng chi phí cho dự án sẽ tăng lên 407 triệu VNĐ với thời gian hoàn thành mới là 15 tuần

Hoạt động G cũng có thời gian rút ngắn tối đa là 1 tuần với mức chi phí là 35 triệu VNĐ, đây là hoạt động tiếp theo được giám đốc dự án lựa chọn, tới lúc này, tổng chi phí cho dự án sẽ tăng lên 505 triệu VNĐ với thời gian hoàn thành mới là 14 tuần

Lần lượt đến các hoạt động còn lại là I với chi phí 40 triệu/tuần và A với chi phí 65 triệu/tuần Đến cuối cùng, sau khi rút gọn dự án để được hoàn thành trong 12 tuần, thì

Các hoạt động

trên CPM Các hoạt động được rút gọn

Tổng chi phí (Triệu VNĐ)

Tổng thời gian hoàn thành dự án

ACDEFGI Các hoạt động diễn ra bình thường 390 18

Bảng 2.4b Quá trình tiến hành rút gọn dự án

tổng chi phí cho toàn bộ dự án là 610 triệu VNĐ Mức chi phí gần như gấp đôi so với ban đầu của dự án

Với thời gian thực tế mà ban giám đốc đưa ra cho dự án, thì không cần thiết phải thực hiện rút ngắn tất cả các hoạt động có thể, nếu làm như vậy chi phí của dự án sẽ tăng rất cao Sau khi cân nhắc và tính toán chi phí và thời gian hoàn thành dự án, giám đốc dự án quyết định chỉ rút ngắn 3 hoạt động với chi phí thấp nhất là các hoạt động F,

C, G và không tiến hành rút gọn ở 2 hoạt động có chi phí cao hơn là I và A

Đến đây, dự án vẫn đảm bảo hoàn thành trước tiến độ đề ra với thời gian hoàn

thành là ở tuần thứ 14 và mức tổng chi phí là 505 triệu VNĐ, không vượt quá nhiều

so với chi phí ban giám đốc đề ra

KẾT LUẬN

Áp dụng phương pháp đường tới hạn để quản trị dự án là một lựa chọn đúng cho nhiều quy mô và loại dự án khác nhau Việc hoạch định, chia nhỏ công việc giúp cho nhà quản lý kiểm soát tốt các nguồn lực của dự án, sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả nhất nhằm đạt được hiệu suất tối đa mà dự án có thể mang lại

Rút gọn dự án với mức chi phí hợp lý nhất là mong muốn của tất cả các nhà quản

lý, tuy vẫn phải theo sát, điều chỉnh xuyên suốt trong quá trình áp dụng, nhưng hiệu quả

là rất cao khi nhà quản lý luôn luôn quan sát được tiến trình, chi phí của dự án mình quản lý